BASG Gespräch Schwerpunkt Inspektionen¤che… · • TMF Reconciliation, QC und Restrukturierung • Issues log, Story Boards, Investigation Reports • FDA Inspektionstraining

www.GXP-Auditing.com 1 | 8 März 2018

BASG Gespräch Schwerpunkt Inspektionen

GCP Inspektionen erfolgreich meistern


Agenda

• Vorbereitung einer Inspektion• Begleitung einer Inspektion• Status Quo – Eine (nicht-repräsentative) Umfrage• Fallbeispiele


Timelines and Milestones EMA Assessment & Inspections

Routine Triggered

Inspection Duration

D60

D30

D80

D180

D150

D120

Assessm

ent Report

Adoption of List of Q

s

Joint Assessm

ent Report

List of outstanding issues

+ 20 d + 30d + 50 d

Preparation Site Inspections Reporting

EMA procedure on coordination of inspection


Vorbereitung – Do‘s

• Von Behörde angeforderte Dokumente zusenden• Ausreichend Zeit für die Vorbereitung einplanen• Planung der Vorbereitung (mit Zeitschiene)• Verantwortlichkeiten benennen, Verfügbarkeit & Eignung

des designierten Teams überprüfen und ggf. trainieren• Inspektionsraum: Host, Protokollant, Läufer,

verschiedene Teammitglieder für Interviews• Back Office: CTA, Dokumenten-Reviewer (QC)• Übersetzer falls nötig…


Vorbereitung – Do‘s

• Richtige Grundlagen heranziehen (jegliche Referenzen)• Compliance Situation re-evaluieren, potentielle Probleme

identifizieren und bearbeiten (ggf. formale Root Cause Analysis und CAPA Pläne)

• Bei Site Inspektionen ggf. Preparation Visit, Training• Austausch von Info bzgl. erwarteter Schwierigkeiten• Organisatorische Aspekte berücksichtigen (Räume,

Infrastruktur, Zugang zu Information und Dokumenten)• Relevante Abteilungen involvieren (Empfang, Archiv,

Labor, Apotheke, Wege bzw. andere Mitarbeiter)• Präsentationen vorbereiten (Einrichtung bzw. Studie)


Inspektion – Do‘s

• Professionelles und kompetentes Verhalten • Professionelle und kompetente Antworten• Verständliche und konsistente Erklärung von Problemen

(plausible Erklärungen und fundierter CAPA plan)• Zeitnahe Verfügbarkeit von Personen, Information,

Dokumenten• Bereitstellung der Dokumente entsprechend Auftrag (QC)


Inspektion – Dont‘s

• Gesetzestexte nie interpretieren!• Nur Antworten geben wenn die Frage eindeutig

verstanden wurde und konkret beantwortet werden kann (möglichst basierend auf Evidenz)

• Kein Anbieten zusätzlicher, kein Verstecken bekannter Information auf Nachfrage

• Keine Emotionen; keine offensichtlich ablehnende Haltung der Inspektion, den potentiellen Findings oder den Inspektoren gegenüber

• Keine Diskussion zum Grading


Inspektion – Nützliche Referenzen

• EMA – GCP Inspectors Working Group• FDA – „Compliance Program Guidance Manual“

BIMO-Program• Inspektionsergebnisse (Common Findings)• Auditergebnisse (Common Findings ggf. benchmark)






Umfrage – Inspektionssupport

SurveyMonkey:

Fragebogen wurde am 25/08/17 an insgesamt 52 Firmen in Deutschland geschickt.Rückmeldung von 17 Befragten innerhalb von 3 Wochen.


Wer ist innerhalb der Firma für Inspektions-vorbereitung und –support zuständig?

0,00%

47,06%

58,82%

52,94%

0,00%

37,50%

43,75%

68,75%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Outsourced

CQA Auditing staff

Quality and Compliance staff

Clinical Operational staff

Support Inspection preparation


Welche Faktoren sind ausschlaggebend für die Wahl des Support Teams (intern)?

20,00%

46,67%

46,67%

40,00%

40,00%

80,00%

80,00%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Flexibility ofresource

Cost

Inspectionexperience

Local inspectionknowledge

Local presence and language skills

Knowledge of trial

Involvementin study


Entscheidungsfaktoren externer Inspektionssupport

6,67%

33,33%

33,33%

20,00%

33,33%

13,33%

0,00%

0,00%

60,00%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Knowledge of study history

Independence of trial team

Experience with inspections

Local presence

Local inspection knowledge

Knowledget of trial

Lack of experience

Lack of expertise

NA: Our company uses internal staff


Welche Aufgaben nach extern vergeben?

