Einführung eines SAP-basierten technischen Gebäudemanagements bei Heraeus

Einführung einer SAP-basierten Lösung für das Technische Facility Management

Christian Pauly & Gerd Hartmann

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Übersicht

Das Unternehmen

Der Auftraggeber: Heraeus Site Management (HSM)

Ausgangssituation und Rahmenbedingungen

Einführung der SAP-basierten Lösung (Umsetzungspaket Basis)

Einführung der SAP-basierten Lösung

(Umsetzungspaket Kleinmaßnahmeabwicklung)

Erfahrungen

Zusammenfassung und weitere Vorhaben

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Wer wir sind

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Ein weltweit tätiger Technologiekonzern

Seit mehr als 160 Jahren in Familienbesitz

Wir schaffen hochwertige Lösungen für unsere Kunden und stärken so

nachhaltig ihre Wettbewerbsfähigkeit

Weltweit 12.591 Mitarbeiter an über 100 Standorten in 38 Ländern

Produktumsatz 2014: 3,4 Mrd. €

Edelmetallhandelsumsatz 2014: 12,2 Mrd. €

DAS UNTERNEHMEN

Stammsitz Hanau Regional Headquarter Schanghai Standort Buford USA

Wo wir herkommen

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1851: Chemiker Wilhelm Carl Heraeus übernimmt die väterliche Einhorn-

Apotheke in Hanau

1856: W. C. Heraeus schmilzt erstmals zwei Kilogramm Platin in einer

Knallgasflamme. Er macht das Edelmetall industriell verwertbar.

Über 160 Jahre Heraeus: Von der kleinen Apotheke zum weltweit tätigen

Edelmetall- und Technologiekonzern

DAS UNTERNEHMEN

Meilensteine auf dem Weg zum internationalen Technologiekonzern

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DAS UNTERNEHMEN

1856 – Platinschmelze 1899 – Blasenfreies Quarzglas 1904 – Künstliche Höhensonne

1906 – Platin-Widerstandsthermometer 1916 – Platin-Netze 1969 – Quarzglas auf dem Mond

Meilensteine auf dem Weg zum internationalen Technologiekonzern

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DAS UNTERNEHMEN

1972 – Knochenzement 1983 – Mikrochips1982 – Herzschrittmacher

1993 – Carbon Infrarot-Strahler 2008 – Silberpasten 2010 – Clevios

HSM – Der Standortbetreiber für Heraeus

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DER AUFTRAGGEBER: HERAEUS SITE MANAGEMENT (HSM)

Betreiber der Heraeus Standorte in Deutschland

Bereitstellung von Flächen und Gebäude

Gefahrenabwehr

Services (u.a. Gastronomie, Besucherempfang, Konferenzen) und Support

Energie und technische Medien

Nachhaltiger Funktionserhalt der Immobilien

Strukturgerechte Standortentwicklung

Beratung für das Gestalten und Strukturieren der ausländischen Standorte

über 170 Mitarbeiter

Gebäude-Nutzfläche 400.000 m² (incl. Leerstand)

Standortfläche 665.000 m²

ca. 100 Mio. € Umsatz; ca. 25 Mio. € Projektvolumen

Ausgangssituation im Technischen Facility Management

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Heterogene Systemlandschaft

z.B. ZUWIS, InfoPath-Formulare, Excel

Keine durchgängigen Prozesse auf Grund von Medienbrüchen

z.B. Störmeldungserfassung im Mitarbeiter-Portal und manuelle Datenübernahme nach SAP

Teilnutzung von SAP PM, allerdings mit Controlling-Fokus

Technische-Platz-Hierarchie analog zur Kostenstellenstruktur

Bildung der IH-Auftragsarten nach Abrechnungsgesichtspunkten

Fehlende Standards zur Beauftragung der HSM durch Heraeus Mitarbeiter

(Kunde) und zur Beauftragung von Fremdfirmen durch HSM

(Prozesskette: Kunde HSM Fremdfirma)

Kein integrierter Prozess zur Störungsbehebung

Kein integrierter Prozess zur Kleinmaßnahmenabwicklung (bis 5.000,- Euro)

Fehlende Prozesstransparenz im Hinblick auf Abarbeitungsgrad und Kosten der

Maßnahme

AUSGANGSSITUATION UND RAHMENBEDINGUNGEN

Rahmenbedingungen der Umsetzungsplanung

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Realisierung im Rahmen von vier Umsetzungspaketen

