FIBU Basis II Effizient buchen in Agenda FIBU...Im Online-Seminar »FIBU Basis II – Effizient buchen in Agenda FIBU« lernen Sie, wie Sie möglichst effi-zient mit der Anwendung

© 2018 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KGAutor: Jennifer Niedung / 23.03.2018

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FIBU Basis II Effizient buchen in Agenda FIBU

Inhaltsverzeichnis

Bereich: FIBU - Online-Seminar Nr. 707043

41. Ziel

52. Buchungserfassung

52.1. Erfassungszeile

2.1.1. Erfassungszeile pro Buchungskreis 5

2.1.2. Erfassungszeile bearbeiten 5

2.1.3. Felder der Erfassungszeile 6

102.2. Einstellungen und Optionen der Erfassungszeile

2.2.1. Start der Erfassungsvorbelegung 10

2.2.2. Register »Buchungskreis« 10

2.2.3. Register »Erfassungsvorbelegung« 11

2.2.4. Register »Berechtigungen« 11

122.3. Buchungstexte

2.3.1. Buchungstext mit Listenfeld 12

2.3.2. Buchungstext mit 80 Zeilen 13

142.4. Anfangsbestand und laufender Bestand

2.4.1. Anfangsbestand im ersten Buchungszeitraum 14

2.4.2. Manueller Anfangsbestand 15

163. Funktionen in der Buchungserfassung

163.1. Buchungen bearbeiten und löschen

173.2. Buchungen in festgeschriebener Abrechnungsnummer erfassen, korrigieren und

löschen

183.3. Buchungen kopieren, ausschneiden und einfügen

193.4. Buchungen suchen

© 2018 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KGAutor: Jennifer Niedung / 23.03.2018

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203.5. Buchungen farbig markieren

213.6. Buchungen reorganisieren

223.7. Tastenkürzel

234. FIBU-Mandantendaten

244.1. Sachkonten

4.1.1. Sachkonten-Auswahl 24

4.1.2. Sachkonten bearbeiten 25

4.1.3. Neuanlage eines Sachkontos 26

4.1.4. Wichtige Spalten in der Sachkonten-Auswahl 28

294.2. Steuerschlüssel

4.2.1. Standard-Steuerschlüssel 29

4.2.2. Besondere Steuerschlüssel 30

4.2.3. Verwendung in der Buchungserfassung 31

4.2.4. Buchung auf Automatikkonto 32

334.3. Buchungskreise

4.3.1. Buchungskreis wählen 33

4.3.2. Buchungskreis bearbeiten 34

4.3.3. Neuanlage eines Buchungskreises 35

364.4. Personenkonten

4.4.1. Voraussetzungen 36

4.4.2. Personenkonten anlegen 37

384.5. Stammdaten aktualisieren

4.5.1. Einzelne Aktualisierung (mandantenbezogen) 38

4.5.2. Zentrale Aktualisierung der Stammdaten (mandantenübergreifend) 40

415. Schlusswort

Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KGOberaustraße 1483026 Rosenheim

Postfach 20 02 4583028 Rosenheim

Telefon:Fax:E-Mail:Internet:

Komplementärin:

Handelsregistereintrag:vertreten durch Geschäftsführer:

Chefredakteur:Redakteur:

08031 2561 008031 2561 [email protected]

Agenda Informationssysteme Verwaltungs GmbH

Amtsgericht Traunstein, Handelsregister B 20318Dipl. Betriebswirt (FH) Manfred Kappel

Anja SteinJennifer Niedung

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Autor: Jennifer Niedung / 23.03.2018 © 2018 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG

Seite 4Online-Seminar Nr. 707043

Ziel1

Im Online-Seminar »FIBU Basis II – Effizient buchen in Agenda FIBU« lernen Sie, wie Sie möglichst effi-zient mit der Anwendung Agenda Finanzbuchführung (FIBU) arbeiten.

Das Seminar vertieft folgende Themen:

§ Buchungserfassung

§ Funktionen in der Buchungserfassung

§ FIBU-Mandantendaten

Diese Unterlage fasst alle Informationen und Beispiele zum Nachlesen zusammen.

Wir wünschen Ihnen viel Spaß!Ihr Agenda-Team



Buchungserfassung2

Das Online-Seminar »FIBU Basis I – Stammdaten und Buchungserfassung« beschreibt Grundlegendeszur Bearbeitung eines Mandanten. Dieses Seminar führt Sie an das Arbeiten mit Agenda Finanzbuch-führung heran.

Erfassungszeile2.1

Erfassungszeile pro Buchungskreis2.1.1

Erfassungszeile

Die dargestellten Felder in der Erfassungszeile und ihr Verhalten richtet sich nach dem ausgewähltenBuchungskreis.

Beispiel: Buchungskreis 1 – Freie Erfassung

Die Erfassungszeile im Buchungskreis »Freie Erfassung« zeigt alle Erfassungsfelder.

Beispiel: Buchungskreis: 30 – Kasse

In der Erfassungszeile des Buchungskreises »Kasse« sind alle Felder, die in der Kasse nicht benötigtwerden, automatisch ausgeblendet (z. B. die Felder »Beleg2« und »Skonto«). Somit verringert sich dieAnzahl der zu treffenden Angaben und der Buchungssatz ist schneller erfasst.

Im Buchungskreis »Kasse« ist außerdem die Option <Minuskontrolle> aktiviert. Sie kann mit weiterenOptionen kombiniert werden (z. B. der Option <Beleg1 hochzählen>). Weitere Informationen finden Sieim Abschnitt Einstellungen und Optionen der Erfassungszeile.

Erfassungszeile bearbeiten2.1.2

Passen Sie bei Bedarf die Erfassungszeile weiter an. Weitere Details finden Sie im Abschnitt Einstellun-gen und Optionen der Erfassungszeile.

https://agenda-kunden.de/seminare.htm#10



Felder der Erfassungszeile2.1.3

Umsatz Brutto Euro2.1.3.1

Erfassung im Bruttoprinzip

Sie erfassen immer Bruttobeträge. Die Soll- oder Habensteuerung erzeugen Sie durch die Vorzeichen +und - im Feld »Umsatz«. Das Vorzeichen bezieht sich immer auf das im Feld »Konto« stehende Sach-oder Personenkonto.

