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Benutzerhandbuch der PIM für die GVS-Partner Bedienungsanleitung

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Datum 24.01.2017 Stephan Schäfer

Bedienungsanleitung Benutzerhandbuch der PIM für die GVS-Partner Seite 2 von 26

Bedienungsanleitung

Dokumenthistorie

Version Datum Autor Änderungsgrund /Bemerkung

1.6 21.04.2016 Schäfer, Stephan Bedienungsanleitung in das neue Layout übertragen.

Kategorie-Verwaltung hinzugefügt.

1.6.1 20.09.2016 Schäfer, Stephan Anpassen der Screenshots an Aktualisierungen

1.6.2 24.01.2017 Schäfer, Stephan Anpassen an Änderungen durch Release 2.3.2


Bedienungsanleitung

Inhaltsverzeichnis

Dokumenthistorie ........................................................................................................................................ 2

Inhaltsverzeichnis ........................................................................................................................................ 3

1 Allgemeine Bedienung ........................................................................ 6

1.1 Wichtige Hinweise zur Bedienung .................................................................................................. 6

1.2 Schaltflächen und Funktionen ......................................................................................................... 6

2 Lieferanten verwalten ......................................................................... 7

2.1 Betrachten der Lieferanteninformationen. .................................................................................... 7

2.2 Filtern und Sortieren der einzelnen Lieferanten ........................................................................... 8

2.3 Produktdaten-Export ......................................................................................................................... 9

3 OM-Kundendaten verwalten................................................................ 9

3.1 Betrachten der Kundeninformationen. ........................................................................................... 9

3.2 Filtern und Sortieren der einzelnen Kunden ................................................................................ 10

3.3 Kunden aus BW importieren .......................................................................................................... 11

3.4 Kunden außerhalb von Büroware verwalten .............................................................................. 11

3.4.1 Neuen Kunden anlegen ..................................................................................................................................... 11

3.4.2 Kundenstruktur bearbeiten ................................................................................................................................ 11

3.4.3 Sortimente verwalten ........................................................................................................................................ 12

3.4.4 Lieferadressen verwalten .................................................................................................................................. 12

3.4.4.1 Zuordnen zu Org.-Elementen ........................................................................................................... 12

3.4.5 Massenpflege der Kundendaten ...................................................................................................................... 13

4 GVS-Benutzer verwalten .................................................................... 14


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4.1 Überblick ........................................................................................................................................... 14

4.2 Neuen GVS-Benutzer anlegen ....................................................................................................... 14

4.3 Neuen Benutzer durch eine Kopie anlegen ................................................................................ 15

4.4 Benutzer bearbeiten ....................................................................................................................... 15

4.5 Passwort eines Benutzers zurücksetzen ...................................................................................... 16

4.6 Benutzer löschen ............................................................................................................................. 17

5 Produktdaten .................................................................................... 18

5.1 Überblick ........................................................................................................................................... 18

5.2 Artikel suchen .................................................................................................................................. 18

5.2.1 Einfache Artikelliste (Reiter Texte) ................................................................................................................... 19

5.2.2 Detaillierte Artikelliste (Reiter Bilder) .............................................................................................................. 20

5.2.3 Sortieren und Filtern ........................................................................................................................................... 20

5.3 Artikelinformationen anzeigen ...................................................................................................... 21

5.4 Produktdaten-Export ....................................................................................................................... 22

5.5 Synonympflege ............................................................................................................................... 22

6 Sortimente ......................................................................................... 23

6.1 Filtern und Sortieren der einzelnen Sortimente ......................................................................... 23

6.2 Sortimentspflege ............................................................................................................................. 24

7 Produktdaten-Export ......................................................................... 25

8 Einloggen in das Intranet (GVS-Net) .................................................. 25


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Anhang ..................................................................................................... 26

Abbildungsverzeichnis .............................................................................................................................. 26

Tabellenverzeichnis ................................................................................................................................... 26


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1 Allgemeine Bedienung

1.1 Wichtige Hinweise zur Bedienung

Die GVS stellt eine Web-Plattform für Lieferanten und GVS-Partner bereit. Im weiteren Verlauf dieses Dokuments werden wir diese Plattform als PIM bezeichnen (Produktinformationsmanagement-System). Dieses Kapitel gibt Ihnen nützliche Tipps zum Umgang mit dem PIM (siehe Kapitel 1.1) sowie eine Erläuterung der meisten Icons, die innerhalb des PIMs vorkommen (siehe Kapitel 1.2).

Benützen Sie nicht den Zurück-Button Ihres Internet-Browsers! Benützen Sie stattdessen die Schaltfläche Zurück in der oberen, rechten Ecke (siehe Abbildung 1).

Schließen Sie nach Beendigung Ihrer Arbeit nicht sofort den Browser. Loggen Sie sich zur Sicherheit immer vorher aus.

Abbildung 1 – Benutzen des Zurück-Buttons.

