Bedienungsanleitung IP Telefonie - tu-freiberg.de · Gemeinsam mit der TU BA Freiberg führt T-Systems für die Mitarbeiter der TU BA Freiberg eine innovative Lösung im Telefonieumfeld

Bedienungsanleitung

IP‐Telefonie für die TU BA Freiberg

T-Systems International GmbH

Impressum

Bedienungsanleitung Seite 2

Impressum Herausgeber Deutsche Telekom technischer Service GmbH Querstraße 1-9 04103 Leipzig Dateiname

24022014-Bedienungsanleitung_TU_BA_Freiberg.pdf Version Stand Status 1.0 24.02.2014 Final Autor Inhaltlich geprüft von Freigegeben von Julian di Pol Ansprechpartner Telefon / Fax E-Mail Kurzinfo

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Version Stand Bearbeiter Änderungen / Kommentar

Inhaltsverzeichnis


Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung .............................................................................................................. 5

2. Sprachendgeräte ............................................................................................... 6

2.1. Sprachendgerät Cisco 7962G................................................................. 7

2.2. Sprachendgerät Cisco 6901 .................................................................. 10



4. Grundfunktionen............................................................................................... 21

4.1. Gespräch einleiten .................................................................................. 21

4.2. Notruf ......................................................................................................... 21

4.3. Gespräch entgegennehmen ................................................................ 22

4.4. Gespräch beenden ................................................................................ 22

4.5. Lautstärke anpassen ............................................................................... 22

4.6. Stummschaltung ...................................................................................... 22

5. Nützliche Funktionen im Gespräch................................................................ 23

5.1. Rückfrage.................................................................................................. 23

5.2. Anruf übergeben ..................................................................................... 23

5.3. Anrufübernahme (Pickup)...................................................................... 23

5.4. Zweitanruf.................................................................................................. 24

5.5. Makeln ....................................................................................................... 24

5.6. Telefonkonferenz...................................................................................... 24

5.7. Rückruf bei Besetzt................................................................................... 26

5.8. Rückruf bei Frei ......................................................................................... 26

6. Weitere Funktionen........................................................................................... 27

6.1. Rufumleitung auf ein anderes Telefon ................................................. 27

6.2. Rufumleitung zum Sprachspeicher ....................................................... 27

6.3. Klingelton-Lautstärke ändern................................................................. 27

6.4. Ruhe vor dem Telefon............................................................................. 27

6.5. Anrufe in Abwesenheit............................................................................ 28

6.6. Gewählte Rufnummern (Wahlwiederholung)..................................... 28

6.7. Rufnummernunterdrückung................................................................... 28

Inhaltsverzeichnis


7. Chef- Sek-Kombination.................................................................................... 29

8. Nutzer Schnittstellen.......................................................................................... 33

1.1 Web Schnittstelle...................................................................................... 33

1.2 Nutzereinstellungen ................................................................................. 34

1.3 Geräteeinstellungen................................................................................ 35

1.4 Persönliches Adressbuch ........................................................................ 36

1.5 Persönliche Kurzwahlen .......................................................................... 37

8.1. Nutzereinstellungen am Telefon ........................................................... 39

11. Anhang............................................................................................................. 42

11.1. Symbole des Sprachendgeräts IP “Klasse Komfort” 7962G ......... 42

12. Glossar .............................................................................................................. 43

1. Einleitung


1. Einleitung

Gemeinsam mit der TU BA Freiberg führt T-Systems für die Mitarbeiter der TU BA Freiberg eine innovative Lösung im Telefonieumfeld ein. Diese beinhal-tet unter anderem den Einsatz neuer Telefonanlagen und -endgeräte.

In dieser Bedienungsanleitung erhalten Sie einen Überblick über die grund-legenden Leistungsmerkmale und Funktionen Ihres Telefons sowie eine An-leitung zu ihrer Nutzung.

Die neue Telefonielösung bietet eine Vielzahl von Funktionen, die sofort einsetzbar sind. Darüber hinaus können Sie das Telefon Ihren persönlichen Bedürfnissen entsprechend konfigurieren.

2. Sprachendgeräte


2. Sprachendgeräte

In diesem Kapitel werden die am häufigsten verwendeten Sprachendge-räte vorgestellt. Es handelt sich dabei um die Modelle 6901, 6941, 7962G, und 8961 des Herstellers Cisco Systems.

2. Sprachendgeräte 2.1. Sprachendgerät Cisco 7962G

Beschreibung der Bedienelemente des Modells 7962G:

Element Beschreibung

1

6 program-mierbare Lei-tungs-/Funktionstasten

Abhängig von der Konfiguration können Sie mithilfe der programmierbaren Tasten auf Folgendes zugreifen: • Telefon-Leitungen (Leitungstasten) Anzeige: Nebenstelle (8911) • Kurzwahlnummern (Kurzwahltasten, einschließlich der BLF-Funktion) • Webbasierte Dienste • Telefonfunktionen (z. B. die Tasten „Privat“, „Halten“ und „Übergabe“)


2. Sprachendgeräte


Die Tasten leuchten farbig, um folgende Zu-stände anzuzeigen:

Grün, leuchtend: aktiver Anruf oder bidirektionaler Intercom-Anruf

Grün, blinkend: Anruf in d r Warteschleife Gelb, leuchtend: aktivierte Privatfunktion,

unidirektionaler Intercom-Anruf, „Ruf e/a ak-tiviert“ oder angemeldet bei Sammelan-schlussgruppe

Gelb, blinkend: eingehender oder zurück-kehrender Anruf

Rot, leuchtend: Leitung remote genutzt (gemeinsam genutzte Leitung oder BLF-Status)

2 Telefondisplay Dient der Anzeige der Telefonfunktionen.

3 Telefonstützen-taste

Ermöglicht das Anpassen des Standwinkels des Telefonsockels.

