B. Die Handelskorrespondenz im Zeitalter von Computer und Internet

Erstellung und Übermittlung von MitteilungenDas wichtigste Hilfsmittel für die Korrespondenzbearbeitung ist heutzutage der mit einer Textverarbeitungssoftware ausgestattete Computer. Der Verfasserschreibt die Mitteilung entweder selbst auf dem Computer oder diktiert sie einer Schreibkraft, die das Steno- oder Maschinendiktat anschließend in denComputer eingibt. Dank der Fortschritte in der Spracherkennungstechnik ist damit zu rechnen, dass die Texteingabe über die Tastatur in absehbarer Zeitdurch die akustische Eingabe über ein Mikrofon ersetzt wird.

Der eingegebene Text wird – nachdem er am Bildschirm korrigiert und edi-tiert wurde – entweder auf elektronischem Weg übermittelt oder ausgedruckt.Der Ausdruck kann dann mit der Post oder mittels eines Telefaxgeräts demEmpfänger zugeleitet werden.

Mit einem Telefaxgerät kann man über das Fernsprechnetz Texte, Grafikenund Bildmaterial von einem Gerät zum anderen übertragen. Über ein Modemlassen sich Faxmitteilungen auch mit dem Computer senden und empfangen.Den Austausch elektronischer Nachrichten bezeichnet man als „elektronischePost“ (E-Mail).

Eine interessante Möglichkeit, die die elektronische Textverarbeitung bietet,ist die Bausteinverarbeitung. Hierunter versteht man die Speicherung von Briefteilen, die in einer bestimmten Reihenfolge abgerufen und zu einem Briefkombiniert werden können. Auf diese Weise ist es möglich, Serienbriefe und Serienfaxe mit variablen Elementen zu erstellen.

Internet und elektronischer HandelDas Internet ist ein weltumspannendes Rechnernetz, das unterschiedliche Arten des Informationsaustausches bietet, z. B. E-Mail, Datenbanken und Diskussionsgruppen. Das World Wide Web (WWW) stellt den grafischen, multi-medialen Teil des Internets dar.

Internetdienstanbieter (Internet Service Providers) sind Unternehmen oder Organisationen, die – meist gegen eine Gebühr – Internetverbindungen an-bieten. Firmen, die im WWW werben wollen, lassen sich von einer Internet-firma eine Web-Präsenz in Form einer Website einrichten. Die Startseite einer Website, die sog. „Homepage“, verzweigt zu weiteren Seiten. Internet-benutzer können gezielt eine bestimmte Website durch Eingabe der Adresseaufrufen oder sich beim „Surfen“ im Internet die Websites der in- und aus-ländischen Anbieter in einem bestimmten Marktsegment ansehen. Die Sucheim Internet wird durch spezielle Programme („Suchmaschinen“) erleichtert.

Das Internet ist ein weltumfassender Markt, auf dem durch den Austauschvon elektronischen Mitteilungen Geschäfte zwischen Unternehmen und End-verbrauchern („Business to Consumers“ – „B2C“) sowie zwischen Unternehmen12

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(„Business to Business“ – „B2B“) getätigt werden können (E-Commerce). Ein Anbieter hat so die Möglichkeit, mittels seiner Website potentielle Kunden aufder ganzen Welt anzusprechen. Dabei muss er sich natürlich auch einer inter-nationalen Konkurrenz stellen. Kaufinteressenten können unter den verschie-denen Angeboten rasch und bequem das attraktivste auswählen.

Die elektronisch bestellten Waren werden in der Regel in der herkömm-lichen Weise geliefert, da eine elektronische Lieferung nur bei wenigen Waren(z. B. Computer-Software) möglich ist. Für die Zahlung stehen dem Käufer je-doch neben den konventionellen Zahlungsarten auch elektronische Verfahrenzur Verfügung. Eine wachsende Zahl von Firmen und Verbrauchern nutzt dieseVerfahren, die laufend verbessert werden.

Der elektronische Handel wird dadurch erschwert, dass es bei E-Mails keinehandschriftliche Unterschrift gibt. Außerdem besteht die Gefahr, dass elektro-nische Mitteilungen während der Übermittlung verstümmelt oder von Drittenmitgelesen, abgefangen oder verändert werden. Zur Identifizierung des Ab-senders und zur Prüfung der Echtheit und der Vollständigkeit elektronischerNachrichten sind daher technische Verfahren entwickelt worden, die man als „digitale Signatur“ bezeichnet. Die digitale Signatur wird zunehmend als Ersatzfür die eigenhändige Unterschrift anerkannt. Unabhängig von der Verwendungeiner digitalen Signatur müssen vertrauliche Mitteilungen mittels kryptografi-scher Verfahren verschlüsselt werden.

