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Mailversand Belege aus SAP
Debitoren gehen verstärkt dazu über Belege digital anzufordern.
Die Lösung Mailversand von Belegen aus SAP erlaubt die
automatische Absammlung von SapScript/SmartForm
Fakturabelegen für den Mailversand. Hierbei lässt sich über
zusätzliche Attribute des Debitors steuern, welche Debitoren
die Belege digital erhalten möchten, und an welche Mail-
Empfänger (Empfänger, Kopie, Blindkopie) diese gerichtet
werden sollen.
Mehrere Nachrichtenarten eines Fakturabeleges,
beispielsweise eine Rechnung mit zugehörigem
Tätigkeitsbericht sowie einer Spesenabrechnung können als
jeweilige PDF Anlage zu einer E-Mail Nachricht kombiniert
werden. Zusätzlich lassen sich beliebige Business Dokumente,
die als Anlagen zu einem SAP Fakturabeleg hinzugefügt werden,
als zusätzliche Anlagen in die E-Mail Nachricht übernehmen.
Der E-Mail-Text mit Betreffzeile, Formatierungen, Logo und
Signatur-Abbinder lässt sich aus Textbausteinen automatisiert
zusammenfügen. Neben einem Standard-Text lassen sich
individuelle E-Mail Texte am Debitor hinterlegen. Zusätzlich ist
eine individuelle Steuerung über UserExits möglich.
Die Absammlung von Belegen erfolgt vollautomatisch, sowohl
beim Einzeldruck von Fakturabelegen als auch bei der
Bearbeitung eines Fakturavorrates. Für alle abgesammelten
Belege werden E-Mail Belege für das Mailversandprogramm
erstellt. Im Mailversandprogramm ist eine Filterung, Kontrolle,
Voransicht und ein Sammelversand der erstellten E-Mail Belege
möglich. Des Weiteren lassen sich hier auch nachträglich E-Mail
Belege generieren.
Mailversand Belege aus SAP
ÜBER SHAREGO
Als Microsoft Partner of the Year
2016 haben wir uns auf den
Aufbau, die Entwicklung,
Integration und Migration
komplexer MS Infrastrukturen
z.B. im Bereich SharePoint, MS
Office 365 und Azure (Stack)
spezialisiert, wozu auch SAP
(HANA) gehört. Schwerpunkte
sind dabei Sicherheit und
Compliance (z.B. CAL-
Lizenzierungen) - hier entwickeln
wir für unsere Kunden
erfolgreiche Software-Lösungen
mit integriertem Datenschutz,
Transparenz und optimierten
Kontrollfunktionen.
ShareGo GMBH
Mittelweg 44
20149 Hamburg
+49 (0)40 609466400
anfragen@sharego.de
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1. Einstellungen im Debitor
1.1 Aktivierung des Mailversandes
Die Aktivierung des Mailversandes wird im Debitor gesteuert. Durch Hinterlegen eines Ansprechpartners
mit der Funktion „Z2 – Email Empfänger Rg“ wird der Mailversand aktiviert:
Zusätzlich zum Empfänger der Email lassen sich weitere Empfänger mittels „Z3 – Email CC Empf. Rg“ in
CC setzen, bzw. mit „Z4 – Email BCC Empf. Rg“ in BCC, beispielsweise das eigene Rechnungswesen selbst
um den Mailversand kontrollieren.
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Die Email-Adresse der Mail-Empfänger wird in der Detailansicht im Feld E-Mail eigestellt:
Der Mailversand erfolgt nicht unmittelbar, sondern die Druckdaten der Belege werden beim
Rechnungsdruck abgesammelt und in einem Report zum Mailversand bereitgestellt, so dass sich der
Mailausgang zuvor noch kontrollieren lässt.
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1.2 Einstellungen für den Belegdruck
Es lässt sich für den Belegdruck einstellen, ob und wie oft eine Rechnung gedruckt werden soll. Die
Standardvorgabe, zweimaliger Druck, als Original und Kopie, lässt sich hiermit übersteuern.
Die Einstellung wird über die Zusatzdaten im Debitor vorgenommen:
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Die Einstellung wird im Auswalfeld „RgDrucken“ vorgenommen:
Die Einstellungen haben folgende Bedeutung:
Z1 – Rechnung wird mit Standardvorgabe gedruckt. Diese Einstellung ist auch aktiv wenn keine Angabe
gemacht wird.