4

Nachrichten-taste

Automatische Anwahl der Nummer des Sprachspeicherdienstes.

5

Verzeichnistas-te

Öffnet bzw. schließt das Verzeichnismenü. Zugriff auf Anrufprotokolle und Verzeichnisse.

6 Hilfetaste Aktiviert das Hilfemenü.

7

Einstellungstas-te

Im Einstellungsmenü können der Kontrast der Telefonanzeige und die Klingeltöne einge-stellt werden.

8

Dienstetaste Öffnet oder schließt das Dienstmenü.

9

Lautstärketaste Lautstärkeeinstellung für Hörer, Kopfhörer, Lautsprecher und Rufton.

10

Lautsprecher-taste Schaltet den Lautsprecher ein oder aus.

11 Stummschal-tungstaste Schaltet das Mikrofon ein oder aus.


2. Sprachendgeräte


12 Kopfhörertaste Der Kopfhörer wird ein- oder ausgeschaltet.

13

Navigationstas-ten mit Aus-wahltaste

Ermöglicht die Auswahl und das Markieren von Menüelementen.

14 Tastenfeld Anwahl von Telefonnummern, Eingabe von Buchstaben und Auswahl von Menüelemen-ten.

15

Softkeys Mit diesen Tasten können die (auf Ihrem Tele-fondisplay angezeigten)

16 Telefonhörer mit LED

Die LED signalisiert eingehende Anrufe und den Eingang von Sprachspeichernachrich-ten.


2. Sprachendgeräte

2.2. Sprachendgerät Cisco 6901


1 Gabeltaste Aktiviert die Hook-Flash-Funktionen auf Ihrem Telefon

2 Halten-Taste Stellt einen aktiven Anruf in die Warteschlan-ge

3 Wahlwiederho-lungstaste

Die zuletzt gewählte Nummer wird erneut gewählt


2. Sprachendgeräte


4 Leitungstaste

Ermöglicht Ihnen die Annahme eines zweiten eingehenden Anrufs. Die LED der Leitungstas-te zeigt den Anrufstatus an. Ermöglicht Ihnen, einen eingehenden Anruf entgegenzunehmen und zwischen zwei Anru-fen auf derselben Leitung zu wechseln. Durch drücken der Leitungstaste können Sie auch einen neuen Anruf einleiten, wenn auf dem Telefon kein Gespräch geführt wird. Die LED neben der Leitungstaste leuchtet auf und zeigt den Leitungsstatus an: Grün leuchtend: Aktiver Anruf Grün blinkend: Anruf in der Warteschleife Gelb blinkend: Eingehender Anruf Gelb leuchtend: Rufumleitung aktiviert Rot leuchtend: Leitung remote genutzt Rot blinkend: Remote-Anruf wird gehalten

5 Lautstärketaste

Steuert die Hörer- und Lautsprecherlautstärke (bei abgehobenem Hörer) bzw. die Rufton-lautstärke (bei aufgelegtem Hörer).

6 Tastenfeld Ermöglicht die Wahl von Telefonnummern

7 Hörer mit LED Leuchtet auf, um einen eingehenden Anruf (rot blinkend) oder eine neue Sprachnach-richt (rot leuchtend) anzuzeigen.


2. Sprachendgeräte 2.3. Sprachendgerät Cisco 6941




2 Telefondisplay

Zeigt Informationen zu Ihrem Telefon an, wie z. B. die Verzeichnisnummer, den Status der aktiven Anrufe sowie den Leitungsstatus, die Softkey-Optionen, die Kurzwahleinträge, die gewähl-ten Rufnummern und die Telefonmenüein-träge.


2. Sprachendgeräte


3

Programmier-bare Funktions-tasten

Abhängig davon, wie Ihr Systemverwalter das Telefon konfiguriert hat, bieten die programmierba-ren Funktionstasten (auf beiden Seiten des Telefondisplays) Zugriff auf: • Telefonleitungen und Intercom-Leitungen • Kurzwahlnummern (Kurzwahltasten, ein-schließlich der Leitungsstatus-Kurzwahlfunktionen) • Webbasierte Dienste (z. B. eine Taste für das persönliche Adressbuch) • Anruffunktionen (z. B. eine Taste für die Pri-vat-Funktion) Die Tasten leuchten farbig, um folgende Zustände anzuzeigen: • Grün, leuchtend: aktiver Anruf oder bidirek-tionaler Intercom-Anruf • Grün, blinkend: Anruf in der Warteschleife • Gelb, leuchtend: aktivierte Privatfunktion, unidirektionaler Intercom-Anruf, „Ruf e/a ak-tiviert“ oder angemeldet bei Sammelan-schlussgruppe • Gelb, blinkend: eingehender oder zurück-kehrender Anruf • Rot, leuchtend: Leitung remote genutzt (gemeinsam genutzte Leitung oder Leitungsstatus) • Rot, blinkend: Remote-Anruf wird gehalten

4

Softkey-Tasten

Abhängig davon, wie Ihr Systemverwalter das Telefon konfiguriert hat, können Sie die Softkey-Optionen aktivieren, die auf Ihrem Telefon-display angezeigt werden.

5 Übergabetaste Übergeben von bestehenden Gesprä-chen/anrufen

6 Konferenztaste Einleiten/Führen von Konferenzen

7 Halten-Taste Aktives Gespräch wird geparkt/gehalten


2. Sprachendgeräte


8 Navigations- + Auswahltaste

Die Navigationsleiste ermöglicht Ihnen die Navigation durch Menüs und das Markieren von Menüelementen. Zeigt bei aufgelegtem Hörer die Telefonnummern der gewählten Anrufe (Aufwärtspfeil) oder Ihrer Kurzwahlein-träge (Abwärtspfeil) an. Die Auswahltaste (in der Mitte der Navigati-onsleiste) ermöglicht Ihnen die Auswahl eines markierten Eintrags.

