Magazin für Travel Management und Hoteleinkauf

03 | 2017

Unterwegs in Montreal

Integration von End­to­End­Prozessen

MICE­Standortcheck Kopenhagen

Die neue Einfachheit Technologische Game Changer revolutionieren die Reiseprozesse

Der Hotelexperte

Sehr geehrter Leser,

mit ihrer Ankündigung, Zimmerstornos ab 48 Stun­den vor Anreise künftig kräftig zu sanktionieren, haben einige große Hotelketten aufhorchen las­sen und die Befürchtungen von namhaften Markt­experten bestätigt, dass die Konsolidierung im Markt die Machtverhältnisse verschieben und auch preisliche Konsequenzen haben werde.

Umso wichtiger ist es für Unternehmen daher, die eigene Portfoliostrategie zu überdenken, um nicht zu abhängig von einzelnen Marken zu wer­den. Nehmen Sie den Gesamtmarkt in den Fokus! Regionale und lokale Spieler bieten hervorragen­de Qualität und sind in diesem hochkompetitiven Markt noch gesprächsbereiter.

Doch das ausgewogene Hotelprogramm ist nur ein Schritt. Stellen Sie darüber hinaus sicher, dass Sie bekommen, was Sie verhandelt haben. Denn nicht jede verhandelte Firmen­Hotel­Rate wird im Buchungskanal korrekt geladen (vergleiche HE  2/17). Mit automatisierten Rate Audits, die Preise und Zusatzleistungen prüfen, geht HRS die­ses Branchen problem an.

Steht diese Basis, richtet sich der Blick auf den wohl wichtigsten Entscheidungsträger in jedem Unternehmen: den Reisenden. Ihn einzubinden gelingt freilich nur mit einer ganzheitlichen Be­trachtung des Travel Managements. Genauer: mit digitalisierten End­to­End­Prozessen, die klar auf den technologiegestützten Support des Reisenden

ausgerichtet sind. Warum künftige Erfolge im Tra­vel Management in direkter Korrelation zu seiner Zufriedenheit stehen, lesen Sie in unserer aktuel­len Titelgeschichte.

»Einfachheit ist die neue Realität.« Mit dieser Formel brachte VDR­Präsident Dirk Gerdom Ihre Erwartungshaltung auf den Punkt. Diesen Ball nehme ich gern auf: Wir können Sie und Ihre Reisenden dabei unterstützen, Ihre Prozesse so einfach, effizient und bequem wie möglich zu ge­stalten. End­to­End. Ob am Desktop oder mo­bil. Die Welt des Corporate Travels bleibt weiter in Bewegung – mit neuen Chancen und Heraus­forderungen.

Gehen wir sie gemeinsam an!

Damit verbleibe ich herzlich,

Ihr

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Tobias Ragge,

HRS Geschäftsführer

Tobias Ragge, HRS Geschäftsführer

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EDITORIAL

8Künstliche Intelligenz

End-to-End- Prozesse

Unterwegs in Montreal

MICE-StandortKopenhagen

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Ausgabe 03 | 2017

CHECK-IN NewsMeldungen aus der Branche 4

TITELSTORY Die neue Einfachheit 8 Ein Hotel suchen und buchen? Das Taxi vorbestellen? Quittungen sammeln? Künftig müssen Reisende das nicht mehr selbst machen – die Digitalisierung hält Einzug, künstliche Intelligenz und Predictive Analysis revolutionieren die Branche. Der Clou: Je einfacher das System, desto höher die Compliance.

GESCHÄFTSREISE Digitales Ökosystem 142017 feiert Kanada 150 Jahre der Konföderation. Montreal kann da nur charmant lächeln: Die Vorzeige­stadt wird schon 375. Nach Jahren der Krise boomt die zweitgrößte französischsprachige Stadt der Welt wieder und macht Vancouver als eine der lebenswer­testen Städte der Welt Konkurrenz.

Montreal: Daten & Fakten 19

TRAVEL MANAGEMENT Wunsch oder Wirklichkeit? 20 Berater Jens Vongehr über die knifflige Integration von End­to­End­Prozessen.

Wo bleibt die mobile Strategie? 24In nur zehn Jahren ist die mobile Nutzung des Internets alltäglich geworden. Eine Entwicklung, die vor allem Reisende schätzen. Nur Unternehmen scheinen darauf noch nicht eingestellt. Vielen fehlt eine mobile Strategie.

MEETINGS & GROUPS Arbeitest du noch oder genießt du schon? 28Kopenhagen zählt zu Europas attraktivsten und innovativsten Kongressstädten. Hotellerie und Infrastruktur expandieren, wichtiger Standortfaktor ist die typisch dänische Wohlfühlatmosphäre.

CHECK-OUT Teure Flexibilität 34 Einige Hotelketten haben ihre Stornoregelungen verschärft. Unternehmen reagieren mit Skepsis.

IMPRESSUM

Herausgeber: HRS Hotel Reservation Service Robert Ragge GmbH, Blaubach 32, 50676 Köln Verantwortlich für die Inhalte: Rainer Puster, Manager Public Relations, Tel +49 221 2077­5108 | der­hotelexperte@HRS.com Koordination, Redaktion und Realisierung: publish! Medienkonzepte GmbH, Hannover Gestaltung: Kirsten SemmlerChefredaktion: Anke Pedersen Autoren: Jürgen Baltes, Stefanie Bisping, Jacqueline Brunsch und Hilke MaunderLektorat: Clemens Bernhard Fotografen: Adil Boukind, Charlotte de la Fuente, Cornelis Gollhardt, Jens Gyarmaty und genannte Bildquellen Copyright: HRS 2017

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Inhaltsverzeichnis

Volle Reisekassen 2016 haben deutsche Unternehmen für Geschäftsreisen mehr ausgegeben als je zuvor, wie der Verband Deutsches Reise­management (VDR) berichtet. Im Vergleich zu 2015 stiegen die Ausgaben auf 51,6 Milliarden Euro – das sind 1,5 Prozent mehr als im Jahr zuvor. Pro Tag investierten die 11,3 Millio­nen deutschen Geschäftsreisenden im Schnitt 155 Euro. Laut VDR wird mit den steigenden Zahlen auch zunehmend auf die Optimierung des bestehenden Reiseprogramms geachtet. Eine Stellschraube können gut ausgehandelte Hotelpreise, ein aus­gewogenes Hotelprogramm sowie schlanke Prozesse vor und nach der Reise sein – immerhin machen die Übernachtungs­kosten mehr als ein Viertel der Reiseausgaben aus. Aus die­sem Grund werden Drei­Sterne­Häuser mittlerweile am häu­figsten gebucht.

Münchens Flughafen hebt ab

Zwei der besten Flughäfen der

Welt liegen in Deutschland. Nur

knapp den Sieg verpasst hat

der Münchener Airport, der bei

der aktuellen Auswertung der

Rechtsbeistandsplattform Air

Help hinter Singapur den zwei­

ten Platz belegt. Der größte

deutsche Verkehrsflughafen in

Frankfurt am Main landet im

Ranking an zehnter Stelle. Kri­

terien waren die Pünktlichkeit

der Flüge in der vergangenen

Saison sowie die Kundenzufrie­

denheit und Servicequalität.

Grundlage für die Auswertung

waren Passagierbewertungen

und Daten eines Airline­Zertifi­

zierungsunternehmens.

London (Platz  1) und Wien (Platz  2) sind 2016 von Geschäfts­reisenden innerhalb Europas am häufigsten besucht worden – dies besagt der aktuelle »BCD Travel Cities & Trends Report«. Einzige deutsche Stadt unter den Top Ten ist Frankfurt am Main (Rang 10). Außerhalb Europas waren New York und Shang­hai unter europäischen Geschäftsreisenden am belieb­testen. Die Häufigkeit der Städtebesuche ist vor allem für die Kal­kulation der Übernachtungskosten von großer Bedeutung. Denn je nachdem, wie häufig ein Unternehmen seine Mit­arbeiter in die entsprechenden Städte schickt, kann es laut HRS sinnvoll sein, individuelle Firmenraten zu ver­handeln. Allerdings rechnet sich dies oftmals erst bei einem Übernachtungsvolumen von mehr als 200 Room­nights. Tages­ oder Best­available­Raten  (BAR) zah­len sich dagegen aus, wenn ein Unternehmen nur auf wenige Übernachtungen pro Jahr in einer Destination kommt. Liegt ein Betrieb mit den Roomnights pro Jahr ge­nau dazwischen, sollte auf Corporate Discounts zurückge­griffen werden. Bei HRS können diese speziell ausgehan­delten Raten um bis zu dreißig Prozent günstiger sein als die BAR.

London ist spitze

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GeMESSENer ErfolgEinen Rekordumsatz von 3,8 Milliarden Euro haben die deutschen Messen 2016 erzielt –trotz immer komplizierterer Bedingungen im Außenhandel. Das geht aus Berechnungen des Ausstellungs­ und Messe­Ausschusses der Deutschen Wirt­schaft (AUMA) hervor. Dank der höheren Zahl an Ausstellungen im Vergleich zum Vorjahr (+22 %) konnten die 186 Messen in Deutschland durchschnittlich ein Prozent mehr Standfläche und 1,5  Prozent mehr Aussteller verzeichnen. Insgesamt haben 192.000 Standbetreiber rund 7,6  Millio­nen Quadratmeter Fläche in Deutschland gebucht – so viel wie noch nie. Die Zahl der internationalen Aussteller legte um 3,9 Prozent zu. Deutsche Standbetreiber hielten sich nach wie vor zurück. Allerdings ist der Rückgang um 1,8 Prozent geringer ausgefallen als 2015 – damals betrug die Differenz zum Vorjahreswert 2,7 Prozent.

Wünsch dir was

Mehr als ein Drittel der Geschäftsreisenden (37 %)

buchen Hotels außerhalb der Richtlinien, weil sie

sonst keines finden, das nah genug an ihrem Zielort

liegt – dies offenbart die vierte »Business Travel

and Technology«­Studie von Expedia­Tochter Egen­

cia. Um ihre Zufriedenheit auf Reisen noch mehr zu

steigern, haben 38 Prozent der Geschäftsreisenden

zudem angegeben, dass sie sich einen Zeitausgleich

für die auf Reisen entstehenden Überstunden

wünschen würden. Zwar erhalten 38 Prozent der

weltweit Befragten einen solchen Überstundenaus­

gleich bereits, in Deutschland sind es allerdings nur

35 Prozent. Insgesamt sind siebzig Prozent aller

Geschäftsreisenden gern in ihrem Job unterwegs;

die Mehrheit hält persönliche Besprechungen für

produktiver.

Die deutschen Hotelpreise ha­ben im zweiten Quartal 2017 leicht angezogen, wie die Ho­telpreisanalyse von HRS zeigt. So liegt die durchschnittliche Zimmerrate nun bei 90 Euro – das bedeutet einen Anstieg um 1,1  Prozent im Vergleich zum Vorjahr. Nationaler Spitzenrei­ter ist Hamburg: Eine Übernach­tung kostet hier durchschnittlich

114  Euro, die Raten steigerten sich somit um 6,5  Prozent. Im europaweiten Vergleich haben in Lissabon die Übernachtungs­raten am stärksten angezogen (+19,9 % auf 113  Euro), gefolgt von Madrid (+17 % auf 117 Euro) und Prag (+15 % auf 92  Euro). Am meisten zahlen Europarei­sende für eine Nacht in Oslo (217  Euro, −2,3 %). Großer Ver­

lierer ist derzeit Istanbul: Die Zimmerpreise fielen um neun Prozent auf eine Durchschnitts­rate von 71  Euro. Im weltwei­ten Vergleich legt Toronto am stärksten zu: Pro Nacht wer­den jetzt vierzig Prozent mehr fällig (161 Euro). Am tiefsten in die Tasche greifen müssen Rei­sende allerdings in New York (+13,7 % auf 274 Euro).