Z2 – Die Rechnung wird nur einmal gedruckt
Z3 - Die Rechnung wird nicht gedruckt
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1.3 Überdefinieren des Mailtextes im Debitor
Es wird im Mailversandprogramm ein Standardtext für die zu versendenden E-Mails eingestellt, der sich
beim Debitor überdefinieren und damit individuell für jeden Debitor einstellen lässt.
Ein überdefinierter Mail-Text wird beim Mailempfänger (Ansprechpartner mit der Funktion „Z2“)
hinterlegt über den Aufruf von Zusätze->Texte:
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Hierdurch gelangt man zu den Partnertexten des Ansprechpartners,
dort kann der Text dann hinterlegt werden:
Der Text kann hier dann in der jeweiligen Sprache des Debitors hinterlegt werden:
Welche Angaben und Platzhalter möglich sind, ist in der Beschreibung zur Hinterlegung der
Standardtexte beschrieben.
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2. Das Mailversandprogramm
2.1 Aufruf des Mailversandprogrammes
Das Mailversandprogramm wird mit der Transaktion „zbelmail“ aufgerufen:
Es lassen sich hier alle Einstellungen vornehmen, Mail-Belege generieren, kontrollieren als auch der
Mailversand selbst auslösen.
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2.2 Einstellungen des Mailversandprogrammes
Einstellungen des Mailversandprogrammes werden über den Reiter „Einstellungen“ vorgenommen. Es
stehen hier die nachfolgenden Optionen zur Auswahl:
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2.2.1 Absender- / Signaturdaten pflegen
Hier können für den jeweiligen SAP-Benutzer Platzhalter definiert werden, die im E-Mail Text bzw. in der
E-Mail Signatur verwendet werden können. Durch Angabe einer Sprache lässt sich festlegen, für welche
Sprache die jeweiligen Daten gültig sein sollen. Wird keine konkrete Sprache festgelegt, sind die
Absender-/Signaturdaten für alle Sprachen gültig, solange nicht für eine bestimmte Sprache eine
individuelle weitere Einstellung erfolgt ist.
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Die Platzhalter zu den Absender-/Signaturdaten, die im E-Mail Text oder in der Signatur verwendet
werden können, sind wie folgt:
Feldname Platzhalter
Absender @SND_NAME@
AbsenderMail @SND_MAIL@
SignaturName @SGN_NAME@
SignaturRolle @SGN_ROLE@
SignaturMail @SGN_MAIL@
SignaturTelefon @SGN_TEL@
SignaturMobile @SGN_MOB@
SignaturFax @SGN_FAX@
Die Texte werden in der E-Mail Signatur wie folgt automatisch eingesetzt:
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2.2.2 Bezeichner pflegen
Die Bezeichner legen fest, wie die Attachments zu den Mailbelegen in einer jeweiligen Sprache benannt
werden (Fakturabeleg, Tätigkeitsbericht und weitere):
Der Schlüssel „MAIL_ATTN_RG“ bezeichnet den Namen des Attachments für das Fakturadokument,
der Schlüssel „MAIL_ATTN_TB“ den Tätigkeitsbericht (soweit für das Fakturadokument vorhanden).
Es lassen sich hier die Platzhalter aus dem Kapitel „Platzhalter“ verwenden.
2.2.3 Platzhalter Folgende Platzhalter lassen sich im Mailtext, für Bezeichner und die Signatur verwenden:
Platzhalter Herkunft Bedeutung
@BELTITEL@ Fakturabeleg Belegtitel aus dem Formular, z.B. Rechnung, Gutschrift usw.
@BELNR@ Fakturabeleg Belegnummer
@BELDAT@ Fakturabeleg Erzeugungsdatum
@FKDAT@ Fakturabeleg Fakturadatum
@BELEXT@ Konstante Extension, immer „.pdf“
@MEXT@ Partner im Debitor, Mailempfänger
Wird mit „r“ belegt, wenn der Partner männlich ist und ist ansonsten leer. Hiermit lässt sich die Standardanrede „Sehr geehrte“ / „Sehr geehrter“ automatisch generieren.