1.2 Schaltflächen und Funktionen

Im Folgenden werden die wichtigsten Icons und ihre Funktionen aufgeführt (Icons sind kleine Grafiken, die einen Befehl/eine Funktion darstellen).

Icon Funktion

Kopieren: erstellt eine Kopie des entsprechenden Listeneintrags.

Bearbeiten: öffnet einen Dialog, in welchem man die Werte/Einstellungen des ausgewählten Listeneintrags modifizieren kann.

Löschen: löscht den aktuellen Listeneintrag.

Details: erlaubt eine genauere Betrachtung der Daten/Einstellungen, die zu diesem Listeneintrag gehören. Im Gegensatz zu Bearbeiten können hier die Daten nicht modifiziert werden.

Protokoll: erlaubt es, den Ablauf oder Zustand des betreffenden Listeneintrags zu betrachten.


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Icon Funktion

Vergleich: ermöglicht einen Vergleich der Daten zwischen der aktuellen Version und einer bestimmten älteren Version.

Export: erlaubt das Herunterladen von Daten in eine Datei. Der Inhalt der Daten und die Art des Dokuments hängen vom jeweiligen Dialog ab.

Filtern: mit diesem Icon können Sie bestimmte Ergebnisse einer Liste nach einem gewünschten Begriff filtern.

Tabelle 1 – Übersicht über die wichtigsten Icons.

2 Lieferanten verwalten In den beiden Menüpunkten Lieferanten können Sie sich Informationen über die einzelnen Lieferanten ansehen.

2.1 Betrachten der Lieferanteninformationen.

Wenn Sie das Menü der der Lieferanten aufrufen, gelangen Sie in einen Dialog, in dem alle Lieferanten der GVS aufgelistet sind (siehe Abbildung 2). Sollten Sie einen bestimmten Lieferanten suchen, dann können Sie die dargestellte Auflistung mit Hilfe der Filter- und Sortierfunktionen einschränken (siehe Kapitel 2.2).

Abbildung 2 – Auflistung aller Lieferanten.

Durch die Auflistung können Sie sich die Stammdaten eines Lieferanten genauer ansehen. Drücken Sie dafür auf das Ansehen-Icon ( ) neben dem entsprechenden Lieferanten. Somit gelangen Sie in den Dialog mit den Stammdaten (siehe Abbildung 3).


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Abbildung 3 – Stammdaten eines Lieferanten.

2.2 Filtern und Sortieren der einzelnen Lieferanten

Die Auflistung der einzelnen Lieferanten kann sehr unübersichtlich sein, wenn viele Datensätze in der PIM hinterlegt sind. Deshalb besteht die Möglichkeit, mit Hilfe der Sortier- und Filterfunktionen gezielt nach bestimmten Lieferanten zu suchen. Die Sortier- und Filterfunktionen der Listenansicht befinden sich bei den Spaltentiteln der Liste (siehe Abbildung 4). Mit Hilfe der Sortierfunktion können die Einträge in alphabetischer Reihenfolge sortiert werden – sowohl in an- als auch in absteigender Reihenfolge. Sie wird durch einen kleinen Pfeil neben dem Spaltentitel symbolisiert. Ist die Sortierfunktion aktiviert, so färbt sich der Pfeil orange. Die Richtung des Pfeils gibt dabei die Sortierrichtung an.

Abbildung 4 – Die Sortier- und Filterfunktionen der Listenansicht.


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Durch die Filterfunktion kann man die Anzeige der vorhandenen Lieferanten noch weiter einschränken. Dazu geben Sie in das Feld unter dem Spaltennamen (siehe Abbildung 4) den gewünschten Suchbegriff ein. Dabei können Sie eine Nummer, Teil eines Firmennamens usw. zum Suchen verwenden. Nach der Aktivierung des Filters durch einen Klick auf das entsprechende Symbol ( ) werden nur noch Einträge gezeigt, in denen diese Zeichenkette vorkommt (der Filter sucht dabei nur innerhalb der Spalte, in der ein Suchbegriff eingegeben wurde). Um den aktuellen Filter zu entfernen/zurücksetzen genügt ein Klick auf das entsprechende Symbol ( ).

2.3 Produktdaten-Export

Innerhalb der Lieferantenübersicht haben Sie die Möglichkeit, das komplette Sortiment eines Lieferanten in ein Excel-Dokument zu schreiben. Sie können es wahlweise mit oder ohne die gesperrten Artikel des Lieferanten herunterladen (bei gesperrten Artikeln handelt es sich um Artikel, die derzeit seitens des Lieferanten nicht verfügbar sind). Um einen Produktdaten-Export erfolgreich durchzuführen, müssen Sie auf das Export-Icon ( ) beim entsprechenden Lieferanten klicken. Nun erscheint ein Dialog, in dem Sie festlegen können, ob die gesperrten Artikel enthalten sein sollen oder nicht. Im Feld Preise gültig am legen Sie das Datum fest, von dem Sie die Preise erhalten möchten. Das exportierte Excel-Dokument enthält dann die Preise, die an dem angegebenen Tag gültig waren. Haben sie alle gewünschten Einstellungen vorgenommen, dann starten Sie den Export durch einen Klick auf den Herunterladen-Button. Hinweis! Sie können die Produktdaten nur für jeden Lieferanten einzeln herunterladen. Ein Export von mehreren Lieferanten in ein einziges Excel-Dokument ist nicht möglich!

