EASY CONTRACTDie Lösung für das Digitale

Vertrags- und Fristenmanagement

Motivation

Verträge und vertragsergänzende

Dokumente

Grundlage wirtschaftlichen Handels

zwischen Unternehmungen

Verträge sind oft mit zeitlichen

(Ablauf, Verlängerung, Kündigung)

und/oder kaufmännischen

Rahmenparametern (Zahlungen

an den Vertragspartner,

Zahlungen des Vertragspartners)

verbunden

Ausgangssituation 1

Vertragserstellung und Freigabe

Manuell mit unterschiedlichsten Vorlagen

Kommunikation per Hauspost oder E-Mail

Verwaltung und Recherche

Vertrag liegt beim Verantwortlichen

in der Abteilung

Kopieren und Ausleihen von Akten

Vertragsmanagement und Controlling

Vertragslisten werden manuell gepflegt

Fristenverwaltung über persönliche Kalender (Outlook)

Ausgangssituation 2

Herausforderungen / Risiken

Zeitaufwändiges Auffinden von Verträgen

Ungleicher Informationsstand der Beteiligten

Mangelnde Aktualität

Verantwortlichkeiten oft unzureichend geklärt

Versäumnis von Fristen z.B. durch Urlaub

Nicht vereinheitlichte interne Prozesse

Lange Durchlaufzeiten

EASY CONTRACT

CONTRACT „LifeCycle“

EASY CONTRACT - Features

Webbasierter, ortsunabhängiger Zugriff

Moderne, intuitive Oberfläche

Mandantenfähig

Mehrsprachenfähig

Sichere Zugriffssteuerung

Bewährtes Berechtigungswesen

Hauptmerkmale CONTRACT

Verwaltung der Vertragspartner

Firmen mit denen Verträge bestehen

Ansprechpartner für Verträge

Ansicht der Ansprechpartner pro Firma

Ansicht der Verträge pro Firma

Ansicht der Verträge pro Ansprechpartner

Hauptmerkmale CONTRACT

Vertragsvorlagen

Standardisierte Vertragsvorlagen für unterschiedliche

Vertragsarten (z.B. Miet-, Kauf-, Dienstleistungsvertrag)

Vertragserstellung / Genehmigung

Dokumenten-Management für effizientes Teamwork

(Versionierung, Check in / Check out)

Organisationsweit vorgegebene Genehmigungs-Workflows

Überwachung des Erstellungsprozesses

Hauptmerkmale CONTRACT

Vertragsverwaltung

Zentrale Ablage auf einem DMS-Server

Vergabe von Zugriffsberechtigungen

Dezentraler Zugriff auf Vertragsinformationen

Hauptmerkmale CONTRACT

Fristenüberwachung

Eingabe mehrerer Fristen mit Vorfristen pro Vertrag

Automatische Überwachung der Fristen

Mehrstufige Eskalation (E-Mail, Weiterleiten, etc.)

Vertretungsregelung bei Abwesenheit

Liquiditätsplanung

Erstellen eines Zahlungsplans pro Vertrag mit verschiedenen Zahlungsreihen

Unterscheidung zwischen Budget und Planzahlen

Kalkulation der Einnahmen/Ausgaben pro Monat, Quartal oder Jahr

Aggregierte Auswertungen von Zahlungsplänen

EASY CONTRACT im Detail

(Live oder offline)

Anmeldung im Web-Browser

Benutzername und Kennwort

Elemente der Anwendung

Elemente der Anwendung

Funktionsbereich (links)

Globale Funktionen

Abmelden, Suche, Eingang, etc.

Schnellsuche inkl. Volltextsuche

Baumstruktur

Persönliche Ordner (Eingang, Zuletzt benutzt, Gelöscht,

Wiedervorlage)

Arbeitsbereich (rechts)

Anzeige von Mappen und Dokumenten

Listenansichten von Ordnerinhalten sowie Suchergebnisse

Einzelansicht und Bearbeitung von Mappen

EASY CONTRACT – Vertragsakte

Intuitive Bedienung

Alle Informationen schnell

im Zugriff

Eigene Register u.a. für

Vertrags-Dokumente

Vermerke

Zahlungspläne

Auswertungen

EASY CONTRACT – Vertragsdokumente

Einfacher Zugriff auf

Vertragsdokumente

Alle relevanten Informationen

auf einen Blick

Digitale Vertragsakte - Aufbau und Gliederung

Register

Feldregister

Dokument-Register

Verknüpfungen zu anderen Akten

Aktionen und Funktionen

Schaltflächen / Liste „Aktionen…“

Fristen-Management

Flexiblere Fristenserien und Empfänger

Doppelauswahlliste für Mehrfachauswahl

Empfänger

Serienintervall in Monaten wählbar

Definierte Filter für Fristenkalender

Ampelfunktion für (neue) Statusanzeige

EASY CONTRACT - Vertragspartner

EASY CONTRACT - Fristen-Management

Automatische Fristen-Generierung

Bei Vertragsverlängerung

Bei Kündigungsmöglichkeit

Vorlaufzeiten (default) einstellbar

Fristen-Management

Workflowgesteuerte Eskalation

Variable Eskalationszeit

Eskalation an Verantwortlichen, festen Benutzer oder Vorgesetzten

Delegationsmöglichkeiten nach Erreichen der Vorlage

Wie kommen Belege in die Lösung?

