Das Personalmanagement KITA10-PMS - KITA Consulting

Infos über KITA10-PMS

Version: 2.0 Deckblatt Seite 1 von 33

Das Personalmanagement

KITA10-PMS

der KITA Consulting


Inhaltsübersicht

Version: 2.0 Seite 2 von 33

1. Infos .................................................................................................................................. 4

1.1 Hintergrund ............................................................................................................................. 4

2. Personalverwaltung ......................................................................................................... 5

2.1 Allgemeine Informationen: .................................................................................................... 5

2.2 Registerkarte „Personalstammdaten“ .................................................................................. 7

2.3 Registerkarte „Arbeitsverträge“ ............................................................................................ 8

2.4 Registerkarte „Einsatz auf Planstelle“ .................................................................................. 9

2.5 Registerkarte „Beurlaubungen“ .......................................................................................... 10

2.6 Registerkarte „Altersteilzeit“ ............................................................................................... 11

2.7 Registerkarte „Wiedervorlage“ ........................................................................................... 12

2.8 Registerkarte „Übersicht“.................................................................................................... 13

3. Planstellenverwaltung ................................................................................................... 14

3.1 Allgemeine Informationen.................................................................................................... 14

3.2 Registerkarte „Planstelle“ ................................................................................................... 14

3.3 Registerkarte „Planstelle“ über das Menü Personal Planstellen .................................. 15

3.4 Registerkarte „Personal“ ..................................................................................................... 16


4. Mutterschutz/Urlaube .................................................................................................... 18

4.1 Allgemeine Informationen: .................................................................................................. 18

4.2 Registerkarte „Personalstammdaten“ ................................................................................ 19

4.3 Registerkarte „Mutterschutz“ .............................................................................................. 20

4.4 Registerkarte „Elternzeit“ .................................................................................................... 21

4.5 Registerkarte „Sonderurlaub“ ............................................................................................. 22


5. Praktikantenverwaltung ................................................................................................ 24


5.2 Registerkarte „Personalstammdaten“ ................................................................................ 25


6. Berichte .......................................................................................................................... 26



Inhaltsübersicht


7. Hardwareanforderungen ............................................................................................... 27

7.1 Server .................................................................................................................................... 27

7.1.1 Mindestens .................................................................................................................... 27

7.1.2 Empfohlen ..................................................................................................................... 27

7.2 Client ..................................................................................................................................... 27

7.2.1 Mindestens .................................................................................................................... 27

7.2.2 Empfohlen ..................................................................................................................... 27

8. Arbeitskreis .................................................................................................................... 28

9. Investitionssicherheit .................................................................................................... 29

9.1 Firma ..................................................................................................................................... 29

9.2 Betreuung / Weiterentwicklung ........................................................................................... 29

9.3 Technologisch ...................................................................................................................... 30

10. Vertrieb und Entwicklung .............................................................................................. 33


Infos


1. Infos

1.1 Hintergrund

Das Personalmodul wurde in Zusammenarbeit mit der Stadt Dortmund aus der

Praxis für die Praxis entwickelt. Es wird in Dortmund schon seit mehr als 5

Jahren erfolgreich eingesetzt. Es bietet die Möglichkeit, alle relevanten

Arbeiten für eine effiziente und erfolgreiche Personalplanung und –bearbeitung

automatisiert abzuwickeln.

Viele Kommunen haben durch die Anbindung an kommunale Rechenzentren

eine heterogene DV-Landschaft. Was liegt da näher, als bei Neuentwicklungen

auf neue Technologien zu setzten, die zum einen diese DV-Vielfalt bedienen

können und zum anderen die Einbindung des Medium Internet und damit das

eGovernment von vornherein möglich machen und dadurch den

größtmöglichen Investitionsschutz bieten.

Wir stellen Ihnen gerne kostenlos und unverbindlich KITA10-PMS vor und

zeigen Ihnen an Beispielen die Investitionssicherheit.

Von der Analyse bis zur Realisierung sind wir Ihr kompetenter Partner.


Personalverwaltung


2. Personalverwaltung

2.1 Allgemeine Informationen:

Grundsätzlich ist das Personalmodul dergestalt aufgebaut, dass ein

Doppelklick jeweils den Bezug zu einer Planstelle, einer Vertretungskraft oder

einer Stammkraft herstellt. So kann beispielsweise bei einem

Beurlaubungseintrag einer Stammkraft direkt der Datensatz der

Vertretungskraft angezeigt werden oder der einer Planstelle. Sogenannte

„Vertretungsketten“ werden folgerichtig technisch abgebildet.

