Upload
others
View
1
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten im Rahmen der Entgelt- abrechnung
Mandanten-InfoAufzeichnungs- & Aufbewahrungs-pflichten
Mandanten-Info
Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten im Rahmen der Entgeltabrechnung
Inhalt
1. Einführung .............................................................................. 1
2. Aufzubewahrende Unterlagen generell ............................... 1
3. Lohnkonto ............................................................................... 3
3.1 Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung ............................ 4
3.2 LohnsteuerlicheAufzeichnungspflichtenimLohnkonto ........ 4
3.3 Sozialversicherung ................................................................ 14
3.4 AufbewahrungsfristenvonLohnkonten ................................ 21
4. Entgeltunterlagen in elektronischer Form ........................ 22
1
Aufzeichnungs- & Aufbewahrungspflichten im Rahmen der Entgeltabrechnung
1. Einführung
„Werschreibt,derbleibt!“–dieserSprucherfreutsichimEntgelt-bereichbesondersgroßerBeliebtheit,dahierdieDokumentationvonSachverhaltensehrhäufigmaßgeblichwichtigistfürdiekor-rekteEinordnungvonSachverhalten,seiesinderVerhandlungmitdemMitarbeiterbeiZusagenvonThemenstellungen,aberauchzueinem späterenZeitpunkt,wenn zugesagte Sachverhalte geltendgemacht werden sollen und die daraus abgeleiteten Ansprüchenachgewiesenwerdenmüssen.Darüberhinausstelleneinendiei.d.R.allevierJahrestattfindendenLohnsteuer-undSozialversiche-rungsprüfungenimmerwiedervordieHerausforderung,vorJah-renabgestimmteSachverhalteeinemBetriebsprüfererklärenunddieEinhaltungdergesetzlichenVorgabennachweisenzumüssen.
JegenauerdieseSachverhaltedokumentiertundfestgehaltenwur-den,umsoleichterlassensichimRahmenderPrüfungdannRück-fragen beantworten. Dabei gibt es eine Vielzahl von Gesetzen und Rechtsprechungen zu diesem Themenbereich. Ihnen allen ist inderRegeleinesgemeinsam:EinVerstoßkannBußgeldernachsichziehen.Wichtigeraber:ErführthäufigbeinichtordnungsgemäßerDokumentationzuNachforderungeninderLohnsteueroderSozi-alversicherungimRahmenvonPrüfungen.
GrundsätzlichunterscheidetmanbeidenvomArbeitgebervorzu-haltenden Unterlagen zwischen den generellen Abrechnungsunter-lagen,diemittlerweile ingut95%derFälle systemseitigerfasstundgespeichertsind,sowiedenBelegendazu,diejeweilsinPa-pier-oderDateiformgespeichertsind.
2. Aufzubewahrende Unterlagen generell
ZudenAbrechnungsunterlagenzähleninsbesondere
� dieFirmen-oderauchMandanten-Stammdaten,
� dieLohnsteuer-AnmeldungenbeimFinanzamt,
� dieBeitragsnachweisederKrankenkasseninkl. derBeitragsermittlung,
2
Aufzeichnungs- & Aufbewahrungspflichten im Rahmen der Entgeltabrechnung
� die Lohnjournale und
� dasLohnkontosowie
� diePersonal-StammdatendereinzelnenMitarbeiter,
� dieBrutto/Netto-Abrechnungen,
� dieDEÜV-Meldungensowie
� die Lohnsteuerbescheinigungen.
ZudenEinzelbelegenderMitarbeitergehörenz. B.
� Provisions-undPrämienabrechnungen,
� Stempelkarten,Stundenzettel,Fehlzeitenbelege, Zeiterfassungsprotokolle,
� generelleUnterlagenzurErmittlungoderzumNachweisvonSachbezugswertenwieFirmenwagenetc.
� NachweisezupauschalversteuertenSachverhalten individuellerNaturwiez. B.Fahrtkostenzuschüsseoder aberInternetpauschalen,Erholungsbeihilfenu. ä.,
� Reisekostenunterlagen–wenndieAuszahlungüber die Lohnabrechnung erfolgt.
DesWeiterendieNachweiseund InhaltederdemArbeitnehmerausgehändigten Bescheinigungen über die imWege der Daten-übertragungerstattetenMeldungen.NebendenbereitserwähntenLohnsteuerbescheinigungenundDEÜV-Meldungensinddiesmitt-lerweile auch eine Vielzahl vonNachweisen bzgl. ErkrankungenundEntgeltausfall,MeldungenüberPflegezeitenoderaberErstat-tungsanträgeindiesenZusammenhängenunddergleichen.
GrundlagefüralleBerechnungenundNachweiseseitensdesAr-beitgebersbildetgrundsätzlichdasLohnkonto,dadortalleDatenderEntgeltabrechnungzusammengeführtwerden.
3
Aufzeichnungs- & Aufbewahrungspflichten im Rahmen der Entgeltabrechnung
3. Lohnkonto
Bei Beginn eines Beschäftigungsverhältnisses sowie eines jeden KalenderjahresmusseinArbeitgeberfürdiebeiihmbeschäftigtenArbeitnehmereinLohnkontoeinrichten.Diesesbildetdiesteuerli-cheGrundlagedesArbeitsverhältnissesundumfasstdarüberhin-aus auch alle sozialversicherungsseitig erfolgten Meldungen.
UmeineeinheitlicheGrundlagezuerhalten,mussdasLohnkontosämtlichefürdieIdentifikationundAbrechnungeinesMitarbeiterswichtigenMerkmaleenthalten,also
� denNamen,
� die Anschrift,
� dieLohnsteuerabzugsmerkmale,
� dieKrankenkasse,
� dieBeitragsgruppenschlüsselunddiePersonengruppesowie
� die Lohnbestandteile
deseinzelnenArbeitnehmers.
