Die DLRG-Jugend nimmt die Strömung auf Organisations- Entwicklung auf Bundesebene 2010-2016

Die DLRG-Jugend nimmt die Strömung auf

Organisations-Entwicklung

auf Bundesebene 2010-2016

• Der Bundesjugendtag 2010 beschließt die Überprüfung der Arbeitsweisen und Organisationszusammenhänge im Bundesverband. Berücksichtigt werden sollen die Interessen von: Bundesjugendvorstand, Landesjugendvorstände, Mitarbeiter/innen der Landes- und Bundesebene

• Die eingesetzte prOjEktgruppe hat Unterstützung einer externen Beraterin. Nach der Zieldefinition wurde eine sehr tiefgehende Analysephase durchgeführt

Der Start

• Der Bundesjugendtag 2013 beschließt, dass die DLRG-Jugend künftig mit strategischen Zielen arbeitet!

• Ein neu ausgearbeitetes Selbstverständnis des Bundesverbands wurde beschlossen und bestimmt seit 2013 die Arbeit der DLRG-Jugend

• Auf Basis dieser zwei grundlegenden Entscheidungen wird seitdem die Struktur der DLRG-Jugend weiter entwickelt.Unsere Aufbau- und Ablauforganisation soll an diese neuen Standards und Arbeitsweisen angepasst werden.

Grundsatzentscheidungen werden getroffen

• Es sind partizipative Strukturen zu entwickeln• Es muss eine klare Zuordnung von strategischer

und operativer Kompetenz vorgenommen werden!• die sich über die Jahre (eingenisteten ) informellen

Gremien sind nach Prüfung in die Struktur zu übernehmen (wie z.B. die Regionalkonferenzen)

• die Strukturen sind zu effektivieren und ressoucenschonend auszulegen

dazu diskutiert und arbeitet die DLRG-Jugend und der Bundesjugendtag als höchstes beschlussfassende Gremium wird sich mit der Abschlussempfehlung befassen.

Unausweichlicher Handlungsbedarf

Der Strukturvorschlag der prOjEktgruppe

Verbands-konferenz

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VorstandVerbands

mit-arbeiter/

innen

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Regio

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Verbandsentwicklungskommission

Bundes-

büro

Verbands-konferenz Vorstand

Verbandsmit-

arbeiter/innen

Die Grundsäulen bekommen direkte Unterstützung

Finanz-

kom-missionRevision

VerbandswerkstattVerbandswerk

statt

ZielkommissionVerbandswerk

stattVerbandswerkstattVerbandswerk


statt


Regio

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Die strategische Ebene: RegionalkonferenzenZWECK

• sind Plattform für Austausch, Vernetzung und Kooperation der Landesverbände in der Region

• wirken organisatorisch an der strategischen Zielbestimmung mit• unterstützen die Umsetzung der strategischen Ziele• in den Regionalkonferenzen nehmen die Landesverbände ihre

Verantwortung für die Besetzung des Bundesvorstandes wahrAUFGABEN• setzen sich Themen und Schwerpunkte ihrer Arbeit nach ihren

Bedürfnissen selbst und stärken die Kooperation und Vernetzung zwischen den Landesverbänden

• kooperieren bei der Umsetzung der strategischen Ziele z. B. in Form gemeinsamer Projekte

• koordinieren mindestens eine Verbandswerkstatt in der Region in Zusammenarbeit mit der Zielkommission

• reichen eine Liste mit Kandidat/innen zu den Vorstandswahlen einWER MUSS BETEILIGT SEIN?• die Regionalkonferenzen bestehen aus jeweils 6 Landesverbänden,

aus jedem Landesverband gehören je 2 Personen (in der Regel LJV) dazu

• die Mitglieder des Vorstands, die von der Regionalkonferenz benannt wurden

WIE OFT KOMMT DER KREIS ZUSAMMEN?• einmal jährlich

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Die strategische Ebene: Verbandskonferenz

ZWECK• definiert die Identität des Verbandes• stellt die strategische Ausrichtung der DLRG-

