Bibliothekscontrolling und Neues Steuerungsmodell als Schlüssel zur Budgetierung

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Bibliothekscontrolling und Neues Steuerungsmodell als Schlüssel zur Budgetierung

Juni 1, 2012 Michael Golsch, 101. Deutscher Bibliothekartag in Hamburg

Zukunft für die SLUB.



Juni 1, 2012 | Seite 2 Michael Golsch | Stellvertreter des Generaldirektors

Sachsens Staatsbibliothek

Eine der fünf bedeutendsten wissenschaftlichen Bibliotheken in Deutschland mit

einem besonders breiten Aufgabenprofil:

§  Universitätsbibliothek für eine der 10 größten Universitäten in der Bundesrepublik

+

§  Klassische Landesbibliothek (Sammeln und Verzeichnen von Medien aus und über Sachsen)

+

§  Staatsbibliothek mit vielfältigen Koordinierungs- und Servicefunktionen für das sächsische Bibliothekswesen




Sachsens Staatsbibliothek




Sachsens Staatsbibliothek SLUB Dresden Generaldirektion Kennzahlen der SLUB Dresden 2009 - 2011 2011 2010 2009

Bestand (Bände) 5.081.805 4.989.600 4.900.139

Bilddokumente der Deutschen Fotothek 3.405.300 3.364.000 3.224.000

Entleihungen 2.244.338 2.383.407 2.385.158

Downloads (elektronische Volltexte) 2.722.064

Aktive Benutzer 48.403 50.028 49.818

Angemeldete Benutzer p.a. 74.718 73.665 72.707

Neuzugang (Bände) 107.491 103.461 109.239

Laufende Zeitschriften insgesamt 17.577 16.953 15.659

Digitalisierungsleistung (Images) 3.068.254 2.332.757 981.169

Gesamtausgaben (!) 26.581.000 26.693.000 26.806.000

Erwerbungsetat (!) 8.004.424 7.856.500 8.046.000

Personaletat (!) 14.485.200 14.776.000 14.327.000

Drittmittel (!) 3.134.852 2.843.000 3.103.000

Erwerbungsmittel pro aktivem Benutzer (!) 165 157 161

Neuzugang pro aktivem Benutzer (Bände) 2,2 2,1 2,2

Personalstellen zum 31.12. 271 274 290

Drittmittelstellen zum 31.12. 40 38 41

Neuzugang pro Personalstelle im Monografiengeschäftsgang (Bände)

3.389 3.324 2.965

Entleihungen pro Personalstelle Abt. Benutzung

40.077 44.169 40.876

Geschäftsbericht der SLUB, 2011




Wozu wir eine Budgetierung brauchen...

Ø  Als letzte große Einrichtung im Geschäftsbereich des SMWK ist die SLUB kameralen Restriktionen unterworfen, die ein langfristig orientiertes und betriebswirtschaftlichen Grundsätzen folgendes Personal- und Finanzmanagement nicht zulassen.

Ø  Die langfristige Entwicklung neuer Geschäftsfelder ist auf diese Weise kaum möglich. Ø  Die Nachhaltigkeit bisheriger Erfolge der SLUB ist massiv gefährdet. Ø  Wir agieren auf hoch dynamischen Wissens- und Informationsmärkten. Wenn

wir unter den „top five“ der deutschen Bibliotheken bestehen wollen, brauchen wir dringend mehr unternehmerische Spielräume, damit wir die Initiative nicht verlieren.





Konsequentes Entscheiden nach Kosten- und Leistungskriterien?

Investitionsrücklagen und Rückstellungen (periodenübergreifend)?

Strategisches Personalmanagement?

Finanz-Effizienz durch wechselseitige Deckung von Personal- und Sachetat?

Leistungspartnerschaften durch Beteiligungsmanagement?

- - - - -

Betriebswirtschaftlich sinnvolles Personal- und Finanzmanagement ist unter diesen Rahmenbedingungen nicht möglich. Antrags- und Genehmigungsverfahren gewährleisten die notwendige Flexibilität und Planungssicherheit nicht.





Konsequentes Entscheiden nach Kosten- und Leistungskriterien?

Investitionsrücklagen und Rückstellungen (periodenübergreifend)?

Strategisches Personalmanagement?

Finanz-Effizienz durch wechselseitige Deckung von Personal- und Sachetat?

Leistungspartnerschaften durch Beteiligungsmanagement?

