3 Verwaltungsinterne Portale FORSCHUNGSINSTITUT FÜR ÖFFENTLICHE VERWALTUNG FORSCHUNGSINSTITUT FÜR ÖFFENTLICHE VERWALTUNG Christian Canzler, Andreas Grosche,

3Verwaltungsinterne Portale

FORSCHUNGSINSTITUT FÜR ÖFFENTLICHE VERWALTUNGFORSCHUNGSINSTITUT FÜR ÖFFENTLICHE VERWALTUNG

Christian Canzler, Andreas Grosche, Till Hünermund und Christoph Obholzer

Verwaltungsinterne PortaleErgebnisse des Forschungsprojekts

„Hochleistungsportale für die öffentliche Verwaltung“

Präsentation

http://www.foev-speyer.de/portale

Forschungsinstitut für öffentliche Verwaltungbei der Deutschen Hochschule für Verwaltungswissenschaften Speyer

Freiherr-vom-Stein-Straße 2 - Postfach 1409 - D 67324 Speyer am Rhein Tel.: + 49 - 6232 - 654-386 - Fax: + 49 - 6232 - 654-290 E-Mail: [email protected] - Internet: http://www.foev-speyer.de


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Intranetportal: Definition

Internes Portal für Verwaltungsmitarbeiter

• Einfacher, schneller, rollenspezifischer Zugriff• Auf verwaltungsinterne und externe

Informationen• Unter einer einheitlichen Oberfläche


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Warum Mitarbeiterportale?

• Vielzahl von Datenquellen

• Vielzahl von Abfragesystemen

• Ungenutzte interne Ressourcen

Unüberschaubarkeit und Ineffizienzen


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?

Problemlage

ERP-System Internet

Aktuelle NachrichtenInformationen

einzelner Abteilungen

Externe Anfragenund Anträge

Organisationund Kontakte

Mitarbeiter

Abgeschlossene Vorgänge/Archiv

Handbücher, Anleitungen…

„Wenn die Verwaltung wüsste, was die Verwaltung weiß…“

?

?

?


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Lösung: eArbeitsplatz und Intranetportale

Intranet - Portal

ERP-Systeme

Weitere Informationsquellen

eArbeitsplatz


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Elektronischer Arbeitsplatz

IT-Ausstattung an jedem Schreibtisch:

• Direkter Zugriff auf alle Informationen

• In aufbereiteter Form

• Über das Intranetportal


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Elektronischer Arbeitsplatz

• Arbeitsplatz mit PC und Telefon und eventuell Telefax?

• Zugriff auf das Internet?

• Nutzung der Möglichkeiten des vernetzten Arbeitens, direkter Zugriff auf unternehmensinterne Informationen?


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Nutzen des elektronischen Arbeitsplatzes

Zeitersparnis durch schnelleren Zugriff auf

besser verfügbare Informationen

Schnellere Abwicklung von Akten und Tätigkeiten durch parallele und prozessorientierte Arbeitsweisen

Möglichkeit der elektronischen Auswertung

und der ZielüberprüfungTransparenz des Mitarbeiters


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Möglichkeiten des elektronischen Arbeitsplatzes

• Initiierung

• Bearbeitung

• Koordination

• Dokumentation

von Arbeitsvorgängen

Zugriff auch

• durch mehrere Mitarbeiter gleichzeitig

• von verschiedenen Orten


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Vorteile des elektronischen Arbeitsplatzes

foev.dhv-speyer.de

Selbstbedienung der Mitarbeiter: 80-90% günstiger als Anfragenbei „Call Center“ oder „Helpdesk“


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1. Säule

Intranet - Portal

ERP-Systeme


eArbeitsplatz

Bewerberportale(eRecruiting)


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Ablauf eines eRecruiting-Prozesses (nach SAP)

Planning

Attraction

Sourcing

Qualifying

Closing

Retaining

1. Stufe - Planning


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1. Stufe - Planning

… ist die Vorbereitung der (Neu-)Besetzung einer Stelle.

Dazu gehört:

• Klassifizierung von Tätigkeitsfeldern (Stellenbeschreibung)• Aufstellen eines Anforderungsprofils des Stelleninhabers• Planung groß angelegter Stellenbeschreibungen• Planung von Budgets• Planung von Projekten


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2. Stufe - Attraction

Planning

Attraction

Sourcing

Qualifying

Closing

Retaining


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2. Stufe - Attraction

… ist die Darstellung des Unternehmens / der Verwaltung als attraktiver Arbeitgeber.

