AIF-Beispiele 20101026 neu - platinum-cg.com · Eingangsverarbeitung in das SAP-System wird automatisch pro Material eine ... Interactive Form SAP ERP-System Anlegen Bestellung Ändern

Thema Einsatzmöglichkeiten interaktiver Adobe Formulare

Erstellt von: Alexander Treu Letzte Änderung von: Daniel Nössner Status:

Erstellt am: 17.08.2009 Letzte Änderung am: 02.11.2010

Inhaltsverzeichnis 1 Urlaubsgesuch .....................................................................................................................2 2 Reisekostenabrechnung.......................................................................................................3 3 Supplier Managed Inventory ................................................................................................4 4 Bedarfsanforderung..............................................................................................................6 5 Auftragsbestätigung Bestellung............................................................................................7 6 Mahnen und Erinnern von Auftragsbestätigungen (Bestellungen) .....................................10 7 Customer Tracking Prozess ...............................................................................................13 8 Servicemeldung..................................................................................................................16 9 Lieferantenerklärung (Präferenzabwicklung)......................................................................17 10 Arbeitszeitblatt ....................................................................................................................20 11 Anlegen Debitorenstammsatz ............................................................................................21

SiFbA Beispiele

02.11.2010 Seite 2 von 22 SAP interactive Forms

1 Urlaubsgesuch

Im Zuge der Optimierung von papierbasierten Prozessen will die Firma WOLFF&MÜLLER ihr derzeitiges Urlaubsgesuch, ein MS-Word Dokument, durch ein interaktives pdf-Formular ersetzten. Wie gewohnt findet der Mitarbeiter das Formular „Urlaubsgesuch“ im Intranet. Durch das Öffnen des pdf-files wird sein Windows Login erkannt und es werden alle relevanten Personaldaten automatisch aus dem SAP HCM System ins Formular hochgeladen. Der Antragsteller muss lediglich noch den gewünschten Urlaubszeitraum im Formular eingeben. Im Anschluss berechnet die Funktion „Simulieren“ die Anzahl der Abwesenheits- und Kalendertage. Mit Betätigung des „Senden“ Buttons startet der Mitarbeiter einen Genehmigungsworkflow, d.h. sein Gesuch wird per E-Mail an den Vorgesetzten versendet. Dieser entscheidet nach Prüfung des Antrags ob er genehmigt oder abgelehnt wird. Genehmigt er den Urlaub, wird dieser automatisch im SAP HCM-System gebucht. Weiter werden sowohl der Mitarbeiter als auch der zuständige Zeitbeauftragte darüber via E-Mail informiert. Lehnt der Vorgesetzte den Antrag ab, hat er die Möglichkeit im Kommentarfeld eine Begründung zu hinterlegen. Mit Betätigung des Buttons Senden wird der Antragsteller via E-Mail über die Ablehnung des Urlaubsgesuchs informiert.


2 Reisekostenabrechnung

Zur Vermeidung von Doppelerfassung der Reisekostendaten entwickelte Platinum für einen Kunden ein interaktives Reisekostenabrechnungsformular, das dem Reisenden als pdf-File auf seinem PC zur Verfügung steht. Nach erfolgter Reise kann er die Reisekostenabrechnung im Formular offline erfassen. Sobald der Reisende an seinem Arbeitsplatz ist können die Daten an das SAP HCM Travel System (oder alternativ an SAP FI-Travel) gesendet und dort automatisch verbucht werden. Die generierten Daten liegen der Reisekostenabrechnungsstelle zur Prüfung vor. Der Reisende druckt das Formular aus, heftet eventuelle Originalbelege an und schickt diese an die Abrechnungsstelle. Sofern die Prüfung keine Abweichungen ergeben hat, können die Abrechnungsdaten automatisch an FI zur Zahlung übergeben werden.