Manuelle Anlage (Button „Neues Dokument“)

Dokument hochladen

DropZone

Direkter Import aus MS Office, MS Outlook und/oder Filesystem

EASY CAPTURE / EASY CAPTURE PLUS

Importschnittstelle

Direktes Scannen

Optional: Automatische Erkennung

EASY CONTRACT

Reporting

Report Generator

Report

Report

EASY CONTRACT

Outlook-Integration

Outlook-Integration

Integration von CONTRACT in die Oberfläche von

Microsoft® Outlook®

Verbindung via SOAP-Schnittstelle

Neues Menü „CONTRACT“

Permanente Anmeldung

E-Mails aus Outlook® zu Verträgen hinzufügen

Zuordnung per Auswahldialog

Speichern der E-Mail als Vermerk am Vertrag

Export von CONTRACT-Fristen nach Outlook®

Import als Outlook®-Aufgabe des Benutzers (inkl. Status)

Outlook-Integration: Übersicht

E-Mail in CONTRACT archivieren

Auswahl des zugehörigen Vertrags

Fristen in Outlook bearbeiten

Fristen in Outlook bearbeiten

EASY CONTRACT

Administration

Administration: Web-Client

Umfassender allgemeiner Administrationsbereich

Hinzufügen neuer Felder und Register

Skalierbare Berechtigungen von „einfach“ bis „komplex“

Anlage des Mandantenbaums (Aktenplan) inkl. Rechten

Weitgehender Verzicht auf komplexe Werkzeuge für IT-Administratoren

Administration: Web-Client

Hinzufügen von Feldern/Registern

EASY CONTRACT

Weitere Informationen

Neue Features

Benutzeraustausch

Löschfunktion mit vorheriger Übertragung von Verantwortlichkeiten

Neue Features

Nachträglicher Wechsel der Vertragsart

Dialoggesteuert

4-Augen-Prinzip

Rechte wahlweise nach neuer oder alter Vertragsart

Prüfung der angepassten Feldregister zum Schutz vor Datenverlust

Neue Features

Löschprozess mit Papierkorb

2-stufiger Löschprozess mit Reaktivierung

Überwachung referenzierter Mappen

Microsoft OpenXML-Standard für Dokumentvorlagen

Vertragsnummern pro Vertragsart

Neue Features in V2.2

Weitere neue Features

optionale Unterstützung von 4 Sprachen

Fristenmanagement pro Vertragsart konfigurierbar

weitere Aktionen bzw. Einstiegspunkte für Callback-Skripte

Modul CHRONIK

Modul FACTORY

Neue Features in V2.2: CHRONIK

Revisionssichere Archivierung verschiedener Vertragsstände

inklusive der zugehörigen Aktenvermerke, Notizen oder E-Mails

Einfrieren von Dokumenten und Vertragsständen

Per Knopfdruck

Durch Aktionen in Workflows

Durch wichtige Statusänderungen

Visualisierung der kompletten Vertragshistorie in chronologischer Reihenfolge

Durch KPMG nach IDW PS 880 zertifiziert

Erfüllt die Vorgaben des Handels- und Steuerrechts

Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)

Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)

Grundsätze zum Datenzugriff

Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)

Bundesdatenschutzgesetz.

Neue Features in V2.2: FACTORY

Universelles Server-Modul für den automatischen Import von

E-Mails

Datenbankinhalten

Dateien aus dem Filesystem

Überführung und Zuordnung von Daten anderer Anwendungen

ERP/CRM-Systemen

Geräte (z.B. Abteilungsscanner)

Unterstützt auffüllende oder anhängende Importe

Intervalle und Startzeiten können flexibel gesteuert werden

Einfache Vernetzung von CONTRACT mit den strategisch wichtigen

Datenquellen eines Unternehmens

Neue Features

Mappendeckel mit Barcode

Direktes Scannen von Dokumenten und Schriftverkehr in

Vertragsmappen

EASY CONTRACT

Zusammenfassung

EASY CONTRACT - Zusammenfassung

EASY CONTRACT ist die optimale Lösung für das

unternehmensweite Vertragsmanagement

Features

Vertragsverwaltung / Vertragsüberwachung

Verwaltung der Vertragspartner

Vertragserstellung / Vertragsgenehmigung

Vertragsvorlagen

Vertragserfassung

Fristenüberwachung

Liquiditätsplanung / Vertragscontrolling

Geeignet für alle Arten von Verträgen

EASY CONTRACT – Die Highlights

Webbasierte, flexible Lösung

Einfache, intuitive Bedienung

Leistungsfähiges Vertrags- und Fristenmanagement

Unterstützt den Anwender über den gesamten

Lebenszyklus von Verträgen

Erstellung

Prüfung, Freigabe

Verlängerung, Kündigung

Integrierte Verwaltung der Vertragspartner

Kann mit ERP-Systemen synchronisiert werden

Transparente Liquiditätsplanung, Vertragscontrolling

Auswertungen

Geeignet für alle Arten von Verträgen

Vertragsmanagement - Auswahlkriterien

1. Universelle Verwendbarkeit für alle Arten von Verträgen

2. Einfache Erfassung aller vertragsrelevanten Dokumente und

Informationen, idealerweise ohne Programmierung.

3. Zentrales Repository zur Abbildung aller beteiligten Parteien

sowie von Vertragshierarchien

4. Unterstützung von Mehrsprachigkeit und

Fremdwährungen, Nachvollziehbarkeit,

Zugriffsrechte

5. Abbildung von Kernprozessen wie

Vertragserstellung, Vertragsarchivierung und

Vertragsverwaltung anhand von Best Practices

6. Hohe Benutzerfreundlichkeit und Ergonomie

7. Überprüfbare Referenzen

Frei nach Computerwoche vom 24.06.2011 oder CIO vom 29.03.2011

http://www.cio.de/knowledgecenter/ecm/2268628/index2.html

EASY CONTRACT

Wir freuen uns auf Ihre Fragen!