Excel/CSV: Datenuebernahme FIBU - Agenda Kunden · Autor: GF / 11.04.2019 © 2019 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG Excel/CSV: Datenübernahme FIBU Inhaltsverzeichnis Bereich:

© 2019 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KGAutor: GF / 11.04.2019

Excel/CSV: Datenübernahme FIBU

Inhaltsverzeichnis

Bereich: FIBU - Info für Anwender Nr. 1154

21. Ziel

22. Voraussetzungen

33. Vorgehensweisen

33.1. Sachkonten einlesen

53.2. Personenkonten einlesen

73.3. Buchungen einlesen

104. Details

104.1. Spaltenzuordnung vornehmen

124.2. Fehlerprotokoll bearbeiten

154.3. Protokollierung

154.4. Link/Pfad eines digitalen Belegs zur Buchung importieren

165. Wichtige Informationen

Autor: GF / 11.04.2019 © 2019 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG

Seite 2Info für Anwender Nr. 1154

Ziel1.

Dieses Info beschreibt die Übernahme von Dateien im CSV-Format:

§ Sachkonten

§ Personenkonten

§ Buchungen

HinweisBuchungen können zusätzlich im Excel-Format (.xls bzw. .xlsx) übernommen werden.

Voraussetzungen2.

Anforderung an die Importdatei

Die Importdatei muss folgende Voraussetzungen erfüllen:

1. Alle Daten müssen sich auf dem ersten Tabellenblatt der Excel-Datei befinden.

2. Alle Daten müssen sich in der richtigen Spalte befinden (z. B. der Umsatz in der Spalte»Umsatz«).

3. Alle Spaltenüberschriften müssen vorhanden sein.

4. Wenn es Leerzeilen am Tabellenanfang gibt, merken Sie sich die Anzahl der Leerzeilen, diebeim Einlesen ignoriert werden müssen.

HinweisDiese Anforderungen erfüllen Sie, wenn Sie eine sogenannte Importvorlage verwenden:§ Sachkonten: Vorlage selbst erstellen

§ Personenkonten: Vorlage selbst erstellen

§ Buchungen: Vorlage von Agenda verwenden

Reihenfolge des Imports

Wir empfehlen, die Dateien wie folgt einzulesen:

1. Sachkonten

2. Personenkonten

3. Buchungen

HinweisUnser kostenpflichtiges Consulting bietet Ihnen Unterstützung beim Importieren von Daten.Richten Sie eine unverbindliche Anfrage an:Telefon: 08031 2561-433E-Mail: [email protected]

mailto:[email protected]



Vorgehensweisen3.

Sachkonten einlesen3.1.

Importvorlage erstellen

Zum Einlesen der Sachkonten müssen die Daten in der richtigen Spaltenreihenfolge und mit denrichtigen Spaltenüberschriften vorliegen.

Erstellen Sie eine Importvorlage, wenn ein Bearbeiten der erhaltenen Importdatei notwendig ist:

1. »Bestand | Mandanten-Auswahl«.

2. Mandant und Wirtschaftsjahr öffnen.

3. »Transfer | Daten auslesen | Auslesen Sachkonten«.

4. Option <ASCII-Format> wählen.

5. Dateinamen und Speicherort festlegen.

6. <Starten>.

Beispiel Importvorlage

Importvorlage bearbeiten

1. Importvorlage und Importdatei öffnen.

2. Daten aus der Importdatei in die Importvorlage einfügen.Dabei auf die richtige Zuordnung der Spalten achten.

3. Datei speichern.



Sachkonten einlesen



3. »Transfer | Daten einlesen | Einlesen Sachkonten«.

4. Importdatei über auswählen.

5. Optionen einstellen.

§ Nur neue Konten anlegenAus der Importdatei werden alle Sachkonten hinzugefügt, die nicht in Agenda FIBU vorhandensind. Es werden keine Konten überschrieben.

§ Vorhandene Konten überschreibenAlle, außer den individuell geänderten Konten werden mit Bezeichnung und Funktionenüberschrieben.

§ Auch individuelle Konten überschreibenAlle, auch die individuellen geänderten Konten werden mit Bezeichnung und Funktionenüberschrieben (Kennzeichen »Individuell«).

§ Vorhandene Kontenbeschriftungen überschreibenAlle Kontenbezeichnungen, nicht aber die standardmäßigen Kontenfunktionen werdenüberschrieben.

§ Aktivkennzeichen setzenWenn die Option gesetzt ist, wird das Konto im Aktivfilter berücksichtigt.