9 Headset-Taste Schaltet das Headset ein bzw. aus. Wenn das Headset in Gebrauch ist, leuchtet die Taste.

10 Lautsprecher-taste Schaltet den Lautsprecher ein oder aus.

11 Tastenfeld

Ermöglicht das Wählen von Telefonnummern, die Eingabe von Buchstaben und die Aus-wahl von Menüelementen (durch Eingabe der Elementnummer).

12

Stummschal-tungstaste Schaltet das Mikrofon ein oder aus.

13 Lautstärketaste

Steuert die Hörer-, Headset- und Lautspre-cherlautstärke (bei abgehobenem Hörer) und die Ruftonlautstärke (bei aufgelegtem Hörer).

14 Nachrichten-taste Wählt automatisch Ihr Voicemail-System

15 Taste Einstel-lungen

Öffnet bzw. schließt das Anwendungensme-nü. Hiermit können Sie auf das Anrufprotokoll, die Benutzervoreinstellungen, die Telefonein-stellungen und die Informationen zum Modell des Telefons zugreifen.

16 Taste Kontakte Öffnet bzw. schließt das Verzeichnismenü. Mit

dieser Taste können Sie auf private und Un-ternehmensverzeichnisse zugreifen.

17 Hörer Telefonhörer


2. Sprachendgeräte 2.4. Sprachendgerät Cisco 8961


1 Telefondisplay

Zeigt Informationen zu Ihrem Telefon an, wie z. B. die Verzeichnisnummer, den Status der aktiven Anrufe sowie den Leitungsstatus, die Softkey-Optionen, die Kurzwahleinträge, die gewähl-ten Rufnummern und die Telefonmenüein-träge.


2. Sprachendgeräte


2 Programmier-bare Funktions-tasten

Jede Taste entspricht einem aktiven Anruf oder einer Anruffunktion. Wenn Sie die Taste drücken, wird die Standardaktion durchge-führt: • Aktive Anrufe: Beim Drücken der Taste wird die Standardaktion für einen aktiven Anruf durchgeführt. Wenn Sie beispielsweise die Sitzungstaste drücken, wenn ein Anruf ein-geht, wird der Anruf entgegen-genommen. Drücken Sie die Sitzungstaste hingegen, wenn ein Anruf gehalten wird, wird der Anruf fortgesetzt. Sitzungsinformationen wie die An-rufer-ID und die Anrufdauer werden auf dem Telefondisplay neben der Sitzungstaste ange-zeigt. • Anruffunktionen: Wenn eine Sitzungstaste nicht für einen aktivenAnruf verwendet wird, können mit der Taste Telefonfunktionen aus-geführt werden, die durch die daneben ste-henden Telefondisplaysymbole angegeben sind. Durch Drücken der Sitzungstaste können Sie beispielsweise Anrufe in Abwesenheit anzeigen, in den Zustand „Abgehoben“ wechseln oder das Sprachnachrichtensystem anwählen (wenn das Voicemail-Symbol an-gezeigt wird).


2. Sprachendgeräte


Fortsetzung

Farb-LEDs repräsentieren den Anrufstatus. LEDs können blinken (die LEDs gehen in schneller Folge ein und aus), pulsieren (die LEDs werden abwechselnd gedimmt und er-leuchtet) oder leuchten (ohne Unterbre-chung). • Gelb blinkend : Eingehender Anruf. Durch Drücken dieser Taste wird der Anruf entgegengenommen. • Grün leuchtend : Ein verbundener An-ruf oder ein ausgehender Anruf, der noch nicht verbunden ist. Wenn der Anruf verbun-den ist, werden durch Drücken dieser Taste die Anrufdetails oder die Teilnehmer eines Konferenzgesprächs angezeigt. Wenn der Anruf noch nicht verbunden ist, wird durch Drücken dieser Taste der Anruf beendet. • Grün pulsierend : Gehaltener Anruf. Durch Drücken dieser Taste wird der gehalte-ne Anruf fortgesetzt. • Rot leuchtend : Die gemeinsam genutz-te Leitung wird remoteverwendet. Durch Drücken dieser Taste können Sie sich auf de-nAnruf aufschalten (sofern die Aufschaltfunk-tion aktiviert ist). • Rot pulsierend : Auf der gemeinsam genutzten Leitung wurde ein Anruf remote in die Warteschleife gestellt. Durch Drücken dieser Taste wird der gehaltene Anruf fortge-setzt.

3

Softkey-Tasten

Ermöglichen den Zugriff auf die Softkey-Optionen (für den ausgewählten Anruf oder das ausgewählte Menüelement), die auf dem Telefondisplay angezeigt werden.

4 Zurück-Taste Zum vorher angezeigten Bildschirm oder Me-nü zurückkehren.

5 Taste mit dem roten Hörer-symbol

Zum Beenden eines verbundenen Anrufs oder einer Sitzung.


2. Sprachendgeräte


6 Navigationsleis-te und Aus-wahltaste

Mit der Vier-Wege-Navigationsleiste können Sie durch Menüs blättern, Elemente markie-ren und Text in einem Eingabefeld verschie-ben. Mit der Auswahltaste (in der Mitte der Navi-gationsleiste) können Sie einen markierten Eintrag auswählen. Die Auswahltaste ist weiß erleuchtet, wenn sich das Telefon im Energiesparmodus befindet.

7 Konferenztaste Leitet ein Konferenzgespräch ein.

8 Halten-Taste Aktives Gespräch wird geparkt/gehalten

9 Übergabetaste Übergibt einen Anruf.

10 Tastenfeld

Ermöglicht das Wählen von Telefonnummern, die Eingabe von Buchstaben und die Aus-wahl von Menüelementen (durch Eingabe der Elementnummer).

