25.06.2008Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin 1 NKHR-MV Amt Neverin Erfahrungsbericht des Amtes Neverin Amtes Neverin zur Einführung zur

25.06.2008 Erfahrungsbericht Einführung NKHR-MV im Amt Neverin

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NKHR-MV Amt Neverin

Erfahrungsbericht des Erfahrungsbericht des

Amtes Neverin Amtes Neverin

zur Einführung zur Einführung

des NKHR-MVdes NKHR-MV


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NKHR-MV Amt Neverin

Inhalt

• Vorstellung des Amtes Neverin

• Softwareumstellung

• Einführung der Anlagenbuchhaltung

• Projektorganisation

• Einbeziehung der politischen Gremien

• Produktbildung und Bildung von Teilhaushalten

• Mitarbeiterqualifizierung

• Erfassung und Bewertung des Vermögens


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NKHR-MV Amt Neverin

1. Vorstellung

• Das Amt Neverin umschließt flächenmäßig im Westen, Norden und Osten die Stadt Neubrandenburg - der so genannte Speckgürtel

• Neverin als Sitz der Verwaltung liegt 6 Kilometer nördlich von Neubrandenburg

• Dem Amt Neverin gehören 12 Gemeinden mit 9.630 Einwohnern an

• Das Gemeindestraßennetz umfasst annähernd 80 Kilometer


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NKHR-MV Amt Neverin

1. Vorstellung

Gemeinde

Beseritz

Blankenhof

Brunn

Neddemin

Neuenkirchen

Neverin

Einw.

160

722

1.191

344

1.238

1.172

Gemeinde

Sponholz

Staven

Trollenhagen

Woggersin

Wulkenzin

Zirzow

Stand 31.12.2006

Einw.

836

513

982

559

1.571

342


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NKHR-MV Amt Neverin

4 Fachabteilungen AK

• Hauptamt 3 • Ordnungsamt 5

• Bauamt 4

• Finanzen 6

18 Mitarbeiter in der Kernverwaltung

2. Struktur der Verwaltung


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NKHR-MV Amt Neverin

Mitarbeiter in der Fachabteilung Finanzen

• Kämmerei 1

• Kasse 2

• Liegenschaften 1

• Anlagenbuchhaltung / IT 1

• Steuern 1



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NKHR-MV Amt Neverin

Mitarbeiter außerhalb der Kernverwaltung:

• 4 Mitarbeiterinnen im Rechnungsprüfungsamt zuständig für den gesamten Landkreis MST, außer Stadt Neustrelitz

Aufgaben:

• Prüfung der Jahresrechnungen (59 Stück)• Prüfung von Verwendungsnachweisen• Prüfung städtebaulicher Maßnahmen (7 Sanierungsgebiete)• Prüfung der Eröffnungsbilanzen (25 Stück 2008)• Kassenprüfungen (72 Kassen)



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NKHR-MV Amt Neverin

Frühjahr 2005

• Gesetzgebungsverfahren wird durch das Kabinett in Auftrag gegeben erste Informationen z. B. in der Bürgermeisterwoche in Binz• Beratung beim LVB über die Voraussetzungen, die Umstellung im Amt vorzubereiten

3. Stufe 1 der Umstellung von Kameralistik auf Doppik

2 Probleme wurden offensichtlich

Software Anlagenbuchhaltung


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NKHR-MV Amt Neverin

• vorhandene Software: KO-Soft, Bissendorf Firma hat Weiterentwicklung wegen Geschäftsaufgabe eingestellt Umstieg auf Doppik damit nicht möglich

• Produktpräsentationen im Zeitraum Juli 2005 bis Mai 2006 durch 5 verschiedene Softwareunternehmen

• Teilnehmer aus den Bereichen Steuern, Kasse, Kämmerei

• im Anschluss jeweils gemeinsame Auswertung

• interner Fragenkatalog bezogen auf den Fachbereich

4. Umstellung der Software


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NKHR-MV Amt Neverin

4. Umstellung der Software

• In die engere Wahl kamen 2 Anbieter

• Doppik-Module dieser Anbieter wurden in gesonderten Veranstaltungen präsentiert

