Datenerhebung im Kontext. Des universitaeren Controllings und im politischen Kontext der...

DBV-Managementkommission

München, 26. Juni 2007

Datenerhebung im Kontext des universitären Controllings und im politischen Kontext der Universität

Dr. Thomas Bürger, Michael Golsch

Sächsische Landesbibliothek –Staats- und UniversitätsbibliothekDresden

Dr. Thomas Bürger

Michael Golsch

Datenerhebung im

Kontext des Controlling

Drei Fragen:

� Welche Zahlen?

� Umgang mit Zahlen?

� Wofür Zahlen?

Dr. Thomas Bürger

Michael Golsch

Datenerhebung im

Dr. Thomas Bürger

Michael Golsch

Datenerhebung im

Dr. Thomas Bürger

Michael Golsch

Datenerhebung im

Welche Zahlen?SLUB – eine Spinne im Netz

Kuratorium

TU-LeitungRechenzentrumMedia Design Center

Bibliothekskommission

Direktorenkonferenz

Verbund

DFGDrittmittelgeber

Kooperationspartner(Verbände, Bibliotheken)

Projektpartner

Nutzergruppen(Fakultäten,Institutionen)

Freundes-gesellschaften

PresseÖffentlichkeit

Ministerium

VerbändeGremien

Dr. Thomas Bürger

Michael Golsch

Datenerhebung im

� TU ist Voll-Universität mit 35.000 Studierenden� Seit 2006 Herausbildung von Profillinien und

Exzellenzclustern

� Stärkung durch Konzentration� Reduktion der Stellen von 403 auf 280 in 8 Abt.� Reduktion der Standorte auf 6

� 1992 Verfassung des Freistaates Sachsen:Kultur und Bildung als Staatsziele

� 1996 Gesetz über die SLUB � 2007 Große Koalition uneins über

Hochschulgesetz(Personalautonomie, Studiengebühren)

Politik

Universität

Bibliothek

Dr. Thomas Bürger

Michael Golsch

Datenerhebung im

Kennzahlen-Erhebung

täglich 3

wöchentlich 6

monatlich 51

quartalsweise 48

halbjährlich 3

jährlich 7

� zusätzlich Nutzerumfragen

Dr. Thomas Bürger

Michael Golsch

Datenerhebung im

Dr. Thomas Bürger

Michael Golsch

Datenerhebung im

Umgang mit ZahlenSächsische Landesbibliothek –Staats- und UniversitätsbibliothekDresden

Ziel:�� ergebnisorientierte Selbststeuerung analog zur gleichnamigen Studie derTU Dresden und des CHE

3-Säulen-Programm:

Innovationsorientierung

Aufgabenorientierung

Leistungsorientierung

Dr. Thomas Bürger

Michael Golsch

Datenerhebung im

Übergeordnete Ziele (3 x W)

� Wirtschaftlichkeit

� Wirkungsgrad

� Wettbewerbsfähigkeit

Dr. Thomas Bürger

Michael Golsch

Datenerhebung im

Aktuelle Rahmenbedingungen

� Eigenbewirtschaftung von Einnahmen

� Leistungsentgelt noch ungeregelt

� Einstellungsstopp, sehr schmalerKorridor für Neueinstellungen

Dr. Thomas Bürger

Michael Golsch

Datenerhebung im

� Globalhaushalt

� Gebührenfreiheit

� Outputorientierte Betriebssteuerung

Dr. Thomas Bürger

Michael Golsch

Datenerhebung im

Was Zahlen (noch) nicht sagen

�Wertschöpfung / Wirtschaftlichkeit vonKultur- und Bildungsarbeit

�Intrinsische Werte kultureller undwissenschaftlicher Überlieferung

Dr. Thomas Bürger

Michael Golsch

Datenerhebung im

Reporting und Geschäftsgangsoptimierung

Ausgangssituation

Ansatz ►►►► Reporting

►►►► Commitment und Kontrakte

►►►► Strukturen

Ergebnisse

Dr. Thomas Bürger

Michael Golsch

Datenerhebung im

Reporting als Dreh- und Angelpunkt des Controlling = Gestaltung

Dr. Thomas Bürger

Michael Golsch

Datenerhebung im

Ausgangssituation

Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Sächsische Landesbibliothek –Staats- und UniversitätsbibliothekDresden

50.000

100.000

150.000Zugang: Bücher,Zeitschriften (Bde.)

2004 64.547

2005 85.850

2006 145.9362004 2005 2006

Dr. Thomas Bürger

Michael Golsch

Datenerhebung im

Ausgangssituation

50.000

100.000

150.000Zugang: Bücher,Zeitschriften (Bde.)