LohnsteuerlichwirddiejeweilsermittelteundeinbehalteneLohn-steuer dargestellt und aufgezeichnet.
Sozialversicherungsrechtlich wird die Ermittlung der Beiträgeaufgezeigt und besteht die Verpflichtung des Arbeitgebers, dieEntgeltunterlagenzuführenundbiszumAblaufdesaufdieletztePrüfungfolgendenKalenderjahresgeordnetaufzubewahren.DieseVerpflichtungbestehtunabhängigdavon,ob in allenSozialversi-cherungszweigenVersicherungspflichtbesteht.AuchfürkurzfristigBeschäftigtesowie fürMinijobber isteinLohnkontoeinzurichtenundvorzuhalten.DabeidarfmansichnichtvonderBegrifflichkeit„Lohnkonto“verwirrenlassen:gemeintistdamitnichtdasFinanz-buchhaltungskonto der „Löhne“.DieserBegriff umfasst dieAuf-zeichnungs-undAufbewahrungspflichtendesArbeitgebers.
4
Aufzeichnungs- & Aufbewahrungspflichten im Rahmen der Entgeltabrechnung
3.1 Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung
Die lohnsteuerliche Grundlage und die damit verbundenen Auf-zeichnungsvorschriften fürdiedurchdenArbeitgeberzu führen-denLohn-undGehaltskontensindin§ 41EStGsowie§§ 4und5LStDV festgehalten.
DieVerwaltungsanweisungenundHinweisezudiesenRechtsvor-schriften finden sich inR 41.1 bis 41.2 LStR sowiemittelbar imBMF-Schreibenvom26.11.2013,IV C 5–S 2367/13/10001,sowieim jährlichen Ausstellungsschreiben des BMF für die Lohnsteu-erbescheinigungen.Für2017wärediesdasBMF-Schreibenvom31.08.2016,IV C 52378/15/10003.
SozialversicherungsrechtlichsindArbeitgebernach§ 28fSGB IVsowie den §§ 8 und 9 BVV (Beitragsverfahrensverordnung) ver-pflichtet,Entgeltunterlagenzuführenundaufzubewahren.
3.2 Lohnsteuerliche Aufzeichnungspflichten im Lohnkonto
EinArbeitgebermussfürjedenMitarbeiterundjedesKalenderjahreinLohnkontoführen.DabeispielteskeineRolle,obderArbeit-nehmerbeschränktoderunbeschränkteinkommensteuerpflichtigist oder ob pauschal oder individuell versteuert wird.
FürdieFührungeinesLohnkontosansichsindkeinebesonderenFormvorschriften zu beachten: Entscheidend ist, dass das Lohn-kontoallegesetzlichvorgegebenenAngabenenthältunddassdieAufzeichnungen fortlaufend – aber getrennt nach Kalenderjahren –geführtundaufbewahrtwerden.
ImRahmendergängigenmaschinellenEntgeltabrechnungdurchein Entgeltabrechnungsprogramm wird für jeden ArbeitnehmereinStammblattangelegt,dasalle fürdenLohnsteuerabzugmaß-gebendenMerkmaleenthält.AndiesesStammblattwerdendieje-weiligen,fürdenEntgeltabrechnungszeitraumerstelltenLohn-undGehaltsabrechnungen des laufenden Kalenderjahres angehängt.
5
Aufzeichnungs- & Aufbewahrungspflichten im Rahmen der Entgeltabrechnung
DieBeträge,dieimLohnkontoaufgezeichnetwerden,müssenspä-testensamEndedesKalenderjahresaufgerechnetwerden.Schei-detderArbeitnehmerunterjährigaus,werdendieBeträgebiszumAusscheidenaddiert.DanachistdasLohnkontozuschließen.
Deutlich seltener ist die manuelle Entgeltabrechnung zu finden.AuchhiermüssenLohnkontengeführtwerden.DieserfolgthäufiginFormvonVordruckenoderalsKarteikarten.IndenVordrucken/KarteikartenwerdenfürjedenMitarbeiterdiejeweiligenAngabenaus den Lohnabrechnungen eingetragen bzw. aufgezeichnet.
WelchegesetzlichenAngabendasfürdenArbeitnehmergeführteLohnkontoimDetailenthaltenmuss,istin§ 4LStDVimEinzelnendefiniertundwirdnachfolgenddargestellt:
3.2.1 Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)
ImLohnkontomüssensämtlicheDatendargestelltwerden,dievomBZStalsELStAM-DatendesArbeitnehmersübermitteltwerden.
KonntenkeineDatenübermitteltwerden,dakeineTeilnahmeamelektronischenAbrufverfahrenerfolgte,z. B.beiimAuslandwohn-haftenSteuerpflichtigenoderArbeitnehmern,diebeieinemunterdie Härtefallklausel fallenden Arbeitgeber beschäftigt sind, sindNachweisevomjeweiligenBetriebsstättenfinanzamtinPapieroderdieNachweisedesWohnstättenfinanzamtesdesArbeitnehmersbeiZuzugdesArbeitnehmerszurGemeinde,aufzubewahren.
Daraufmüssen insbesonderedie persönlichenDatendesArbeit-nehmers,diesteuerlicheIdentifikationsnummersowieSteuerklas-seundSteuerfrei-undHinzurechnungsbeträgedargestelltsein.
VondenübermitteltenFreibeträgenmüssenjeweilsderJahresbe-trag sowie der anteilige Betrag für den Entgeltabrechnungszeit-raumindasLohnkontoübernommenwerden.GleichesgiltfürdieHinzurechnungsbeträge.ÄndernsichimLaufedesKalenderjahresdieELStAM-DatenoderinderPapierbescheinigungeingetrageneBesteuerungsmerkmale, istauchderZeitpunkt indasLohnkontozuübernehmen,abdemdieÄnderunggilt.