@ANREDE@ Partner im Debitor, Mailempfänger
Anrede des Partners
@VORNAME@ Partner im Debitor, Mailempfänger
Vorname des Partners
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@NACHNAME@ Partner im Debitor, Mailempfänger
Nachname des Partners
@SND_NAME@ Absender-/Signaturdaten
Absender-Name
@SND_MAIL@ Absender-/Signaturdaten
Absender-Emailadresse
@SGN_NAME@ Absender-/Signaturdaten
Name in der Signatur
@SGN_ROLE@ Absender-/Signaturdaten
Rolle in der Signatur
@SGN_MAIL@ Absender-/Signaturdaten
E-Mail Adresse in der Signatur
@SGN_TEL@ Absender-/Signaturdaten
Telefon in der Signatur
@SGN_MOB@ Absender-/Signaturdaten
Mobilnummer in der Signatur
@SGN_FAX@ Absender-/Signaturdaten
Faxnummer in der Signatur
2.2.4 Standard E-Mail Texte pflegen
Ein Standard E-Mail Text lässt sich für die jeweiligen Sprachen individuell einstellen und wird nur
verwendet, soweit der Text nicht beim Debitor individuell übersteuert ist (siehe Kapitel Überdefinieren
des Mailtextes im Debitor). Es können die Platzhalter aus dem Kapitel „Platzhalter“ verwendet werden.
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Es sind folgende Formate für Textzeilen definiert:
Format Bedeutung
SE (SE=Sender) Absender E-Mail Adresse. Eine Zeile mit diesem Format ist eine Pflichtangabe, andernfalls zeigt die Mail-Generierung einen Fehler an. Es kann eine Konstante E-Mailadresse oder eine Mail-Adresse aus den Absender-/Signaturdaten verwendet werden.
SJ (SJ=Subjekt) Betreffzeile der E-Mail. Eine Zeile mit diesem Format ist eine Pflichtangabe, andernfalls zeigt die Mail-Generierung einen Fehler an.
* Mailtext (welchem die Signatur automatisch hinzugefügt wird)
XX Zeilen die als gelöscht gelten und nicht ausgewertet werden.
Im Mailtext selbst werden Zeilenumbrüche mit dem HTML-Tag „<BR>“ angegeben. Es sind auch
weitergehende Formatierungen möglich.
2.2.5 E-Mail Signatur pflegen
Die Pflege der E-Mail Signatur ist im HTML Format möglich. Auch hier können die Platzhalter verwendet
werden.
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2.3 E-Mail Belegversand durchführen
Der Einstieg in den E-Mail Belegversand wird über den Reiter „Belegversand“ durchgeführt. Der Aufruf
löst nicht direkt einen Belegversand durch, sondern präsentiert eine Liste aus welcher dann gezielt der
E-Mail Belegversand ausgelöst werden kann.
Beschreibung Aufrufparameter :
Aufrufparameter Vorbelegung Beschreibung
Erstellungsdatum Tagesdatum / 31.12.9999
Erstellungsdatum eines Beleges
Kontrakt Zu Fakturabelegen zugehörige Kontraktnummer
Fakturabeleg Fakturabelegnummer
Debitor Debitornummer
Erstellungsbenutzer SAP Erstellungsbenutzer des Mailbeleges
Änderungsbenutzer SAP Änderungsbenutzer des Mailbeleges
Mail Status N N=Neue E-Mailbelege X=Versandte E- Mailbelege <leer> = Neue und versandte E-Email Belege
Test E-Mail Empfänger E-Mail Adresse für einen E-Mail Testversand
Prüfen auf nicht gen. Belege Es wird geprüft, ob durch nachträgliche Angabe eines E-Mail Empfängers im Debitor die Situation entstanden ist, dass Mailbelege generiert werden müssten, dies jedoch für die Auswahl der Aufrufparameter noch nicht erfolgt ist. Es wird in diesem Fall eine Warnung ausgegen.
Gelöschte Mailbelege anzeigen Logisch gelöschte Mailbelege anzeigen
Testlauf X=Testlauf. Änderungen aus dem Aufruf werden nicht in die Datenbank geschrieben.
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Wird auf nicht generierte Belege geprüft, und liegen keine Mailbelege für Fakturabelege vor, wird
folgende Warnung ausgeben:
Solche E-Mail Belege können mit der Funktion „Belegnacherstellung“ nacherstellt werden.
Nach Bestätigung der Selektionsmaske wird eine Liste der E-Mail Belege dargestellt:
Spalte Beschreibung
S *=Die Zeile wurde bereits verarbeitet, <leer> sonst.
