Wie kommt die Milch eigentlich in die Buchhaltung? Reisekostenabrechnung am SharePoint

WIE KOMMT DIE MILCH (RECHNUNG) EIGENTLICH IN DIE BUCHHALTUNG?

Christian Kiesewetter d.velop GmbH, Technical Sales Manager

Milch?

Was hat eigentlich Milch …

Was hat eigentlich Milch mit Rock‘n Roll …

Was hat eigentlich Milch mit Rock‘n Roll und Buch-

haltung zu tun?

Recherchiert man etwas im

Internet zu Milch (oder

Kuh) und Rock‘n‘Roll findet

man sehr wenig außer

einem Album von

Aerosmith aus den 90ern

mit Rock-“Klassikern“ wie

Amazing, Crazy oder Cryin.

Vertauschen wir also Milch …

Vertauschen wir also Milch mit Bier …

Vertauschen wir also Milch mit Bier - oder doch mit

noch mehr Bier - …

… so hat man zwangsläufig viele Rechnungen …

… so hat man zwangsläufig viele Rechnungen, die nicht

nur bezahlt sondern auch verbucht werden müssen.

Nach soviel Bierkonsum geht es einem aber meist eher

so …

… und man hat wenig Lust sich zeitintensiv um Belege

oder Rechnungen zu kümmern.

Hier kommt die d.velop ins Spiel!

Wir beschäftigen uns seit vielen Jahren mit …

Dokumente

Prozesse

Integration

Lösungen

Dokumente

Prozesse

Integration

Lösungen … Dokumente und darauf aufbauende Lösungen für

dokumentenbasierte Prozesse sowie die Integration

der unterschiedlichsten Umsysteme.

Eine dieser Lösungen ist …

… Travel Expense Management welche unserem

„Rocker “ das Leben deutlich erleichtern wird.

Szenario

Für das folgende Szenario benötigen wir einen

beliebigen Beleg …

… ein Windows Phone …

… und Software – im konkreten Windows Azure,

einen SharePoint und die d.velop Lösung ecspand.

OCR Analyse und

Klassifizierung

Prozess, Ablage

und Auswertung

OCR Analyse und

Klassifizierung

Prozess, Ablage

und Auswertung

Im Anschluss an die Belegerfassung über das

Windows Phone wird der Beleg an ein Cloudservice

übergeben, welches vollautomatisch die Daten des

Beleges (wie Kreditor, Brutto/Nettobetrag, Steuer, ..)

ermittelt und anschließend an den SharePoint zu

weiteren Bearbeitung (Ablage, Auswertung und

Freigabeprozess) übergibt.

Import

Beim Import von Papierdokumenten sprechen wir

von „unstrukturierten Dokumenten“, also …

Rechnungen

Belege Akten

Unstrukturierte Dokumente

Für diesen Import stehen die verschiedensten

Möglichkeiten zur Verfügung wie z.B. …

Scanner

Windows

Phone

Web/Cloud

Service

Datenimport

Scanner

Windows

Phone

Web/Cloud

Service

Datenimport

… Apps für Windows Mobile, Integration von

Scannern oder die Anbindung beliebiger Drittappli-

kationen über Cloud- und Webservices.

Analyse

Nach der Erfassung wird der Beleg zur Analyse an das

ecspand Cloudservice übergeben.

In Schritt 1 wird das - als Bitmap vorliegende - Bild durch

ecspand cloud ocr in ein volltextdurchsuchbares

Dokument umgewandelt.

Anschließend wird der Beleg klassifiziert und analysiert.

Dabei werden die Metaeigenschaften (wie UID, Kreditor,

Beträge, MwSt, …) anhand von vordefinierten Regeln

vollautomatisch ausgelesen und mit Stammdaten (zB

aus ERP Systemen wie Dynamics NAV / SAP oder

beliebigen Datenbanken) abgeglichen.

beliebig

kombinierbar

pay per use selbstlernend

Rechnungsanalyse

beliebig

kombinierbar

pay per use selbstlernend

Rechnungsanalyse

Die Vorteile dieser Art der Rechnungsanalyse liegen in

der hohen Flexibilität: die einzelnen Services sind unter-

einander beliebig kombinierbar und das pay-per-use

Prinzip erlaubt es auch kleinen Unternehmen oder

Privatpersonen kostengünstig komplexe „Enterprise-

Services“ zu nutzen.

beliebig

kombinierbar

pay per use selbstlernend

Rechnungsanalyse

Um die Erkennung der Belege laufend zu verbessern sind

selbstlernende Konzepte integriert: jede analysierte

Rechnung verbessert somit die Erkennungsrate.