• Entscheidung fiel wegen des Preises und der Qualität für einen der beiden Anbieter


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NKHR-MV Amt Neverin

Die neue Software wurde in folgenden Schritten eingeführt:

• Juni 2006 Anschaffung der Software

• Juli 2006 Konvertierung der Daten

• Sept 2006 Beginn der Haushaltsplanung 2007

• Okt 2006 Aktivierung Steuermodul, Konvertierung Steuerdaten

• Dez 2006 HÜL-Schulung (dezentrale HÜL)

• ab 1.1.2007 Echtbetrieb auf kameraler BasisKassenschulungen im Echtbetrieb

• März 2007 Mahnwesen-/Vollstreckungsmodul aktiviert

5. Einführung der neuen Software


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NKHR-MV Amt Neverin

5. Einführung der neuen Software

Die neue Software ist zertifiziert durch:

• die Sächsische Anstalt für kommunale Datenverarbeitung

• TÜV Informationstechnik GmbH Unternehmensgruppe TÜV Nord (Essen)

• Gemeindeprüfungsanstalt (GPA) Baden-Württemberg


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NKHR-MV Amt Neverin

• war bis 2006 für keine Gemeinde vorhanden

• im Zusammenhang mit den Jahresrechnungen lediglich Inventuren in den Bereichen Feuerwehr, KiTa, Schule (nur zahlenmäßige Erfassung)

• keine Kontrollen auf Vollständigkeit

• keine Aussage über das Vermögen der Gemeinde möglich

6. Anlagenbuchhaltung


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NKHR-MV Amt Neverin

6. Anlagenbuchhaltung

Einführung

ursprüngliche Variante:

Jungfacharbeiter (grundsätzliche Übernahme für ein Jahr) sollte ab August 2006 für ein Jahr das Vermögen erfassen und bewerten

realisierte Variante:

Jungfacharbeiter bekam eine Festeinstellung durch Weggang einer Kollegin

Stellenausschreibung Neueinstellung für Anlagenbuchhaltung


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NKHR-MV Amt Neverin

In einer Leitungssitzung wurde zunächst folgende Projektgruppe gebildet:

• Herr Kärger LVB und Leiter Hauptamt

• Frau Menzlin Leiterin Ordnungsamt

Leitungskader

• Frau Brinckmann Leiterin Bauamt

• Frau Goosmann Kämmerin

7. Projektorganisation


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NKHR-MV Amt Neverin

Die Projektgruppe wurde in der Folge in diese Arbeitsgruppe umgewandelt:

• Frau Goosmann Leitung

• Herr Werth Anlagenbuchhaltung

• Frau Karst Hauptamt

• Frau Brinckmann Bauamt

• Herr Hofmann Ordnungsamt

• Frau Wölk Rechnungsprüfungsamt


Teilnahme des LVB nur bei Schwerpunkten bzw. in kritischen Projektphasen


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NKHR-MV Amt Neverin


Zeit

Aktivität JUL AUG SEP OKT NOV DEZ JAN FEB MRZ APR MAI JUN JUL AUG SEP OKT NOV DEZ JAN FEB MRZ APR MAI JUN JUL AUG SEP OKT NOV DEZ JAN FEB MRZ

Einberufung Projektgruppe

Einführung Software HKR AnBu Dpk

Schulungskonzept Softw are Dpk

Inventurplanung

Inventurdurchführung

Aufnahme Grundstücke (GIS)

Aufnahme Infrastruktur

Aufnahme Gebäude

Aufnahme Sonst. Grundvermögen

Aufnahme Maschinen/Anlagen

Aufnahme BGA

Bewertung Vermögen

Bewertung Grundstücke

Bewertung Infrastruktur

Bewertung Gebäude

Bewertung sonst. Grundvermögen

Bewertung Maschinen/Anlagen

Bewertung BGA

Produktdefinition

Vorarbeiten KLR

Kontenplanung AnBu

Einrichtung FiBu

Eröffnungsbilanz

Doppische HH-Planung

Parallelbetrieb

Controlling/Berichtswesen

Jahresabschluss

IV2006

Projektstrukturplan zur Umstellung des kommunalen Haushalts- und Rechnungswesens

I IIIII III IV2007 2008

I2009

II III IVI


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NKHR-MV Amt Neverin

Das Thema Doppik wurde erstmals auf der Amtsausschusssitzung am12. Dezember 2006 vorgestellt.