• Erfolgt in umfassenden Kampagnen• Nicht speziell auf eine Stelle ausgerichtet• Geschieht durch:

- Schalten von Anzeigen (Print- oder Online-Medien)- Veranstaltungen- Sponsoring- …


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3. Stufe - Sourcing

Planning

Attraction

Sourcing

Qualifying

Closing

Retaining


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3. Stufe - Sourcing

… umfasst alle Aktivitäten, die zur Suche geeigneter Kandidaten für eine bestimmte Position erforderlich sind.

• Auswahl der Kanäle für Stellenausschreibungen (z.B. Bewerberportal, Zeitung etc.)

• Erstellen und Platzieren von Stellenanzeigen (im Portal)• Durchsuchen von „Talent-Pools“• Registrierung der Kandidaten• Bearbeitung von Unterlagen (Papier oder elektronisch)


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4. Stufe - Qualifying

Planning

Attraction

Sourcing

Qualifying

Closing

Retaining


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4. Stufe - Qualifying

... ist die Beurteilung der ausgewählten Kandidaten im Hinblick auf ihre Eignung für eine bestimmte Position oder ein bestimmtes Team.

Dazu gehören:

• Verschiedene Bewertungsverfahren• Beratende Vorgespräche• Vorstellungsgespräche• Koordination der Abläufe• Korrespondenz zwischen Personalverantwortlichen und

Bewerbern


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5. Stufe - Closing

Planning

Attraction

Sourcing

Qualifying

Closing

Retaining


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5. Stufe - Closing

… ist die letzte Phase der Besetzung einer offenen Stelle.

• Auswahl eines Bewerbers aus den Pool der am besten geeigneten Kandidaten

• Weitere Gespräche mit dem Bewerber• Verfassen eines Statusberichts• Abwicklung der Korrespondenz• Koordination der Verhandlungen• Abfassen des Vertrags• Unterbreitung eines Angebots• Abschluss des Vertrags


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6. Stufe - Retaining

Planning

Attraction

Sourcing

Qualifying

Closing

Retaining


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6. Stufe - Retaining

… ist das Binden von Talenten an das Unternehmen / die Behörde.

• Aktive und langfristige Betreuung der ausgewählten und verpflichteten Bewerber durch zielgerichtete Kommunikationüber:- Marktsituation- Persönlichen Marktwert- Aufstiegsmöglichkeiten- Berufliche Perspektiven

• „Warmhalten“ der abgelehnten Kandidaten für mögliche andere Positionen

• Bündelung im sog. „Talent Pool“


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Bewerberportale am Beispiel von „eRecruting 2.0“

www.softgarden.de


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eRecruting 2.0 - Übersicht der erfassten Stellen


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eRecruting 2.0 - Bewerbungswege


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eRecruting 2.0 - Bewerberprofil


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2. Säule

Intranet - Portal

ERP-Systeme


eArbeitsplatz

Employee Self Service

(ESS)


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„Der Mitarbeiter wird zum Manager seiner Arbeitskraft“

Mitarbeiter sollen durch interaktive Anwendungen bestimmte administrative Aufgaben eigenständig erledigen, z.B.:

• Bescheinigungen selber anfordern bzw. ausdrucken• Stammdaten ändern (Kontonummer, Adresse, …)• Arbeitszeit- und Urlaubskonten führen• Reisekostenabrechnung selbst erstellen• Versetzungswünsche angeben und planen• Fortbildungen planen und durchführen (eLearning)• Mitarbeiterbindung (Alumni)


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„People Care“ statt „People Datenpflege“

Folge:

• Entlastung des Personalbereichs von administrativen Aufgaben mit hohem zeitlichem Aufwand

• Dadurch Verlagerung des Personalbereichs vom Administrator zum Dienstleister– Gespräche vor Ort– Beratung von Mitarbeitern und Führungskräften– Aufspüren von drohenden Entwicklungen– …


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Mehr Transparenz, bitte !

ESS-Systeme steigern Transparenz für die Mitarbeiter:

• Umfassende Informationsangebot über Arbeitsabläufe und Richtlinien (Verwaltungsvorschriften, Formulare, Organisationsabläufe)

Dienstherrenbezogene Daten

• Vollständiger, jederzeitiger Zugriff auf die den Mitarbeiter betreffenden Daten (elektronische Mitarbeiterakte, Zeitkonten, Bewertungen durch Vorgesetzte, …)

Personenbezogene Mitarbeiterdaten


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Selber Lesen und Lernen bringt Vorteile

Vorteile für das Unternehmen / Behörde:• Kostenreduzierung (Personalbereich)• Größere Datenqualität (zeitnahe Richtigkeit von

