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Projektmanagement
in der Sch
ule
Was bedeutet Projektmanagement?
Projektmanagement
ist ein umfassendes Führungskonzept, dasermöglichen soll, komplexe Vorhaben(=Projekte) effizient und mit hoher Qualitätdurchzuführen.
Projekt-managementin der Schule
Klärung derVoraussetzungen
Was ist ein Projekt?
Projektein der
Schule?
Projekt-inhalte
Anstößefür Projekte
Motivationfür
Projekte
Aufgabenvon
Projekt-management
Merkmalevon
Projekten
Formale undrechtlicheVorgaben
Stolpersteine
Ziele/Vorteile
vonProjekten
Was ist ein Projekt?
Bau der Pyramiden in Ägyptenoder
Landung des Menschen auf dem Mond
Idee Verwirklichung
Innovations-kraft
InvestitionenUnsicherheits-
faktoren
Projekte in der Schule???
Notwendigkeitvon
VeränderungenWeiterentwicklungen
Innovationen
dynamisch
lebendig
zeitbezogen
Projektein der
Schule!!!
Projektinhalte und Projektarten
Schulkultur Schulentwicklung
TheaterStreit-
SchlichtungJugendforscht
Schul-zeitung
Schüler-austausch
Wettbe-werbe
Projekt-tage
Hilfs-aktionen
Kleinere Vorhaben, die in dasbestehende Schulleben eingebettet sind
Schüler-paten-
schaften
Verbesserung des Schulklimas
Einbeziehung der neuen Medien in den Unterricht
Implementierung einer neuer Lernkultur
Implementierung ökonomischer Bildung
Entwicklung eines Schulprogramms
Budgetierung der Lehrerstunden
Verbesserung der Qualität des Unterrichts
SchulentwicklungEigenverantwortliche
Schule
Tief greifende Veränderungen, dieprofessionell organisiert werden müssen
Ziele/Vorteile von Projekten
Verbesserungdes Arbeits-
klimas
Größere Zufriedenheit
mit derArbeit
Realisierung dereingenverantwortlichen
Schule
Gestaltung von Schulentwicklungs-
prozessendurch Projekte
Für die Schule Für die Lehrer
Wo kommen die Anstöße für ein Projekt her?
Projekt
ExternerAuftrag
InternerAuftrag
BiMi:• Gewaltprävention• Lehrerbudgetierung
Interne Veränderungen:• Erziehungspartnerschaft• Qualitätsverbeserungen
Schul-leitung
Kollegium ElternSchüler
Welche Merkmale machen ein Projekt aus?
Komplexität
Start - undEndtermin
UnklarerLösungsweg/
Ausgang
Zielsetzung
Team-arbeit
KeineRoutine
Verschiedenartige Teil-aufgaben:• miteinander verbunden• voneinander abhängig
Aufgabenverteilung,Organisation, zwischen-menschliche Beziehungen,Unterordnung unter dasProjektziel, Führungdes Teams
Einmaligkeit der Aufgabe,Kreativität, über denTellerrand hinausschauen
Nicht unendlich arbeiten,zeitlicher Rahmen schafftEffizienz und Ziel-orientierung
Risiko des Schiefgehens,flexibles Reagieren aufStolpersteine und unbe-kannte Variablen
Eindeutige Zielsetzung undAufgabenstellung für einzu erreichendes Gesamt-ergebis
Welche Merkmale machen ein Projekt aus?
Ressourcen
Organisation
Akzeptanz
Verantwor-tung
Nachhaltig-keit
Vorhandensein personellerund finanzieller Ressourcen
Projektleiter, Koordinierungder VorgehensweiseProjektmanagement
Dauerhafte Implemen-tierung des Projektpro-duktes in den Schulalltag
Organisationsrahmen, dasden Ablauf des Projektessicherstellt
Mehrheit der Entscheidungs-kräfte tragen das Projekt mit
Motivation für „echte“ Projekte in der Schule
Positive Erfahrungenmit Teamarbeit
Interesse anVerbesserung des Systems Schule
Identifizierung mit dereigenen Schule
Mitgestaltung des Arbeitsplatzes
Leidensdruck
Schaffung von Qualifi-zierungsmerkmalen für persönliche Karriere
Synergie-Effekte durchgegenseitige Unter-stützung und Anregung
Verbesserung desArbietsklimas
Stolpersteine für Projekte in der Schule
Arbeit am Projekt inder „Freizeit“
Unfähigkeit zurTeamarbeit
Angst vor KonfliktenAusbildung alsEinzelkämpfer
Diffamierung alsAktionismus oderProjektitis
Jede Veränderungenin der Schule wird ab-gelehnt
Ablehnung von Mehrarbeit
Angst vor den neuenAnforderungen
Formale und rechtliche Vorgaben für Projekte
Gesamt-konferenz
Schulkonferenz
Schüler-versammlung
Schuleltern-versammlung
Personal-versammlung
oderDienstbesprechung
Wozu brauchen wir ein Projektmanagement in der Schule ?