3 Supplier Managed Inventory

Unternehmen in vielen Branchen stehen unter einem starken Wettbewerbsdruck. Dieser verlangt von den Firmen, in ihren logistischen Prozessen schneller und anpassungsfähiger zu werden. Der Trend hin zu einem nachfrageorientierten Geschäftsumfeld stellt darüber hinaus neue Anforderungen an die unternehmensübergreifende Synchronisation der Beschaffungsprozesse. Im Fokus steht eine Optimierung der Bestandssituation, die sich durch eine gesteigerte Transparenz, verbesserte Nachschubzyklen und eine kostenoptimierte Nutzung von Ressourcen auszeichnet. Um dem zunehmenden Wettbewerbsdruck zu begegnen, haben viele produzierende Unternehmen die Prozesse ihrer internen Wertschöpfungskette mit den Mitteln moderner Produktionsplanungsverfahren optimiert. Zur Hebung weiterer Optimierungspotenziale ist die unternehmensübergreifende Optimierung mittels Supply Chain Management Techniken ein viel zitiertes Mittel. Vor diesem Hintergrund wird im Folgenden mit dem Supplier Managed Inventory (SMI) ein Verfahren vorgestellt, das einen leichtgewichtigen Einstieg in ein Integrationsszenario ermöglicht und gleichzeitig Optimierungspotential für Hersteller und Lieferant bietet. Das SMI Szenario unterstützt das lieferantengesteuerte Bestandsmanagement und damit die Kooperation zwischen Hersteller und ihren Lieferanten. Dem Lieferanten wird dabei die Aufgabe zur Disposition der Material-Bestände (verbrauchsgesteuertes Material) des Herstellers übertragen und ist dafür verantwortlich, dass dessen Lagerbestände nicht über- oder unterschritten werden. Der Zulieferer überwacht die Bestandssituation beim Hersteller und kann die Nachschubplanung auf der Basis des Verbrauchs beim Hersteller und aufgrund seiner eigenen Produktionsplanung optimieren. Es können sowohl beim Lieferanten als auch beim Hersteller Sicherheitsbestände reduziert werden.

HerstellerLieferant

SAP ERP-SystemInteractive Form

Start SMI-Prozess

Erzeugen Lieferplan-einteilung (ME38)

Erstellen Anlieferung (VL31N)

E-Mail

SMTP (Übergabe der Daten)

Übermittlung via E-Mail

Buchung Wareneingang mit Transaktion VL32N

Möglichkeit der auto-matischen Generierung eines Kundenauftrags

Auslieferung unter An-gabe der Anlieferungs-

nummer

Erzeugen einer CSV-Datei incl.

Anlieferungsnummer

Füllen Formular mitMaterialbestands-

daten

PlanungMaterialdisposition

Planungsergebnisse in Formular eintragen

Elektronischer Prozess Manueller Prozess Ablauf: 1. Schritt: Der Hersteller X startet in seinem ERP-System einen Report um eine Auflistung aller

Lieferanten und Materialien, die durch das Verfahren Supplier Managed Inventory ihre Disposition an den Lieferanten auslagern, zu erhalten.


2. Schritt: Durch Betätigung des Buttons „Formular generieren“ werden die Bestandsdaten Mindestbestand, Höchstbestand, verfügbarer Werksbestand und Verbrauch im Monat aus dem SAP-System an ein interaktives Offline-Formular übergeben und via E-Mail an den Lieferanten versendet.

3. Schritt: Der Lieferant öffnet die E-Mail bzw. das angehängte PDF-Formular und disponiert die

Bestände der einzelnen Materialien. Falls diese aufgefüllt werden müssen steht dem Lieferanten hinter jedem Material ein Eingabefeld zur Bestandsauffüllung (Mengenangabe) zur Verfügung.

4. Schritt: Via E-Mail wird das ausgefüllte Formular an den Hersteller zurückgesendet. Über die Email-

Eingangsverarbeitung in das SAP-System wird automatisch pro Material eine Lieferplaneinteilung mit der entsprechenden Auffüllmenge und dem vorgegebenen Lieferdatum erzeugt. Nachdem alle Lieferplaneinteilungen eines Lieferanten angelegt sind erstellt das System auf Basis der Einteilungen einen Anlieferungsbeleg (Lieferavis).

5. Schritt: Die Daten der Anlieferung werden in eine CSV-Datei übertragen und dem Lieferanten via E-

Mail gesendet. 6. Schritt: Der Lieferant kann mit der vom Hersteller erhaltenen CSV-Datei in seinem eigenen ERP

System einen Kundenauftrag anlegen und damit den Gesamtprozess komplettieren. 7. Schritt: Der Lieferant kommisioniert und versendet die Ware unter Angabe der Anlieferungsnummer

an den Hersteller. 8. Schritt: Für die angelieferte Ware wird unter Verwendung der Anlieferungsnummer im ERP System

des Herstellers die Wareneingangsbuchung vorgenommen.

