Microsoft Office 365Kundenreferenz

Deutsches Logistik-StartUp erweitert globale Reichweite durch cloudbasierte Dienste

ÜberblickLand oder Region: DeutschlandIndustrie: Transport und Logistik

KundenprofilAgheera, eine hundertprozentige Tochtergesellschaft von DHL, bietet Sendungsverfolgung (Tracking) in Echtzeit, sowie Logistik- und Abwicklungsdienste weltweit an.

GeschäftssituationDas deutsche StartUp-Unternehmen wollte globale Dienstleistungen im großen Stil offerieren, jedoch ohne dafür in IT-Infrastruktur in seiner Bonner Hauptniederlassung investieren zu müssen.

LösungIn Microsoft Office 365 fand Agheera eine erschwingliche Lösung zur Beseitigung vor Ort eingerichteter Server bei Aufrechterhaltung der kollaborativen Arbeitsmittel, die das Unternehmen benötigte.

Vorteile Simple Nutzerhinzufügung Besserer mobiler Zugang Verbesserte Zusammenarbeit Engerer Kundenkontakt

„Office 365 ist ideal für StartUps. Wir brauchen uns nicht um interne Infrastruktur oder IT-Wartung zu kümmern und konzentrieren uns stattdessen auf Geschäftsausbau und bessere Kunden-Dienstleistungen.”

Agheera, ein junges StartUp Unternehmen in der Logistikbranche, hatte sich den Speditionsgiganten DHL als seinen allerersten Kunden gesichert. DHL erkannte, wie wertvoll Agheeras Sendungsverfolgung (Tracking) in Echtzeit und seine Kontrolldienstleistungen waren und unterstützte deshalb im Jahr 2010 die Gründung. Agheera wollte global tätig werden und auch schnell anwachsen, jedoch ohne dafür große Finanzmittel für IT-Infrastruktur in der Bonner Hauptniederlassung ausgeben zu müssen.

Die Firma setzte deshalb auf cloudbasierte Dienste, welche sich einfach mit der bereits bestehenden, auf Windows Azure beruhenden Software-Applikation ‘Pulse’ integrieren lassen würden, welche das Unternehmen zur Sendungsverfolgung in Echtzeit benutzt. Agheera entschloss sich für Microsoft Office 365, dass den Mitarbeitern von jedem Ort aus und über nahezu jedes Mobilgerät Zugang zu Emails, Videokonferenzen,

Online-Besprechungen und gemeinschaftlichen, virtuellen Arbeitsräumen ermöglicht.

GeschäftssituationGegründet im August 2010, wollte Agheera sich eine Marktnische in den Logistik- und Speditionsbranchen sichern. Die in Troisdorf bei Bonn beheimatete Firma nutzt leichtgewichtige, in Frachtcontainern angebrachte Geräte und eine cloudbasierte Tracking-Applikation, um so in Echtzeit jede Sendung – egal ob Land-, See- oder Luftfracht – nachverfolgen zu können, wobei nicht nur die gegenwärtige Position festgestellt werden kann, sondern auch Optionen zur Überwachung des Zustandes der Güter sowie der Umweltbedingungen zur Verfügung stehen.

Das StartUp Unternehmen erhielt dabei Unterstützung von seinem ersten Kunden, dem Speditionsgiganten Deutsche Post DHL, der auch Eigner von Agheera ist. Bereits in ihrem ersten Betriebsjahr verdoppelte die Logistikfirma ihre Belegschaft auf 50 Mitarbeiter, einschließlich einer Handvoll von Angestellten in Satellitenbüros in Washington DC, San Francisco und Mumbai.

Es war den Firmengründern von Anfang an klar, dass sie eine cloudbasierte IT-Lösung einsetzen wollten. „Für ein StartUp ist jede Entscheidung von kritischer Wichtigkeit,” sagte Hassan Aftabruyan, einer der beiden Geschäftsführer von Agheera. „Die Nutzung einer ortsgebundenen IT-Lösung mit einem Raum voller Server wäre uns zusammen mit den assoziierten Verwaltungs- und Unterhaltskosten einfach zu teuer gekommen.”

Erschwinglichkeit war daher laut Aftabruyan ein Schlüsselkriterium, aber die Firma benötigte dennoch eine zuverlässige IT-Lösung, die sich mit anwachsendem Geschäft anpassen lassen würde. „Wir müssen unsere Angestellten schnell einarbeiten, aber noch wichtiger ist, dass wir unsere Kunden rund um die Uhr betreuen können. Zuverlässigkeit war deshalb unser wichtigstes Anliegen,“ sagte Christoph Keisers, Agheeras zweiter Geschäftsführer.

Agheera tendierte zu einer Microsoft-Lösung, denn die Firma hatte bereits ihre Logistik- und Tracking-Applikation ‘Pulse’ mittels Microsoft Azure erstellt, einer offenen Plattform zur Erstellung und Nutzung global einsetzbarer Applikationen. Darüber hinaus benutzten die Mitarbeiter bereits einen gehosteten Microsoft Exchange-Dienst, um mit ihren Kunden mittels Email in Kontakt zu bleiben, und sie teilten außerdem Dateien über Microsoft SharePoint und einige öffentlich zugängliche Cloud-Applikationen. Allerdings stellte aber der mobile und staatenübergreifende Zugang noch immer eine Herausforderung dar. Zusätzlich nutzen die Mitarbeiter auch Skype für Videokonferenzen, doch der Service war oft unzuverlässig und deshalb trat der Bedarf für kollaborative Arbeitsmittel noch umso deutlicher hervor.

LösungIn ihrem Bestreben, sich von Hardware loszulösen und ihre Energie auf Dienstleistungen zu fokussieren, entschied sich Agheera für Microsoft Office 365, einen Online-Dienst, der vertraute Microsoft Office-Applikationen mit Email-, Kalenderführungs-, Kollaborations- und Kommunikationslösungen vereint. „Für uns war die Wahl von Office 365 ein natürlicher

25

Schritt,” sagte Keisers. „Unsere Online-Tracking-Applikation wurde bereits mittels Windows Azure erstellt und auch Office 365 versorgt uns mit allem, was wir benötigen, und dazu bedarf es nur sehr wenig ortsgebundenen IT-Support. Unsere Firmenräume befinden sich in einem modernen Gebäude, aber unsere einzige IT-Infrastruktur besteht aus einem minimalen LAN- und Wireless-Netz, sowie einem kleinen Backup für Desktop-Applikationen.”

Agheeras Geschäftsführer waren auch sehr erfreut über die Flexibilität der ‘Pay-as-you-go’-Lizenzierung von Office 365, welche der Firma die einfache Hinzufügung von weiteren Nutzern im Einklang mit dem Geschäftswachstum ermöglicht. „Office 365 spart uns im Gegensatz zu unserer vorherigen, gehosteten Lösung jeden Monat ein wenig Geld, doch seine wahren Vorteile sind in unserem alltäglichen Geschäftsbetrieb zu suchen. Wir erhalten mit diesem skalierbaren Dienst einen riesigen Wertzuwachs durch dessen exzellente kollaborative Arbeitsmittel, sowie neue und bessere Arbeitsmöglichkeiten,” erläuterte Aftabruyan.

Mit Exchange Online erhalten Mitarbeiter von überall Zugang zu ihren Emails und mittels nahezu jeden Gerätes. „Auf jedem modernen Smartphone mit Internet-Zugang erhält man von jedem Ort aus Zugang zu allem, was man braucht. Das macht es einfach für die Mitarbeiter, das von ihnen bevorzugte Mobilgerät zu benutzen und wir haben festgestellt, dass die Applikationen (auf all diesen Geräten) zuverlässig funktionieren,” sagte Keisers. „Einer unserer Außendienstmitarbeiter erlitt einen Hardware-Fehler (auf seinem Bürocomputer). Daraufhin nahm er einfach seinen eigenen Laptop zur Hand, loggte

sich über Office 365 ein und konnte so weiterarbeiten.”

Keisers sagte, seine Angestellten wären auch angenehm überrascht daüber gewesen, was Lync Online zu bewältigen imstande war. Mit Anwesenheitsindikatoren und Instant Messaging gewappnet, konnten Außendienstmitarbeiter unmittelbar mit ihren Kollegen in Deutschland in Verbindung treten und die Konversationen fielen produktiver aus, meinte er. „Die Mitarbeiter machten sich mit Lync auf sehr natürliche Weise vertraut. Sie entdeckten, dass sie über ihre PCs sowohl Video- als auch Audioverbindungen herstellen können und sie finden immer wieder neue Wege, um noch effizienter zu arbeiten,” erläuterte Keisers.

Währenddessen merkte Aftabruyan an, dass die Mitarbeiter für Videokonferenzen zuvor Skype benutzten. Allerdings konnte dies zum damaligen Zeitpunkt noch nicht mit Microsoft Outlook integriert werden und das beeinträchtigte die Leistung der einzelnen Mitarbeiter oft. „Wir verwenden jetzt Lync für Videokonferenzen mit Außendienstmitarbeitern, welches diesen hilft, mit dem Hauptbüro in Verbindung zu bleiben. Wir haben außerdem auch damit begonnen, nunmehr Videokonferenzen mit Kunden abzuhalten,” sagte Aftabruyan. „Lync hilft uns dabei, Agheera ein ‘Gesicht’ zu verleihen und ohne dafür viel herumreisen zu müssen – und das spart uns natürlich auch Geld.“

Zusätzlich zur Nutzung von SharePoint Online für den Austausch großer Dateien, haben die Mitarbeiter auch über die Anwendung eingerichtete kollaborative Arbeitsräume mit offenen Armen begrüßt. „Wir verfügen jetzt über ein simples, jedoch wertvolles Intranet sowie virtuelle

35

Arbeitsräume, mittels denen Teammitglieder Projekte erklären und ihre Ansichten mit anderen austauschen können. Es war sehr einfach einzurichten und stellt schnelle Zusammenfassungen darüber bereit, woran die eigenen Teammitglieder gerade arbeiten,” sagte Keisers. „Dank der zusätzlichen Mobilität von SharePoint Online haben die Mitarbeiter über ihre Smartphones Zugang zu Dateien und können solche auch von unterwegs mit anderen teilen.”

VorteileOffice 365 bietet Agheera Zugang zu allen kommunikativen und kollaborativen Arbeitsmitteln, welche sich die Firma von Anfang an gewünscht hatte. „Wir verfügen jetzt über ein Arbeitsumfeld, das unmittelbare Konnektivität und eine verbesserte Zusammenarbeit zwischen unseren Mitarbeitern – und mit unseren Kunden – ermöglicht,” sagte Keisers.

WachstumsförderungAls Agheera seine Mitarbeiterzahl bereits innerhalb des ersten Betriebsjahres verdoppelte, suchten die Geschäftsführer nach einer einfachen Möglichkeit, im Einklang mit diesem Wachstum neue Nutzer hinzufügen zu können. „Wir benötigten eine IT-Lösung, die flexibel genug war, um unser Firmenwachstum zu unterstützen, und die gleichzeitig auch simpel genug war, um durch unsere ziemlich ausgelasteten Mitarbeiter umgesetzt werden zu können,” sagte Aftabruyan. „Es geht nicht nur darum, Mitarbeiter in einen Arbeitsfluss einzubinden, sondern auch darum, sicherzustellen, dass unsere Dienstleistungen und Kundenunterstützung im Zuge unseres Wachstums uneingeschränkt zuverlässig bleiben.”

Aufrechterhaltung der VerbindungsfähigkeitMit Lync Online können mobile Mitarbeiter nahezu jedes Gerät benutzen, um Emails und Botschaften von Kollegen abzurufen, sowie Online-Besprechungen abzuhalten. „Office 365 verbindet uns mit Kunden und untereinander wie kein anderes Arbeitsmittel, das wir zuvor angewendet haben,” sagte Keisers. „Die rund um die Uhr aufrecht erhaltene Verbindungsfähigkeit ist der Schlüssel zu dem, was Agheera tut. Die Verfügbarkeit dieser cloudbasierten Arbeitsmittel, bei denen sich ein Unterhalt erübrigt, erlaubt es uns, unsere eigenen Dienstleistungen noch leistungsstärker zu machen.”

Bessere ZusammenarbeitSharePoint Online versorgt Agheera mit einem zentralisierten Intranet, welches das Büropersonal und die Außendienstmitarbeiter für die Zusammenarbeit an Projekten nutzen. „Unsere einzige Direktive war, dass wir von unseren Mitarbeitern verlangten, SharePoint Online als ihre Startseite einzurichten, damit sie so die tägliche Arbeit ihrer Kollegen nachverfolgen können. Jeder befindet sich demnach auf der gleichen Projektseite und dadurch können Dateien zwischen den einzelnen Teammitgliedern sehr einfach ausgetauscht werden, ohne dass dabei Problem mit unterschiedlichen Software-Versionen auftreten,“ sagte Keisers.

Office 365 stellt Agheera die flexiblen und erschwinglichen kommunikativen und kollaborativen Arbeitsmittel zur Verfügung, welche die Firma vom ersten Tag an anvisiert hatte. „Office 365 ist einfach perfekt für StartUps. Wir brauchen uns nicht über interne Infrastruktur oder IT-Unterhalt den Kopf zu zerbrechen.

45

Stattdessen können wir uns auf das Geschäftswachstum und die Bereitstellung besserer Dienstleistungen für unsere Kunden konzentrieren,“ sagte Keisers.

Microsoft Office 365Microsoft Office 365 verbindet Cloud-basierte Versionen der bewährten Microsoft-Lösungen für Zusammenarbeit und Kommunikation – SharePoint Online, Exchange Online und Lync Online – mit den neuesten Office-Anwendungen für den Desktop und Notebooks wie Microsoft Word, Microsoft Excel oder Microsoft PowerPoint und ergänzenden Anwendungen für Smartphones oder Tablets.

Weitere Informationen zu Office 365 erhalten Sie unter:www.office365.com

55

Microsoft Deutschland GmbHKonrad-Zuse-Straße 185716 UnterschleißheimTelefon +49 89 3176 0Email: info@microsoft.de www.microsoft.de

Weitere Referenzen finden Sie unter www.microsoft.de/kundenreferenzen

Microsoft ist der weltweit führende Hersteller von Standardsoftware, Services und Lösungen, die Menschen und Unternehmen aller Branchen und Größen helfen, ihr Potenzial voll zu entfalten. Sicherheit und Zuverlässigkeit, Innovation und Integration sowie Offenheit und Interoperabilität stehen bei der Entwicklung der Microsoft-Produkte im Mittelpunkt.

Für weitere Informationen über Produkte und Dienstleistungen von Agheera besuchen Sie bitte unsere Webseite bei : www.agheera.de

This case study is for informational purposes only. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS OR IMPLIED, IN THIS SUMMARY.

Document published June 2013

Software & DienstleistungenMicrosoft Office 365 Exchange Online Lync Online SharePoint OnlineWindows AzureMicrosoft Outlook