Wir brauchen in den Schulen ein Projekt-management, mit dem systematische Ver-änderungsprozesse organisiert werden.
Professionalisierung
Professionelles Projektmanagement erhöht Erfolgserwartungen und Engagementbei den Beteiligten und wirkt möglichenFrustrationen vor.
Erfolgssicherung
Beharrungstendenzen in der Schule könnennur durch gut durchgeführte Projekteaufgeweicht werden.
80% der Veränderungsvorhaben in Schulenscheitern an unzulänglichen Konzeptender Implementierung.
daher
Was leistet ein Projektmanagement?
Welche Vorteile bringt ein Projektmanagement?
Projektmanagement ist ein umfassendes Führungskonzept, das ermöglichen soll, komplexe Vorhaben termingerecht, effizient und mit hoher Qualität durchzuführen
Formulierung eines klaren Projektziels
Zerlegung der Aufgabein Teilbereiche und
Zuweisung vonZuständigkeit
Wichtig für die Messung von Erfolg oder Misserfolg
Lösung der Gesamtaufgabe wird erleichtert und beschleunigt
Gemeinsame Planungmit entsprechender
Arbeitsteilung
Dadurch wird das Verständ-nis für das Projekt erhöhtund die Motivation gesteigert
Ständige ReflexionSchwächen des Projekteskönnen bereits in derProjektentwicklung be-seitigt werden.
Die Projektleitung (siehe Fragebogen zur Qualifikation)• Moderator und Motivator• Koordination des Projekts: achtete auf Einhaltung der Pläne und steuert die Zusammenarbeit• Steuerung des Arbeitsprozesses und Kontrolle über den Fortschritt des Projektes
ZusammenfassungProjektmanagement in der Schule hilft
Vorhaben der Schul-entwicklung so zuplanen, dass sie Aussichtauf Realisierung haben
Projekte so zu strukturieren,dass sie überschaubarsind und bleiben
die Kooperation der Be-teiligten effizient undmotivierend zu gestalten
Veränderungen dereigenen Schule in einenSchulentwicklungsprozesszu implementieren
Wie gliedert man ein die Entwicklung eines Projektes?
Einteilung in Projektphasen
Strukturierungdes Vorhabens
Herausstellen derArbeitsschwerpunkte
Einteilung in Meilensteine
Meilenstein:•Abschluss einer Phase
•Phasenprodukt
Meilensteine sind Zwischenergebnisse, diean wichtigen Abschnitten des Projekts er-zielt werden müssen, damit das Projekt in
seine nächste Phase treten kann
Aus welchen Phasen besteht ein Projekt?
Definitions-phase
Planungs-phase
Aktions-phase
Abschluss
VorlaufDurch-
führungRückblickKontrolle
Initiativ-phase
Meilensteine
Wichtig
Am Ende einer jeden Phase muss das Phasenprodukt schriftlich dokumentiert
und allen Beteiligten zur Verfügung gestellt werden!
Beschreibungder
einzelnen Phasen
Welche Inhalte hat die Initiativphase?
Initiativ-phase
•Anregung einer Veränderung•Entscheidung für Projekt•Schaffung von Akzeptanz in der Schulgemeinschaft•Rekrutierung der Teammit- glieder
•Informeller Meinungs- austausch•Besprechnung und Ab- stimmung in den ver- schiedenen Schulgremien•persönliche Ansprache von•Kolleginnen/Kollegen•Verpflichtung von Funktionsträgern
Aufgaben Vorgehen/Instrumente
Welche Kernpunkte hat die Initiativphase?