Sollbuchung

Beispiel: Verkauf in Höhe von 500 Euro (brutto).

Vorgehensweise

1. Bruttobetrag erfassen.

2. Eingabe mit der Eingabetaste bestätigen.

Es entsteht das Vorzeichen + sowie das Kennzeichen für eine Sollbuchung.

Habenbuchung

Beispiel: Wareneinkauf in Höhe von 250 Euro (brutto) über die Bank.

Vorgehensweise

1. Bruttobetrag erfassen.

2. Eingabe mit der Taste <+> bestätigen.

Es entsteht das Vorzeichen - sowie das Kennzeichen für eine Habenbuchung.



HinweisDie Erfassungsoptionen für das Feld »Umsatz« werden im Agenda Arbeitsplatz gesteuert.

Zahlenfelder mit Komma erfassen

Vorgehensweise

1. »Arbeitsplatz | Optionen | Einstellungen Bearbeiter«.

2. Register »Erfassung« öffnen.

3. Option <Zahlenfelder mit Komma erfassen> aktivieren.

Sollbuchung mit <+> und Habenbuchung mit <-> erfassen

Vorgehensweise

1. »Arbeitsplatz | Optionen | Einstellungen Bearbeiter«.

2. Register »Allgemein« öffnen.

3. Option <MF102-Tastatur (FIBU-Buchungserfassung: Haben-Buchung mit <+> des Ziffernblocks)>deaktivieren.

BU Gkto2.1.3.2

Erfassen Sie im Feld »BU Gkto« den Steuerschlüssel und das Gegenkonto mit einer Füllnull.

Beispiel: Steuerschlüssel: 9 »Vorsteuer 19 %«Gegenkonto: 4920 »Telefon«

HinweisErfassen Sie bei Personenkonten keine Füllnull.

Kontenauswahl öffnen

Über gelangen Sie in die Kontenauswahl.

Einen gezielten direkten Zugriff erhalten Sie über die Tasten:

<s> = Sachkonten-Auswahl

<d> = Debitoren-Auswahl

<k> = Kreditoren-Auswahl

<u> = Steuerschlüssel-Auswahl

Erfassungsbeispiele für das Feld »BU Gkto« finden Sie im Abschnitt Steuerschlüssel.



Beleg1 und Beleg22.1.3.3

In den Belegfeldern sind bis zu 12 alphanumerische Zeichen möglich.

TippDie Feldlänge der Belegfelder hinterlegen Sie in den Mandanten-Programmdaten:

»Stammdaten | Mandanten-Programmdaten | Register: Allgemein«.

AchtungNutzen Sie die Offene-Posten-Buchführung, müssen Sie die Rechnungs- bzw. Belegnummer im Feld»Beleg1« erfassen. Dies betrifft sowohl die Buchung der Rechnung als auch die der Zahlung.

Datum2.1.3.4

Die Monatsangabe wird automatisch auf Grundlage der ausgewählten Abrechnungsnummer vervoll-ständigt.

Beispiel: Sie befinden sich in der Abrechnungsnummer 1 »Januar«, erfassen für den Tag eine 8 undbestätigen dies mit der Eingabetaste.

Entsprechend der Abrechnungsnummer 1 »Januar« wird automatisch die Tagesangabe umeine 0 und die Monatsangabe mit 01 ergänzt:

.

Konto2.1.3.5

Das Feld »Konto« wird in den Finanzbuchungskreisen (Kasse, Bank) mit dem entsprechenden Kontovorbelegt und kann nicht verändert werden. In allen anderen Buchungskreisen steht es Ihnen frei zurVerfügung.

Kontenauswahl öffnen

Über gelangen Sie in die Kontenauswahl.

TippDrücken Sie in den Feldern »BU Gkto« oder »Konto« eine der nachfolgenden Tasten, gelangen Siedirekt in das jeweilige Auswahlfenster:

<s> = Sachkonten-Auswahl

<d> = Debitoren-Auswahl

<k> = Kreditoren-Auswahl



Kost1 und Kost22.1.3.6

Die Felder »Kost1« und »Kost2« benötigen Sie nur für die Kostenrechnung.

HinweisWeitere Information erhalten Sie in den Online-Seminaren Kostenrechnung I (Einrichten und Bu-chen) und Kostenrechnung II (Auswertungen) sowie im Hilfesystem.

TippWie Sie diese Felder ausblenden, finden Sie im Abschnitt Einstellungen und Optionen der Erfas-sungszeile.

Skonto2.1.3.7

Nutzen Sie das Zusatzmodul »Offenen-Posten-Buchführung«, wird der Skonto automatisch berechnet.Anderenfalls ermitteln und erfassen Sie die Skontobeträge manuell.

HinweisWeitere Information erhalten Sie im Hilfesystem unter dem Suchbegriff »Opos« und in diesen Onli-ne-Seminaren:

§ OP-Buchführung I (Einrichten und Buchen)

§ OP-Buchführung II (OP-Konto und Auswertungen)

§ OP-Buchführung III (Zahlungsverkehr)

§ OP-Buchführung IV (Mahnwesen)

Buchungstext2.1.3.8

Eine ausführliche Beschreibung lesen Sie im Abschnitt Buchungstexte.










Einstellungen und Optionen der Erfassungszeile2.2

Die Erfassungszeile wird über die Erfassungsvorbelegung gesteuert. Passen Sie das Aussehen und

Verhalten der Erfassungszeile pro Mandant und Buchungskreis an. Somit erreichen Sie einen optimalen

Erfassungskomfort und eine größtmögliche Erfassungssicherheit.

Start der Erfassungsvorbelegung2.2.1

Vorgehensweise

1. Buchungserfassung im gewünschten Buchungskreis öffnen.

2. Klick auf in der Erfassungszeile.

3. Es öffnet sich das Erfassungsfenster zum Buchungskreis.Bearbeiten Sie die Einstellungen in den einzelnen Registern:

Register »Buchungskreis«2.2.2

Im Register »Buchungskreis« werden die Optionen zum aktuellen Buchungskreis verwaltet.