Hotelpreisranking

New York Ø 274 € | +13,7 %

London Ø 190 € | +7,3 %

Peking Ø 81 € | +1,3 %

Singapur Ø 158 € | −7,1 %

Shanghai Ø 90 € | +2,3 %

Tokio Ø 182 € | −2,7 %

Sydney Ø 206 € | +26,4 %

BangkokØ 74 € | −11,9 %

Paris Ø 148 € | +4,2 %

Berlin Ø 97 € | +4,3 %

Rom Ø 114 € | +3,6 % Istanbul

Ø 71 € | −9,0 %

Kapstadt Ø 121 € | +0,0 %

Washington Ø 256 € | +6,8 %

Mexiko­Stadt Ø 130 € | +11,1 %

Buenos Aires Ø 116 € | −0,6 %

Rio de Janeiro Ø 107 € | −13,7 %

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News

FVW Kongress | 19. – 20.9.2017 | KölnDigitalisierung, Big Data und Konsumtrends sind Thema der Workshops und Vorträge auf dem jährlich stattfindenden Kongress für die Touris­tik­ und Mobilitätsbranche. Parallel präsentieren sich achtzig Aussteller auf der Travel­Expo.www.fvw.de

MBT Meetingplace 201721.9.2017 | Basel21.11.2017 | Frankfurt am Main28.11.2017 | MünchenThemen wie Nachhaltigkeit und technologische Entwicklungen rücken für Travel Manager und Geschäftsreisende immer stärker in den Fokus. Wie in der Travel­ und MICE­Branche damit um­gegangen werden kann, wird auf der Fachmesse durch einen Mix aus Networking, Ausstellungen und Vorträgen vermittelt.www.meetingplace.de

52. BME-Symposium Einkauf und Logistik8. – 10.11.2017 | BerlinFachkonferenz, Diskussionsrunden und Ausstel­lung thematisieren die Veränderungen globaler wirtschaftlicher Rahmenbedingungen und Er­folgsstrategien für Supply­Chain­Management ebenso wie Zukunftstrends.www.bme.de

Forum Geschäftsreisen – Betriebliche Mobilität praxisnah vermittelt | 9.11.2017 | HamburgPraxisnahe Veranstaltung rund um die neues­ten Entwicklungen in der Planung, Organisati­on, Buchung und Auswertung von Geschäftsrei­sen. Teilnehmer profitieren von einem Mix aus Vorträgen, Workshops und vielen Dialogmög­lichkeiten.www.vdr-service.de/der-verband/veranstaltungen

VDR & GBTA Conference 201728. – 30.11.2017 | Frankfurt am MainDie Global Business Travel Association und der VDR legen ihre großen Herbstkonferenzen wie­der zusammen. Das Motto der diesjährigen Ver­anstaltung lautet »Convergence«. Im Mittel­punkt steht das Ziel, geschäftliche Mobilität in Zeiten digitaler Vernetzung noch fächerüber­greifender zu gestalten.europeconference.gbta.org

TermineGo Green

Ökologisches Denken

wird bei Geschäftsrei­

sen zunehmend wichtiger:

48 Prozent aller Reisemana­

ger und 45 Prozent aller Business Traveller sehen

im umweltfreundlichen Reisen einen wachsenden

Trend, so die Umfrageergebnisse zum »Interna­

tional Travel Management 2016« von AirPlus,

einem Anbieter von Geschäftsreise­Management­

Lösungen. Die grüne Entwicklung wird auch in einer

GBTA­Studie deutlich: 57 Prozent der europäischen

Unternehmen gaben an, Nachhaltigkeitsinitiativen

in den Reiserichtlinien bereits festgeschrieben zu

haben – 2012 waren es lediglich 39 Prozent.

Cash ist outDie Nutzung virtueller Kreditkarten ist im vergange­nen Jahr weltweit um 35 Prozent gestiegen, innerhalb der Unternehmen um elf Prozent. Als Grund nennt das Whitepaper »The Virtues of Virtual Payment« des Ge­schäftsreiseanbieters Carlson Wagonlit Travel  (CWT), dass virtuelles Zahlen vor Betrug schütze und zu effizi­enteren Prozessen in Unternehmen führe. Für mehr Si­cherheit und die Einhaltung der Reiserichtlinien sorgen beispielsweise eindeutige Transaktionskennzeichnungen sowie festlegbare Kreditrahmen und Nutzungszeiträu­me. Weiterer Vorteil: Die digitale Kreditkarte kann zum einmaligen Gebrauch für jeden Angestellten freigeschal­tet werden. Während der Nutzung werden die relevan­ten Reporting­Daten dann gleich abgespeichert und die Abrechnungsprozesse beschleunigt.

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Keine Fake News: Laptops dürfen an Bord

Geschäftsreisende aus Europa dürfen auf USA­Flügen weiterhin Laptops und Tablet­Computer mit in

die Kabine nehmen. Dafür werden allerdings die Sicherheitsmaßnahmen für Passagiere und elektroni­

sche Geräte deutlich verschärft, so das US­Ministerium für Hei­

matschutz. Künftig müssen sich Passagiere beispielsweise

auf erweiterte Scans aller elektronischen Geräte, die

größer als ein Smartphone sind, einstellen. Zu­

vor hatte der Geschäftsreiseverband VDR vor

Buchungsrückgängen und Produktivitätsverlus­

ten von mindestens 160 Millionen Euro ge­

warnt, falls Manager in der Luft nicht an ihren

Rechnern arbeiten könnten. Schließlich hätten

Unternehmen in dem Fall alle USA­Reisen ihrer

Angestellten auf den Prüfstand stellen müssen.

Sicherheit im FokusKnapp die Hälfte der kleine­ren Unternehmen hat die Sicher­heit ihrer Reisenden per Traveller­ Tracking im Blick: 49 Prozent der Reisemanager wissen jederzeit, wo sich ihre Angestellten auf einer Ge­schäftsreise aufhalten – das geht aus der VDR­Geschäftsreiseanalyse 2017  hervor. Weitere 23  Prozent der Verantwortlichen gaben dem­nach an, den Aufenthaltsort zumin­dest in den meisten Fällen nachver­folgen zu können. Etwas weniger stark genutzt wird die technische

Nachverfolgung in Betrieben mit über  500  Mitarbeitern: 38  Pro­zent der Travel Manager dort kön­nen den Standort in einem Not­fall jederzeit einsehen, 23 Prozent kennen ihn »in den meisten Fäl­len«. So oder so ist das Traveller­ Tracking aus den meisten Unter­nehmen nicht mehr wegzudenken: Lediglich jeweils acht Prozent der kleinen und großen Betriebe gaben an, so gut wie keinerlei Kenntnisse über den Aufenthaltsort ihrer Rei­senden zu haben.

Gestreckte ReisenImmer mehr Business Traveller wollen ihre beruflichen Trips mit privaten Anliegen verbinden, so die Ergebnisse einer Studie der Global Business Tra­vel Association  (GBTA). Mehr als ein Drittel  (37 %) der Befragten hat eine Geschäftsreise 2016 zugunsten der Freizeitplanung mindestens einmal ver­längert. Unter den sogenannten Millennials (1977 bis 1995 geboren) fällt diese Zahl mit 48 Prozent sogar noch höher aus. Zum Vergleich: 33 Prozent der Generation X (1965 bis 1976) gönnten sich eine Tripverlängerung, bei den Babyboomern (1946 bis 1964) waren dies lediglich 23 Prozent. Gene­rell blieb die Ausdehnung der Reise in den meisten Fällen übersichtlich: So haben neunzig Prozent aller Business Traveller ihren Trip um mehr als einen Tag erweitert, 23 Prozent blieben mehr als drei Tage länger.

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News

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Die neue EinfachheitEin Hotel suchen und buchen? Das Taxi vorbestellen? Quittungen sammeln? Künftig müssen Reisende das alles nicht mehr selbst machen – die Digitalisierung hält Einzug, künstliche Intelligenz und Predictive Analysis revolutionieren die Branche. Der Clou: Je einfacher das System, desto höher die Compliance. Unter anderem.

TEXT: ANKE PEDERSEN

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Künstliche Intelligenz

Fortschrittsfeindlichkeit kann man Achim Schmitz wirklich nicht vorwerfen. Als der VDR bei seiner Frühjahrstagung erstmals das Format des Barcamps auf die Agenda

setzte, war der Adidas­Mann ganz vorn dabei, um mithilfe seiner Mitstreiter ein kniffliges Pro blem zu lösen. So knifflig freilich, dass Schmitz die Ses­sion statt mit einem Ergebnis mit einem Seufzer beschloss: »Warum kann ich nicht einfach buchen wie vor dreißig Jahren?«

Anachronistisch? Keineswegs, denn Schmitz träumt längst nicht als

Einziger davon, seine Reise­buchung – so wie früher – mit nur einem einzigen Anruf bei Vorzimmer­fräulein Meyer erledigen zu können. Bei jemandem, der einfach und schnell

die beste Lösung für das organisiert, was man will

(Präferenzen) und darf (Reise­

Martin Biermann, HRS: Ende

der klassischen Suchportale in

fünf Jahren

Evolution der Geschäftsreisebuchung

Von der Sekretärin zum Smartphone

Die Vorzimmerdame

Mit einem Anruf bei der Sekretärin ist für

viele Geschäftsreisende alles erledigt: Sie

kümmert sich um die Buchung, der Geschäfts­

mann muss nur noch verreisen.

Self Service

Geschäftsreisende buchen zunehmend online. Allerdings muss der

Reisende Zeit aufwenden, um das passende Angebot zu suchen

und zu buchen. Nach der Geschäftsreise folgen Abrechnungen und

ähnliche Admin­Aufgaben.

1980er

2000er

Der Reisende muss selbst

suchen, vergleichen,

checken, buchen, bezahlen

und abrechnen.

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richtlinie). Laut aktuellem Egencia Business Travel & Technology Survey will »die Hälfte aller Rei­senden bei Problemen mit einem Menschen spre­chen«. Und auch die VDR­Geschäftsreise analyse 2017 betont die nach wie vor hohe Bedeutung von »persönlichem Kontakt mit kompetenten An­sprechpartnern und individuellem Service«. Dann etwa, wenn mehr als eine Punkt­zu­Punkt­Verbin­dung ansteht oder das firmeneigene OBE mal nicht das tut, was man will, dass es tut. »Back to the roots« also, wie der VDR spekuliert: »zurück zu den Wurzeln der Dienstleistung im Sin­ne von ›Human to Human‹«? Ja – und nein. Dank der »drei großen Revolutionen End­to­End, Tra­veller Centricity und Multisource«, die die Zukunft des Business Travels dominieren werden – so HRS CEO Tobias Ragge während des Corporate Tra­vel Forums (CTF) –, wird der Reisende von mor­gen kaum noch etwas selbst suchen, vergleichen, checken, buchen, bezahlen oder abrechnen müs­sen. Möglich machen dies integrierte Systeme, die eine Firmen­Policy ebenso automatisch berück­

sichtigen wie individuelle Vorlieben und sicher­heitsrelevante Kriterien am Zielort. Neu aber sind die Ansprechpartner: nicht mehr Fräulein Mey­er steht dann zur Problemlösung bereit, sondern Siri oder Alexa.

