Einführung eines Lieferantenportals im SAP-basierten ... · ÜBERSICHT Das Unternehmen Der Auftraggeber: Heraeus Site Management (HSM) Ausgangssituation und Rahmenbedingungen Automatisierte

EINFÜHRUNG EINES LIEFERANTENPORTALS IM SAP-BASIERTEN FACILITY MANAGEMENT BEI HERAEUS

Christian Pauly, Gerd Hartmann

ÜBERSICHT

Das Unternehmen

Der Auftraggeber: Heraeus Site Management (HSM)

Ausgangssituation und Rahmenbedingungen

Automatisierte Übernahme von Leistungsverzeichnissen (GAEB@SAP)

Leistungserfassung durch den Lieferanten im Lieferantenportal (AVA@SAP)

Leistungsabnahme durch den Anforderer im Lieferantenportal (AVA@SAP)

Bezahlung im Gutschriftverfahren

Erfahrungen

Seite 2

GLIEDERUNG

ÜBERSICHT

Das Unternehmen







Erfahrungen

Seite 3

GLIEDERUNG

26% 17%

Amerika

12% 38%

Deutschland

2% 1%

Afrika/Australien

42% 32%

Asien

18% 13%

Europaohne Deutschland

HERAEUS - UNSERE GLOBALE PRÄSENZ

DAS UNTERNEHMEN

Eines der größten deutschenFamilienunternehmen

Mehr als 100 Standortein 38 Ländern

Gesamtumsatz 2015: 12,9 Mrd. €

Über 12.500 Mitarbeiterweltweit

UNSERE MÄRKTE

Wir sind in globalen Märkten tätig, die sich durch eine klare Differenzierung, nachhaltiges Wachstum und attraktive Renditen auszeichnen.

Unsere Ideen richten sich auf Themen wie:

DAS UNTERNEHMEN

Mitarbeiter weltweit

12,477

12,591

2015

2014

Umsatz ohne Edelmetalle in Mio. €

1,929

1,759

2015

2014

12,930

Gesamtumsatz in Mio. €

10,539

2015

2014

EBITDA in Mio. €

299

312

2015

2014

KENNZIFFERN 2015

DAS UNTERNEHMEN

WO WIR HERKOMMEN

1851: Chemiker Wilhelm Carl Heraeus übernimmt die väterliche Einhorn-Apotheke in Hanau

1856: W. C. Heraeus schmilzt erstmals zwei Kilogramm Platin in einer Knallgasflamme. Er macht das Edelmetall industriell verwertbar.

Über 160 Jahre Heraeus: Von der kleinen Apotheke zum weltweit tätigen Technologiekonzern

DAS UNTERNEHMEN

Wilhelm Carl Heraeus Einhorn-Apotheke um 1860

MEILENSTEINE

DAS UNTERNEHMEN

1856 – Platinschmelze 1899 – Blasenfreies Quarzglas 1904 – Künstliche Höhensonne

1906 – Platin-Widerstandsthermometer 1916 – Platin-Netze 1969 – Quarzglas auf dem Mond

MEILENSTEINE

DAS UNTERNEHMEN

1972 – Knochenzement 1983 – Mikrochips1982 – Herzschrittmacher

1993 – Carbon Infrarot-Strahler 2008 – Silberpasten 2010 – Clevios

HERAEUS IM ALLTAG

DAS UNTERNEHMEN

ÜBERSICHT

Das Unternehmen







Erfahrungen

Seite 11

GLIEDERUNG

HSM – DER STANDORTBETREIBER FÜR HERAEUS

DER AUFTRAGGEBER: HERAEUS SITE MANAGEMENT (HSM)

KENNZAHLEN (STANDORTE)


HSM – AUFGABEN

Optimale und professionelle Unterstützung der Standortgesellschaften

Flächen und Gebäude

Energie und technische Medien

Gefahrenabwehr

Services (u.a. Gastronomie, Besucherempfang, Konferenzen)

Nachhaltiger Funktionserhalt der Immobilen

Strukturgerechte Standortentwicklung


ÜBERSICHT

Das Unternehmen



Automatisierte Übernahme von Leistungsverzeichnisses (GAEB@SAP)




Erfahrungen

Seite 15

GLIEDERUNG

AUSGANGSSITUATION

Komplexer Geschäftsprozess der Kleinmaßnahmenabwicklung – das sind geplante Maßnahmen im Umfang von max. 5.000, - Euro – aufgrund der Interaktion von Kunde, HSM und Lieferant

Fremdfirmenanteil im Bereich der Kleinmaßnahmenabwicklung von mehr als 95%

Fremdfirmenkontrakte mit Leistungsverzeichnissen und –preisen als pdf-Dokumente in SAP-gestützter Vertragsdatenbank verfügbar, aber keine bis geringe Nutzung in der operativen Beschaffung

Nutzung der Standard-SAP-Fremdleistungsbeschaffung

Spezifikation der geforderten Leistung über Freitext

Keine Dokumentation der erbrachten Leistung in SAP in Form einer Wareneingangsbuchung

Konventionelle, d.h. papierbasierte Stundenzettel (Leistungsnachweise) werden vom HSM-Anforderer unterschrieben und von der Fremdfirma der Rechnung beigefügt

AUSGANGSSITUATION UND RAHMENBEDINGUNGEN

AUSGANGSSITUATION: PROZESS DER FREMDLEISTUNGSBESCHAFFUNG

Bestell-anforderung

FL-Vorgangim IH-Auftrag

Normal-bestellung

Waren-eingang

Rechnungs-prüfung

• Spezifikation der zu erbringenden Leistung über Freitext

• Manuelle Umsetzung in Normalbestellung

• Unterzeichnung des Stundenzettels (d.h. Leistungsnachweis) durch den Anforderer

• Rechnungsprüfung durch SSC, Einkauf und Anforderer• Unterzeichneter Stundenzettel als Anhang zur Lieferantenrechnung

• Automatischer E-Mail-Versand der Normalbestellung an die Fremdfirma


ZWISCHENLÖSUNG

Einführung der Dienstleistungsbeschaffung des SAP-Standards

Manuelle Eröffnung eines Wertkontrakts mit Dienstleistungsposition und Leistungsverzeichnis (Leistungstext, -langtext, -preis, Preismengeneinheit)

DL-Vorgang im IH-Auftrag wird mit Bezug zu Kontrakt und Angabe eines Bestelllimits angelegt

Automatische Umsetzung der Bestellanforderung in eine Abrufbestellung

Konventionelle, d.h. papierbasierte Stundenzettel (Leistungsnachweise) mit vertraglich vereinbarten Leistungen werden vom HSM-Anforderer unter-schrieben und später von der Fremdfirma der Rechnung beigefügt

Manuelle Erfassung des Leistungserfassungsblattes auf Basis der Daten des Stundenzettels durch Anforderer unter Nutzung des SAP-Standards

Abnahme durch den Anforderer unter Nutzung des SAP-Standards

Aufgrund des Mehraufwands für die HSM wegen der Erf assung und Ab-nahme des Leistungserfassungsblatts im SAP-Standard lediglich Zwischen-lösung, um Erfahrung mit der Dienstleistungsbeschaf fung zu sammeln


ZWISCHENLÖSUNG: PROZESS DER DIENSTLEISTUNGSBESCHAFFUNG

Bestell-anforderung

DL-Vorgangim IH-Auftrag

Abruf-bestellung

Leistungs-erfassung

Leistungs-abnahme

Rechnungs-prüfung

• Vor.: Manuelle Eröffnung eines Kontrakts mit Leistungsverzeichnis• Bezug zu Kontrakt mit Leistungsverzeichnis• Definition eines Bestelllimits

• Automatische Umsetzung in Abrufbestellung

• Unterzeichnung des Stundenzettels (d.h.Leistungsnachweis) durch Anforderer

• Manuelle Erfassung des LE-Blattes auf Basisder Daten des Stundenzettels durch Anforderer

• Abnahme des LE-Blattes durch Anforderer

• Rechnungsprüfung durch SSC, Einkauf und Anforderer• Unterzeichneter Stundenzettel als Anhang zur Lieferantenrechnung

• Automatischer E-Mail-Versand der Abrufbestellung an die Fremdfirma


HEUTIGER IST-PROZESS

Bereitstellung eines Lieferantenportals

Manuelle Eröffnung von Wertkontrakten mit einer Dienstleistungsposition und automatische Übernahme der auf Basis bepreister GAEB-Dateien importierten Leistungsverzeichnisse mit Leistungstext, Leistungslangtext, Leistungspreis und Preismengeneinheit (GAEB@SAP)

Wegfall der Leistungserfassung durch den Anforderer, stattdessen Leistungs-erfassung durch den Lieferantenbenutzer im Lieferantenportal (AVA@SAP –Leistungserfassung)

Wegfall von Wegezeiten des Fremdfirmen-Mitarbeiters (im GGS zu papier-basiertem Prozess)

Abnahme der erfassten Leistung durch den Anforderer (ebenfalls im Lieferantenportal zu beliebigem, passenden Zeitpunkt)

Information der Prozessbeteiligten über automatisch generierte E-Mails mit Querverweis im Mailtext zum direkten Aufruf des Belegs

Wegfall des Rechnungsworkflows und der Rechnungsprüfung durch Umstieg auf das Gutschriftverfahren des SAP-Standards


IST-PROZESS DER DIENSTLEISTUNGSBESCHAFFUNG

Bestell-anforderung

DL-Vorgangim IH-Auftrag

Abruf-bestellung

Leistungs-erfassung

Leistungs-abnahme

Rechnungs-prüfung

• Bezug zu Kontrakt mit Leistungsverzeichnis• Definition eines Bestelllimits

• Automatische Umsetzung in Abrufbestellung

• Wegfall der Leistungserfassung durch den Anforderer, stattdessen Leistungserfassung durch Lieferantenbenutzer im Lieferantenportal (AVA@SAP – Leistungserfassung)

• Abnahme der erfassten Leistung durch den Anforderer(zu beliebigem, passenden Zeitpunkt)

• Wegfall des Rechnungsworkflows und der Rechnungs-prüfung durch Umstieg auf das Gutschriftverfahren

• Automatischer E-Mail-Versand der Abrufbestellung an den Lieferant

• Wegfall von Wegezeiten des Fremdfirmen-Mitarbeiters (im Gegensatz zu papier-basiertem Prozess)


ÜBERSICHT

Das Unternehmen



Automatisierte Übernahme von Leistungsverzeichnisse n (GAEB@SAP)




Erfahrungen

Seite 22

GLIEDERUNG

SOFTWARELÖSUNG: GAEB&AVA@SAP (I)

AUTOMATISIERTE ÜBERNAHME VON LEISTUNGSVERZEICHNISSEN (GAEB@AVA)

AVA@SAP ist eine Beratungslösung der SAP Consulting

AVA@SAP ist eine modulare, web-basierte AVA- (Ausschreibung, Vergabe, Abrechnung) Plattform, u.a.

� für die Erfassung von externen Dienstleistungen

� unter Einbeziehung der Lieferanten über Internet-Anbindung

� mit kompletter Datenhaltung im SAP ERP-System

� und vollständiger Integration in die SAP-Standardabläufe

Folgende Module der Lösung AVA@SAP kommen bei Heraeus zum Einsatz:

� AVA@SAP-Basis: Grundmodul

� AVA@SAP-Leistungserfassung: Modul zur web-basierten Leistungserfassung

� GAEB@SAP: Modul zur Übernahme GAEB-konformer Daten nach SAP

SOFTWARELÖSUNG: GAEB&AVA@SAP (II)

Bei Heraeus kommen die Module AVA@SAP-Basis, AVA@SAP-Leistungs-erfassung sowie GAEB@SAP zum Einsatz


SYSTEMARCHITEKTUR

Basiskomponenten

AVA@SAP-Komponenten

Legende :

SAP ERP Backend System (BE) + integrierter SAP Web Application Server (iWA)

Microsoft Internet Explorer

Benutzer im Internet(Lieferantenbenutzer)

Benutzer im Intranet(Interne Mitarbeiter)

GAEB&AVA@SAP Backend Interface

Microsoft Internet Explorer

DMZ, Firewall, HTTP-Proxy

GAEB&AVA@SAP Web Server Anwendung

GAEB&AVA@SAP Web Server Anwendung

SAP Web Application Server (Lieferanten Web Application Server; LWA)


PROZESS AUTOMATISIERTE ÜBERNAHME VON LEISTUNGSVERZEICHNISSEN

Seite 26

Kontrakteröffnen

Leistungsverzeichnis importieren

Leistungsverzeichnisübertragen

Kontraktprüfen

• Import des endverhandelten (bepreisten) Leistungsverzeichnisses mit GAEB@SAP

• Manuelle Eröffnung eines Wertkontrakts mit Dienst-leistungsposition und einer Leistungszeile in SAP

• Übertragung des importierten Leistungs-verzeichnisses an die Kontraktposition mit GAEB@SAP

• Stichprobenprüfung der importierten Leistungstexte und Leistungslangtexte


GAEB@SAP – LEISTUNGSVERZEICHNS IMPORTIEREN


SAP – WERTKONTRAKT ANLEGEN


GAEB@SAP – LEISTUNGSVERZEICHNIS ÜBERTRAGEN


SAP – WERTKONTRAKT PRÜFEN


ÜBERSICHT

Das Unternehmen




Leistungserfassung durch den Lieferanten im Liefera ntenportal (AVA@SAP)



Erfahrungen

Seite 31

GLIEDERUNG

ManuelleErfassung der Maßnahmen-anforderung

im Heraeus Intranet

Fremdfirmen-beauftragung

ja Lieferantmit

Kontrakt?

ja

neinnein

1

Manuelle Meldungsbearbeitung

In SAP

AutomatischeIH-Auftrags-/

Vorgangseröffnung (Steuerschlüssel

PM02)

AutomatischeIH-Auftrags-/

Vorgangseröffnung (Steuerschlüssel

PM03)

AutomatischeMeldungseröffnung

in SAP(Meldungsart MA)

Heraeus-

Mitarbeiter

(Kunde)

Objektverant-

wortlicher

(Anforderer)

Lieferant

Realisierung der

Maßnahmen-anforderung

?

PROZESSARCHITEKTUR „KLEINMAßNAHMENABWICKLUNG MIT LIEFERANTENPORTAL (I)“

LEISTUNGSERFASSUNG DURCH DEN LIEFERANTEN (AVA@SAP)

PROZESSARCHITEKTUR „KLEINMAßNAHMENABWICKLUNG MIT LIEFERANTENPORTAL (II)“

Manuelle Limiterfassung

Automatische BANF-Generierung

AutomatischeBANF-Generierung

AutomatischeBestellumsetzung


Aufmaßabnahme

Rechnungs-prüfung

ManuellerMeldungsabschluss

Aufmaßerfassungmit

Bestellbezug

1

Automatische Wareneingangs-

abrechnung (Gutschrift-verfahren)

Lieferantenportal

Heraeus-

Mitarbeiter

(Kunde)

Lieferanten-

benutzer

Listanzeige allerBestellungen

zum Lieferant

Objektverant-

wortlicher

(Anforderer)


Mail an Lieferant:Bestelldruck

BESTELLDRUCK


ANMELDUNG AM LIEFERANTENPORTAL –https://leistungserfassung.heraeus.com/ava/start


MEINE BESTELLUNGEN –LISTANZEIGE ALLER BESTELLUNGEN ZUM LIEFERANT


MEINE BESTELLUNGEN –ANZEIGE DER BESTELLPOSITION


MEINE BESTELLUNGEN –AUFMAßERFASSUNG MIT BESTELLBEZUG – KOPFDATEN


MEINE BESTELLUNGEN –AUFMAßERFASSUNG MIT BESTELLBEZUG – LEISTUNGSDATEN


MEINE BESTELLUNGEN –AKTION: AUFMAß ZUR ABNAHME SENDEN


BELEGFLUSS NACH LEISTUNGSERFASSUNG


ÜBERSICHT

Das Unternehmen





Leistungsabnahme durch den Anforderer im Lieferanten portal (AVA@SAP)


Erfahrungen

Seite 42

GLIEDERUNG

PROZESSARCHITEKTUR „EINSTUFIGE ABNAHME IM LIEFERANTENPORTAL“


Aufmaßerfassungmit

Bestellbezug



Lieferantenportal

Aktion: „Aufmaß

zur Abnahme senden“

Mail:„Aufmaß steht zur

Freigabe an“

Mail:„Aufmaß wurde abgenommen“

Aktion: „Aufmaß

ablehnen“

Mail:„Aufmaß wurde

abgelehnt“

Aufmaß-korrektur

nein

ja

ggfs.Aufmaß-

druck

Aktion: „Aufmaß

freigeben“

Einkäufer

Objektverant-

wortlicher

(Anforderer)

Lieferanten-

benutzer

Abnahme?

LEISTUNGSABNAHME DURCH DEN ANFORDERER (AVA@SAP)

AKTION: AUFMAß ZUR ABNAHME SENDEN –AUTOMATISCHER E-MAIL-VERSAND AN ANFORDERER


MEINE AUFMAßE –AKTION: AUFMAß FREIGEBEN


BELEGFLUSS NACH LEISTUNGSABNAHME


AKTION: AUFMAß FREIGEBEN –AUTOMATISCHER E-MAIL-VERSAND AN LIEFERANT


AUFMAßDRUCK DURCH LIEFERANTENBENUTZER NACH ERFOLGTER ABNAHME


PROZESSARCHITEKTUR „ZWEISTUFIGE ABNAHME IM LIEFERANTENPORTAL“


Aufmaßerfassungmit

Bestellbezug



Lieferantenportal

Aktion: „Aufmaß

zur Abnahme senden“

Mail:„Aufmaß wurde abgenommen“

Aktion: „Aufmaß

ablehnen“


abgelehnt“

Aufmaß-korrektur

ja

ggfs.Aufmaß-

druck

Aktion: „Aufmaß

freigeben“

Einkäufer

Objektverant-

wortlicher

(Anforderer)

Lieferanten-

benutzer

Mail:„Aufmaß steht zur 2.

Freigabe an“

Aktion: „Aufmaß

ablehnen“

nein

Aktion: „Aufmaß

freigeben“

Kauf-männischeAbnahme

?

ja

Tech-nische

Abnahme?

nein


abgelehnt“

Mail:„Aufmaß steht zur

Freigabe an“


ÜBERSICHT

Das Unternehmen







Erfahrungen

Seite 50

GLIEDERUNG

AUTOMATISCHE WARENEINGANGSABRECHNUNG (I)

Bei der automatischen Wareneingangsabrechnung (engl.: Evaluated ReceiptSettlement, ERS; dt.: Gutschriftverfahren) in der klassischen Material-beschaffung werden Wareneingänge ohne den Eingang einer Rechnung vom Lieferanten mit Hilfe der Informationen aus der Bestellung und aus den Waren-eingängen direkt abgerechnet

Der Lieferant kann über die Nachrichtenfindung per Druck, Fax, EDI oder E-Mail über die abgerechneten Wareneingänge in Form einer Gutschriftsanzeigeinformiert werden

Voraussetzung für die Automatische Wareneingangsabrechnung mit einem Lieferanten ist

zum einen, dass das Kennzeichen „Auto WEAbr Lieferung“ im Kreditorenstammsatz des entsprechenden Lieferanten markiert ist und

Anmerkung: Dieses Kennzeichen kann nur in Verbindung mit dem Kennzeichen „WE-bez. RechnPrüfung“ gesetzt werden

zum anderen, dass das Kennzeichen „Auto WEAbrech“ an der Bestellposition gesetzt ist

BEZAHLUNG IM GUTSCHRIFTVERFAHREN

KENNZEICHEN IM KREDITORENSTAMMSATZ



KENNZEICHEN AN DER BESTELLPOSITION

AUTOMATISCHE WARENEINGANGSABRECHNUNG (II)

Die Abrechnung kann abgegrenzt werden, unter anderem nach den Buchungs-terminen der Wareneingänge, nach dem Lieferanten oder nach Bestellungen

Für die Erstellung der Rechnungsbelege sind folgende Möglichkeiten einstellbar:

Ein Rechnungsbeleg pro Lieferant

Ein Rechnungsbeleg pro Bestellung

Ein Rechnungsbeleg pro Bestellposition

Ein Rechnungsbeleg pro Leistungserfassungsblatt

Grundlage sind dabei die abgenommenen Leistungserfassungsblätter (Waren-eingänge) und die Bestellungen


AUTOMATISCHE WARENEINGANGSABRECHNUNG –GUTSCHRIFTSERSTELLUNG ÜBER TRANSAKTION MRRL


GUTSCHRIFTVERFAHREN – GUTSCHRIFTSANZEIGE


BELEGFLUSS NACH GUTSCHRIFTSERSTELLUNG


ÜBERSICHT

Das Unternehmen







Erfahrungen

Seite 58

GLIEDERUNG

LESSONS LEARNED

Zwei Systemlandschaften (SAP ERP Backend System und Lieferanten Web Application Server) zur Realisierung der Lösung erforderlich

Systemübergreifende Prozessabwicklung erfordert umfangreiches Basis-Customizing (RFC-Verbindungen, WebServices, WebService-Aliase, Rollen und Berechtigungen für Service- und Produktivbenutzer, …)

Frühe Einbeziehung der Lieferanten (z.B. Forderung nach „Referenznummer Lieferant“ im Aufmaß)

Abwicklung im Gutschriftverfahren birgt steuerrechtliche Risiken, d.h. eine Ausfallrisiko-Bewertung der involvierten Lieferanten ist erforderlich

Vereinbarung über Anwendung des Gutschriftverfahren zwischen Besteller und jedem Lieferanten ist erforderlich

Hochintegrativer Prozess erfordert intensive Abstimmungen zwischen den Bereichen Instandhaltung, Einkauf, Kreditorenbuchhaltung, Steuerabteilung, Rechtsabteilung und den involvierten Lieferanten

ERFAHRUNGEN

Über oxando

Die oxando GmbH ist ein Soft-ware- und Beratungshaus, das sich auf die Bereiche Instand-haltung, Service Management, Mobile Business und IT Service Management auf Basis von SAP-Lösungen und -Technologien spezialisiert hat mit• Erfahrung aus über 200

Projekten in mehr als 20 Jahren

• Best Practices in Instand-haltung und Service Management

• Ausgezeichnete Prozess-und SAP-Expertise

Kontakt

oxando GmbHKonrad-Zuse-Ring 1268163 Mannheim

Telefon: 0621 / 860 860 - 0E-Mail: [email protected]

www.oxando.com

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