Mögliche Optionen sind z. B.:

§ Beleg1 hochzählen

§ Negative Beträge rot darstellen

§ Minuskontrolle der Kasse

§ Automatischer Buchungstext



Register »Erfassungsvorbelegung«2.2.3

In diesem Register steuern Sie, ob die Felder automatisch gefüllt bzw. angezeigt werden oder zwingendzu erfassen sind.

Option Beschreibung

Anzeigen Das Feld wird der Erfassungszeile angezeigt.

Schleppfeld Der Inhalt des Felds wird in den nächsten Buchungssatz kopiert (ge-schleppt). Die Felder »Beleg1« bzw. »Beleg2« dürfen nicht gleichzei-tig als Schleppfeld und als <Belegfeld hochzählen> geschlüsseltsein.

Mussfeld In einem Mussfeld muss zwingend ein Eintrag erfolgen. Ist ein Muss-feld nicht erfasst, kann der Buchungssatz nicht gespeichert werden.

Geschütztes Feld Das Feld erscheint in der Erfassungszeile. Eine Eingabe ist jedochnicht möglich. Der Sinn der Funktion besteht darin, beim Einlesenvon Buchungen (z. B. Kontoauszugs-Manager) einzelne Felder (z. B.Beleg2) nicht zu verändern.

Register »Berechtigungen«2.2.4

Über dieses Register sperren Sie einen Buchungskreis für einzelne Benutzer. Dazu muss die Benutzer-verwaltung aktiviert sein.

Auswirkung für gesperrte Benutzer

Der Buchungskreis ist für gesperrte Benutzer nicht sichtbar.

AchtungDie Sperre bezieht sich nur auf die Bearbeitung. Betroffene Konten wie die Bank können dennochausgewertet werden (z. B. in der Kontenauskunft oder der Summen- und Saldenliste).

Weitere Informationen finden Sie im Hilfesystem in diesen Infos für Anwender: Nr. 0600 »Schnelleinstieg BENUTZER« Nr. 1236 »Buchungskreise in Agenda FIBU«



Buchungstexte2.3

Das Feld »Buchungstext« bietet zahlreiche Optionen. In diesem Seminar werden folgende Möglichkeitengezeigt:

§ Buchungstext mit Listenfeld

§ Buchungstext mit 80 Zeichen

Weitere Optionen

Das Info für Anwender Nr. 1213 »Buchungstexte in Agenda FIBU« beschreibt weitere Optionen:

§ Buchungstext mit Tastenkürzel

§ Buchungstext zum Konto

§ Automatischer Buchungstext erzeugen

Buchungstext mit Listenfeld2.3.1

Die Option <Buchungstext mit Listenfeld> vervollständigt den Buchungstext nach der Eingabe des An-fangsbuchstabens.

Mit der automatischen Buchungstexterkennung werden schon während der Eingabe mögliche Bu-chungstexte angeboten. Dabei werden bereits erfasste sowie in den Stammdaten manuell angelegteBuchungstexte gesucht und vorgeschlagen: »Stammdaten | Buchungserfassung | Buchungstexte«.

Beispiel: Der Buchungstext »Miete« wird vervollständigt.

Aktivierung

Im Standard ist die Option <Buchungstext mit Listenfeld> bereits aktiviert.

Vorgehensweise

1. »FIBU | Stammdaten | Buchungserfassung | Buchungskreise«.

2. Buchungskreis mit Doppelklick öffnen.

3. Option <Buchungstext mit Listenfeld> aktivieren.

Alternative

1. »FIBU | Bearbeitung | Buchungserfassung«.

2. Abrechnungsnummer und Buchungskreis auswählen.

3. Auf in der Erfassungszeile klicken.

4. Im Register »Buchungskreis« die Option <Buchungstext mit Listenfeld> aktivieren.



Buchungstext mit 80 Zeilen2.3.2

Wahlweise können Sie im Feld »Buchungstext« bis zu 30 oder 80 Zeichen erfassen.

Buchungstext mit 30 Zeichen (Standard)

Buchungstext mit 80 Zeichen

Vorgehensweise zur Umstellung

1. »Hauptmenü | Stammdaten | Mandanten-Programmdaten | Register: Allgemein«.

2. Option <Buchungstext mit 80 Zeichen> aktivieren.

3. <Speichern>.



Anfangsbestand und laufender Bestand2.4

Die Felder »Anfangsbestand« und »Lfd. Bestand« zeigen die Bestandsentwicklung pro Abrechnungs-nummer und Buchungskreis.

Beispiel: Der laufende Bestand im Januar bildet automatisch den Anfangsbestand im Februar.

Abr.-Nr. 1 = Januar »Lfd. Bestand« 550 Euro

Abr.-Nr. 2 = Februar »Anfangsbestand« = 550 Euro

Diese Funktion bietet den Vorteil, dass Sie die Entwicklung des Saldos in allen Finanzbuchungskreisen(wie Kasse oder Bank) immer im Blick haben.

Anfangsbestand im ersten Buchungszeitraum2.4.1

Im ersten Buchungszeitraum wird das Feld des Anfangsbestands in Finanzbuchungskreisen durch denEB-Wert ermittelt. Sollten Ihnen keine Eröffnungsbuchungen vorliegen, erfassen Sie den Anfangsbe-stand manuell. In den anderen Buchungskreisen erfassen Sie den Anfangsbestand ebenfalls manuell.

EB-Buchungen/Eröffnungsbuchungen

Die Eröffnungsbuchungen erfassen Sie über das Sachkonto 9000. Beachten Sie dabei:

§ Vorjahr vorhandenWurde der Mandant bereits im Vorjahr in der Agenda Finanzbuchführung bearbeitet, erfolgt einautomatischer Vortrag und die Aktualisierung der EB-Buchungen per Jahresübernahme. Wech-seln Sie dazu in das Vorjahr. Starten Sie dort die Jahresübernahme: »Bestand | Jahresüber-nahme«.

§ Kein Vorjahr vorhandenGibt es in Agenda Finanzbuchführung kein Vorjahr, erfassen Sie die EB-Werte manuell.

EmpfehlungErfassen Sie die EB-Werte in der Abrechnungsnummer 1 und im Buchungskreis 1.



Manueller Anfangsbestand2.4.2

Zur manuellen Erfassung eines Anfangsbestands deaktivieren Sie die Option <Anfangsbestand inFinanzbuchungskreisen automatisch ermitteln> in den Mandanten-Programmdaten.

