ERFOLGSFAKTORENBEI VIRTUELLEN EVENTS

Virtuelle Events - auch als Online-Events bezeichnet - erfreuen sich einer wachsenden Beliebtheit in Unternehmen. Sie stellen eine kosten- und zeitsparende Alternative zu Präsenz-Veranstal-tungen wie Pressekonferenzen, Produktpräsentationen, Mitarbei-terinformationen oder auch Analysten-Calls dar.

So unterschiedlich die Anwenderfälle auch sind – die Schritte zu einem erfolgreichen Event sind immer die gleichen.

Dieses Whitepaper zeigt Ihnen, wie Sie Ihr nächstes Online-Event strukturiert und effizient planen, durchführen und nachbereiten.

Einleitung1

1 meet yoo | Whitepaper: Erfolgsfaktoren bei virtuellen Events

Das Hauptziel jedes virtuellen Events ist die Vermittlung von Informationen an einen bestimmten Teilnehmerkreis. Je nach Ausrichtung kommen weitere Ziele hinzu wie zum Beispiel das Generieren von Leads, das Vertiefen von Kundenbeziehungen oder die Stärkung einer Marke.

Wie bei einer Präsenz-Veranstaltung ist auch bei einem virtuellen Event die Planung das A und O. Wenn Sie im Vorfeld Ihrer Veranstaltung die wichtigsten Faktoren berücksichtigen, steht dem Erfolg Ihres Events nichts mehr im Weg.

Ziele vonvirtuellen Events

Die wichtigsten Punktebei der Event-PlanungBei jedem Event müssen Sie nicht nur planen, wann und wo bzw. wie der Termin stattfindet, sondern auch welche Art von Inhalten Sie präsentieren wollen: ob es Frage- oder Abstimmungsrunden geben soll, ob die Kommunikation nur in eine Richtung fließt oder ob ein aktiver Austausch zwischen Veranstalter und Teilnehmer stattfinden kann und soll.

Setzen Sie ein spannendes Thema auf die Agenda, sofern Sie inhaltliche Freiheiten haben. Berücksichtigen Sie dabei den vorhandenen Wissensstand der voraussichtlichen Teilnehmer. Suchen Sie sich einen erfahrenen Redner, der Ihre Inhalte spannend präsentiert. Bringen Sie Abwechslung in die Präsentationsform. Lockern Sie zahlenlastige Inhalte durch kurze Videoeinspieler auf, beteiligen Sie Ihr Publikum mit Abstimmungen oder Frage-/Antwortrunden an dem Event. Damit während des Events alles problemlos abläuft, sollten Sie im Vorfeld eine gut strukturierte Agenda ausarbeiten.

Bei komplexen Veranstaltungen, wo beispielsweise die Interaktion mit dem Publikum erwünscht ist, sollten Sie versuchen, einen Co-Präsentator in das Event einzubinden. Dieser wird zusammen mit Ihnen den Ablauf des Events proben und Sie bei der Live-Veranstaltung unterstützen, indem er zum Beispiel die Fragen der Teilnehmer per Chat sammelt und vor der Weitergabe und entsprechender Beantwortung sortiert.

Prüfen Sie im Vorfeld, ob die bestehende Technik zum Durchführen Ihres virtuellen Events alle Möglichkeiten für eine ansprechende und interaktive Präsentationsform bietet.

Informationen (anschaulich) vermittelt werden,

Teilnehmer eventuelle Fragen klären können und

das Event performant und ohne technische Probleme abläuft.

Ein Event ist erfolgreich, wenn

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Einfache & schnelle Teilnahmeauch mit dem Smartphone Die Teilnahme an einem virtuellen Event sollte ohne technische Hürden möglich sein. Im Idealfall muss ein Teilnehmer keine zusätzliche Software/Apps/Plugins auf seinen Rechner installieren, um die Inhalte online zu verfolgen.

