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BEDIENERHANDBUCH

FINANZBUCHHALTUNG

für

Windows

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COPYRIGHT - HINWEIS

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© 1996 by MKE GmbH

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Inhaltsverzeichnis

ALLGEMEINES ZUR FINANZBUCHHALTUNG...........................................................................................7

STAMMDATENVERWALTUNG

PFLEGE ZUGRIFFSERLAUBNIS .................................................................................................................12 BELEGNUMMERN-KREISE PFLEGE .........................................................................................................13 DATENSICHERUNG .....................................................................................................................................14 DATEN-WIEDERHERSTELLUNG...............................................................................................................15 DRUCKEINSTELLUNGEN ...........................................................................................................................16 DRUCKANZEIGEEINSTELLUNGEN ..........................................................................................................16 MANDANTENSTAMM-PFLEGE..................................................................................................................17 SACHKONTENSTAMM-PFLEGE ................................................................................................................19 DEBITORENSTAMM-PFLEGE.....................................................................................................................21 KREDITORENSTAMM-PFLEGE..................................................................................................................23 UMSATZSTEUERSCHLÜSSEL-PFLEGE ....................................................................................................25 BUCHUNGSSCHLÜSSEL-PFLEGE..............................................................................................................26 ZAHLUNGSKONDITIONS-PFLEGE............................................................................................................27 BUCHUNGSTEXTE-PFLEGE .......................................................................................................................28 BWA-SCHLÜSSEL-PFLEGE.........................................................................................................................29 ERG-PFLEGE..................................................................................................................................................31 BILANZSCHLÜSSEL-PFLEGE.....................................................................................................................33 HAUSBANK-PFLEGE....................................................................................................................................35 MAHNSTUFENSCHLÜSSEL-PFLEGE ........................................................................................................37 MAHNPARAMETER-PFLEGE......................................................................................................................38 PASSWORT-PFLEGE.....................................................................................................................................39

BUCHUNGEN

DIALOG-VERBUCHUNG .............................................................................................................................40 ZAHLUNGSEINGANG/-AUSGANG VERBUCHEN...................................................................................43 BATCH-VERBUCHUNG AZV/FAKTURA ..................................................................................................45 WIEDERKEHRENDE-BUCHUNGEN ..........................................................................................................46 BATCH-WIEDERK.-/STAPEL-BUCHG. ......................................................................................................47 STAPEL-BUCHUNGEN.................................................................................................................................48

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AUSWERTUNGEN

DRUCK FIRMENPARAMETER....................................................................................................................49 DRUCK KONTENSTAMM............................................................................................................................50 DRUCKEN TEXT-SCHLÜSSEL....................................................................................................................51 DRUCK MAHNPARAMETER.......................................................................................................................52 DRUCK JOURNAL.........................................................................................................................................53 DRUCK KONTENBLÄTTER.........................................................................................................................54 ANZEIGEN KONTENBLÄTTER ..................................................................................................................55 DRUCK SUMMEN UND SALDEN...............................................................................................................56 DRUCK BETRIEBSWIRTSCHAFTLICHE AUSWERTUNG......................................................................57 DRUCKEN ERG..............................................................................................................................................59 DRUCK ERFASSUNGSPROTOKOLL..........................................................................................................60 DRUCK WIEDERKEHRENDE BUCHUNGEN............................................................................................61 DRUCK SALDEN-ABSTIMMLISTE ............................................................................................................62 DRUCK UMSATZSTEUERVORANMELDUNG .........................................................................................63 DRUCK BILANZ/G+V-RECHNUNG............................................................................................................64 DRUCK UST-ID-NR-QUARTALSMELDUNG ............................................................................................66 DRUCK OP-LISTEN.......................................................................................................................................67 ANSEHEN OFFENE POSTEN .......................................................................................................................68 AUSZIFFERN OFFENE POSTEN..................................................................................................................69 PFLEGE ZAHLUNGEN..................................................................................................................................70 PFLEGE MAHNUNGEN ................................................................................................................................71 DRUCK ZAHLUNGSVORSCHLAGSLISTE................................................................................................72 DRUCK MAHNVORSCHLÄGE....................................................................................................................74 DRUCKEN MAHNUNGEN ...........................................................................................................................75 DRUCK KONTOAUSZÜGE ..........................................................................................................................76 AUFBEREITEN ZAHLUNGSTRÄGER ........................................................................................................77 DRUCK ZAHLUNGSTRÄGER .....................................................................................................................78 DRUCK SCHECK ...........................................................................................................................................79 DRUCK BANKBEGLEITLISTE ....................................................................................................................80 DRUCKEN ÜBERWEISUNGSBRIEF ...........................................................................................................81 DRUCK ALTERSSTRUKTUR.......................................................................................................................82 DTA-DATEN AUF DISKETTE......................................................................................................................83 DRUCKEN AUS DRUCKDATEI...................................................................................................................84

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ABSCHLUSSARBEITEN

PERIODENWECHSEL ...................................................................................................................................85 REORG. OFFENE POSTEN ...........................................................................................................................86 REORG. KONTENBLÄTTER (NICHT AKTIV)...........................................................................................87

IMPORT / EXPORT

IMPORT WERBAS .........................................................................................................................................88 EXPORT OP FÜR WERBAS..........................................................................................................................89 EXPORT SACHKONTEN ..............................................................................................................................90 EXPORT PERSONENKONTEN ....................................................................................................................91 EXPORT EINGANGSRECHNUNGEN .........................................................................................................92 EXPORT AUSGANGSRECHNUNGEN ........................................................................................................93 EXPORT SACHBUCHUNGEN......................................................................................................................94 EXPORT KOSTENSTAMM...........................................................................................................................95

SONDERPROGRAMME

INITIALISIEREN MANDANT ......................................................................................................................96 DUPLIZIEREN MANDANT ..........................................................................................................................97 LÖSCHEN MANDANT ..................................................................................................................................98

BUCHUNGSBEISPIELE

BUCHUNGEN.................................................................................................................................................99 SPLITTBUCHUNGEN..................................................................................................................................101 DIFFERENZBUCHUNGEN .........................................................................................................................102

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AUTOMATISCHER ZAHLUNGSVERKEHR

AZV................................................................................................................................................................103

CHECKLISTEN

CHECKLISTE FÜR AUTOM. ÜBERNAHME FAKTURA ........................................................................105 CHECKLISTE MONATSABSCHLUSS / PERIODENWECHSEL .............................................................107 CHECKLISTE INTEGRIERTE FINANZBUCHHALTUNG.......................................................................108

BEISPIELE

BWA-TEXTE (MÖGLICHER AUFBAU)....................................................................................................109 BILANZ-TEXTE (MÖGLICHER AUFBAU)...............................................................................................110

MAHNWESENBEARBEITUNG .....................................................................................................................111

DATENTRÄGERAUSTAUSCH......................................................................................................................112

DATENSICHERUNG / HERSTELLUNG

DATENSICHERUNG ...................................................................................................................................113 HIGHLIGHTS FIBU......................................................................................................................................114

SYSTEM-ABSTURZ / MELDUNGEN............................................................................................................116

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Allgemeines zur Finanzbuchhaltung Aufgabe des betrieblichen Rechnungswesens ist es, alle betrieblichen Vorgänge in den Bereichen Einkauf, Verkauf, Finanzierung und Produktion zu erfassen und zu überwachen. Das Rechnungswesen soll die Kontrolle der Wirtschaftlichkeit und des Erfolges betrieblicher Aktivitäten ermöglichen, sowie eine Grundlage zur Disposition und Budgetierung schaffen. Das Rechnungswesen kann in die Teilgebiete Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Kostenrechnung unterteilt werden. Die Finanzbuchhaltung erfaßt den Werteverbrauch und -zuwachs, der innerhalb einer festgelegten Zeitperiode (Tag, Monat, Vierteljahr, Jahr) aufgetreten ist. Sie ermittelt den Jahreserfolg, sowie die Bestände an Vermögens- und Schuldteilen. Mit Hilfe der Kostenrechnung werden Informationen über die Verteilung der finanziellen Aufwendungen zur betrieblichen Leistungserstellung beschafft. Ihre Daten dienen der Kontrolle der Wirtschaftlichkeit der betrieblichen Leistungserstellung. Das bildschirmorientierte Programmpaket FIBU stellt folgende Funktionsbereiche zur Verfügung: - Debitorenbuchhaltung - Kreditorenbuchhaltung - Sachkontenbuchhaltung - Diverse Auswertungen - Mahnwesen - Automatischer Zahlungsverkehr - Debitorensollstellung Eine wesentliche Aufgabe der Debitorenbuchhaltung besteht in der Überwachung der Guthaben aus Waren- und Dienstleistungen, sowie in der Sicherstellung termingerechter Zahlungseingänge und der damit verbundenen Liquidität des Unternehmens. Die Kreditorenbuchhaltung dient der termingerechten Planung von Verbindlichkeiten, um die verfügbaren Mittel optimal einsetzen und die gewährten Skonti ausnutzen zu können. Die Sachkontenbuchhaltung stellt den gesamten Wertefluß des Unternehmens dar, durch sie wird u.a. eine laufende Gegenüberstellung des Vermögens, der Verbindlichkeiten und Forderungen des Unternehmens möglich. Die Daten der Kostenrechnung werden für eine Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung aus diesen Buchhaltungen abgeleitet, wobei die Sach- und Kontokorrentkonten als Kostenarten dienen. Die Erfassung, Verteilung und Zurechnung der Kosten, die bei der betrieblichen Leistungsverteilung und -verwaltung entstehen, erfolgt beim Buchungsvorgang in der Finanzbuchhaltung. Das Kernstück des Paketes FIBU ist das Buchungsprogramm, das gleichzeitig als Auskunftsprogramm angelegt ist. Mit diesem Programm können für 25 Monate (altes Jahr, laufendes Jahr und 1. Monat des folge Jahres) alle Buchungen im Sachkonten- und Personenkontenkreis erfaßt und sofort gebucht werden. Dem Anwender ist damit jederzeit die Möglichkeit gegeben, sich Offene Posten, Salden und Umsätze oder Kontonummern und -namen (Matchcode) von beliebigen Konten anzeigen zu lassen. Das Erfassungsprotokoll bietet die Möglichkeit, den eingegebenen Buchungssatz sofort nach Buchung auszudrucken. Alle internen Berechnungen für Umsatzsteuer, Skonto- und Umsatzsteuerberichtigung aufgrund von Skontoziehung oder ähnliche Berechnungen, werden durch den Anwender über eine Steuerungsdatei veranlaßt. Diese Vorgehensweise hat den Vorteil, daß mit individuellen Prozentsätzen auf beliebige Konten gebucht werden kann, sowie Änderungen von Umsatzsteuer- oder Skontosätzen leicht durch den Benutzer durchgeführt werden können, so daß eine Umstellung von Steuerschlüsseln auch bei Änderung gesetzlicher Steuersätze nicht notwendig wird. Der Aufbau des Kontenplanes lehnt sich an die DATEV-Organisation an.

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Die Kontennumerierung kann aber trotzdem unter Berücksichtigung bestimmter Restriktionen frei gestaltet werden, so daß ein Aufbau kundenspezifischer Kontenpläne möglich ist, bzw. der bisherige Kontenplan beibehalten werden kann. Das gesamte Programmsystem FIBU setzt sich aus einem Grundmodul (Stammdatenverwaltung, Buchen, Auswertungen, Debitorensollstellung) und den einzeln ergänzbaren Zusatzmodulen Mahnwesen, automatischer Zahlungsverkehr und betriebswirtschaftlicher Auswertung zusammen. Das Programmpaket der FIBU ist ein mandantenfähiges System, mit dem bis zu 999 Mandanten verwaltet werden können. Eine Kopplung mit anderen Programmsystemen wie Lohn- und Gehaltsabrechnung, Lagerbewirtschaftung, Fakturierung und Kalkulation ist jederzeit möglich. Der Hersteller des Softwarepaketes "Finanzbuchhaltung" hat es sich zur vordringlichen Aufgabe gemacht, dem Anwender das Arbeiten mit diesem Programmpaket so leicht wie möglich zu machen. Damit ist die erste Voraussetzung für fehlerfreies Arbeiten gegeben. Wenn fehlerfrei gearbeitet wurde, ist die oft, zumindest anfänglich vorhandene Scheu, vor einer neuen Anwendung genommen, und der Anwender ist für weitere Aktivitäten motiviert. Daher wurden folgende grundsätzliche Erleichterungen bei allen Programmen vorgesehen: • Vorgabe der wahrscheinlich zu erwartenden Eingabe

Um ein Programm auszuführen, müssen verschiedene Eingaben gemacht werden, wobei es Eingaben gibt, bei denen man mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit davon ausgehen kann, daß sie zutreffend sind. Die Eingabemöglichkeiten werden am Bildschirm bereits vorgegeben, so daß sie, falls sie zutreffen, nur noch mit der TAB-Taste bestätigt werden müssen. Ansonsten kann die betreffende Eingabe überschrieben werden.

• Plausibilitätsprüfungen helfen Fehler vermeiden

Soweit wie möglich, werden nach jeder Eingabe sofort Plausibilitätprüfungen durchgeführt, um den Anwender rechtzeitig auf eine fehlerhafte Eingabe aufmerksam zu machen. Die Fehlernachricht weist dann deutlich auf den Fehler hin, der Cursor befindet sich sofort an der Stelle, an der eine Fehlerkorrektur vorzunehmen ist.

• Dateiverwaltung leicht gemacht

Um einen Datensatz einer Datei zu verwalten, genügt es, den jeweiligen Ordnungsbegriff anzugeben (z.B. die Firmen-Nr. der Firmenstammdatei). Das jeweilige Programm versucht dann den entsprechenden Datensatz zu lesen. Wenn er gefunden wird, werden die dazu gehörigen Daten sofort am Bildschirm angezeigt und können geändert werden. Wenn der Datensatz noch nicht angelegt ist, werden die entsprechenden Datenfelder als Leerfelder angezeigt, der Datensatz kann dann angelegt werden, indem die Leerfelder gefüllt werden.

• Druckausgaben

Bei allen Programmen, bei denen eine Druckausgabe vorgesehen ist, kann der Anwender wählen, ob direkt gedruckt oder in eine Druckdatei ausgegeben oder am Bildschirm angezeigt werden soll.