HinweisDer erfasste Anfangsbestand ersetzt nicht die EB-Buchungen. Er unterstützt ausschließlich die Be-rechnung der Bestände in den Buchungskreisen.

Vorgehensweise

1. »FIBU | Stammdaten | Mandanten-Programmdaten | Register: Allgemein«.

2. Option <Anfangsbestand in Finanzbuchungskreisen automatisch ermitteln> deaktivieren.

3. Buchungserfassung öffnen.

4. Abrechnungsnummer und Buchungskreis wählen.

5. Anfangsbestand manuell erfassen.



Funktionen in der Buchungserfassung3

Buchungen bearbeiten und löschen3.1

Im Sinne der GoBD gilt ein Geschäftsvorfall nach seiner Festschreibung als gebucht, da er dann denGrundsatz der Unveränderbarkeit erfüllt.

In Agenda Finanzbuchführung können Sie die Buchungen bis zum Zeitpunkt der Festschreibung bear-beiten und löschen.

Wann wird festgeschrieben?

Beispiel: Sie senden die Umsatzsteuer-Voranmeldung für Januar an die Finanzverwaltung. Um denGoBD zu entsprechen, schreiben Sie alle Abrechnungsnummern des Voranmeldungszeit-raums Januar fest.

Weitere Details erfahren Sie im Online-Seminar GoBD in Agenda Rechnungswesen und im Hilfesystem:

Nr. 1134 »Abrechnungsnummern festschreiben«

Nr. 1250 »GoBD in Agenda FIBU«

Nr. 1251 »Automatische Festschreibung von Abrechnungsnummern«

Nr. 791803 »Agenda FIBU Bestätigung der Ordnungsmäßigkeit«

Buchung bearbeiten

Die Bearbeitung erfolgt direkt in der Buchungserfassung.

Vorgehensweise

1. Buchungssatz mit Doppelklick in die Erfassungszeile übernehmen.

2. Buchungssatz bearbeiten.




Buchung löschen

Das Löschen erfolgt direkt in der Buchungserfassung.

Vorgehensweise

1. Buchung mit Mausklick markieren.

2. »Bearbeiten | Buchungen löschen« (oder Taste <Entf> drücken).

3. Abfrage mit <Ja> bestätigen.

TippZum gleichzeitigen Markieren und Löschen mehrerer Buchungen halten Sie die Taste <Strg> ge-drückt.

TippWurden Buchungen im falschen Monat erfasst, können Sie diese per Ausschneiden und Einfügenverschieben. Weitere Details lesen Sie im Abschnitt Buchungen kopieren, ausschneiden und einfü-gen.

Buchungen in festgeschriebener Abrechnungsnummer erfassen,korrigieren und löschen

3.2

In einer festgeschriebenen Abrechnungsnummer können Sie keine Buchungen erfassen, ändern oderlöschen.

Müssen Sie z. B. eine korrigierte Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben, verwenden Sie eine neueAbrechnungsnummer.

Die Vorgehensweise finden Sie im Info für Anwender beschrieben: Nr. 1251 »Automatische Fest-schreibung von Abrechnungsnummern«.



Buchungen kopieren, ausschneiden und einfügen3.3

In der Buchungserfassung können Sie Buchungen kopieren oder ausschneiden und anschließend in ei-ne andere Abrechnungsnummer und in einen anderen Buchungskreis einfügen.

Tastenkombinationen

§ Kopieren:<Strg+C>

§ Ausschneiden:<Strg+X>

§ Einfügen:<Strg+V>

Zusätzlich finden Sie die entsprechenden Funktionenin der Buchungserfassung unter dem Menüpunkt »Bearbeiten«.

Exkurs: Unterschied zwischen Kopieren und AusschneidenBeim Kopieren bleiben die Buchungen nach dem Einfügen an ihrer ursprünglichen Stelle erhalten.Beim Ausscheiden werden sie hingegen nach dem Einfügen an ihrer ursprünglichen Stelle gelöscht.

Beispiel: Es wurden versehentlich Rechnungseingangsbuchungen für die Abrechnungsnummer 2(Februar) in der Abrechnungsnummer 3 (März) erfasst. Die Buchungen schneiden Sie ausder Abrechnungsnummer 3 aus. Fügen Sie diese in die Abrechnungsnummer 2 ein.

Vorgehensweise

1. In der Buchungserfassung Abrechnungsnummer 3 und Buchungskreis »Rechnungseingang« öff-nen.

2. Buchungen markieren.

TippÜber die Tastenkombination <Strg+A> markieren Sie alle Buchungen auf einmal.

3. »Bearbeiten | Buchungen ausschneiden«.Sie erhalten eine entsprechende Hinweismeldung.

4. In Abrechnungsnummer 2 wechseln.

5. In Primanota-Ansicht klicken.

6. »Bearbeiten | Buchungen einfügen«.

7. Abfrage mit <vor> oder <nach> bestätigen.



Buchungen suchen3.4

Sie können nach einem oder mehreren Buchungssätzen suchen. Dabei ist eine Selektion nach allen imBuchungssatz enthaltenen Feldinhalten bzw. nach sonstigen Erfassungskriterien möglich.

Beispiel: Sie suchen nach allen Buchungen im aktuellen Wirtschaftsjahr, die im Buchungstext dasWort »AfA« enthalten. Die Groß- und Kleinschreibung im gesuchten Buchungstext spieltdabei keine Rolle.

Vorgehensweise

Sie befinden sich in der Buchungserfassung.

1. »Suchen | Buchungen suchen« (oder Klick auf ).

2. Suchkriterien erfassen.

TippIst die Option <Letzte Sucheingabe merken> aktiv, werden Ihre Suchkriterien bei der nächstenSuche wieder vorgeschlagen. Über löschen Sie diese wieder.

3. <Suchen> klicken.

Sie erhalten folgendes Ergebnis:

4. Suche nach Buchungen mit <Esc> beenden.



Buchungen farbig markieren3.5

Sie können Buchungen farbig markieren, um sie hervorzuheben.

Beispiel: Ihr Auszubildender kontiert die Buchhaltung Ihres Mandanten L&L GmbH. Der Ausbildungs-leiter übernimmt die Nachschau und markiert die fehlerhaften Buchungen mit der FarbeRot.