Für sämtliche Module gilt, dass über die Schaltfläche ein neuer

Eintrag vorgenommen wird, über die Schaltfläche der markierte

Eintrag gelöscht und über die Schaltfläche der zuvor eingegebene,

aber noch nicht gespeicherte, Eintrag rückgängig gemacht wird.

Ausdrucke werden im pdf Format angezeigt und können von dort ausgedruckt

werden. Alternativ dazu kann ein anderes Anzeigeformat gewählt werden.

Sämtliche Anschreiben, Vorlagen und Verfügungen im Hinblick auf

Personalarbeit werden über das Personalmodul abgewickelt. So kann

beispielsweise eine Weiterbeschäftigung vorgenommen werden, die befristet

oder unbefristeter Natur ist. Ein Auswahldialog führt dann zu allen weiteren

Schritten. Eine manuelle Vorgabe in Dokumenten wie PR-Vorlage oder das

eigentliche Anschreiben sind nicht mehr notwendig und führen zu einer

erheblichen zeitlichen Einsparung.


Personalverwaltung


Beispiel „befristete Weiterbeschäftigung“:

Beispiel „unbefristete Weiterbeschäftigung“:


Personalverwaltung


2.2 Registerkarte „Personalstammdaten“

In diesem Register sind die Daten wie dargestellt vorzugeben; Felder mit

Dialogliste begrenzen die Einträge.

Eine Plausibilität findet sich in der Personalnummer, welche nur einmal

vorkommen darf.

Das Setzen des Kennzeichens Arbeitsvertragsänderung führt dazu, dass eine

entsprechende Wiedervorlageliste gefüllt wird, um die Arbeitsvertragsänderung

vorzunehmen. Das Feld Bemerkungen wird in keiner Liste angezeigt, dient

jedoch Hintergrundinformationen für die Sachbearbeitung.


Personalverwaltung


2.3 Registerkarte „Arbeitsverträge“

Dieses Register zeigt alle bisher geschlossenen Arbeitsverträge an. Ein

Doppelklick auf die Personalnummer führt direkt zu den Stammdaten der

Vertretung. Somit ist der Informationsaustausch zwischen Stammkraft und

Vertretungskraft gewährleistet. Das Setzen des Kennzeichens

Arbeitsvertragsänderung führt dazu, dass eine entsprechende

Wiedervorlageliste gefüllt wird, um die Arbeitsvertragsänderung vorzunehmen.

Test, Frau


Personalverwaltung


2.4 Registerkarte „Einsatz auf Planstelle“

In diesem Register werden alle bisherigen Planstellen aufgeführt. Die farbig

markierte Planstelle ist die aktuelle Planstelle. Ein Klick auf den Stellenplan

führt direkt in den Stellenplan zur markierten Planstelle. Besonderer Wert ist

auf die Darstellung der aktuellen Planstelle zu legen. Eine Planstelleninhaberin

kann durchaus an mehreren Planstellen „beteiligt“ sein, um auf den gesamten

Wert der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit zu kommen. Alle

„Beteiligungen“ werden farbig dargestellt.


Personalverwaltung


2.5 Registerkarte „Beurlaubungen“

Hier werden alle bisherigen Beurlaubungszeiträume dargestellt. Ein

Doppelklick auf die Personalnummer führt direkt zu den Stammdaten der

Vertretung. Das Setzen des Kennzeichens Arbeitsvertragsänderung ist oben

beschrieben.


Personalverwaltung


2.6 Registerkarte „Altersteilzeit“

Hier können unterschiedliche Modelle und Phasen der Altersteilzeit

vorgegeben werden.


Personalverwaltung


2.7 Registerkarte „Wiedervorlage“

In diesem Register werden sämtliche Wiedervorlagen diese Person betreffend

abgespeichert und in einer separaten Liste dargestellt.


Personalverwaltung


2.8 Registerkarte „Übersicht“

In der Übersicht werden alle Einträge dargestellt, nach denen gesucht wurde

(zum Beispiel alle MA beginnend mit Pra%). Ein Doppelklick auf einen Eintrag

öffnet die Stammdaten.


Planstellenverwaltung


3. Planstellenverwaltung

3.1 Allgemeine Informationen

Über die Schaltfläche aus der Registerkarte „Einsatz auf

Planstelle“ gelangt man direkt zur markierten Planstelle im Stellenplan.