Fast schon selbstverständlich sollte die Teilnahme per Smartphone oder Tablet sein – auch hier wieder unter der Prämisse, dass keine Apps installiert werden müssen.

Auswahl derpassenden Event-Lösung Für die Auswahl der optimalen technischen Plattform/Lösung für Ihr Event müssen Sie sich zunächst fragen, welches Ziel Sie sich für Ihr Event gesetzt haben (siehe Punkt 2) und welche tech-nischen Features Sie einsetzen können oder sollten, um Ihre Veranstaltung ansprechend und gewinnbringend zu gestalten.

Für einen schnellen Überblick haben wir für Sie die wichtigsten Beurteilungs- und Erfolgskriterien für eine geeignete Event-Platt-form zusammengefasst.

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4.1

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Je nach Ziel des Events sollten die Teilnehmer während des Events die Möglichkeit bekommen, ihre Meinung einzubringen oder Fragen zu stellen. Dafür eignen sich nützliche Interaktions-Tools wie Abstimmungen, Umfragen, Frage-und-Antwort-Runden und Chats.

Es müssen nicht bei jedem Event alle Interaktionsinstrumente eingesetzt werden – aber es zeigt sich, dass die Rückmeldung von Interessenten, Kunden, Partnern und Mitarbeitern wertvolle Einblicke liefern, die Sie beispielsweise für die Optimierung von Prozessen, zur Weiterentwicklung Ihrer Produkte oder schlichtweg für die Verbesserung Ihrer Kommunikation nutzen können.

Verschiedene Wegeder Interaktion

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Präsentationsmöglichkeitmultimedialer Inhalte Eine adäquate Plattform sollte die Präsentation verschiedener Me-dien erlauben, denn Informationen werden dann besonders gut vom Gegenüber aufgenommen, wenn diese anschaulich und auf unterschiedliche Art präsentiert werden. Achten Sie darauf, dass Ihre Event-Technik das Zeigen von Präsentationen, Bildern oder anderen statischen Inhalten ebenso unterstützt wie das Abspielen von Videos oder Audiodateien.

Wichtig ist auch, dass das Live-Videobild des Präsentierenden eingeblendet werden kann (sofern er oder sie das möchte). Wenigstens aber ein Foto des Sprechers sollte in der Weboberflä-che hochgeladen werden, um dem Publikum ein entsprechendes Bild zu vermitteln.

4.2

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Nachbereitung/ReportingUm den Erfolg Ihres Events zu bewerten, ist es hilfreich zu sehen, wie viele Teilnehmer es gab, wie lange die Teilnahme gedauert hat und wie viele Leute vorzeitig ausgestiegen sind. Interessant ist auch, welcher Prozentsatz der vorab Registrierten am Ende tatsächlich am Live-Event teilgenommen haben.

Diese Informationen erhalten Sie nur mit einem ausführlichen Reporting. Achten Sie also darauf, dass Ihnen ein entsprechen-des Reporting mit weiterverwertbaren Datensätzen zur Verfügung steht. Vor allem im Marketing, wo virtuelle Events auch gern als Inbound-Marketing-Tool genutzt werden, ist die Auswertung der Teilnehmerdaten entscheidend.

4.5

Bei Events, die Sie intern für Mitarbeiter des eigenen Unternehmens durchführen, ist es sicher nicht essenziell, dass die Weboberfläche des virtuellen Events in dem unverwechselbaren Erscheinungsbild Ihres Unternehmens gehalten ist.

Anders sieht das bei Veranstaltungen aus, bei denen der Großteil des Publikums aus externen Teilnehmern besteht. In diesem Fall sollten Sie daran interessiert sein, die gesamte Präsentation in Ihrem Corporate Design zu gestalten – inklusive Unternehmenslogo versteht sich. Das macht bei den Zuschauern nicht nur einen sehr professionellen Eindruck, Sie stärken gleichzeitig Ihre eigene Marke.