Hersteller: Letztes BestandsupdatePlatinum Consulting

Mat.Nr. Lieferant

BezeichnungMat.Nr.Kunde

Mindest-bestand

Höchst-bestand

Verf.Werks-bestand

Auffüll-menge

Lieferantengesteuertes Bestandsmanagement

1 4711 100100 Senkschr. Schlitz M3*6 1.000

Ø Verbr./Mon.

2.000 1.800 500

Lfd.Nr.

2 4712 100101 Holzschraube Schlitz 5*25 1.000 2.000 800 500 300

3 4713 100102 Balkenschuh Typ B-1 10 25 - 2 5 10

4 4714 100103 Linsenkopfschraube M 8*50 1.000 2.000 2.300 500

5

Senden

Mengen-einheit

ST

ST

ST

ST

Kein Bestand Kein Alarm Mindestbestand unterschritten

Höchstbestand überschritten

12.08.2009

Dispo-Intervall wöchentlich

Lieferant: K1003 Wieland GmbH

Anlieferdatum 19.08.2009

Disponent: Müller August

Lieferort Werk St.Leon-Rot

20:00:00


4 Bedarfsanforderung

Um zu verhindern, dass Abteilungen am Einkauf vorbei, z.B. per Telefon, Bestellungen aufgeben, für die dann im Nachgang in der Kreditorenbuchhaltung die Zuordnung fehlt, haben wir für einen Kunden ein Bestellanforderungsformular entwickelt das dem betreffenden Personenkreis über das Intranet zur Verfügung gestellt wird. Der Aufruf des interaktiven BANF-Formulars (Online-Formular) erfolgt über eine URL. Nachdem die gewünschte Anforderung im Formular beschrieben wurde sendet der Benutzer das Formular zur Genehmigung an seinen Vorgesetzten. (Organisationsstruktur wurde in einer Customizingtabelle ZMMORG hinterlegt; Antragsteller und Vorgesetzter mit Personalnummer und E-Mail Adresse). Der Vorgesetzte erhält die Formulardaten via E-Mail zur Genehmigung. Er öffnet das Formular und entscheidet über die Freigabe. Mit der Freigabe sendet er das Formular via E-Mail an das SAP-System wodurch automatisch eine Bestellanforderung angelegt wird. Sowohl Genehmiger als auch Antragsteller erhalten eine E-Mail mit der SAP BANF-Nummer. Im Falle der Antragablehnung bekommt der Antragsteller eine E-Mail mit dem Vermerk, dass der Antrag nicht genehmigt wurde.


5 Auftragsbestätigung Bestellung Die Nachrichtenfindung der Bestellung wird um eine neue Nachrichtenart ergänzt, über die das interaktive Auftragsbestätigungsformular angesprochen wird. Dieses Formular kann zusätzlich zu Ihrem derzeit vorhandenen Bestellformular an eine vom Lieferanten vorgegebene E-Mail Adresse gesendet werden. Pro Bestellposition ist der Lieferant nun in der Lage einen Bestellbestätigungstermin und die bestätigte Menge einzugeben. Mit der Betätigung des Senden-Buttons wird eine E-Mail Eingangsverarbeitung in Ihrem SAP System angestoßen, die eine Änderung der Bestellpositionen vornimmt. Dabei wird abhängig von Ihrem für die Bestätigungssteuerung im System eingestellten Customizing, automatisch eine Auftragsbestätigung (AB) mit den auf dem Formular eingegebenen Daten generiert. Programmlogik bei der Prüfung der Auftragsbestätigung in der Bestellposition:

• Setzen Flag Auftragsbestätigungspflicht (nur wenn in Bestellposition noch nicht markiert)

• Falls Sie ohne Bestellbestätigungsschlüssel arbeiten, setzt unser Programm den von SAP im Standard ausgelieferten Bestätigungsschlüssel 0001.