Grundmodul der Finanzbuchhaltung Das Grundmodul bietet alle Arbeitsvorgänge, die Voraussetzung für eine ordentliche Finanzbuchhaltung sind. Dazu gehört das Verwalten und Drucken von Stammdaten, das Buchen, die Auswertung, sowie der Monats- und Jahresabschluß. Zu dem Grundmodul des Programmpaketes FIBU gehören folgende Stammdaten:

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1. Mandanten (Firmen) 2. Konten 3. Steuerungskonten 4. Firmensteuerung Diese Stammdaten können verwaltet und gedruckt werden. Auf einem Datenträger kann mit bis zu 999 Mandaten gearbeitet werden. Das Anmeldungsprogramm erwartet die Eingabe der Mandanten-Nr.. Eine Verarbeitung ist nur möglich, wenn eine entsprechende Mandanten-Stammdatei angelegt ist. Des weiteren wird bei der Anmeldung das Tagesdatum und der Sachbearbeiter-Name, sowie das dazu gehörige Paßwort eingegeben. Nur bei richtiger Paßwort-Eingabe kann der Bediener das FIBU-System benutzen. Bei einem falschen Passwort verzweigt das Programm immer wieder zurück zur Anmeldung. Eine unbefugte Einsichtnahme und Manipulation Ihrer Finanzbuchhaltung wird also unmöglich gemacht. Bei der Einrichtung Ihrer Finanzbuchhaltung achten Sie darauf, daß das Paßwort nur an bestimmte Mitarbeiter vergeben wird. Wenn Sie eine Arbeit beendet haben, sollten Sie zur Sicherheit das jeweilige Programm verlassen, bis die Eingangsmaske erscheint. In der Mandanten-Stammdatei sind die Adresse und alle Bankverbindungen eines Mandanten enthalten. In der Kontendatei sind die Sachkonten, Debitoren und Kreditoren enthalten. Bei den Personenkonten sind in dieser Datei außer der genauen Bezeichnung des Kontos, Informationen für die Zahlungsüberwachung enthalten. In der Steuerungskontendatei werden beliebig viele Schlüssel definiert. Diese Schlüssel haben folgende Aufgabe: 1. Steuerung der Sammelbuchungen für Forderung, Verbindlichkeit und Saldovortrag 2. Steuerung der Verdichtung von Buchungen beim Kontendruck 3. Steuerung der Buchungsvorgänge für die automatische Verbuchung von Umsatzsteuer, Vorsteuer und Skonto 4. Plausibilitätsprüfungen, um fehlerhafte Buchungseingaben rechtzeitig zu erkennen und zu vermeiden. Das Programm "BUCHEN" ist das Kernstück des Programmpaketes FIBU. Fast alle Auswertungen und Zusatzmodule der Finanzbuchhaltung nutzen die beim Buchen eingegebenen Informationen. Im Kopf werden alle für die nachfolgenden Buchungen geltenden Werte eingegeben (z.B. Buchungsmonat, Buchungskreis). Die jeweils vorhergehenden Buchungszeilen werden über der aktuellen Buchungszeile angezeigt. Das zweite Buchungsprogramm ist für jede Art des Zahlungsverkehrs. Hier können die Kontokorrente und Sachbuchungen gemischt verarbeitet werden. Wahlweise können zu den Personenkonten Offene Posten angezeigt werden. Falls mehr als 10 Offene Posten zu einem Konto vorhanden sind, werden wahlweise weitere, zusätzliche Offene Posten im "Rollmodus" angezeigt. Folgende Varianten des Buchungsprogrammes sind möglich: 1. Saldenanzeige beliebiger Konten 2. Bildung und Prüfung von Buchungsabstimmkreisen 3. Aufteilungsbuchung 4. Verteilung einer Zahlung auf mehrere Offene Posten 5. Wahlweise mit Kostenstellen Sobald eine Buchung durchgeführt ist, sind die Umsätze auf den betreffenden Konten verbucht. Eine Abfrage zeigt also stets die aktuellen Umsatzzahlen und die aktuellen Offenen Posten. Wenn ein Offener Posten durch eine Zahlungsbuchung ausgeglichen wurde, wird dieser Offene Posten sofort gelöscht.

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Es werden sofort alle Sammelbuchungen für Forderungen, Verbindlichkeiten, Skonti, Mehrwertsteuer und Vorsteuer durchgeführt. Zu den Auswertungen des Grundmoduls gehören folgende Programmteile: 1. Buchungsjournal 2. Offene Posten Liste 3. Kontendruck 4. Umsatzsteuervoranmeldung 5. BWA, G + V, Bilanz 6. Summen- und Saldenliste 7. Salden- und Kontoauskunft 9. Periodenwechsel incl. Jahresabschluß Die Programmauswahlmöglichkeiten werden jeweils in der Reihenfolge angeboten, wie die Ausführung sinnvoll oder zwingend vorgeschrieben ist. Im Buchungsjournal werden die Buchungen nach Beleg-Nr. sortiert ausgedruckt. Jeder Buchungssatz wird mit der Journal-Nr. versehen, die auch beim Druck der Kontenblätter ausgewiesen wird, so daß Buchungsvorgänge jederzeit nachvollziehbar sind. Auf einer zusätzlichen Seite werden die Summen je Sachkonto und Periode ausgewiesen. In der Offene-Posten-Liste werden alle noch nicht oder nur teilweise ausgeglichenen Posten in aufsteigender Reihenfolge der Kontonummern ausgedruckt. Zu jedem Personenkonto werden die einzelnen Offenen Posten und die Summe der Offenen Posten angezeigt. Ausgedruckt werden Offene-Posten-Nr., Belegdatum, Fälligkeitsdatum, Buchungsart, Mahnstufe, Buchungstext und offener Betrag. Zu beliebigen Zeitpunkten können Kontenblätter von beliebigen Konten, auch wiederholt, ausgedruckt werden. Vor einem Monatsabschluß werden bei Monatskontendruck für alle Konten Kontenblätter ausgedruckt werden und der Monatsabschluß wird automatisch durchgeführt. Bei Jahreskontendruck muß der Monatsabschluß manuell angestartet werden. Im Kontenblatt stehen die Buchungen in der Folge Belegdatum und Belegnummer. Je Konto werden Verkehrszahlen der laufenden Periode und des aufgelaufenen Jahres ausgedruckt. Wahlweise kann für Sachkonten eine Verdichtung der Buchungen (Tagessumme oder Monatssumme) vorgenommen werden. Das bedeutet, daß alle Soll- und Habenbuchungen einer Periode zu einer Buchungszeile zusammengefaßt werden (sinnvoll bei Erlösen, MwSt., VST, etc.). Die Umsatzsteuervoranmeldung muß vor dem Monatsabschluß erstellt werden. Sie druckt alle für die Umsatzsteuererklärung relevanten Daten exakt in der Reihenfolge aus, wie es das Umsatzsteuervoranmeldungsformular vorsieht. Im Anschluß an diese Liste wird ein Verprobungs-Protokoll gedruckt, dieses Programm listet alle Sachkonten auf, bei denen eine UST-Zeile angegeben wurde. In der Gewinn- und Verlustrechnung werden alle Erfolgskonten, aufgeteilt nach Aufwand und Ertrag, ausgedruckt. Die Differenz wird als Gewinn bzw. Verlust ausgewiesen. In einer Bilanz werden alle Bestandskonten, aufgeteilt nach Aktiva und Passiva, aufgedruckt, Die Differenz entspricht dem ermittelten Gewinn bzw. Verlust. Bei der G + V und Bilanz können sie auch das Ergebnis der Periode bzw. des aufgelaufenen Jahres ausdrucken (Bewegungsbilanzen). Die Summen- und Saldenliste enthält zu jedem Konto die Monatsumsatz- und Jahresverkehrszahlen, den Saldovortrag, sowie den Kontensaldo. Je Kontoklasse und Kontoart werden Zwischensummen gebildet. In den Endsummen werden, unterteilt nach Monats- und Jahresumsätzen, Gesamtsummen je Kontoart und Kontogruppe ausgedruckt. Die Summen-und Saldenliste muß gedruckt sein, bevor der Monatsabschluß durchgeführt wird. Die Salden-/Kontoauskunft zeigt zu beliebigen Konten den jeweils aktuellen Saldovortrag und den Kontensaldo. Außerdem werden alle Posten angezeigt. Der Jahresabschluß wird automatisch durchgeführt, wenn für den Jahresabschlußmonat der Monatsabschluß durchgeführt wird. Die Sachkontenwerte werden gelöscht. Die Salden der Personenkonten werden in das neue Jahr vorgetragen. Danach kann im alten Jahr weiter gebucht werden, so daß auch ein 13. bis nn. Jahresabschluß gefahren werden kann. Das Grundmodul des Programmpaketes wird ergänzt durch das Programm für die Debitorensollstellung. Damit ist es möglich, Rechnungen, die durch Fakturierungsprogramme erzeugt wurden, automatisch zu

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verbuchen. Bedienung

Sie erhalten aus jedem gestarteten Programm mit Hilfe der F1-Taste ein elektronisches Handbuch. In den Pflegeprogrammen, in denen mehrere Datensätze gespeichert werden können, sehen Sie in der untersten Zeile immer die gleichen Button. << Lesen und Anzeigen des ersten Datensatzes > Lesen und Anzeigen des nächsten Datensatzes < Lesen und Anzeigen des vorherigen Datensatzes >> Lesen und Anzeigen des letzten Datensatzes Lesen der im ersten Feld eingetragener Schlüssel wird gelesen und angezeigt Speichern der angezeigte/erfasste Datensatz wird gespeichert Blanko die Anzeigefelder werden gelöscht, Grundstellung Löschen der angezeigte Datensatz wird gelöscht Beenden das Programm wird beendet, zurück zum Menü In den Pflegeprogrammen mit einer Listauswahlbox können Sie mit Hilfe des Mauszeigers auf eine Zeile gehen und durch einen Doppelklick der linken Maustaste diese Zeile auswählen. Nun können Sie diese ausgewählte Position durch das Anklicken der Verarbeitungsbuttons (Ändern, Löschen) weiterberarbeiten.

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Pflege Zugriffserlaubnis Programmkurzbeschreibung: Hier wird für jeden Fibu-Benutzer ein Sachbearbeiter-Name sowie ein Passwort angelegt. Bei jeder Fibu-Anmeldung muß ein Sachbearbeiter-Name und das Passwort eingegeben werden, diese Eingaben werden gegen den Zugriffserlaubnis-Stamm geprüft. Es werden nur die Anmeldungen akzeptiert die diese Prüfung bestehen. Dadurch ist sichergestellt, daß keine unberechtigten Personen einen Zugang zur Fibu erhalten. Das Aufrufen dieses Programmes ist nur denen erlaubt, die das generelle Passwort für dieses Programm kennen. Ist Ihnen dieses Passwort nicht bekannt dann wenden Sie sich bitte an Ihren Software-Beauftragten. Wenn Sie Mitarbeitern den Zugang zur FIBU gestatten, achten Sie darauf, daß diese sehr sorgsam mit dem Passwort umgehen. Eine zusätzliche Sicherheit haben Sie, wenn bestimmte Mitarbeiter nur bestimmte Arbeiten in der FIBU ausüben dürfen. Dazu stehen Ihnen die Zulassungsstufen zur Verfügung, im folgenden sind dies: Stammdaten Buchungswesen Auswertungen Offene Posten Kostenrechnung Sonderprogramme Abschlußarbeiten Anlagenbuchhaltung Durch die Eingabe einer 1 erlauben Sie dem Sachbearbeiter die Bearbeitung des Programmbereiches, mit der Eingabe einer 0 wird die Bearbeitung gesperrt und der Sachbearbeiter erhält, beim Starten eines Programmbereiches zu dem er keine Berechtigung besitzt, eine Fehlermeldung. Sie können also selbst steuern, wer was machen darf oder nicht.

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Belegnummern-Kreise Pflege Programmkurzbeschreibung Mit diesem Programm können je Belegart Nummernkreise vergeben werden. Tragen Sie bitte in den Feldern VON, BIS und AKTUELL Ihre gewünschten Nummernkreise ein. Achten Sie darauf das es keine Überschneidungen in den Nummernkreise gibt, da es sonst zu Problemen (doppelte Schlüssel) in der Verbuchung kommen kann. Die Buchungsprogramme vergeben automatisch die Belegnummern, wobei als Voraussetzungen folgende Punkte berücksichtigt werden müssen: Mandantenstamm-Pflege(siehe Seite 17), Feld “Belegnr. Autom.“ muß aktiv sein die Felder “VON/BIS und AKTUELL“ dürfen nicht NULL sein Ist der Inhalt des Feldes “AKTUELL“ größer als der Inhalt des Feldes “VON“, wird automatisch der Inhalt des Feldes “VON“ in das Feld “AKTUELL“ gebracht. Somit beginnt die Vergabe der Nummern wieder von vorne und Sie müssen die Nummernkreise nicht umpflegen.

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Datensicherung Programmkurzbeschreibung Datensicherung ist das wichtigste in der EDV. Bitte nehmen Sie sich die paar Minuten Zeit, um Ihre Arbeit die Sie mühevoll durchgeführt haben, nicht durch einen Stromausfall oder Stromschwankungen oder aber auch durch Papierstau am Drucker und sonstige Störungen die immer wieder einmal auftreten können, zu sichern. Es stehen Ihnen zwei Sicherungsvarianten zur Verfügung. Variante 1 = externe Sicherung

Mit der externen Sicherung starten Sie eine Platte/Diskette-Sicherung, d.h. die gesicherten Daten werden auf Disketten gesichert. Zum starten dieser Methode markieren Sie bitte das Feld Diskettenausgabe, nun können Sie noch Ihr Diskettenlaufwerk angeben, Laufwerk A ist voreingestellt. Erlaubte Eingaben sind hier nur A oder B. Die Diskettenausgaben werden mit Hilfe eines Packprogrammes verdichtet, dieses Packprogramm kann aus lizenzrechtlichen Gründen nicht mitgeliefert werden und muß von Ihnen erworben werden, eingestellt ist das Programm ARJ (PACK.BAT und UNPACK.BAT), kann jedoch auf Wunsch geändert werden. Während der Sicherung wird eine DOS-Box erscheinen, hier können Sie den Fortgang der Sicherung verfolgen, sollte eine Diskette zur Sicherung nicht ausreichen, so verlangt das Programm von Ihnen eine Folgediskette, Legen Sie sich mehrere Diskettengenerationen an und beschriften diese entsprechend.

