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Belegliste nach Erfassungsdatum (ZBLIST) gespeichert: 28.03.2003

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Belegliste nach Erfassungsdatum ZBLIST

Dokumenteninformation Stand: 28.03.2003 Verfasser: Katja Bohne

0 Einleitung

Die ZBLIST ist eine Zusatzliste, die nach dem Erfassungsdatum sortiert ist. In dem ausgewählten Zeitraum kann nachträglich keine weitere Buchung auftauchen, denn das Erfassungsdatum ist nicht änderbar. Wofür kann diese Liste genutzt werden? Erstens kann hiermit eine Buchungskontrolle durchgeführt werden. Sie können mit dieser Liste abgleichen, ob alle Rechnungen die Sie weitergegeben haben auch gebucht sind. Außerdem sehen Sie wenn noch andere Buchungen erfolgt sind, die Sie nicht „beauftragt“ haben. Zweitens kann an dieser Liste nachvollzogen werden, welche Einnahmen budgeterhöhend gewirkt haben. Hier ist allerdings nicht ersichtlich, ob die Einnahme zu 100 Prozent oder lediglich zu 96 Prozent budgetwirksam ist. Über die Liste bei der Projekteinrichtung, die Ihnen zugesandt wurde, liegen Ihnen diese Informationen vor. Das Problem bei den Bugeteinzelpostenlisten, dass dort die Einnahmen immer als „Einnahmen (maschinell)“ angezeigt werden und man keinen Bezug mehr zu dem FI-Beleg (Person oder Referenznummer) hat, kann leider nicht in der Budgeteinzelpostenliste direkt gelöst werden. Über die neue ZBLIST haben Sie aber die Informationen jetzt bei der Einzelpostenliste. ACHTUNG: Diese Liste ist nicht zur Budgetüberwachung geeignet! Dazu müssen Sie wie gewohnt über die Einzelpostenliste gehen. Außerdem dürfen Sie diese Belegliste nicht mit der Einzelpostenliste vergleichen. Es können nie die gleichen Werte angezeigt werden. Die Belegliste stammt aus dem Modul FI und zeigt die kaufmännische Sicht mit den Erträgen und Aufwänden an. Die Einzelpostenliste stammt aus dem Modul FM und zeigt die kamerale Sicht/Zahlungssicht mit Auszahlungen und Einnahmen an.

1 Transaktion

Nach Aufruf der Transaktion „ZBLIST-Belegliste nach Erfassungsdatum“ aus dem

Benutzermenü unter Menüpunkt Berichte

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befinden Sie sich im folgenden Eingabebildschirm:

Wie gewohnt geben Sie Ihre Finanzstelle und das Gleichheitszeichen für die Landesmittel oder das Projekt an. ACHTUNG: Je weniger Selektionsangaben Sie machen um so länger dauert die Anzeige der Liste. Wenn mehrere Projekte angezeigt werden sollen, dann ist es empfehlenswert einen neuen Modus in SAP zu öffnen, um weiterarbeiten zu können. Ansonsten immer Projekt und Kostenstelle angeben. EMPFEHLUNG: setzen Sie keinen Haken bei Ausdruck. Hier ist ein Formular hintergehängt, dass nicht so weit angepasst werden kann, um Ihnen alle erforderlichen Informationen zugeben. Gehen Sie daher immer ohne den Haken in die Liste. Sie können dort auch noch das Layout verändern und den Ausdruck über Excel selber gestalten. Periode und Geschäftsjahr sind auf den FI-Beleg bezogen. Gleichzeitig mit dem Erfassungsdatum dürfen diese aber nicht eingegeben werden. Beim Erfassungsdatum ist der zeitraum gemeint, wann der Beleg in SAP gebucht/erfasst wurde.

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2 Belegübersicht

Sie erhalten eine Belegübersicht wie folgt:

Hier wäre ein Kreuz, wenn die Einnahme budgetwirksam ist.

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Spalte Erklärung Herkunft Anzeige aus welchem Modul die Buchung

stammt FI=Finanzbuchhaltung CO= Umbuchungen CO FM= Umbuchungen FM OB= Obligo (Bestellungen, Reisekosten mit RKM und Mittelumbuchungen)

BEE hier steht ein Kreuz, wenn die Einnahme budgeterhöhend gewirkt hat

Betrag FK.-Währ. Betrag in unserer Hauswährung Euro Jahr Dies ist das FI-Geschäftsjahr. Belegdatum ist das Rechnungsdatum, das auf dem Beleg

steht Erfassungsdatum ist das Datum, wann die Rechnung ins

System gebucht wurde Referenz Hier steht die Referenznummer wie z.B. die

Rechnungsnummer vom Beleg oder die Debitorenrechnungsnummer

PartnerNr. Nummer des in SAP geführten Kreditors oder Debitors

Name des Geschäftspartners Name des Kreditors oder Debitors

3 Drucken oder Excel

Über das Drucksymbol können Sie sich die Liste wie gewohnt ausdrucken. Oder Sie exportieren die Liste nach Excel , um die Liste optisch aufzubereiten.