Hohe Priorität auf Benutzerfreundlichkeit

Schrittweise Einführung zur Vermeidung von Überforderungen

Basis

Stammdaten

Störungs-

behebung

Planmäßige Instand-

haltungsabwicklung

Inspektion/

Wartung/Prüfung

Auftragsarten

Grafik

CAD-Anbindung

Flächenmanagement

Maßnahmen-

anforderung

Fremdfirmen-

portal

Kleinmaßnahmen-

abwicklung

AUSGANGSSITUATION UND RAHMENBEDINGUNGEN

Umfang des Umsetzungspakets „Basis“

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Abbildung einer Technischen Platzhierarchie unter Nutzung des definierten

Kennzeichnungssystems

Klassifizierung der Anlagenobjekte (Objekte der Technischen Gebäude-

ausrüstung (TGA)) zur Abbildung technischer Sachmerkmale

Realisierung einer Erfassungsmaske im Look & Feel des Heraeus Mitarbeiter-

Portals zur Erfassung von Störungen durch Heraeus-Mitarbeiter

Abbildung einer Service-Desk-Funktionalität in SAP zur Störmeldungs-

qualifizierung, Fremdfirmenbeauftragung, Meldungsverfolgung und

Rechnungsprüfung

Zuordnung von Dokumenten zu Meldungen und Technischen Plätzen

EINFÜHRUNG DER SAP-BASIERTEN LÖSUNG (UMSETZUNGSPAKET „BASIS “ )

Technische Platzhierarchie (I)

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Abbildung einer Technischen Platzhierarchie unter Nutzung des definierten

Kennzeichnungssystems

Architekturobjekte

z. B. 276.WH.310.E01

Anlagenobjekte

z. B. 276.WH.310=TJS01

Anmerkung: Es werden keine Equipments verwendet


Technische Platzhierarchie (II)

Seite 12


Klassifizierung

Seite 13

Klassifizierung der Anlagenobjekte zur Abbildung technischer Sachmerkmale


Prozess „Störungsbehebung“

Seite 14

Manuelle

Erfassung der

Störmeldung

im Portal

Qualifizierung

der

Störmeldung

ggfs. Vor-Ort-

Qualifizierung der

Störmeldung

Fremdfirmen-

beauftragung

Auftrags-

eröffnung

mit

Meldungsbezug

Manueller

Meldungs-

abschluss

Rechnungs-

stellung

Vor-Ort-

Störungsbehebu

ng

Ticket-

abschluss

Hera

eus

Mitarb

eiter

(Kunde)

Obje

ktv

era

ntw

ort

licher/

Anla

genbedie

ner

Fre

mdfirm

aS

erv

ice-D

esk-

Mitarb

eiter

Autom. Meldungs-

eröffnung

in SAP

(Meldungsart ZS)


Live-Demo

Seite 15KK | Konzernkommunikation | 07.05.2013


Umfang des Umsetzungspakets „Kleinmaßnahmenabwicklung“

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Realisierung einer Erfassungsmaske im Look & Feel des Heraeus Mitarbeiter-

Portals zur Anforderung einer (planbaren) Kleinmaßnahme durch Heraeus-

Mitarbeiter

Anmerkung: Im Gegensatz zu einer Projektmaßnahme handelt es sich bei einer

Kleinmaßnahme um ein Vorhaben mit einem maximalen Budgetvolumen von 5.000,-

Euro

Abbildung der Budgetbeantragung und –freigabe durch Standort-/Anlagen-

verantwortlichen

Abbildung von Fremdfirmenkontrakten mit Leistungszeilen und –preisen

Fremdfirmenbeauftragung über Aktivitätenleiste

Auswahl einer Fremdfirma aus der gewerkespezifischen Vorschlagsliste

Automatische IH-Auftrags-/Vorgangseröffnung

ggfs. manuelle Limiterfassung im Falle einer Fremdfirma mit Kontraktbezug

Leistungserfassung/-abnahme durch Objektverantwortlichen/Anlagenbediener

nach Erhalt des Aufmaßblattes

EINFÜHRUNG DER SAP-BASIERTEN LÖSUNG (UMSETZUNGSPAKET „KLEINMAßNAHMENABW ICKLUNG“)

Prozess „Kleinmaßnahmenabwicklung“ (I)

Seite 17

Man. Erfassung

der Maßnahmen-

anforderung

im Portal

Fremdfirmen-

beauftragung

Obje

ktv

era

ntw

ort

licher/

Anla

genbedie

ner

Fre

mdfirm

a

ja Fremdfirma

mit Kontrakt

?

ja

nein

Autom. Meldungs-

eröffnung

in SAP

(Meldungsart MA)

nein

Real. der

Maßnahmen

anforderung

1

Hera

eus-M

itarb

eiter

(Kunde)