Variante 2 = interne Sicherung: Mit der internen Sicherung starten Sie eine Platte/Platte-Sicherung, d.h. die gesicherten Daten werden auf einen anderen Plattenbereich gesichert. Diese Methode ist wesentlich schneller als die externe Sicherung, jedoch haben Sie nicht die Möglichkeit nach dem Generationsprinzip zu sichern, da Sie immer wieder den gleichen Plattenbereich beschreiben. Das angezeigte Sicherungsverzeichnis wurde fest vorgegeben und kann nur durch Ihren Softwarepartner verändert werden.

Sie haben die Möglichkeit nur Datenbanken oder nur Druckdateien zu sichern. Bei Sicherung der Druckdateien beachten Sie bitte, daß nur Ihre Druckdateien gesichert werden, d.h. alle Druckdateien die Sie mit der Anmeldungsnummer (Terminal-Nr.) erstellt haben. Wenn Sie sich mit einer anderen Terminal-Nr. beim nächsten Mal anmelden, so werden Sie Ihre Druckdateien die Sie mit der alten Terminal-Nr. erstellt haben, nicht bearbeiten können. Die gesicherten Daten können selbstverständlich mit Hilfe des Programmes “Daten-Wiederherstellung“ (siehe Seite 15) wieder zurückgespielt werden.

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Daten-Wiederherstellung Programmkurzbeschreibung Hiermit werden alle Daten die Sie mit Hilfe des Programmes “Datensicherung“ (siehe Seite 14) gesichert haben, wieder in das aktuelle Verzeichnis der Fibu, zurückgespielt. Sie können auch hier zwischen der internen und externen Rücksicherung wählen. Bei der externen Rücksicherung markieren Sie bitte das Feld Disketteneingabe und geben das Diskettenlaufwerk ein, auch hier ist das Laufwerk A voreingestellt, Erlaubte Eingaben sind Laufwerk A oder B. Sie haben die Möglichkeit zwischen Datenbanken und Druckdateien zu unterscheiden. Das Sicherungsverzeichnis für die interne Rücksicherung in dem die gesicherten Daten stehen ist voreingestellt und kann nur durch Ihren Softwarepartner geändert werden. Durch die Rücksicherung der Druckdateien erhalten Sie nur die Daten, die der angemeldeten Terminal-Nr. entsprechen Bedenken Sie bitte, daß dadurch alle Daten auf den Stand zurückgesetzt werden, die dem Zeitpunkt der Datensicherung entsprechen.

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Druckeinstellungen Programmkurzbeschreibung Hiermit werden Standard-Druckeinstellungen Ihrem angeschlossenen Drucker zugeteilt. Sie können aus den Standardeinstellungen folgende Drucker auswählen: EPSON-Drucker HP kompatiblen Laserdrucker IBM-Pro Drucker HP-Deskjet Zur Übernahme dieser Einstellungen aktivieren Sie bitte den für Sie entsprechenden Drucker, nun wird automatisch das Übernahmebutton aktiv, betätigen Sie bitte dieses Button, und in dem Fenster “Aktuelle Einstellung“ erscheinen nun die Standardeinstellungen für Ihren Drucker. Sollten Sie einen Drucker besitzen der hier nicht aufgeführt ist bzw. die Einstellungen der Felder laut Ihrem Handbuch nicht passen, so können Sie in den Feldern des Fensters “Aktuelle Einstellung“, diese selbst vornehmen, bedenken Sie jedoch, daß eine Übernahme der Einstellungen, Ihre manuelle getätigte Einstellung, überschreibt. Die Felder werden in Dezimalwerten eingegeben, wobei zwischen jeder Dezimaleingabe ein „/“ eingegeben werden muß. Dieser „/“ dient als Feldtrenner. Im Feld “Anzahl Zeilen“ je Blatt müssen immer 64 stehen, ebenso muß im Feld “Vorschub“ eine 12 stehen! Das Markierungsfeld “Druckausgaben über Windows-Spooler“ ist nur dann zu aktivieren, wenn Sie mit Hilfe des Druckmanagers von Windows ausdrucken wollen. Bedenken Sie jedoch das Sie die Druckausgaben Zuordnung für jedes Dokument immer wieder vornehmen müssen, d.h. Sie müssen den Ausgabedrucker und den Zeichensatz für die Ausgabe bestimmen. Wir empfehlen Ihnen ohne Windows-Spooler zu arbeiten.

Druckanzeigeeinstellungen Programmkurzbeschreibung Mit diesem Programm können Sie die darstellungsweise der Druckausgaben auf Bildschirm einstellen. Folgende Schriftarten können Sie wählen: Fett Italic Unterstrich Die Schriftgröße ist ebenfalls variabel auszuwählen.

Bedenken Sie jedoch, daß je nach ausgewählter Schriftart, die Schriftgröße nicht den gewünschten Vorstellungen entsprechen. Um eventuelle Fehleinstellungen zu umgehen, können Sie mit Hilfe des Vorschau-Buttons, Ihre Einstellung kontrollieren.

Sollten Sie Einstellungen geändert haben, dann speichern Sie diese Einstellungen, erst dann betätigen Sie den Vorschau-Button. Nach beenden des Vorschau-Fensters stehen Sie wieder im Menü, sodas Sie bei einer Korrektur den Menüpunkt „Druckanzeigeeinstellung“ nochmals aufrufen müssen. Eine durchgeführte Änderung ist sofort aktiv, d.h. wenn Sie nun eine Druckausgabe auf den Bildschirm aufrufen, werden die neuen Einstellungen schon berücksichtigt.

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Mandantenstamm-Pflege In diesem Programm werden die grundlegenden Daten des Mandanten (Firma) festgelegt. Feld-Erläuterungen Bitte geben Sie hier alle Informationen ein die das Programm von Ihnen erwartet. Die Felder Name, Straße, PLZ/Ort, Finanzamt und Steuernummer sollten von Ihnen gefüllt werden. Ust-ID-Nummer

Hier wird Ihre eigene Umsatzsteuer-Idenfikations-Nummer eingepflegt. Nur wenn Sie diese Nummer eingepflegt haben, können Sie mit dem Programm (Druck UST-Id-Nr-Quartalsmeldung siehe Seite 66) die UST-ID-Meldungen erstellen, natürlich müssen die entsprechenden Buchungen vorgenommen worden sein (siehe Buchungen auf Seite 99).

Abgr. Monat

Hier wird der erste Monat des Geschäftsjahres eingegeben. Wenn die vor diesem Monat gelegene Periode abgeschlossen wird, wird automatisch das neue Geschäftsjahr (Jahreswechsel) eröffnet. z.B. Ihr letzter Monat des Buchungsjahres ist 12 (Dezember) dann tragen Sie bitte in dieses Feld 01 (Januar) ein, oder der letzte Monat ist 06 dann bitte 07 eintragen.

Eröffnungskonto

Alle Buchungen mit EH oder ES werden gegen das hier angegebene Eröffnungsbilanzkonto gebucht. Diese Kontonummer muß im Sachkontenbereich angelegt sein/werden.

Diff. Sachkonto, Debitoren, Kreditoren

Die Konten müssen angelegt sein, damit bei den Verbuchungs-Programme (z.B. Übernahme aus Faktura) kein Abbruch erfolgt. Sind z.B. Debitoren, Kreditoren oder Sachkonten im FIBU-Bereich nicht gepflegt, werden entsprechende Buchungen auf diese Differenzkonten gebucht und können anschließend aufgelöst werden. Achtung: Die hier eingetragenen Konten müssen in den Stammdaten (Sachkonten, Debitoren und Kreditoren) angelegt sein.

Stelle Kontenklasse Hiermit wird die Stelle der Kontonummer eingegeben die als Kontenklasse stehen soll. Z.B. die Sachkonten-Nummern sind 4-stellig, dann geben Sie hier eine 4 ein, d.h. die vierte Stelle soll als Kontenklasse benutzt werden.

Sammelkonten Debitoren/Kreditoren

Hier können für Debitoren und Kreditoren bis zu je 5 Sammelkonten angelegt werden. Sinn und Zweck soll sein, bestimmte Debitoren und Kreditoren auf ein Sammelkonto zusätzlich zu erfassen. Beispiel: KZ SAMMELKONTO 1 1600 Auslandskreditoren 2 1610 Kreditoren für ET/Zubehör 3 1630 Kreditoren Verwalt./Vers. 1 1400 Debitoren Firmen 2 1410 Debitoren Privat Bei Einrichtung eines Debitors oder Kreditors geben Sie dann nur das betreffende Kennzeichen (KZ-Sammelkonto) ein. Verbucht wird dann automatisch auf das betreffende Sammelkonto. Bei KZ-Sammelkonto = 0 wird dem Debitor/Kreditor keines der 5 Sammelkonten zugeordnet.

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Dann muß das dazugehörige Sammelkonto in den Stammpflege-Programme im Feld "Sammelkonto" manuell eingegeben werden. Achtung: Die hier eingetragenen Konten müssen in den Stammdaten (Sachkonten) angelegt sein.

Sammelkonten Banken, Kassen Es können jeweils bis zu 10 Bank- und 10 Kassenkonten angelegt werden. Bei Bank-. oder Kassenbuchungen (BA, BE, KA, KE) werden die in der Buchungsmaske eingegebenen Kontonummern mit den hier angegebenen Konten auf Vorhandensein geprüft, um Fehlbuchungen sofort auszuschalten. Achtung: Die hier eingetragenen Konten müssen in den Stammdaten (Sachkonten) angelegt sein.

Belegnr.-Autom

Hiermit schalten Sie die Belegnummer-Automatik ein oder aus. Haben Sie die Automatik eingeschaltet so können Sie je Belegart einen Belegnummernkreis (Menü Einstellungen) vorgeben, damit werden in den Buchungsprogrammen die Belegnummern vom Programm automatisch vorgegeben.

Anlagenbuch

Wollen Sie mit der integrierten Anlagenbuchhaltung arbeiten so müssen Sie dieses Feld aktivieren. Jedoch muß aus lizenzrechtlichen Gründen die Anlagenbuchhaltung von Ihrem Softwarepartner generell freigeschaltet werden.

Bankclearing

Dieses Feld steuert den Datenträgeraustausch mit der Bank. Wird das Feld markiert so muß im Programm Hausbank-Pflege (siehe Seite 35) die benötigten Daten für den DTA angelegt werden. Ebenfalls müssen bei Debitoren und Kreditoren die entsprechenden Kennzeichen (Zahlungsart) gepflegt werden.

Kostenrechnung

Sollen die Sachkontenbuchungen an die Kostenträgerrechnung weiter gegeben werden so muß dieses Feld markiert werden, Sie haben dadurch erst den generellen Zugriff auf die Kostenstellen-Rechnung. Jedoch muß aus lizenzrechtlichen Gründen die Kostenrechnung von Ihrem Softwarepartner generell freigeschaltet werden.

Primanota

Sie können Ihre getätigten Buchungen protokollieren lassen. Bei markieren dieses Feldes werden die getätigten Buchungssätze in eine Datei abgelegt, und können insgesamt ausgedruckt werden. Siehe auch Druck Erfassungsprotokoll auf Seite 60.

Jahreskonten

Hier wird festgelegt in welchem Druck-Rythmus der Kontendruck stattfinden soll. Feld markiert heißt JAHRESKONTENDRUCK ist eingeschaltet, es wird vor Abschluß des letzten Monats im Buchungsjahr der Kontendruck durchgeführt. Der Periodenwechsel muß hier vom Anwender manuell gestartet werden. Feld nicht markiert heißt MONATSKONTENDRUCK ist eingeschaltet, es sollte in jedem Monat der Kontendruck gestartet (Druck Kontenblätter siehe Seite 54) werden, nach Beendigung des Programmes wird der Periodenwechsel (siehe Seite 85) automatisch durchgeführt.

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Sachkontenstamm-Pflege Feld-Erläuterungen Konto-Nummer

Hier ist die Kontonummer einzugeben. Die Länge der Kontonummer kann max. 6 Stellen betragen. Die Eingabe wird rechtsbündig abgestellt. Wird z.B. Kontonummer 111 eingegeben, wird vom Programm automatisch die Kontonummer auf 000111 gesetzt. Die Länge der Kontonummer wird im Mandantenstamm-Pflege (Feld “Stelle Kontenklasse“) festgelegt.

Kurzname Hierüber wird in der Suchhilfe nach Kurzname gesucht, geben Sie also eine sinnvolle Kurzbezeichnung ein. Dieses Feld ist 10 Stellen lang. Bitte beachten Sie, daß die Anzeige nach Kurzname genau wie Ihre Erfassung aussieht, d.h. Groß- und Kleinschreibung beachten.

Konto-Bezeichnung-1 und -2 Hier vergeben Sie die Kontobezeichnung, diese Bezeichnungen werden in verschiedenen Auswertungen angezeigt bzw. ausgedruckt.

KZ-Kontoverdichtung

0 = keine Verdichtung 1 = Tagessumme 2 = Monatssumme Mit dem Kennzeichen Kontenverdichtung kann gesteuert werden, ob auf dem jeweiligen Konto eine Summenverdichtung vorgenommen werden soll. Beim KZ = 1, werden die Kontenbewegungen als Tagessumme dargestellt. Beim KZ = 2 als Monatssumme, dagegen wird jede einzelne Buchungssumme angezeigt, wenn eine Null eingegeben wird.

Jahreswechsel-Konto Die markierten Konten bekommen bei einem Jahreswechsel den Endsaldo als Eröffnungsbilanzwert automatisch übertragen. Zubeachten ist, das die erzeugten Sachbuchungen als Buchungsstapel 99 gespeichert werden, dieser Buchungsstapel 99 muß noch mit Hilfe der Batchverbuchung (Stapelbuchung) verbucht werden. Als Bilanzkonto wird das in Mandantenstamm-Pflege (siehe Seite 17) eingegebene Bilanzkonto verwendet.