§ Individualkennzeichen setzenWenn die Option gesetzt ist, werden die individuell vorgenommen Änderungen am Konto nichtdurch die Aktualisierung der Stammdaten überschrieben.

6. <Starten>.



Personenkonten einlesen3.2.

HinweisWenn Sie Agenda FIBU ohne Zahlungsverkehr und Mahnwesen nutzen, importieren Sie nur dieKontennummern und Kontenbezeichnungen.

Importvorlage erstellen

Zum Einlesen der Personenkonten müssen die Daten in der richtigen Spaltenreihenfolge und mit denrichtigen Spaltenüberschriften vorliegen.

Erstellen Sie eine Importvorlage, wenn ein Bearbeiten der Importdatei notwendig ist:



3. Erfassen Sie ein Personenkonto als Muster(z. B. Nr. 10000 – Mustermann): »Stammdaten | Buchungserfassung | Debitoren«.

4. »Transfer | Daten auslesen | Auslesen Personenkonten«.

5. Option <ASCII-Format> wählen.

6. Dateinamen und Speicherort festlegen.

7. <Starten>.


HinweiseDas Bild zeigt nur einen Ausschnitt. Es werden weitere Spalten exportiert.Importvorlage für Debitoren: Die Angabe in der Spalte »Suchcode« ist zwingend miteinzulesen.



Importvorlage bearbeiten

1. Importvorlage und Importdatei öffnen.

2. Daten aus der Importdatei in die Importvorlage einfügen.Dabei auf die richtige Zuordnung der Spalten achten.

3. Datei speichern.

Personenkonten einlesen



3. »Transfer | Daten einlesen | Einlesen Personenkonten«.


5. Optionen einstellen:

HinweisOptionen öffnen mit Klick auf das Symbol.

§ Nur neue Konten anlegenAus der Importdatei werden alle Personenkonten hinzugefügt, die nicht in Agenda FIBUvorhanden sind. Es werden keine in Agenda bestehenden Personenkonten überschrieben.

§ Vorhandene Konten überschreibenAlle in Agenda bestehenden Personenkonten werden mit den Konten aus der Importdateiüberschrieben.

§ Bestehende Konten löschenAlle bestehenden Personenkonten werden gelöscht. Anschließend wird der komplette Bestandaus der Datei neu eingelesen.

§ Aktivkennzeichen setzenWenn die Option gesetzt ist, wird das Konto im Aktivfilter berücksichtigt.



Buchungen einlesen3.3.

Nr. 1103 Import von Daten im Rechnungswesen

Importvorlage öffnen und bearbeiten

1. »[LW:]\Agenda\WINFIBU\PROG\Importbuchung.xls«: Importvorlage mit <Strg+C> kopierenund an einem anderen Speicherort mit <Strg+V> einfügen.

HinweisDen Dateinamen »Importbuchung« nicht ändern.

Die Musterdatei ist so aufgebaut, dass beim Einlesen keine Spaltenzuordnung mehr erfolgenmuss. Wird die Datei »Importbuchung« (Importvorlage von Agenda für Buchungen) eingelesen,ist es nicht notwendig, die Spalten mit Definitionsdatei zuzuordnen bzw. werden die Daten soforteingelesen. Eine manuelle Zuordnung entfällt.

TippDie Spaltenreihenfolgen sowie Spaltenüberschriften nicht ändern.


2. Importdatei öffnen und Daten spaltenweise in die Importvorlage kopieren.

HinweiseDie rot gekennzeichneten Spalten müssen unbedingt mit Daten gefüllt werden.Wenn Sie mit der Maus auf die Spaltenüberschrift zeigen, erhalten Sie einen Hinweistext mitweiteren Informationen.

3. Speichern.



Buchungen einlesen



3. »Transfer | Daten einlesen | Einlesen Buchungen (Freies Format)«.


HinweisWird die Importvorlage von Agenda verwendet, öffnet sich die Definitionsdatei nicht, da bereitsalle Spalten korrekt zugeordnet sind. Voraussetzung dafür ist der Dateiname»Importbuchung«.

5. Optionen öffnen (Klick auf Symbol):

<Windows-Umlaute> und <Definitionsdatei aufrufen>.

HinweisWird eine von der Agenda-Importvorlage abweichende Datei verwendet, ist eine Zuordnungder Spalten über die Definitionsdatei notwendig.

6. Abrechnungsnummer und Buchungskreis wählen.Wenn Sie keinen Buchungskreis wählen, ordnet die Anwendung den Buchungskreis automatischanhand der Kontenfunktionen zu.

7. <Starten>.