»Lost in Prozessen«Einiges aus der zukünftigen Welt neuer Einfach­heit existiert bereits heute: Immer häufiger sor­gen Chatbots dafür, dass sich der Reisende selbst auf seinem Trip auf systemischen – weil mobil

»Wenn das System in meinem Kalender sieht, dass ich einen Termin habe, kann es ganz eigenständig eine Buchung generieren.«

Personalisierte Angebote

Die Technologie wird persönlicher:

passende Angebote, automatisierte

Prozesse. Der Geschäftsreisende

kann sich wieder auf das Wesentliche

konzentrieren.

Heute

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Künstliche Intelligenz

zugänglichen – Support verlassen kann, und sei es nur in Form einer Info zum neuen Abflug gate. Darüber hinaus können virtuelle Kreditkarten dem Dienstreisenden administrative Lästigkei­ten wie Payment und Abrechnung abnehmen und damit die Adoptionsrate allein eines HRS Hotel­programms um durchschnittlich dreißig Prozent steigern, wie dessen CEO unterstreicht. Doch all das ist erst der Anfang. Die große Verheißung der Zukunft liegt in digitalisierten End­to­End­ und Door­to­Door­Prozessen. Und diese, so schwärmt VDR­Präsident Dirk Gerdom, werden »die Rolle des Individuums hin zu einer größeren Autono­mie verändern«.Skurriler Nebeneffekt: Die Digitalisierung soll reisenden Mitarbeitern ebenjene Autonomie zu­rückgeben, die ihnen in den zurückliegenden Jah­ren sukzessive genommen wurde. »Ownership Culture« nennt Siemens­Travel­Chef Thorsten Ei­

cke dies auf dem Corporate Travel Forum in Berlin: »weg von einer gewissen Be­

vormundung«. Denn während das Tra­vel Management immer raffiniertere Strategien ersann, um seine Reisen­den einzubinden und auf Kurs der Reiserichtlinie zu bringen –  Stich­wort: Leakage –, verzweifelten die­

se zunehmend an immer komplexer werdenden Regelwerken und Systemen.

Dabei wolle die Mehrheit der Mitarbeiter

doch das Richtige tun, erinnert Siemens­Mann Ei­cke. Allein: sie seien »lost in Prozessen«. Oder, wie es UBS­Executive­Director Mark Cuschi­eri während der VDR­GBTA­Tagung 2016 so schön auf den Punkt brachte: »Business Traveller don’t question travel policy – but technology.« Aus die­ser Perspektive haben Konzerne wie Siemens gute Gründe, ihren Mitarbeitern zu versprechen, dass »der Mehrwert künftiger End­to­End­Prozesse ihre ›pain for travel‹ reduzieren« werde.

Gerdom: »Einfachheit ist die neue Realität« Was den Unterschied zwischen alten und neuen Technologien ausmacht, liegt für Start­up­Stars wie Conichi­Gründer Max Waldmann klar auf der Hand: Compliance sei doch lediglich ein anderer Begriff für Fügsamkeit, sagt der 25­Jährige weg­werfend. Ein Synonym für ein »Wie schaffe ich es, meine Reisenden ins System zu pressen?«­Denken. Bei so einem Ansatz sei das Scheitern programmiert. Daher, so seine Überzeugung, müs­se man »ein System schaffen, das die Mitarbei­ter gern nutzen«. Wie das gehen soll? Mit einem System, so Waldmann, dessen Anwendung »con­venient« ist, weil seine einzelnen Prozessschritte »nur auf das Nötigste« reduziert sind. Motto: Re­duce to the max!Benjamin Park, Director Procurement and Travel bei Parexel, hat ein solches System gerade einge­führt: Weil er davon ausgeht, dass seine Reisenden

Benjamin Park,

Parexel: Reisekosten­

abrechnung per App

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»Die drei größten Revolutionen im Business Travel sind Multiconnectivity,

Traveller Centricity und End-to-End-Prozessintegration.«HRS CEO Tobias Ragge, CTF 2017

3 Trends im Business Travel

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in ein paar Jahren ihre »Reiseplanung während der Reise und künftig nur noch mit einem Telefon mit Apps erledigen«. Erste Apps sind schon in An­wendung, darunter eine zur Reisekostenabrech­nung. »Damit kannst du deine Quittungen einfach per E­Mail­Anhang weiterleiten oder ein Foto mit OCR­Erkennung davon machen und dieses dann per Smartphone verschicken«, schwärmt Park und betont: »Der Expense­Report füllt sich fast von selbst aus; damit fühlt sich der Reisende nicht län­ger als erweiterter Buchhalter.«Dass es vor allem das alles andere ausstechende Gefühl der Convenience ist, das jedwede Disrup­tion voraussetzt, verdeutlicht ein Gespräch mit Martin Biermann. Als Vice President Product De­velopment HRS Group richtet er seinen Blick auf die Zukunft – und darin spielen lernende Vorher­sagesysteme eine entscheidende Rolle. Derzeit arbeiten er und sein Team an einem personali­sierten Vorschlagssystem, das Corporate­Buchern ausschließlich bevorzugt solche Hotels vorschla­gen werde, die deren Interessen und Vorlieben entsprächen.

Disruption durch digitalisierte ConvenienceMöglich werde diese Personalisierung durch per­manentes – mit dem Travel Management jeweils abgestimmtes – Tracking: Wie sucht ein bestimm­ter Gast? Welche Detailseite schaut er an? Geht er auf die Kartenansicht? Ist also die Location ent­scheidend? »All das können wir sehen und ziehen unsere Schlüsse daraus«, erklärt Biermann. Und zwar nicht nur für das jeweils buchende Individu­um: »Wir können uns den Vorlieben eines neuen Gastes über ähnliche demografische Eigenschaf­ten und die Verhaltensweisen anderer Reisender seines Unternehmens annähern. Und indem wir diesem dann – in Anlehnung an seine sogenannten Peers – einen entsprechenden Vorschlag inklusi­ve entsprechender Hotelleistung machen, nehmen wir die Unsicherheit aus dem System.« Und was genau ist daran disruptiv? Ganz einfach: »In fünf Jahren werden wir keine klassischen Suchportale mehr haben«, sagt der HRS­Manager – ausgerechnet. Doch die Vision dahinter klingt überzeugend: Da HRS in Zukunft über lernen­de Recommendation Engines verfügen werde, müsse der Reisende nicht mal mehr eine Suche einstellen, sondern nur noch Stadt, Datum und

Zimmerzahl. Angezeigt bekäme er dann drei in­dividuell passende Alternativhotels – fertig. So­gar ganz ohne Suchen und Buchen gehe es mit der sogenannten Itinerary­Lösung: »Wenn das System in meinem Kalender sieht, dass ich mor­gen einen Termin in Köln habe, kann es ganz eigenständig tätig werden und eine Buchung ge­nerieren.« Spätestens an diesem Punkt wird deutlich, dass die neue Einfachheit Gewinner auf beiden Sei­ten produziert. Mag der Business Traveller auch glücklich sein, dass er sich um nichts mehr küm­mern – nicht mal irgendwo anrufen – muss. Dem Travel Management aber verheißen solche Itine­rary­Lösungen Prozessersparnisse von fünf Mi­nuten und mehr – pro Buchung. Überdies wird ein derart zufriedengestellter Mitarbeiter gar nicht mehr auf die Idee kommen, jenseits des für ihn so bequemen Systems zu buchen. Aus Sicht des

Travel Managements heißt das: die Prozesskos­ten sinken, die Adoption­Rate steigt. Überdies verschaffen durchgängige End­to­End­Prozesse eine nie dagewesene (Daten­)Transparenz und da­mit Steuerungsfähigkeit.Gleichwohl, darauf verweist Benjamin Park, müsse die Traveller Centricity das vorrangige Ziel eines Unternehmens bleiben. »In einigen Jahren wer­den Mitarbeiter, wenn sie die Wahl zwischen zwei Unternehmen haben, das mit dem besseren Tra­vel­Expense­Programm wählen«, glaubt der Tra­vel­Chef bei Parexel. »Dann zieht es sie zu uns, oder sie bleiben.« Und genau aus diesem Grund laute die Maxime bei Parexel: »Increase experi­ence for travelers through new technology!« Auf dass dieser noch bequemer buchen kann als noch vor dreißig Jahren.

»Der Expense-Report füllt sich fast von selbst aus; damit fühlt sich der Reisende nicht länger als erweiterter Buchhalter.«

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Künstliche Intelligenz

WLAN inklusive: Gratisinternet nicht nur im Crew Café, sondern in der ganzen Stadt

Namensgebender Gipfel: Mehr Licht als Schatten

am Fuße des Mont Royal

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GESCHÄFTSREISE

Kalt ist die Luft, frisch und wür­zig. Direkt hinter dem Hotel steigt das Terrain leicht an. Höhenmeter um Höhenme­

ter erklimmt die Straße, weicht einem Kiesweg. Die ersten Sonnenstrahlen scheinen durch die Wipfel und ver­wandeln die Blätter in ein Kaleidoskop leuchtender Farben. Nach drei Kilome­tern ist der Mont Royal erreicht. Im Uhrzeigersinn führt die GPS­markierte Joggingroute um das Hochplateau hin zum Belvédère du châlet – was für eine Aussicht über die Vier­Millionen­Metro­pole Montreal!Gegründet wurde sie 1642 auf ei­ner fünfzig Kilometer langen Insel im Sankt­Lorenz­Strom. Montreal blühte als Pelzhandelsstation und letzter Ha­fen am Strom auf. Oberhalb behinder­ten Stromschnellen den Schiffsverkehr. Sie heißen bis heute Lachine – Kana­da­Entdecker Jacques Cartier war fest überzeugt, dass hinter ihnen China läge. In den 1960er­Jahren wurde ein neu­er Binnenhafen errichtet –  heute der wichtigste Getreideumschlagplatz in Nordamerika. Mehr noch: Mit einem Umschlag von mehr als dreißig Millio­nen Tonnen gehört der Port of Mont­real heute zu den größten Binnenhäfen der Welt.

Der alte Hafen (Vieux­Port) wurde 1992 für den Tourismus revitalisiert. Heute ist er der wichtigste touristi­sche Hotspot der Metropole und Büh­ne von Megaevents wie dem Festival International de Jazz de Montréal, dem größten Jazzfest der Welt. Sechs Milli­onen Besucher bummeln hier jährlich in der Rue de la Commerce vorbei an klassizistischem Prunk und denkmal­geschützten Kolonialbauten zur Place Jacques Cartier mit ihren Terrassen­cafés, Straßenkünstlern, Open­Air­Ga­leristen und Kunsthandwerkern. In den Hafenbecken rasen sie mit Jetskis um Megajachten, im Hafenspeicher sorgt ein Irrgarten, an der Kaikante ein Klet­terpark für Kicks.

Alles ist vernetztWer tiefer in die Geschichte des alten Hafens einsteigen will, lädt sich kos­tenfrei im städtischen WLAN­Netz die fiktive Familiengeschichte des Hafenar­beiters Rob Bordeleau aufs Handy. Im­mer und überall online gehört zu den Visionen Montreals, die Denis Coderre seit 2011 mit dem Smart and Digital City Action Plan vorantreibt. »Der nachhalti­ge Umbau von Montreal berührt alle Le­bensbereiche und alle Generationen«, betont der Bürgermeister.