11 Lautsprecher-taste

Wählt den Lautsprecher als Standard-Audiopfad aus und initiiert einen neuen An-ruf, nimmt einen eingehenden Anruf entge-gen oder beendet ein Gespräch. Während eines Gesprächs leuchtet die Taste grün. Der Audiopfad zum Lautsprecher ändert sich erst, wenn ein neuer Standard-Audiopfad ausgewählt wird (z. B. durch Abnehmen des Hörers). Wenn externe Lautsprecher angeschlossen sind, können Sie sie als Standard-Audiopfad auswählen, indem Sie die Lautsprechertaste drücken.

12 Stummschal-tungstaste Schaltet das Mikrofon ein oder aus.


2. Sprachendgeräte


13

Headset-Taste

Schaltet das Headset ein bzw. aus. Wenn das Headset in Gebrauch ist, leuchtet die Taste. Ein Headset-Symbol in der Kopfzeile des Tele-fondisplays gibt das Headset als Standard-Audiopfad an. Dieser Audiopfad ändert sich erst, wenn ein neuer Standard-Audiopfad ausgewählt wird (z. B. durch Abnehmen des Hörers).

14

Lautstärketaste

Steuert die Hörer-, Headset- und Lautspre-cherlautstärke (bei abgehobenem Hörer) und die Ruftonlautstärke (bei aufgelegtem Hörer).

15 Nachrichten-taste Wählt automatisch Ihr Voicemail-System

16 Taste Einstel-lungen

Öffnet bzw. schließt das Anwendungensme-nü. Hiermit können Sie auf das Anrufprotokoll, die Benutzervoreinstellungen, die Telefonein-stellungen und die Informationen zum Modell des Telefons zugreifen.

17 Taste Kontakte

Öffnet bzw. schließt das Verzeichnismenü. Mit dieser Taste können Sie auf private und Un-ternehmensverzeichnisse zugreifen.

18 Telefondisplay Im Betrachtungswinkel einstellbar


2. Sprachendgeräte


19 Funktionstasten

Jede Funktionstaste entspricht einer Telefon-leitung, Kurzwahl und Anruffunktion. Wird eine Taste für eine Telefonleitung ge-drückt, werden die aktiven Anrufe auf der entsprechenden Leitung angezeigt. Wenn Sie über mehrere Leitungen verfügen, ist möglicherweise eine Taste „Alle Anrufe“ vorhanden, mit der eine konsolidierte Liste aller Anrufe auf allen Leitungen angezeigt wird (sortiert von alt nach neu). In diesem Fall empfiehlt sich die Verwendung des Telefons in der Ansicht „Alle Anrufe“. Farb-LEDs zeigen den Leitungsstatus an: • Gelb : Auf dieser Leitung geht ein Anruf ein • Grün : Auf dieser Leitung ist ein aktiver oder gehaltener Anrufvorhanden • Rot : Gemeinsam genutzte Leitung wird remote verwendet




4. Grundfunktionen


4. Grundfunktionen

In diesem Kapitel werden die Grundfunktionen für einen schnellen Einstieg erklärt. Die nachfolgend beschriebenen Funktionalitäten werden weitge-henden unabhängig vom Endgerättyp zur Verfügung gestellt. Der Bedien-komfort und die Bedienabläufe unterscheiden sich dabei im Detail von Endgerät zu Endgerät. Entsprechend abweichende Bedienabläufe sind in den einzelnen Kapiteln dargestellt.

4.1. Gespräch einleiten

Ein Anruf kann mit folgenden Aktionen eingeleitet werden:

Abheben des Hörers Drücken der „Leitungstaste“ Drücken der „Lautsprechertaste“ Drücken der Funktionstaste „RufNeu“

Anschließend wird die Rufnummer gewählt. Um die Wahl der Rufnummer zu beschleunigen, kann nach Eingabe der Rufnummer die Taste # ge-drückt werden. Wird die Rufnummer zu erst eingegeben, erfolgt eine sofor-tige Wahl mit den oben genannten Aktionen.

Innerhalb des Hauses kann die Rufnummer einer Nebenstelle direkt einge-geben werden. Für Gespräche in das Fest- oder Mobilfunknetz muss eine sogenannte Amtsnull (0) vorgewählt werden.

Beispiel:

Für einen Anruf einer Nebenstelle am Standort: 46 für einen Anruf in das gleiche Ortsnetz: 0 123456 für einen Anruf in ein anderes Ortsnetz: 0 1234 56789

4.2. Notruf

Für einen Notruf muss die Amtsnull (0) vorgewählt werden.

Beispiel für einen Anruf der Notrufnummer: 0 112

4. Grundfunktionen


4.3. Gespräch entgegennehmen

Ankommende Gespräche werden akustisch und visuell signalisiert. Über-trägt der Anrufer seine Rufnummer, wird diese im Display angezeigt. Bei internen Anrufern wird der Name des Anrufers (sofern bekannt) und seine Nebenstelle angezeigt.

Das Gespräch kann auf verschiedene Weise entgegengenommen wer-den:

Abheben des Hörers. Drücken der Funktionstaste „Annehm.“ am Telefon. Die Sprachaus-

gabe erfolgt in diesem Fall über den Lautsprecher. Wird dann der Hörer abgenommen, erfolgt eine Umschaltung auf den Hörer.

Drücken der „Lautsprechertaste“ oder der „Kopfhörertaste“.

4.4. Gespräch beenden

Ein Gespräch kann (außer durch Auflegen des Hörers) auf folgende Arten beendet werden:

Drücken der Funktionstaste „RufEnde“. Betätigen der „Lautsprechertaste“.

4.5. Lautstärke anpassen

Die Lautstärke der Gespräche kann über die Lautstärketaste am Telefon eingestellt werden. Innerhalb eines Gesprächs kann die Lautstärke dem persönlichen Empfinden angepasst werden. Die Einstellung der Lautstärke wird automatisch für künftige Gespräche gespeichert.