8. Spaltenzuordnung vornehmen (Definitionsdatei) und .

HinweisWenn die zu importierende Datei »Importbuchung.xls« lautet, öffnet sich die Definitionsdateinicht. Die Spaltenzuordnung kann nicht geändert werden.

9. <Starten>.

10.Wenn beim Einlesen Fehler auftreten, erscheint die Abfrage »Möchten Sie die Buchungen trotzFehler einlesen?«

Wenn Sie mit <Ja> bestätigen, werden alle Buchungen eingelesen. Die fehlerhaften Buchungenwerden in der Buchungserfassung lila markiert und müssen nachträglich korrigiert werden.

AchtungWenn Sie den Einlesevorgang wiederholen, werden die Buchungen ein weiteres Mal hinzugefügt.Die ursprünglichen Buchungen werden nicht überschrieben.

TippWird bei Import von Buchungen in Excel/CSV-Format die Meldung »Es wurden keine Buchungeneingelesen!« angezeigt, empfehlen wir folgendes Vorgehen:

Datei im CSV-Format speichern und erneut einlesen

1. Datei öffnen und Register »Datei« wählen.

2. Speichern unter: Ordner und als Dateityp »CSV (Trennzeichen-getrennt)(*.csv)« wählen.

3. <Speichern>.

4. »Transfer | Daten einlesen | Einlesen Buchungen (Freies Format)«



Details4.

Spaltenzuordnung vornehmen4.1.

Definitionsdatei

Wenn die Spaltenzuordnung nicht korrekt ist, öffnet die Anwendung beim Einlesen folgendes Fenster:

Feld Beschreibung

<Mit Kopfzeile> Datentabelle enthält Spaltenüberschriften (Kopfzeile).

Zeilen überlesen Anzahl der Zeilen erfassen, die zu Beginn der Datentabelleignoriert werden sollen.

HinweisAuch Leerzeilen sind anzugeben!



Spaltenbezeichnung derImportdatei

Hier werden die Spaltenüberschriften (Kopfzeilen) der Importdateiangezeigt.

Zuordnen als Über die Auswahlfelder erfolgt die Zuordnung zwischen denSpalten der Importdatei und den Datenfeldern in Agenda FIBU(orientieren Sie sich an der Buchungserfassungszeile).

Inhalt der Importdatei Vorschau auf den Inhalt der zugeordneten Datenfelder. Mit und

können Sie durch die Datenzeilen (Spalten/Felder) blättern.

Speichern Mit Klick auf Einstellungen speichern.

Fenster schließen Mit Klick auf schließen Sie das Fenster und starten denEinlesevorgang.



Fehlerprotokoll bearbeiten4.2.

Fehlerhafte Buchungen werden nach dem Import in einem Protokoll aufgeführt. Das Protokoll zeigt diebetroffenen Buchungen mit Abrechnungsnummern, Buchungskreisen und laufenden Nummern.

Zusätzlich erhalten Sie einen Hinweis auf die Fehlerart wie z. B. »Fehler 201: Das Konto ist nichtangelegt«. Die fehlerhaften Buchungen sind in der Buchungserfassung mit der Farbe Lilagekennzeichnet.

Nr. 1264 Fehlermeldungen nach Import von Buchungen bearbeiten

HinweisAlle fehlerhaften Buchungen sind in der Buchungserfassung zu korrigieren.

Fehlerprotokoll erneut erzeugen/Fehlerbehebung prüfen

Führen Sie eine Periodenverarbeitung mit Prüflauf durch.

1. »Bearbeitung | Periodenverarbeitung«.

2. <Verarbeitung mit Prüflauf>.

3. <Alle Perioden neu berechnen> oder <F7>.

Lila Markierung entfernen

Es gibt Fälle, in denen korrigierte Buchungen lila gekennzeichnet bleiben.

Markierung entfernen

Die Markierungen verschwinden, wenn§ die Buchung in der Buchungserfassung durchbestätigt wird,

§ die Farbe manuell auf Weiß geändert wird (über den Menüpunkt »Bearbeiten«)

Alle Markierungen in einem Schritt entfernen

1. »Bearbeitung | Auskunft | Buchungen suchen«.

2. Register »Zusatzfelder« anklicken.

3. Im Feld »Farbe« den Eintrag »Lila« wählen und <Suchen>.

4. Alle Buchungen über die Tastenkombination <Strg+A> markieren.

5. »Bearbeiten«: Farbe Weiß wählen.



Fehler 231: Das Feld Gegenkonto ist zu lang: XXX !

Lösung 1

Definitionsdatei ist falsch definiert:1. Definitionsdatei aufrufen. Siehe »Spaltenzuordnung vornehmen«.