3.2 Registerkarte „Planstelle“

In diesem Register werden die Stammdaten (auch: Solldaten) der Planstelle

dargestellt, welche durch die Person besetzt wird, die unter

Personalstammdaten angezeigt wird.




3.3 Registerkarte „Planstelle“ über das Menü Personal Planstellen

Durch Vorgabe eines Suchwertes erscheinen einzelne Planstellen. Diese

können aus einem Bereich (zB. Springkräfte oder TEK) ausgewählt werden

oder einzeln, je nach Suchwert.




3.4 Registerkarte „Personal“

Hier können alle aktuellen Beschäftigten angezeigt werden, die gegenwärtig

Inhaber der Planstelle sind (dies können auch mehrere Personen sein) oder

alle Personen, die bislang einmal Planstelleninhaber oder Planstelleninhaberin

gewesen sind. Ein Doppelklick auf eine Person öffnet wieder die

Personalstammdaten. Ein Doppelklick auf eine Eintrag öffnet die

Personalstammdaten






(zum Beispiel beginnend mit 51030416%). Ein Doppelklick auf einen Eintrag

öffnet die Stammdaten dieser Planstelle.


Mutterschutz/Urlaube


4. Mutterschutz/Urlaube


Durch die getrennte Sachbearbeitung wurde hier ein gesonderter Bereich

geschaffen.

Bei Anlage eines neuen Datensatzes sollte der Suchwert aus den bisherigen

Einträgen bestehen. Es erfolgt keine Neuvorgabe, sondern über den Suchwert

wird die MA gesucht und der Stammdatensatz gefüllt.

Die entsprechenden Anschreiben, Vorlagen und Verfügungen im Hinblick auf

Mutterschutz, Erziehungsurlaub und Sonderurlaub werden über das Menü

„Mutterschutz“ gesteuert. Ein Auswahldialog führt in den gewünschten Bereich.





Im Feld Name/Orga sollte der Name eingegeben werden, damit die

Stammdaten automatisiert gefüllt werden.

Über den Bereich Krankenkasse können Daten direkt an die Krankenkasse

(mittels eines integrierten Vordrucks) übermittelt werden.




4.3 Registerkarte „Mutterschutz“

Im Auswahldialog können unterschiedliche Kinder und die dazugehörigen

Daten angezeigt werden (Historie).




4.4 Registerkarte „Elternzeit“

Hier wird die unterschiedliche Elternzeit angezeigt. Wird die Elternzeit

verlängert, kann durch „Setzen“ der entsprechende Vermerk bei der Vertretung

erfolgen und gerät so nicht in Vergessenheit.




4.5 Registerkarte „Sonderurlaub“

Siehe Reiter „Elternzeit“






(zum Beispiel beginnend mit mar%). Ein Doppelklick auf einen Eintrag öffnet

die Stammdaten dieses Bereiches.


Praktikantenverwaltung


5. Praktikantenverwaltung


In der Praktikantenverwaltung werden die persönlichen Daten der

Berufspraktikanten sowie deren Einsatzorte gespeichert.

Über eine Serienbrieffunktion werden sämtliche Praktikanten angeschrieben

und über den Einsatzort informiert, Verträge gefertigt usw.

Werden BP’s zu einem späteren Zeitpunkt weiter beschäftigt, können diese

Daten natürlich abgerufen werden.

Die Registerkarten sind den bisherigen in der Funktionalität gleichgestellt.









6. Berichte


Unter dem Menüpunkt Personal Berichte sind bereits Auswertungen erstellt,

die ständig wiederkehrend sind.

So wird über die Liste „Springkräfte“ der Einsatz der Springkräfte in den

Stadtbezirken gesteuert. Verändert sich beispielsweise im Stadtbezirk

Aplerbeck die Springerzuordnung (die stellenplantechnisch abgebildet wird),

kann der Stadtbezirk Aplerbeck und aller dazugehörigen Einrichtungen per E-

Mail über den neuen Sachstand in Kenntnis gesetzt werden.

Vielfältige Abfragen sind bereits implementiert und können jederzeit abgerufen

werden.