2004 64.547

2005 85.850

2006 145.9362004 2005 2006

Personalabbau(Stellenplan)

SLUB 403 373 346 345 332 323 305 290

2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009

2003 – 2006: - 11 %

Altersdurchschnitt48,5 Jahre

Dr. Thomas Bürger

Michael Golsch

Datenerhebung im

Ausgangssituation

� Quantitäten

� Personal

� Durchlaufzeit

� Strukturen

Durchschnitt 2006: 78 Kalendertage

� Qualitäten

Ineffizienzen:Org., Prozesse

• Freihand vs. Mag. • Ausbau LBS

� Technologien Ineffizienzen

Ansatz

Stichproben/Projekte

Ansatz

Mengen

Zeiten

TU Dresden

Organisation

Prozesse

Reporting Commitment Strukturen

Kuratorium

Ansatz

Mengen

Zeiten

TU Dresden

Organisation

Prozesse

Kuratorium

ELZKostenstellen

Dr. Thomas Bürger

Michael Golsch

Datenerhebung im

Ansatz: ELZ = „Elektronischer Laufzettel“

Dr. Thomas Bürger

Michael Golsch

Datenerhebung im

Datenbank

teamweise für jede Monografie: � Eingangs- und Ausgangszeit, � Berechnung der Bearbeitungsdauer

per Report: teamweise wöchentlich (montags)� Mengen (Eingang vs. Ausgang, Differenz)� Durchlaufzeit in Kalendertagen

Open source:� Postgresql � Perl (open source)� Apache (open source)

Dr. Thomas Bürger

Michael Golsch

Datenerhebung im

Beispiel: Team Ingenieurwiss./ Wiwi – bearb. Medien

Team Zugang Zugang Abgang DauerNeuzug. Änderg.

Januar 788 7 3.404 36

Februar 2.032 4 1.561 7

März 1.894 68 2.147 13

April 1.570 2 1.250 21

Mai 2.880 152 2.719 20

Juni* 1.401 527 2.047 15

Summe 10.565 760 13.128

* Stand: 25. Juni 2007

Durchschnitt:15,33

Dr. Thomas Bürger

Michael Golsch

Datenerhebung im

Ansatz: Kostenstellenrechnung

HIS Kontenstandsliste 2x wöchentlich aktualisiert,permanent im Intranet

HIS Mittelabfluss nach Teams2x täglich aktualisiert,permanent im Intranet

LIBERO,Excel

Mittelabfluss + Bestellquotealternierend 14tägiga) aggregiert: Monogr. / LBS b) nach Kostenstellen

Ansatz

Mengen

Zeiten

TU Dresden

Organisation

Prozesse

Kuratorium

ELZKostenstellen

Ansatz

Mengen

Zeiten

TU Dresden

Organisation

Prozesse

Kuratorium

ELZKostenstellen Etatverteilung

6 Wochen GG

Dr. Thomas Bürger

Michael Golsch

Datenerhebung im

Ansatz: Commitment und Kontrakte

� nach außen: TU Dresden, Kuratorium der SLUB

Etatverteilung,print

Bearbeitungszeit

1,476 Tsd. €Mono:

246 Tsd. €

2,394 Tsd. €

Mono: 356 Tsd. €

+ 225 Tsd. €

6 Wochen G-Gang

Samml.: 197 Tsd. €

Monografienetat: 2,303 Tsd. €

Dr. Thomas Bürger

Michael Golsch

Datenerhebung im

Ansatz: Commitment und Kontrakte

� nach innen: SLUB

6 Wochen G-GangBearbeitungszeit

Durchsatz, Umsatz monatl. 9.300 Bde.

Kontinuität „Eingang = Ausgang!“

wöchentl. 50.000 €

Orientierung an HIS „ bis zu 30 Min. pro Bd.“

Ansatz

Mengen

Zeiten

TU Dresden

Organisation

Prozesse

Kuratorium

6 Wochen GG

Ansatz

Mengen

Zeiten

TU Dresden

Organisation

Prozesse

Kuratorium

6 Wochen GG

Integrierter G-Gang,Teamstruktur

Dr. Thomas Bürger

Michael Golsch

Datenerhebung im

Ansatz: Strukturen

� Organisation

� Prozesse, Technologien

integrierter Geschäftsgang

7 Fachteams:Ing.-wiss./Wiwi, Math./Naturwiss, Sprachen, Soz.-Kulturwiss., SSG (DFG),Recht, Medizin

neue Verfahren: Signaturschilddruck

bestehende Verfahren: Optimierung auf der Mikroebene

Ergebnisse

07 08 09 10 11 12 01 02 03 04 05 06

Ergebnisse

07 08 09 10 11 12 01 02 03 04 05 06

Commitment neu: in 2007 unter 25 Tage, in 2008 max. 22 Tage

2006 2007

Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Dez. Jan. Febr. März Apr. Mai Juni

7.533 9.913 8.437 9.032 10.989 8.249 13.356 10.285 9.324 8.291 10.169 8.282 59.707

Dr. Thomas Bürger

Michael Golsch

Datenerhebung im

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !

buerger@slub-dresden.de

golsch@slub-dresden.de

Kontakt:

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