3 OM-Kundendaten verwalten In dem Menüpunkt OM-Kunden können Sie sich Informationen über die einzelnen Kunden ansehen.

3.1 Betrachten der Kundeninformationen.

Wenn Sie das Menü der OM-Kunden aufrufen, gelangen Sie in einen Dialog, in dem alle Kunden der GVS aufgelistet sind (siehe Abbildung 5). Sollten Sie einen bestimmten Kunden suchen, dann können Sie die dargestellte Auflistung mit Hilfe der Filter- und Sortierfunktionen einschränken (siehe Kapitel 3.2).

Abbildung 5 – Auflistung aller Kunden.


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Durch die Auflistung können Sie sich die Stammdaten eines Kunden genauer ansehen. Drücken Sie dafür auf das Bearbeiten-Icon ( ) bzw. auf das Ansehen-Icon ( ) neben dem entsprechenden Kunden. Somit gelangen Sie in den Dialog mit den Stammdaten (siehe Abbildung 6). Ob Sie einen Kunden bearbeiten oder nur ansehen dürfen hängt davon ab, ob Sie für diesen Kunden die Berechtigung zum Bearbeiten besitzen.

Abbildung 6 – Stammdaten eines Kunden.

3.2 Filtern und Sortieren der einzelnen Kunden

Die Auflistung der einzelnen Kunden kann sehr unübersichtlich sein, wenn viele Datensätze in der PIM hinterlegt sind. Deshalb besteht die Möglichkeit, mit Hilfe der Sortier- und Filterfunktionen gezielt nach bestimmten Kunden zu suchen. Die Sortier- und Filterfunktionen der Listenansicht befinden sich bei den Spaltentiteln der Liste (siehe Abbildung 7). Mit Hilfe der Sortierfunktion können die Einträge in alphabetischer Reihenfolge sortiert werden – sowohl in an- als auch in absteigender Reihenfolge. Sie wird durch einen kleinen Pfeil neben dem Spaltentitel symbolisiert. Ist die Sortierfunktion aktiviert, so färbt sich der Pfeil orange. Die Richtung des Pfeils gibt dabei die Sortierrichtung an.

Abbildung 7 – Die Sortier- und Filterfunktionen der Listenansicht.


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3.3 Kunden aus BW importieren

Kundendaten werden in der Regel aus Büroware übermittelt (Ausnahmen sind selbst angelegte Kunden, siehe Kapitel 3.4). Der Kundenimport findet dabei zu zwei festen Terminen statt:

Jede Nacht um 1:00 Uhr Jeden Tag um 12:00 Uhr Mittags

Ihnen steht jedoch die Möglichkeit zur Verfügung, einen Datenimport außerhalb dieser Zeiten zu veranlassen. Dazu befindet sich im Menüpunkt OM-Kunden der Button Kunden aus BW importieren. Durch einen Klick auf den Button werden alle Kundendaten der Kunden importiert, die Ihnen zugeordnet sind.

3.4 Kunden außerhalb von Büroware verwalten

Das PIM erlaubt es Ihnen, Kunden anzulegen und zu pflegen, die nicht innerhalb von Büroware verwaltet werden. Dieses Recht besitzen nur bestimmte Partner, die Kunden außerhalb von Deutschland pflegen. Hinweis! Nur Partner, die Kunden außerhalb von Deutschland haben, besitzen das Recht, Kunden außerhalb von Büroware zu verwalten.

3.4.1 Neuen Kunden anlegen

Neue Kunden werden in der Listenansicht des Menüpunktes OM-Kunden angelegt. Dort finden Sie über der Auflistung der einzelnen Kunden den Button Neuen Kunden anlegen. Durch einen Klick auf diesen Button gelangen Sie in einen Dialog, in welchem Sie die allgemeinen Daten des neuen Kunden eintragen können. Anschließend wird der neue Kunde durch einen Klick auf den Button Anlegen erzeugt.

3.4.2 Kundenstruktur bearbeiten

Bei Kunden, die außerhalb von Büroware verwaltet werden, befindet sich der Button Kundenstruktur bearbeiten in der rechten, oberen Ecke der Detailansicht. Durch einen Klick auf diesen Button gelangen Sie in einen Dialog, in welchem Sie die einzelnen Organisationselemente erstellen, löschen und konfigurieren können. Innerhalb des Dialogs zur Kundenstrukturpflege wird die Kundenstruktur so dargestellt, wie sie im Moment definiert ist. Durch einen Klick auf das Pfeilsymbol vor dem Namen des Elements werden die Kinder des entsprechenden Elements angezeigt/verborgen. Hinweis! Sollte ein Element keinen Pfeil neben dem Namen besitzen, so besitzt es auch keine Unterelemente. Der Dialog zum Anlegen/Löschen/Konfigurieren eines Elements wird durch einen Klick mit der rechten Maustaste aufgerufen. Der dabei angezeigte Dialog bezieht sich immer auf das Org.-Element, das beim Klicken mit der Maus ausgewählt war. Zudem wird das betroffene Element mit einem grauen Rahmen hervorgehoben.