BelTitel Belegtitel aus Fakturabeleg
FkArt Fakturaart
Verkaufsbeleg Kontraktnummer des zugehörigen Kontrakts
Vetriebsbeleg Fakturabeleg
Angel.am Erzeugungsdatum des Fakturabeleges
Fakturadatum Fakturadatum
Debitor Debitornummer
Sprache Ausgabesprache des Fakturabeleges
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Angelegt von SAP Benutzer der Mailbeleg angelegt hat
Angelegt am Erzeugungsdatum des Mailbeleges
Uhrzeit Erzeugungszeit des Mailbeleges
Geändert von SAP Benutzer der Mailbeleg zuletzt geändert hat
ÄnderDatum Änderungsdatum des Mailbeleges
ÄndZeit Änderungszeit des Mailbeleges
AnzBelege Anzahl der Belege (Attachments) nach Nachrichtenart des Fakturabeleges (Fakturabeleg, Tätigkeitsbericht).
AnzAnlagen Anzahl der aus dem Fakturabeleg übernommenen Anlagen
MailStatus N=Neue nicht versandte E-Mail X=versandte E-Mail
TestStatus X=Es wurden ein Mailtest durchgeführt, <leer> sonst
Fehler X=Bei der Mailgenerierung ist ein Fehler aufgetreten, <leer> sonst
ES Symbol zum Mail-/Fehlerstatus
Fehlertext Beschreibung des Fehlers, falls ein Fehler aufgetreten ist.
SendeDat Datum des Mailversandes
SendUhr Uhrzeit des Mailversandes
Wurde „Gelöschte Mailbelege anzeigen“ angewählt, werden zusätzlich die folgenden Daten mit
angezeigt:
Spalte Beschreibung
LöschKZ X=Der Mailbeleg wurde logisch gelöscht
LöschName SAP Benutzer der den Mailbeleg gelöscht hat
Löschdatum Löschdatum
Löschzeit Löschzeit
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2.3.1 Funktionen im E-Mail Belegversand
Es stehen folgende Funktionen zur Verfügung, die auf markierte Zeilen angewendet werden:
2.3.1.1 E-Mail Vorschau
Durch Markierung einer Zeile und Anwahl von „ E-Mail Vorschau“, wird eine Vorschau zu einer E-Mail
angezeigt:
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Über den Reiter „Eigenschaften“ lassen sich die Dokumentengröße und weitere Daten anzeigen:
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Über den Reiter „Empfängerliste“ lassen sich die Empfänger der E-Mail anzeigen:
Über den Reiter „Anlagen“ die Anlagen:
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Die Anlagen lassen sich in der E-Mail Vorschau per Doppelklick auch direkt anzeigen:
2.3.1.2 Mailtest
Vor dem eigentlichen Versand der E-Mails an den Empfänger lässt sich ein Mailtest durchführen. Für den
Mailtest ist es erforderlich, dass in der Selektionsmaske zuvor eine E-Mailadresse angegeben worden ist,
an den die E-Mails anstelle der eigentlichen E-Mail Empfänger gesendet werden:
Wurde hier keine Angabe gemacht, wird folgende Information ausgegeben:
Für alle markierten Zeilen wird eine Test-Mail versendet.
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2.3.1.3 Mailversand
Der Mailversand löst den Versand aller markierten E-Mails aus. Die Spalte „S“ wird hiernach durch das
Symbol „*“ markiert.
Werden Zeilen markiert, für die bereits ein Mailversand durchgeführt worden ist, wird zuvor folgende
Warnung ausgegeben, so dass die Selektion noch einmal überprüft werden kann:
2.3.1.3 Mailbeleg löschen
Über die Funktion „Mailbeleg löschen“ lassen sich E-Mail Belege, dessen Zeilen markiert sind, logisch
löschen. Logisches Löschen bedeutet, dass die Belege weiterhin vorhanden und lediglich über ein
Kennzeichen als gelöscht markiert sind. Als gelöscht markierte Mailbelege werden bei einer neuen
Selektion nur angezeigt, wenn die Option „Gelöschte Mailbelege anzeigen“ ausgewählt wird. Alle
Belegdaten bleiben weiterhin vorhanden und die logische Löschung lässt sich wieder zurücknehmen.
Mit dieser Funktion lassen beispielsweise Belege vom Mailversand zurückstellen.