Vorgehensweise

1. Gewünschten Buchungssatz markieren.

2. »Bearbeiten | Rot«.

HinweisSie können Buchungen über die Farben Rot, Grün und Blau hervorheben. Buchungen mit der Far-be Lila sind fehlerhaft und müssen geprüft werden. Sie stammen i. d. R. aus einem Excel-, CSV-oder DATEV-Import und enthalten z. B. Buchungen auf ein unbekanntes Konto.



Buchungen reorganisieren3.6

Das Reorganisieren erlaubt die Zuordnung neuer Inhalte in Buchungen. Dabei können Sie alle Felderder Buchungszeile automatisch und in einem Arbeitsschritt ändern.

Beispiel: Alle Eingangsrechnungen wurden auf das Konto 3401 gebucht. Richtig wäre jedoch dasKonto 3400.

Anstatt jede Buchung einzeln zu korrigieren, beheben Sie zeitsparend durch die Reorgani-sation, die Felder gleicher Art in mehreren Buchungen auf einmal.

Vorgehensweise

1. Buchungen markieren.

HinweisSie können beim Reorganisieren entscheiden, ob die markierten oder alle angezeigten Buchun-gen zu ändern sind.

2. »Bearbeiten | Buchungen reorganisieren«.

3. Feld auswählen und Werte erfassen.

Beispiel: Sie ersetzen das Gegenkonto 3401 durch 3400.

TippKlicken Sie auf <Weiteres Feld hinzufügen>, um weitere Felder zu ändern.



4. <Starten> klicken.

5. Abfrage mit <Ja> bestätigen.

6. Die Buchungen wurden geändert.

Tastenkürzel3.7

Oft ist es zeitsparender, Tastenkürzel zu verwenden. Sämtliche Kürzel finden Sie im Info für Anwender Nr. 1150 »Tastenkürzel in der Buchungserfassung«.

Tipp

Rufen Sie das Info direkt in der Buchungserfassung auf:

Beispiele Tastenkürzel

Thema Aufruf über das Menü Tastenkürzel

Buchungen suchen »Suchen | Buchungen suchen« <N>

Buchungsauskunft »Auskunft | Buchungsauskunft« <B>

Buchungen löschen »Bearbeiten | Buchungen löschen« <Entf>

Buchungen kopieren »Bearbeiten | Buchungen kopieren« <Strg+C>

Buchungen einfügen »Bearbeiten | Buchungen einfügen« <Strg+V>

Buchungen ausschneiden »Bearbeiten | Buchungen ausschneiden« <Strg+X>

Fremdwährungseingabe »Bearbeiten | Fremdwährungseingabe« <#>

Zahlungssplittbuchung »Bearbeiten | Zahlungssplittbuchung« <Umsch+F7>

OP-Konto »OPOS | OP-Konto« <O>



FIBU-Mandantendaten4

Die FIBU-Mandantendaten werden bei der Anlage des Mandanten auf Basis der Mandanten-Programm-daten automatisch angelegt. Jeder Mandant führt seinen eigenen Datenbestand. Somit können Sie die-sen einfach an dessen Anforderungen anpassen.

Hierzu zählen z. B. folgende Bereiche:

§ Sachkonten

§ Steuerschlüssel

§ Buchungskreise

Gültigkeit

Die Mandantendaten werden pro Wirtschaftsjahr geführt und aktualisiert. Eventuelle Änderungen wieKontenbeschriftungen werden mit der Jahresübernahme ins Folgejahr übernommen.

HinweisIn den Mandanten-Programmdaten finden Sie die wichtigsten Mandanteninformationen wie z. B.Kontenrahmen, Buchungsperiode, Umsatzsteuerzeitraum und Versteuerungsart.

»Stammdaten | Mandanten-Programmdaten«



Sachkonten4.1

Sachkonten-Auswahl4.1.1

»Stammdaten | Buchungserfassung | Sachkonten-Erfassung«

Es werden die Sachkonten des Kontenrahmens angezeigt, den Sie beim Anlegen des Mandanten hinter-legt haben.

Beispiel: Sie legen einen neuen Mandanten in den Mandanten-Programmdaten mit dem SKR 03 an.Es stehen Ihnen automatisch alle Standardkonten für diesen SKR im Mandanten zur Verfü-gung.

Suchfeld nutzen

Anhand des Suchfelds unterhalb der Symbolleiste werden die Spalten »Kurzbezeichnung« und »Lang-bezeichnung« durchsucht und die Anzeige automatisch auf die gefundenen Konten reduziert. Auf dieseWeise suchen Sie bequem nach bestimmten Konten.

Beispiel: Sie suchen nach allen Konten, die mit Kfz im Zusammenhang stehen.

Vorgehensweise

1. »Kfz« im Suchfeld erfassen.

2. Es werden sofort nur noch die Konten angezeigt, die diese Zeichenfolge in der Kurz- oder Langbe-zeichnung enthalten.



Sachkonten bearbeiten4.1.2

Beispiel: Das Konto 8400 hat im Standard die Bezeichnung »Erlöse 19% USt«. Ihr Mandant L&LGmbH möchte die Umsätze seiner Produktgruppen auf verschiedene Erlöskonten buchen.Das Konto 8400 soll daher die Bezeichnung »Erl. Produktgruppe A« erhalten.

Vorgehensweise

1. »Stammdaten | Buchungserfassung | Sachkonten-Erfassung«.

2. Sachkonto suchen (am besten über das Suchfeld).

3. Sachkonto mit Doppelkick öffnen.

4. Kurz- und Langbezeichnung ändern.

TippÜbernehmen Sie die Kurzbezeichnung über <F8> in die Langbezeichnung.

5. <Speichern> klicken.

Achtung: Individuelles Sachkonto

Neu angelegte und bearbeitete Sachkonten werden automatisch als individuelles Sachkonto ge-kennzeichnet. Somit ist es vor Änderungen durch die Stammdaten-Aktualisierung geschützt.