Prozess

Der Prozess zur weiteren Bearbeitung läuft über

SharePoint und beinhaltet einen Importservice sowie

einen Freigabeworkflow welcher mit unterschiedlichsten

Geräten bearbeitet werden kann.

Workflow

Import-

service

verschiedene

Geräte

Prozess

Workflow

Auswertung

Dokumentablage

Importservice

Im Anschluss an die Analyse

werden die erkannten Belege vom

Cloudservice an den SharePoint

übergeben und dort in einer Doku-

mentenbibliothek abgespeichert.

Neben lokalen SharePoint Installationen wird auch SharePoint Online unterstützt.

Workflow

Auswertung

Dokumentablage

Workflow

Der Freigabeworkflow ist zweistufig

aufgebaut. In Schritt 1 sind vom

Benutzer fehlende Informationen

(wie zB Dienstreise, Art des Beleges,

…) nachzupflegen.

Um die Formulare über mobile Geräte bedienen zu können stehen diese nicht nur am SharePoint sondern auch gehostet in der Cloud zur Verfügung.

Workflow

Auswertung

Dokumentablage

Workflow

In Schritt 2 erfolgt die Freigabe

durch den Vorgesetzten.

Die Formulare beinhalten neben einem Bild des korrespondierenden Beleges auch die in der Analyse extrahierten Metadaten und Beträge.

Workflow

Auswertung

Dokumentablage

Auswertung

Für Auswertungen steht ein

zentrales Cockpit im SharePoint mit

Aufgabenlisten und grafischen

Reports zur Verfügung.

Workflow

Auswertung

Dokumentablage

Dokumentablage

Die ecspand Lösung bietet neben

dem SharePoint Standardfunktions-

umfang zusätzliche Extrafeatures:

Der ecspand Aktenplan gruppiert

Dokumente logisch aus den unter-

schiedlichsten Dokumentbibliothe-

ken anhand Ihrer Metadaten und

präsentiert diese übersichtlich als

Baumstruktur.

Workflow

Auswertung

Dokumentablage

Dokumentablage

Der Imageservice zeigt Doku-

mente direkt im Browser ohne

notwendigen Download.

Nach der Umwandlung der

Dokumente in normierte Formate

durch ecspand Rendition können

diese mit dem Storagemanager

revisionssicher und compliance-

konform archiviert werden.

Übergabe an

Buchhaltung

Scanner-

Integration

Zeiterfassung

„klassische“

Eingangs-

rechnungen

Erweiterungsmöglichkeiten

Übergabe an

Buchhaltung

Scanner-

Integration

Zeiterfassung

„klassische“

Eingangs-

rechnungen

Erweiterungsmöglichkeiten

Dieses Szenario lässt sich natürlich unkompliziert um

weitere Features erweitern: wie z.B. Integration mit Ihrer

Zeiterfassung oder FIBU, Anbindung von beliebiger

Scannerhardware oder die Ausweitung auf sämtliche

eingehende Eingangsrechungen.

Conclusio

Zeitersparnis Prozess

Lösung Chaos

Conclusio

Zeitersparnis Prozess

Lösung Chaos

Conclusio

ecspand Travel Expense Management ist eine Standard-

lösung welche Ihnen dabei hilft Zeit zu sparen und das

typische Belegchaos zu minimieren.

Skalierbar Besuchen

Sie uns!

Kombination Kosten

Conclusio

Skalierbar Besuchen

Sie uns!

Kombination Kosten

Conclusio

Mit der Kombination von lokalen und in der Cloud

gehosteten Diensten sowie der Integration mobiler Geräte

ist größtmögliche Flexibilität bei klar kalkulierbaren

Kosten sichergestellt.

Machen Sie es wie Aerosmith im Video von Amazing und

erleben Sie die Vorzüge der Cloud: treten Sie mit uns

in Kontakt und lassen Sie sich vorführen wie durch die

Kombination unterschiedlichster Technologien und Geräte

auch komplexe Szenarien einfach und kostengünstig

realisierbar sind.

Fragen?

Christian Kiesewetter

Technical Sales Manager

d.velop GmbH

christian.kiesewetter@ecspand.com

+43 664 2075372

www.ecspand.com

www.d-velop.com

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