www.kds.de Folie 105. März 2008

Elektronisches

Rechnungseingangsbuchbei der

Stadt Göttingen- Nutzen, Chancen, Umsetzung -

Rüdiger Franz

Kommunale Datenverarbeitungszentrale Südniedersachsen

Elektronischer

Rechnungseingangbei der

Stadt Göttingen- Nutzen, Chancen, Umsetzung -… und seinen Prozessen!

www.kds.de Folie 205. März 2008

• Wer oder was ist KDS?

• Verwaltung (wie man sie kennt!)

• Vorteile der Digitalisierung

• Workflow „Elektronische Belegbearbeitung (Einkauf)“

• Erste Umsetzungsschritte

• Projektpartner

• Kosten und Nutzen

• Zusammenfassung

Inhalt

www.kds.de Folie 305. März 2008

Wer oder was ist KDS?

Kommunaler IT-Dienstleister aus (Süd-)Niedersachsen

Geschäftsgebiet

• 13 Gemeinden

• 9 Samtgemeinden

• 8 Verwaltungsgem.

• 14 Städte

• 5 Landkreise

• Stadt Göttingen

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KDS in Zahlen

• Rechtsform: BGB-Gesellschaft

• Geschäftssitz Göttingen

• Einwohner: 650.000

• Gründung: 01.07.1972

• Mitarbeiter: 60

• Umsatz: 8 Mio. €

• Server im RZ: 150 (logische und physische)

• Rechner im Netz: 4000

• Speicher RZ: 15 Terabyte

• Leitungsnetz: 900 km

• Töchter: KSN GmbHGovConnect GmbH

• Mitgliedschaften: Vitako – Bundesverband kommunaler IT-Dienstleister

• Kooperationspartner KOSYNUS GmbH

www.kds.de Folie 505. März 2008

Full-Service-Provider

• Lösungen: LOGA, newsystem, OK-FIS, OK-EWO, OK-Vorfahrt, open/prosoz, Citywerk CMS, OS.5|ECM

• IT-Beratung

• IT-Projekte (Doppik)

• IT-Betrieb

• Rechenzentrumsbetrieb mit Hochsicherheit und Hochverfügbarkeit

• Sicheres Verwaltungsnetz „kds.net“

• Bild-, Print- und Logistikdienstleistungen

• Planung, Installation und Administration lokaler Netzwerke

• Mail- und Internetprovider

• Schulungen, Seminare, Qualifizierung

weitere Verwaltungsdienstleistungen

• Datenschutzbeauftragter

• Buchhaltungsservice

• Personalservice

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• war es kaum möglich- offene Rechnungen festzustellen,

- strukturierte Auswertungen zu erstellen,

- Stand der Rechnungsbearbeitung vor der Sollstellung und Ist-Buchung in der Buchführung einzusehen

• lange Postlaufzeiten

• keine gesetzliche Verpflichtung zum Ausweis der Verbindlichkeiten

• Prinzipienstreit: de-/zentrale Geschäftsbuchhaltung

– 4 teilzentrale Dezernatsbuchhaltungen, die organisatorisch dem FB 20 zugeordnet sind

Verwaltung (wie man sie kennt!)

www.kds.de Folie 705. März 2008

Vorteile der Digitalisierung

• spart Aufwand bei der Ermittlung der Verbindlichkeiten für die kommunale Bilanz

• spart Zeit aufgrund kürzerer Verteil- bzw. Postwege

• spart Platz bei der Archivierung

• erhöht die Buchungsqualität(automatisierter Geschäftsprozess)

• aktueller Stand der Rechnungsbearbeitung ist jederzeit einsehbar (Protokollierung)

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Bisheriges (manuelles) Verfahren

Rechnungseingang an unterschiedlichenStellen in der Verwaltung

Prüfung durch jeweiligen Sachbearbeiter imFachbereich auf Richtigkeit

Feststellung der sachlichen und rechnerischenRichtigkeit

Weiterleitung an dezentrale Rechnungsstelleim Fachbereich (in der OE)

Erstellung einer Anordnung in newsystem

Anordnungsverfügung durch Berechtigten

Weiterleitung an Kasse und Buchung, anschließend manuelle Archivierung

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Elektronische Belegbearbeitung(Einkauf)

Kreditoren-rechnung

Früher Scan?