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Produktbezogenes Bibliothekscontrolling seit 2007

Abt. Bestandsentwicklung, Hauptproduktkatalog, Stand 31.12.2011 SLUB DresdenAbt. BestandsentwicklungA.-D. Böhme

Hauptprodukte: Mengen, Ressourcen, Kosten Stand : 31.12.2011

Produkte Mengen Sachmittel ! Personal- Arbeitszeit/ Personalk. Personalk. Vollkosten/ Durchsatz/stellen netto Stück (min) ges. ! pro Stück (!) Stück (!) Stelle

3.1 - 3.2 Mono-GG ausleihfertige Mono 90.104 2.264.403 22,71 54,34 1.313.585 14,58 18,22 3.967

Inf.-vermittl. (FR) 6.798 4,25 302.235 44,46 55,57 1.600

3.4 Pflicht, Tausch, Pflicht Mono 6.823 2,80 39,40 129.879 19,04 23,79 2.437Geschenk Tausch allg. Mono 1.586 0,25 15,13 11.031 6,96 8,69 6.344

Kunsttausch Mono 1.978 0,50 24,27 28.823 14,57 18,21 3.956Geschenk Mono 7.000 0,93 12,69 42.760 6,11 7,64 7.568

Qucosa 819 0,97 113,41 53.088 64,82 81,03 847

3.5 NBM Digitalisate 18.189 8,19 44,84 351.278 19,31 24,14 2.222Online-Ressourcen 732 0,40 52,46 19.456 26,58 33,22 1.830

3.6 Zeitschriften ZS-Erwerbung 84.899 3.346.943 6,11 6,91 273.807 3,23 4,03 13.902Pflege 35.380 3,41 9,25 160.883 4,55 5,68 10.377

3.7 Medienbearbeitung Medienbearb. 127.638 6,10 4,56 241.846 1,89 2,37 20.924Binden 20.742 187.935 1,48 7,76 67.064 3,23 4,04 14.015

Aussonderung 19.079 1,15 5,79 56.609 2,97 3,71 16.590Verwertung 16.429 0,35 2,05 14.848 0,90 1,13 46.940

3.8 Sondererschließung Retrokat. Mono. 51.152 9,32 17,37 441.644 8,63 10,79 5.486ZS-Exemplarsätze 110.146 5,82 5,78 289.670 2,63 3,29 18.925

VD 18 10.446 4,81 44,19 216.893 20,76 25,95 2.172bibliograf. Nachw. 18.458 2,44 15,60 155.772 8,44 10,55 7.565

3.9 Digitalisierungszentrum Roboter 1.918.485 6,19 0,31 239.789 0,12 0,16 309.933Proserv 1.011.120 6,47 0,61 217.358 0,21 0,27 156.278

Buchtisch 121.608 1,12 0,88 43.042 0,35 0,44 108.579Mikrofilm 15.646 0,60 3,68 15.646 1,00 1,25 26.077

HIT 5.020 0,59 11,28 22.863 4,55 5,69 8.508Summe 5.799.281 96,95 4.709.870

Stellen brutto Abt. 3 (Ist) 91,00Personalkosten Abt 3. ges. 4.985.701Anteil Overhead an den Personalkosten gesamt 5,53%Overhead Personalkosten gesamt 275.831Ausgaben für Datenbanken 1.770.544Fortsetzungswerke 358.800Sammlungen 40.000Erwerbungsnebenkosten 35.799Erwerbungsausgaben ges.: 8.004.424

Erläuterungen:Alle Zahlen basieren auf den Erhebungen ("Personaltableaus") vom 31. Dezember 2011. Sachmittel enthalten Ausgaben für Monografien, LBS, Loseblatt-Werke, Berufungsgelder, DFG-Mittel und Serien in ZS.Sachmittel basieren auf Literaturetat 2011 (Stand: 31.12.2011)Erwerbungskosten enthalten Ausgaben für Erwerbung, Lehrbücher, Fachinformationsleistungen, Sammlungsgegenstände, DFG-Medien und Anteile SLUB Konsortium.Vollkosten: geschätzt, ausgehend vom Erfahrungswert, dass die Personalkosten bei 80 % der Vollkosten liegen.Personalkosten: Pauschsätze (TVL).

Teamausleihfertige Monografie

Mengen in %

Personalkosten in ! MB anteilig

Personalkosten in ! Team anteilig

Personalkosten in !

Gesamt pro Produkt Sachmittel in ! in !

Personalkosten in ! pro Stück

Erwerbungs-

kosten

Vollkosten in !

pro Stück

Kauf 90.104 89,66 170.727,31 1.313.585 1.484.312 2.264.403 25,13 16,47 41,60 52,01Pflicht 6.823 6,79 12.928,09 129.879 142.807 0 20,93 20,93 26,16Tausch 1.586 1,58 3.005,12 11.031 14.036 0 8,85 8,85 11,06Kunsttausch 1.978 1,97 3.747,88 28.823 32.571 0 16,47 16,47 20,58Summe 100.491 100,00 190.408,39 1.483.318 1.673.726 2.264.403 62,72 87,85 109,81

Medienbearbeitung 100.491 190.408,39 241.846127.638




Produkte in der Bibliothek?