2. Ändern: Wenn in der Spalte »Gegenkonto« der Steuerschlüssel und das Gegenkontoaufgeführt ist (siehe Bild), muss die Spalte dem Feld »BUGkto« zugeordnet werden.

Lösung 2

Ändern Sie die Importdatei ab:1. Eine zusätzliche Spalte für den Steuerschlüssel anlegen.

2. Die Steuerschlüssel in die neue Spalte einfügen (kopieren) unddie Steuerschlüssel aus der bisherigen Spalte löschen.

3. In der Definitionsdatei Gegenkonto und Steuerschlüssel einzeln zuordnen.



Fehler 203: Das Konto XXX ist gesperrt!

Es wurde ein reserviertes Sachkonto angesprochen. Das Konto ist aus internen Gründen gesperrtund kann nicht bebucht werden.

Kontensperre vorübergehend löschen

1. »Stammdaten | Buchungserfassung | Sachkonten-Erfassung«: Konto mit Doppelklick öffnen.

2. Register »Funktionen«: Funktion »Kontensperre« löschen.

3. Hauptfunktion vorübergehend auf <ohne Hauptfunktion> setzen und <Speichern>.

4. Periodenverarbeitung mit Prüflauf durchführen: »FIBU | Bearbeitung | Periodenverarbeitung«.

5. Alle Buchungen korrigieren, die reservierte Konten betreffen.

6. Kontensperre und bisherige Hauptfunktion bei den reservierten Konten wiederherstellen.

HinweisDie reservierten Konten sind aus internen Gründen gesperrt. Setzen Sie daher die Kontenunbedingt wieder auf »Kontensperre«.

Fehler 201: Das Gkto ist nicht angelegt: 8400!

Die Fehlermeldung erscheint, obwohl es sich um ein Standardkonto handelt. Dieser Fehler tritt auf,wenn in der Excel/CSV-Datei das Datum fehlt.

Ergänzen Sie das Datum und lesen Sie die Datei erneut ein.




Protokollierung4.3.

»Auswertungen | GoBD-Protokolle | Import«

Jeder Import wird in einem Protokoll gespeichert:

§ Buchungen

§ Sachkonten

§ Personenkonten

§ Kostenstellen

§ Kost-Buchungen

§ Kontoauszüge/Bank Online

§ Kassenbuch Online

Weitere Informationen: Nr. 1250 GoBD in Agenda FIBU

Link/Pfad eines digitalen Belegs zur Buchung importieren4.4.

»Transfer | Daten einlesen | Einlesen Buchungen (Freies Format)«

Beim Import von Buchungen im CSV-Format kann der Dateipfad oder Weblink zu einem digitalenBeleg angegeben werden. Nach Import eines Dateipfades oder Weblinks wird in derBuchungserfassung in der Spalte »Digitaler Beleg« das Symbol angezeigt. Mit Klick auf das Symbolwird der Pfad/Link mit dem Windows-Standard-Programm geöffnet.

Voraussetzung

Der Dateipfad oder Weblink muss pro Buchung in der Importdatei angegeben sein. Setzen Sie sichdiesbezüglich ggf. mit dem Hersteller des Systems in Verbindung, aus dem die Importdatei mit denBuchungssätzen erstellt wird.

Position Spalte Überschrift Inhalt Beispiel

Nicht relevant DIGITALERBELEG ART

98 = Dateipfad99 = Weblink

9899

Nicht relevant DIGITALERBELEG

DateipfadWeblink

C:\Belege\18_07_10.pdfhttps://www.mustercloud.de/18_07_10.pdf

Beispiel



Vorlagendatei erstellen (CSV-Format) und einlesen

1. Buchungen auslesen: »Transfer | Daten auslesen | Auslesen Buchungen«

2. Optionen öffnen: ASCII-Format anhaken.

3. Dateiname sowie Speicherort wählen und <Starten>.

4. Importdaten in die Vorlagendatei kopieren.

5. Neue Datei einlesen: »Transfer | Daten einlesen | Einlesen Buchungen (Freies Format)«

HinweisOption »Definitionsdatei aufrufen» nicht aktivieren.

Wichtige Informationen5.

Nr. 1103 Import von Daten im Rechnungswesen

Nr. 1195 DATEV pro: Datenübernahme FIBU


Hinweis zu Aufbewahrung und Datenzugriff bei Systemwechsel (GoBD)

Beachten Sie die Randziffern 142 – 144 im Kapitel 9.4 »Auslagerung vonDaten aus dem Produktivsystem und Systemwechsel«.

Nr. 1269 GoBD - BMF-Schreiben vom 14.11.2014, IV A 4 - S 0316/13/10003.

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