Achten Sie also darauf, dass Sie flexible Gestaltungsmöglichkeiten an die Hand bekommen, mit denen Sie die Oberfläche (und die Registrierungs- und Bestätigungsmails) Ihres Online-Events an Ihr Unternehmensdesign anpassen können.

Flexible Design- undBranding-Optionen

4.4

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Wenn Sie nach der Überprüfung der oben genannten Punkte noch immer eine ganze handvoll Plattformen für die Umsetzung Ihres virtuellen Events zur Auswahl haben, sollten Sie versuchen einen Demo-Termin zu vereinbaren, um sich von der für Sie passenden Handhabung zu überzeugen.

Dabei geht es einmal um die Handhabung der Technik vor dem Event, also wenn es um das Anlegen des Events mit all seinen Info-materialien, Präsentationen, Videos und anderer Dokumente geht. Dazu kommen das gesamte Einladungsmanagement, der Versand der Registrierungsbestätigungen und das Handling der Teilnehmer.

Auch während es Events muss es einfach bleiben: Die Nutzung der Weboberfläche muss intuitiv bedienbar sein, damit man auch in einer angespannten Situation schnell die richtigen Klicks durch-führt. Die Multimedia-Inhalte müssen schnell auffindbar und schnell geladen werden, um sie den Teilnehmer rechtzeitig zum gespro-chenen Wort zu zeigen.

Auch wenn ein System noch so einfach scheint – Sie werden eventuell an der einen oder anderen Stelle Hilfe benötigen. Dann empfiehlt es sich, eine Lösung zu nehmen, bei der Sie im Notfall Unterstützung durch den Kundenservice erhalten. Bestehen Sie dabei auf einen festen Ansprechpartner, der Sie und Ihr Unterneh-men kennt und der mit dem Ablauf und den Anforderungen an Ihre Events vertraut ist.

Einfache Handhabung,Service & Support

4.6

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Das beste Event bringt nichts, wenn niemand etwas davon erfährt. Informieren Sie im Vorfeld Ihrer Veranstaltung die potenti-ellen Teilnehmer rechtzeitig, damit sich eine große Menge Interes-senten für Ihr Event registriert.

Bei internen Unternehmenspräsentationen reicht im Zweifels-fall eine E-Mail an die gesamten Mitarbeiter, um alle potenziellen Teilnehmer zu erreichen. Bei einem externen Event sollten Sie zusätzliche Werbekanäle nutzen, um Ihre Veranstaltung bekannt zu machen.

Starten Sie die Promotion mindestens 14 Tage vor dem Live-Event auf Kommunikationswegen wie:

Ihre eigene Webseite

Partnerwebseiten

Fachportale, Blogs, Online-Foren

Banner-Werbung und eventuell Suchmaschinenwerbung wie AdWords oder Bing Ads

Newsletter & Stand-Alone-Mailings

Allen sinnvollen Social-Media-Kanälen wie beispielsweise Facebook, Twitter, Instagram sowie die Business Netz- werke LinkedIn und Xing

Pressemitteilungen

Vorbereitung Ihres Events 5

Nachbereitung Ihres Events6

Mit Ihrem virtuellen Event haben Sie hoffentlich ein großes Publi-kum erreicht und Ihre Zuhörer begeistert. Jetzt gilt es, Feedback zu sammeln und daraus die richtigen Erkenntnisse zu ziehen.

Versenden Sie nach dem Event eine E-Mail an die Teilnehmer, um sich für das Interesse und die Zeit zu bedanken.

Zeigen Sie die Kontaktmöglichkeiten für eventuelle Fragen auf und weisen Sie ggf. auf die On-Demand-Version bzw. der Auf-nahme Ihres Events hin.