Umsatzsteuerzeile und Umsatzsteuerschlüssel

Diese beiden Felder sind nur bei Erlöskonten, Erlösschmälerungskonten und Vorsteuerkonten zu belegen. UZ = Umsatzsteuerzeile US = Umsatzsteuerschlüssel, siehe auch Steuerschlüssel-Pflege auf Seite 25. Die Umsatzsteuerzeile, nach der gefragt wird, ist die Umsatzsteuerzeile der amtl. Umsatzsteuervoranmeldung. Den Sachkonten wird, falls erforderlich, ein Umsatzsteuerschlüssel zugewiesen. Alle Werte der Vorsteuerkonten kommen in Zeile "66". Den Mehrwertsteuerkonten wird keine Zeile zugewiesen. Dafür aber den Erlös- und Aufwandskonten, die MWSt. enthalten. Dabei ist zu beachten, daß die Steuerkonten (Vorsteuer, Mehrwertsteuer, etc.) keinen Steuerschlüssel bekommen. Wird ein Umsatzsteuerschlüssel erfaßt so wird nach verlassen des Feldes (TAB-Taste) die Prozentwerte der gespeicherten Schlüssel (Tabelle 1+2) angezeigt. Der Umsatzsteuerschlüssel wird aus zwei Gründen im Konto eingetragen:

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1. Grundsätzlich wird aus einem zu buchenden Betrag die entsprechende Steuer herausgerechnet, wenn im Gegenkonto eine Konto-Nr. eingegeben wird, die einen Umsatzsteuerschlüssel enthält. Das heißt, bei der Erfassung der Buchung braucht in diesem Fall kein Umsatzsteuerschlüssel mehr eingegeben zu werden.

2. Vermeidung von Fehlerquellen beim Buchen: Wenn ein Konto, welches im Stammsatz einen Umsatzsteuerschlüssel enthält, in der Spalte Gegenkonto

aufgerufen wird, dann erscheint automatisch der dazugehörige Umsatzsteuerschlüssel mit dem dementsprechenden Prozentwert.

BWA-Schlüssel (4 verschiedene Auswertungsmöglichkeiten)

Hier muß der BWA-Schlüssel eingetragen werden, unter dem das Konto in der betriebswirtschaftlichen Auswertung ausgewiesen werden soll. Achten Sie darauf, daß Sie keine Bezugszahlen mit der Endnummer Null (0) eingeben, da diese als Überschriften gekennzeichnet sind. Der dem Schlüssel zugeordnete Text wird für das jeweilige Feld angezeigt. siehe auch BWA-Schlüssel-Pflege auf Seite 29.

Bilanz-Schlüssel (4 verschiedene Auswertungsmöglichkeiten)

Hier muß der Bilanz-Schlüssel eingetragen werden. Er dient dazu, daß mehrere Konten saldenmäßig addiert werden. Auch hier keine Null als Endnummer verwenden. Der dem Schlüssel zugeordnete Text wird für das jeweilige Feld angezeigt. siehe auch Bilanzschlüssel-Pflege auf Seite 33.

Kz-Kostenstelle

erlaubte Eingaben; leer, M oder F leer = Kostenstelle kann beim Buchen nicht erfaßt bzw. geändert werden M = keine Kostenstelle vorgegeben, muß jedoch beim Buchen zwingend eingegeben werden F = Kostenstelle aus Stammsatz, kann beim Buchen nicht geändert werden

Kostenstelle

Nur wenn Kz-Kostenstelle = "F", d.h. feste Kostenstelle, muß hier eine Kostenstelle eingetragen werden. siehe auch Kostenstellen-Pflege im Bedienerhandbuch Kostenrechnung.

Kostenstelle-2 Nur wenn Kz-Kostenstelle = "F", d.h. feste Kostenstelle, kann hier eine Kostenstelle eingegeben werden. Wenn eine Eingabe in Feld Kostenstelle vorgenommen wurde und das Feld Kostenstelle-2 wird zusätzlich erfaßt, so muß die Eingabe ungleich der 1. Kostenstelle sein. Die Kostenstelle-2 erzeugt eine zusätzliche Kostenbewegung die nur eine andere Kostenstelle (Kostenstelle-2) weiter an die Kostenrechnung gibt.

Button Salden Dieser Button ist nur aktiv wenn Sie einen gültigen Datensatz gelesen haben. Betätigen Sie den Button, so erhalten Sie eine Saldenanzeige des ausgewählten Kontos. Es werden die Monate 01 bis 12 mit Werten der Felder EBIL (Eröffnungssaldo), SOLL, HABEN und SALDO (SOLL - HABEN) angezeigt.

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Debitorenstamm-Pflege Programm-Kurzbeschreibung In diesem Programm werden die Debitorenkonten festgelegt. Um ein Debitorenkonto zu löschen, ist die jeweilige Kontonummer einzugeben und den Button LESEN auszulösen. Die Informationen dieses Kontos werden auf dem Bildschirm angezeigt. Durch Betätigen des Button LÖSCHEN wird der Löschvorgang ausgelöst. Zur Sicherheit erscheint in ein Abfrage-Fenster in dem Sie nochmals gefragt werden ob dieses Konto wirklich gelöscht werden soll. Generelle Voraussetzung: Alle Verkehrszahlen und der Saldo des zu löschenden Kontos müssen auf Null stehen. Feld-Erläuterungen Konto-Nummer

Unter dieser Nummer wird der Debitor gespeichert. Kurzname

Hierüber wird in der Suchhilfe nach Kurzname gesucht, geben Sie also eine sinnvolle Kurzbezeichnung ein. Dieses Feld ist 10 Stellen lang. Bitte beachten Sie, daß die Anzeige nach Kurzname genau wie Ihre Erfassung aussieht, d.h. Groß- und Kleinschreibung beachten.

Anrede, Name, Branche, Straße, Postleitzahl/Ort, Telefon/Telefax, Gesprächspartner

Bitte füllen Sie alle Felder, soweit wie Ihnen die Informationen bekannt sind, aus. KZ-Bankeinzug

0 oder leer = kein Bankeinzug, 1 = Bankeinzug (Lastschriften drucken) 4 oder 5 = DTA Bankeinzug (Lastschriften, mit/ohne Ermächtigung) Soll mit Bankeinzug gearbeitet werden, ist es notwendig auch die Bankverbindungen des Debitors auszufüllen.

Bank-Nr.

Geben Sie bitte hier Ihre eigene Hausbank-Nummer ein (siehe Hausbank-Pflege auf Seite 35). Zur Kontrolle wird die Bezeichnung der Hausbank in dieser Zeile angezeigt.

Blz (Bankleitzahl)

Wenn bei KZ-Bankeinzug keine 0 eingegeben wurde, müssen Sie hier die Bankleitzahl eingeben, da sonst keine Lastschriften erstellt werden können. Nach der Eingabe der Blz drücken Sie bitte die TAB-Taste, nun prüft das Programm im Bankleitzahlenstamm ob diese Blz vorhanden ist und zeigt Ihnen den dazugehörigen Banknamen, diese Prüfung wird nur dann ausgeführt wenn das Feld Bankname leer ist.

Konto

Geben Sie bitte die Kontonummer des Kunden an. Bank-Name

Sie können hier den Vorschlagsnamen vom Prüfprogramm übernehmen, d.h. mit der TAB-Taste weiter gehen oder aber eine eigene Eingabe durchführen.

Sammel-KZ

In diesem Feld wird eine der Ziffern 1-5 eingetragen. Sie bezieht sich auf die im Firmenstamm angegebenen Sammelkonten. Da sich eine dieser Kennziffern im Debitorenstamm befindet, wird automatisch jede Buchung, die auf den Debitor vorgenommen wird, auch im Sachkontenbereich vollzogen. Sollten die fünf Möglichkeiten nicht ausreichen und sollen Forderungen auf andere Sammelkonten verbucht werden, so bleibt in diesem Fall das Feld frei.

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Sammelkonto

Hier muß ein Sammelkonto angegeben werden, wenn eines der im Mandantenstamm-Pflege (siehe Seite 17).angelegten Sammelkonten nicht zutrifft. Das hier eingegebene Konto muß im Sachkontenbereich angelegt sein.

Zahlungsbedingung (ZS)

Hier kann ein Schlüssel 00-99 eingegeben werden. Dieser Schlüssel besagt, daß alle Rechnungen, die auf diesem Debitorenkonto verbucht werden, generell zu dieser im Schlüssel definierten Bedingung abgestellt werden. Beim Verbuchen der Rechnungen braucht man in diesem Fall kein Zahlungsschlüssel mehr einzugeben. Kommt es vor, daß für einige Rechnungen nicht dieser, sondern ein anderer Zahlungsschlüssel gelten soll, kann der im Stamm festgelegte Zahlungsschlüssel übersteuert werden, indem die entsprechende Rg. direkt beim Buchen mit einem anderen ZS versehen wird. Mit Hilfe des ?-Button können Sie in die Maske Zahlungsschlüssel verzweigen, durch einen Doppelklick auf die von Ihnen ausgewählte Zeile wird des Button Auswählen aktiviert, diesen klicken Sie an und der ZS wird in das obige Erfassungsfeld automatisch eingestellt. Bei einem angegebenen ZS werden in dieser Zeile der Skontoprozent-Satz-1 die Skonto-Tage-1 und die Nettotage zur Kontrolle angezeigt. siehe auch Zahlungskonditions-Pflege auf Seite 27.

Liefnr. bei Kunde Dies ist ein Informationsfeld und speichert Ihre Lieferanten beim Kunden.

Ust-ID-Nummer (Innergemeinschaftliche Lieferung)

Dies ist die Umsatzsteuer-ID-Nummer des Kunden. siehe auch Mandantenstamm-Pflege und UST-Id-Nr-Quartalsmeldung (siehe Seite 66)

Auslands-Kunde

Hier markieren Sie wenn der Kunde ein Auslandskunde ist, dadurch wird bei einer Ausgangsrechnungs-Buchung keine Steuer gerechnet.

Keine OP-Bearbeitung

Ist dieses Feld markiert, werden für diesen Kunden keine Offene-Posten gebildet. Achtung: Denken Sie daran, daß die Abstimmung Ihrer Offenen Posten hierdurch sehr viel schwieriger wird. Bankeinzug oder Mahnungswesen ist dann auch nicht möglich.

Keine Verzugszinsen Sollen keine Verzugszinsen berechnet werden dann markieren Sie bitte dieses Feld. Die Berechnung der Verzugszinsen erfolgt pro offenen Posten. Der Vermerk auf der Mahnung steht nur informationshalber für den Kunden. Es wird kein automatischer Buchungssatz für Mahngebühr und Verzugszinsen bereitgestellt. Die Verbuchung erfolgt manuell bei der Zahlung. Mahngebühren, sowie ein Prozentsatz für Verzugszinsen werden in den einzelnen zu pflegenden Mahnstufen (1-9) eingegeben.

Zul. Mahnstufe Folgende Mahnziffern sind möglich: 0 = keine Mahnung 1 - 9 = höchste zulässige Mahnstufe (Auswahl des Mahntextes) siehe auch Mahnstufenschlüssel-Pflege auf Seite 37.

Button Salden Dieser Button ist nur aktiv wenn Sie einen gültigen Datensatz gelesen haben. Betätigen Sie den Button, so erhalten Sie eine Saldenanzeige des ausgewählten Kontos.Es werden die Monate 01 bis 12 mit Werten der Felder EBIL (Eröffnungssaldo), SOLL, HABEN und SALDO (SOLL - HABEN) angezeigt.

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Kreditorenstamm-Pflege Programm-Kurzbeschreibung In diesem Programm werden die Kreditorenkonten festgelegt. Um ein Kreditorenkonto zu löschen, ist die jeweilige Kontonummer einzugeben und den Button LESEN auszulösen. Die Informationen dieses Kontos werden auf dem Bildschirm angezeigt. Durch Betätigen des Button LÖSCHEN wird der Löschvorgang ausgelöst. Zur Sicherheit erscheint in ein Abfrage-Fenster in dem Sie nochmals gefragt werden ob dieses Konto wirklich gelöscht werden soll. Generelle Voraussetzung: Alle Verkehrszahlen und der Saldo des zu löschenden Kontos müssen auf Null stehen. Feld-Erläuterungen Konto-Nummer

Unter dieser Nummer wird der Kreditor gespeichert.

Kurzname Hierüber wird in der Suchhilfe nach Kurzname gesucht, geben Sie also eine sinnvolle Kurzbezeichnung ein. Dieses Feld ist 10 Stellen lang. Bitte beachten Sie, daß die Anzeige nach Kurzname genau wie Ihre Erfassung aussieht, d.h. Groß- und Kleinschreibung beachten.

Anrede, Name, Branche, Straße, Postleitzahl/Ort, Telefon/Telefax, Gesprächspartner

Bitte füllen Sie alle Felder, soweit wie Ihnen die Informationen bekannt sind, aus. Zahlungsart

Dieses Feld wird für den automatischen Zahlungsverkehr benötigt. Vom Inhalt ist abhängig, in welcher Weise die Offenen Posten gezahlt werden. S = Zahlung per Scheck U = Zahlung per Überweisung oder mit DTA (nur wenn Kennzeichen gesetzt) Ist das Feld nicht ausgefüllt, wird wie folgt bezahlt: - Ist eine Bankverbindung eingetragen, per Überweisung. - Ansonsten erfolgt die Bezahlung per Scheck. Alle anderen Inhalte bedeuten, der Lieferant nimmt am automatischem Zahlungsverkehr nicht teil. Unabhängig von Ihrer Eingabe, können Sie im Programm Zahlungspflege (siehe Seite 70) die Zahlungsart noch abändern.

Bank-Nummer

Hier ist die Banknummer einzugeben, wie in Hausbanken-Pflege (siehe Seite 35) beschrieben, wenn im automatischem Zahlungsverkehr mit Überweisungen oder Schecks gearbeitet wird bzw. mit DTA.

Bankleitzahl, Kontonummer, Bankbezeichnung (des Kreditors)

Diese Felder müssen angegeben werden, wenn im automatischem Zahlungsverkehr mit Überweisungen oder Schecks gearbeitet wird. Wird zum erstenmal eine Bankleitzahl eingegeben, so wird beim verlassen des Feldes automatisch die Bankbezeichnung eingeblendet, ist dies nicht der Fall so kann dies zwei Gründe haben: 1. Es wurde eine falsche Bankleitzahl eingegeben 2. die Bankleitzahl ist im Bankleitzahlen-Verzeichnis noch nicht aufgenommen, in diesem Fall muß die Bankbezeichnung manuell erfaßt werden.