Jugend sicher• stellt sicher, dass die operative Arbeit im Einklang

mit dem Leitbild & dem Selbstverständnis des Verbandes steht

AUFGABEN• entscheidet über Zweck, Leitbild und

Selbstverständnis der DLRG-Jugend• entscheidet über die Bundesjugend- und

Geschäftsordnung• entscheidet über die strategischen Ziele & die

Richtung der Verbandsarbeit• überprüft die Erfüllung der strategischen Ziele• steuert den Verband & greift gegebenenfalls ein• wählt die Mitglieder der

Verbandsentwicklungs-, der Ziel- und der Finanzkommission sowie die Revisor/innen

• wählt den Vorstand und beauftragt diesen mit der Koordination & Organisation aller operativen Aufgabenbereiche

• arbeitet eng mit der Verbandsentwicklungskommission zusammen

Zielkommission


Verbands-konferenz



stattVerbandswerkstatt

Regio

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Die strategische Ebene: Verbandskonferenz

Zielkommission


Verbands-konferenz

DIE VERBANDSKONFERENZ

BESETZUNG• 2-5 Delegierte aus jedem Landesverband

(nach Mitgliederstärke gewichtet, gesamt max. 50-60 stimmberechtigte Delegierte aus den Landesverbänden)

• Mitglieder des Vorstands (mit Stimmrecht)• Mitglieder der

Verbandsentwicklungskommission (beratend)• Mitglieder der Zielkommission (beratend)• Mitglieder der Finanzkommission (beratend)• alle stimmberechtigten Mitglieder der

Verbandskonferenz sind antragsberechtigt

WIE OFT KOMMT DER KREIS ZUSAMMEN?• im Regelfall jährlich (außerordentliche Treffen

auf Initiative des Vorstands oder der Delegierten möglich – „Notfallbuzzer“)




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Die strategische Ebene: Zielkommission

Zielkommission


Verbands-konferenz




ZWECK• koordiniert den Prozess zur Definition von

Zielen und Arbeitsschwerpunkten der DLRG-Jugend

AUFGABEN• entwickelt ein methodisches Konzept zum

Ablauf der Verbandswerkstätten und stellt dies auch den Gliederungen zur Verfügung

• bereitet die Verbandswerkstätten vor & stellt die Durchführung der fünf Verbandswerkstätten der Bundesebene sicher

• bündelt die Ergebnisse aus den Verbandswerkstätten und bezieht ggf. Ergebnisse aus zusätzlichen regionalen Verbandswerkstätten der Gliederungen ein (diese sind freiwillig und kommen nur durch regionale Initiative zustande)

• leitet daraus konkrete Formulierungen für die strategischen Ziele der DLRG-Jugend zur Abstimmung durch die Verbandskonferenz ab

• evaluieren die Verbandswerkstätten, legen Erfolgs-faktoren fest und entwickeln Verbesserungsvorschläge (im Sinne einer lernenden Organisation)Verbandsentwicklungskommission

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Regio

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BESETZUNG• mindestens 6, höchstens 10 Personen, Wahl

durch Verbandskonferenz für 4 Jahre• mit Verbandserfahrung über die Ebenen

hinweg und Methodenkompetenz (Partizipation, Moderation, Veranstaltungsplanung) sowie Erfahrungen in Konzeptentwicklung

• mit ergebnisoffener Haltung• mit ausreichender Zeitkapazität

WIE OFT KOMMT DER KREIS ZUSAMMEN?• 2 mal jährlich, ggf. nach Bedarf häufiger• die Wahl erfolgt alle 4 Jahre, um 2 Jahre

versetzt zur Beschlussfassung der strategischen Ziele und der Wahl des Vorstands

Zielkommission


Verbands-konferenz




Die strategische Ebene: Zielkommission

Regio

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Zielkommission


Verbands-konferenz




Die strategische Ebene: Verbandswerkstätten




statt

ZWECK• stellen hohe Beteiligung der Mitglieder an der

Entwicklung der DLRG-Jugend und ihrer inhaltlichen Ausrichtung sicher

• ermöglichen Bedarfsorientierung der Bundesebene

AUFGABEN• nehmen IST-, Bedarfs- und Umfeldanalysen vor• spiegeln Strömungen & Stimmungen wider,

fangen Trends ein• bewerten Strömungen, Stimmungen & Trends

und formulieren Ideen & Vorschläge, die in die Arbeit und in die strategischen Ziele der DLRG-Jugend einfließen