TEXT: HILKE MAUNDER · FOTOS: ADIL BOUKIND

Digitales Ökosystem2017 feiert Kanada 150 Jahre der Konföderation. Montreal kann da nur charmant lächeln: Die Vorzeigestadt der Provinz Québec feiert in diesem Jahr ihr 375-jähriges Bestehen. Nach Jahren der Krise boomt die zweitgrößte französischsprachige Stadt der Welt wieder und macht Vancouver als eine der lebenswertesten Städte der Welt Konkurrenz.

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Unterwegs in Montreal

Öffentliches WLAN, intelligente Mobili­tät und digitale öffentliche Dienste sind nur einige der siebzig städtischen Pro­jekte in sechs Handlungsfeldern, die das Bureau de la ville intelligente et nu­mérique (BVIN) bis 2019 umsetzen soll. 23 Millionen kanadische Dollar werden investiert, rund 15,6  Millionen Euro. »All diese Dinge greifen ineinander und

machen Montreal zu einem der größ­ten digitalen Ökosysteme«, sagt Harout Chitilian, verantwortlich für den intelli­genten Umbau der Stadt.

Viertwichtigster Standort der LuftfahrtindustrieDie Arbeitslosenquote, die im Zuge der Finanzkrise auf 8,5 Prozent hoch­geschnellt war, ist bereits wieder auf 7,1  Prozent gesunken, und auch die Industrie hat wieder an Fahrt aufge­nommen: Bombardier, Bell Helicopter,

Pratt & Whitney und rund 200 Zulie­ferer machen Montreal zum viertwich­tigsten Standort der Luftfahrtindustrie. Papier und Pharmazeutika, Erdöl, Holz und Erze prägen die Produktion. Rio Tinto ist mit der Aluminiumherstellung ein Schwergewicht.Überall in Montreal wird gebaut und gebuddelt. Einbahnstraßen, Busspuren,

Fahrradwege und verkehrsberuhigte Gebiete drängen den Individualverkehr immer stärker zurück –  und verbes­sern die einst chronisch schlechte Luft. Dafür sorgen auch grüne Wände und Dachgärten, auf denen Technobauern mit Hightech­Wissen und altem Saat­gut mitten in der Stadt frisches Obst und gesundes Gemüse anbauen. Das freut auch die Gastronomen: Sie stel­len immer mehr Stühle und Tische auf die Gehwege. Bunt, vielfältig und mu­tig ist die Restaurantszene in den letz­

ten Jahren geworden – besonders am Boulevard Saint­Laurent, rund um die McGill­Universität und im Mont­Royal­Viertel, wo kreative Köche wie David Ferguson in kleinen Bistros wie dem Gus französische Kochkunst kanadisch kreativ neu interpretieren.Vierzig grüne Stadtentwicklungspro­jekte setzt Montreal mitten im Jubi­läumsjahr um, gestaltet Wohnviertel nachhaltig, begrünt Promenaden und Ortseingänge und legt neue Parks an. Immer grüner sind auch die Hochhaus­türme mit Glas und Stahl, die in Montre­al in den Himmel wachsen. Doch keiner darf, das schreibt die Bauordnung der Stadt vor, den stadtbildprägenden Mont­Royal (233  Meter) übertreffen. Investiert wird daher am liebsten in der Innenstadt und rund um den alten Ha­fen, den Vieux­Port.

Im Fokus der US-KettenSeit dem Ende der Finanzkrise ist Mont­real besonders in den Fokus von Ho­telketten aus den USA geraten. Bislang dominierten dort neben großen kana­dischen Ketten inhabergeführte Häuser. Bereits in diesem Sommer will direkt neben dem Kongresszentrum in einem zwanzig Stockwerke hohen Turm das

Verkehrsberuhigte Bereiche, grüne Wände und Dachterrassen verbessern die einst chronisch schlechte Luft.

Ökologie 2000/2017: Mehr grün, bessere Luft,

mehr Gastronomie

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GESCHÄFTSREISE

Top 3 Businesshotels Empfohlen von Robert Ambrozy, Director Hotel Solutions bei HRS

St Paul Hotel. Boutiquehotel (****) mit 119 Zimmern (24 Suiten)Das St Paul Hotel liegt inmitten der malerischen Altstadt von Montreal, ganz in der Nähe der wichtigsten Sehenswürdigkeiten und Attraktionen. Bei der Umwandlung des im Beaux­Arts­Stil erbauten Gebäudes in ein Hotel lag der Fokus auf Eleganz und Inno­vation. Die Inneneinrichtung ist von minimalistisch­modernem Design geprägt und bie­tet alle Ausstattungen, die sich luxusverwöhnte Gäste wünschen. Vom Flughafen aus ist das Hotel mit dem Taxi in 25 Minuten und mit dem öffentlichen Shuttle in 45 Mi­nuten zu erreichen. WLAN ist für HRS Gäste kostenlos, Einzelzimmer gibt es ab etwa 140 kanadischen Dollar (CAD).

Best Western Plus Montreal Downtown. Budgethotel (***) mit 178 ZimmernDas Hotel liegt mitten in der Innenstadt, nur wenige Schritte vom Centre Bell, dem Kunstmuseum Musée des beaux­arts de Montréal, der Kathedrale Marie­Reine­du­Monde de Montréal, der berühmten Einkaufsmeile Rue Sainte­Catherine und der leben­digen Rue Crescent entfernt. Die Basilika Notre­Dame de Montréal ist mit dem Auto in nur zwei Minuten zu erreichen. Vom Flughafen aus ist man in nur 25 Minuten im Hotel. WLAN ist für HRS Gäste kostenlos, Einzelzimmer gibt es ab etwa 100 CAD.

Sofitel Montreal Golden Mile.Das ebenso elegante wie moderne Hotel (*****) verfügt über 241 Zimmer und 17 Sui­ten, die alle mit luxuriösen Daunenkissen und Bettdecken der Sofitel­Marke So Bed ausgestattet sind. Das Hotel liegt für Geschäftsreisende und Kunstliebhaber gleicher­maßen günstig im Herzen der Stadt – am Fuße des Mont Royal, direkt neben der be­kannten McGill University und dem Kunstmuseum Musée des beaux­arts de Montréal. Vom Flughafen aus ist das Hotel mit dem Taxi in nur zwanzig Minuten zu erreichen. WLAN ist für HRS Gäste kostenlos, Einzelzimmer gibt es ab etwa 155 CAD.

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Rent a BIXI: Nordamerikas größtes Fahrrad-Sharing-System

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Unterwegs in Montreal

Hôtel Monville eröffnen. Spätsommer 2017 lautet die Zielgerade von Jason, Michael und Lawrence Pomeranc. Die Gründer der Luxuskette Sixty wollen dann, im innerstädtischen Kulturviertel Quartier des Spectacles, ihr erstes edles Lifestyle­Boutiquehotel außerhalb der Vereinigten Staaten eröffnen.Ende 2017 soll dann das erste AC Mar­riott auf kanadischem Boden folgen. Das Hotel wird die untersten zwölf Eta­gen eines 37­stöckigen neuen Büro­turmes am Boulevard René­Lévesque, Ecke Rue Jeanne­Mance, einnehmen. Und auch an der Rue Sainte­Catherine, wo die Birks Group Inc. seit 1894 edle Juwelen in blauen Boxen verkauft, soll 2018 eine luxuriöse Lifestyle­Herber­ge an den Start gehen: das Birks, ein Boutiquehotel im wortwörtlichen Sin­ne. Denn das Schmuckgeschäft wird in das 120­Zimmer­Hotel integriert. »Das Birks wird die neue Adresse für Luxus und Kunst«, verheißt Eigentümer und CEO Jean Salette.Ende 2018 will auch die kanadische Ho­telkette Four Seasons nach Montreal zu­rückkehren – mit  Stockwerken an der Einkaufsmeile Rue Sainte­Catherine mit ihren 1200 Händlern. Damit wird die neue Nobelherberge direkt an das tradi­tionsreichste Luxuskaufhaus von Mont­real andocken: die Maison Ogilvy.Laut Immobilienentwickler Cogir sind neue Hotelangebote auch dringend nö­

tig: »Die Stadt hat in den letzten fünf Jahren wegen Schließungen und Um­bauten Tausende Betten verloren!«, betont Cogir­Präsident Mathieu Dugu­ay. Knapp 320.000 Betten waren es noch 2012; beinahe hunderttausend weniger gerade mal vier Jahre später. Gemeinsam mit dem FTQ, der Immobi­liensparte des Fonds de solidarité FTQ, will Cogir bis 2019 am Gelenk zwischen Altstadt und Innenstadt für 200 Milli­onen kanadische Dollar ein »für Kana­da einmaliges Projekt« errichten: einen 39 Stockwerke hohen Komplex mit Ho­telzimmern, Eigentums­ und Mietwoh­nungen, Bürofläche, Einzelhandel und E­Car­Sharing. Als »Humaniti« will der ungewöhnliche Multifunktionskomplex zwischen den Straßen Viger, de Bleury, de la Gauchetière und Hermine im Früh­jahr 2020 eröffnen.

Wachstum in allen Bereichen10,2  Millionen Menschen besuchten Montreal 2016 – und spülten 3,3 Millio­nen kanadische Dollar (circa 2,24 Millio­nen Euro) in die Kassen der Boomtown. Noch dominieren zwar inländische Be­sucher, doch der schwache kanadische Dollar lockt immer mehr Amerikaner, die froh sind, dass in Montreal auch Englisch verstanden wird. Geradezu ex­plodiert ist seit der Aufnahme der Flug­verbindung Montreal–Peking im Herbst 2015 die Zahl der Gäste aus Fernost

(2016: +204,5 Prozent). Der am stärks­ten wachsende Quellmarkt in Europa ist Deutschland (+18,2 Prozent).Von Rekord zu Rekord entwickelt sich in Montreal auch der MICE­Bereich. Seit sechs Jahren ist die Metropole die unan­gefochtene Nummer eins in Nordamerika bei internationalen Events und Kongres­sen, so das Jahrbuch 2016 der Union des associations internationales (UAI). Allein der Palais de congrès wird 2017 Gastge­ber von 210 MICE­Events mit mehr als 750.000 Teilnehmern sein.Auch in puncto Businesstravel legt die Stadt zu: allein 2016 um 10,5 Pro­zent. Allerdings sollten Geschäftsrei­sende die Touristenhochburg während der Hochsaison zwischen Juni und Sep­tember besser meiden: Dann sind die örtlichen Hotels nahezu ausgebucht und verlangen im Durchschnitt mehr als 130 Euro pro Nacht. Immerhin: Mit den Übernachtungszahlen (+3,5  Pro­zent) stiegen 2016 auch die Zimmer­preise (+7,8 Prozent).Eine starke US­Wirtschaft, ein schwa­cher Kanada­Dollar, solides Wirt­schaftswachstum und vergleichbar günstige Lebenshaltungskosten: »Mont reals Aufstieg hat gerade erst begonnen«, glaubt Bürgermeister Co­derre sicher. Und Analysten wie Joëlle Noreau von Desjardins bestätigen sei­nen Optimismus mit immer neuen po­sitiven Zahlen.