6
Aufzeichnungs- & Aufbewahrungspflichten im Rahmen der Entgeltabrechnung
FürArbeitnehmer,diezwarinDeutschlandkeinenWohnsitzhaben,jedochalsBürgerder EuropäischenUnionaufAntragimInlandun-beschränktsteuerpflichtigseinkönnen,müssendieDatenausderbesonderenBescheinigungindasLohnkontoübertragenwerden.
Praxistipp
Kann der Arbeitgeber für den Arbeitnehmer die ELStAM- Datennichtabrufen,weildieserseinepersönlicheIdentifika-tionsnummersowiedenTagderGeburtnicht mitgeteilt hat, istauchdieserZeitraumimLohnkontozuvermerken.InderRegel ist für diese Zeitfenster dann die Steuerklasse VI zurAnwendung zu bringen.
3.2.2 Basisdaten und Beschäftigungsdauer
Wiebereitserläutert,werdenimLohnkontoNameundAdressda-ten,GeburtsdatumsowiedieBeschäftigungsdauerfürdenjeweili-genArbeitnehmereingetragen.
3.2.3 Laufende Daten aus der Lohnabrechnung
3.2.3.1 Barlohnzahlungen
Aus den jeweiligen Entgeltabrechnungen müssen im LohnkontofolgendeDateneingetragenwerden:
� derTagderjeweiligenZahlungsowiederEntgeltzahlungs- zeitraum,z. B.31.03.2017,EntgeltabrechnungMärz,
� dersteuerpflichtigeBruttoarbeitslohnfürdiesenZeitraum.
Aufgezeichnetwerdenebenfallsgetrenntdieermittelteundeinbe-haltene Lohnsteuer, Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag.
Die vom Arbeitgeber zu beachtenden Freibeträge (Altersentlas-tungs- oder Versorgungsfreibetrag incl. Zuschlag zum Versor-gungsfreibetrag)dürfenvomBruttolohnnichtabgezogenwerden.
7
Aufzeichnungs- & Aufbewahrungspflichten im Rahmen der Entgeltabrechnung
3.2.3.2 Versorgungsbezüge
Bei der Abrechnung von Versorgungsbezügen/BetriebsrentenbleibenderVersorgungsfreibetragundderZuschlagzumVersor-gungsfreibetrag steuerfrei.
DiefürdieBerechnungerforderlichenAngabensindseit2005imLohnkontoaufzuzeichnen.DabeisindfürjedenVersorgungsbezuggetrenntaufzuzeichnen:
� das Jahr des Versorgungsbeginns,
� beiunterjährigerZahlungvonVersorgungsbezügenderersteundderletzteMonat,fürdendieZahlungerfolgte,
� der12-facheVersorgungsbezugfürdenMonatJanuarbeiVersorgungsbeginnvor2005bzw.der12-facheVersorgungs-bezugfürdenerstenvollenMonatdesVersorgungsbeginnsinallenanderenFälleneinschließlichderzuberücksichtigendensonstigenBezüge.
3.2.3.3 Vermögenswirksame Leistungen
BeiträgezuVermögenswirksamenLeistungen,dievomArbeitge-berdirektandenVersicherungs-/Anlagepartnerüberwiesenwer-den,sindebenfallsseparatimLohnkontoabzubilden.
Praxistipp
DerZuschussvomArbeitgebermussnichtgesondertaufge-zeichnet werden.
3.2.3.4 Sachbezüge
NebendemgezahltenBarlohnsindimLohnkontoSachbezüge,diederArbeitnehmererhaltenhat,getrenntauszuweisen.Dabeimüs-senfürdievollständigeAufzeichnungderSachbezügenachfolgen-deAngabenerfolgen:
8
Aufzeichnungs- & Aufbewahrungspflichten im Rahmen der Entgeltabrechnung
� TagderAbgabedesSachbezugs,
� Abgabeort,
� ggf.einevomArbeitnehmergeleisteteZuzahlung,
� der Wert des Sachbezugs und
� dievomsteuerlichanzusetzendenWerteinbehaltene Lohnsteuer.
JenachsteuerlicherGestaltung istderWertdesSachbezugsmitdem amtlichen Sachbezugswert anzusetzen (z. B. Bewirtung beiAuswärtstätigkeit,Mahlzeitengewährung)odermitdemjeweiligensteuerlichenEndpreisalsErsatzwert.
DerRabattfreibetragvon1.080 Eurodarfdabeinichtvom jewei-ligen Wert des zugewendeten Sachbezugs abgezogen werden, selbstwennderRabattfreibetragbeiderEntgeltabrechnungzuläs-sigerweiseberücksichtigtwurde.
Praxistipp
Auch geringwertige Sachbezüge, deren Summe diemonat-licheFreigrenzevon44 Euronichtüberschreitenunddahersteuerfreiverbleiben,müsseneingetragenwerden.InderPra-xiserfolgtdieseherselten.EineAufzeichnung inFormvonnachweisbarenBelegen,dieausderFinanzbuchführungzumLohnkonto genommen werden, ist denkbar. Wichtig ist dieNachweiserbringungundAufzeichnung,dasonstspätestensimRahmen einer Sozialversicherungsprüfung für nicht ord-nungsgemäßpauschalierteodersteuerfreieLeistungen/Zah-lungenSozialversicherungsbeiträgeerhobenwerdenkönnen.