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Innerhalb des Dialogs stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung: Details des Elements verwalten (Kostenstelle, Lieferpartner, Bezeichnung usw.). Elemente unterhalb dieses Elementes anlegen. Bestehende Elemente ausschneiden und an anderer Stelle einfügen. Löschen eines Elements. Adressliste bearbeiten. Excel-Dateien exportieren (siehe auch Kapitel 3.4.3, 3.4.4 und 3.4.5).

3.4.3 Sortimente verwalten

Sortimente werden über eine Excel-Datei verwaltet, die man aus der Kundenstruktur exportieren kann. Dazu öffnen Sie den Bearbeitungsdialog durch einen Klick auf die rechte Maustaste. Am Ende des Dialogs finden Sie den Eintrag Exportieren als Excel. Wenn Sie den Mauszeiger auf diesen Punkt bewegen, öffnet sich ein Untermenü mit dem Punkt Sortiment. Durch einen Klick auf diesen Eintrag wird eine Excel-Datei erzeugt, die alle bisher zugeordneten Artikel enthält. In dieser Excel-Datei können Sie nun alle Artikel verwalten, die Sie diesem Org.-Element zuordnen möchten. Sobald Sie mit der Bearbeitung der Excel-Datei fertig sind, können Sie diese über die Massenpflege wieder einspielen. Dazu drücken Sie den Button Massenpflege über der Kundenstruktur. Im folgenden Dialog wählen Sie unter Sortimentspflege die Excel-Datei aus und drücken anschließend den Button Hochladen. Sobald der Import des Sortiments beendet ist, werden Sie durch eine E-Mail darüber informiert. Hinweis! Sortimente können nur innerhalb der Ebene 1-4 verwaltet werden. Somit ist ein Export des Excels auch nur innerhalb der Ebene 1-4 möglich. Sortimente, die sich in Ebene 5-8 befinden, sind sogenannte Teilsichten und müssen im Ordermanager verwaltet werden.

3.4.4 Lieferadressen verwalten

Lieferadressen werden über eine Excel-Datei verwaltet, die man aus der Kundenstruktur exportieren kann. Dazu öffnen Sie den Bearbeitungsdialog durch einen Klick auf die rechte Maustaste. Am Ende des Dialogs finden Sie den Eintrag Exportieren als Excel. Wenn Sie den Mauszeiger auf diesen Punkt bewegen, öffnet sich ein Untermenü mit dem Punkt Lieferadressen. Durch einen Klick auf diesen Eintrag wird eine Excel-Datei erzeugt, welche die Lieferadressen dieses Elements enthält. In dieser Excel-Datei können Sie nun alle Lieferadressen des Debitors verwalten. Sobald Sie mit der Bearbeitung der Excel-Datei fertig sind, können Sie diese über die Massenpflege wieder einspielen. Dazu drücken Sie den Button Massenpflege über der Kundenstruktur. Im folgenden Dialog wählen Sie unter Lieferadressenpflege die Excel-Datei aus und drücken anschließend den Button Hochladen. Sobald der Import der Lieferadressen beendet ist, werden Sie durch eine E-Mail darüber informiert. Hinweis! Lieferadressen können nur beim Debitor gepflegt werden. In allen anderen Ebenen ist der Export der Excel-Datei deaktiviert.

3.4.4.1 Zuordnen zu Org.-Elementen

Lieferadressen können jedem Org.-Element zugeordnet werden, das sich unterhalb des Debitors der Adresse befindet. Wählen Sie dazu das gewünschte Element aus und rufen Sie den Bearbeitungsdialog mit Hilfe der rechten Maustaste auf. Wählen Sie im nun erscheinenden Menü den Punkt Adressliste anzeigen aus. Im nun erscheinenden Dialog können Sie festlegen, welche Lieferadressen dem Org.-Element zugeordnet sein sollen. Vergessen Sie dabei nicht, Ihre Änderungen durch den Button Zuordnung speichern zu übernehmen.


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3.4.5 Massenpflege der Kundendaten

Innerhalb der Kundenstrukturpflege haben Sie die Möglichkeit, bestimmte Bereiche durch eine Massenpflege zu verwalten. Dazu steht Ihnen ein Dialog zur Verfügung, den Sie durch den Button Massenpflege über der Kundenstruktur aufrufen. In diesem Dialog können Sie:

die Kundenstruktur pflegen. Lieferadressen verwalten (siehe Kapitel 3.4.4). Sortimente bearbeiten (siehe Kapitel 3.4.3).