Bibliotheken sind Betriebe (Non Profit), die in standardisierten Verfahren hochgradig arbeitsteilig produzieren.

Produkte

Interne Tätigkeiten

Projekte

Ø  Standards

Ø  Mengen, Zeiten

Ø  Querschnittaufgaben

Ø  Overhead

Ø  Befristete Aufgaben

Die Hauptprozesse einer jeden (Groß)Bibliothek sind nicht nur geeignet, sondern im Interesse innerbetrieblicher Transparenz für die produktbezogene Abbildung von Kosten und Leistungen sogar prädestiniert.




Das Neue Steuerungsmodell – zwei Ausbaustufen

(1)  NSM-Basiscontrolling, kameral

(2)  Kaufmännisches Rechnungswesen

Ø  Produktbildung

Ø  Stundenrechnung

Ø  Controlling / Reporting

Ø  Haushaltsflexibilisierung

Ø  NSM-konformes ERP-System

Ø  Kosten- und Leistungsrechnung

Ø  Anlagebuchhaltung + Bilanzierung

Ø  Umfassende Budgetierung

2011

2012


Zukunft für die SLUB


Produktkatalog der SLUB (Auszug) !"#$%&'()*()*)(+)

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NSM-Basiscontrolling – Projektverlauf 2011

1. Bewertung des Projektjahres 2011

Alle Meilensteine der Projektplanung wurden erreicht.

NSM-PLG | 13. Januar 2012 | Folie 2

Mai Juni August Juli September Oktober November Dezember

2011

Anpassungsvereinbarung

Januar

Einführung proweb.sax

2012

Stundenerfassung proweb.sax

Schulungen

Produktbildung

Erm.Std.sätze

Fachkonzepterstellung

Stundenrechnung

Controlling

Excel-Verrechnung

Testbetrieb Stundenerfassung

Auditierung/Evaluierung

Auswertungen/Analysen

Kostenverrechnung

Produktivbetrieb

Entscheidung 2. Schritt

flexibilisierte Rahmenbedingungen

Vorbereitung Ressortvereinbarung

Quelle: Syncwork AG




NSM-Ergebnisse (I): Stundenkosten April 2012

LEISTUNGSBEREICH STUNDEN STUNDENKOSTEN Anteil DATUM Bestandsentwicklung 12.400 607.081,83 € 26,01% 30-Apr-12 Bestandserhaltung 632 29.368,78 € 1,26% 30-Apr-12 Mediennutzung 7.687 332.212,52 € 14,23% 30-Apr-12 Information/Auskunft 2.062 105.820,35 € 4,53% 30-Apr-12 Präsentation 1.105 62.824,03 € 2,69% 30-Apr-12 Staatsbiblioth. Koord.aufgaben 473 25.697,00 € 1,10% 30-Apr-12 Landesweite Produkte 2.042 55.286,23 € 2,37% 30-Apr-12 (externe) Projekte 4.826 202.677,05 € 8,68% 30-Apr-12 Interne Tätigkeiten 11.880 443.383,26 € 18,99% 30-Apr-12 (interne) Projekte 2.168 88.752,71 € 3,80% 30-Apr-12 Abwesenheit 7.152 354.144,30 € 15,17% 30-Apr-12 Spezifische Interne Tätigkeiten 430 27.200,92 € 1,17% 30-Apr-12

STUNDEN STUNDENKOSTEN Anteil DATUM

Produkte 26.398,5 1.218.290,75 € 52,19% 30-Apr-12

Interne Tätigkeiten 11.879,8 443.383,26 € 18,99% 30-Apr-12

Abwesenheit 7.152,0 354.144,30 € 15,17% 30-Apr-12

Projekte 7.423,5 318.630,69 € 13,65% 30-Apr-12

2.334.000 €




NSM-Ergebnisse (II): Stundenkosten 1. Quartal 2012

58,2% 15,5%

13,6%

12,8% Durchschnittliche Stundenkosten je Leistungsart 1. Quartal 2012

Produkte


Projekte

Abwesenheit

52%

19%

15%

14%

Stundenkosten je Leistungsart April 2012

Produkte


Abwesenheit

Projekte




NSM-Ergebnisse (III): ausgewählte Stückkosten Stückkosten für ausgewählte Geschäftsanfälle

Leistung Kriterium Anzahl StückkostenJanuar Februar März Summe 1. Quartal

Bestandsentwicklung Monografien (physisch) 538.962,87 ! 496.829,13 ! 508.870,90 ! 1.544.662,90 ! Geschäftsanfall 35.975 42,94 !