Sammel-KZ

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In diesem Feld wird eine der Ziffern 1-5 eingetragen. Sie bezieht sich auf die im Mandantenstamm-Pflege (siehe Seite 17) angegebenen Sammelkonten. Da sich eine dieser Kennziffern im Kreditorenstamm befindet, wird automatisch jede Buchung, die auf den Kreditor vorgenommen wird, auch im Sachkontenbereich vollzogen. Sollten die 5 Möglichkeiten nicht ausreichen und sollen Verbindlichkeiten auf andere Sammelkonten verbucht werden, so bleibt dieses Feld frei.

Sammelkonto Hier muß ein Sammelkonto angegeben werden, wenn eines der im Mandantenstamm-Pflege angelegten Sammelkonten nicht zutrifft. Das hier eingegebene Konto muß im Sachkontenbereich angelegt sein.

KZ-Zahlungsbedingungen (ZS) Hier kann ein Schlüssel zwischen 00 bis 99 eingegeben werden. Dieser Schlüssel besagt, daß alle Rechnungen, die auf diesem Debitorenkonto bzw. Kreditorenkonto verbucht werden, generell zu dieser im Schlüssel definierten Bedingung abgestellt werden. Beim Verbuchen der Rechnungen braucht man in diesem Fall kein Zahlungsschlüssel mehr einzugeben. Kommt es vor, daß für einige Rechnungen nicht dieser, sondern ein anderer Zahlungsschlüssel gelten soll, kann der im Stamm festgelegte Zahlungsschlüssel übersteuert werden, indem die entsprechende Rg. direkt beim Buchen mit einem anderen ZS versehen wird. Mit Hilfe des ?-Button können Sie in die Maske Zahlungsschlüssel verzweigen, durch einen Doppelklick auf die von Ihnen ausgewählte Zeile wird des Button Auswählen aktiviert, diesen klicken Sie an und der ZS wird in das obige Erfassungsfeld automatisch eingestellt. Bei einem angegebenen ZS werden in dieser Zeile der Skontoprozent-Satz-1 die Skonto-Tage-1 und die Netto-Tage zur Kontrolle angezeigt. siehe auch Zahlungskonditions-Pflege auf Seite 27.

Ust-ID-Nummer (Innergemeinschaftliche Lieferung) Dies ist die Umsatzsteuer-ID-Nummer des Kunden. siehe auch Mandantenstamm-Pflege auf Seite 17 und UST-Id-Nr-Quartalsmeldung auf Seite 66

Kundennr.b.Liefer. Hier können Sie Ihre Kundennr., unter der Sie bei Ihrem Lieferanten geführt werden, eingegeben.

Auslands-Lieferant

Hier markieren Sie wenn der Kreditor ein Auslandslieferant ist, dadurch wird bei einer Eingangsrechnungs-Buchung keine Steuer gerechnet.

Keine OP-Bearbeitung

Ist dieses Feld markiert, werden für diesen Lieferanten keine Offene-Posten gebildet. Achtung: Denken Sie daran, daß es hierdurch schwieriger ist, die Offene-Posten abzustimmen und daß für solche Lieferanten kein automatischer Zahlungsverkehr erfolgen kann.

Button Salden

Dieser Button ist nur aktiv wenn Sie einen gültigen Datensatz gelesen haben. Betätigen Sie den Button, so erhalten Sie eine Saldenanzeige des ausgewählten Kontos. Es werden die Monate 01 bis 12 mit Werten der Felder EBIL (Eröffnungssaldo), SOLL, HABEN und SALDO (SOLL - HABEN) angezeigt.

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Umsatzsteuerschlüssel-Pflege Programm-Kurzbeschreibung In diesem Programm können bis zu 10 Steuerschlüssel für die verschiedenen Umsatzsteuern eingegeben werden, außer z.B. Altteile-Steuer. Je Schlüssel werden das Umsatzsteuerkonto, Vorsteuerkonto, Skonto-Aufwand-Konto, Skonto-Ertragskonto, sowie der Steuersatz in Prozent erfaßt. Es ist unbedingt erforderlich, daß diese Konten im Sachkontenbereich angelegt werden, da sonst die automatischen Verbuchungen nicht richtig erfolgen. Die Steuerschlüssel werden in 2 Steuertabellen hinterlegt, dadurch kann bei einer Steuererhöhung der, ab einem festgesetztem Datum, gültige Steuersatz mit den Steuerkonten, angelegt werden. Die Buchungsprogramme ermitteln laut Buchungsdatum den richtigen Steuersatz selbstständig. Es ist ebenso darauf zuachten, daß keine Sammelkonten (Mandantenstamm-Pflege siehe Seite 17) hier erfaßt werden. Wichtig ist, daß mit dem Steuerschlüssel 3 die 15%ige Mehrwertsteuer angelegt werden muß (nur für Benutzer von MKE-Warenwirtschaft). Feld-Erläuterungen Gültigkeit-Ab

Bei Errechnung der Steuer wird über dieses Datum geprüft mit welcher Steuertabelle gearbeitet werden soll. UST (Umsatzsteuerkonto)

Geben Sie hier das entsprechende Umsatzsteuerkonto ein, die errechnete Steuer wird auf dieses Konto automatisch gebucht. Dieses Konto muß im Sachkontenbereich angelegt sein.

VST (Vorsteuerkonto)

Geben Sie hier das entsprechende Vorsteuerkonto ein, die errechnete Steuer wird auf dieses Konto automatisch gebucht. Dieses Konto muß im Sachkontenbereich angelegt sein.

SKTO-A (Skontoaufwandkonto)

Geben Sie hier das entsprechende Skontoaufwandkonto ein, der Skontobetrag wird auf dieses Konto gebucht. Das Konto muß im Sachkontenbereich angelegt sein.

SKTO-E (Skontoertragkonto)

Geben Sie hier das entsprechende Skontoertragskonto ein, der Skontobetrag wird auf dieses Konto gebucht. Das Konto muß im Sachkontenbereich angelegt sein.

% (Steuerprozentsatz mit 2 Nachkommastellen)

Hier wird der eigentliche Steuerprozentsatz eingegeben, der laut dem Steuerschlüssel zur Berechnung herangezogen werden soll.

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Buchungsschlüssel-Pflege Programm-Kurzbeschreibung In diesem Programm werden die Plausibilitäten für die Buchungsschlüssel festgelegt. Vom System werden 14 Buchungsschlüssel vorgegeben. Pro Buchungsschlüssel, sind die zur Verbuchung erlaubten Kontenklassen (1. Stelle der Konto-Nr.) einzugeben sowie die erlaubten Steuerschlüssel. Feld-Erläuterungen SL (Buchungsschlüssel in numerischer Form)

Es werden vom Programm die Buchungsschlüssel 1-14 angezeigt. BS (Buchungsschlüssel in alphabetischer Form)

jedem SL ist ein Kürzel zugeordnet, mit diesem Kürzel werden die Buchungsschlüssel in den Buchungsprogrammen ausgewählt.

Kontenklassen erlaubt 0 - 9

Hier müssen die Kontenklassen angegeben werden, die unter Verwendung des jeweiligen Buchungsschlüssels im Gegenkonto möglich sind. Dadurch werden Falschbuchungen verhindert. Wird mit dem Schlüssel 01 (=AR) ein Debitorenkonto angesprochen, soll als Gegenkonto auch nur ein Konto aus den Kontenklassen, die hier erfaßt werden, stehen. Ist dies nicht der Fall, wird die Buchung abgewiesen.

Steuerschlüssel erlaubt 01 - 10

Hier sind die Steuerschlüssel einzugeben, die unter Verwendung des Buchungsschlüssels zulässig sein sollen. Wird eine Buchung vorgenommen, darf in der Buchungszeile nur ein Umsatzsteuerschlüssel verwendet werden, der hier vorgegeben wurde. Erfolgt dies aus Versehen nicht, sondern wird ein anderer Schlüssel angegeben, wird die Buchung abgewiesen. Diese gesamten Abprüfungen auf zulässige Steuerschlüssel werden auch Plausibilitätsprüfung genannt. Sie verhindert, daß durch Falscheingaben oder falsche Vorkontierung Fehlbuchungen vorgenommen werden. siehe auch Umsatzsteuerschlüssel-Pflege auf Seite 25.

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Zahlungskonditions-Pflege Programm-Kurzbeschreibung In diesem Programm werden die Zahlungsbedingungen über einen Zahlungsbedingungsschlüssel (ZS) angelegt. Diese gelten für Debitoren und für Kreditoren. Es können 99 verschiedene Möglichkeiten (ZS) eingegeben werden. Der Zahlungsbedingungsschlüssel soll fest für jeden Debitor oder Kreditor eingegeben werden. Das System errechnet dann die Fälligkeit und den jeweils aktuellen Skontobetrag, der gezogen oder gewährt werden kann. Beim Buchungsvorgang kann der ursprünglich gewährte Zahlungsschlüssel noch geändert werden. Es stehen Ihnen die Buttons Anzeigen, Ändern; Hinzufügen, Löschen und Beenden zur Verfügung. Je nach Tätigkeit sind einige Buttons aktiv oder inaktiv. Möchten Sie einen angezeigten Zahlungsschlüssel ändern, so gehen Sie mit dem Mauszeiger auf die entsprechende Zeile und betätigen 2 x die linke Maustaste. Der Button Ändern ist nun aktiv und Sie können diesen Button mit der linken Maustaste anklicken. Sie sehen nun ein Änderungsfenster indem Sie Ihre Änderungen durchführen können. Eine Löschung geht im Grunde genauso von statten wie eine Änderung, statt auf den Button Ändern gehen Sie nun auf den Button Löschen. Sie erhalten nun eine Kontrollanzeige, wenn Sie in dieser Anzeige auf den Button Ja klicken, wird der Satz gelöscht und die Anzeige wird aufgefrischt. Ein Hinzufügen eines Satzes wird durch das anklicken des Buttons Hinzufügen aktiviert, Sie erhalten ein Fenster in dem Sie die Informationen für den neuen Satz eingeben. Feld-Erläuterungen Skonto-%-Satz 1, Skonto-%-Satz 2

Hier wird der zu berechnende Prozentsatz hinterlegt, es wird mit 2 Nachkommastellen gespeichert. Skonto-Tage 1, Skonto-Tage 2, Netto-Tage

In den Feldern "Tage" können maximal 499 echte Tage eingegeben werden. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, daß die 1. Stelle der "Tage" eine 5 oder 6 ist. In diesen Fällen dürfen die 2. und die 3. Stelle nur 01-30 lauten. 1. Stelle: 5 = nächster Monat nach Rechnungsdatum (Folgemonat) 1. Stelle: 6 = übernächster Monat nach Rechnungsdatum Beispiel-1: ZS % T-1 % T-2 Netto 01 03,00 515 01,50 525 630 Eine Rechnung, die mit dem Zahlungsschlüssel 01 gebucht wird, ist zahlbar - abzüglich 3,0% Skonto am 15. des Folgemonats oder - abzüglich 1,5% Skonto am 25. des Folgemonats oder - am 30. des übernächsten Monats rein Netto. Beispiel-2: ZS % T-1 % T-2 Netto 02 03,00 15 01,50 25 30 Eine Rechnung, die mit dem Zahlungsschlüssel 02 gebucht wird, ist zahlbar - abzüglich 3,0% Skonto innerhalb 15 Tage nach Rechnungstellung oder - abzüglich 1,5% Skonto innerhalb 25 Tage nach Rechnungsstellung, nachdem die erste Fälligkeit vergangen ist oder - nach 30 Tage ohne Skontoabzug, wenn beide Skontofälligkeiten nicht ausgenutzt wurden.

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Buchungstexte-Pflege Programm-Kurzbeschreibung In diesem Programm können bis zu 99 geschlüsselte Buchungstexteangelegt werden. Durch die Verschlüsselung von Buchungstexten wird eine Vereinfachung beim Buchen erzielt. Man braucht nicht den kompletten Text, sondern nur an dieser Stelle die dazugehörige Kennziffer einzugeben. Dieser Text wird durch die Kennziffer (Textschlüssel) abgerufen und erscheint später im Journal und auf den Kontoblättern. Sie können nun beim Erfassen von Buchungen in der Spalte "Buchungstext" den Text über die Tastatur eingeben oder nur den Textschlüssel. Die Textschlüssel sind 2-stellig anzulegen, der dazugehörige Text kann 20 Stellen aufweisen. Die Textschlüssel 1-14 entsprechen den Buchungsschlüsseln und werden bei der Erfassung automatisch im Textfeld ausgewiesen. Einen Ausdruck der erfaßten Texte erhalten mit dem Programm Drucken Text-Schlüssel (siehe Seite 51) Es stehen Ihnen die Buttons Anzeigen, Ändern; Hinzufügen, Löschen und Beenden zur Verfügung. Je nach Tätigkeit sind einige Buttons aktiv oder inaktiv. Möchten Sie einen angezeigten Buchungstext ändern, so gehen Sie mit dem Mauszeiger auf die entsprechende Zeile und betätigen 2 x die linke Maustaste. Der Button Ändern ist nun aktiv und Sie können diesen Button mit der linken Maustaste anklicken. Sie sehen nun ein Änderungsfenster indem Sie Ihre Änderungen durchführen können. Eine Löschung geht im Grunde genauso von statten wie eine Änderung, statt auf den Button Ändern gehen Sie nun auf den Button Löschen. Sie erhalten nun eine Kontrollanzeige, wenn Sie in dieser Anzeige auf den Button Ja klicken, wird der Satz gelöscht und die Anzeige wird aufgefrischt. Ein Hinzufügen eines Satzes wird durch das anklicken des Buttons Hinzufügen aktiviert, Sie erhalten ein Fenster in dem Sie die Informationen für den neuen Satz eingeben.

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BWA-Schlüssel-Pflege Programm-Kurzbeschreibung In diesem Programm werden die BWA-Textschlüssel (3-stellige Schlüsselnummer) und der dazugehörige BWA-Text eingegeben. Der BWA-Schlüssel kann nach firmenindividuellen Gesichtspunkten angelegt werden. Er wird auf die Sachkonten verteilt, die dann beim Drucken Betriebswirtschaftliche Auswertung (siehe Seite 57) saldenmäßig zusammengefaßt werden. Desweiteren erfolgt beim Druck ein prozentualer Vergleich. Bei den Aktiv- und Passiv-Posten wird der prozentuale Vergleich zur Summe der Aktiva gemacht. Bei der G + V - Rechnung erfolgt ein prozentualer Vergleich zum Erlös und ein prozentualer Vergleich innerhalb einer Gruppe (Gruppensumme = 100%). Einen Ausdruck der erfaßten Texte erhalten mit dem Programm Drucken Text-Schlüssel (siehe Seite 51) Sie haben 3 generelle Buttons, Pflege Version, Löschen Version und Kopieren Version sowie die Buttons Anzeigen, Ändern; Hinzufügen, Löschen und Beenden. Je nach Tätigkeit sind einige Buttons aktiv oder inaktiv. Pflege Version:

Hier wählen Sie die Versions-Nummer aus die Sie bearbeiten möchten Löschen Version:

Hier wählen Sie die Versions-Nummer aus die Sie löschen möchten, es werden alle Sätze dieser Versions-Nummer gelöscht

Kopieren Version:

Hier geben Sie die Versions-Nummer vor die Sie kopieren möchten sowie die Versions-Nummer die neu erstellt werden soll, die zu erstellende Versions-Nummer darf nicht vorhanden sein.