Achtung: GültigkeitDie vorgenommene Änderung am Kontos 8400 »Erl. Produktgruppe A« steht Ihnen ausschließlichin diesem Mandanten zur Verfügung. Haben Sie Änderungen an bereits bebuchten Sachkontenvorgenommen, führen Sie zwingend eine Periodenverarbeitung durch: »FIBU | Bearbeitung | Pe-riodenverarbeitung«. Die Periodenverarbeitung bewirkt eine Berechnung aller Buchungen mit denneuen Kontenfunktionen. Dies ist z. B. wichtig, wenn Sie ein bereits bebuchtes Konto als Automa-tikkonto umgeschlüsselt haben und möchten, dass die Agenda Finanzbuchführung die Umsatz-steuer berechnet.

TippSachkonten können Sie auch direkt in der Buchungserfassung bearbeiten:

1. Gewünschte Konto im Feld »BU Gkto« oder »Konto« erfassen.

2. Klick auf .

Neuanlage eines Sachkontos4.1.3

Beispiel: Für Ihren Mandanten L&L GmbH möchten Sie das Konto 8420 »Sonstige Erlöse 19%« an-legen. Darin sollen die gleichen Funktionen wie im Konto 8400 enthalten sein.

HinweisDie Konten 8411 bis 8419 sind im Kontenplan als reserviert gekennzeichnet. Damit wird Platz fürneue Standardkonten bewahrt (z. B. aufgrund einer Erhöhung der Umsatzsteuer auf 20 %). Verwen-den Sie Konten aus einem freien Kontenbereich.

Vorgehensweise

1. »Stammdaten | Buchungserfassung | Sachkonten-Erfassung«.

2. Klick auf .

HinweisSie können auch in der Buchungserfassung das neue Sachkonto erfassen und die Abfrage mit<Anlegen> bestätigen.



3. Vorbelegung erfassen und mit Eingabetaste bestätigen.

TippWählen Sie ein vergleichbares Konto als Vorbelegung (z. B. Konto 8400 für die Neuanlage desKontos 8420). Aufgrund der Vorbelegung werden die Kontofunktionen übernommen. Sie könnendas neue Sachkonto sofort verwenden.

4. Kontonummer erfassen.

5. Kontobezeichnung anpassen und <Speichern>.

TippÜbernehmen Sie die Kurzbezeichnung mit der Funktionstaste <F8> als Langbezeichnung.

EmpfehlungLegen Sie für neue Bankkonten einen eigenen Bankbuchungskreis an. Kopieren Sie dabei einenbestehenden Buchungskreis: »Stammdaten | Buchungserfassung | Buchungskreise | Bear-beiten | Kopieren«. Nr. 1236 »Buchungskreise in Agenda FIBU«.

6. Register »Funktionen«:Durch die Vorbelegung des Kontos 8400 wurden alle Einstellungen übernommen.Sie können das Sachkonto sofort in der Buchungserfassung verwenden.



Wichtige Spalten in der Sachkonten-Auswahl4.1.4

Spalte »Aktiv«

Ein Sachkonto kann aktiv oder inaktiv sein (Ja/Nein):

§ Nein bedeutet, dass sich momentan keine Buchungen auf diesem Konto befinden.

§ Ja bedeutet, dass dieses Konto bereits bebucht wurde. Wenn Sie den Filter aktivieren, erhaltenSie eine Ansicht aller Konten, mit denen Sie aktuell arbeiten. Diese Liste können Sie zur Arbeits-erleichterung als sogenannten verkürzten Kontenrahmen ausdrucken.

Spalte »Individuelles Sachkonto«

Die Spalte »Individuelles Sachkonto« zeigt Ihnen an, ob es sich um ein individuelles Sachkonto oder umein Standardkonto handelt.

Beispiel: Im Konto 1200 (siehe Abbildung oben) wurde die Kontenbezeichnung geändert. Somit han-delt es sich um ein individuelles Sachkonto.

WichtigDiese Kennzeichnung schützt das Konto bei künftigen Stammdaten-Aktualisierungen davor, dass dieangepassten Daten mit den Standarddaten überschrieben werden. Über die Funktion »Stammda-ten | Stammdaten aktualisieren« nehmen Sie diesbezüglich Einstellungen vor.



Steuerschlüssel4.2

Der Steuerschlüssel regelt:

§ die Steuerart (Vor- bzw. Umsatzsteuer)

§ die Höhe des Steuersatzes

§ den Ausweis auf der Umsatzsteuer-Voranmeldung und der Zusammenfassenden Meldung

HinweisWeitere Informationen finden Sie im Info für Anwender Nr. 1214 »Steuerschlüssel in AgendaFIBU«.

Standard-Steuerschlüssel4.2.1

Über den Menüpunkt »Stammdaten | Buchungserfassung | Steuerschlüssel« erhalten Sie eine voll-ständige Übersicht aller ausgelieferten Standard-Steuerschlüssel:

Beschreibung Steuerschlüssel Berichtigungsschlüssel (GU)

Standard-Steuerschlüssel 1 – USt frei

2 – USt 7 %

3 – USt 19 %

5 – USt 16 %

7 – VSt 16 %

8 – VSt 7 %

9 – VSt 19 %

GU 21 zu StS 1

GU 22 zu StS 2

GU 23 zu StS 3

GU 25 zu StS 5

GU 27 zu StS 7

GU 28 zu StS 8

GU 29 zu StS 9

GU 20 mit USt-Automatik

Innergemeinschaftliche Ge-schäftsvorfälle

10 – n. stb. EU-Umsatz

11 – Stfreie EU-Lieferung an Abn.mit USt-IDNr.

12 – Stpf. EU-Lieferung 7 %



17 – Stpf. EU-Erwerb 16 %



GU 60 zu StS 10

GU 61 zu StS 11

GU 62 zu StS 12

GU 63 zu StS 13

GU 65 zu StS 15

GU 67 zu StS 17

GU 68 zu StS 18

GU 69 zu StS 19

Elektronische DienstleistungenEU (KEA/MOSS)

44 – Elektr. Dienstl. KEA/MOSS GU 84 zu StS 44

Umsätze nach § 13b

Ausweis beim Leistungsemp-fänger

91 – Umsatz nach § 13b mit 7% VStund 7% USt

92 – Umsatz nach § 13b ohne VStund 7 % USt

94 – Umsatz. nach § 13b mit 19%VSt und 19 % USt

95 – Umsatz. nach § 13b ohne VStund 19 % USt

GU 31 zu StS 91

GU 32 zu StS 92

GU 34 zu StS 94

GU 35 zu StS 95



Ausweis beim Leistenden

Die Auswahl der verschiedenen Sach-verhalte nach § 13b UStG erfolgt nachEingabe des Steuerschlüssels direktbei der Erfassung des Buchungssat-zes.