Summe Anzahl der erworbenen Medien, Durchgeführte Buchbindermaßnahmen;Änderungen;Anzahl der ausgesonderten Medien

Ausleihservice 240.859,92 ! 242.873,44 ! 242.482,93 ! 726.216,29 ! Geschäftsanfall 1.032.851 0,70 !

Summe Anzahl der Leihvorgänge, Medienverlängerungen, Rückgaben, Vormerkungen, Neuaufnahmen, Anträge auf Gebührenerlass, Mahnungen,Anzahl Ausräumung Bereitstellungsregale, Buchtransfer ZwB, Rechungsbearbeitung, Such- und Prüfzettelbearbeitung, Adressermittlung

Magazin- und Freihanddienste 139.348,62 ! 134.253,53 ! 131.325,15 ! 404.927,30 ! Geschäftsanfall 325.282 1,24 !

Summe Anzahl Magazinbestellungen, Neuzugänge, Prüfzettel, Lieferdienstbestellungen;Summe Anzahl eingestellte Bestände Freihand, Neuzugänge

Benutzerberatung 181.529,66 ! 187.541,93 ! 195.025,55 ! 564.097,14 ! Geschäftsanfall 20.504 27,51 ! Summe Anzahl Beratungsstunden, Führungen, Schulungen, Workshops

Vollkosten

Stückkosten auf Vollkostenbasis: a) Monografie print: 42,94 € b) Ausleihvorgang: 0,70 € c) Magazin-Neuzugang (print): 1,24 € d) Benutzerberatung (Std.) 27,51 €




NSM-Ergebnisse (III): ausgewählte Stückkosten

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NSM-Ergebnisse (IV): Haushaltsflexibilisierungen

Zusagen für das Haushaltsjahr 2011:

Ø  Aufhebung der Einstellungsstopps (bei fortgesetztem Personalabbau)

Zusagen für das Haushaltsjahr 2012:

Ø  Umfassende Deckungsfähigkeit innerhalb der Hauptgruppen 4 – 8

Ø  Kapitalrücklage bis max. 1 Mio. €

Ø  Stellenbesetzung: Bei Kostenneutralität im Gesamtetat können Anzahl und

Wertigkeit des Gesamtsolls der Stellen jährlich um bis zu 10%

überschritten werden.




NSM-Ergebnisse (V): Projektkosten

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Essentials: a) Intern: Gesamt(=Personal)kosten: 93.329 € davon Trainingskosten: 65.000 € b) Extern: Gesamtkosten: 98.066 € davon Beratungsleistungen: 65.450 €





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Essentials – Projektkosten gesamt: a) Intern: Gesamt(=Personal)kosten: 93.329 € davon Trainingskosten: 65.000 € b) Extern: Gesamtkosten: 98.066 € davon Beratungsleistungen: 65.450 € ________________________________________ Summe 191.395 €




Fazit zum Neuen Steuerungsmodell (Basiscontrolling)

Ø  Aufbauend auf umfangreichen eigenen Controlling-Vorleistungen hat die

SLUB mit dem Neuen Steuerungsmodell in sehr kurzer Zeit erhebliche Fortschritte auf dem Weg zu einer umfassenden Budgetierung erreicht.

Ø  Gegenüber den bisherigen Controlling-Instrumenten der Bibliothek führt das Neue Steuerungsmodell zu Synergien und zu mehr Genauigkeit in der Vollkostenbetrachtung.

Ø  Basis dieses Erfolges ist eine umfassende Mitarbeiterbeteiligung sowohl in der Projekt- als auch in der Routinephase.

Ø  Die Zahlen müssen „gelebt“ werden.

Ø  Das Neue Steuerungsmodell ist kein Selbstzweck, sondern Mittel zum Zweck. Regelmäßige Reflexionen von Aufwand und Ertrag sind daher geboten.




Wie es weitergeht: NSM-Ausbaustufe 2012-2013

SLUB Dresden 18. Januar 2012 Generaldirektion !!Anlage 3 zum Protokoll der PLG-Sitzung vom 13. Januar 2012 Zeitplan für die Ausbauphase (NSM, Doppik)

Quelle: Syncwork AG




Bibliothekscontrolling und Neues Steuerungsmodell als Schlüssel zur Budgetierung

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Bibliothekscontrolling und Neues Steuerungsmodell als Schlüssel zur Budgetierung