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Regio

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Verbands-konferenz

Die strategische Ebene: Verbandswerkstätten

WER MUSS BETEILIGT SEIN?• alle Mitglieder bis einschließlich 26 Jahre und

ihre gewählten Vertreter/innen haben die Möglichkeit mitzumachen und sich einzubringen

• allen Verbandsebenen wird die Beteiligung explizit ermöglicht

• alle Landesverbände beteiligen sich aktiv daran

• externe Gäste, Expert/innen etc. können bei Bedarf beteiligt/eingebunden werden

• alle hauptberuflichen Mitarbeiter/innen

WIE OFT KOMMT DER KREIS ZUSAMMEN?• 3 Werkstätten (regionale Anbindung), 1

Werkstatt für die Mitarbeiter/innen der Bundesebene (außer Verbandskonferenz) und 1 digitale Werkstatt = 5 Werkstätten in Verantwortung der Bundesebene

• im Zeitraum alle 4 Jahre (Anbindung an strategischer Zielentwicklung/Tagungsfrequenz der Verbandskonferenz)




statt

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Regio

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Regio

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Die strategische Ebene:



ZWECK• kontinuierliche Optimierung der Arbeitsprozesse und der Qualität in allen

Aufgabenbereichen/ Gremien der BundesebeneAUFGABEN• analysiert die Prozesse auf Bundesebene und gibt Empfehlungen zu deren

Weiterentwicklung• gibt Anregungen und setzt Impulse zu Maßnahmen der Verbandsentwicklung• berät & unterstützt alle Gremien der Bundesebene zur Verbesserung der

Arbeitsabläufe und Arbeitsstrukturen• unterstützt die Verbandskonferenz bei der Überprüfung der Erreichung der

strategischen Ziele sowie deren Identitäts- und Leitbildkonformität• arbeitet eng mit allen Gremien der Bundesebene zusammen• nimmt (externe) Beschwerden entgegen, analysiert den Hintergrund (Ursache,

Anlass) dazu und & empfiehlt dem jeweils zuständigen Entscheidungsgremium das weitere Vorgehen dazu

• arbeitet transparent & legt Ergebnisse ihrer Arbeit offenBESETZUNG• von der Verbandskonferenz für 4 Jahre durch Wahl eingesetzt (Möglichkeit der

Nachbesetzung)• 6 bis 8 PersonenWIE OFT KOMMT DER KREIS ZUSAMMEN?• mindestens 2 mal jährlich, zusätzlich bei Bedarf

Bundes-

büro

Finanz-

kom-mission

Vorstand

Revision

Die operative Ebene: VorstandZWECK• stellt die Wahrnehmung der Grundsatzaufgaben für die

DLRG-Jugend auf Bundesebene wie die außerschulische Kinder und Jugendbildung, Qualifizierung der ehrenamtlichen Mitarbeiter/innen, Personalentwicklung, Außenvertretungen, Öffentlichkeitsarbeit und den Finanzbereich sicher

• steuert & koordiniert die operativen Aufgaben der Bundesebene

AUFGABEN• operationalisiert die strategischen Ziele• verantwortet die Koordination der Grundsatzaufgaben

der DLRG-Jugend auf Bundesebene wie die außerschulische Kinder- und Jugendbildung, Qualifizierung der ehrenamtlichen Mitarbeiter/innen, Personalentwicklung, Außenvertretungen, Öffentlichkeitsarbeit und den Finanzbereich in enger Kooperation mit dem Bundesbüro

• kümmert sich in enger Kooperation mit den Landesverbänden um die Personalgewinnung

• setzt die Verbandsmitarbeiter/innen ein und erteilt ihnen Arbeitsaufträge

• nimmt die Arbeitsergebnisse der Verbandsmitarbeiter/innen entgegen, überprüft die Auftragserfüllung und gibt Rückmeldungen

Bundes-

büro

Finanz-

kom-mission

Vorstand

Revision

Die operative Ebene: VorstandAUFGABEN• steuert ggf. nach, um die Umsetzung der Aufträge zu

gewährleisten• ist für die Personalentwicklung im ehrenamtlichen und

hauptberuflichen Bereich verantwortlich und stellt in Kooperation mit dem Bundesbüro geeignete Maßnahmen zur Kompetenzerweiterung sicher

• berichtet der Verbandskonferenz über die Zielerreichung• kommuniziert die Beschlüsse der Verbandskonferenz

aktiv in den Verband• entsendet eine/n Vertreter/in in das Präsidium der DLRG• kooperiert konstruktiv mit der

Verbandsentwicklungskommission• beantragt die öffentliche Förderung und weist deren

ordnungsgemäße Verwendung nach• entwickelt einen zielorientierten Haushaltsplan und legt

diesen – wie auch die Haushaltsabschlüsse - der Finanzkommission der DLRG-Jugend zur Beschlussfassung vor

• stellt Budgets gemäß der Haushaltsplanung für die operative Arbeit zur Verfügung

• entsendet – im Einverständnis mit der Stiftung – Vertreter/innen in den Stiftungsvorstand

• entsendet hauptberufliche Mitarbeiter/innen oder andere geeignete Vertreter/innen in die Außenvertretungen

Bundes-

büro

Finanz-

kom-mission

Vorstand

Revision

Die operative Ebene: VorstandAUFGABEN• trifft die Personalentscheidungen für das Bundesbüro in

Abstimmung mit dem Präsidium der DLRG e.V.• erteilt verbindliche Arbeitsaufträge an die hauptberuflichen

Mitarbeiter/ innen und nimmt die Fachaufsicht über diese wahr und übernimmt in Abstimmung mit dem/der Präsidenten/in die Dienstaufsicht

• beteiligt sich aktiv an den Verbandswerkstätten der Bundesebene zur Zielfindung

• unterstützt die Regionalkonferenzen bei der Durchführung ihrer Tagungen

BESETZUNG• bis zu 9 Personen, von denen jeweils 3 durch jede

Regionalkonferenz vorgeschlagen werden, jede Region soll im Vorstand vertreten sein

• Amtszeit 4 Jahre, Wahl durch Verbandskonferenz• aus ihrem Kreis heraus benennen die Mitglieder eine/n

Sprecher/in• 1 hauptberufliche/r Mitarbeiter/in mit Sitz im Bundesbüro

(beratend)• 1 Vertreter/in des Präsidiums• die Mitglieder sind besondere Vertreter/innen nach § 30

BGBWIE OFT KOMMT DER KREIS ZUSAMMEN?• mindestens 6 mal im Jahr vis-a-vis, bei Bedarf öfter

Bundes-

büro

Finanz-

kom-mission

Vorstand

Die operative Ebene: Finanzkommission

Revision

ZWECK• stellt die Finanzhoheit der DLRG-Jugend sicher• gewährleistet die Mindestanforderungen interner &

externer Regelungen zur Finanzverwaltung

AUFGABEN• entscheidet über den vom Vorstand vorgelegten

Haushaltsplan • sorgt für die Prüfung der Haushaltsabwicklung• nimmt den zur Prüfung der Finanzabwicklung erstellten

Bericht der von der Verbandskonferenz eingesetzten 3 Revisor/innen entgegen

• beschließt den vom Vorstand vorgelegten Jahresabschluss und empfiehlt der Verbandskonferenz die Entlastung des Vorstands

• beteiligt sich aktiv an der Verbandswerkstatt für die Mitarbeiter/innen der Bundesebene zur Zielfindung

Bundes-

büro

Finanz-

kom-mission

Vorstand

Die operative Ebene: Finanzkommission

Revision

BESETZUNG• 9 Vertreter/in aus den Landesverbänden (Stimmrecht)• 9 Mitglieder aus dem Vorstand (ohne Stimmrecht)• Geschäftsführer/in (beratend)• 3 Revisor/innen (Amtsdauer Soll 2 Jahre)

WIE OFT KOMMT DER KREIS ZUSAMMEN?• mindestens 1 mal jährlich• Möglichkeit zu außerordentlichen Sitzungen

Bundes-

büro

Finanz-

kom-mission

Vorstand

Die operative Ebene: Bundesbüro

Revision

ZWECK• stellt die fachliche & professionelle Unterstützung der

strategischen & operativen Arbeit der Bundesebene der DLRG-Jugend sicher

AUFGABEN• berät, begleitet und unterstützt alle Gremien in fachlichen &

organisatorischen Fragen• entwickelt Konzepte zu inhaltlichen Themen & Projekten• nimmt Trends wahr, bereitet dazu Informationen auf und stellt sie

dem Verband zur Verfügung• berät und unterstützt den Vorstand bei der Wahrnehmung der

Grundsatzaufgaben• unterstützt den Vorstand bei der Mittelakquise und der

Beantragung/Verwendung der öffentlichen Förderung• wickelt den Finanzhaushalt operativ ab• unterstützt die Verbandsmitarbeiter/innen fachlich und arbeitet

ihnen zu• unterstützt den Vorstand fachlich und arbeitet ihm zu• nimmt im Auftrag des Vorstands Außenvertretungen wahr• beteiligt sich aktiv an der Verbandswerkstatt der Mitarbeiter/innen

der Bundesebene zur Zielfindung

BESETZUNG• hauptberufliche Mitarbeiter/innen• Praktikant/innen

Die operative Ebene: Verbandsmitarbeiter/innenZWECK• stellen die operative Umsetzung der Ziele der DLRG-Jugend auf

Bundesebene sicher• unterstützen die Umsetzung der strategischen Ziele der DLRG-

Jugend

AUFGABEN• entwickeln im Auftrag des Vorstands geeignete Konzepte und

Maßnahmen zur operativen Umsetzung der strategischen Ziele der DLRG-Jugend

• entwickeln im Auftrag des Vorstands Konzepte und Maßnahmen zu den Arbeitsschwerpunkten der Bundesebene und setzen sie ggf. um

• berichten regelmäßig an den Vorstand• arbeiten im Rahmen ihrer Aufgabenstellung konstruktiv mit dem

Bundesbüro zusammen• beteiligen sich aktiv an der Verbandswerkstatt der

Mitarbeiter/innen der Bundesebene zur Zielfindung

BESETZUNG• über die geeignete Besetzung und ihre Arbeitsformen entscheidet

der Vorstand entsprechend der Arbeitsaufträge

Verbandsmit-

arbeiter/innen

Was zeichnet diese neue Struktur aus ...?• eine direktere demokratische Beteiligung ist

möglich• die deutlich erkennbare Trennung zwischen

operativen und strategischen Verantwortlichkeiten• Kompetenzen, Aufgaben und Verantwortung sind

klar zugeordnet und ermöglichen zielorientiertes Arbeiten

• die hohe Arbeitsfähigkeit durch gezieltes Einsetzen von Ressourcen ist gegeben

• effektive Abstimmungs- und Entscheidungsprozesse durch klarere Informationsstrukturen entstehen

Was zeichnet diese neue Struktur aus ...?• eine Veränderbarkeit aus sich selbst heraus

entsteht• eine Zusammenarbeit, die auf gegenseitigem

Vertrauen basiert und die intensive Vernetzung und Zusammenarbeit der unterschiedlichen Verbandsebenen gewährleistet kann wachsen

• die Idee, als EIN Jugendverband Themen gemeinsam anzugehen, indem in der DLRG-Jugend ALLE an einem Strang ziehen und sich gemeinsame Ziele setzen, findet ihren Weg

Weitere Informationen und direkte Kontakte unter

www.dlrg-jugend.de/oe

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Die DLRG-Jugend nimmt die Strömung auf Organisations- Entwicklung auf Bundesebene 2010-2016