Französische Küche, kanadischer Stil: David Fergusons Beitrag zur mutigen Restaurantszene

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GESCHÄFTSREISE

Daten und Fakten

Reisen nach MontrealDer Montréal Pierre Elliott Trudeau International Air­port (YUL, www.admtl.com) liegt rund zwanzig Kilometer westlich des Stadtzentrums. Er ist mit fast 13 Millionen Passagieren der wichtigste Flughafen der Provinz Qué­bec, Nummer drei in Kanada sowie zentrales Drehkreuz von Kanadas größter Fluggesellschaft Air Canada, die hier ihren Hauptsitz hat. Montreal wird mehrmals täglich un­ter anderem von Lufthansa/Air Canada, British Airways, Air France/KLM, Swiss, United und Delta angeflogen.

Reisen vor OrtDie schnellste Verbindung in die City bietet 24/7 der Flughafen­Express­Bus 747, der wie das U­Bahn­Netz, die Busse und die Sammeltaxis (taxis collectifs) von der Société de transport de Montréal (STM, www.stm.info) betrieben wird. Airport­Shuttle und Off­Peak­Tages­karten (ab 10  Uhr) kosten zehn kanadische  Dollar (6,80 Euro), ein Einzelticket 3,25 Dollar (2,20 Euro). Das Metronetz umfasst vier Linien mit 68 Stationen und wird bis 2020 ausgebaut. Sämtliche ÖPNV­Infos bündelt die App »Métro Montreal«. Taxifahrer nutzen die mangelnde Ortskenntnis ihrer Gäste gern für Umwege, um die Ein­nahmen zu steigern. Die offiziellen Tarife gibt es hier: ville.montreal.qc.ca. Die Fahrt vom Airport in die City ist auf vierzig kanadische Dollar (27 Euro) festgelegt, die zwischen Airport und Kreuzfahrtterminal auf 53 Dollar (36 Euro). BIXI (montreal.bixi.com) ist mit 5200 Rädern und 460 Stationen Nordamerikas größtes Bike­Sharing­System. Auto fahren empfiehlt sich nicht, der Straßenzu­stand ist schlecht, Baustellen, gesperrte Straßen (routes barrées) und Einbahnstraßen gibt es zuhauf, Parkplätze sind selten und teuer.

VisumKanada fordert seit Sommer 2016 für die Ein­reise eine Electronic Travel Authority (eTA), die online gegen Zahlung von sieben kanadischen Dollar auf www.cic.gc.ca/english/visit/eta.asp beantragt werden kann –  die Erteilung erfolgt meist nach wenigen Minuten. Über Zollfreimen­gen für Privatreisende und Erleichterungen im geschäftlichen Warenverkehr dank des Freihan­delsabkommens mit Kanada (Ceta) informiert das Bundesamt für Finanzen auf www.zoll.de.

Blackout-DatesAm 24. Juni feiert Québec seinen Nationalfeier­tag, am 1. Juli folgt Kanada. Den Tag der Arbeit begeht das ganze Land am 4. September. Ab Ende Juni feiert Montreal jährlich zwei Wochen lang das weltgrößte Jazzfestival mit mehr als 3000 Künstlern (www.montrealjazzfest.com). Alle Ter­mine und Events zum Stadtjubiläum gibt es auf www.375mtl.com.

SicherheitIm Sommer ist die Stadt bei 25 bis 28 Grad Celsius ein schwülwarmer Backofen, im Winter versinkt sie bei bis zu minus 35 Grad im Schnee. Akkurate Infos gibt die App des Weather Channels. Montreal gilt als sichere Großstadt; nachts sollte man jedoch die Rue Notre­Dame Quest, Verduns Wellington Street, Charlevoix und Montreals Norden meiden.

Steuern/TrinkgelderIn Québec sind alle Preise netto. Hinzu kommen sechs Prozent Bundes­Mehrwertsteuer (TPS) so­wie 7,5  Prozent Mehrwertsteuer der Provinz (TVQ). In Restaurants und Bars, beim Friseur und der Taxifahrt sind 15  Prozent Trinkgeld üblich – und werden erwartet.

Stadtjubiläum:375 Jahre mitten im Sankt-Lorenz-Strom

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Unterwegs in Montreal

Wunsch oder Wirklichkeit?Digitalisierung im Travel Management heißt: Komplexität raus, Transparenz rein, Prozesskosten runter. Als Ticket dorthin gilt ein integrierter End-to-End-Prozess rund um die dienstlich veranlasste Reise. Das klingt gut, ist aber nicht ohne, wie Prozessberater Jens Vongehr nur allzu gut weiß. Ein Gespräch über die Bedeutung der Prozessplanung.

TEXT: ANKE PEDERSEN · FOTO: CORNELIS GOLLHARDT

Herr Vongehr, auf der VDR­Frühjahrstagung in Berlin haben Sie zum Thema End­to­End­Prozes­se im Travel Management referiert. Beginnen wir mit einer Definition: Was bedeutet End­to­End im Zeitalter der Digitalisierung?

Die Digitalisierung ist Treiber für die Prozess(kosten)­optimierung in Einkauf und Accounting. Das Ziel ist ein integrierter Prozess: von der Absicht zur Rei­se über die Planung und Buchung bis hin zu ihrer Abrechnung und dem Verbuchen im ERP­System. Idealerweise muss man dann nicht mehr mehre­re Systeme für Antrag, Buchung und Abrechnung nutzen und die Daten entsprechend immer wie­der neu eingeben, sondern nur noch einmalig. Alles Weitere geschieht dann durch deren automatische Übernahme.

Das klingt zu schön, um wahr zu sein …

Das Ziel bei End­to­End lautet: Reduktion von Komplexität, Ausschöpfen von Einsparpotenzia­len bei den Prozesskosten durch Digitalisierung und Effizienz.

Können Sie das konkretisieren?

Ist der Prozess einmal aufgesetzt, weiß der Tra­vel Manager, wo sich seine Mitarbeiter aufhalten,

Stichwort: Duty of Care. Darüber hinaus unter­stützt der Prozess die viel beschworene Indivi­dualisierung. Schließlich und letztlich laufen alle Fäden im Travel­and­Expense­System zusammen. Mit geeigneten Reportings, Zugriffsrechten und ­rollen können verschiedenste Bereiche im Un­ternehmen die für Sie wichtigen Informationen an einer Stelle erhalten. Sei es Compliance/Audit, die sich über Bewirtung und die Korrektheit des Mit­arbeiterverhaltens informieren wollen. Sei es der Einkauf, der aus dem Buchungsverhalten Rück­schlüsse auf mögliche Trainings zur Optimierung der direkten Kosten ziehen kann, oder die Cor­porate Security, die weiß, wo die Mitarbeiter sich aufhalten. Und nicht zu vergessen: Die Reports lie­fern auch die Information, ob mein Travel Program funktioniert und Leistungsträger, die mit Verträ­gen gebunden sind, auch wirklich genutzt werden. Oder ob daran vorbeigebucht wird.

Transparenz at its best! Tatsächlich aber lautete der Titel Ihres Vortrags: »Wunsch oder Wirklich­keit?« Da klingt viel Skepsis mit.

Ja, denn einerseits ermöglicht die zunehmende Digitalisierung von Teilprozessen das Aufsetzen eines durchgängigen End­to­End­Prozesses von der Reiseplanung bis zum Reporting. Anderer­seits bilden sich im Zuge der Konsolidierung neue

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TRAVEL MANAGEMENT

Konglomerate: SAP hat Concur geschluckt, Ama­deus hat die Firma i:FAO mit dem Produkt Cytric gekauft, Amex mit KDS et cetera. Das hat meh­rere Auswirkungen: Von einem Onlinebuchungs­system etwa, das mit Sabre arbeitet, bekomme ich nur zwei LH­Tarife angezeigt, während mir ein anderes, das bevorzugt an Amadeus angebunden ist, mehr Ergebnisse auflistet. Gleichzeitig wei­gern sich verschiedene Anbieter, miteinander zu kooperieren. Damit zwingen sie den Kunden zu einem Entweder­oder. Bin ich als Unternehmen aber erst einmal dort, komme ich da so schnell nicht wieder heraus und begebe mich entspre­chend in Abhängigkeiten.Für den End­to­End­Prozess bedeutet das, dass diese Entwicklung leicht dazu führen kann, dass er durch das Produkt determiniert wird und nicht nach dem Ideal fürs Unternehmen.

Zugegeben, das klingt unschön. Andererseits soll der perfekte End­to­End­Prozess doch, um Medienbrüche zu vermeiden, ohnehin nur noch auf einem System laufen und nicht mehr über mehrere.

Der Gesamtprozess im Maschinenraum von Travel and Expense kann auch mit verschiedenen Räd­chen, also Systemen, arbeiten, er kann auch eine Mischung verschiedener Rädchen sein. Wichtig ist

nur, dass Medienbrüche vermieden werden, um keine redundanten Daten zu produzieren.Doch ob nun ein System oder mehrere: Wichtig ist einzig, dass der Sollprozess unternehmensspezi­fisch aufgesetzt wird. Denn Kundenprozesse sind ebenso einzigartig wie Produkte. So hat ein glo­baler Konzern, der mit einem Shared­Service­Center arbeitet, ganz andere Sollprozesse als etwa ein deutsches Unternehmen des gehobe­nen Mittelstands.

Apropos unternehmensspezifisch: Sie prophe­zeien, dass das Ideal des End­to­End­Prozesses an der Realität nicht nur auf dem Markt, sondern auch im Unternehmen scheitern kann. Warum?

Scheitern ist vielleicht etwas hart formuliert, aber sicher ist, dass es schiefgeht, wenn man es als reine Softwareeinführung sieht. Wichtig ist vor allem, dass man VORHER die Sollprozesse defi­niert und mit Best­Practice­Erfahrungen ergänzt. Dies bedarf oft auch externer Beratung. Die meis­ten Unternehmensstrukturen sind so aufgebaut, dass einzelne Prozesse nur auf Abteilungsebene funktionieren. Stichwort: Matrixorganisation. Und in dieser Matrix herrschen verschiedene Verant­wortlichkeiten. Eine für die Buchung zum Bei­spiel und eine für das Reporting, und in jeder Einheit gelten andere KPIs. So kann es sein, dass G

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End­to­End­Prozesse

innerdeutsche Flüge eigentlich schon so früh zeitig wie möglich vor Reiseantritt gebucht werden sol­len; dass die meisten Buchungen tatsächlich aber erst drei Tage vorher erfolgen, und keiner merkt’s. Wieso?

Nun, das kann man doch auch schon heute aus­lesen!

Ja, aber es guckt keiner drauf. Und warum nicht? Weil es in einer Matrixorganisation verschiedene Verantwortlichkeiten gibt. Daher braucht man im Optimalfall einen Verantwortlichen, einen Global Process Owner, zur Umsetzung, Einführung, Op­timierung eines End­to­End­Prozesses. Gleich­zeitig muss man bei der Planung eines solchen Prozesses ganz genau darauf achten, wer ihn treibt. Der Travel Manager? Der CFO? Das gilt es zu definieren.Entscheidend ist, dass die Firma den Prozess trei­ben muss, aber nicht allein der CFO. Denn wenn ein Unternehmen bereits mit SAP arbeitet, ist die Nähe zu Concur gegeben, denn dann kommt ja al­les aus einer Hand. Das hieße dann, sich der Ge­fahr »Produkt versus Prozess« hinzugeben, und

davor sollte man sicher erst einmal die eigenen Sollprozesse definieren. Dann kann die Lösung ja SAP heißen, muss sie aber nicht zwingend.Kurzum: Bevor wir über eine Lösung nachdenken, müssen wir erst einmal einen Sollprozess finden und definieren und verabschieden. Einen, der die aktu­ellen Unternehmensstrukturen mit ihren Prozessen auf Bereichsebene NICHT berücksichtigt.Und das tun wir zusammen mit allen Stakehol­dern und Entscheidern, denen die Vorteile und der Nutzen eines solchen Prozesse übrigens zeit­nah transparent gemacht werden müssen. Das

ist unerlässlich. Also muss ich mich gleich zu Be­ginn fragen, wer zuständig ist: SAP? Der CFO, der Leiter Einkauf, der Leiter Human Resources, Corporate Audit oder der GPO? Einer meiner Lieblingssätze in diesem Kontext lautet: Soft­ware allein löst keine Probleme.