• Grundsatzbeschluss zur vorzeitigen Umstellung zum 1.1.2008 einstimmig

• Information zu Mitarbeit als Frühstarter im Gemeinschaftsprojekt NKHR-MV

• Nachmeldung an das Gemeinschaftsprojekt NKHR-MV

• Beschlussfassungen in den Gemeindevertretungen von 04/07-08/07

• Genehmigung bei URAB am 29.08.2007 beantragt

• Genehmigung am 06.02.2008 erhalten

• Schulung der Bürgermeister durch das Studieninstitut

8. Zusammenarbeit mit den politischen Gremien


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NKHR-MV Amt Neverin

• Produkte wurden in der Arbeitsgruppe erarbeitet, diskutiert und festgelegt

• Orientierung vorrangig an den kameralen Unterabschnitten (80%)

• Ableitung aus Produktrahmenplan, wo keine eindeutige Zuordnung in Kameralistik vorhanden (20%)

KiTa-Betrieb Beispiel: KiTa Brunn

Küche

• Zeitraum der Produktbildung: April - Juni 2007

9. Produktbildung


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NKHR-MV Amt Neverin

• Genehmigung in den Gemeindevertretungen wurde im Vorfeld nicht eingeholt, sondern erst durch die Vorstellung der Haushaltsplanentwürfe

9. Produktbildung

Beispiele:

• Gemeinde Woggersin 17 Produkte in 5 Teilhaushalten

• Gemeinde Wulkenzin 22 Produkte in 5 Teilhaushalten

• Amtshaushalt 23 Produkte in 5 Teilhaushalten


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NKHR-MV Amt Neverin

• Grundlage bildete die örtliche Organisationsstruktur

• mit 18 AK kleine Amtsverwaltung Produkte wenigen Mitarbeitern zugeordnet Beispiel: Mitarbeiter Ordnungsamt - 11403 Bauhof (Gemeindearbeiter)

- 12600 Brandschutz- 54100 Gemeindestraßen

• Bildung von Teilhaushalten nach Produktplan hätte umfangreiche Veränderungen in der Verwaltungsstruktur erfordert

• teilweise Neuzuordnung von Aufgaben war dennoch erforderlich Beispielprodukte: Sporthallen, Schiedsstelle, Gemeindearbeiter

10. Bildung der Teilhaushalte


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NKHR-MV Amt Neverin

• dezentrale Haushaltsüberwachung in der Kameralistik

• Prinzip wird auch in der Doppik beibehalten Geschäftsbuchhaltung zieht sich durch das gesamte Amt

• hoher Schulungsbedarf einwöchiges Inhouse-Seminar durch das kommunale Studieninstitut einwöchige Schulung durch Softwarehaus in der Testdatenbank

• Projektkoordination Kämmerin seit März einjährige Weiterbildung zum kommunalen Bilanzbuchhalter Teilnahme eines weiteren Mitarbeiters (ehem. Lehrling) für den Vertretungsfall

11. Weiterbildung der Mitarbeiter


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NKHR-MV Amt Neverin


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NKHR-MV Amt Neverin

• 11 von 13 Eröffnungsbilanzen liegen dem Rechnungsprüfungsamt vor

• Problem: Vollständigkeit der Anlagen

Vertragswesen unvollständig

Streitfälle vor Gericht fehlen

Aussage über Pensionsrückstellungen

Altersteilzeit

12. Eröffnungsbilanzen


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NKHR-MV Amt Neverin

• Erstellung „Halbjahresabschluss“ mit Softwarehaus am 02./03.07.2008 Fehleranalyse Fehlerbeseitigung Anpassung von Auswertungslisten für die Gremien