• Verwenden Sie einen Bestätigungsschlüssel ungleich 0001 prüft das Programm ob der

Bestätigungstyp AB vorhanden ist. Eine Auftragsbestätigung wird angelegt. Falls das Programm die Auftragsbestätigung nicht generieren kann, (Bestätigungstyp AB nicht vorhanden), wird der Fehler im SAP log protokolliert und dem Lieferant eine E-Mail mit dem Fehlerhinweis gesendet.


Prozessablauf Auftragsbestätigung

HerstellerLieferant


Anlegen Bestellung

Ändern Bestellung

Übernehmen Auftragsbestätigung

(Bestätigungstyp AB)

E-Mail


E-MailFehler-

protokoll

Generieren interaktives offline Formular

Interaktives Bestellformular

Bestätigter Liefertermin

Bestätigte Liefermenge

eingeben

Posteingang

beim

Disponenten

Prozessfehlerfrei ?

nein ja

Prozess ende

Ablauf: 1. Schritt: Der Hersteller X generiert in seinem ERP-System eine Bestellung. Generiertes Formular wird

automatisch via E-Mail an den Lieferanten versendet. (Medium 8 Sonderfunktion und Versandzeitpunkt sofort)

2. Schritt: Sachbearbeiter beim Lieferanten empfängt E-Mail, öffnet das interaktive Offline Formular und

trägt bestätigten Liefertermin und bestätigte Liefermenge ein. Anschließend stößt er durch Drücken des Buttons Senden eine E-Mail Eingangsverarbeitung im SAP System des Herstellers an.

3. Schritt: SAP Funktionsbaustein ändert Bestellpositionen. 4. Schritt: Falls Prozess fehlerhaft wird im SAP System ein Fehlerprotokoll via E-Mail an Sachbearbeiter

gesendet.

1

2

4

3


Layout Auftragsbestätigung Das interaktive Formular für die Bestätigung des Lieferdatums und der Menge steht unter dem Fokus der benutzerfreundlichen Verständlichkeit und Bedienbarkeit. Die vom Lieferanten auszufüllenden Felder sind selbsterklärend.

Der Lieferant gibt pro Bestellposition das bestätigte Lieferdatum, sowie die bestätigte Liefermenge ein. Mit der Senden-Funktion werden die eingegebenen Daten in der SAP Bestellung automatisch als Bestätigungen mit dem Bestätigungstyp AB verbucht.


6 Mahnen und Erinnern von Auftragsbestätigungen (Be stellungen) Sie wollen die rückständigen Bestellpositionen bei Lieferanten anmahnen oder an das bestätigte Lieferdatum erinnern? Der SAP Standard unterstützt diesen Ablauf über die Transaktion ME91F. Dieser sieht vor, dass pro Bestellung die anzumahnenden Positionen auf einem Formular aufgeführt und an den Lieferanten via Druck, Fax oder E-Mail übergeben werden können. Platinum Consulting hat diesen SAP Standardprozess um ein interaktives Formular erweitert und übergibt nicht bestellbezogen, sondern lieferantenbezogen alle anzumahnenden Bestellungen und Positionen eines Lieferanten an das interaktive Adobe Formular. Damit nicht genug, wir übermitteln direkt aus dem Selektionsprozess das interaktive Formular via E-Mail an den entsprechenden Ansprechpartner beim Lieferanten und fordern diesen auf, im Formular die Felder „bestätigte Menge und bestätigtes Lieferdatum“ mit den entsprechenden Angaben zu befüllen. Abschließend sendet der Mitarbeiter das Formular über die SMTP Verarbeitung an das SAP System des Herstellers. Die übermittelten Daten werden automatisch via ME22N in der jeweiligen Bestellposition verbucht. Prozess Mahnen und Erinnern von Bestellungen:

My CompanySupplier


Ändern Bestellung

Übernehmen Auftragsbestätigung

(Bestätigungstyp AB)

E-Mail


E-MailFehler-

protokoll

Generieren interaktives offline Formular und füllen zu mahnende Bestellungen/Pos.