Was ist mit dem Travel Management?

Die steigende Komplexität bedeutet, dass Travel Management heute nicht mehr ohne großes inter­disziplinäres Know­how funktioniert. Der Travel Manager heute muss die Travel­Management­Technologie kennen und gleichzeitig Prozess­manager sein. Er muss die Prozesse definieren. Er muss auch ein Verständnis für lokale Notwendig­keiten und die gleichzeitige Chance entwickeln, globale Standards zu setzen und Prozesskosten zu reduzieren sowie Systeme zu vereinheitlichen. Die Lösung dieses Zielkonfliktes »lokale Anforde­rungen versus globaler Standard« verlangt viel Geschick und nicht zuletzt auch eine deutliche Managementunterstützung. Der »traditionelle« Travel Manager wird es da sehr schwer haben.

»Der Travel Manager muss heute die Technologie kennen und gleichzeitig Prozessmanager sein.«

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TRAVEL MANAGEMENT

Welche Stolpersteine liegen dem idealen End­to­End­Prozess noch im Weg?

Das Motto lautet: Einfachheit ist die neue Realität, dann macht auch der Reisende mit.

Der Reisende muss auch überzeugt werden?

In erster Linie ist das Ganze ein typischer Change­Management­Prozess, also: ja. Folgendes Beispiel: Wenn im Buchungsprozess plötzlich eine Fehler­meldung auftaucht, dann heißt es gewöhnlich: Rufen Sie die Hotline an! Schön und gut. Aber welche? Von SAP? Von Cytric? Vom IT­Support? Schließlich weiß der Reisende beziehungsweise Buchende ja gar nicht, an welchem Buchungs­schritt er welchen Fehler gemacht hat. Also weiß er auch nicht, an wen er sich wenden kann, wer ihm helfen kann. Eigentlich bräuchte er eine ein­zige Hotlinenummer – das gilt es zu definieren. Am Ende scheitert der Prozess in solch einem Fall sonst an mangelndem Support.Aber das wird und muss sich schnell ändern. Wuss­ten Sie, dass die Pharmabranche ein großer Trei­

ber neben dem unbestritten kosten reduzierenden Transport der Prozesse in Offshore Shared Ser­vice Centers für den End­to­End­Prozess ist? Um mehr Transparenz zu garantieren, haben die USA den sogenannten »Sunshine Act Compliance« auf­gesetzt, und der gilt vergleichbar ab dem 1. Janu­ar 2018 auch in der EU. Dann muss die Branche europaweit nachweisen, wen sie wie oft einge­laden hat, und das geht nur mit einem einheitli­chen System. Also muss die Komplexität aus den Prozessen heraus, um Transparenz hineinzube­kommen. Und das geht, indem Sie alle Vorgän­ge in einem System abwickeln, dokumentieren und vorhalten.

Herr Vongehr, wir danken Ihnen für dieses Gespräch.

Jens Vongehr: »Travel Management

braucht interdisziplinäres Know-how.«

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End­to­End­Prozesse

Wo bleibt die mobile Strategie?

TEXT: JÜRGEN BALTES

Der Telekommunikationsriese Ericsson hat gerade eine Prognose für die weltweite Mobilfunkentwick­lung gewagt. Ende 2022 soll es 6,2 Milliarden mo­bile Internetnutzer geben, derzeit kommen täg­

lich 500.000 hinzu. Noch viel stärker explodieren wird laut Ericsson der Internet­Traffic von Smartphones. Er soll sich bis 2022 verneunfachen. Man muss also kein Prophet sein, um vorherzusehen, dass dem mobilen Internet die Zukunft gehört.Bereits heute kommen laut Adobe Digital Insights 29 Prozent aller Websitebesuche hierzulande von einem Smart phone, 51 Prozent mehr als im Vorjahr. Marktforscher Criteo hat er­mittelt, dass im vergangenen Jahr 38 Prozent aller Online­einkäufe mobil erfolgt sind. Auch bei HRS ist 2016 fast jedes dritte Hotelzimmer mobil gebucht worden.

Digital Natives kaufen mobilEs sind vor allem die Digital Natives, die mobil einkaufen. Die Millennials, die zwischen Anfang der Achtziger­ und Ende der Neunzigerjahre Geborenen, sind die erste Genera­tion, die mit Internet, Laptop und später Smartphone groß geworden ist. Das schlägt sich – jetzt, da diese Generation erwachsen ist – im Geschäftsleben und auf Reisen nieder. Denn Millennials werden bald nicht nur die größte Arbeit­nehmergruppe stellen, sie sind auch besonders reisefreudig. Laut Business Traveller Sentiment Index 2015 der Global

Business Travel Association (GBTA) ist ihre Bereitschaft zu reisen doppelt so hoch wie die der Babyboomer, der heute über Fünfzigjährigen.

Nachwuchs erwartet mobile StrategieUnd wer per Handy Pizza bestellt oder Aktien kauft, der will das selbstverständlich auch beim Hotelzimmer oder Mietwa­gen tun. Rund siebzig Prozent aller Reisenden möchten über ihr Smartphone buchen, umbuchen oder ihre Reisekosten abrech­nen. Dies haben die GBTA und Sabre in einer Umfrage 2016 er­mittelt. Wobei der Wunsch klar mit dem Alter korreliert. Kurz gesagt: Je jünger die Mitarbeiter, desto eher erwarten sie von ihrem Unternehmen eine mobile Strategie.Dieser Erwartung gegenüber stehen Unternehmen, die das Thema eher zaghaft angehen. Der GBTA­Studie zufolge gibt nur jedes fünfte Unternehmen den Reisenden mobile Apps an die Hand. Einer weiteren GBTA­Umfrage von 2016 zu­folge haben zwei von drei Unternehmen noch keine kla­re Mobilstrategie. Selbst in den USA erlauben laut Business Travel News  (BTN) nur vierzig Prozent der Unternehmen Flugbuchung und Abrechnung über Mobilgeräte. Zwischen Reisendenwunsch und Wirklichkeit klafft also weiter eine eklatante Lücke.Das birgt Risiken: Denn wer vom privaten Reisen komfor­table Apps kennt, mobil bezahlt oder auch Angebote wie Uber nutzt, dürfte sich schwer in ein starres Richtlinienkor­

TRAVEL MANAGEMENT

In nur zehn Jahren seit Erfindung des iPhones ist die mobile Nutzung des Internets alltäglich geworden. Eine rasante Entwicklung, die vor allem Reisende schätzen: ob Stadtplan, Taxi- oder Hotel-buchung, vieles wird heute »on the road« erledigt. Nur Unternehmen scheinen darauf immer noch nicht eingestellt. Vielen fehlt weiterhin eine mobile Strategie.

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sett ohne all diese Optionen zwängen lassen. Konflikte sind da programmiert. Denn einerseits hat die Einhaltung der Reiserichlinien auch für jüngere Reisende höchste Priorität (75 Prozent), wie GBTA und HRS in einer gemeinsamen Stu­die 2016 herausgefunden haben. Andererseits sind komfor­table Prozesse mit 71 Prozent fast genauso wichtig.Travel Managern ist dies offenbar bewusst: Als Chancen mo­biler Strategien nennen 78 Prozent der von der GBTA Befrag­ten denn auch die »bessere Einbeziehung der Reisenden«, 55 Prozent erwarten eine »größere Compliance« und 43 Pro­zent »weniger Out­of­Policy­Buchungen«.

Unerlässlich: Mobile Lösung im Travel Program integrierenDoch es geht nicht nur darum, das Smartphone irgendwo im Anhang der Reiserichtlinie zu erwähnen oder ausgewählte mobile Anwendungen für die geschäftliche Nutzung zu er­lauben. Auf Geschäftsreisen kommt es häufig zu spontanen Änderungen, Termine werden verschoben, gestrichen oder neu hinzugefügt. Mit einer integrierten mobilen Lösung hat der Reisende dabei auch abseits des Schreibtischs seine Bu­chungen im Griff. Im Idealfall lässt sich jeder Prozess von jedem Gerät aus beginnen, weiter­ oder zu Ende führen. So wird gewährleistet, dass jeder Reisende überall schnell das passende Angebot findet, ohne sich außerhalb der Reise­richtlinie zu bewegen.

Doch dies erfordert meist Eingriffe, die das Travel Manage­ment nicht allein dirigieren kann. Vor­ und nachgelagerte Prozesse, etwa Genehmigung und Abrechnung, müssen in­tegriert werden. Die IT­Abteilung spielt eine wichtige Rolle, aber auch der Einkauf, die Personalabteilung, Accounting, Fi­nance und möglicherweise der Betriebsrat sind involviert. Und nicht zuletzt die Reisenden. Denn sie müssen die Tools an die Hand bekommen, die sie auch wirklich brauchen und nutzen.

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GEWALTIGE CHANCEN

Dieses Potenzial mobiler Strategien sehen Travel Manager

Stärkeres Einbeziehen der Reisenden 78 %

Bessere Compliance 55 %

Weniger Buchungen außerhalb des Firmen­Reiseprogramms 43 %

Niedrigere Transaktionskosten 34 %

Keinerlei Vorteile  7 %

Quelle: GBTA, 216 befragte Travel Manager

Mobile Strategie

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Diese Geräte nutzen Reisende

Smartphone

Zur Reisebuchung (in %)

Während der Reise (in %)Quelle: Expedia

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TagungshotelsAusgewählte Tagungshotels für Ihre Firmenveranstaltung

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BRAMSCHE

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BUENOS AIRES

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Weltoffen, grün und nordisch entspannt: Kopenhagen zählt zu Europas attraktivsten und innovativsten Kongressstädten. Hotellerie und Infrastruktur expandieren, wichtiger Standortfaktor ist die typisch dänische Wohlfühlatmosphäre.

Arbeitest du noch oder genießt du schon?

TEXT: STEFANIE BISPING · FOTOS: CHARLOTTE DE LA FUENTE

Große Oper: Meetings und Konferenzen an

einem Topstandort

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MEETINGS & GROUPS

Arbeitest du noch oder genießt du schon?

Vertraut stehen Hauptstadtbewohner nebeneinan­der am Hotdog­Stand in der Altstadt. Alle duzen sich; das wäre auch so, wenn Kronprinz Frederik als Nächster sein Hotdog ordern würde. Zweierlei

Soßen, Gurken und Röstzwiebeln gefährden beim ebenso ty­pischen wie informellen Lunch Designerblusen und Krawat­ten. Es stört niemanden, dafür schmecken die Dinger einfach zu gut. Außerdem ist es schön, hier zu stehen, zu essen und das Treiben ringsum zu betrachten.Kein Zweifel: Kopenhagener sind entspannt. Das unver­krampfte Lebensgefühl prägt die Stadt genauso wie das zwanglose Nebeneinander von historischen Bauten und postmoderner Architektur, von rustikalem Fischlokal und renommiertem Feinschmeckertempel.