• Einführung der KLR bzw. des Controllings ist für das Jahr 2009 geplant

• Anschaffung eines neuen Zeiterfassungssystems im August 2008 jeder Mitarbeiter hat dann die Möglichkeit der Zeitverteilung auf Produkte

• gefordert ist hier aber auch die Mitarbeit der politischen Gremien Bedarfsanalyse Steuerungs-/Regelungsbedarf bzw. Möglichkeiten

• weiteres Problem: personelle Besetzung

13. Weitere Schritte


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NKHR-MV Amt Neverin

Grundsatzfragen

• Bewältigung des Arbeitsvolumens zum Umstellungstermin möglich?

• partielles oder komplettes Outsourcing oder Einsatz eigener Ressourcen

• Einsatz Bewertungssoftware oder Eigenentwicklung auf der Grundlage des Regelwerks M-V

- enger Zeitrahmen durch Umstellungstermin 01.01.2008- Vorarbeiten (insbes. Infrastruktur) bereits geleistet- Erfassung und Bewertung in Eigenleistung sowohl personell als auch bei der Erstellung elektronischer Bewertungsakten

14. Vermögenserfassung und -bewertung


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NKHR-MV Amt Neverin

Vorleistungen

• Erfassung Infrastrukturvermögen bereits seit Jahresbeginn 2006 durch Jungfacharbeiter bzw. Praktikanten

• Straßenerfassung nach Bestandsverzeichnis Bauamt

• Bewertungsformulare M-V noch nicht verfügbar

• Besetzung der Stelle Vermögenserfassung und -bewertung zum 01.10.06

• Vorgehensweise zunächst bis Ende 2006 fortgeführt



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NKHR-MV Amt Neverin

Erste Schlussfolgerungen

• vollständige Erfassung des Grund und Bodens in Gemeindeeigentum unter Beachtung der Nutzungsart erforderlich

• konsequente Nutzung des eingesetzten GIS-Systems

• Schaffung einer Zentraldatei für das raumbezogene Vermögen

• Erfassung und Bewertung in elektronischen Bewertungsakten

• Einarbeitung in die Anlagenbuchhaltung

• fotografische Dokumentation der erfassten Vermögensgegenstände



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NKHR-MV Amt Neverin

Vorgehensweise ab dem 01.01.2007

• Erarbeitung eines Projektstrukturplanes Festlegung der Deadline Vermögensbewertung zum 30.11.2007

• Schaffung zusätzlicher Ressourcen durch Einsatz einer Praktikantin, (spätere Auszubildende), Jungfacharbeiters, temporärer Kräfte

• Überwachung des Zeitplans durch die Arbeitsgruppe

• Festlegungen zu speziellen Bewertungsfällen durch die Arbeitsgruppe

• Erarbeitung und Fortführung eines Bewertungsjournals/-handbuchs

• Anforderung von Zuarbeiten durch die Fachabteilungen

• Qualifizierung des Bewertungspersonals



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NKHR-MV Amt Neverin

Infrastrukturvermögen

• Zuarbeit AHK durch das Bauamt bei Neubau

• Erarbeitung eines Preiskatalogs Straßen und Wege zur Ersatzwert- bildung durch das Bauamt

• keine Fachschale Straßenkataster im GIS-System Notbehelf: Webdienste für Satellitenaufnahmen jetzt: Überlagerung von Orthofotos im ALK-Browser

• B-Plan Gebiete sehr problematisch beim Kostensplitting

• Festwertverfahren bei Beschilderung

• Beleuchtung Einzelbewertung wegen hohen Förderanteils



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NKHR-MV Amt Neverin

Gebäude

• Auswahl repräsentativer Objekte gemeinsame Bewertung mit Gutachter nach erfolgter eigenen Bewertung

• hoher Grad an Übereinstimmung festgestellt Bewertung in Eigenleistung mit Konsultation Gutachter bei Problemfällen