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Homepage des Max HueberVerlags

Fit für die E-MailGegenüber schriftlichen Notizen auf Papier und oft Zeit

raubendem Telefonieren (besetzt, nicht am Platz, voice box)besitzt die E-Mail viele Vorzüge. Auch bei der Kommunika-tion nach außen setzt es sich via Internet immer klarer gegen das Fax und die herkömmliche Korrespondenz durch.

Die E-Mail ist heute das meistbenutzte Informations-medium innerhalb der Heidelberg-Gruppe. Es steigert denInformationsaustausch und kann ihn sogar verbessern,wenn möglichst viele Nutzer die wenigen Punkte unseres E-Mail-Fitnessprogramms zur Routine werden lassen.

14 Schlankmacher beschleunigen die Kommunikation,reduzieren den Aufwand und bewahren uns schließlich vor einem Informationsinfarkt. Das Kurzprogramm machtSie fit für einen noch effektiveren, kreativen Einsatz der E-Mails für Ihre Arbeit

Sie spüren das schnell, wenn Sie es mit komplexeren Inhalten und großen Verteilern zu tun haben. Mit einerschlanken E-Mail sind Sie einfach schneller am Ziel!

Die 14 wichtigsten Schlankmacher1. Präziser Empfängerkreis2. Klare Erwartungen3. Klare Trennung4. Klare Überschriften5. Kleiner Anhang6. Keine Lawinen7. Klares Feedback8. Nicht immer an alle9. Ab und zu Vertretung

10. Nur per E-Mail11. Keine Klassik12. Kein Schwarzmailen13. Sicherer Schutz14. Öfter mal tricksen

Das „E-Mail-Fitnessprogramm“Das „E-Mail-Fitnessprogramm“ von Heidelberger Druckmaschinen enthält Hinweise, die die Mitarbeiter im E-Mail-Verkehr beachten sollen. Es dient hierals Beispiel für firmeninterne Richtlinien im Kommunikationsbereich.

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Präzisieren Sie den EmpfängerkreisSenden Sie Ihre Information nur an die Adressaten, diediese wirklich benötigen. „Schrotschüsse“ machen dieEmpfänger irgendwann immun und keiner reagiert.

Verdeutlichen Sie Ihre ErwartungenDrücken Sie klar aus, welche Reaktionen Sie von welchem Adressaten erwarten. Ihr Anliegen sollte klarund vollständig formuliert sein.

Trennen Sie zwischen AN und CCDer Adressat unter AN wird aktiv in die Kommunikati-on einbezogen, von ihm wird eine aktive Bearbeitungder E-Mail erwartet, die Empfänger unter CC werdenlediglich über diesen E-Mail-Austausch informiert.

Nutzen Sie aussagekräftige TitelBereits aus dem Titel und den ersten Zeilen sollte klarerkennbar sein, um was es in dieser E-Mail geht.Dies erleichtert die Abarbeitung für den Empfänger.

Im neuen E-Mail-System können Sie als Benutzer eine Ansicht wählen, die Ihnen neben dem Titel auchdie ersten drei Zeilen anzeigt, so dass Sie einen schnelleren Überblick über die Inhalte Ihrer E-Mailsgewinnen.

Bei einem längeren Hin und Her von E-Mails ändertsich oft das Thema. Prüfen Sie, ob eine Anpassung desTitels notwendig ist.

Minimieren Sie Anhänge Solange Sie nur Text senden, bleiben E-Mails klein.Bedenken Sie jedoch, dass Anhänge, insbesondereWorddokumente, Grafiken und Fotos, schnell ein paarhundert Kilobyte zusammenbringen und bei großenVerteilerkreisen zu einer erheblichen Systembelastungführen. Gehen Sie daher verantwortungsbewusst mitsolchen Anhängen um.

Wenn sich wesentliche Informationen im Anhangbefinden, sollte dies klar im Text formuliert sein. Über-legen Sie insbesondere bei großen Verteilerkreisen,ob es eine Möglichkeit gibt, Anhänge auf einem Serveroder dem Intranet so abzulegen, dass alle darauf zu-greifen können.