3.2.3.5 Pauschal besteuerter Arbeitslohn
ZahltderArbeitgeberseinemArbeitnehmereinenZuschussfürdiearbeitstäglicheFahrtzwischenWohnungundersterTätigkeitsstät-te,kanndieserFahrtkostenzuschusspauschalmit15%besteuert
9
Aufzeichnungs- & Aufbewahrungspflichten im Rahmen der Entgeltabrechnung
werden.Diesgiltauch,wenndergeldwerteVorteil fürdieÜber-lassungeinesDienstwagens fürFahrtenzwischenWohnungunderster Tätigkeitsstätte pauschal besteuertwird.Der pauschal be-steuerteArbeitgeberzuschussmussgesondert imLohnkontover-merktwerden.
AlsweitereimLohnkontoaufzuzeichnendenBezüge,diemiteinemfestenPauschsteuersatzversteuertwerden,kommeninBetracht:
� BeiträgefürbetrieblicheAltersversorgung,dienach§ 40bEStGpauschalversteuertwurden,
� Erholungsbeihilfen,
� Mahlzeiten,
� pauschalversteuertesEntgeltangeringfügigBeschäftigteoderAushilfskräfte.
Darüber hinaus sind Gehaltsbestandteile, die mit einem beson-deren betriebsindividuellen Pauschsteuersatz besteuert wurden,einschließlich der darauf entfallenden Lohn- und Kirchensteuer so-wiedesSolidaritätszuschlagsseparatimLohnkontoauszuweisen.Denkbarsindhier
� sonstige Bezüge unter 1.000 Euro jährlich,dieineinergrö-ßerenZahlvonFällendenArbeitnehmerngewährtwurden,
� Bezüge,fürdieimRahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung die Lohnsteuer pauschal nacherhoben wurde.
3.2.3.6 Steuerfreier Arbeitslohn
ImLohnkontomüssensämtlichesteuerfreienBezügedesArbeit-nehmersgetrennt vonder laufendenEntgeltzahlungnotiertwer-den. BeispielsweisedienachfolgendaufgeführtenEinzelfälle:
� Umzugskostenentschädigungen,
� steuerfreieArbeitgeberzuschüssezurfreiwilligenKranken- versicherung,
10
Aufzeichnungs- & Aufbewahrungspflichten im Rahmen der Entgeltabrechnung
� steuerfreieBeitragsleistungenineinenPensionsfonds, einePensionskasseoderzueinerDirektversicherung,
� steuerfreieSachbezüge,diez. B.wegendermonatlichen44-Euro-Grenzenichtbesteuertwerden,
� Reisekosten,VerpflegungsmehraufwendungenundanderesteuerfreieAuslösungen,auchanlässlicheinerdoppeltenHaushaltsführung,
� Arbeitslohn, der aufgrund eines DBAs oder aufgrund des Aus-landstätigkeitserlassessteuerfreibleibt.
AufdieseparateAufzeichnungimLohnkontovonsteuerfreiemAr-beitslohnmitAusnahmedernachDBAoderAuslandstätigkeitser-lasssteuerfreienBezügesowiedersteuerfreienSachbezügekannmit Genehmigung des Betriebsstättenfinanzamts verzichtet wer-den, wenn die steuerfrei ausbezahlten Beträge anhand anderer Un-terlagenzweifelsfreiüberprüftwerdenkönnen.
3.2.3.7 Ermäßigt besteuerter Arbeitslohn
SoweitArbeitslohnermäßigtbesteuertwird,mussdieserebenfallsimLohnkontogesondertaufgezeichnetwerden.Auchhier istdieAngabe des jeweiligen Betrags sowie die darauf erhobene Lohn-steuer, Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag notwendig.
3.2.3.8 Lohnzahlungen Dritter
Bei lohnsteuerpflichtigen Rabatten von Dritten, besteht eine ge-setzlicheAnzeigepflicht. IndiesenFällenmussderArbeitnehmerdieHöhederBezügefürdenjeweiligenEntgeltzahlungszeitraumamMonatsendeseinemArbeitgeberangeben.DieAnzeigeistalsBelegzumLohnkontozunehmen.
11
Aufzeichnungs- & Aufbewahrungspflichten im Rahmen der Entgeltabrechnung
3.2.3.9 Eintragung von Großbuchstaben im Lohnkonto
3.2.3.9.1 Großbuchstabe U
Der Großbuchstabe U muss im Lohnkonto als Kennzeichen fürUnterbrechungszeiträumeeingetragenwerden, indenenderAn-spruchdesArbeitnehmersaufArbeitslohnfürmindestensfünfauf-einanderfolgendeArbeitstageunterbrochenwar.ZuerfassensindZeiten ohne Entgeltersatzleistungen und solche Leistungen, dienichtbereitsgesondertimLohnkontoaufzuzeichnensind.
DieAnzahlderGroßbuchstaben UmussvomArbeitgeberamJah-resende bzw.mit Beendigung derBeschäftigung desArbeitneh-mersaufdieLohnsteuerbescheinigungübernommenwerden.DerGroßbuchstabe U ist bei der Einkommensteuerveranlagung desArbeitnehmerseinHinweisfürdasFinanzamt,dassEntgeltunter-brechungszeiträumebestandenhaben.
Praxistipp
Der5-tägigeUnterbrechungszeitraumisteinGesamtzeitraumundkannsichausmehrerenaufeinanderfolgendenUnterbre-chungstatbeständenzusammensetzen.
Die 5-Tage-Grenze bezieht sich auf das jeweilige Kalenderjahr.DeshalbentfälltdieZusammenrechnung,wennsichderUnterbre-chungszeitraumüberdenJahreswechselerstreckt.
Praxistipp
DerBezug vonKurzarbeitergeld führtnicht zumGroßbuch-stabenU. ErhaltenArbeitnehmerinnen zusätzlich zumMut-terschaftsgeldnachdemMuSchGeinenArbeitgeberzuschuss,wirdfürdiesenZeitraumkeinGroßbuchstabeUeingetragen.