Hardwareanforderungen


7. Hardwareanforderungen

7.1 Server

7.1.1 Mindestens

Server

Prozessor 3 GHz

2 Gigabyte Arbeitsspeicher

50 Gigabyte Plattenspeicher

7.1.2 Empfohlen

Server

Prozessor >3 GHz

4 Gigabyte Arbeitsspeicher

100 Gigabyte Plattenspeicher auf unterschiedlichen Festplattencontrollern verteilt

7.2 Client

7.2.1 Mindestens

Prozessor 2 GHz

1024 MB Arbeitsspeicher

500 MB freier Plattenspeicher

7.2.2 Empfohlen

Prozessor ab > 2 GHz

> 1024 MB Arbeitsspeicher

2 GB freier Plattenspeicher

Für den Client gilt:

Betriebssystem Windows ab Version 2000 incl Windows 7

Office ab Office 2003


Arbeitskreis


8. Arbeitskreis

Alle Kommunen, die KITA10 einsetzen, sind automatisch Mitglied im Arbeitskreis

"KITA10", der von der KITA Consulting moderiert wird. In diesem Arbeitskreis werden

Weiterentwicklungen und Auswirkungen von Gesetzesänderungen besprochen. Auch

soll der Arbeitskreis den Erfahrungsaustausch und die Hilfe untereinander fördern.

Kommunikationsplattform des Arbeitskreises ist das Internetforum www.kita2000.info

welches von KITA Consulting gepflegt wird. Hier besteht die Möglichkeit unter den

verschiedensten Kategorien Diskussionen mit anderen KITA10-Anwendern zu führen.

Auch werden hier viele Kurzauswertungen in Form von SQL-Statements zur

Verfügung gestellt, die jede Kommune über den Programmpunkt „freie Auswertungen“

in ihr KITA10-System integrieren kann. Somit kann jede Kommune sich ihr eigenes

Auswertemenü zusammenstellen.

Beispiel:

http://www.kita2000.info/


Investitionssicherheit


9. Investitionssicherheit

9.1 Firma

Die Verwaltungsfachverfahren KITA10-TEK, -OGS -TPF und PMS sind das

Kerngeschäft der Firma KITA Consulting, somit ist sichergestellt, dass eine

Einstellung der Betreuung und Weiterentwicklung mangels Interesse Seitens

der Firma nicht gegeben ist

9.2 Betreuung / Weiterentwicklung

KITA Consulting bietet unbefristete Wartungsverträge an, die die

Weiterentwicklung und vor allem die Anpassung an Gesetzesänderungen

garantiert. Seit der Übernahme von KITA2000 im Jahre 2005 ist das Verfahren

(heute KITA10) stetig von KITA Consulting weiterentwickelt worden. Die

notwendigen Programmerweiterungen- und Anpassungen für die in den letzten

Jahren erfolgten Gesetzesänderungen wurden immer rechtszeitig zur

Verfügung gestellt. Als Beispiel. die Änderungen und Anpassungen für KiBiz.

KITA Consulting war die einzige Anbieterin in NRW, die seine Anwender mit

einem speziellen Dienstprogramm im Rahmen des Wartungsvertrages

unterstützt hat, die Umstellung auf KiBiz programmgestützt vorzunehmen!

Auch bei der aktuell geplanten Gesetzesänderung des KiBiz (letztes

Kindergartenjahr beitragsfrei) ist KITA Consulting wieder Vorreiter. KITA

Consulting steht in ständigen Gesprächen mit der Landesregierung und

bereitet die Gesetzesänderung schon programmtechnisch vor. Auch ist bereits

ein Anwendertreffen bzgl. der Abstimmungen noch vor Inkrafttreten der

Änderung organisiert, um zeitnah das Verfahren entsprechend anpassen zu

können.

Dann die Entwicklung der Module für Offene Ganztagsschule (OGS) und

Tagespflege (TPF). Somit stellt KITA Consulting als einzige Anbieterin für den

gesamten Bereich der Kinderbetreuung im Jugendamt die notwendigen

Verwaltungsfachverfahren zur Verfügung.

Auch die Bereitschaft von KITA Consulting jeder Kommune individuelle

Zusatzmodule zu erstellen und in KITA10 einzubinden runden die

Investitionssicherheit ab. Beispiel das hier vorgestellte Personalmodul für

Dortmund oder das Modul „Kindergartenplan“ für Köln.




9.3 Technologisch

KITA10 wurde in Java entwickelt und ist somit auf dem neuesten Stand der

Technik. Die Datenhaltung wird über relationale Datenbanken organisiert.