Epizentrum der CoolnessChristina Thostrup geht noch einen Schritt weiter. »Kopen­hagen ist das Epizentrum aller Coolness«, erklärt die Sales Managerin des Traditionshauses Hotel d’Angleterre. »Bei uns herrscht einfach ein gutes Lebensgefühl. Die Stadt ist sauber, die Menschen sind aktiv. Jeder fährt mit dem Rad und ist gern draußen.« Tatsächlich besitzt Kopenhagen mehr Fahrräder als Einwohner. Auf ihren Rädern legen die 600.000 Hauptstadt­

bewohner täglich 1,2 Millionen Kilometer zurück – so viele, wie Menschen im Großraum der Kapitale leben.Mindestens genauso wichtig: »Die Atmosphäre ist unpräten­tiös und hyggelig«, sagt Christina Thostrup. Das schwer über­setzbare Adjektiv steht für Geborgenheit, Wohlbefinden und alles Angenehme, das Dänen mit ihrer Heimat verbinden. Hin­zu kämen, so Thostrup, die großartigen Restaurants mit neuer nordischer Küche und jungem, hippem Publikum.Denn so sehr die Kopenhagener ihre Heimat schätzen, so nor­mal ist es für sie auch, über den Tellerrand hinauszuschauen – auch in der Küche. 2100 Restaurants besitzt Kopenhagen, darunter Gastronomielegenden wie das vielfach ausgezeich­nete Noma (das derzeit den Standort wechselt) und das drei­fach Michelin­besternte Biorestaurant Geranium.Die weltoffene und liberale Geisteshaltung seiner Landsleu­te sieht auch Morten Jensen als wesentlichen Standortfak­tor: »Unsere Art, Teilnehmer aktiv einzubeziehen, unsere Toleranz und unser fortschrittliches Denken bieten ein in­novatives Klima für Meetings und Konferenzen. Das wissen Veranstalter zu schätzen.« Jensen ist Marketingchef der BC Hospitality Group, einem der größten Hotel­ und Kon­ferenzverbünde Dänemarks. Zu ihm gehören mit dem Bella Center – Schauplatz etwa der größten Messe Skandinaviens

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MICE­Standortcheck

für zahnmedizinischen Bedarf (Scandefa) im April, der wich­tigsten skandinavischen Modemesse CIFF im August und der Softwaremesse Eurostar im November – und dem Comwell Conference Center die größten Kongresszentren der Stadt. Zudem zählen Hotels wie die Crowne Plaza Copenhagen To­wers und das AC Hotel Bella Sky zur Gruppe.

Dänen schlafen nichtDie Expertise in den dänischen Kernkompetenzen Design, Architektur, Nachhaltigkeit und saubere Technologien zie­he Firmen aus diesen Branchen an, so Morten Jensen. Auch Mediziner schätzen den innovativen Geist der Stadt. Im Mai nächsten Jahres reisen 10.000 Nieren­ und Dialysespezi­alisten zum Europäischen Nephrologiekongress nach Ko­penhagen, im Juni treffen sich 8000 Anästhesisten zur Euroanaesthesia im Bella Center.Wichtig sei auch Kopenhagens Kompaktheit, so Jensen: »Ko­penhagen ist sehr übersichtlich, alles ist leicht zu erreichen: der Flughafen, topmoderne und historische Locations.« Denn trotz aller Entspanntheit sind die Dänen nicht geneigt, sich auf ih­ren Lorbeeren auszuruhen. Im Februar wurde die Royal Are­na mit 16.000 Plätzen im Stadtteil Ørestad Syd eröffnet. Das neue Prunkstück in nordisch­funktionalem Design verfügt über mehrere Restaurants, Bars und Mehrzweckräume.Aber auch die bewährten Adressen bieten außergewöhnliche Eventkulissen. Das Königliche Dänische Zeug haus museum mit seiner von Kanonen gesäumten Halle ist ebenso zu mie­

ten wie die Bühnen und Säle des Königlichen Theaters. Das 1874 erbaute, in barockem Prunk erstrahlende Alte Thea­ter und die spektakuläre, 2005 eröffnete Oper auf der In­sel Holmen mit ihrem nordisch­minimalistischen Foyer wird kein Konferenzteilnehmer so schnell vergessen.Jesper Stubgaard, General Manager des im Juni nach Reno­vierung neu eröffneten Hotels Skt. Petri, findet die Erreich­barkeit wichtig: »Kopenhagen ist sehr gut angebunden. Die hohe Zahl an internationalen Flügen ist extrem wichtig für Veranstaltungsplaner.« Mehr als 165 internationale Direkt­flüge bietet der Flughafen Kastrup, der 29 Millionen Passa­giere im Jahr 2016 abfertigte und derzeit für ein Volumen von vierzig Millionen Fluggästen erweitert wird. Vom Air­port sind Besucher mit der Metro in knapp fünfzehn Minu­ten in der Stadt. Über Öresundbrücke und Drogdentunnel ist Kopenhagen dazu mit dem Großraum Malmö in Schwe­den verbunden.

Die womöglich grünste Stadt der WeltWeiteres Plus: Mit den unkomplizierten und vielsprachigen Dä­nen lasse sich angenehm arbeiten. Reichlich Erfahrung hät­ten sie außerdem, so Stubgaard. Im Dezember 2009 richtete Kopenhagen etwa die UN­Klimakonferenz COP 15 mit 27.000 Teilnehmern aus. Stubgaard: »Das Sicherheitskonzept war her­vorragend, die Koordination zwischen Hotels, Veranstaltungs­orten und Planern hat ausgezeichnet funktioniert.«Auch die Inhalte des Klimagipfels hat Kopenhagen ernst ge­nommen. Bis zum Jahr 2025 will die Kapitale, die 2014 be­reits Grüne Hauptstadt Europas war, die erste CO2­neutrale Stadt der Welt sein. Dabei sind die Dänen auf einem guten Weg: Seit 1995 wurde der Ausstoß um fünfzig Prozent re­duziert. Auch das Gastgewerbe setzt auf Nachhaltigkeit. Gut siebzig Prozent der 15.000 Hotelzimmer der Hauptstadt ver­fügen über offizielle Ökosiegel.

Gut siebzig Prozent aller 15.000 Hotelzimmer haben offizielle Ökosiegel.

Frischluftfanatiker vor Marriott-Kulisse:

radeln und schwimmen in der Grünen

Hauptstadt Europas

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MEETINGS & GROUPS

Zwei in eins: nordisch-mediterrane P Eatery im Hotel Skt. Petri

Auch die Hotelszene entwickelt sich dynamisch. Im August wurde das um 65 Zimmer erweiterte Vier­Sterne­Hotel Axel Guldsmeden neu eröffnet, nachdem die Guldsmeden­Gruppe bereits im April das Hotel Manon les Suites mit 87 Zimmern öffnete. Im September folgt mit dem Nobis Copenhagen das erste Haus der gleichnamigen schwedischen Hotelkollektion.

Boomende HotelszeneZudem werden 2018 zwei große Häuser fertig: Ein Scan­dic­Konferenzhotel mit 370  Zimmern und 1900 Quadrat­metern Veranstaltungsfläche entsteht derzeit im Stadtteil Kødbyen. Kopenhagens einstiger Fleischerbezirk ist heute mit Bars, Restaurants und Galerien ein Trendviertel, in dem mit den Øksnehallen zudem ein Konferenzzentrum für bis zu 4500 Teilnehmer beheimatet ist. Außerdem eröffnet die Gruppe Arp Hansen 2018 mit dem Wakeup ein Budget hotel mit 585 Zimmern.Der Boom setzt sich fort. Mitte nächsten Jahres folgt in der Nähe des Hauptbahnhofs ein Haus der ebenfalls im schlan­ken Preissegment angesiedelten dänischen Kette Cabinn mit 1200 Zimmern, das das größte Hotel Dänemarks sein wird. Die Nordic Choice Hotels und der Flughafen wollen mit einem wei­teren Superlativ nachlegen: 2020 soll das 500­Zimmer­Haus Comfort Copenhagen Airport Hotel mit 3000­Quadratmeter­Konferenzzentrum am Flughafen Kastrup eröffnen.»Kopenhagen ist eine international gefragte MICE­Destina­tion«, weiß der norwegische Hotelier und Investor Petter A. Stordalen, der die Nordic Choice Hotels entwickelt hat. »Ein Konferenzzentrum dieser Größe kann den Standort weiter stärken. Liegen dazu noch Flughafen, Autobahn und Eisenbahn direkt vor der Tür und zwei Hotels – das neue und das bereits bestehende Clarion – links und rechts, wird man einen besseren und zentraleren Ort für ein internationales Event kaum finden.«

Zwangloses Miteinander: Hotel Bella Sky (hinten), Bella Center (rechts) und Comwell Conference Center (direkt nebenan)

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MICE­Standortcheck

Hotels 01 AC Hotel Bella Sky Copenhagen23 Etagen, 814 Designerzimmer und Ar­chitektur zum Staunen: Seit 2011 zählt das aus zwei Türmen bestehende und dem größten Konferenzzentrum Skandinaviens, dem Bella Center, benachbarte Hotel zu den ikonischen Bauten der Stadt. Knapp 4000 Quadratmeter Veranstaltungsfläche verteilen sich auf 48 flexibel nutzbare, mit Toptechnologie ausgestattete Meeting­ und Banketträume (gleichzeitige Wi­Fi­Nutzung von bis zu 25.000 Teilnehmern möglich). Der 850 Quadratmeter große Spa­ und Fitnessbereich bietet Entspannung auch nach dem Meeting.Zimmer ab 125 Euro.→ Center Blvd. 5, 2300 Kopenhagen

02 Crowne Plaza Copenhagen TowersEines der grünsten Hotels der Welt in CO2­neutralem Bau, in dem Komfort und Ökolo­gie der 366 Zimmer gleichranging sind. Das Haus verfügt über 21 flexibel nutzbare Meetingräume.Zimmer ab 144 Euro.Ørestads Blvd. 114–118, 2300 Kopenhagen

03 Tivoli Hotel & Congress CenterDas 2010 eröffnete Haus wur­

de 2015 um ein integrier­tes Businesshotel mit

282 Zimmern erwei­tert. Heute bietet das neun Kilometer vom Flughafen entfernte Viereinhalb­Sterne­

Hotel 55 Meeting­räume mit insgesamt

2500 Quadratmetern Veranstaltungsfläche für

bis zu 5500 Teilnehmer. Der größte Saal, ein architektonisches Glanzstück mit pyramidenförmigen Fenstern, mo­biler Bühne und drei fest installierten Leinwänden, misst 1500 Quadratmeter.Zimmer ab 160 Euro.→ Arni Magnussons Gade 2, 1577 Kopenhagen

04 Radisson Blu ScandinaviaMit 544 Zimmern auf 26 Etagen, Restau­rants mit italienischer, japanischer und thailändischer Küche sowie drei Sälen und 13 Meetingräumen mit Platz für bis zu 1750 Teilnehmer ist das Radisson Blu Scandinavia, acht Kilometer vom Flughafen gelegen, eines der größten Konferenzhotels im Land.Zimmer ab 120 Euro.→ Amager Blvd. 70, 2300 Kopenhagen

05 Copenhagen MarriottWenige Minuten vom Tivoli liegt das Mar­riott im Herzen der City. Die 406 Zimmer und Suiten bieten Ausblick auf Hafenkanal oder Altstadt. 1100 Quadratmeter Veran­staltungsfläche verteilen sich auf 16 Event­räume mit Toptechnologie. Der größte Raum bietet Platz für 600 Teilnehmer.Zimmer ab 240 Euro.→ Kalvebod Brygge 5, 1560 Kopenhagen