43,75%12,50%

37,50%18,75%

12,50%25,00%

12,50%6,25%6,25%6,25%

50,00%

0,00% 10,00% 20,00% 30,00% 40,00% 50,00% 60,00% 70,00% 80,00% 90,00% 100,00%

Mock inspectionWorkshop

Inspection trainingInvestigator preparation visits

Investigator support visitsSponsor preparation visits

Sponsor support visitsVendor preparation visits

Vendor support visitsInspection follow-up

NA Internal staff only


Herausforderungen:

• Keine Inspektionserfahrung der Firma bzw. des Kernteams

• Keine Niederlassung, kein Personal am Inspektionsort, Visa nötig

• Schlechtes Ergebnis bei vorheriger Inspektion• Hohe Zahl an Einreichungen, hohe Zahl an

Inspektionen


Fall 1 –Schlechtes Ergebnis bei ErstinspektionInspektion eines nationalen Inspektorats in Q4 2015 mit

zwei kritischen Findings.

4 PV Audit ca. 18 Monate nach der Erstinspektion

mit alarmierendem Ergebnis

4 Follow-up Aktivitäten inkl. QMS Process Mapping

4 Action Plan (Aufgaben, Verantwortlichkeiten und

Zeitvorgaben mit engen Berichtsintervallen zu

Mitarbeitern und Geschäftsführung)

1.5 FTEs beim Sponsor und remote für 4 Monate.

Ergebnis: Inspektion im Oktober 2017 ‘überlebt’


Fall 2 - Hohe Zahl an Einreichungen

Sechs Einreichungen in zwei Jahren (4 FDA, 2 EMA)Inspektionsvorbereitung:• Unterstützung beim Sponsor (1-1.5 FTE, 3 years)

• Trend Analyse & Risiko Evaluierung basierend auf Information aus Compliance und QA (protocol deviations, GXP deviations, audit reports CAPAs) und anderen Informationsquellen (MVRs, TMF)

• Issues logs, story boards, investigation reports• Inspektionstraining inklusive mock interviews• Two mock inspections

• Inspection Preparation Visits (80 Zentren, von Japan bis Americas)• Sind Daten und Dokumente verfügbar? Mitglieder des Studienteams?• Prüfen der Infrastruktur• Letzte compliance checks bzw. Bestätigung, dass Probleme adressiert wurden• Training des Studienteams• Follow-up bis zur Inspektion (offene Punkte, Verfügbarkeit bei Fragen)



Inspektionssupport Phase:• Sponsor Back-Office Support

• Unterstützung beim Beantworten von Fragen aus demInspektionsraum mit Subject Matter Experts

• Bereitstellung von Dokumenten und Tracking

• Inspektionssupport an Zentren (18 Zentren in Japan, Malaysia, Indien, EU, Americas)• Protokollant und Organisator im Inspektionsraum oder Back-Office• Ansprechperson für administrative and logistische Aufgaben• Remote Support



Inspektion Follow-up:• Conmed & AE Information SDV in Zentren (EMA fordert SDV

definierter Datenpunkte von 15 Zentren in 4 Wochen an – Ende Q4 2016)• CVs und Prozessablauf mit Datensammel-Formular von EMA ‘freigegeben’• Berichtslinie direct zu Kontaktpersonen bei EMA (Kopie an Sponsor)• Zusammenfassender Abschlussbericht an EMA

Ergebnis von 3 Inspektionen – 2 FDA Approval und 1 EMA Approval3 Inspektionen bzw. -ergebnisse stehen noch aus


Fall 3 - Indikationserweiterung

• 7 Studien – durchgeführt zwischen 90s und 2017, 1 Produkt)• TMF Reconciliation, QC und Restrukturierung• Issues log, Story Boards, Investigation Reports• FDA Inspektionstraining• Mock Interviews• Inspection Preparation Visits in 5 Ländern

Ein QM Consultant beim Sponsor für 9 MonateErgebnis: Einreichung verzögert durchSchwierigkeiten bei der Produktion


Beste Voraussetzungen für Inspektion:

• Idealerweise ist der Sponsor zuständig, vorausgesetztdie Resourcen vs. Zeitvorgaben sind ausreichend(kennen die Programme am besten, sind mit Kollegen vernetzt)

• Falls das nicht (ausreichend) möglich ist: ein Mix von Sponsor und externen Resourcen

• Externe Resourcen:• Flexibilität (Zeit, Volumen)• Erfahrung (Erwartungen der Inspektorate, best practice)• Lokale Präsenz (Sprache, kulturelle Gegebenheiten)• Informationsfluß (zwischen beteiligten Personen bzw. Gruppen


Zahltag - Inspektion:

QUALITY IN QUALITY OUT

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