Daten)• Mitarbeiterzufriedenheit (Transparenz, Übersicht)• Geringer Schulungsaufwand (Web-Oberfläche)

Vorteile für den Mitarbeiter:• Zufriedenheit (Transparenz, „Blick für‘s Ganze“)• Schnelle, selbst steuerbare Abwicklung persönlicher

Angelegenheiten größere Autonomie für den Einzelnen


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Beispiel für ein ESS-Portal (aufsetzend auf SAP R/3)

www.sapdesignguild.org


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ESS als Lebenslagenportal - I


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ESS als Lebenslagenportal - II

www.lawson.com


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ESS als Lebenslagenportal - III (Beispiel Umzug)


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3. Säule

Intranet - Portal

ERP-Systeme


eArbeitsplatz

eLearningWissensmanagement


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eLearning unterstützt den Wissenserwerb

• eLearning ist eine zusätzlichezusätzliche technisch basierte Methode für Wissen und Lernen und ergänzt die klassischen Methoden der Aus- und Weiterbildung

• Die LernumgebungenLernumgebungen basieren weitestgehend auf den Diensten des Internet als primäre Modi für Kommunikation und Präsentation.


39Lernlogistik

Unterstützung durch Webbased Training und Lernlogistik

W

eb

based

Tra

inin

g

Interaktive Übungsaufgaben

Glossare, Gelbe-Seiten

Projektdatenbanken

Chatrooms, Newsgroups

Konferenzsysteme

Strukturierung Steuerung / Ziele Evaluierung

Lernplan

Meilensteine

Interaktive TestsThemen / Aufgaben

Beratung

Asynchron / Selbstbestimmt

Synchron / Kooperativ


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eGov-Learning@Komm

www.hfw-speyer.de


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Virtuelle Hochschule (Lübeck – Hamburg)

www.oncampus.dewww.vcrp.de


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Wissensmanagement vereinfacht den Zugang zum Wissen

• Wissensmanagement ist ein eigener systematischer Ansatz, der die Nutzung und Bewirtschaftung von vorhandenem und neuem Wissen für die Ziele der Organisation beinhaltet• Wissen ist Macht? Wissen wird nicht geteilt?


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Wie kann Wissen überhaupt gespeichert werden?

Extern Intern

Implizit

Individuell

Explizit

Wissens-Management-System

Kollektiv


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Funktionsweise Wissensmanagement

Wissensträger Wissensempfänger

Wissensempfänger


Kommunikation

Externalisierung(Explizit)

Internalisierung

Klassifizierung

Attribute

Lageplan Beziehungen

Themen

(Ontologisch)(Neuronal)


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IT-Architektur Wissensmanagement


Wissensbasis

Wissenslandkarte

Services

Benutzeroberfläche

• Data-Warehouse Systeme• Dokumenten- und Workflow-Management• Repositories

• Strukturierung (Klassifizierung, Terminologie)

• Optimierung der Struktur der Wissensbasis• Wissenssuche und Wissensnetzwerke

• Zentraler Zugang zum Wissen der Verwaltung

• Verbundsysteme• Standardsoftware• Groupware

Hardware und Softwarebasis


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4. Säule

Intranet - Portal

ERP-Systeme


eArbeitsplatz

Projekt- und

Gruppenportale


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Kernfunktionen eines Collaborationportals

Dokumentenverwaltung:• Aufgaben und Prioritäten• Zeitplan / Historie• Status der Dokumente

Arbeitsplanung:• Zeit und Ressourcen• Workflows• Meilensteine

Zeiteinsparung durch höhere Transparenz und schnelle Information

Projektvorhaben

Kommunikation:• Projektkalender• Diskussionsforen• Konferenzsysteme

Controlling (Steuerung):• Zielerfüllung • Ereignisberichte• Ressourcenverwendung

Collaboration


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Beispiel: Dokumentum eRoom

www.documentum.de


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Beispielprojektraum: Team Project


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Der Fokus liegt in der Steuerung von Projekten


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Suche nach Dokumenten


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Verschiedene Beispielräume stehen zur Verfügung


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Beispiel: conject Projektraum - Brückenbau

www.conject.de


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Eigenschaften und Nutzung von Dokumenten


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Sichtweisen auf Dokumente

Sichtweisen:• Projektphasen• Projektteilnehmer• Art der Tätigkeit• …


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Beispiel: Projectplace.de

- wo liegt der Unterschied???www.projectplace.de


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Vielen Dankfür Ihre

Aufmerksamkeit

Es bedanken sich:

Christian Canzler

Andreas Grosche

Till Hünermund

Christoph Obholzer

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