4.6. Stummschaltung

Um ein Gespräch „stumm“ zu schalten, wird die Taste „Stummschaltung“ am Telefon gedrückt. Die Taste leuchtet daraufhin konstant rot und die Tonübertragung zum Gesprächspartner ist unterbrochen. Wird die Taste „Stummschaltung“ erneut gedrückt, kann das Gespräch fortgesetzt wer-den.

5. Nützliche Funktionen im Gespräch

5. Nützliche Funktionen im Gespräch

5.1. Rückfrage

Um während eines Gespräches eine Rückfrage zu stellen oder Informatio-nen einzuholen, kann der Gesprächspartner über die Funktionstaste „Hal-ten“ in eine Warteschleife gelegt werden. Über die Funktionstaste „RufNeu“ kann ein weiteres Gespräch aufgebaut werden. Über die Funkti-onstaste „Heranh.“ wird der Anrufer aus der Warteschleife zurückgeholt. Der Gesprächsteilnehmer in der Warteschleife hört eine Wartemusik.

An den Endgeräten vom Typ 6941 und 8961 ist diese Funktion mittels der Übergabetaste verfügbar

5.2. Anruf übergeben

Um ein Gespräch an einen anderen Teilneh-mer zu vermitteln, wird im Gespräch die Funk-tionstaste „Übergabe“ gedrückt. Die Rufnummer des Zielapparates wird eingege-ben und das Gespräch aufgebaut. Der Anruf wird angekündigt und anschließend durch Auflegen des Hörers durchgestellt.

An den Endgeräten vom Typ 6941 und 8961 ist diese Funktion mittels der Übergabetaste verfügbar

5.3. Anrufübernahme (Pickup)

Telefone können zu Anrufübernahmegruppen zusammengeschaltet werden. Klingelt ein Te-lefon dieser Gruppe und das Gespräch wird nicht entgegengenommen, erfolgt an den freien Telefonen dieser Gruppe eine akusti-sche und visuelle Benachrichtigung. Nach dem Betätigen der Funktionstas-te „PickUp“ kann das Gespräch wie in Kapitel 4.3 beschrieben angenom-men werden.


5. Nützliche Funktionen im Gespräch 5.4. Zweitanruf

Erhält ein Telefon zusätzlich zu einem aktiven Gespräch einen weiteren An-ruf, wird dem Anrufer ein Besetztton signalisiert. Falls das Telefon über eine Sprachbox verfügt, kann der zusätzliche Anruf zur Sprachbox umgeleitet werden.

Ist das Leistungsmerkmal „Zweitanruf“ an einem Telefon aktiv, hört ein zu-sätzlicher Anrufer keinen Besetztton, sondern ein Freizeichen. Das neue Ge-spräch wird dem Angerufenen durch einen Aufmerksamkeitston und über die Anzeige signalisiert. Das zusätzliche Gespräch kann über die Funktions-taste „Annehm.“ angenommen werden. Wird das Gespräch angenom-men, wird der bisherige Gesprächspartner in eine Warteschleife gelegt und hört eine Wartemusik.

5.5. Makeln

Werden an einem Telefon mehrere Gespräche geführt, kann zwischen den Gesprächspartnern gewechselt werden. Um zwischen den Gesprächsteil-nehmern zu wechseln, wird ein Gesprächspartner über die Navigationstas-te des Telefons markiert. Durch Drücken der Funktionstaste „Heranh.“ wird die Leitung zu diesem Gesprächspartner aktiviert, der andere Ge-sprächsteilnehmer hört eine Wartemusik.

Die Funktion „Makeln“ steht z.B. bei Rückfragen zur Verfügung (siehe 5.1).

An den Endgeräten vom Typ 6941 und 8961 ist diese Funktion mittels der Übergabetaste verfügbar.

5.6. Telefonkonferenz

Eine Telefonkonferenz ist ein Gespräch mit mehreren Teilnehmern, in dem sämtliche Teilnehmer sich untereinander hören und miteinander sprechen können. Eine Konferenz kann aus maximal 10 Teilnehmern bestehen, auch externe Telefone können in eine Konferenz eingebunden werden.

5.6.1. Konferenz aufbauen

1. Der erste Teilnehmer wird angerufen und darüber informiert, dass eine Konferenz ein-leitet wird.

2. Die Funktionstaste „Weiter“ am Telefon wird gedrückt.


5. Nützliche Funktionen im Gespräch 3. Die Funktionstaste „Konfer.“ wird ausgewählt und anschließend die

Rufnummer des zweiten Teilnehmers eingegeben. 4. Wenn das Gespräch aufgebaut ist, werden die Teilnehmer durch Drü-

cken der Funktionstaste „Konfer.“ zu einer Konferenz zusammengefasst. 5. Durch Wiederholung der Schritte zwei bis vier können weitere Teilneh-

mer hinzugefügt werden.

An den Endgeräten vom Typ 6941 und 8961 ist diese Funktion mittels der Konferenztaste verfügbar

5.6.2. Wechsel von Makeln zur Konferenz

1. Mehrere Gesprächsteilnehmer sind in der Leitung. Um diese zu einer Konferenz zu-sammenzuschalten wird zunächst die Funk-tionstaste „Weiter“ gedrückt.

2. Das Drücken der Funktionstaste „Auswahl“ setzt vor den markierten Teilnehmer einen Haken.

3. Der zweite Gesprächsteilnehmer wird mit der Navigationstaste markiert, das Drücken der Funktionstaste „Auswahl“ setzt einen Haken vor diesen

ken der Funktionstaste „Zusf.“ zu ei-ner Konferenz zusammengeführt.

Drücken der Funktions-taste „Entf.“ aus der Konferenz ausgeschlossen.