Für die Pflege der Kundenstruktur müssen Sie zuerst eine Excel-Datei mit der aktuellen Kundenstruktur erzeugen. Diese bekommen Sie im Bearbeitungsdialog, der durch einen Klick auf die rechte Maustaste erscheint. Am Ende des Dialogs finden Sie den Eintrag Exportieren als Excel. Wenn Sie den Mauszeiger auf diesen Punkt bewegen, öffnet sich ein Untermenü mit dem Punkt Kundenstruktur. Durch einen Klick auf diesen Eintrag wird eine Excel-Datei erzeugt, welche die Kundenstruktur enthält. In dieser Excel-Datei können Sie nun die Kundenstruktur des Debitors und der darunter angeordneten Org.-Elemente verwalten. Sobald Sie mit der Bearbeitung der Excel-Datei fertig sind, können Sie diese über die Massenpflege wieder einspielen. Dazu drücken Sie den Button Massenpflege über der Kundenstruktur. Im folgenden Dialog wählen Sie unter Kundenstrukturpflege die Excel-Datei aus und drücken anschließend den Button Hochladen. Sobald der Import der Kundenstruktur beendet ist, werden Sie durch eine E-Mail darüber informiert. Hinweis! Die Kundenstruktur kann nur ab dem Debitor gepflegt werden. Die Ebenen 1-3 müssen über die Web-Oberfläche verwaltet werden.


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4 GVS-Benutzer verwalten Der folgende Abschnitt betrifft Sie nur, wenn Sie über das Recht Benutzer pflegen verfügen. Sollten Sie dieses Recht nicht besitzen, dann haben Sie keinerlei Zugang zum Menüpunkt GVS-Benutzer sowie zu den folgenden Dialogen. In diesem Fall können Sie dieses Kapitel ignorieren.

4.1 Überblick

Im Bereich der Benutzerverwaltung werden neue Mitarbeiter angelegt, modifiziert und gelöscht. Diese Mitarbeiter besitzen automatisch die gleichen Rechte wie jeder andere GVS-Partner auch. Das Recht, selber GVS-Benutzer anzulegen und zu verwalten, haben diese Benutzer jedoch nicht. Dieses Recht muss ihnen explizit nachträglich von einem Partneradministrator zugewiesen werden. Pro GVS-Partner gibt es einen Partneradministrator. Folgende Schritte können in der Benutzerverwaltung vollzogen werden:

einen neuen Benutzer anlegen (siehe Kapitel 4.2). einen neuen Benutzer durch Kopieren eines anderen Benutzers anlegen (siehe Kapitel 4.3). die Daten eines Benutzers bearbeiten (siehe Kapitel 4.4). einem Benutzer das Administrationsrecht vergeben (siehe Kapitel 4.4). einen bestehenden Benutzer löschen (siehe Kapitel 4.5).

4.2 Neuen GVS-Benutzer anlegen

Einen neuen Benutzer legt man in der GVS-Benutzerverwaltung durch den Button Neuer Benutzer an (siehe Abbildung 8). Durch einen Klick auf den Button gelangt man in einen Dialog, in welchem die Daten des neuen Benutzers eingetragen werden. Dabei müssen alle Pflichtfelder ausgefüllt sein. Sind alle benötigten Daten eingetragen, wird der Benutzer durch einen Klick auf den Button Anlegen gespeichert und ist umgehend für den Anwender verfügbar.

Abbildung 8 – Neuen Benutzer anlegen.

Sollten nicht alle Pflichtfelder ausgefüllt sein, so erscheint ein Fehlerdialog, der auf die fehlenden Felder hinweist. Erst wenn alle aufgeführten Fehler beim Speichern beseitigt sind, wird der Benutzer auch angelegt.


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4.3 Neuen Benutzer durch eine Kopie anlegen

Ein Benutzer kann auch durch das Kopieren eines bereits vorhandenen Profils angelegt werden. Dafür benutzt man das Icon Kopieren (siehe Kapitel 1.2), das sich in der Liste der GVS-Benutzer beim betroffenen Profil befindet (siehe Abbildung 9). Durch einen Klick auf das Icon öffnet sich ein Dialog zum Anlegen eines neuen Benutzers, in dem bereits alle wichtigen Felder ausgefüllt sind – entsprechend dem kopierten Profil.

Abbildung 9 – Kopieren eines bereits vorhandenen Benutzers.

Um dieses neue, kopierte Profil erfolgreich zu speichern, müssen zwei Schritte vollzogen werden:

für den Benutzer muss ein eigener Login-Name vergeben werden (der angezeigte Login-Name stammt vom Ursprungsprofil und ist somit schon für dieses vergeben).

es muss ein Passwort gewählt werden, da die Passwörter nicht vom alten Profil übernommen werden. Sobald alle Voraussetzungen erfüllt sind, kann der neue Benutzer durch den Button Speichern angelegt werden.