Dann brauchen Sie im E-Mail nur zu erläutern, wiedarauf zugegriffen werden kann. Zukünftig kann diessogar einfach per Hyperlink im E-Mail geschehen, sodass ein Klick das entsprechende Dokument im Intra-net öffnet. Nutzen Sie diese neuen Möglichkeiten.

Stoppen Sie LawinenExterne E-Mails geben oft vor, über Viren und andereGefahren zu warnen oder setzen Kettenbriefe ingang. Sie haben aber das gesamte E-Mail-System imVisier und möchten es durch eine Lawine ins Wankenbringen. Beteiligen Sie sich nicht an diesen Versuchen,stoppen Sie die Lawine!

Senden Sie diese Warnung keinesfalls weiter. ImZweifel wenden Sie sich an Ihren Benutzerservice.

Geben Sie Ihr FeedbackWenn Sie eine Information nicht benötigen oder sonstige Kommentare haben, teilen Sie dies klar demAbsender mit.

Vorsicht mit der Funktion „Allen Antworten“Bei den meisten Anliegen einer E-Mail können Sie sichauf eine Antwort an den Absender beschränken.

Bearbeiten Sie Ihre E-Mail-Box regelmäßig.Wir gehen davon aus, dass Sie Ihre E-Mail regelmäßigbearbeiten. Sollten Sie mehrere Tage verhindert sein,dann nutzen Sie die Funktion „Stellvertreter“ bzw. den„Abwesenheits-Assistenten“ im Menüpunkt Extras.

Antworten Sie auf E-Mail per E-MailDie effizienteste Antwort auf eine E-Mail ist … eine E-Mail.

Meiden Sie die klassischen WegeMemos und Notizen sind heute die langsamsten undaufwendigsten Kommunikationsmittel, die Sie nurnoch einsetzen sollten, wenn wirklich keine andereMöglichkeit besteht.

Unterscheiden Sie zwischen geschäftlicher und privater NutzungUnsere E-Mail ist für jeden da – geschäftlich. Wider-stehen Sie loyal der technischen Möglichkeit der privaten Nutzung.

Schützen Sie vertrauliche InformationenDenken Sie daran, dass das E-Mail kein absolut ver-trauliches Medium ist. Wenn Sie besondere Anforde-rungen haben, schauen Sie bitte im Intranet nach undlassen Sie sich von Ihrem IT-Bereich beraten.

Nutzen Sie Tips und TricksDas E-Mail-System bietet Ihnen eine Reihe sehr nütz-licher Tips und pfiffiger Tricks für Ihre Arbeit mit demE-Mail. Nutzen Sie die Hilfe-Funktion und schauen Sieauf die Intranetseiten Ihres IT-Bereichs00

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Mail von: Max Hueber VerlagBetreff: Video-Titel

an: eva_grosshauser@hotmail.comAnhang:

E-Mail

Sehr geehrte Frau Großhauser,

vielen Dank für Ihr ausführliches Schreiben vom 12.3.20-- und Ihre Interesse anØØHallo aus BerlinØØ und ØØSusanneØØ. Gerne schicken wir Ihnen die gewünschtenLehrerpakete dieser Video-Titel.

Unsere Liefer- und Zahlungsbedingungen für das Ausland lauten:

- Lieferung nach Vorkasse; Zahlung per Scheck, Überweisung oder Kreditkarte.- Versandkosten gehen zu Lasten des Bestellers. Verpackungskosten werden imAllgemeinen nicht berechnet.

Wir schlagen Ihnen die Zahlung per Kreditkarte vor. Geben Sie in diesem Fall bitte per Fax Ihre Kreditkartennummer und die Gültigkeit der Karte an.

Die Versandkosten für die gewünschte Menge betragen voraussichtlich:- Luftpost / ohne Einschreiben: Euro 6,-- Luftpost / Einschreiben: Euro 8,-

Die Zustellung erfolgt innerhalb von 4-5 Arbeitstagen.

Mit freundlichen Grüßen

MAX HUEBER VERLAG

Susanne LichtenvortInternational Sales

Tel: (0 89) 9602 226Fax: (0 89) 9602 354E-Mail: lichtenvort@hueber.de

MAX HUEBER VERLAGMax-Hueber-Str. 485737 Ismaning

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