Teilnehmer. 4. Die Teilnehmer werden durch Drüc

5.6.3. Teilnehmer aus Konferenz entfernen

Um einen Teilnehmer aus einer selbst eingelei-teten Konferenz zu entfernen, wird die Funkti-onstaste „KonfList“ gedrückt. Es werden nunalle Teilnehmer angezeigt. Mit der Navigati-onstaste wird der entsprechende Teilnehmer ausgewählt und durch


5. Nützliche Funktionen im Gespräch 5.7. Rückruf bei Besetzt

Wenn die angewählte Rufnummer besetzt ist, kann durch Betätigen der Funktionstaste „Rückruf“ die Rückruffunktion aktiviert werden. Die Aktivierung wird durch Drücken der Funk-tionstaste „Ok“ bestätigt und die Anzeige durch die Funktionstaste „Beenden“ geschlos-sen. Sobald der Apparat wieder frei ist, wird dies akustisch und visuell angezeigt. Über die Funktionstaste „Wählen“ wird der Apparat erneut angewählt. Diese Funktion steht nur für interne Ruf-nummern zur Verfügung.

5.8. Rückruf bei Frei

Wird ein Anruf nicht beantwortet, kann durch Drücken der Funktionstaste „Rückruf“ die Rückruffunktion aktiviert werden. Dies wird mit der Funktions-taste „Ok“ bestätigt und anschließend die Anzeige über die Funktionstaste „Beenden“ geschlossen. Sobald am Zielapparat wieder ein Gespräch ge-führt und beendet wurde, wird dies akustisch und visuell signalisiert. Durch Drücken der Funktionstaste „Wählen“ wird der Apparat erneut angewählt. Diese Funktion steht nur für interne Rufnummern zur Verfügung.


6. Weitere Funktionen

6. Weitere Funktionen

6.1. Rufumleitung auf ein anderes Telefon

Um eingehende Anrufe auf einen anderen als den eigenen Apparat um-zuleiten, wird die Funktionstaste „Rufuml.“ gedrückt und die Zielrufnummer eingegeben. Die Eingabe wird mit der Taste # beendet. Solange die Ruf-umleitung besteht, wird dies am Telefon angezeigt. Ein erneutes Drücken der Funktionstaste „Rufuml.“ hebt die Rufumleitung auf.

6.2. Rufumleitung zum Sprachspeicher

Mitarbeiter, die für den Sprachspeicher freige-schaltet wurden, können eingehende Anrufe dorthin umleiten. Dazu wird die Funktionstaste „Rufuml.“ und dann die Taste „Nachrichten“ gedrückt. Solange die Umleitung aktiv ist, wird dies im Display angezeigt. Um die Rufumleitung aufzuheben, muss die Funktionstaste „Rufuml.“ erneut gedrückt werden.

6.3. Klingelton‐Lautstärke ändern

Die Lautstärke des Ruftones kann bei aufgelegtem Hörer über die Lautstär-ketaste erhöht oder verringert werden. Der Rufton sollte so eingestellt wer-den, dass er gut zu hören ist, die Kollegen aber nicht übermäßig gestört werden.

6.4. Ruhe vor dem Telefon

Die akustische Anrufsignalisierung kann über eine Leitungs-/Funktionstaste „Rufton ein/aus“ ein- bzw. ausgeschaltet werden. Ist der Rufton ausgeschaltet, erscheint auf dem Display der Hinweis: „Rufton ein/aus ist aktiv“. Diese Funk-tion kann nach Anforderung auf Komfort-Telefonen eingerichtet werden.

Für den anrufenden Teilnehmer hat diese Funktion keine Auswirkung.


6. Weitere Funktionen 6.5. Anrufe in Abwesenheit

Wurden Anrufe nicht beantwortet, so er-scheint auf dem Display des Telefons der Hin-weis „Anrufe in Abwesenheit“. Die Liste „Anrufe in Abwesenheit“ lässt sich über die Verzeichnistaste des Telefons öffnen. Die Ruf-nummer des anderen Teilnehmers (sofern übertragen) wird zusammen mit Datum und Uhrzeit des Anrufes angezeigt. Bei unterdrückter Rufnummer werden nur Datum und Uhrzeit des Anrufes angezeigt. Bei internen Anrufern wird zu-sätzlich zur Rufnummer der Name angezeigt.

6.6. Gewählte Rufnummern (Wahlwiederholung)

Die zuletzt gewählte Rufnummer kann über die Funktionstaste „Wahlw.“ erneut angewählt werden.

Eine Liste der gewählten Rufnummern lässt sich alternativ über die Taste „Verzeichnisse“ und den Menüpunkt „Gewählte Nummern“ aufrufen. Die gewünschte Rufnummer kann mit der Navigationstaste markiert und über die Funktionstaste „Wählen“ erneut angerufen werden.

6.7. Rufnummernunterdrückung

Um die eigene Rufnummer für das nächste Gespräch zu unterdrücken, wird die Tastenkombination ** vor der Zielrufnummer eingegeben.

Beispiel für einen Anruf in ein anderes Ortsnetz mit Rufnummernunterdrü-ckung:

** 0 0123 456789


7. Chef- Sek-Kombination

7. Chef‐ Sek‐Kombination

Die Chef Sekretärinnen Funktion wird im vorliegenden Projekt mittels And-tek Group realisiert. Eine Chef-Sek-Kombination besteht aus mindestens zwei Telefonen: dem Telefon des Vorgesetzten und dem Sekretär(innen)-Telefon.

Chef Telefon im Ruhezustand

1: Weiterleitung an Sek ein-/ ausschalten

2: VIP Liste verwalten

3: Anruf von Sekretärin übernehmen

Sek Telefon im Ruhezustand

1: Sekretär(in) anwesend ja/nein


7. Chef- Sek-Kombination Das System ist so konfiguriert, dass Telefonate für die Nebenstelle des Vor-gesetzten am Chef-Telefon nur optisch signalisiert werden (siehe Abbil-gung), am Endgerät des Sekretariats erfolgt die Signalisierung sowohl optisch als auch akustisch.