Möchten Sie einen angezeigten BWA-Text ändern, so gehen Sie mit dem Mauszeiger auf die entsprechende Zeile und betätigen 2 x die linke Maustaste. Der Button Ändern ist nun aktiv und Sie können diesen Button mit der linken Maustaste anklicken. Sie sehen nun ein Änderungsfenster indem Sie Ihre Änderungen durchführen können. Eine Löschung geht im Grunde genauso von statten wie eine Änderung, statt auf den Button Ändern gehen Sie nun auf den Button Löschen. Sie erhalten nun eine Kontrollanzeige, wenn Sie in dieser Anzeige auf den Button Ja klicken, wird der Satz gelöscht und die Anzeige wird aufgefrischt. Ein Hinzufügen eines Satzes wird durch das anklicken des Buttons Hinzufügen aktiviert, Sie erhalten ein Fenster in dem Sie die Informationen für den neuen Satz eingeben. Feld-Erläuterungen BWA-Textschlüssel Aufbau des BWA-Textschlüssels: 1. Feld: Zwangseingabe 3 = Ertrag 4 = Aufwand 2. Feld: Gruppensteuerung 0-9 möglich 3. Feld: Variabel / zur freien Verfügung 0 (Leer) = Text gilt nur als Überschrift, nicht als Ordnungsbegr. 1 - 9 = Zeile innerhalb einer BWA-Gruppe

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Beispiel: 300 = * Erträge * (Überschrift einer BWA-Gruppe) 310 = Warenerlös (Überschrift einer BWA-Untergruppe) 311 = Erlöse Inland 312 = Erlöse Ausland Siehe auch möglicher Aufbau für BWA-Texte auf Seite 109.

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ERG-Pflege Programm-Kurzbeschreibung Mit diesem Programm wird die Ergebnisrechnung (siehe Drucken ERG, Seite 59) verwaltet. Sie können beliebig viele bzw. verschiedene Abrechnungen und Modelle erstellen. Der Vorteil dieses Programmes liegt in der freien Gestaltung der Liste. Sie können vollkommen frei Zwischensummen definieren, Prozentuierungen auf Gruppensummen beziehungsweise Endsummen vornehmen. Bis zu 999 verschiedene Listen können angelegt werden. Zu jeder Listennummer können Sie einen 80 stelligen Text vergeben, dieser Text wird zusätzlich als zweite Überschriftszeile in der Auswertung angedruckt. Löschen Global: Mit dieser Funktion wird die Listennummer komplett gelöscht. Kopieren Global: Sie können hiermit eine Listennummer in eine neue Listennummer kopieren. Drucken: Hiermit wird die Listennummer ausgedruckt. Sie haben die Möglichkeit eine Selektion vorzunehmen. Neue Zeilen-Nr. Hiermit kann je Listennummer die Zeilen-Nummerierung neu geordnet werden, wobei das Programm automatisch die Schrittweite je Zeile ermittelt und vergibt. Betätigen Sie den Anzeige-Button, Sie erhalten nun eine Anzeige aller gespeicherten ERG-Listen. Wenn Sie eine Liste bearbeiten wollen so gehen Sie mit dem Mauszeiger auf die gewünschte Zeile im Fenster und führen einen Doppelklick aus. Sie erhalten eine Änderungesmaske mit deren Hilfe Sie die Liste weiter bearbeiten können. Wenn Sie jedoch neu beginnen und Sie haben bisher keine Liste angelegt, so setzen Sie den Mauszeiger in das leere Anzeigefenster und drücken die Enter-Taste, jetzt sollten Sie ebenfalls die Änderungsmaske sehen. Feld-Erläuterungen ZZ Hier geben Sie die Zeile ein, in der das Konto bzw. das Ergebnis aus einer Zeilenzusammenfassung gelistet werden soll. Wenn Sie die gleiche Zeile mehrfach verwenden wollen, so müssen Sie eine Folge-Nummer vergeben. Unser Tip, lassen Sie sich genügend Platz in der Vergabe der Zeilennr. Sie können 99999 Zeilen vergeben, arbeiten Sie z.B. mit 10er Sprüngen. Folge Mit Hilfe dieses Feldes können Sie Einfügungen machen, wenn Sie z.B. eine Zeile einfügen müssen aber Sie haben keine Zeilennr. frei so können Sie durch die Vergabe der Folge-Nummer trotzdem Einfügungen vornehmen. Beachte: Zeilen-Nummer und Folge-Nummer bilden eine Einheit. Sie können in das Feld Folge-Nummer 999 Eintragungen vornehmen. Konto-von Hier geben Sie das Konto ein, dessen Wert in dieser Zeile erscheinen soll. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, können Sie in den Zeilenfeldern eine Eingabe vornehmen. Wird eine Eingabe vorgenommen so wird im Sachkontenstamm geprüft ob das Konto angelegt ist. Wurde das Konto gefunden und das Feld Text ist leer, wird der Kontotext im Textfeld angezeigt, ist das Konto nicht gefunden so ertönt ein Beep-Ton, Sie können mit der Erfassung jedoch weiter machen. Konto-bis Es erscheint hier bei einer Neuerfassung der Inhalt vom Feld Konto-von. Sie können jedoch ein Konto-bis vorgeben, z.B. sollen die Konten 8000 bis 8099 in dieser Zeile zusammengefasst werden. Dieses Feld nur dann leer lassen wenn auch das Feld Konto-von leer ist. Sind beide Felder leer können Sie in den Zeilenfeldern eine Eingabe vornehmen. Wird eine Eingabe vorgenommen so wird im Sachkontenstamm geprüft ob das Konto angelegt ist. Wurde das Konto gefunden und das Feld Text ist leer, wird der Kontotext im Textfeld angezeigt, ist das Konto nicht gefunden so ertönt ein Beep-Ton, Sie können mit der Erfassung jedoch weiter machen. Zeile (Zeile von - bis)

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Nur wenn Sie die Felder Konto-von/bis leer lassen können Sie hier eine Eingabe vornehmen. Es lassen sich Zeilengruppen aufaddieren, indem man im ersten Feld die erste aufzuaddierende Zeile erfaßt und im zweiten Feld die letzte auszuaddierende Zeile erfaßt. Rechf Hier handelt es sich um ein Feld in dem man eine Rechenformel eingeben kann. Es dürfen die vier Grundrechenarten eingegeben werden ( + - * / ). Der Wert aus den vorderen Eingaben wird entsprechend dieser Eingabe eingerechnet. Text Es wird laut Konto-von/bis der entsprechende Text vorgeschlagen, dieser Text kann übernommen werden, natürlich kann auch ein anderer Text erfaßt werden, der dann in dieser Zeile angedruckt wird. Druck Mit diesem Feld steuern Sie den optischen Aufbau Ihrer Liste. Die Eingabe einer Zahl (1-9) bewirkt, daß vor dieser Zeile die der Zahl entsprechende Anzahl von Leerzeilen gedruckt wird. Die Eingabe eines "/" bedeutet, daß vor dem Druck dieser Zeile ein Seitenwechsel erfolgt. Geben Sie "N" ein, wird diese Zeile z.B. als Zwischensummenzeile verwendet. Ein "-" oder "=" bedeutet, daß in dieser Zeile ein durchgehender Strich oder Doppeltstrich gedruckt wird, bei dieser Eingabe dürfen natürlich keine sonstige Felder belegt sein. %-Gr. Hier wird die Gruppen-Zeile eingetragen, diese Gruppen-Zeile ist die Basis für die Prozent-Errechnung des Anteiles dieser Zeile an der Gruppensumme. Auch wenn Sie Zeilen mit Druck = "N" definieren (Zwischensummen-Zeile) muß ein Eintrag in diesem Feld "%-Gr." erfolgen, da sonst keine Gruppensumme gebildet wird. %-Ges. In diesem Feld geben Sie die Nummer der Zeile an in der die Gesamtsumme ermittelt wird. Es wird der Prozentanteil dieser Zeile an der Gesamtsumme errechnet. Dieser Eintrag ist auch bei Gruppensummen sinnvoll, Sie erhalten dadurch den Prozentanteil der Gruppe vom Gesamtwert. Sonstiges Bei Verwendung von Folgenr. darauf achten, daß bei Summierungen bzw. Übertragung (Druck=N) die Zeile eindeutig sein muß, wenn nicht (d.h. Folgenr. innerhalb einer Zeilennr. ist vorhanden) wird entweder nur die erste Zeile verarbeitet oder es werden alle Sätze mit gleicher Zeilennr. verdichtet. Bei Summierung mit Angabe von Zeile bis Zeile, immer letzte Zeile (Summierung bis) eine eventuelle Gruppensumme-Zeile mit in die Addition aufnehmen, soweit diese vorhanden ist.

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Bilanzschlüssel-Pflege Programm-Kurzbeschreibung In diesem Programm werden die Bilanz-Schlüssel (4-stellige Schlüsselnummer) und der dazugehörige Bilanztext eingegeben. Der Bilanz-Schlüssel ist ebenfalls wie der BWA-Schlüssel vom Anwender selbst aufzubauen. Die Bilanzschlüssel werden saldenmäßig über die Sachkonten zusammengefaßt und mit Hilfe des Programmes Drucken Bilanz / G+V (siehe Seite 64) ausgewertet. Nur Bilanz-Schlüssel mit letzte Stelle ungleich 0, können einem Sachkonto zugeordnet werden. Bilanz-Schlüssel mit letzter Stelle ungleich 0 werden in der Auswertung automatisch um 6 Stellen nach rechts versetzt gedruckt. Bilanz-Schlüssel mit letzter Stelle gleich 0 werden immer mit einer zusätzl. Leerzeile gedruckt, Ausnahmen sind die Trennungszeilen. Diese Zeilen entstehen durch die Eingabe im Textfeld mit "-" oder "=" (komplett ausfüllen). Einen Ausdruck der erfaßten Texte erhalten mit dem Programm Drucken Text-Schlüssel (siehe Seite 51). Sie haben 3 generelle Buttons, Pflege Version, Löschen Version und Kopieren Version sowie die Buttons Anzeigen, Ändern; Hinzufügen, Löschen und Beenden. Je nach Tätigkeit sind einige Buttons aktiv oder inaktiv. Pflege Version:

Hier wählen Sie die Versions-Nummer aus die Sie bearbeiten möchten Löschen Version:

Hier wählen Sie die Versions-Nummer aus die Sie löschen möchten, es werden alle Sätze dieser Versions-Nummer gelöscht

Kopieren Version: Hier geben Sie die Versions-Nummer vor die Sie kopieren möchten sowie die Versions-Nummer die neu erstellt werden soll, die zu erstellende Versions-Nummer darf nicht vorhanden sein.

Möchten Sie einen angezeigten Bilanztext ändern, so gehen Sie mit dem Mauszeiger auf die entsprechende Zeile und betätigen 2 x die linke Maustaste. Der Button Ändern ist nun aktiv und Sie können diesen Button mit der linken Maustaste anklicken. Sie sehen nun ein Änderungsfenster indem Sie Ihre Änderungen durchführen können. Eine Löschung geht im Grunde genauso von statten wie eine Änderung, statt auf den Button Ändern gehen Sie nun auf den Button Löschen. Sie erhalten nun eine Kontrollanzeige, wenn Sie in dieser Anzeige auf den Button Ja klicken, wird der Satz gelöscht und die Anzeige wird aufgefrischt. Ein Hinzufügen eines Satzes wird durch das anklicken des Buttons Hinzufügen aktiviert, Sie erhalten ein Fenster in dem Sie die Informationen für den neuen Satz eingeben. Feld-Erläuterungen Bilanz-Schlüssel Aufbau des Bilanzschlüssels: 1. Feld: Zwangseingabe 1 = Aktiva (Bilanz) 2 = Passiva (Bilanz) 3 = Ertrag (G + V) 4 = Aufwand (G + V) 2. Feld: Gruppensteuerung (2-stellig) 00-99 möglich 3. Feld: Variabel / zur freien Verfügung 0 (Leer) = Text gilt nur als Überschrift, nicht als Ordnungsbegriff 1 - 9 = Zeile innerhalb einer Bilanzgruppe

Beispiel: 1010 = ** Anlagevermögen ** Überschrift für eine Bilanzgruppe

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1011 = Grundstücke und Gebäude erste Zeile innerhalb der Bilanzgruppe 01 (Anlagevermögen) 1012 = Maschinen u. masch. Anl. zweite Zeile innerhalb der Bilanzgruppe 01 (Anlagevermögen) Sonderversion 4 Für die Version 4 ist ein Summenschlüssel vorzugeben. Laut diesem Summenschlüssel werden Werte es Schlüssels dem Summenschlüssel zugeordnet. Reihenfolge der Summierung: 1. Bilanz-Schlüssel letzte Stelle ungleich 0 z.B. 1112 Summieren auf Schlüssel 1110 2. Bilanz-Schlüssel vorletzte Stelle ungleich 0 und letzte Stelle gleich 0 z.B. 1110 Summieren auf Schlüssel 1150 (Wichtig: Darauf achten daß das Empfangsfeld (1150) größer ist als das abgebende Feld (1110) Falsch wäre 1180 nach 1150 Summieren.) 3. Bilanz-Schlüssel vorletzte und letzte Stelle gleich 0 z.B. 2100 Summieren auf Schlüssel 2500 Auch hier gilt, abgebendes Feld muß kleiner als Empfangsfeld sein Siehe auch möglicher Aufbau für Bilanz-Texte auf Seite 110.