4.4 Benutzer bearbeiten

Sollte sich herausstellen, dass die Angaben eines Benutzers falsch eingetragen sind, dann können diese auch nachträglich geändert werden. Diese Funktion eignet sich auch, um das Passwort eines Benutzers zurückzusetzen, sollte er es vergessen haben. Um die Daten eines Benutzers zu modifizieren, muss man auf das Bearbeiten-Icon klicken (siehe Kapitel 1.2), das sich in der Liste der Benutzerprofile befindet (siehe Abbildung 10). Dadurch gelangt man in einen Dialog, in dem alle Daten des Benutzers geändert werden können – einschließlich des Passworts, sollte es der Benutzer vergessen haben.

Abbildung 10 – Bearbeiten/modifizieren eines Benutzerprofils.


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4.5 Passwort eines Benutzers zurücksetzen

Es kann vorkommen, dass ein Benutzer sein Passwort vergessen oder falsch in Erinnerung hat. In diesem Fall bietet das PIM eine Option, dass der Benutzer wieder an ein gültiges Passwort gelangen kann. Das aktuell gültige Passwort kann aus Sicherheitsgründen nicht ausgelesen und angezeigt – und somit dem Benutzer mitgeteilt werden. Der Vorgang des Passwortzurücksetzens gliedert sich in drei Schritte. Diese werden alle im GVS-Benutzerprofil des Bearbeiters durchgeführt:

1) dem Benutzer ein neues Passwort zuweisen. 2) die Option Passwort-Wechsel aktivieren (optional). 3) dem Benutzer das neue Passwort mitteilen.

Der Begriff „zurücksetzen“ ist bei diesen drei Schritten etwas irreführend, da das Passwort nicht in den Ursprungszustand versetzt wird, sondern man ein komplett neues Passwort vergibt. In einem weiteren Schritt kann man die Funktion Passwort-Wechsel aktivieren. Ist dieses Feld aktiviert, dann muss der Benutzer beim nächsten Login das aktuelle Passwort durch ein eigenes ersetzen. Somit wird die Sicherheit erhöht, da danach niemand außer dem Benutzer das Passwort kennt.

Abbildung 11 – Der Dialog zum Setzen der Passwörter.


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4.6 Benutzer löschen

Sollte ein Profil nicht mehr länger benötigt werden, so kann es auch wieder gelöscht werden. Dazu muss man auf das Löschen-Icon klicken ( ), das sich in der Liste der Benutzerprofile befindet (siehe Abbildung 12). Bestätigt man den folgenden Dialog, so wird das Profil unwiderruflich gelöscht.

Abbildung 12 – Löschen eines Benutzerprofils.


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5 Produktdaten Im Menüpunkt Produktdaten können Sie sich über den aktuellen Artikelbestand der einzelnen Lieferanten informieren. Dabei können Sie gezielt nach einem bestimmten Artikel suchen oder sich das komplette Sortiment eines Lieferanten ansehen.

5.1 Überblick

Das Menü der Produktdaten ist in zwei Arbeitsschritte unterteilt: Die Suche nach dem gewünschten Artikel (siehe Kapitel 5.2). Aufruf der Artikelinformationen (siehe Kapitel 5.3).

Beim Aufruf des Menüpunktes Produktdaten erscheint automatisch der erste Schritt – die Suche nach einem Artikel. Um zum nächsten Schritt – dem Aufruf der Artikelinformationen – zu gelangen, muss man zuvor immer eine Suche starten.

5.2 Artikel suchen

Wenn man den Menüpunkt Produktdaten auswählt, erscheint automatisch der Suche-Dialog (siehe Abbildung 13). Um die Suche nach einem Artikel einzugrenzen, können verschiedene Parameter für die Suche herangezogen werden. Zum einen lässt sich die Suche nach einen der vier folgenden Parameter filtern:

GVS-Artikelnummer Hersteller-Artikelnummer EAN KAM-Artikelnummer Ein beliebiger Suchbegriff für den Artikel.

Zusätzlich zu dem optionalen Filter kann man das Ergebnis auf einen bestimmten Lieferanten und/oder auf eine bestimmte Kategorie beschränken. Auch können gesperrte Artikel mit in das Suchergebnis einbezogen werden. Die Option Volltextsuche bezieht sich dabei nur auf die Filterung nach einem bestimmten Suchbegriff. Ist diese Option aktiviert, so wird die Produktbeschreibung bei der Suche ebenfalls berücksichtigt. Gibt man jedoch keinen Parameter an – weder eine Nummer noch eine Kategorie oder sonstiges – so werden alle gepflegten Artikel aufgelistet, die sich derzeit im Sortiment befinden.


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Abbildung 13 – Der Dialog mit den Suchparametern.

Die gefundenen Artikel können auf zwei Arten dargestellt werden:

als einfache Auflistung. als Liste mit Bildern und detaillierten Informationen.

