Erfolgreiches Besuchermanagement

Claudia Schuler

Definition Management

1. Gestaltung

2. Lenkung

3. Entwicklung sozialer Systeme

Erfolgreiches Besuchermanagement

Gestaltung- Einladung und begleitende Informationen

Lenkung- Teilnehmerinformationen, Betreuung und Lenkung an

der Veranstaltung

Entwicklung sozialer Systeme- Bedürfnisorientierte Registrierungssysteme

Erfolgreiches Besuchermanagement

..... wenn die gesteckten Ziele erfüllt wurden!

Wann ist eine Veranstaltung erfolgreich?

Soft-Faktoren

- Beeinflussen den Erfolg einer Veranstaltung

- Haben nicht immer einen direkten Zusammenhang mit den Inhalten und Zielen einer Veranstaltung

Wann ist eine Veranstaltung erfolgreich?

- Teilnehmerkontakt bereits weit vor der Veranstaltung

- Während der Veranstaltung

- Nach der Veranstaltung

Soft-Faktor Besuchermanagement

Auswirkungen der Technologie‒ Informationsangebot‒ Kommunikationsmöglichkeiten

‒ Zeit‒ Verfügbarkeit

‒ Bedürfnisse‒ Selbstbestimmung

Planung des BesuchermanagementesArt der Veranstaltung‒ Offen‒ Geschlossen

Einladung‒ Wer wird eingeladen?‒ Kennen wir die Teilnehmer?

Teilnehmerdaten‒ Hinter den Teilnehmerdaten stehen

Menschen

‒ Teilnehmerdaten für/von Veranstaltungen werden oft nicht genügend gepflegt (Verknüpfung mit CRM)

‒ Teilnehmerdaten sind für eine optimale Lenkung und Betreuung wertvoll, auch nach dem Event

VIV – Very Important Visitor‒ Als Gastgeber müssen wir die

Wünsche und Bedürfnisse unserer Teilnehmer kennen

‒ Je besser wir diese kennen, desto gezielter können wir auf den Teilnehmer eingehen

Praxisbeispiel‒ Veranstaltungsangebot‒ Unterschiedliche

Teilnehmergruppen

‒ Teilnehmer spezifische Einladung‒ Teilnehmer spezifische

Registrierung

‒ Gut geplante Prozesse erleichtern die Erhebung von Teilnehmerdaten

...... trotz Individualisierung

Ergänzende Informationen‒ Weitere Informationsplattformen

zur Verfügung stellen

‒ Verknüpfung mit Social-Media Kanälen

‒ Mit Einsatz aktueller Technologien und dem entsprechenden Know-How ist eine kosteneffiziente Umsetzung möglich

Ergänzende Informationen‒ Wichtige Informationen müssen

auf einen Blick ersichtlich sein

‒ Die Teilnehmer sollen kommunizieren und sich vertieft informieren können

‒ Informationsdschungel vermeiden

‒ Das Anmeldeprozedere muss selbsterklärend und zeitsparend sein

Hospitality‒ Soft-Faktor mit nachhaltigem

Erinnerungswert

‒ Professionelles Hospitality-Team, dass sich mit Herzblut engagiert

Frühzeitige Planung und Beratung‒ Das Besuchermanagement - ein

komplexes Thema, welches eng mit dem Veranstaltungsablauf verbunden ist

‒ Eine frühzeitige und detaillierte Planung ist unumgänglich

‒ Der Einsatz moderner Technologien – falls richtig angewendet– ermöglicht ein individualisiertes Besuchermanagement

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Jeder Besucher zählt. Wir beraten Sie gern