Ansprechpartner des Lieferanten öffnet inter-aktives Mahnformular

Dateneingabe Formularpro Bestellung/Pos:

- Bestätigter Liefertermin- Bestätige Menge

Fehler- oder Bestätigungs-E-Mail an Ansprechpartner des Lieferanten

Prozessfehlerfrei ?

nein ja

Prozess ende

Start Mahnprogrammfür Bestellungen

Selektion: Lieferanten

Ablauf: 1. Schritt: Der Hersteller X startet in seinem ERP-System das Mahnprogramm für Bestellungen. Das

generierte Formular wird automatisch via E-Mail an den Lieferanten versendet.

1

2 3

4


2. Schritt: Sachbearbeiter beim Lieferanten empfängt E-Mail, öffnet das interaktive Offline Mahnformular

und trägt bestätigte Liefermenge und bestätigtes Lieferdatum ein. Anschließend stößt er durch Betätigen des Senden-Buttons eine E-Mail Eingangsverarbeitung im SAP System des Herstellers an.

3. Schritt: SAP Funktionsbaustein ändert Bestellpositionen. 4. Schritt: Falls Prozess fehlerhaft wird im SAP System ein Fehlerprotokoll via E-Mail an Sachbearbeiter

gesendet. Layout:


Der Lieferant gibt pro Bestellposition das bestätigte Lieferdatum, sowie die bestätigte Liefermenge ein. Mit der Senden-Funktion werden die eingegebenen Daten in der SAP Bestellung automatisch als Bestellbestätigungen mit dem Bestätigungstyp AB verbucht.


7 Customer Tracking Prozess In diesem Prozess bietet der Hersteller seinem Kunden die Möglichkeit den aktuellen Status seiner Bestellung online abzufragen. Ein Kunde sendet seine Bestellung an den Hersteller welcher in seinem SAP System einen Kundenauftrag generiert. Mit dem Speichern des Kundenauftrags generiert das System eine Nachricht ZCTP über die ein interaktives PDF-Formular gefunden wird. Die Nachricht wird automatisch via E-Mail an den Ansprechpartner des Kunden gesendet. Nachdem der Kundenansprechpartner seine E-Mail bekommen hat, kann dieser proaktiv den Kundenauftragsstatus bzw. Belegfluß beim Hersteller abrufen. Er muß dazu das interaktive PDF- Formular aus der Initialisierungsmail öffnen, eine oder mehrere Auftragspositionen markieren und den Senden-Button betätigen. Eine SAP E-Mail Eingangsverarbeitung im SAP System des Herstellers stößt ein ABAP Programm an das die entsprechenden Auftragsstatusdaten abholt und diese in einer E-Mail an den Kundenansprechpartner sendet. Dieser Customer Tracking Prozess kann nun solange angestoßen werden, bis der Kundenauftrag vollständig abgeschlossen ist. E-Mail Adresse: Im Debitorenstammsatz ist der Ansprechpartner des Kunden mit seiner E-Mailadresse zu pflegen. In den Vertriebsbereichsdaten des Kunden muss dieser der Partnerrolle AP (Ansprechpartner) zugeordnet werden. Beim Anlegen des Kundenauftrags wird die Partnerrolle AP automatisch übernommen. Sind im Kundenstamm mehrere Ansprechpartner für diesen Kunden der Partnerrolle AP zugewiesen muß beim Anlegen des Auftrags der Ansprechpartner manuell ausgewählt werden. Nachrichtenart ZCTP: Für den automatischen E-Mailversand an den Kundenansprechpartner ist in der SD-Nachrichtenfindung die Nachrichtenart ZCTP einzurichten. Das Medium dieser Nachrichtenart ist 8 (Sonderfunktion). Nachfolgender Prozessablauf ist hierzu vorgesehen:

My CompanyCustomer


Anlegen Kundenauftrag

Start ABAP Programm lesen Kundenauftrags-status und aufbereiten

Text für E-Mail

Senden Auftragsstatus via E-Mail an Kunden-

ansprechpartner

E-Mail


Übermittlung via E-MailBelegfluss

Kundenauftrag und Statusinformationen

Füllen AIF - Form mit Kundenauftragspos.

Markieren Kundenauftragsposition

für die Auftrags-verfolgung abgeholt

werden soll

Eingang E-Mail mit Attachement

interaktives Formular


Initialisierungs-E-Mail: Der Kundenansprechpartner erhält eine E-Mail mit dem interaktiven PDF-Formular.