5.2.1 Einfache Artikelliste (Reiter Texte)

Die einfache Auflistung erlaubt ein schnelleres Navigieren durch die gefundenen Artikel, da die Anzeige kompakter ist (siehe Abbildung 14). Außerdem besteht in dieser Ansicht die Möglichkeit, mit Hilfe der Sortier- und Filterfunktionen noch feiner nach bestimmten Artikeln zu suchen (siehe auch Kapitel 5.2.3).

Abbildung 14 – Die gefundenen Artikel in der einfachen Auflistung.


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5.2.2 Detaillierte Artikelliste (Reiter Bilder)

Der Vorteil der detaillierten Ansicht ist, dass man optisch (anhand eines Produktbildes) nach einem bestimmten Artikel suchen kann. Außerdem erhält man hier die wichtigsten Informationen über den Artikel bei jedem Listeneintrag. Allerdings verliert diese Ansicht ihren Vorteil, wenn zu viele Artikel bei der Suche gefunden werden. In diesem Fall kann man mit Hilfe der Filterfunktion bei der einfachen Auflistung schneller den gewünschten Artikel finden (siehe auch Kapitel 5.2.3).

5.2.3 Sortieren und Filtern

Die Sortier- und Filterfunktionen der Listenansicht befinden sich neben den Spaltentiteln im Listenkopf (siehe Abbildung 15). Mit Hilfe der Sortierfunktion können die Ergebnisse in alphabetischer Reihenfolge sortiert werden – sowohl in an- als auch in absteigender Reihenfolge. Sie wird durch einen kleinen Pfeil neben dem Spaltentitel symbolisiert. Ist die Sortierfunktion aktiviert, so färbt sich der Pfeil orange. Die Richtung des Pfeils gibt dabei die Sortierrichtung an. Durch die Filterfunktion kann man das Ergebnis einer Suche weiter einschränken. Dazu erscheint ein eigener Dialog, sobald man die Filterfunktion aktiviert. In diesem Dialog kann man eine bestimmte Zeichenkette eingeben – z.B. ein gesuchtes Wort, Teil eines Begriffes usw. Nach der Aktivierung des Filters werden nur noch Artikel angezeigt, bei denen diese Zeichenkette vorkommt (der Filter sucht nur innerhalb der Spalte, in der er aktiviert wurde).

Abbildung 15 – eine aktivierte Sortier- und Filterfunktion.


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5.3 Artikelinformationen anzeigen

Wenn sie in der Artikelsuche den gesuchten Artikel gefunden haben, dann können Sie sich detaillierte Informationen über den Artikel anzeigen lassen. Um in die Detailansicht zu gelangen, müssen Sie auf das Details-Icon bei dem entsprechenden Artikel klicken ( ). Dadurch gelangen Sie in die Detailansicht, in der Sie mit Hilfe der einzelnen Reiter unterschiedliche Informationen über den Artikel abrufen können. Durch die zusätzlichen Icons bei einem Artikel können Sie sofort in einen bestimmten Reiter des Artikels springen (z.B. Preise, Einheiten usw.).

Abbildung 16 – Die Detailansicht eines Artikels.

Hinweis! Sie können die einzelnen Angaben des Artikels nur betrachten, jedoch nicht editieren. Ein Ändern der Daten ist lediglich dem Lieferanten des Artikels vorbehalten.


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5.4 Produktdaten-Export

Zur weiteren Verarbeitung kann das komplette Sortiment eines Lieferanten herunter geladen werden. Dabei beinhaltet das Lieferantensortiment alle Artikel, die ein Lieferant zur Verfügung stellt. Die Pflege dieses Sortiments übernimmt der Lieferant. Da der Produktdaten-Export ein Bestandteil des Lieferanten-Menüs ist, wird er auch dort in einem eigenen Kapitel behandelt (siehe Kapitel 2.3).

5.5 Synonympflege

Die Pflege von Synonymen erlaubt es Ihnen, eine Gruppe von Begriffen zu definieren, welche die gleiche Bedeutung haben (z.B. Klo = WC). Innerhalb des Suchdialogs können dann auch Artikel gefunden werden, die zwar nicht den eigegebenen Suchbegriff enthalten, aber ein Synonym aus der gleichen Synonymgruppe. Innerhalb des Dialogs zur Synonympflege stehen Ihnen dabei folgende Funktionen zur Verfügung:

Eine neue Synonympflege anlegen Eine bestehende Synonymgruppe bearbeiten Eine Synonymgruppe vollständig löschen


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6 Sortimente Sortimente sind eine Sammlung von Artikeln, die individuell aus den Produktdaten eines Lieferanten zusammengesetzt werden. Durch den Menüpunkt Sortimente gelangen Sie in den Dialog, in dem Sie die einzelnen Sortimente verwalten können. Dabei stehen Ihnen drei getrennte Bereiche zur Verfügung:

Sortimente der einzelnen Kunden Sortimente von Shop-Kunden Partnersortimente

Zum Wechsel zwischen den beiden Bereichen steht Ihnen am oberen Rand des Dialogs ein Reiter zur Verfügung (siehe Abbildung 17).