Werten Sie die Ergebnisse aus: Welche Teilnehmer gab es bei dem Event, auf welche Interessensschwerpunkte könnte man schließen? Welche Fragen wurden gestellt, welche Rückschlüs-se kann man daraus ziehen? Bei Events mit externen Teilneh-mern sollten Sie prüfen, welche Kontakte Potential für den Ver-trieb haben oder welche Anknüpfungspunkte es für die weitere Kontaktpflege gibt.

Schreiben Sie auch die registrierten Teilnehmer an, die am Ende nicht bei der Live-Veranstaltung waren. Senden Sie diesen Inte-ressenten einen Link zur On-Demand-Version/Mitschnitt Ihres Events und bieten Sie auch hier weitere Kontaktmöglichkeiten an.

Schicken Sie am Tag des Events immer eine Erinnerungs-E-Mail an alle bereits registrierten Teilnehmer, damit auch möglichst viele am Termin teilnehmen.

Noch ein Tipp:

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ZusammenfassungVirtuelle Events sind eine moderne und kostengünstige Alternative zu Präsenzveranstaltungen und erfreuen sich einer wachsenden Beliebtheit. Doch bei vielen Veranstaltungen bleiben die Ergebnisse hinter den Erwartungen zurück – sowie für den Veranstalter als auch auf Teilnehmerseite.

Um ein virtuelles Event erfolgreich zu machen sollten daher vor, während und auch nach der Veranstaltung die wichtigsten Erfolgsfaktoren beachtet werden:

Definieren Sie das Ziel Ihres Events und konzentrieren Sie sich während der gesamten Planung und Umsetzung auf die Erreichung Ihres Ziels.

Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Planung und attraktive Gestaltung des Inhaltes für Ihr Event.

Achten Sie bei der Auswahl der Konferenzlösung auf eine einfache Handhabung für Teilnehmer und Veranstalter, Präsentationsmöglichkeiten multimedialer Inhalte, flexible Design- und Branding-Optionen sowie professionellen Service und Support.

Machen Sie Werbung für Ihre Veranstaltung und nutzen Sie alle verfügbaren Kommunikationskanäle.

Schicken Sie Erinnerungsmails an die Teilnehmer, bevor Ihr Event startet.

Nehmen Sie nach dem Event Kontakt zu den Teilnehmer auf und bieten Sie weitere Informations- und Kontaktmöglichkeiten an.

Kommunizieren Sie die Verfügbarkeit der On-Demand-Version Ihres Events und generieren Sie damit weitere Kontakte für Ihr Unternehmen.

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Die professionelle technische Umsetzung ist ein zentraler Aspekt bei der Durchführung Ihrer Online-Veranstaltung. Insbesondere die Audioqualität ist zusammen mit dem reibungslosen Zusammenspiel zwischen Bild-, Ton- und ggf. Videosignalen ein entscheidendes Kriterium. Vertrauen Sie daher auf meetyoo, denn seit über 15 Jah-ren steht meetyoo für Qualität und Sicherheit bei der Durchführung von Telefonkonferenzen, Webkonferenzen und Event-Lösungen.

Haben Sie Fragen zu Online-Events oder planen Sie bereits Ihre nächste Veranstaltung? Wir stehen Ihnen gern mit Rat und Tat zur Seite.

Erfahren Sie mehr unter www.meetyoo.de oder nehmen Sie direkt Kontakt zu uns auf.

Die Event-Lösungen von meetyooDie meetyoo conferencing GmbH mit Sitz in Berlin ist professi-oneller Anbieter für die Bereitstellung von Telefonkonferenzen und virtuellen Events. Ob drei oder mehrere Tausend Teilneh-mer, ob sofort oder planungsintensiv – über 3.000 Kunden aller Größenordnungen und Branchen setzen bei ihrer standortunabhän-gigen Zusammenarbeit auf die Lösungen von meetyoo. Dabei ist das Unternehmen als einziger deutscher Konferenzanbieter nach DIN ISO 9001:2008 und ISO/IEC 27001:2013 TÜV-zertifiziert für Informationssicherheit und Qualitätsmanagement.

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