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Hausbank-Pflege Programm-Kurzbeschreibung In diesem Programm werden Ihre Hausbanken, denen Sie eigene Nummern (01-99) zuweisen, eingegeben. Da Sie Ausgangsschecks, Überweisungen und Lastschriften nicht sofort auf das betreffende Bankkonto buchen, richten Sie im Sachkonten-Stamm sogenannte INTERIMSKONTEN ein. Diese Konten werden auch im Mandantenstamm innerhalb der Bank- und Kassenkonten eingegeben. Im Sachkontenbereich müssen diese Konten unbedingt anlegt sein. Interimskonten sind Geldzwischenkonten für unbare Ein- und Ausgänge, bis auf dem eigentlichen Bankkonto die dementsprechende Buchung vorliegt. Beispiel Kontengliederung: 1200 Commerzbank (Hausbank Nr. 01) 1201 Interimskonto Scheck 1202 Interimskonto Überweisung 1203 Interimskonto Lastschrift 1210 Commerzbank (Hausbank Nr. 02) 1211 Interimskonto Scheck 1212 Interimskonto Überweisung 1213 Interimskonto Lastschrift

Sie können auch die im Beispiel aufgeführten Interimskonten in einem Konto zusammenfassen, allerdings zu Lasten der Übersichtlichkeit. Feld-Erläuterungen Haus-Banknummer

Geben Sie bitte eine freie Banknummer vor (01 - 99), unter dieser Nummer wird die hier eingegebene Hausbank geführt. Diese Banknummer wird in den Pflegeprogramme für Debitoren und Kreditoren im Feld Hausbank ebenfalls eingegeben.

Bankleitzahl Hier wird die Bankleitzahl Ihrer Hausbank eingegeben, diese BLZ wird nicht geprüft.

Konto-Nummer

Hier geben Sie die Konto-Nummer Ihrer Hausbank ein.

Bankname Geben Sie hier die Bankbezeichnung der Hausbank ein

Interims-Konto Überweis.

Geben Sie hier ein Interimskonto ein, dieses Konto nimmt die Überweisungsvorgänge auf. Interims-Konto Scheck

Geben Sie hier ein Interimskonto ein, dieses Konto nimmt die Scheckvorgänge auf. Interims-Konto Lastschrift

Geben Sie hier ein Interimskonto ein, dieses Konto nimmt die lastschriftvorgänge auf. Datenträgeraustausch

wurde im Mandantenstamm-Pflege (siehe Seite 17) das Feld Datenträgeraustausch aktiviert, werden in diesem Programm einige Informationen verlangt.

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Betriebssystem geben Sie bitte Ihr Betriebssystem ein, wenn Sie nicht sicher sind welches Betriebssystem Sie benutzen, so können Sie mit dem Systembefehl "VER" dies abfragen.

Diskettenformat geben Sie bitte Ihr Diskettenformat ein, es steht z.Z. zur Auswahl: 1,2 MB 5 1/4 Zoll 360 Kb 5 1/4 Zoll 1,4 MB 3 1/2 Zoll

Dateiname geben Sie bitte den Ausgabedateinamen an, es kann es sich nur um den Namen DTAUS1 handeln, siehe auch Vorschriften für Datenträgeraustausch mit den Banken (Broschüre).

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Mahnstufenschlüssel-Pflege Programm-Kurzbeschreibung In diesem Programm werden für die einzelnen Mahnstufen Mahntexte sowie Mahngebühren und Verzugszinsen eingegeben. Je Mahnstufe können Kopftexte als auch Fusstexte eingepflegt werden. Feld-Erläuterungen Mahnstufe

Es können Mahnstufen 1-9 eingegeben werden. (Mahnstufe 10 enthält einen Text, der für Kontoauszüge benutzt wird; Druck Kontoauszüge (siehe Seite 76).

Mahngebühren

Wird ein Kunde zum 3. Mal gemahnt und hat innerhalb seiner Mahnung die Mahnstufe 1, 2 und 3 erhalten, so wird als Mahngebühr der Betrag der Mahnstufe 3 genommen. Druck Mahnungen (siehe Seite 75). Es wird nicht von Mahnstufe zu Mahnstufe addiert. Beispiel: Mahnstufe 1 = 2,00 DM Mahnstufe 2 = 5,00 DM Mahnstufe 3 = 8,00 DM Auf der Mahnung erscheint als Mahngebühr somit 8,00 DM

Verzugszinsen %

Je überfällige Position auf der Mahnung werden die Zinstage ermittelt (auch Gutschriften). Die hierdurch ermittelte Zinszahl wird mit dem Prozentsatz, der auf der Mahnung höchsten Mahnstufe, multipliziert und der Betrag auf der Mahnung ausgedruckt, sofern das Kennzeichen "KZ-Verzugszinsen" bei dem Debitor (Debitorenstamm-Pflege siehe Seite 21) gesetzt ist. Für Mahngebühren und Verzugszinsen wird kein Buchungssatz erstellt. Sollen diese berechnet werden, so sind sie manuell einzugeben.

Kopftext / Fusstext

Hier haben Sie die Möglichkeit, individuell Ihre Texte zur Mahnung zu gestalten. Für Kopf- und Fusstexte (dazwischen die offenen Posten) haben Sie je 5 Zeilen a' 60 Zeichen zur Verfügung. Dieser Text wird jedesmal ausgedruckt, wenn eine Mahnung mit dem betreffenden Schlüssel gedruckt werden soll.

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Mahnparameter-Pflege Programm-Kurzbeschreibung Hier bestimmen Sie, falls Sie mit offenen Posten arbeiten, den Mahnrhythmus. Es ist darauf zu achten, daß der Ausdruck der Mahnung im gleichen Rhythmus oder häufiger erfolgen soll. Einen Ausdruck dieser Daten erhalten Sie mit Hilfe des Programmes Druck Mahnparameter (siehe Seite 52). Feld-Erläuterungen Mst-1 - Mst-9

Hier wird angegeben, in wie vielen Tagen nach Erreichen der Zielfälligkeit gemahnt werden soll. Beispiel: Bei einem Mahnrythmus von 8 Tagen würde die Eingabe sein: 8 / 16 / 24 / 32 / 40 / 48 / 56 / 64 / 72

Absender Diese Angaben werden auf der Mahnung in der oberen rechten Seite auf weißem Tabellierpapier angedruckt. Soll ein Formular verwendet werden, so sind diese Angaben freizulassen. siehe auch Druck Mahnungen auf Seite 75.

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Passwort-Pflege Der angemeldete Sachbearbeiter kann sich mit Hilfe dieses Programmes ein anderes Passwort anlegen. Er kann natürlich nur sein Passwort verändern. Sollte er sein Passwort vergessen haben, so kann Ihm nur der Systemadministrator helfen. Achtung: Erst bei verlassen der Fibu und Anmeldung in die Fibu wird dieses neue Passwort aktiviert! Passwort

geben Sie hier Ihr neues Passwort ein

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Dialog-Verbuchung Feld-Erläuterungen Buch.-Periode (MM/JJJJ)

in diesem Feld geben Sie den Buchungsmonat und das Jahr ein indem gebucht werden soll. Es wird Ihnen als Default-Werte die aktuelle Periode angezeigt, die Sie natürlich überschreiben können. Sie können in jeden Monat des Vorjahres, des laufenden Jahres und in den ersten Monat des Folgejahres buchen.

BS (Buchungsschlüssel)

es wird eine Auswahlbox bereitgestellt, wählen Sie bitte den gewünschten Buchungsschlüssel mit einem Doppelklick der Maus aus.

Beleg-Datum

geben Sie bitte hier das Beleg-Datum des Buchungsvorganges ein, voreingestellt ist hier das Anmeldungsdatum.

Beleg-Nummer Dieses Feld ist frei wählbar. Die Beleg-Nr. ist die Nummer, unter der die Buchung journalisiert wird. Sollten Sie mit Belegautomatik arbeiten, so erhalten Sie immer automatisch die nächste Belegnummer je Buchungsschlüssel.

OP-Nummer

Die Offene-Posten-Nr. ist normalerweise mit der Beleg-Nr. identisch. Sollen aber Posten innerhalb des Kontokorrents anderen Belegen zugeordnet werden, erhalten diese als OP-Nummer die Nummer, der sie zuzuordnen sind. Dies benötigt man in der Regel für Gutschriften und Belastungen, wie Mahngebühren oder Disagio. Bei AR / ER ohne Belegnummer: Bei den OP wird die entsprechende Summe für den jeweiligen Tag gebildet.

Konto-KZ / Konto Das Kontokennzeichen wird soweit wie möglich aufgrund des Buchungskreises übernommen. Generell gibt es drei Möglichkeiten: 1 = Sachkonten 2 = Debitoren 3 = Kreditoren Wird z.B. im Buchungskreis AR, GA gebucht, wird automatisch das Kontokennzeichen 2 übernommen. Danach ist das entsprechende Konto einzugeben. Ebenso wird der Buchungsschlüssel, sowie der Buchungstext aufgeführt, die auch überschrieben werden können. Die Kontonummern können über ein Suchprogramm gesucht werden, lösen Sie für diesen Vorgang den ?-Button aus, sie erhalten nun ein Auswahlfenster in dem Sie Ihre entsprechende Selektionen vorgeben können. Wurde eine Kontonummer eingegeben wird die Kontobezeichnung und der Kontosaldo angezeigt.

Kostenstelle (nicht sichtbar) Handelt es sich um Sachkonto mit fester Kostenstellen-Zuordnung, so werden Sie dieses Feld nicht sehen. Nur bei einer Muß-Eingabe wird ein Erfassungsfenster eröffnet in dem Sie die Kostenstellen 1 und 2 eingegeben können. Die hier eingegebene Information wird als Kostenstelle der Konto-Nummer zugeordnet und im Programm-Modul Kostenrechnung entsprechend ausgewertet.

Buchungsbetrag Hier ist generell der Bruttobetrag einzugeben. Die Trennung (Interpunktion) erfolgt mit Hilfe des Kommas. Geben Sie z.B. einen vollen DM-Betrag ein, so brauchen Sie keine Nachkommastellen (00) einzugeben, da dies das Programm automatisch macht. Ein negativer Betrag wird mit dem Minuszeichen erfaßt (Stornobuchung). Das Minuszeichen ist vor dem Betrag einzugeben, z.B. 106,75-. Der Buchungsbetrag kann nicht NULL sein.

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Skonto-Betrag

Hier könnten Sie den entsprechenden Skonto-Betrag bei einer Zahlung eingegeben. Da das Fibu-System laut Zahlungskonditionen dies automatisch macht können Sie dieses Feld vernachlässigen.

Gegenkonto

Da beim Gegenkonto generell nur Sachkonten angesprochen werden, erübrigt sich hier die Eingabe eines Konto-Kennzeichens. Es wird automatisch das Kontokennzeichen für Sachkonto angenommen. Bei Splittbuchungen wird das Gegenkonto freigelassen (siehe dazu gesonderte Ausführung "Splittbuchung"). Die Kontonummer kann über ein Suchprogramm gesucht werden, lösen Sie für diesen Vorgang den ?-Button aus, sie erhalten nun ein Auswahlfenster in dem Sie Ihre entsprechende Selektionen vorgeben können. Wurde eine Kontonummer eingegeben wird die Kontobezeichnung und der Kontosaldo angezeigt.

Steuerschlüssel Der dem Gegenkonto zugewiesener Steuerschlüssel wird hier angezeigt. Der Steuerschlüssel ist änderbar. Es kann ohne Steuerschlüssel gebucht werden. Dann erfolgt auch keine automatische Ermittlung der Umsatz- bzw. Vorsteuer und eine entsprechende Buchung entfällt. Ansonsten kann mit den im Firmenparameter festgelegten und für diesen Buchungskreis zulässigen Steuerschlüsseln gebucht werden. Neben dem Steuerschlüssel wird der Steuerprozentsatz zur Kontrolle angezeigt.

ZS (Zahlungsschlüssel) Der dem Debitor-Kreditor-Konto zugewiesener Zahlungschlüssel wird hier angezeigt. Der Zahlungsschlüssel ist änderbar. Wird ein Zahlungsschlüssel (1-99) angegeben, so gelten die im Firmenstamm unter diesem Zahlungsschlüssel gepflegten Konditionen. Die Kondition (Skto-%-1, Skto-Tage-1 sowie Netto-Tage) wird am Bildschirm angezeigt.

Buchungs Text

In diesem Feld wird der dem Buchungsschlüssel zugeordnete Text vorgeschlagen. Es können hier entsprechende Buchungstexte aufgerufen werden, die vorher im Textschlüssel gepflegt sein müssen. Dies ist insbesondere für ständig wiederkehrende Texte von Bedeutung, z.B. Ausgangsrechnung, Provision, usw. . Natürlich kann auch hier ein individueller Texte erfaßt (überschrieben) werden. Beispiel einer Ausgangsrechnungs-Buchung und die daraus sich ergebenden Buchungssätze entnehmen Sie bitte dem Beispiel Buchungen (siehe Seite 99).

VL-Tg.

Zusätzlich können noch Valutatage angegeben werden. Die Valutatage werden auf das Fälligkeitsdatum addiert.

Fällig.-Dat.

Soll dies alles nicht in Kraft treten bzw. paßt keiner der Zahlungsschlüssel 1-99, so kann hier auch ein direktes Fälligkeitsdatum eingegeben werden.

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Splittbuchungen

Es können sogenannte Aufteil- oder Splittbuchungen gemacht werden. Zahlungseingänge oder Zahlungsausgänge werden hier nicht gebucht. Bei Splittbuchungen muß das Feld "Gegenkonto" frei gelassen werden. Die Buttons Splitten und Abbruch werden aktiviert und der Button Buchen wird deaktiviert. Da der Steuerschlüssel nicht während eines Buchungsvorganges geändert werden kann, sollte darauf geachtet werden, ob ein oder mehrere Steuerschlüssel für diese Buchung Anwendung finden. Als Regel gilt: Wird bei Splittbuchungen ein Steuerschlüssel angegeben, bleibt dieser Steuerschlüssel für alle Gegenbuchungen. Die aufzuteilenden Buchungsbeträge sind Bruttobeträge. Wird kein Steuerschlüssel angegeben, sind die aufzuteilenden Buchungsbeträge Nettobeträge und die Umsatzsteuer(n) werden manuell gebucht. Nach dem Sie die entsprechenden Felder gefüllt haben betätigen Sie jetzt den Button Splitten. Im Feld “Aufzuteilende Differenz“ wird jetzt der Buchungsbetrag angezeigt. Der Cursor steht nun im Feld Buchungsbetrag, hier wird der Buchungsbetrag für das 1. Gegenkonto eingegeben, dann das Konto und wenn gewünscht, der Steuerschlüssel. Dieser Vorgang wird solange wiederholt, bis die aufzuteilende Differenz Null ist (Button Buchen wird aktiviert und wenn Sie diesen Button betätigen erfolgt jetzt die Verbuchung). Solange noch eine aufzuteilende Differenz vorhanden ist, kann der Buchungsvorgang nicht abgeschlossen werden. Für jede Gegenbuchung kann ein eigener Buchungstext erfaßt werden. Sie können eine Aufteilungsbuchung jederzeit abbrechen, betätigen dazu bitte den Button Abbruch. Beispiel Splittbuchungen (siehe Seite 101).