Abbildung 17 – Die Sortiments-Reiter zum Wechsel zwischen den Sortimenten.

6.1 Filtern und Sortieren der einzelnen Sortimente

Innerhalb des Sortimentsdialogs stehen Ihnen Filter- und Sortierfunktionen für die aufgelisteten Sortimente zur Verfügung, um die Suche nach einem bestimmten Sortiment zu vereinfachen. Die Sortier- und Filterfunktionen der Listenansicht befinden sich bei den Spaltentiteln der Liste (siehe Abbildung 18). Mit Hilfe der Sortierfunktion können die Einträge in alphabetischer Reihenfolge sortiert werden – sowohl in an- als auch in absteigender Reihenfolge. Sie wird durch einen kleinen Pfeil neben dem Spaltentitel symbolisiert. Ist die Sortierfunktion aktiviert, so färbt sich der Pfeil orange. Die Richtung des Pfeils gibt dabei die Sortierrichtung an.


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Abbildung 18 – Die Sortier- und Filterfunktionen in der Kundensortiments-Auflistung.


6.2 Sortimentspflege

Sortimente können nicht über das PIM eingepflegt werden, sondern lediglich über Büroware. Innerhalb des PIMs stehen Ihnen die Sortimente nur zum Download zur Verfügung. Um ein Sortiment herunterzuladen, müssen Sie zuerst den Kunden in der Listenansicht suchen, der das gewünschte Element enthält. Dabei helfen Ihnen die Filter- und Sortierfunktionen, die Auswahl einzugrenzen (siehe Kapitel 6.1). Sobald Sie den entsprechenden Kunden gefunden haben, gelangen Sie über das Ansehen-Icon ( ) in die Elementstruktur des Kunden. In der Strukturansicht werden alle Organisationselemente bis zum Debitor aufgelistet. Alle Organisationselemente, bei denen ein Sortiment hinterlegt ist, sind mit einem Herunterladen-Icon ( ) markiert. Durch einen Klick auf das Icon wird ein Dialog zum Herunterladen des Sortiments gestartet. Hinweis Es stehen Ihnen lediglich die Sortimente der Ebenen 1-4 zum Download zur Verfügung; d.h. alle Ebenen ab dem Debitor oder höher.


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7 Produktdaten-Export Die Produktdaten können im Dialog der Lieferanten heruntergeladen werden. Nähere Informationen dazu finden Sie im Kapitel 2.3. Beachten Sie, dass Sie die Produktdaten nur für jeden Lieferanten einzeln herunterladen können. Ein Export von Produktdaten mehrerer Lieferanten in ein einziges Excel-Dokument ist nicht möglich!

8 Einloggen in das Intranet (GVS-Net) Durch den Menüpunkt GVS-Net gelangen Sie auf die Webseite des Intranets der GVS. Die dort verfügbaren Menüpunkte können sich von Benutzer zu Benutzer unterscheiden, je nachdem welche Rechte dem Benutzer zugewiesen wurden. Sollten Sie einen bestimmen Menüpunkt vermissen, dann wenden Sie sich an Ihren Administrator.


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Anhang

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1 – Benutzen des Zurück-Buttons. ............................................................................................................................. 6 Abbildung 2 – Auflistung aller Lieferanten. ................................................................................................................................. 7 Abbildung 3 – Stammdaten eines Lieferanten. .......................................................................................................................... 8 Abbildung 4 – Die Sortier- und Filterfunktionen der Listenansicht. ......................................................................................... 8 Abbildung 5 – Auflistung aller Kunden. ....................................................................................................................................... 9 Abbildung 6 – Stammdaten eines Kunden................................................................................................................................ 10 Abbildung 7 – Die Sortier- und Filterfunktionen der Listenansicht. ....................................................................................... 10 Abbildung 8 – Neuen Benutzer anlegen. .................................................................................................................................. 14 Abbildung 9 – Kopieren eines bereits vorhandenen Benutzers. ............................................................................................ 15 Abbildung 10 – Bearbeiten/modifizieren eines Benutzerprofils. .......................................................................................... 15 Abbildung 11 – Der Dialog zum Setzen der Passwörter. ........................................................................................................ 16 Abbildung 12 – Löschen eines Benutzerprofils. ........................................................................................................................ 17 Abbildung 13 – Der Dialog mit den Suchparametern. ............................................................................................................. 19 Abbildung 14 – Die gefundenen Artikel in der einfachen Auflistung. .................................................................................. 19 Abbildung 15 – eine aktivierte Sortier- und Filterfunktion. .................................................................................................... 20 Abbildung 16 – Die Detailansicht eines Artikels. ...................................................................................................................... 21 Abbildung 17 – Die Sortiments-Reiter zum Wechsel zwischen den Sortimenten. ............................................................. 23 Abbildung 18 – Die Sortier- und Filterfunktionen in der Kundensortiments-Auflistung. .................................................... 24

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1 – Übersicht über die wichtigsten Icons. ...................................................................................................................... 7

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