• 3 Mitarbeiter im Amt für die Gebäudebewertung qualifiziert



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NKHR-MV Amt Neverin

Bewegliches Vermögen

• sehr umfangreich durch Vielzahl an Einzelpositionen

• hoher organisatorischer Aufwand

• enormer Schulungsbedarf durch Einsatz ehrenamtlicher Kräfte in den Gemeinden

• Qualität der eingereichten Unterlagen bedingt durch Ersterfassung in einigen Bereichen nicht den Erwartungen entsprechend

• hier vorzeitige körperliche Inventur bereits wieder im Jahr 2008



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Vermögensstruktur

• raumbezogene Vermögensgegenstände nehmen fast den kompletten Anteil am Gesamtvermögen ein

• bewegliches Vermögen mit wertmäßig verschwindendem Anteil

- größte Aufmerksamkeit den Kontengruppen 02-04- Gebäude: hoher Vermögenswert bei wenigen Positionen- Infrastruktur: viele Positionen, hoher Vermögenswert- Nutzung der Bewertungsvereinfachungen bei beweglichem Vermögen (z.B. Wertgrenze 5.000 €)


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NKHR-MV Amt Neverin

Vermögen nach Anlagegruppen

0% 0%0%0%0%07 - Masch., TA 1%

47%

39%

13%

01 - Immat. VG

02 - Unbeb. GS

03 - Beb. GS

04 - Infrastruktur

05 - Bauten fremd. GS

06 - KuG, Denkm.

07 - Masch., TA

08 - BGA

09 - Anl. i.B.

03 - bebaute Grundstücke

04 - Infrastrukturvermögen

02 - unbebaute Grundstücke


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NKHR-MV Amt Neverin

Anzahl Vermögensgegenstände nach Anlagegruppen

0%

10%

0%

0%

1%

0%

49%

34%

6%

01 - Immat. VG

02 - Unbeb. GS

03 - Beb. GS

04 - Infrastruktur

05 - Bauten fremd. GS

06 - KuG, Denkm.

07 - Masch., TA

08 - BGA

09 - Anl. i.B.

03 - bebaute Grundstücke

08 BGA

04 - Infrastrukturvermögen


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NKHR-MV Amt Neverin

Störfaktoren

• unklare Lage beim Gesetzgebungsverfahren bis Ende 2007

• Überarbeitung der Wichtung der Zustandsbewertung des Infrastrukturvermögens mitten im Bewertungsprozess

• Überarbeitung der landeseinheitlichen AfA-Tabelle gegen Ende 2007

nicht hilfreich für Frühstarter 2008, jedoch letztendlich lösbar



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Anlagenbuchhaltung

• Einrichtung der Anlagegruppen in Anlehnung an den Kontenrahmenplan

• Zuordnung kameral zu Einrichtungen - doppisch zu Produkten

• optional Durchbuchung aus der Anordnung heraus bzw. über AnBu-Pool

• kameral: Überfrachtung des AnBu-Pools tägliche Pflege erforderlich

• doppisch: nur Bilanzbuchungen können in den AnBu-Pool gelangen, da vorherige Abstimmung mit der Anlagenbuchhaltung zu Bilanzposten



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NKHR-MV Amt Neverin

Weitergabe der Erfahrungen

• Vereinbarung mit dem Amt Friedland zur Unterstützung bei der Vermögenserfassung und -bewertung

• Umstellung zum 01.01.2011 vorgesehen

• Anlaufberatung im Februar 2008

• Konsultationen bei Bedarf

• Teilnahme an Beratungen der Projektgruppe



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Fazit

Es gibt nicht nur einen Weg bei der Einführung des NKHR-MV

Man kann dabei auch schon mal ins Schleudern geraten

Ab und zu kann sich auch mal Frust aufstauen

In Notfällen hilft das Gemeinschaftsprojekt…

…damit am Ende Jeder das Ziel erreicht


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NKHR-MV Amt Neverin

Danke für die Aufmerksamkeit und viel Erfolg bei der Einführung des NKHR-MV

Präsentation des Amtes Neverin von Petra Goosmann und Wolfgang Werth

Der Zug rollt

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