46 – Ausgeführte Leistungen nach§ 13b

GU 86 zu StS 46

Erlöse aus einem anderen EU-Land

Steuerpflichtige sonst. Leistungen, fürdie der Leistungsempfänger die UStschuldet.

Ausweis:ZM und Kennzahl 21 der USt-VA

47 – n. stb. sonst. Leistungen GU 87 zu StS 47

Aufzuteilende Vorsteuer

Damit wird die Vorsteuer auf Kontengebucht, die nicht bei der Berechnungder USt-VA abgefragt werden. In die-sem Fall muss die Vorsteuer zum ge-gebenen Zeitpunkt auf die Konten für»Anrechenbare Vorsteuer« umgebuchtwerden.

90 – Aufzuteilende VSt

97 – Aufzuteilende VSt 16 %



GU 37 zu StS 97

GU 38 zu StS 98

GU 39 zu StS 99

Individuelle Steuerschlüssel

Die Höhe der Steuer wird aufgrund desSteuersatzes errechnet, der in derStammdatendefinition für individuelleSteuerschlüssel angelegt ist.

50 – 59 GU 70 – 79

Legende: n. stb. = nicht steuerbar | GU = Generalumkehr | Stfreie = Steuerfreie

Besondere Steuerschlüssel4.2.2

§ 13b UStG

Sachverhalte nach § 13b UStG erfassen Sie:

§ Möglichkeit 1:Automatikkonto verwenden.

§ Möglichkeit 2:Steuerschlüssel + gewünschtes Konto verwenden + Sachverhaltsauswahl.

HinweisWeitere Informationen zu den Automatikkonten und Steuerschlüssel entnehmen Sie dem Info für An-wender Nr. 1202 »§ 13b UStG Leistungsempfänger als Steuerschuldner«.

Bewirtungskosten

Die Aufteilung zwischen abziehbarem und nicht abziehbarem Anteil erfolgt durch einen Verteilungs-schlüssel (Faktor) im Sachkonto.

Eine Aufteilung per Steuerschlüssel ist in diesen Fall nicht empfohlen. Eine passende Kurzanleitung fin-den Sie in unserem Hilfesystem mit dem Suchbegriff »Bewirtungskosten«.



Verwendung in der Buchungserfassung4.2.3

Beispiel: Es wurde Büromaterial für 119 Euro brutto eingekauft. Sie möchten den Aufwand mit 19 %Vorsteuerabzug auf das Konto 4930 »Bürobedarf« buchen.

Vorgehensweise

Bei diesem Konto handelt es sich um kein Automatikkonto. Verwenden Sie den Steuerschlüssel 9»Vorsteuer 19%«, um einen Vorsteuerabzug von 19 % zu erreichen.

Buchungssatz

Der Steuerschlüssel (= 9) wird zusammen mit einer Füllnull (= 0) und dem Sachkonto (= 4930) imFeld »BU Gkto« erfasst.

TippIn der Statuszeile (im Bild unterstrichen) finden Sie immer eine Information der aktuellen Eigen-schaften zur Buchung.

HinweisWeitere Erfassungsinformationen zu einzelnen Buchungen erhalten Sie über die Buchungsaus-kunft. Markieren Sie dazu die gewünschte Buchung in der Primanota-Ansicht und drücken Sie dieTaste <B>.

Im Register »Buchungssatz« sehen Sie sofort, welche Konten im Buchungssatz angesprochen wer-den. Die Vorsteuer von 19 Euro wurde aus dem Bruttobetrag herausgerechnet und auf das Konto 1576gebucht.



Buchung auf Automatikkonto4.2.4

Beispiel: Ihr Mandant L&L GmbH erzielt Erlöse von 2.000 Euro brutto in der Produktgruppe A. Diesebuchen Sie auf das Konto 8400.

Vorgehensweise

Bei diesem Konto handelt es sich um ein Automatikkonto. Die abzuführende Umsatzsteuer wird vonAgenda Finanzbuchführung berechnet, ohne dass eine weitere Eingabe gemacht werden muss.

Buchungssatz

TippIn der Statuszeile (im Bild unterstrichen) finden Sie immer eine Information der aktuellen Eigen-schaften zur Buchung.



Buchungskreise4.3

Buchungskreise ermöglichen es, die Buchführung sortiert und organisiert zu erfassen. Das bedeutet: In-nerhalb einer Abrechnungsnummer findet eine weitere Untergliederung der Buchungen statt. So werdenz. B. im Buchungskreis 40 »Bank« nur Buchungen für das hinterlegte Bankkonto erfasst.

Buchungskreis wählen4.3.1

Beispiel: Sie möchten die Kasse im bereits angelegten Buchungskreis 30 »Kasse« buchen.

Vorgehensweise

1. »Bearbeitung | Buchungserfassung«.

2. Buchungskreis auswählen.

Hinweis

Die Auswahl erfolgt über Direkteingabe oder .

3. In der Erfassungszeile wird das im Buchungskreis hinterlegte Konto 1000 vorbelegt. Damit sparenSie sich Eingabearbeit. Außerdem wird sichergestellt, dass Sie im gewünschten Buchungskreis bu-chen.



Buchungskreis bearbeiten4.3.2

Beispiel: Ihr Mandant L&L GmbH hat sein Geschäftskonto bei der HypoVereinsbank München. Siemöchten die Bezeichnung des Buchungskreises 40 »Bank« auf »HypoVereinsbank Mün-chen« anpassen.

Vorgehensweise

1. »Stammdaten | Buchungserfassung | Buchungskreise«.

2. Buchungskreis mit Doppelklick öffnen.

3. Bezeichnung ändern.

4. <Speichern>.



Neuanlage eines Buchungskreises4.3.3

Beispiel: Ihr Mandant eröffnet ein zweites Bankkonto bei der Sparkasse. Sie möchten dieses alsSachkonto 1210 im Buchungskreise 41 führen.