12
Aufzeichnungs- & Aufbewahrungspflichten im Rahmen der Entgeltabrechnung
3.2.3.9.2 Großbuchstabe S
Der Großbuchstabe S ist einzutragen, wenn der Arbeitgeber die LohnsteuervoneinemsonstigenBezugineinemerstenDienstver-hältnisohneBerücksichtigungder tatsächlichenLohnbezügeauseinemfrüherenDienstverhältnisdesKalenderjahresberechnethat.
3.2.3.9.3 Großbuchstabe F
Der Großbuchstabe F ist für die steuerfreie SammelbeförderungzwischenWohnungundersterTätigkeitsstätteanzudrucken.
3.2.3.9.4 Großbuchstabe M
ErhältderArbeitnehmerwährendseinerberuflichenAuswärtstä-tigkeit eine unentgeltliche Verpflegung von seinem Arbeitgeber,istimLohnkontoundinZeile 2derLohnsteuerbescheinigungderGroßbuchstabe Meinzutragen.DieBescheinigungspflichtgiltaus-schließlichfürdieüblicheMahlzeitengewährung,d. h.bismaximal60 Euro, unabhängig davon, ob hierfür die VorteilsbesteuerungoderderWerbungskostenabzugzumTragenkommt.DieBeschei-nigungistauchindenFällenvorzunehmen,indenendergeldwer-teVorteil inHöhedesamtlichenSachbezugswertspauschaloderindividuell versteuert worden ist. Der Großbuchstabe M umfasstauchSachverhalte,beideneneineVerpflegungspauschalevonvor-nehereinnichtgewährtwerdenkannunddamitihreKürzungaus-scheidet und ist unabhängig von der Anzahl der unentgeltlich bzw. verbilligtandenArbeitnehmergewährtenMahlzeiten.
Für eine Übergangszeit gilt eine Befreiung von der Bescheini-gungspflichtdesGroßbuchstabens M,wenndasBetriebsstättenfi-nanzamtdiegesonderteAufzeichnungvonsteuerfreienReisekos-tenerstattungenaußerhalbdesLohnkontoszugelassenhat,derzeitbefristetbis31.12.2017.
13
Aufzeichnungs- & Aufbewahrungspflichten im Rahmen der Entgeltabrechnung
3.2.3.9.5 Großbuchstaben FR
Zum01.01.2016istdasZusatzabkommenzumDBA-FrankreichinKraftgetreten.ErstmalsinderLohnsteuerbescheinigung 2017sinddaherdeutscheArbeitgeberverpflichtet,inZeile 2dieGroßbuch-stabenFReinzutragen.DaimLohnkontohierzudersteuerfreieAr-beitslohneingetragenwird,mussdarüberhinausdieEintragungdesGroßbuchstabensFRimLohnkontonichterfolgen.
3.2.4 Vereinfachtes Lohnkonto für Aushilfen
FürAushilfs-undTeilzeitarbeitnehmersowie fürgeringfügigBe-schäftigte,derenArbeitslohnmitfestenPauschalsteuersätzennach§ 40aEStGpauschalbesteuertwird,isteinevereinfachteFormdesLohnkontosausreichend.Hierreichtesaus,wennderArbeitgeberfürdiejeweiligeAushilfskraftfolgendeDatenaufzeichnet:
� NameundAnschrift,
� Dauer der Beschäftigung,
� ZahldertatsächlichgeleistetenArbeitsstunden,
� TagderAuszahlungdesArbeitslohns,
� HöhedesArbeitslohns.
3.2.5 Sammellohnkonto für pauschal besteuerte Leistungen
EineSonderformdesLohnkontosstelltdasSammellohnkontodar,dasfürbestimmtepauschalbesteuerteLeistungengeführtwerdenkann. Dabei finden für alle odermehrere Arbeitnehmer die Ge-samtbeträgevonpauschalbesteuertenBezügenundderpauscha-lenLohnsteuerdarinAufnahme.
ZulässigisteinSammellohnkonto
� beipauschalbesteuertenZuwendungenanlässlichvon Betriebsveranstaltungen,
14
Aufzeichnungs- & Aufbewahrungspflichten im Rahmen der Entgeltabrechnung
� bei der pauschalversteuerten Mahlzeitengewährung durch den Arbeitgeber.HierunterfälltnichtdieArbeitnehmerbewirtunganlässlichvonAuswärtstätigkeiten,
� wenndieLohnsteuerpauschalfüreinegrößereAnzahl vonFällennacherhobenwird,
� beipauschalversteuertenErholungsbeihilfen,wobeidiese inderRegelaufderindividuellenLohnabrechnungmit angedrucktwerden.
AufnahmeindasSammellohnkontomüssendieseAngabenfinden:
� SummederinsgesamtjeweilsgeleistetenBezüge,
� ZahlderArbeitnehmer,welchedieBezügeerhaltenhaben,
� dieermitteltepauschaleLohnsteuersowiediesichdarauser-gebende Kirchensteuer sowie der Solidaritätszuschlag und
� derTagderZahlung.
AußerdemmussdasSammellohnkontoeinenHinweisaufdieBe-rechnungsunterlagenenthaltensowieAngaben,wodieZahlungs-belege abgelegt sind.
Praxistipp
DieAnwendungdesSammellohnkontosistnichtzulässigfürAushilfskräfte und Teilzeitbeschäftigte, deren Arbeitslohnpauschal besteuert wird.
3.3 Sozialversicherung
3.3.1 Entgeltunterlagen
AuchderSozialversicherungsträgernutztdasLohnkontoalsPrü-fungsgrundlage.DeshalbmussdasLohnkontofürsämtlichewich-tigenInformationenundUnterlagenausgestaltetwerden.Dieso-zialversicherungsrechtlichenAufzeichnungspflichtenkönnenzwar
15
Aufzeichnungs- & Aufbewahrungspflichten im Rahmen der Entgeltabrechnung
auch über das Lohnkonto abgewickelt werden. Darüber hinausmüssenabernochverschiedenezusätzlicheAufzeichnungspflich-tenerfülltwerden,dielohnsteuerlichnichtvonBedeutungsind.