Derzeit sind die DB-System Oracle (Marktführer) und Informix an KITA10

angebunden. Durch diese Grundlage sind Weiterentwicklungen auch in

Hinblick auf browsergestützte Masken, Javaapplets etc. sehr leicht

einzubinden.

Für die dezentrale Bearbeitung, z. B. Anbindung der Tageseinrichtungen an

KITA2000-zur Eingabe von Abmeldungen oder Essensdaten etc., steht für

schwache Leitungskapazitäten die Bearbeitung über Terminaldienste zur

Verfügung. Eine Freigabe für CITRIX ist bereits im Jahre 2007 erfolgt (siehe

Anlage) und wird schon von mehr als 20 Kommunen genutzt. Für die

Anbindung der Tageseinrichtungen an KITA2000 ist praktisch keine

Programmerweiterung nötig, da über das Berechtigungssystem der Zugriff sehr

detailliert bestimmt werden kann. Ggf. müssen nur separate Masken für die

spezielle Bearbeitung bzw. Auskunft für die jeweilige Aufgabe entworfen

werden.

Als Beispiel für die einfache und unkomplizierte Einbindung des Verfahrens in

andere Verfahren der Verwaltungen sei an dieser Stelle die Erstellung eines

Prototypen für die Stadt Köln genannt. Damals wurde das Geografische

Informationssystem (GIS) der Firma Bendorf, welches sich im Einsatz der Stadt

Köln befand, benutzt, um Informationen im Internet der Stadt Köln im Bereich

des Jugendamtes für die Eltern grafisch aufzubereiten. Mit diesem Prototyp

war ein Bürger in der Lage, seine Heimatadresse im Internet anzugeben und

einen Radius in Metern, in dem er eine Einrichtung für sein Kind sucht. In

einem entsprechenden Kartenausschnitt wurden dann alle Kitas mit

entsprechenden Informationen als Tortengrafik dargestellt. Wenn man mit der

Maus über eine Kita ging, wurden Detailinformationen in einem „Tipp“

angezeigt. Der entsprechende Kartenausschnitt konnte auch über eine

Funktion sehr einfach in ein Wordanschreiben integriert werden. Somit wäre

diese Funktion auch für die Sachbearbeitung interessant gewesen, um

Anfragen von Eltern elegant zu beantworten.




Beispiel:

Eingabe der Suchdaten für den Anwender

Anzeige des Suchergebnisses auf dem Bildschirm (

Hortgruppe

Kindergarten alsTagesstätte

Kindergartengruppe

große altersgemischteGruppe

kleine altersgemischteGruppe

Hortgruppe

Kindergarten alsTagesstätte

Kindergartengruppe

große altersgemischteGruppe

kleine altersgemischteGruppe

2039%

2039%

43 % 2043 % 20 46% 2046% 20

202047% 2047%

20

43 % 2043 % 20

2046% 2046%

43%40

43%40

46% 2046% 20

2043 % 2043 %

1544% 1544%

2046% 2046%

Einbindung der Suchergebnisse in einem Anschreiben an den Bürger




Für die Entwicklung diesen Prototypen wurden 40 Stunden benötigt. Der Grund

der so schnellen Entwicklung lag zum Teil daran, dass die GIS-Anwendung von

Bendorf auch in JAVA programmiert war, so waren die entsprechenden

Klassen sehr einfach auszutauschen bzw. einzubinden, ohne diese in KITA

neu programmieren zu müssen.


Vertrieb und Entwicklung


10. Vertrieb und Entwicklung

Für den Vertrieb, die Pflege und Weiterentwicklung ist KITA Consulting

verantwortlich.

Und so erreichen sie uns:

Management & Sales:

KITA Consulting Ltd. & Co. KG Knowledge & Information Technology Applied

Verwaltungsfachverfahren für Jugendämter

Bahnhofstraße 50

32694 Dörentrup Telefon: 0 52 63 / 95 67 341

Telefax: 0 52 63 / 95 67 342

Mobil: 0177 736 30 50

eMail: [email protected]

Ansprechpartner: Rolf Labusch

Engineering & Programming

KITA Consulting Ltd. & Co. KG Knowledge & Information Technology Applied

Verwaltungsfachverfahren für Jugendämter

32694 Dörentrup Telefon: 0 52 63 / 95 67 343

Telefax: 0 52 63 / 95 67 342

Mobil: 0177 455 89 99

eMail: [email protected]

Ansprechpartner: Thomas Lück

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

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