Scan undÜbergabe an den

elektronischenWorkflow

(OS5.ECM)

Zuordnung zumFachbereich im

zentralen Posteingang

Ja

Nein

Manuelles Verfahren

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Kontierung

E-Workflow zumFB

Vorkontierung inErfassungsmaske

E-Workflow zurBuchhaltung

Übernahme derVorkontierungsdaten perXML nach Newsystem

www.kds.de Folie 1105. März 2008

E-Signatur

E-Signatur?

Vervollständigungund Freigabe in

Newsystem

Ja

Freigabe mitSignaturgerät

durchFreigabe-

berechtigten

Direktarchivierungdes

Freigabejournalse

Nein

Druck Freigabejournal

www.kds.de Folie 1205. März 2008

Prüfung Freigabejournal

Nein

RPA?

E-Workflow zurKasse

E-WorkflowRPA

Ja

OK?

Ja

Prüfung desFreigabejournals

NeinE-Workflow zurBuchhaltung

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Zahlungsabwicklung

Buchung

Freigabe mitSignaturgerät

durch Buchungs-berechtigten

(in der Kasse)

Zahlbarmachung

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Rechnung nach Scan

•

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Posteingang im Fachbereich

www.kds.de Folie 1605. März 2008

Weiterleitung an Haushaltssachbearbeiter

www.kds.de Folie 1705. März 2008

Prüft Rechnungsdaten

www.kds.de Folie 1805. März 2008

Kontiert vor

www.kds.de Folie 1905. März 2008

Vorkontierte Rechnung an Dezernatsbuchhaltung

www.kds.de Folie 2005. März 2008

Buchhalter prüft vorkontierte Rechnung!

www.kds.de Folie 2105. März 2008

Datenübergabe an Infoma / Erstellung Freigabejournal.

www.kds.de Folie 2205. März 2008

• Einrichtung einer zentralen Rechnungseingangsstelle

• Einführung des elektr. Rechnungs-eingangsbuches zunächst nur in 3 Fachbereichen (Pilotanwender)

• Neuorganisation des Anordnungswesens, Begrenzung auf einige wenige Berechtigte im Fachbereich

• zur Steuerung des Posteingangs: spezielles Postfach durch Deutsche Post AG

Erste Umsetzungsschritte

www.kds.de Folie 2305. März 2008

• Anbindung der Außenstellen hinsichtlich des Rechnungseingangs (Schulen, Kindertagesstätten, aber auch komplette Fachdienste)

• Behandlung der Rechnungen bei hohem Änderungsbedarf (Kultur-/ Baurechnungen)

• Behandlung von umfangreichen Rechnungen (Baurechnungen)

• Einrichtung und Funktionalität der elektronischen Signatur für Anordnung und Feststellung

• Steuerung des Rechnungseingangs bei nur 3 Pilotanwendern (Übergangsphase)

Offene Fragen

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Projektpartner

www.kds.de Folie 2505. März 2008

Kosten und Nutzen

• finanzieller Aufwand für die Installation ist überschaubar

• Kosten für das weitere Softwaremodul und für den ersten Installations- und Schulungsaufwand liegen unter 20.000 €

• Einsparung von Personalkosten durch optimierte Geschäftsprozesse

• geringere Kosten für Speichermedien

– DIN A 4 - Papier 10,00 € / 1 MB

– 30 GB - Worm 0,002 € / 1 MB

www.kds.de Folie 2605. März 2008

Zusammenfassung

• Handlungszwang durch Doppik-Einführung in 2008

• Neuorganisation der Geschäftsabläufe, kürzere Postlauf-und Bearbeitungszeiten trotz Einführung der teilzentralen Dezernatsbuchhaltungen

• Überarbeitung des Anordnungswesens, Begrenzung des Kreises der Feststellungs- und Anordnungsberechtigten

• Komplette, umfassende Protokollierung der Bearbeitung der Rechnungen

• verkürzte Suchzeiten, verbesserte Auskunftsbereitschaft

• platzsparende, elektronische, rechtssichere Archivierung

• elektronische Rechnungsbearbeitung vom Posteingang bis zur Archivierung

• Teilbaustein des E-Government

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Kommunale Datenverarbeitungszentrale Südniedersachsen

Fachbereich Kundenservice

Doris Schwitters

Paulinerstr. 1437073 Göttingen

Tel. 0551 / 400-4150

Stadt Göttingen

Fachbereich Finanzen

Jörg Winter

Hiroshimaplatz 1-437073 Göttingen

Tel. 0551 / 400-0

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