Interaktives PDF Formular zum Start des Customer Tracking Proz esses Der Ansprechpartner des Kunden hat nun die Möglichkeit sich durch Auswählen einer oder mehrerer Positionen einen Status über seine Bestellung beim Kunden zu verschaffen.


E-Mail Auftragsverfolgung Der Ansprechpartner erhält eine E-Mail mit dem aktuellen Status seines Auftrags.

Der Customer Tracking Prozess kann nun solange angestoßen werden, bis der Kundenauftragskopf den Status „erledigt“ hat.


8 Servicemeldung Die Monteure erfassen elektronisch ihre Reise-, Rüst- und Montagezeiten etc. in einem vordefinierten pdf-Formular an ihrem jeweiligen Einsatzort und senden es anschließend als Mailanhang an ihren zuständigen Area Service Manager (ASM). Der ASM kontrolliert das Formular inhaltlich und sendet die Daten an das SD-Modul des SAP-ERP-Systems. Dort wird automatisch eine Faktura erstellt.


9 Lieferantenerklärung (Präferenzabwicklung) Eine Lieferantenerklärung (LE) ist eine Erklärung, mit der ein Lieferant Angaben über die Eigenschaft gelieferter Waren hinsichtlich der Präferenzursprungsregeln der Gemeinschaft macht. Das von Platinum im Auftrag von Kunden entwickelte Formular setzt auf dem von SAP vorgesehenen Anforderungsprogramm auf und selektiert alle Materialien, für die eine Lieferantenerklärung einzuholen ist. Das so erzeugte Formular wird automatisch via E-Mail an eine über den Lieferantestamm gefundene E-Mail Adresse zum Lieferanten gesendet. Der Ansprechpartner füllt im Formular die entsprechenden Informationen und sendet das ausgefüllte Formular an den Hersteller zurück. Über die SMTP Verarbeitung werden die angelieferten Daten im SAP System verbucht. Das Formular besteht mindestens aus 2 Seiten, wobei auf der 1. Seite quasi in Briefform der Lieferant auf die Notwendigkeit einer Lieferantenerklärung (hier LLE) hingewiesen wird und auf den Folgeseiten dann die zu erklärenden Materialien aufgeführt sind.


Das System ermittelt pro Lieferant und Material ob für eine oder alle Präferenzzonen eine Lieferantenerklärung vorliegt bzw. vorzulegen ist. Der Ansprechpartner des Lieferanten kann pro Material und Zone die Felder Status und Gültigkeit pflegen.


Fehlende Daten wie z.B. die Lieferanten Mat.-Nr. oder die statistische Warennummer aber auch das Ursprungsland können vom Lieferanten ebenfalls hinzugefügt werden.

Durch betätigen des Button „senden“ werden die Daten an das SAP System des Herstellers übertagen.


10 Arbeitszeitblatt Zur Erfassung von Projektarbeitsstunden wurde ein AIF Formular entwickelt, das als Offline-Formular den Mitarbeitern auf dem Client zur Verfügung gestellt wird. Der Mitarbeiter pflegt seine tägliche Tätigkeiten in das pdf-Form ein. Sobald er sich mit seinem Rechner innerhalb des Unternehmens-Netzwerkes befindet kann er durch die Funktion Übertragen die Arbeitszeiten an das SAPSystem übergeben.


11 Anlegen Debitorenstammsatz Dieses AIF Formular wurde für einen Kunden entwickelt, der die Organisation und Vollständigkeit seiner Debitorenstammdaten über diesen Weg sicherstellen will. Ausgehend von dem Bedarf eines Kundenstammsatzes im Vertrieb hat der Sachbearbeiter über den Zugriff auf das Adobe Formular einen neuen Kundenstamm mit den Vertriebsdaten anzulegen.

Nachdem der Mitarbeiter das Formular ausgefüllt hat kann er über den Sende Button den Kundenstammsatz im SAP System anlegen.


Die Finanzbuchhaltung wird über die Anlage des Kundenstammsatzes via E-mail informiert. Der E-Mail ist ein PFD beigefügt.

Die Finanzbuchhaltung ist nun in der Lage den Kundenstamm um die Fibu-Daten zu erweitern

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