Projektthema darfnicht aus heiteremHimmel fallen
Feststellen und Thematisiereneines Mangels bzw. einerwünschenswerten Verbesserung
Alle Betroffenen sindin den informellenMeinungsaustausch einzubeziehen
• Erweiterte Schulleitung• Elternversammlung• Schülerversammlung• Personalversammlung
Offizielle Entscheidungund damitLegitimation
• Gesamtkonferenz• Schulkonferenz
Rekrutierung derTeammitglieder
• Lehrer - Eltern und Schüler• Freiwilligkeit• Verpflichtung von Funktionsträgern
Welche Inhalte hat die Definitionsphase?
Definitions-phase
•Klärung des Ziels•Definition des Rahmens•Klärung der Voraussetzungen
•Situationsanalyse•Umfeldanalyse•Projektauftrag
Aufgaben Vorgehen/Instrumente
Welche Kernpunkte hat die Definitionsphase?
Ausarbeitung desProjektauftrages
Schlüssel-dokument
Geschäfts-grundlage
des Projekts
Rahmenbedingungen
auflisten
Indikatorenbezeichnen
Qualitätsbe-reich ein-grenzen
Leitbildklären
Kernzielespezifizieren
Methodenkonkretisieren
Themabenennen
Betroffene Per-sonen/Gruppen
benennen
Welche Kernpunkte hat die Definitionsphase?
Projektteam
Rahmenbedingungen
auflisten
Projekt-leitung
Beginn
Meilen-steine
Ende
BudgetRessourcen:
Räume, Personal usw.
Welche Kernpunkte hat die Definitionsphase?
WelcheIntention verfolgen
wir mitunserem Projekt?
Leitbildklären
Von welcher Situationgehen wir aus?
Welche Erwartungenverbinden wir mit
dem Projekt?
Welcheexternen Erwartungenwerden an das Projekt
gerichtet?
Welche Kernpunkte hat die Definitionsphase?
Wo wollen wirhin?
Qualitäts-bereich
eingrenzen
Was soll durch dasProjekt besser
werden?
Was wollen wirkonkret erreichen?
Welche Qualitäts-gütezeichen soll dasProjekt aufweisen?
Welche Kernpunkte hat die Definitionsphase?
Was soll getan werden?
Kernzielespezifizieren
Was soll auf jedenFall erreicht werden?
Welches Ziel ver-folgen wir damit?
Was soll am Endeals Ergebnis heraus-
kommen?
Themanennen
Welche Kernpunkte hat die Definitionsphase?
BetroffenePersonenbenennen
Elternschaft:• Schulelternversammlung• Schulelternsprecher• Klassenelternsprecher• Eltern in der Schulkonferenz• Interessierte
Schülerschaft• Schülerversammlung• SV-Vorstand• Schüler in der Schulkonferenz• Interessierte
Schulträger
Kollegium• alle• bestimmte Fachbereiche• Funktionsträger• Interessierte
Personalrat
Externe Ver-treter• Innenarchitekt•Computerspezialist
Schulleitung• engerer Kreis• erweiterter Kreis
Welche Kernpunkte hat die Definitionsphase?
Woran soll der Erfolgerkennbar sein?
Indikatorenbezeichnen
Wie ist der Erfolgfeststellbar oder
messbar?
Was wurde guterreicht?
Was wurde nicht gut erreicht?
Welche Kernpunkte hat die Definitionsphase?
Interne Evaluation?
Methodenkonkretisieren
Externe Evaluation?
Welche Methodenund Verfahren?
Einzelne Schritte?
Arbeitspapier für Definition des Projektauftrages
Projektauftrag für das Projekt:
Projektteam - Mitglieder
Projektleitung
Beginn
Ende
Budget
Meilensteine
Ressourcen
Qualitätsbereich
Leitbild
Rahmenbedingungen
Indikatoren
Kernziele
Methoden der Evaluation
Welche Inhalte hat die Planungsphase?