DerArbeitgeberhatfürjedenBeschäftigten,getrenntnachKalen-derjahren,EntgeltunterlagenindeutscherSprachezuführen.DasLohn-bzw.GehaltskontoistTeilderEntgeltunterlagen.DerInhaltderEntgeltunterlagenergibtsichaus§ 8BVV.Diedortaufgeführ-ten Anforderungen stellen Mindestanforderungen dar. Es bleibtdemArbeitgeberunbenommen,weitereDaten(imRahmenderda-tenschutzrechtlichenBestimmungen)darinaufzuzeichnen.
3.3.2 Aufzeichnungspflichten des Arbeitgebers
DerArbeitgeber hat in denEntgeltunterlagen folgendeAngabenüberdenBeschäftigtensozialversicherungsseitigaufzunehmen:
� denFamilien-undVornamenundgegebenenfalls dasbetrieblicheOrdnungsmerkmal,
� die Anschrift,
� dasGeburtsdatum,
� beiAusländernausStaatenaußerhalbdes EWRdieStaatsan-gehörigkeitunddenAufenthaltstitel,
� die Beschäftigungsart,
� denBeitragsgruppenschlüssel,
� dieEinzugsstellefürdenGesamt-Sozialversicherungsbeitrag,
� denBeginnunddasEndederBeschäftigung,
� denBeginnunddasEndederAltersteilzeitarbeit,
� dasWertguthabenausflexiblerArbeitszeiteinschließlichderÄnderungen(Zu-undAbgänge),denAbrechnungsmonatdererstenGutschriftsowiedenAbrechnungsmonatfürjedeÄnde-rungundeinenNachweisüberdiegetroffenenVorkehrungenzumInsolvenzschutz;beiaufDritteübertragenenWertgutha-bensinddiesebeiDrittenzukennzeichnen,
16
Aufzeichnungs- & Aufbewahrungspflichten im Rahmen der Entgeltabrechnung
� diefürdieVersicherungsfreiheitoderdieBefreiungvon derVersicherungspflichtmaßgebendenAngaben,
� dieErklärungdeskurzfristiggeringfügigenBeschäftigtenüberweiterekurzfristigeBeschäftigungenimKalenderjahroderdieErklärungdesgeringfügigentlohntenBeschäftigtenüberwei-tereBeschäftigungensowieinbeidenFällendieBestätigung,dassdieAufnahmeweitererBeschäftigungendemArbeitgeberanzuzeigen ist,
� dasArbeitsentgeltnach§ 14SGB IV,seineZusammensetzungundzeitlicheZuordnung,ausgenommenSachbezügeundBe-legschaftsrabatte,soweitkeineAufzeichnungspflichtnachdemEStGbesteht,
� dasbeitragspflichtigeBrutto-ArbeitsentgeltbiszurBeitragsbe-messungsgrenzederRentenversicherung,seineZusammenset-zungundzeitlicheZuordnung,
� denUnterschiedsbetragnach§ 3Abs. 1Nr. 1bAltTZG,
� denvomBeschäftigtenzutragendenAnteilandenBeiträgenzurKV,PV,RVundAV,jeweilsnachBeitragsgruppengetrennt,
� diefürdieErstattungvonMeldungenerforderlichenDaten,soweit sie in den vorstehend geforderten Aufzeichnungen nicht enthalten sind,
� beiEntsendungEigenartundzeitlicheBegrenzung derBeschäftigungimAusland.
� FernersinddasgezahlteKurzarbeitergeldunddiehieraufent-fallendenbeitragspflichtigenEinnahmenanzugeben.
3.3.3 Mindestlohn
In§ 17Abs. 1MiLoGwurdenerweiterteAufzeichnungs-undDoku-mentationspflichtengeregelt.Diesegeltennebendenbereitsbis-her tarifvertraglichen bzw. arbeitsrechtlichen Aufzeichnungsvor-schriften auch für die Sozialversicherung, soweit die zutreffendeErmittlungdesArbeitsentgeltsnachgewiesenwerdenmuss.
17
Aufzeichnungs- & Aufbewahrungspflichten im Rahmen der Entgeltabrechnung
VerschärftwurdendieAufzeichnungspflichtenfür2 Gruppen:
� fürgeringfügigentlohntundkurzfristigBeschäftigte,unabhän-gig von der Branche des Arbeitgebers sowie
� fürArbeitgeberinWirtschaftszweigen/Wirtschaftsbereichennach§ 2aSchwarzArbG.
IndiesenFällenmüssen–bereitsseitSommer2014–Aufzeichnun-genüberBeginn,EndeundDauerdertäglichenArbeitszeitgeführtwerden.DieseAngabenmüssenbiszumAblaufdes7.aufdenTagderArbeitsleistungfolgendenKalendertagesdokumentiertvorlie-gen.EshandeltsichdabeiumeinearbeitsrechtlicheVorschrift.
Ausnahmen von der Aufzeichnungspflicht
IneinigenFällenwurdenAusnahmeregelungengeschaffen.
3.3.4 Nachweis der Höhe von Sozialleistungen
EinProblemisthäufigdieSpeicherungderMitteilungenderSo-zialleistungsträgerüberdieHöhederSozialleistungen.FürdiesegibteskeinegesetzlichenAufbewahrungspflichten.SiebildenaberinderRegeldieeinzigeGrundlage,mitderdiePrüferderRenten-versicherungsträgerbeieinerBetriebsprüfungfeststellenkönnen,obdiewährenddesBezugsvonEntgeltersatzleistungengewährtenarbeitgeberseitigenLeistungenbeitragspflichtigsind.