Apparat des Chefs, eingehender Anruf weitergeleitet an Sekretä-


rin

h annehmen. In der Regel erfolgt die Annahme durch das Sekretariat.

eiter, wird der Anruf dort entsprechend optisch und akustisch signa-lisiert.

bergabe kann direkt oder mit Rücksprache zum Chef erfolgen (siehe 2).

Apparat des/der Sekretär(in), eingehender Anruf des Chefs

Sowohl das Sekretariat als auch der Vorgesetzte können das Gespräc

Gibt das Sekretariat das Gespräch auf die interne Nebenstelle des Chefs über Drücken der Funktionstaste „Übergabe“ und der Kurzwahltaste zum Chef w

Eine Ü4.

7. Chef- Sek-Kombination


enn-Chef schwarz hinter-

gt)

end der Chef sich im Telefonat befindet, können vom Sekretariat

-eder als Frei angezeigt (grau hinterlegt).

s können nur berechtigte Personen (Sekretärin) die interne Nebenstelle fs anrufen.

Nimmt der Chef das Telefonat entgegen, wird seine interne Nebenstelle am Apparat des Sekretariats als Besetzt gekzeichnet (le

Währweitere Anrufe auf die Nebenstelle des Chefs entgegengenommen wer-den.

Beendet der Chef sein Telefonat, wird seine interne Nebenstelle am Apparat der Sekretärin wi

Edes Che

7. Chef- Sek-Kombination Am Apparat des/der Chefs/Chefin können bestimmte Rufnummern über die VIP Taste hinterlegt werden, welche nicht an das Sekretariat weiterge-

eingehende Anrufe w

n nen VIP Ruf-

ummern definiert werden.

er VIP- Nummer auf dem Apparat des/der Chefs/Chefin

leitet werden. Von diesen Rufnummernam Apparat des/der Chefs/Chefin signal

erden direkt isiert.

VIP Liste verwalten. Über deSoftkey „Neu“ könn

Eingehender Anruf ein


8. Nutzer Schnittstellen


1.1 Web Schnittstelle

Zugriff auf die Webdienste erhalten Mitarbeiter über die Eingabe der Adresse

https://cucm1p.hrz.tu-freiberg.de/ucmuser oder

https://172.22.98.1/ucmuser

in den Webbrowser (z.B. Internet Explorer).

Die Anmeldung erfolgt über den Benutzernamen und das persönliche Passwort.

1.1.1 Anmeldung

Mit diesem Eintrag öffnet sich der folgende Bildschirm zur Anmeldung. Als Anmeldename sind der Loginname des Nutzers und das zugehörige Passwort, welches auch bei der Domainanmeldung am PC verwendet wird, zu verwenden.



1.2 Nutzereinstellungen

1.2.1 Änderung Benutzereinstellungen

Über die Web Schnittstelle können die PIN und die Sprache der Webseite geändert werden. Eine Änderung des Passwortes muss im AD des Nutzers erfolgen. Die PIN wird bei der Einrichtung und den Aufruf von Services am Telefon benötigt. Sie sollte beim ersten Login des Nutzers von einer Stan-dard- auf eine individuelle PIN die nur dem Nutzer selbst bekannt ist geän-dert werden.

1.2.2 Änderung der PIN

Über den Webdienst kann ein Nutzer seine PIN selbstständig ändern. Dazu fährt der Benutzer mit der Maus links neben „Abmelden“ auf seinen Na-men und wählt „Telefon-Pin ändern“. Die Eingabe der neuen PIN erfolgt im Feld „Neue Telefon-PIN“. Um Tippfehler auszuschließen, muss die neue PIN im Feld „Telefon-PIN bestätigen“ ein zweites Mal eingegeben werden. Der Vorgang wird über die Schaltfläche „OK“ abgeschlossen. Die neue PIN ist danach sofort gültig.



1.3 Geräteeinstellungen

1.3.1 Rufumleitungen und KW‐Ziele am Telefon


8. Nutzer Schnittstellen 1.4 Persönliches Adressbuch

Das persönliche Telefonbuch kann über den Webdienst komfortabel ge-pflegt werden. Unter dem Menüpunkt „Kontakte“ werden die persönlichen Kontakte aufgerufen. Bestehende Einträge werden über die Suchmaske gefunden und können anschließend bearbeitet werden. Alle bereits vor-handenen Einträge werden durch Drücken der Schaltfläche „Suchen“ oh-ne vorherige Eingabe von Kriterien aufgelistet. Zum Anlegen eines neuen Eintrages wird die Schaltfläche „Neu hinzufügen“ betätigt.

Für den neuen Kontakt können Informationen in die vorgegebenen Felder eingetragen werden. Felder, die mit einem * gekennzeichnet sind, müssen ausgefüllt werden. Das Feld „Spitzname“ sollte aussagekräftig gefüllt wer-den, da diese Information bei der Kontaktsuche über das Telefon als Er-gebnis angezeigt wird.

Der Eintrag wird durch die Schaltfläche „OK“ im System hinterlegt.

1.4.1 Eintrag hinzufügen


8. Nutzer Schnittstellen 1.4.2 Anzeigen der Einträge

1.5 Persönliche Kurzwahlen

Jeder Mitarbeiter kann über den Webdienst eine Kurzwahlen-Liste anlegen und verwalten. In der Web-Oberfläche wird das Menü „Telefoneinstellun-gen“ geöffnet. Über die Suchmaske können bestehende Einträge gesucht werden. Alle bereits vorhandenen Einträge werden ohne vorherige Einga-be von Kriterien aufgelistet. Zur Eingabe einer neuen Kurzwahl muss diese lediglich in die gewünschte Kurzwahlzeile eingetragen werden.

