Rechnungswesen Folie 1/6 © MANZ Verlag Schulbuch Belege, Belegmanagement – Belegerkennung, -prüfung und -bearbeitung Belege als Grundlage der Aufzeichnung

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© MANZ Verlag Schulbuch

Belege, Belegmanagement – Belegerkennung, -prüfung und -bearbeitung

Belege als Grundlage der Aufzeichnung (Buchung)


Beleggrundsätze

Belegmanagement

Belegprüfung

Rechnungsbestandteile laut Umsatzsteuergesetz (UStG)

Bestandteile von Kleinbetragsrechnungen

laut UStG

Belege sind schriftliche Aufzeichnungen über betriebliche Vorgänge, die im Rechnungs-wesen erfasst werden müssen. Belege sind das Bindeglied zwischen Geschäftsfall und Aufzeichnung.

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Beleggrundsätze

● Keine Aufzeichnung (Buchung) ohne Beleg!

● Nach erfolgter Aufzeichnung soll dies auf dem Beleg vermerkt werden (Abhaken, Aufzeichnungsvermerk).

● Die Belege sind geordnet und übersichtlich aufzubewahren (sieben Jahre). Die Aufbewahrung kann auch elektronisch auf Datenträgern (z. B. Mikrofilm) erfolgen.


Beleggrundsätze

Belegmanagement

Belegprüfung



laut UStG

● Zur Vermeidung von Unklarheiten und Doppelaufzeichnungen ist genau festzustellen, welcher Beleg als Aufzeichnungsunterlage dient, da zu einem Geschäftsfall oft mehrere Belege gehören (z. B. Rechnung und Zahlungsbestätigung).

● Die Belege sind wie Urkunden zu behandeln, d. h., es darf nichts unleserlich gemacht werden. Notwendige Änderungen sind zu beglaubigen bzw. zu paraphieren, d. h., die Echtheit ist mit der Unterschrift bzw. einer Paraphe (Zeichen) zu bestätigen.

● Die Belege sind, soweit dies möglich ist, abzusichern. Belege dürfen nicht verschwinden!

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Belegmanagement


Beleggrundsätze

Belegmanagement

Belegprüfung



laut UStG

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Für Unternehmen sind Belege eine Bestätigung für:

Bank-beleg

Bel

eggr

uppe

n:einen

Einkauf

einen Verkauf

eine Barzahlung

eine Überweisung

Kassa-beleg

Sonstiger Beleg

einen anderen Zahlungsvorgang

Eingangs-rechnung

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Kassabelege

Kassa-beleg

● Sind Belege über Zahlungsvorgänge in bar

● Auf dem Beleg ist ein Vermerk zur Barzahlung angebracht:● „bar“● „Betrag dankend erhalten“● „KASSA“● „Quittung“

● Kassabelege können sowohl Betriebsausgabe als auch Betriebseinnahme sein.

● TAGESLOSUNG: die Summe aller Tageseinnahmen

● Kassabelege werden im Kassabuch erfasst.

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Bankbelege

● Sind Belege über unbare Zahlungsvorgänge

● Mehrere Arten von Überweisungen ● Abbuchung● Zahlungsanweisung● E-Banking

● Bankbelege können sowohl Betriebsausgabe als auch Betriebseinnahme sein.

Bank-beleg

● Bankbelege werden im Bankbuch erfasst.

● Die Bank-Belegnummer ist mit der Kontoauszugsnummer ident.

● Bei Bankbelegen ist zwischen Kontoauszug und den dazugehörigen Einzelbelegen zu unterscheiden.

● Belege sind im Buch auf S. 44 abgebildet!

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Eingangsrechnungen

● Sind Belege über den Einkauf von Waren oder Dienstleistungen beim Lieferanten

● Offene Eingangsrechnungen werden nach der Fälligkeit in einem Ordner systematisch geordnet.

● Der Erhalt einer Eingangsrechnung stellt noch keine Betriebsausgabe dar (neutral).

● Erst zum Zeitpunkt der Zahlung kommt es zu einer Betriebsausgabe (gewinnmindernd)

● Eingangsrechnung werden im Wareneingangsbuch erfasst.

● Eingangsrechnung werden erst später bezahlt. Bis zur Zahlung hat man eine Verbindlichkeit gegen den Lieferanten.

Eingangs-rechnung

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Ausgangsrechnungen

● Sind Belege über den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen an den Kunden

● Offene Ausgangsrechnungen werden zeitlich geordnet (chronologisch) in einem Ordner abgelegt. Kontrolle der Zahlungseingänge!!!

● Die Ausstellung der Ausgangsrechnung stellt noch keine Betriebseinnahme dar (neutral).

● Erst zum Zeitpunkt der Zahlung kommt es zu einer Betriebseinnahme (gewinnerhöhend)

● Ausgangsrechnung werden erst später bezahlt. Bis zur Zahlung hat man eine Forderung gegen den Kunden.

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Sonstige Belege

● Sind Belege, die keiner bisherigen Beleggruppe zugeordnet werden können.

● Der Erhalt von sonstigen Belegen stellt noch keine Betriebseinnahme dar (neutral).

● Erst zum Zeitpunkt der Zahlung kommt es entweder zu einer Betriebseinnahme (gewinnerhöhend) oder zu einer Betriebsausgabe (gewinnmindernd)

● Zahlungen mittels Bankomat- oder Kreditkarte● Eigenverbrauch des Unternehmers● Gutschriften infolge einer Warenrücksendung oder eines nachträglichen Rabattes.

Sonstiger Beleg

● Belege sind im Buch auf S. 53 abgebildet!

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Belegprüfung

Folgende Arbeitsschritte sind bei der Belegprüfung durchzuführen:Belege als Grundlage der Aufzeichnung (Buchung)

Beleggrundsätze

Belegmanagement

Belegprüfung



laut UStG

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10 UID-Nummer des Lieferanten

UID-Nummer des Kunden bei Rechnungen mit einem Gesamtbetrag über € 10.000,– (Entgelt und Umsatzsteuer)

11

Umsatzsteuerbetrag8

Fortlaufende Nummer9

Entgelt (Rechnungsbetrag ohne USt)6

Steuersatz7

Tag der Lieferung oder der sonstigen Leistung4

Ausstellungsdatum5

Name und Anschrift des Kunden2

Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung

3

Name und Anschrift des Lieferanten1Belege als Grundlage der Aufzeichnung (Buchung)

Beleggrundsätze

Belegmanagement

Belegprüfung

Rechnungsbestandteile laut Umsatzsteuergesetz

(UStG)


laut UStG

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Bestandteile von Kleinbetragsrechnungen laut UStGGesamtbetrag € 400,-- nicht übersteigt


Beleggrundsätze

Belegmanagement

Belegprüfung



laut UStG

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