Bei privat Krankenversicherten muss in den Entgeltunterlagendas Bestehen einer Krankentagegeldversicherung dokumentiertwerden,mitdereinalsFolgevonKrankheitoderUnfalldurchAr-beitsunfähigkeitverursachterVerdienstausfallzuersetzenist.
DerBezugszeitraumunddieHöhedesElterngeldesmüssenindenFällen, indeneneinArbeitgeberwährenddieserZeitLeistungenweitergewährt,indenEntgeltunterlagendokumentiertwerden.ImRahmendesRückmeldeverfahrenserfolgthiermittlerweiletheore-tischeindirekterAustauschmitdenInstitutionen.DieAufbewah-rungderNachweisehatsichaberalssehrsinnhafterwiesen.
18
Aufzeichnungs- & Aufbewahrungspflichten im Rahmen der Entgeltabrechnung
3.3.5 Verzeichnis der Beschäftigten
DerArbeitgeberhat zurPrüfungderVollständigkeitderEntgelt-unterlagen für jeden Abrechnungszeitraum ein Verzeichnis allerBeschäftigten in der Sortierfolge der Entgeltunterlagen mit denfolgenden Angaben und nach Einzugsstellen (= Krankenkassen)getrenntzuerfassenundlesbarzurVerfügungzustellen:
� denFamilien-undVornamenundgegebenenfalls dasbetrieblicheOrdnungsmerkmal,
� denBeitragsgruppenschlüssel,
� dasbeitragspflichtigeArbeitsentgeltbiszurBeitragsbemes-sungsgrenze der Rentenversicherung,
� derGesamt-Sozialversicherungsbeitrag,nachArbeitgeber-undArbeitnehmeranteilenjeBeitragsgruppegetrennt,
� denParameterzurBerechnungdervssl.Höheder Beitragsschuld,
� dieUmlagesätzenachdemAufwendungsausgleichsgesetzunddasumlagepflichtigeArbeitsentgeltund
� derBetragnach§ 3Abs.1Nr.1bAltTZG,
� die Sozialversicherungstage,
� das gezahlte Kurzarbeitergeld und die hierauf entfallenden beitragspflichtigenEinnahmen,
� diebeitragspflichtigenSFN-Zuschläge.
DieBeträge und die hierauf entfallendenBeiträge zurKranken-,Pflege-,Renten-undArbeitslosenversicherungsindgetrenntnachArbeitgeber-undArbeitnehmeranteilenzuaddieren.AusdenEin-zelsummenistdieGesamtsummeallerBeiträgezubilden.Berichti-gungenundStornierungensindbesonderszukennzeichnen.
19
Aufzeichnungs- & Aufbewahrungspflichten im Rahmen der Entgeltabrechnung
3.3.6 Formvorschrift der Aufzeichnungspflicht
DieAufzeichnungspflichtunddieDuldungderPrüfungbeidenAr-beitgebern durch die Träger der Rentenversicherung treffen alleArbeitgeber.DurchdieseausnahmsloseAufzeichnungspflichtsol-lendieSozialversicherungsträgerindieLageversetztwerden,Fra-genderVersicherungspflichtrückwirkendprüfenzukönnen.DieEntgeltunterlagensindgetrenntnachKalenderjahren,indeutscherSpracheundimGeltungsbereichdesSGBszuarchivieren.
3.3.7 Aufbewahrungspflichten des Arbeitgebers
Folgende Unterlagen sind aufzubewahren und zu den Entgelt- unterlagenzunehmen:
� diefürdenArbeitgeberbestimmteBescheinigung derKrankenkasseüberdieMitgliedschaftdesBeschäftigtenbeieinerKrankenkasse,
� dieDatendererstattetenMeldungennachderDEÜV,
� dieDatendervondenKrankenkassenübermitteltenMeldun-gen,dieAuswirkungenaufdieBeitragsberechnungdesArbeit-gebers haben,
� diefürdieVersicherungsfreiheitoderdieBefreiungvon derVersicherungspflichtineinemVersicherungszweig maßgebendenAngaben,
� beiEntsendungeinesArbeitnehmersinsAuslanddieEigenartund zeitliche Begrenzung der Beschäftigung,
� beiAusländernausStaatenaußerhalbdes Europäischen WirtschaftsraumsUnterlagen,ausdenensichdieStaats- angehörigkeitundderAufenthaltstitelergeben,
� dieErklärungdesgeringfügigentlohntenBeschäftigten gegenüberdemArbeitgeber,wennaufdieRenten- versicherungspflichtverzichtetwurde,
20
Aufzeichnungs- & Aufbewahrungspflichten im Rahmen der Entgeltabrechnung
� denAntragaufBefreiungvonderRentenversicherungspflichtindergeringfügigentlohntenBeschäftigung,aufdemderTagdesEingangsdesAntragsbeimArbeitgeberdokumentiertist,
� dieErklärungdeskurzfristiggeringfügigBeschäftigtenüberweiterekurzfristigeBeschäftigungenimKalenderjahroder dieErklärungdesgeringfügigentlohntenBeschäftigtenüberweitereBeschäftigungensowieinbeidenFällendieBestä-tigung,dassdieAufnahmeweitererBeschäftigungendemArbeitgeber anzuzeigen sind,
� dieErklärungdesBeschäftigtengegenüberdemArbeitgeber,dass auf die Anwendung der Gleitzonenberechnung in der Rentenversicherung verzichtet wird oder diese Anwendung findensoll,
� dieunterschriebeneNiederschriftnach§ 2NachwGmit den wesentlichen Arbeitsbedingungen,
� eineKopiedesStatusfeststellungsantragsnach§ 7aSGB IVmitdenvonderDeutschenRentenversicherungBundfürihreEntscheidungbenötigtenUnterlagensowiederenBescheid, ob ein abhängiges Beschäftigungsverhältnis vorliegt,
� denBescheidderzuständigenEinzugsstelleüberdieFest- stellungderVersicherungspflichtnach§ 28hAbs. 2SGB IV,
� dieEntscheidungderFinanzbehörden,dassdievomArbeitge-bergetragenenundübernommenenStudiengebührenfüreinStudiumdesBeschäftigtensteuerrechtlichkeinArbeitslohnsind,
� denNachweisderElterneigenschaftnach§ 55Abs. 3SGB XI,
� dieErklärungüberdenAuszahlungsverzichtvonzustehendenEntgeltansprüchen,
� Aufzeichnungennach§ 10Abs. 1AEntG/§ 17Abs. 1MiLoG.