Planungs-phase
•Erstellen eines Überblicks•Strukturierung der Aufgaben •Koordinierung der Aktivitäten•Klärung der Aufgaben im Team
•Strukturplan für Projekt•Ablaufplan für Projekt•Risikoanalyse•Aktionsplan•Teamsitzungen
Aufgaben Vorgehen/Instrumente
Erstellen einesProjektstruktur-
plans
Ziel:Erarbeitung eines detailliertenNetzplans, der einen Überblicküber alle zu erbringenden Leistungenund Aktivitäten bietet
Arbeitspaket
Welche Kernpunkte hat die Planungsphase?
Erstellen einesProjektablaufplans
Ziel:Erarbeitung einer Übersicht über denzeitlichen Ablauf der zu erbringendenLeistungen des Projektstrukturplans
• Festlegen der logischen Reihenfolge• Zeitliche Aufwandschätzung•Beachten der feststehender Termine (Ferien)
Welche Kernpunkte hat die Planungsphase?
September 2003
Oktober 2003
Januar 2004
Risikoanalyse
Ziel:Check des Projektablaufplans aufmögliches Konfliktpotenzial
Welche Kernpunkte hat die Planungsphase?
Mögliche Risiken:
• Konflikte unter beteiligten Personen• Zeitliche Vorgaben zu eng finanzielle Vorgaben nicht sicher genug • Welche Probleme können entstehen?
Aktionsplan
Ziel:Festlegung und personelle Zuordnungklar voneinander abgegrenzter Ver-antwortungsbereiche und Kompetenzen
Welche Kernpunkte hat die Planungsphase?
Wer Was Wannmit Wem
Klärung von Verfahrensfragen:
• Wie oft, wann und wo finden Sitzungen statt?• Wer bereitet die Sitzungen vor, macht die Tagesordnung und lädt dazu ein?• Wer moderiert die Sitzungen?• Wer schreibt das Protokoll?• Wie werden Entscheidungen getroffen?
ArbeitsgruppenTeamsitzungen
Welche Inhalte hat die Aktionsphase?
Aktions-phase
•Teamsitzungen•Interventionen
•Steuerung•Kommunikation•Information
Aufgaben Vorgehen/Instrumente
Welche Kernpunkte hat die Aktionsphase?
Schlechte Sitzungenmachen
schlechte Stimmung
Sitzungen müssengut vorbereitet undgut strukturiert sein
Die Sitzungen müssenin einem angenehmenRahmen stattfinden.
Welche Inhalte hat die Abschlussphase?
Abschluss
•Evaluation•Auswertung
Aufgaben Vorgehen/Instrumente
Welche Kernpunkte hat die Abschlussphase?
Abschluss
Manöverkritik:
•Haben wir unsere Ziele erreicht?•Was hat gut geklappt?•Wo gab es Probleme?•Wie war die Zusammenarbeit im Team und in den Arbeitsgruppen?•Welche Folgerungen ziehen wir daraus für nachfolgende Projekte?
Evaluation des Ergebnisses
• Kartenabfrage im Team• Evaluationsscheibe im Team• Fragebogen• Interviews• Externe Evalutaion
Evaluationsscheibe
Belohnungen
Brief mitAusdruck derAnerkennung
Gutscheine:Buch, Essen...
Lobende Er-wähnung inKonferenzen
NamentlicheErwähnung in
Presseerklärung
Blumenstrauß Unterrichts-entlastung
Stundenplan-wunsch
Freier Tag:Wandertag,
letzter Schultag...
Einladung zumEssen
Nachhaltigkeiterkennbar
Identifikationmit Projekt
Aufnahme inBeurteilung bei
Bewerbung
MöglicheSchwierigkeiten
Ermüdungs-erscheinungen
Aufwand
Ergebnis
Mehrarbeit
Konflikteim Team
alt gegenjung
Verfahren zuaufwendig
Verfahren zu
formal
keineschnellen
Erfolge
BeruflicheBelastung
zu groß
Kein Konsensim
Kollegium
Zu großeGruppe
Vorbehalteder
Schulleitung
Frust wegenfehlender
Nachhaltigkeit
Vereinfachungen
KleinereGruppe
AusführlicheVorlagen
Schulleitungmuss moti-
vieren
Verkürzungdes Zeit-horizonts
Literaturhinweise
Litke, Hans-D. undKunow, Ilonka
Projektmanagement
Freiburg 2002ISBN 3-86027-339-6
Endler, Susanne
Projektmanagement inder Schule
Lichtenau 2003ISBN: 3-89111-693-4
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
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