06 Scandic CopenhagenMit 1500 Quadratmetern

flexibel nutzbarer Veranstaltungsfläche zählt das zwölf Kilo­meter vom Airport gelegene Scandic zu den größten

Konferenzhotels der Kapitale und bietet

Eventfläche für bis zu 1100 Teilnehmer. Das Spektrum reicht vom Elf­Quadratmeter­Besprechungsraum bis zum großen Ballsaal. Waldpanoramen an den Wänden der 486 Zimmer lassen die Stadtlage vergessen.Zimmer ab 123 Euro.→ Vester Søgade 6, 1601 Kopenhagen

07 Imperial HotelDas zwischen Tivoli und Einkaufsmeile Strøget gelegene Vier­Sterne­Haus verfügt über 304 Zimmer, darunter 17 neu gestal­tete Executive­Rooms, deren Design von der Fernsehserie »Mad Men« inspiriert

wurde. Für Meetings gibt es sechs Konferenzräume

unterschiedlicher Größe vom Bespre­chungsraum für zehn Personen bis zum Saal für 200.Zimmer ab

160 Euro.→ Vester Farimagsga­

de 9, 1606 Kopenhagen

08 Hotel d’AngleterreSeit sich Kopenhagens große alte Dame vor drei Jahren einem umfassenden Facelifting unterzog, erstrahlen die 92 Zimmer und Suiten des Fünf­Sterne­Hauses in neuem Glanz. Schon im 18. Jahrhundert war das Angleterre das erste Haus am Platz. Mit dem größten Ballsaal Kopenhagens und jeweils vier weiteren Sälen und Meeting­räumen (insgesamt 908 Quadratmeter) bietet es eine Kulisse für außergewöhnli­che Events.Zimmer ab 437 Euro.→ Kongens Nytorv 34, 1050 Kopenhagen

09 Skt. PetriIm Juni feierte das in einem denkmalge­schützten Bau aus dem Jahr 1928 gelegene Altstadthotel nach Umgestaltung und Er­weiterung seine Neueröffnung. 288 Zim­mer und Suiten, eine teilbare Bühne mit Raum für bis zu 180 Teilnehmer und fünf Meeting räume von 16 bis 42 Quadratme­tern Größe sowie ein Innenhof mit Bar zäh­len zu seinen Trümpfen. Im Petri Restaurant stehen Salate, Burger und universale Klassi­ker auf der Karte; die benachbarte P Eatery bietet als unabhängiges Restaurant nordi­sche Interpretationen mediterraner Küche.Zimmer ab 176 Euro.→ Krystalgade 22, 1172 Kopenhagen

10 The Clarion Hotel Copenhagen AirportIm April hat das einstige Hilton sein neues Leben als The Clarion der Gruppe Nordic Choice begonnen – mit 378 renovierten Zimmern sowie Restaurants und Konfe­renzräumen. Zwei Minuten vom Terminal 3 gelegen, verfügt es über 29 Tagungsräume für Veranstaltungen für 4 bis 500 Teilneh­mer. 14 der Räume befinden sich in der vierten Etage von Terminal 3.Zimmer ab 180 Euro.→ Ellehammersvej 20, 2770 Kastrup

Event- & Special Locations 11 Bella CenterNach der jüngsten Erweiterung 2009 und 2010 misst das »schöne Zentrum« knapp 122.000 Quadratmeter, fasst 20.000 Personen und ist Skandinaviens größtes Kongresszentrum. Neben flexibel nutz­baren Hallen besitzt es 48 permanente Meetingräume. Vom Standdesign über Registrierung, Catering, IT­Lösungen und Sicherheitskonzepte bis hin zur Reinigung werden alle Dienstleistungen im Haus an­geboten; mit einer eigenen Metrostation ist es bestens angebunden.→ Center Blvd. 5, 2300 Kopenhagen, www.bellacentercopenhagen.dk

12 Comwell Conference Center CopenhagenEin knapp drei Millionen Euro (22 Millionen dänische Kronen) teures Facelifting hat das Kongresszentrum im Stadtteil Ørestad un­ter neuem Namen und Beteiligung des be­nachbarten Bella Sky Comwell Hotels zum gigantischen Eventschauplatz gemacht. Dreißig Meetingräume, ein Auditorium für 1312 Personen, Bankettraum für 568 Gäs­te sowie Seminarräume mit Kapazitäten für 570 Teilnehmer zählen ebenso zu seinen Trümpfen wie Skandinaviens größtes Ein­kaufszentrum, eine Metrostation und der Golfplatz gleich vor der Tür.

MICE-Hotspots in Kopenhagen

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MEETINGS & GROUPS

→ Center Blvd. 5, 2300 Kopenhagen, www.comwellconferencecopenhagen.dk

13 The Blue Planet (Den Blå Planet)Das anderthalb Kilometer vom Flughafen entfernte Nationalaquarium verfügt über ei­nen Konferenzsaal für bis zu 144 Teilnehmer. Neben modernster audiovisueller Techno­logie bietet er einen Blick auf den Øresund. Bankette mit Blick ins gewaltige Aquarium sind ebenfalls möglich. Für große Events lässt sich das ganze Museum mieten.→ Jacob Fortlingsvej 1, 2770 Kastrup, denblaaplanet.dk

14 ExperimentariumKopenhagens Wissenschaftsmuseum ist nach umfassender Erweiterung mit 27.000 Qua­drat metern Fläche eines der größten in Eu­ropa. Es verfügt über ein Konferenzzentrum für bis zu 244 Teilnehmer und ein Restaurant; weitere Locations sind eine Eisbahn und die 1850 Quadratmeter große Dachterrasse.→ Tuborg Havnevej 7, 2900 Hellerup, www.experimentarium.dk

15 National Museum CopenhagenZwischen Tivoli und dem Parlament liegt mit dem Nationalmuseum in der einstigen Resi­denz des Kronprinzen eine glanzvolle Event­location. Die historische Versammlungshalle bietet hundert Dinnergästen Platz, das Kino 176 Teilnehmern. Zudem gibt es Meetingräu­me unterschiedlicher Größe und den Muse­umsgarten für Cocktails.→ Ny Vestergade 10, 1471 Kopenhagen, en.natmus.dk

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15

Im Haupttext erwähnte Orte

1 Noma

2 Geranium

3 Royal Arena

4 Königliches Dänisches Zeughausmuseum

5 Königliches Theater

6 Oper

7 Axel Guldsmeden

8 Nobis Copenhagen

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2

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01

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11

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MICE­Standortcheck

Teure Flexibilität

Heftige Reaktionen gab es auf die neue Stornorege­lung einzelner Hotelketten: Kaum hatten erste gro­ße Ketten verkündet, Zimmerstornos ab 48 Stunden vor Anreise künftig mit einer Gebühr zu sanktio­

nieren, hagelte es Empörungsbekundungen und Warnun­gen aus allen Teilen der Business­Travel­Branche. Denn dies werten viele als Angriff auf die Flexibilität in der Geschäfts­reiseplanung.Flexibilität ist für Geschäftsreisende eines der wichtigsten Kriterien bei einer Buchung, da sich im Geschäftsalltag Ter­mine häufig verschieben können. Rund jede sechste Buchung (17 Prozent) wird daher von Geschäftsreisenden laut Analyse wieder storniert. Kurzfristige Stornierungen sind dabei eher selten: Nur fünf Prozent der Buchungen werden bis 48 Stun­den vor Anreise storniert. Die Kosten für diese Stornierungen könnten sich für Unternehmen dagegen aufgrund der ver­schärften Regelungen einiger Kettenhotels merklich erhöhen. Wenn künftig Stornierungen innerhalb des 48­Stunden­Zeit­fensters mit einer Gebühr von einer Übernachtungsrate be­

rechnet werden, entstehen den Unternehmen Mehrkosten in Höhe von knapp zwei Prozent des gesamten Buchungsvolu­mens in den entsprechenden Hotels.Für den Fall, dass weitere Hotelketten diesem Trend fol­gen, können auf Konzerne Zusatzkosten in Millionenhöhe zukommen. Am Beispiel eines HRS Großkunden mit einem Buchungsvolumen von rund siebzig Millionen Euro würden Mehrkosten von bis zu 2,3 Millionen Euro entstehen, wenn auch weitere Hotelketten diese Gebühren einführten – drei Prozent des gesamten Buchungsvolumens. Besonders wer­den diese Entwicklungen in Märkten wie den USA spürbar sein, wo die Kettenhotellerie den Markt dominiert.Was ist zu tun? Unternehmen weltweit sollten nun genau ihre verhandelten Raten und Stornierungsbedingungen evaluie­ren und die richtige Balance von Ketten­ und Individualhotels für ihr Hotelprogramm finden. Im Rahmen seiner Sourcing­Lösung bezieht HRS die kostenfreie Stornierung bis 18 Uhr am Anreisetag – für fast alle Unternehmen ein Muss­Krite­rium – mit ein.

Einige Hotelketten haben ihre Stornoregelungen verschärft. Folgen bald weitere? Unternehmen sind angesichts dieser Entwicklung sehr skeptisch. Die Regelung kann Mehrkosten in Millionenhöhe verursachen.

TEXT: RAINER PUSTER

CHECK-OUT

Auswirkung der StornogebührenErhebliche Mehrkosten für Unternehmen

Gra

fik: K

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aten

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ock

34

Stornogebühren

59 %

Quelle: Untersuchung von HRS

32 % 15 %

17 % aller Geschäftsreisen

werden storniert.

Ja Nein(wollen

Sonder­

konditionen

aushandeln)

Nein(werden

entsprechende

Unterkünfte

nicht buchen)

Allerdings werden nur 5 %bis 48 Stunden vor Anreise

gecancelt.

Mehrkosten können zwei bis drei

Prozent des gesamten Buchungs-

volumens ausmachen. Beispiel: Ein

Unternehmen mit einem Buchungs­

volumen von 70 Millionen Euro

müsste mit Mehrkosten von bis zu

2,3 Millionen Euro rechnen, wenn

alle Hotelketten die neue Storno­

regelung einführten.

Mehrheit rechnet mit Mehrausgaben:

»Erwarten Sie höhere Kosten aufgrund

der neuen Stornoregelungen großer

Hotelketten?«

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Mumbai

35

• 60 Prozent befürchten, durch die Stornopolitik ihre Ziele im Reiseprogramm schwieriger zu erreichen.

• 59 Prozent gehen von höheren Kosten für ihr Unternehmen aus.

• 82 Prozent würden bei gleichem Service ein Hotel stark bevorzugen, das ihnen die Stornierung bis 18 Uhr am Anreisetag ermöglicht.

Erfahren Sie mehr über Sourcing: corporate.hrs.com

Zur Untersuchung: HRS befragte im August 2017 weltweit 100 Firmenkunden zu ihrer Einschätzung der neuen Stornoregelung.

Mit HRS Sourcing müssen Sie nicht in zeitaufwendige Verhandlungen gehen, nutzen das Potenzial des gesamten Hotelmarktes und profitieren von attraktiven Konditionen – inklusive flexibler Stornierung bis 18 Uhr am Anreisetag.

Gebühren für Stornierungen innerhalb von 48 Stunden vor der Anreise – mit dieser Verschärfung der Regelung sorgen einige Hotelketten für Aufruhr in der Branche. Travel Manager zeigen sich einer aktuellen HRS Befragung zufolge besorgt:

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