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Zahlungseingang/-Ausgang Verbuchen Programm-Kurzbeschreibung Dieses Programm ermöglicht es, direkt beim Erfassen des Zahlungseinganges am Bildschirm einen Offenen-Posten-Spiegel zu erhalten. Dies vereinfacht das Buchen der Banken und Kassen. Ein Vorkontieren der Belege kann entfallen. Feld-Erläuterungen Buch.-Monat/Jahr

in diesem Feld geben Sie den Buchungsmonat und das Jahr ein indem gebucht werden soll. Es wird Ihnen als Default-Werte die aktuelle Periode angezeigt, die Sie natürlich überschreiben können. Sie können in jeden Monat des laufenden Jahres und in den ersten Monat des Folgejahres buchen.

Kontonummer Hier können Sie nur eine Kontonummer eingeben die im Mandantenstamm in den Feldern Kasse oder Bank gespeichert sind. Die Kontonummer kann über ein Suchprogramm gesucht werden, lösen Sie für diesen Vorgang den ?-Button aus, sie erhalten nun ein Auswahlfenster in dem Sie Ihre entsprechende Selektionen vorgeben können. Wurde eine Kontonummer eingegeben wird die Kontobezeichnung und der Kontosaldo angezeigt.

BUSL (Buchungsschlüssel) Im ersten Feld geben Sie bitte das Kontokennzeichen für das Gegenkonto ein, 1 für Sachkonto, das Gegenkonto kann nur ein Sachkonto sein 2 für Debitorkonto, das Gegenkonto kann nur ein Debitorkonto sein 3 für Kreditorkonto, das Gegenkonto kann nur ein Kreditorkonto sein Wurde als Kontokennzeichen eine 2 eingegeben, so wird im Buchungsschlüssel automatisch “ZE“ (Zahlungseingang) eingestellt und der Cursor steht auf Bel-Dat. Wurde als Kontokennzeichen eine 3 eingegeben, so wird im Buchungsschlüssel automatisch “ZA“ (Zahlungsausgang) eingestellt und der Cursor steht auf Bel-Dat. Nur bei Kennzeichen 1 wird eine Auswahlbox angezeigt, wählen Sie mit Hilfe des Mauszeigers den Buchungsschlüssel aus (Doppelklick).

Bel-Dat geben Sie bitte hier das Belegdatum des Buchungsvorganges ein, voreingestellt ist hier das Anmeldungsdatum.

Bel-Nr

Dieses Feld ist frei wählbar. Die Belegnummer ist die Nummer, unter der die Buchung journalisiert wird. Sollten Sie mit Belegautomatik arbeiten, so erhalten Sie immer automatisch die nächste Belegnummer je Buchungsschlüssel.

Gegenkonto Laut Kontokennzeichen wird hier ein Konto aus dem Sachkonten-/Debitoren- bzw. Kreditoren-Bereich erwartet. Die Gegenkontonummer darf nicht Null sein. Die Kontonummer kann über ein Suchprogramm gesucht werden, lösen Sie für diesen Vorgang den ?-Button aus, sie erhalten nun ein Auswahlfenster in dem Sie Ihre entsprechende Selektionen vorgeben können. Wurde eine Kontonummer eingegeben wird die Kontobezeichnung und der Kontosaldo angezeigt.

OP.-Nr Ist das Gegenkonto ein Sachkonto so wird dieses Feld nicht angesprungen. Wenn Sie nun dieses Feld freilassen und betätigen die TAB-Taste, so werden die gespeicherten Offenen Posten im oberen Fenster angezeigt.

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Folgende Möglichkeiten sind gegeben: • Ausgleich einer Rechnung mit Angabe einer OP-Nr. Hier wird der eingegebene Betrag direkt auf die Rechnungsnummer gebucht, die damit ausgeglichen

werden soll. Auf dem Bildschirm erscheint kein OP-Spiegel. • Aufteilung eines Betrages auf verschiedene Rechnungen oder wenn die Rechnungs-Nr. nicht angegeben wurde. Das Feld "OP-Nr." muß leer bleiben. Es werden sämtliche Offene Posten des angegebenen

Kontos mit Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Rechnungsart, offener Betrag, Skonto-Betrag und Buchungstext ausgegeben.

Sie werden eine Anzahl von Rechnungen in einem Bild dargestellt. Mit dem Schiebebalken können die restlichen Rechnungen angezeigt werden. Bewegen Sie den Mauszeiger auf die Zeile der Rechnung, die durch die Zahlung ausgeglichen werden

soll, mit einem Doppelklick der Maus übernehmen Sie den OP-Betrag den Skonto-Betrag sowie den Buchungstext in Ihre Erfassungsfelder. Der Cursor steht nun auf dem Feld Buch.-Betrag.

Buch.-Betrag

Hier steht der Off.-Betrag aus dem OP-Spiegel oder Sie geben den Zahlungsbetrag ein. Die Buchungsbeträge werden im Feld "Buchungssumme" addiert.

Skonto-Betrag Das erlaubte Skonto errechnet sich das Programm aufgrund der Zahlungsbedingungsschlüssels selbst und weist es an dieser Stelle aus (OP-Spiegel). Arbeiten Sie nicht mit dem OP-Spiegel so können Sie hier den Skonto-Betrag eingeben.

Buchungs-Text Es stehen Ihnen 2 Textfelder zur Verfügung. Im 2. Textfeld wird der Buchungs-Text von der Rechnungsbuchung über OP-Spiegel Auswahl übernommen. Die Texte können frei vergeben werden. Sie werden im Kontendruck und im Journal ausgewiesen.

Buchungssumme Hier können Sie eine Abstimmsumme vorgeben, z.B. Sie buchen die Kasse, dann können Sie den Endssaldo des Kassenbuches (negativ) hier eingeben, nun buchen Sie alle Kassenbewegungen, der Saldo im Feld Buchungssumme sollte nun auf NULL stehen.

Button Buchen Wenn Sie alle Informationen eingegeben haben betätigen Sie mit der Maus diesen Button, der Buchungsvorgang wird nun durchgeführt.

Nur bei Buchen mit OP-Spiegel:

Weicht der Buchungsvorschlag von der tatsächlichen Zahlung ab, so muß das Feld "Buchungsbetrag" entsprechend geändert werden. Zu diesem Zweck wird ein Differenzfenster eröffnet, hier können Sie die entstandene Differenz bearbeiten. Die Differenz können Sie auf zwei verschiedene Arten behandeln: • Sie bilden über den Differenzbetrag ein Rest OP. • Sie buchen die Differenz über ein Differenzkonto aus. Die Steuer, die aus der Differenz (Rechnungsbetrag ohne Skontobetrag) herausgerechnet wird, kann über den Steuerschlüssel des herangezogenen Kontos ermittelt werden. Das heißt, daß Sie selbst entscheiden, ob z.B. Skontobeträge steuerlich entlastet werden oder, ob Sie selbst die Entlastung über eine manuelle Buchung durchführen wollen, siehe Differenzbuchungen auf Seite 102.

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Batch-Verbuchung AZV/Faktura Programm-Kurzbeschreibung In diesem Programm besteht die Möglichkeit, Buchungen aus dem automatischem Zahlungsverkehr (AZV siehe Seite 103) oder Buchungsdaten, die aus einem Fakturierungsprogramm (Fremdsystem) stammen, zu verbuchen. Der Auswahlpunkt Verbuchen Batch (Schnittstelle Werkstatt) dürfen Sie z.Z. nicht benutzen !!!!! Die Checkliste für die automatische Übernahme der Fakturierungsdaten hilft Ihnen, den Ablaufplan einzuhalten (Checkliste für autom. Übernahme Faktura siehe Seite 105). Wenn AZV verbucht werden sollen, muß ein Buchungsdatum sowie die Buchungsperiode eingegeben werden. Dieses Datum erhalten alle Buchungen. Das Buchungsdatum für alle anderen Buchungseingaben wird aus den Buchungsätze selbst entnommen. Die verbuchten Sätze werden gelöscht, alle sonstige Sätze, die nicht verbucht werden konnten, werden wieder vorgelegt, d.h. bei der nächsten Batch-Verbuchung werden diese Sätze erneut bearbeitet. Während des Programmlaufes erhalten Sie für jeden Buchungssatz eine Anzeige am Bildschirm. Am Ende des Programmes sollte immer folgende Anzeige erscheinen :"Buchungsübernahme erfolgreich beendet".

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Wiederkehrende-Buchungen Programm-Kurzbeschreibung Hier erhalten Sie die Möglichkeit, wiederkehrende Buchungen z.B. Mietzahlung, Gehälter, Daueraufträge, Zinszahlungen oder auch monatliche Servicerechnung zu hinterlegen und durch die Angabe des Verbuchungs-Rhythmus bzw. Anfang und Ende der Laufzeit z.B. eines Dauerauftrages, in die laufende Periode automatisch einbuchen zu lassen. Sie können diese Buchungen ausdrucken (Druck Wiederkehrende Buchungen siehe Seite 61) oder sie wieder ansehen um eventuell Änderungen vorzunehmen. Zu Erfassen sind diese Buchungen wie mit den Programm Dialog-Verbuchung (siehe Seite 40), wobei hier jedoch die Belegnummer als eindeutiger Schlüssel verwendet wird, dies bedeutet, daß jede Buchung eine Belegnummer erhalten muß, unter dieser Belegnummer finden Sie die Buchung auch immer wieder. Durch das aktivieren der einzelnen Monate, können Sie bestimmen ob die Buchung in den entsprechenden Monat übernommen werden soll. Mit Hilfe des <<-Button können Sie vom Anfang der Datei an starten und Sie bekommen alle Buchungen in Reihenfolge der Belegnummer angezeigt. Es sind alle Belegarten, außer ZE/ZA/ES/EH, erlaubt. Die Buchungen werden mit dem Programm Batch-Wiederk.-/Stapel-Buchg (siehe Seite 47) übernommen.

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Batch-Wiederk.-/Stapel-Buchg. Programm-Kurzbeschreibung Verbuchen Wiederkehrende Buchungen: Buchungsdatum der Übernahme: wird als Belegdatum für alle Buchungen eingesetzt Verbuchen in Periode: bestimmt in welche Buchungsperiode diese Buchungen vorgenommen werden sollen Verbuchen Stapel Buchungen: Stapel-Nr.: hier geben Sie den entsprechenden Stapel vor, der verbucht werden soll. Ein Buchungsdatum muß hier nicht eingegeben werden, da das Verbuchungsprogramm aus den Buchungssätze das Datum übernimmt. Die verbuchten Stapelsätze werden sofort gelöscht !! Während des Programmlaufes erhalten Sie für jeden Buchungssatz eine Bildschirmanzeige, damit können Sie den Fortgang der Verbuchung erkennen. Alle durchgeführten Buchungen werden mit Hilfe des Programmes Druck Journal (siehe Seite 53) journalisiert.

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Stapel-Buchungen Programm-Kurzbeschreibung Mit diesem Programm können Sie Ihre Buchungen als Stapel erfassen, d.h. die Buchungen werden bei der Erfassung nicht sofort verbucht (Online) sondern werden unter einer Stapel-Nummer in einer Datei abgestellt. Sie können die Buchungen unter der entsprechenden Stapelnummer wiederfinden und ggf. verändern. Das eigentliche Verbuchen starten Sie mit Hilfe des Programmes “Batch-Wiederk.-/Stapel-Buchg.“ (siehe Seite 47) an, den Zeitpunkt der Verbuchung bestimmen Sie selbst. Nach der Batchverbuchung wird der Buchungsstapel automatisch gelöscht, sollten Sie aus irgendwelchen Gründen den Buchungsstapel auch nach der Verbuchung benötigen, so können Sie diesen Stapel vor der Verbuchung mit Hilfe von “Kopieren Global“ den Stapel unter einer anderen Stapelnummern kopieren. Damit sind wir schon bei den Programmfunktionen. Löschen Global

ein Buchungsstapel wird komplett gelöscht Kopieren Global

ein Buchungsstapel wird komplett kopiert Drucken

Buchungsstapel von/bis können ausgedruckt werden Anzeigen

alle gespeicherten Buchungsstapel werden angezeigt, durch Doppelklick auf einen angezeigten Buchungsstapel kommen Sie in den Änderungsmodus, hier können Sie ebenfalls durch einen Doppelklick auf eine Position, diese Position in die Änderungszeile bekommen und hier Ihre Änderungen durchführen.

Neuer Stapel mit dieser Funktion können Sie einen neuen Buchungsstapel erstellen, Sie geben eine noch nicht vorhandene Stapelnummer und einen freien Stapeltext ein, klicken auf OK und gelangen nun in die Erfassungsmaske diese Maske ist nahezu identisch mit der Maske für Dialog-Verbuchung. Sie können außer Eröffnungsbuchungen alle Buchungen durchführen, auch Splittbuchungen (siehe Seite 101).

Innerhalb der Erfassungs-/Änderungs-Maske gibt es ein Vorschaubutton. Sie erhalten für die eingegebene Kontonummer eine Buchungs-Vorschau auf dieses Konto, Sie können den Anfangssaldo sowie den Endsaldo sehen der nach dem verbuchen des Buchungsstapels gebildet wird. Beachten Sie jedoch, es werden keine automatischen Buchungen berücksichtigt, z.B. Mwst/Vst/Sammelbuchung, diese automatischen Buchungen werden nur in der eigentlichen Verbuchung aufgelöst und können hier nicht nachvollzogen werden, Kassen und Banken können mit Hilfe dieser Vorschau abgestimmt werden. