2020 - TENA Check · Area TENA Check Handbuch Save date 24.02.2020 File Name TENA Check Benutzerhandbuch Version 02.2020 Page no 4 (28) 2. Anmelden im System TENA Check ist für alle

Essity Internal

TENA Check Benutzerhandbuch

Essity Germany GmbH

2020

Area TENA Check Handbuch Save date 17.11.2020

File Name TENA Check Benutzerhandbuch

Version 06.2020 Page no 2 (31)

Inhaltsangabe

1. Einführung TENA Check

2. Anmelden im System

3. Die verschiedenen Bereiche von TENA Check

3.1. Der Assistent

3.2. Die Kundenstammdaten

3.3. Benutzer verwalten

3.4. Die Wohnbereiche

3.4.1. Neuanlage eines Wohnbereiches 3.4.2. Bewohnerverwaltung 3.4.3. Anlage / Änderung des Versorgungsplans 3.4.4. Sonderversorgung 3.4.5. Lagerbestand 3.4.6. Anzeige des Versorgungsplanes 3.4.7. Anzeige der Bewohnerkarten

3.5. Bestellungen erfassen/generieren

3.5.1. Überblick 3.5.2. Bestellhistorie 3.5.3. Neue Bestellung generieren 3.5.4. Bestellungen freigeben

3.6. Analysen

3.6.1. Die Verbrauchsanalyse 3.6.2. Die Bestellmengenanalyse 3.6.3. Der Soll-Ist-Vergleich 3.6.4. Der TENA Check Bericht

3.7. Produktübersicht

3.8. Info und Kontakt

3.9. Passwort ändern

3.10. Beenden




1. Einführung TENA Check

Bei TENA Check dreht sich alles um die Organisation einer qualitativen Inkontinenzversorgung in Ihrem Heim oder Ihrer Station.

Mit TENA Check verwalten Sie Ihre Einrichtung online. Dabei wird stets das aktuelle TENA Produktsortiment berücksichtigt. Über Ihre Kundennummer und Ihr persönliches Passwort haben Sie jederzeit Zugang zum System und können so Veränderungen in Ihrer Einrichtung einfach und sicher dokumentieren.

Über die Bewohnerdaten und die individuell richtigen Wechselrhythmen für jeden Bewohner errechnet Ihnen TENA Check automatisch die notwendigen Bestellmengen für Ihre Einrichtung. Das verhindert Versorgungsengpässe und vereinfacht Ihre Logistik.

Der Versorgungsstandard pro Bewohner oder des Wohnbereiches kann jederzeit aktuell dargestellt werden, und dient somit als wichtiges Instrument für die Pflegedokumentation.

Durch die lückenlose Dokumentation erreichen sie eine optimale Kostentransparenz Ihres Inkontinenz-Budgets, mögliche Überversorgungen werden vermieden. Es werden nicht nur Einsparpotentiale im finanziellen Bereich aufgezeigt, sondern auch mögliche Zeit-Ressourcen. Dadurch erhalten Sie eine effiziente und detaillierte Analyse über jeden Bewohner, jeden Wohnbereich und für Ihre gesamte Einrichtung. Aber nicht nur die Inkontinenzprodukte, sondern auch Personalressourcen, Wäscheverbrauch, Lager- und Entsorgungskosten müssen unter die Lupe genommen werden, damit Sie im Rahmen der Gesamtkostenbetrachtung immer auf dem Laufenden sind.

TENA Check ist benutzerfreundlich. Da es übersichtlich gestaltet ist, sollte es auch weniger geübten Anwendern keine Schwierigkeiten bereiten.

Sollten Sie trotzdem Fragen haben, nutzen Sie bitte den Bereich „Info & Kontakt“ oder schreiben uns eine E-Mail an: [email protected]




2. Anmelden im System

TENA Check ist für alle gängigen Browser so optimiert, so dass Sie eine optimale Darstellung auf Ihrem Bildschirm erhalten werden. Auch die Anzeige auf Tablett-Computern wird unterstützt.

Über die Adressen: http://www.tena-check.de

http://www.tena-check.at

http://www.tena-check.ch

werden Sie auf die Startseite von TENA Check geleitet.

Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort ein – diese Daten werden Ihnen im Vorfeld übermittelt!

http://www.tena-check.de/http://www.tena-check.at/http://www.tena-check.ch/




3. Die verschiedenen Bereiche von TENA Check

3.1. Der Assistent

In diesem Bereich werden Sie über den „Status“ Ihrer Eingaben informiert. Die Ampelsignale zeigen an:

Alle Daten sind in Ordnung

Alle Daten sind in Ordnung, jedoch sind in kürze Änderungen erforderlich!

Daten sind teilweise oder komplett unvollständig. Zu einer präzisen Berechnung/Analyse sollten Sie hier Ergänzungen vornehmen!

Für eine direkte Änderung der Eingaben, können Sie auf die vorgegebenen Links klicken.

HINWEIS: Über den „I“ - Button werden Ihnen auf jeder Seite Zusatz-informationen angezeigt bzw. Erläuterungen gegeben!!




3.2. Die Kundenstammdaten

In diesem Bereich sehen Sie Ihre Stammdaten ein. Hierzu gehören die genaue Adresse Ihrer Einrichtung inkl. der Telefon- und Fax Nummer. Auch die bei Essity gültige Kundennummer sowie Ihr Vertragsmodell wird angezeigt.




Bitte geben Sie den Namen Ihres verantwortlichen Mitarbeiters inkl. der

E-Mail-Adresse, der Telefon- und Faxnummer ein.

Ebenso werden folgende Daten zu einer exakten, späteren Analyse benötigt:

• Die IK-Nummer Ihrer Einrichtung (optional)

• Die Krankenkassen-Erstattung (netto) (€)

• Die durchschnittliche Benutzung der TENA Fix Produkte

• Den üblichen Bestell-Horizont (in Wochen)

Speichern Sie die getätigten Eingaben bitte ab:

Sie können jederzeit Änderungen vornehmen. Sind alle Daten komplett, wird dies im Assistenten bei Ihrer nächsten Anmeldung im System angezeigt.

HINWEIS: Sollen Bestellungen in Ihrer Einrichtung von Ihrem Hauptbenutzer (Administrator) freigegeben werden, aktivieren Sie bitte die entsprechende Funktion. (siehe auch im Abschnitt 3.5.4 (Bestellungen freigeben)

HINWEIS: Die haben die Möglichkeit über TENA Check unseren Newsletter und auch andere Informationen per E-Mail zu abonnieren. Hierzu setzten Sie einfach den entsprechenden Haken:




3.3. Benutzer verwalten

Sie haben die Möglichkeit neben dem Hauptzugang zu TENA Check weitere Benutzer anzulegen. Bitte legen Sie aus Datenschutzgründen für jeden Benutzter einen eigenen Zugang an!

Klicken Sie hierfür auf den Button:

Anschließend tragen Sie den Namen und die E-Mail-Adresse des neuen Benutzers ein:

Das Passwort für diesen Zugang wird an die hinterlegte E-Mail-Adresse versendet. Sollten Sie diese nicht eingetragen haben, wird das Passwort nach dem Speichern auf dem Bildschirm angezeigt.

Sie haben ebenfalls die Möglichkeit für den Benutzer die Bestellfunktion zu aktivieren/deaktivieren. (Standardmäßig ist diese aktiviert)

In der Benutzerverwaltung können Sie bereits bestehende Benutzer abändern, löschen oder ein neues Passwort zu erstellen:

Alle Benutzer verwenden denselben Benutzernamen (TENA Kundennummer) für die Anmeldung im System. Die Zugänge unterscheiden sich lediglich durch unterschiedliche Passwörter.




3.4. Die Wohnbereiche

Dies ist der „Kernbereich“ von TENA Check. Bitte hinterlegen Sie hier die Struktur Ihrer Einrichtung.




3.4.1. Neuanlage eines Wohnbereiches

Zur Neuanlage eines Wohnbereiches wählen Sie

• Geben Sie den Namen Ihres Wohnbereiches ein

HINWEIS: Erfolgt die Belieferung Ihrer Einrichtung direkt auf die Wohnbereiche, werden diese zentral im System hinterlegt und Sie finden diese bei der ersten Anmeldung schon vor. Sofern Änderungen notwendig sind kontaktieren Sie uns bitte!

• Zur späteren Erstellung des Versorgungsplanes müssen Sie die Zeiten der Pflegeaktivitäten definieren. Dies sind keine „festen“ Zeiten, es soll lediglich ein Zeitrahmen vorgegeben werden. Es können 5 Pflegeaktivitäten am Tag und 3 in der Nacht ausgewählt werden.

• Sofern die Daten vollständig sind, wählen Sie:

HINWEIS: Um einen bestehenden Wohnbereich zu löschen, wählen Sie diesen in der Wohnbereichsübersicht aus und klicken auf:




3.4.2. Bewohnerverwaltung

In der Wohnbereichsübersicht erscheint nun der neue Wohnbereich.

Um einen neuen Bewohner anzulegen, klicken Sie auf das grüne Männchen und anschließend auf

Nun können Sie Angaben über die persönlichen Daten des Bewohners tätigen.

Im oberen Teil stehen die Grundinformationen. Diese sind für die spätere Erstellung der Versorgungspläne und/oder Analysen notwendig. Geben Sie bitte hier an:

• Den Namen des Bewohners

• Den Wohnbereichsnamen (hier erscheinen noch einmal alle angelegten Wohnbereiche mit Pflegeaktivität zur Auswahl)

HINWEIS: Falls sich der Wohnbereich ändert, kann hier jederzeit eine Neuauswahl getätigt werden!

• Die Zimmernummer

• Die An- bzw. Abwesenheit

HINWEIS: Sofern der Bewohner aktuell abwesend ist sollten Sie diesen als „abwesend“ markieren. In diesem Fall werden die Verbräuche sowie Lagerbestände nicht in der Kalkulation berücksichtigt!

• Die Krankenkasse

• Die Krankenkassenversicherungsnummer

• Den Krankenkassen-Pauschalbetrag

• Versorgung seit

• Ob eine Inkontinenz-Bescheinigung vorliegt und deren Gültigkeit

HINWEIS: Sollte die Bescheinigung abgelaufen sein, wird Ihnen dies im Assistenten angezeigt. Dort können Sie direkt den entsprechenden Bewohner auswählen und die Daten aktualisieren.




Im unteren Teil stehen Zusatzinformationen, die Ihnen bei der Verwaltung der Einrichtung helfen sollen:

Sind die Einträge vollständig bzw. für Sie ausreichend wählen Sie bitte erneut

Sollte die Daten des Bewohners bereits existieren, wird Ihnen dies im Assistenten angezeigt!

Sofern Sie einen Bewohner löschen möchten, klicken Sie in der Bewohnerübersicht und wählen Sie den Grund dafür aus.

Nach dem Speichern erscheint der neue Bewohner in der Wohnbereichsübersicht:

HINWEIS: Bewohner und Wohnbereichsdetails können über die Funktion „Übersicht drucken“ jederzeit ausgedruckt werden:




HINWEIS: Eine Besonderheit ist die Darstellung von privatversicherten Bewohnern.

Sofern der Bewohner privat versichert ist haben Sie die Möglichkeit folgendes zu wählen:

1. Privat versichert (eigene Versorgung)

• Hier werden die Verbräuche nicht in der normalen Kalkulation berücksichtigt.

2. Privat versichert (Versorgung durch Einrichtung)

• Hier erfolgt die Kalkulation der benötigten Produkte auf normalem Wege

In beiden Fällen werden die Bewohner sowohl in der Bewohner-übersicht als auch im Versorgungsplan markiert:




HINWEIS: Bewohner mit ext. Leistungserbringer können ebenfalls im Bewohnerprofil gekennzeichnet werden.

Folgende Felder erscheinen nun zusätzlich im Bewohnerprofil.

Alle Angaben sind freiwillig, es handelt sich nicht um Pflichtfelder.

Die Daten können vom jeweiligen Fachhändler eingesehen und zur Abrechnungsabwicklung genutzt werden.

Ebenso werden Änderungen in der Versorgung und Gründe für die Löschung eines Bewohners für den Fachhändler abgebildet.

Alle Händler besitzen einen separaten Fachhändler-Zugang zu

TENA Check.

Bitte beachten Sie, dass diese Felder nur Kunden zur Verfügung steht, welche Ihre Ware über einen unserer Fachhändler beziehen.




3.4.3 Anlage/ Änderung des Versorgungsplans

Nach der Erfassung der Bewohnerdaten muss der Versorgungsplan der jeweiligen Person eingegeben werden. Hierzu gehen Sie bitte auf den Block, hinter dem jeweiligen Bewohner:

Nun werden die Zeiten der Pflegeaktivitäten angezeigt. Durch einen Klick in das entsprechende Feld öffnet sich die Produktübersicht:

Hier sehen Sie nun alle bereits in Ihrer Einrichtung verwendeten Artikel. Über die Auswahlleiste können Sie die Ansicht zu „Alle verfügbaren Produkte anzeigen“ ändern.

Es werden zusätzlich die Saugstärke (nach TAUP-Verfahren = praktisches Saugvermögen unter Druck) ermittelt und die Farbe des Artikels angezeigt.




Durch Mausklick auf den jeweiligen Artikel wird dieser in den Versorgungsplan übernommen.

HINWEIS: Sofern Sie ein Vertragsmodell mittels Versorgungspauschale haben, wird Ihnen auf dieser Seite angezeigt ob der Artikel in der Pauschale enthalten ist:

Zusätzlich kann, je nach Vertragsart, der Preis pro Stück angezeigt werden. Sprechen Sie diesbezüglich mit unserem jeweiligen Außendienstmitarbeiter.

Nach der Bearbeitung der Pflegezeiten, haben Sie die Möglichkeit zusätzliche Details zur Versorgung zu erfassen:

HINWEIS: Angaben zu Produkten für Hautpflege und Reinigung werden später im Bereich „Bestellvorschlag“ angezeigt, jedoch keine Mengen berechnet. Diese müssen von Ihnen manuell eingetragen werden.

Krankenunterlagen und Fixierungen werden automatisch in die Bestellung übernommen. Die benötigten Mengen müssen individuell bei der Bestellung eingegeben werden.




3.4.4 Sonderversorgung

Zusätzlich zur Standardversorgung kann eine „Sonderversorgung“ festgelegt werden, Dies sind Produkte die z.B. 2 x pro Woche geplant werden.

HINWEIS: Produkte in der Sonderversorgung werden. kalkulatorisch nicht berücksichtigt.

D.H. diese Artikel werden nicht täglich berechnet und erscheinen auch nicht in den Analysen. Ebenso werden die Lagerbestände hierdurch nicht verändert.

Auch im Bestellvorschlag werden die Produkte nicht berücksichtigt.

3.4.5 Lagerbestand

Um den Lagerbestand bei Wohnbereichslagern einzugeben, finden Sie in der Wohnbereichsübersicht hinter jedem Wohnbereich einen Button, um dessen Lager zu pflegen:

Sollten Sie ein Zentrallager führen, wählen Sie bitte im Menü den Bereich „Lager“ und klicken auf „Lagerbestand pflegen:




Im Anschluss können Sie eine Warenausgabeliste erstellen. (Zeitraum wählbar von 1 bis 4 Wochen)

Der Lagerbestand wird automatisch, aufgrund der Verbräuche - resultierend aus den Versorgungsplänen aller Bewohner - fortlaufend aktualisiert.

Wenn Sie TENA Check das erste Mal verwenden, tragen Sie bitte einmalig Ihre Lagerbestände ein. Nutzen Sie auch die Möglichkeit Mindest-Lagerbestände zu definieren, um optimale Bestellvorschläge zu erhalten.

Nach einer ausgelösten Bestellung und deren Bearbeitung, erhöht sich der Lagerbestand jeweils um die Bestellmenge.

So ist sichergestellt, dass die Kalkulationen von den tatsächlichen Mengen in Ihrem Lager ausgehen!

HINWEIS: Bei den rot gekennzeichneten Artikeln liegt der Lagerbestand unter dem Mindestbestand und somit werden diese Artikel im nächsten Bestellvorschlag erscheinen.

Um eine Inventurliste zu erhalten können Sie die Lagerübersicht über die Druckfunktion als PDF erstellen!

Nutzen Sie den Button um alle Einträge zu löschen.




Ändern Sie den Bestand ggf. ab und erfassen Sie den Mindestbestand.

Sie haben die Möglichkeit den Lagerbestand in Kartons oder Innenverpackungen zu erfassen:

Anschließend speichern Sie bitte Ihre Eingaben über

HINWEIS: „IV“ steht hier für Innenverpackung.

3.4.6 Anzeige des Versorgungsplanes

Damit Sie einen Überblick Ihrer Bewohner je Wohnbereich bekommen, können Sie sich die Versorgungspläne anzeigen lassen.

Das System generiert einen Versorgungsplan als PDF- Dokument, welches Sie ausdrucken können. Es werden Ihnen alle Bewohner des entsprechenden Wohnbereiches angezeigt und die Produktversorgung zur jeweiligen Zeit dargestellt:




3.4.7 Anzeige Bewohnerkarte

Sie können Sich für jeden Bewohner eine „Bewohnerkarte“ anzeigen und ausdrucken lassen.

Diese wird ebenfalls als PDF-Dokument generiert und ist druckbar im Format DIN A5.

Wählen Sie hierfür in der Bewohnerübersicht eines Wohnbereichs, das „Drucker“-Symbol aus:

Alle individuell gewählten Produkte und die jeweiligen Zusatzinformationen werden hier gezeigt und in den Bereich TAG und NACHT untergliedert!




3.5. Bestellungen erfassen/generieren

3.5.1 Überblick

In diesem Bereich können Sie sich Bestellvorschläge erstellen

lassen, Bestellungen an uns senden und Informationen über den

Status / Inhalt bisheriger Aufträge ansehen.

3.5.2 Bestellhistorie

In der Historie werden alle bisherigen Bestellungen angezeigt:

Jede Ihrer Bestellungen erhält eine fortlaufende Nummer – die Bestellnummer. Durch einen Klick auf diese, können Sie sich die Bestellung noch einmal aufrufen und ggf. auch ausdrucken.

Sie haben die Möglichkeit die Bestellungen als PDF bzw. C SV Datei zu öffnen. Klicken Sie hierfür auf das entsprechende Symbol.

Es werden stets die Bestellungen des aktuellen Jahres gezeigt. Um ältere Dokumente zu sehen klicken Sie auf „vorherige Bestellungen anzeigen“




3.5.3 Neue Bestellung generieren

Um eine neue Bestellung auszulösen, wählen Sie bitte „Neuer Bestellvorschlag“ aus:

Dann wählen Sie den Bestell-Horizont, möglich sind Errechnungen von 1 bis 16 Wochen.

Nun erscheint Ihr Bestellvorschlag für diesen Zeitraum. Das System errechnet die Bestellmenge anhand des geplanten Bedarfes, des Zeitraumes und des Lagerbestandes.

Es werden alle Produkte abgebildet, die bei Bewohnern verplant sind.

Sie können individuelle Änderungen der Menge vornehmen, indem Sie einfach die vorgeschlagene Menge verändern!




Falls Sie ein Produkt Ihrer Bestellung hinzufügen möchten, welches nicht bei einem Bewohner verplant wurde, finden Sie unter dem Bestellvorschlag die Felder „zusätzlich“. Hier können Sie aus allen TENA-Produkten auswählen, die Ihrer Bestellung zusätzlich hinzugefügt werden sollen

Bitte beachten Sie, dass hier manuell eine Bestellmenge eingegeben werden muss.

Geben Sie den Namen des Bestellers ein und klicken anschließend auf „weiter“:

Es wird nun die Zusammenfassung Ihrer Bestellung noch einmal angezeigt. Sofern Sie dies möchten können Sie gerne eine Bemerkung der Bestellung hinzufügen.

Im Anschluss haben Sie die Möglichkeit die Bestellung abzusenden, zu speichern oder zu korrigieren.




HINWEIS: Falls Sie die Bestellung korrigieren, werden zuvor geänderte Bestellmengen und die „zusätzlichen“ Felder wieder auf den ursprünglichen Bestellvorschlag zurückgesetzt!

HINWEIS: Sie haben die Möglichkeit die Bestellung an dieser Stelle zu speichern und zu einem späteren Zeitpunkt weiter zu bearbeiten.

HINWEIS: Sollte zum Versand der Bestellungen eine Freigabe erforderlich sein, wird dem Genehmiger eine Information per Mail zugestellt.

3.5.4 Bestellung freigeben

Sofern Sie die Bestellgenehmigung aktiviert haben wird Ihnen, nachdem ein Mitarbeiter Ihrer Eirichtung eine Bestellung erstellt hat, eine Information per Email gesendet. Bitte melden Sie sich im System an und gehen zum Bereich „Bestellungen“. Unter „Offene Bestellungen“ wird nun die Bestellung mit dem Status „Warten auf Genehmigung“ angezeigt:

Bitte öffnen Sie die Bestellung und kontrollieren diese. Sofern notwendig können Sie Mengen oder Artikel verändern.

Nach erfolgter Überprüfung kann die Bestellung nun, wie gewohnt, versendet werden.




3.6 Analysen

3.6.1 Die Verbrauchsanalyse

Basis dieser Analysen sind die geplanten Produkte je Bewohner!

Wählen Sie den gewünschten Zeitraum sowie die Darstellungsart und starten Sie die Auswertung




Die Bestellmengenanalyse

Basis dieser Analysen sind die geplanten Produkte je Bewohner!

Die Vorgehensweise sowie die Ansicht der Analysen ist analog der Verbrauchsanalyse.

3.6.2 Der Soll-Ist-Vergleich

Im Soll-Ist-Vergleich erhalten Sie einen Überblick bezüglich der in Ihrer Einrichtung anfallenden kosten.




HINWEIS: Sofern Sie einen Belieferungsvertrag auf Basis eines Artikelsortimentes haben, können Sie auswählen ob „Alle Produkte“ oder nur „Produkte im Sortimente“ berücksichtigt werden sollen.

3.6.3 Der TENA Check Bericht

Im TENA Check Bericht erhalten Sie einen Überblick bezüglich der in Ihrer Einrichtung bzw. auf den Wohnbereichen anfallenden Kosten und Verbräuche.

Das System greift hierzu auf die Verbräuche zurück, so dass Sie keine separaten Daten mehr erfassen müssen!

HINWEIS: Da die Datengrundlage des Berichtes sehr umfangreich sein kann, dauert die Erstellung evtl. einige Sekunden!




3.7 Produktübersicht

Unter diesem Menüpunkt haben Sie Einblick in die aktuelle Produktübersicht:

Mit einem Klick auf den Produktnamen öffnen sich weitere Details.

HINWEIS: Sofern Sie ein Vertragsmodell mittels Versorgungspauschale haben, wird Ihnen auf dieser Seite angezeigt ob der Artikel in der Pauschale enthalten ist:




3.8 Info und Kontakt

Haben Sie sonstige Fragen und Anregungen? Senden Sie uns einfach mittels des Kontaktformulars Ihre Nachricht. Geben Sie den Text und einen Betreff ein damit wir Ihr Anliegen umgehend bearbeiten können!

Drücken Sie anschließend auf „Absenden“.

Informationen zu Ihren bisherigen Anfragen erhalten Sie im unteren Bereich. Hier ersehen Sie den Status sowie den Zeitpunkt der Bearbeitung.

Wenn Sie auf den Link der bisherigen Anfrage klicken, können Sie sowohl Ihre Anfrage erneut einsehen, als auch die Antwort des TENA Teams lesen.




3.9 Passwort ändern

An dieser Stelle können Sie Ihr Passwort ändern.

Geben Sie Ihr neues Passwort ein und bestätigen Sie es in einer zweiten Eingabe:

3.10 Beenden

Sofern Sie das System beenden möchten gehen Sie über die Funktion

„Abmelden“ in der Steuerleiste oder unter „weitere Funktionen“:

Sie werden auf unsere Startseite weitergeleitet!

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