Vorgehensweise

EmpfehlungKopieren Sie einen bestehenden Buchungskreis. Somit werden alle Standardeinstellungen über-nommen. Sie stellen nur noch die Bezeichnung und das Sachkonto manuell um.

1. »Stammdaten | Buchungse

2. rfassung | Buchungskreise«.

3. Buchungskreis 40 markieren.

4. »Bearbeiten | Kopieren«.

5. Nummer 41 für den neuen Buchungskreis erfassen und <Starten>.

6. Buchungskreis Nr. 41 mit Doppelklick öffnen.

7. Daten anpassen:

Bezeichnung = Sparkasse

Finanzkonto = 1210

TippPassen Sie die Bezeichnung des Sachkontos unter »Stammdaten | Buchungserfassung | Sach-konten-Erfassung« an.



Personenkonten4.4

Voraussetzungen4.4.1

Zusatzmodul »Offene-Posten-Buchführung« ist lizenziert

Prüfen Sie, ob Sie über das Zusatzmodul »Offene-Posten-Buchführung« verfügen: »FIBU: Tools | Modulauskunft«:

Ist das OPOS-Modul aktiviert?

1. »Stammdaten | Mandanten-Programmdaten | Register: OPOS«.

2. Die Option <Offene-Posten-Buchführung und Zahlungsverkehr nutzen> ist aktiviert.

HinweisDie Nutzung der Zusatzmodule »Offene-Posten-Buchführung« und »Kostenrechnung« wird einzelnpro Mandant und Wirtschaftsjahr gesteuert. Sie können diese jederzeit und nach Belieben aktivie-ren.



Personenkonten anlegen4.4.2

Vorgehensweise

1. »Stammdaten | Buchungserfassung | Debitoren/Kreditoren-Erfassung«.

2. Auf klicken.

3. Mussfelder erfassen:

Debitoren- oder Kreditorennummer

Fibu-Kontobezeichnung und Kurzbezeichnung

HinweisDie Kurzbezeichnung übernehmen Sie mit der Eingabetaste automatisch aus der Fibu-Kontobe-zeichnung.

4. <Speichern>.

Weitere Informationen zum Zusatzmodul »Offene-Posten-Buchführung« erhalten Sie imOnline-Seminar »OPOS I bis IV« sowie in unseren Infos für Anwender:

Nr. 1226 »Zusatzmodul OPOS: Stammdaten« Nr. 1227 »Zusatzmodul OPOS: Buchen« Nr. 1228 »Zusatzmodul OPOS: Auswertungen«




Stammdaten aktualisieren4.5

Regelmäßig kommt es mit dem zur Verfügung gestellten Update zu Änderungen an den Stammdaten.Die wesentlichen Gründe hierfür liegen in

§ der Einarbeitung von gesetzlichen Änderungen und

§ Programmerweiterungen.

Damit Ihnen diese aktuellen Daten in jedem Mandanten zur Verfügung stehen, müssen Sie die Stamm-daten auf dem aktuellen Stand halten.

WichtigÜberprüfen Sie stets, ob Ihre Stammdaten dem neuesten Stand entsprechen. Ansonsten buchen Siemit alten Stammdaten, obwohl Sie ordnungsgemäß Ihre Updates durchführen.

Betroffene Stammdaten sind:

§ Sachkonten

§ Steuerschlüssel

§ Sammelkonten

§ EU-Steuersätze und Konten

§ BWA-Schemas

§ Bilanzschemas

§ Alternative Kontenbezeichnungen

Aktualisierung der Stammdaten

Es gibt folgende Möglichkeiten, um die Stammdaten zu aktualisieren:

§ Einzelne Aktualisierung pro Mandant und Wirtschaftsjahr

§ Mandantenübergreifende Aktualisierung (empfohlen)

Weitere Informationen finden Sie im Info für Anwender Nr. 1130 »Stammdaten aktualisieren«.

Einzelne Aktualisierung (mandantenbezogen)4.5.1

Automatisches Aktualisieren beim Start der Anwendung

Sind die Stammdaten eines Mandanten nicht aktuell, wird die Aktualisierung automatisch vorge-schlagen.

Klicken Sie auf <Ja>, um die Aktualisierung zu starten.



Manueller Start der Aktualisierung

Wurde die Aktualisierung bisher verschoben, können Sie diese auch manuell starten: »Stammdaten | Stammdaten aktualisieren«.

Nicht aktuelle Stammdaten werden rot hinterlegt und automatisch zur Aktualisierung ausgewählt.

Option Beschreibung

Update durchführen, individuelleDaten beibehalten

Folgende Stammdaten sind als individuell gekennzeichnet und wer-den nicht aktualisiert:

§ Sachkonten und Steuerschlüssel mit aktivierter Option <Indi-viduelles Sachkonto> und <Individueller Steuerschlüssel>

§ BWA-Schemas und Bilanzschemas über Nummer 100

Sachkonten: bei individuellenKonten die Kontenfunktion aktua-lisieren

Beispiel: Sie haben ein individuelles Konto mit der Funktion80002 »autom. Umsatzsteuer erm. Satz« angelegt. DerGesetzgeber hat den ermäßigten Steuersatz geändert.Daher ist die Funktion ab dem betreffenden Zeitpunktzu aktualisieren.

Alle Daten ersetzen Diese Option stellt den Standard wieder her. Individuelle angepassteStammdaten werden dabei überschrieben oder gelöscht.

HinweisIndividuelle BWA-Schemas und Bilanzschemas über Nummer100 bleiben hierbei unberührt.



Zentrale Aktualisierung der Stammdaten (mandantenübergreifend)4.5.2

Die Stammdaten für mehrere Mandanten und Wirtschaftsjahre können Sie auf einmal aktualisieren: »Stammdaten | Stammdaten aktualisieren (mandantenübergreifend)«.

Auswahl:

§ alle Mandanten in allen Kanzleien

§ Mandanten einer bestimmten Kanzlei

§ zusätzlich: bestimmte Wirtschaftsjahre

HinweisWeitere Informationen finden Sie im Info für Anwender Nr. 1130 »Stammdaten aktualisieren«.



Schlusswort5

Wir hoffen, dass Ihnen das Online-Seminar gefallen hat und die neu gewonnenen Informationen IhnenIhre tägliche Arbeit erleichtern.

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