21
Aufzeichnungs- & Aufbewahrungspflichten im Rahmen der Entgeltabrechnung
Weitere Inhalte der Entgeltunterlagen
ZudenEntgeltunterlagengehörenauchFirmen-Stammdaten,Per-sonal-Stammdaten,Brutto/Netto-AbrechnungeneinschließlichderNebenbelegesowiedieDatennach§ 25DEÜVüberalleimVorjahrdurchDatenübertragungerstattetenMeldungen.
BerichtigungendesbeitragspflichtigenArbeitsentgelts, seineZu-sammensetzungundZuordnung, desBeitragsgruppenschlüssels,der von den Versicherten zu tragenden Anteile der Beiträge und des gezahlten Kurzarbeiter- oder Saison-Kurzarbeitergeldes oder Stornierungensindbesonderskenntlichzumachen.
DieAngabenüberdieBeschäftigungsart,diefürdieVersicherungs-freiheitoderdieBefreiungvonderVersicherungspflichtineinemVersicherungszweigmaßgebendsind,sowiedieEinzugsstellederSozialversicherungsbeiträgedürfenverschlüsseltwerden.DerAr-beitgeberhaftetfürdiekorrekteNachweisführung.
3.4 Aufbewahrungsfristen von Lohnkonten
EinLohnkontomussbiszumAblaufdes6.Kalenderjahres,dasaufdieletzteEintragungfolgt,aufbewahrtwerden.Dasbedeutet,dasseinArbeitgeberdasLohnkonto2017bisEndedesJahres2023auf-zubewahrenhat,wenneresnochin2017abgeschlossenhat.
Praxistipp
DieLohnkontenderJahre2010undfrüherkonntenmitAblaufdes31.12.2016vernichtetwerden.Ende2017endetdieAuf-bewahrungspflichtfürLohnkontenderJahre2011undfrüher.
InderPraxisgehtmanoftdavonaus,dassdieEntgeltunterlagenbiszumAblaufdesaufdieletztePrüfungdesRentenversicherungs-trägers folgenden Kalenderjahres aufzubewahren sind.
DesWeiterenistderArbeitgeberverpflichtet,diefürdieeinzelnenArbeitnehmererstelltenBescheinigungenundBelege,einschließ-lichderUnterlagenausdemLohnkonto,aufzubewahren.Zweifel
22
Aufzeichnungs- & Aufbewahrungspflichten im Rahmen der Entgeltabrechnung
anderRechtmäßigkeitdesLohnsteuerabzugs,diesichdadurcher-geben,dassderArbeitgeberdieseAufbewahrungspflichtennichtbefolgt, gehen zu seinen Lasten.
DieRegelungenüberdieFührungvonEntgeltunterlagenundderenAufbewahrunggeltennichtfürinprivateHaushalteBeschäftigte.
DerArbeitgeber istverpflichtet,Geschäftsbücher,ListenundUn-terlagen,ausdenenAngabenüberdieBeschäftigungsverhältnissehervorgehen,beiBetriebsprüfungen,zurEinsichtvorzuhalten.
4. Entgeltunterlagen in elektronischer Form
DieEntgeltunterlagenmüssenaufmaschinellverwertbarenDaten-trägerngeführtwerden.Dabei istsicherzustellen,dassdieForm-vorschriften für die Aufbereitung der Daten eingehalten werdenundbeieinerBetriebsprüfungnach§ 28pSGB IVjederzeitohnezeitlichenVerzugderZugriff auf dieDatenmöglich ist.DenAr-beitgebernwirdalsoermöglicht,wieimSteuerrechtdieEntgeltun-terlagenvollständiginautomatisierterFormvorzuhalten.WerdendieEntgeltunterlageninautomatisierterFormgeführt,entfälltdiezusätzlicheAufbewahrungvonEntgeltunterlageninPapier.
DATEVeG,90329Nürnberg(Verlag)
©2017AlleRechte,insbesonderedasVerlagsrecht,alleinbeimHerausgeber.
DieInhaltewurdenmitgrößterSorgfalterstellt,erhebenkeinenAnspruchaufeinevollständigeDarstellungundersetzennichtdiePrüfungundBeratungimEinzelfall.
DieseBroschüreundalleinihrenthaltenenBeiträgeundAbbildungensind urheberrechtlichgeschützt.MitAusnahmedergesetzlichzugelassenenFälleist eineVerwertungohneEinwilligungderDATEVeGunzulässig.
EineWeitergabeanDritteistnichterlaubt.
AusurheberrechtlichenGründenisteineVeröffentlichungz.B.insozialenNetz- werkenoderaufInternet-Homepagesnichtgestattet.
ImÜbrigengeltendieGeschäftsbedingungenderDATEV.
Angaben ohne Gewähr
Titelbild:©LenaBalk/fotolia.com
Stand:Mai2017
DATEV-Artikelnummer:19550
E-Mail:[email protected]