Manuelle

Meldungsbearbeit

ung

In SAP

Automatische

IH-Auftrags-/

Vorgangseröffnun

g (Steuerschlüssel

PM02)

Automatische

IH-Auftrags-/

Vorgangseröffnun

g (Steuerschlüssel

PM03)


Prozess „Kleinmaßnahmenabwicklung“ (II)

Seite 18

Manuelle

Limiterfassung

Automatische

BANF-

Generierung

Automatische

BANF-

Generierung

Automatische

Bestellumsetzung

Automatische

Bestellumsetzung

Manuelle

Leistungs-

erfassung/

-abnahme

Rechnungs-

prüfung

Manueller

Meldungs-

abschluss

Abgabe

Aufmaßblatt

Obje

ktv

era

ntw

ort

licher/

Anla

genbedie

ner

Fre

mdfirm

a

1

Hera

eus-M

itarb

eiter

(Kunde)


Erfahrungen

Seite 19

Erhöhter Schulungsaufwand aufgrund heterogener Nutzergruppen bestehend

aus Technikern (Anlagenbetrieb, Objektbetrieb, Service Desk) und Kaufleuten

(Einkauf, Rechnungsprüfung)

Überzeugungsarbeit im Hinblick auf Nutzung der SAP-Software erforderlich

Erkenntnis: Komplexe Geschäftsprozesse (Kunde – HSM – Fremdfirma)

bedingen komplexe Abläufe in der SAP-Software

Abhilfe: Vereinfachung durch Nutzung der Aktivitätenleiste in der Meldung

Erhöhter Abstimmaufwand wegen Neukonzeption ausgewählter Prozesse

(Störungsbehebung, Kleinmaßnahmenabwicklung) bei gleichzeitiger

Beibehaltung bisheriger Prozesse (Projektmaßnahmenabwicklung,

Inspektion/Wartung/Prüfung), z.B. wegen

Nutzung der bisherigen Auftragsarten

Beibehaltung der bisherigen Verrechnungslogik zwischen HSM und deren Kunden

ERFAHRUNGEN

Umsetzungsdauer

Seite 20

Dauer Umsetzungspaket I „Basis“

9 Monate (für initiale Einführung)

6 Monate (für kontinuierliche Verbesserungen)

Dauer Umsetzungspaket „Kleinmaßnahmenabwicklung“

(ohne Fremdfirmenportal)

4 Monate

ZUSAMMENFASSUNG UND W EITERE VORHABEN

Basis

Stammdaten

Störungs-

behebung


haltungsabwicklung

Inspektion/

Wartung/Prüfung

Auftragsarten

Grafik

CAD-Anbindung

Flächenmanagement

Maßnahmen-

anforderung

Fremdfirmen-

portal

Kleinmaßnahmen-

abwicklung

Nächste Schritte

Seite 21

Einführung Fremdfirmenportal

GAEB@SAP und

AVA@SAP

Realisierung „Planmäßige Instandhaltungsabwicklung“

Abstimmung mit globalem Programm zur Prozesskonsolidierung (Magellan)


Basis

Stammdaten

Störungs-

behebung


haltungsabwicklung

Inspektion/

Wartung/Prüfung

Auftragsarten

Grafik

CAD-Anbindung

Flächenmanagement

Maßnahmen-

anforderung

Fremdfirmen-

portal

Kleinmaßnahmen-

abwicklung

Prozess „Kleinmaßnahmenabwicklung“ mit Fremdfirmenportal

Seite 22


Manuelle

Limiterfassung

Automatische

BANF-

Generierung

Automatische

BANF-

Generierung

Automatische

Bestellumsetzung

Automatische

Bestellumsetzung

Manuelle

Leistungs-

abnahme

Rechnungs-

prüfung

Manueller

Meldungs-

abschluss

Manuelle

Leistungs-

erfassung mit

Bestellbezug

Obje

ktv

era

ntw

ort

licher/

Anla

genbedie

ner

Fre

mdfirm

a

1

Hera

eus-M

itarb

eiter

(Kunde)

Automatische

Wareneingangs-

abrechnung

(Gutschrift)

Listanzeige aller

Bestellungen

pro

Fremdfirma

Fremdfirmenportal

Seite 23

Über oxando

Die oxando GmbH ist ein Soft-

ware- und Beratungshaus, das

sich auf die Bereiche Instand-

haltung; Service Management,

Mobile Business und IT Service

Management auf Basis von SAP-

Lösungen und -Technologien

spezialisiert hat mit

Erfahrung aus über 200

Projekten in mehr als 20

Jahren

Best Practices in Instand-

haltung und Service

Management

Ausgezeichnete Prozess-

und SAP-Expertise

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68163 Mannheim

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E-Mail: [email protected]

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