In der Tabelle für die Kurzwahlen gibt es drei Spalten: Nummer, Bezeich-nung und ASCII-Beschreibung. Jede Zeile beginnt mit einer fortlaufenden Nummer. Diese Nummer ist der „Kurzwahlcode“, über dessen Eingabe am Telefon die hinterlegte Rufnummer gewählt werden kann.

In der Spalte „Nummer“ wird die Zielrufnummer eingetragen, wie sie auch am Telefon gewählt wird (für externe Rufnummern muss die 0 für die Amts-leitung vorangestellt werden).

In der Spalte „Beschreibung“ wird ein Text eingetragen, der es ermöglicht, diese Kurzwahl z.B. einer Person zuzuordnen. In der Spalte ASCII-Beschreibung wird die Beschreibung wiederholt, allerdings müssen Umlau-te und Sonderzeichen bei der Eingabe ersetzt werden.

Die Einträge werden durch die Schaltfläche „Speichern“ im System hinter-legt. Wurde eine Kurzwahl entfernt, so ist diese nach dem Speichern im Sys-tem nicht mehr vorhanden.


8. Nutzer Schnittstellen 1.5.1 Eintrag hinzufügen


8. Nutzer Schnittstellen 8.1. Nutzereinstellungen am Telefon

8.1.1. Kurzwahlcode am Telefon

Der Kurzwahlcode kann über den Webdienst unter „Benutzeroptionen / Gerät“ eingetragen werden. Es können bis zu 99 Kurzwahlcodes definiert werden.

Die Eingabe des Kurzwahlcodes erfolgt über die Zahlentasten des IP-Telefones und durch anschließendes Drücken der Funktionstaste „KurzW.“.

8.1.2. Persönliches Adressbuch

Das Persönliche Adressbuch kann am Telefon wie folgt aufgerufen wer-den:

1. Bei einem Login am Telefon:

Über die Telefondienste kann vom Telefon aus auf das persönliche Telefonbuch zugegriffen werden. Die Dienste werden über die „Ver-zeichnis“-Taste am Telefon aufgerufen, anschließend der Menüpunkt „Persönliches Telefonbuch“ ausgewählt. Der Nutzer authentifiziert sich mit seiner Kennung und der zugehörigen PIN. Anschließend wird der Eintrag „Persönliches Adressbuch“ ausgewählt.

2. Durch Aufruf des zugewiesenen Services über die „Service“-Taste.

Durch betätigen der „Service“- Taste und anschließender Auswahl der Services „Persönliches Adressbuch“ stehen die Einträge über ei-ne Suchmaske zur Verfügung.

Um einen Kontakt zu suchen, werden die Felder „Name“, „Vorname“ und „Spitzname“ ganz oder teilweise über die Telefontastatur ausgefüllt. Die Anfrage wird über die Funktionstaste „Senden“ gestartet. Es reicht auch, wenn z.B. nur der erste Buchstabe des Nachnamens eingetragen wird, um alle Kontakte anzeigen zu lassen, die mit demselben Buchstaben begin-nen.


8. Nutzer Schnittstellen In der Ergebnisliste wird der gewünschte Kontakt markiert. Als Ergebnis wird immer der in der Weboberfläche eingetragene Spitzname des Kontaktes angezeigt. Über die Funktionstaste „Auswahl“ lassen sich die Details des Kontaktes, wie z.B. verschiedene Rufnummern, anzeigen und über die Funktionstaste „Wählen“ anrufen.

8.1.2.1. Hinzufügen eines Eintrags am Telefon



8.1.3. Persönliche Kurzwahl

Eine Kurzwahl kann am Telefon wie folgt aufgerufen werden:

1. Bei einem Login am Telefon:

Diese wird über die „Verzeichnis“-Taste am Telefon aufgerufen und der Dienst „Persönliches Telefonbuch“ ausgewählt. Der Nutzer au-thentifiziert sich mit seiner Kennung und der zugehörigen PIN. An-schließend wird der Eintrag „Persönl. Kurzwahleinträge“ ausgewählt.

2. Durch Aufruf des zugewiesenen Services über die „Service“-Taste.

Durch betätigen der „Service“- Taste und anschließender Auswahl der Services „Persönliche Kurzwahleinträge“ stehen die Einträge zur Verfügung.

Dem Nutzer werden die über die Weboberfläche gespeicherten Rufnum-mern angezeigt. Über die Funktionstaste „Wählen“ wird die markierte Ruf-nummer angewählt.


11. Anhang

11. Anhang

11.1. Symbole des Sprachendgeräts IP “Klasse Komfort” 7962G

Symbol Bedeutung

Rufumleitung eingelegt

Anruf in der Warteschleife

Verbundener Anruf

Eingehender Anruf

Hörer abgehoben

Hörer aufgelegt

Hörer

Lautsprecher

Kopfhörer


12. Glossar


12. Glossar

Anruf übergeben ......................... 23 Anrufschutz...................Chef- Sekretär(innen)

................. 27

Rü

Ru

Kombination.............................. 29 Gespräch beenden..................... 22 Gespräch einleiten ...................... 21 Gespräch entgegennehmen .... 22 Lautstärke anpassen ................... 22 Makeln ..................................... 24, 25 Notruf ............................................. 21 Rückfrage...................................... 23

ckruf ........................................... 26 Rückruf bei Besetzt ................... 26

Rückruf bei Frei.......................... 26 flisten .......................................... 28 Anrufe in Abwesenheit ............ 28 Gewählte Rufnummern........... 28

Rufnummernunterdrückung....... 28 Stummschaltung........................... 22 Telefon 6941 .................................. 12 Telefon 7962G........................... 7, 43 Telefon 8961 .................................. 15 Telefonkonferenz .......................... 24 Telefon-PIN ändern ...................... 34 Wahlwiederholung....................... 28 Zweitanruf ...................................... 24

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