2.3.1.3 Löschen Rückgängig
Über die Löschen-Rückgängig Funktion lässt sich das logische Löschen von Belegen wieder rückgängig
machen. Diese Funktion wird nur angeboten, wenn die Option „Gelöschte Mailbelege anzeigen“
ausgewählt worden ist.
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2.4 E-Mail Belege Nacherstellen
Beim Ausdruck von Fakturabelegen, dessen Debitor einen Ansprechpartner mit der Funktion „Z2 – E-
Mail Empfänger Rg.“ hat, wird automatisch ein E-Mail Beleg für den E-Mail Versand angelegt.
Wird einem Debitor erst nachträglich ein solcher Ansprechpartner hinzugefügt, so hat dies
entsprechend zur Folge, dass für alle für den Debitor bereits gedruckte Rechnungen kein E-Mail Beleg
erstellt worden ist.
Über den Reiter Belegnacherstellung des Mailversandprogrammes lassen sich E-Mail Belege
nacherstellen oder neu erstellen:
Beschreibung Aufrufparameter :
Aufrufparameter Vorbelegung Beschreibung
Erstellungsdatum Tagesdatum / 31.12.9999
Erstellungsdatum eines Beleges
Fakturaart Fakturaart
Kontrakt Zu Fakturabelegen zugehörige Kontraktnummer
Fakturabeleg Fakturabelegnummer
Debitor Debitornummer
Erstellungsbenutzer SAP Erstellungsbenutzer des Mailbeleges
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Generierte Belege mit anzeigen X=Bereits generierte E-Mail Belege mit anzeigen, <leer> = Es werden nur E-Mail Belege angezeigt, die noch nicht generiert worden sind
Testlauf X=Testlauf. Änderungen aus dem Aufruf werden nicht in die Datenbank geschrieben.
Nach der Selektion werden alle Belege angezeigt, für die im Debitor ein E-Mail Versand eingestellt ist,
für welche jedoch bislang kein E-Mail Beleg generiert worden ist:
Es lassen sich nun Zeilen markieren und die E-Mail Belege mit der Funktion „Mailgenerierung“
generieren.
Wird die Selektion mit der Option „Generierte Belege mit anzeigen“ aufgerufen, werden alle bereits
generierten E-Mail Belege zusätzlich mit angezeigt:
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Diese lassen sich durch die Funktion „Mailgenerierung“ neu generieren. Vor einer Neugenerierung wird
eine Warnung ausgegeben:
Hinweis: Änderungen des Mailtextes, von Absender- und Signaturdaten werden automatisch
berücksichtigt. Es ist nicht erforderlich hierfür E-Mail Belege neu zu generieren.
Die Bedeutung der Spalten entspricht denen der Funktion des E-Mail-Belegversandes.
Es ist auch möglich, einen E-Mail Beleg nachträglich über die Vorschau oder den Wiederholungsdruck
eines Fakturabeleges (Transaktion vf03) zu erstellen. Wird in den Druckoptionen für den Empfänger der
Parameter „$MAIL“ alleine oder zusätzlich zu anderen Parametern angegeben, so wird bei der Vorschau
oder Druckausgabe ein E-Mail-Beleg erstellt:
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3. E-Mail Belegversand Übersicht
ZBELMAIL E-Mail Belegversand (Belegnacherstellung)
Kontrakt
Fakturabeleg 1 Fakturabeleg 2 Fakturabeleg n
Debitor
Partner Mail-Empfänger
Partner Mail-Kopie-Empfänger
Mailempfänger
Partner Mail-Blindkopie-Empfänger
Mailempfänger
Optionaler
debitorspezifischer
Mailtext
Nachrichtenart 1
Fakturabeleg
Nachrichtenart 2
Tätigkeitsbericht
Business
Dokument
Druckausgabe
E-Mail Beleg
Fakturabeleg pdf
Tätigkeitsbericht pdf
Business Dokument pdf
Empfänger
Betreff
Generierter Mailtext
Absender
Signatur
Einstellungen
Standard Mailtextvorlage
Bezeichner
Absender-/Signaturdaten
Signaturvorlage
E-Mail Belegversand
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4. Weitere Business Dokumente am Fakturabeleg
Werden Anlagen der Anlagenliste von Fakturabelegen hinzugefügt, so werden diese automatisch in die
E-Mail Belege als zusätzliche Anlagen übernommen.
Eine Nacherstellung von E-Mail Belegen ist hierfür nicht erforderlich. Alle Business-Dokument Anlagen
werden automatisch hinzugefügt.
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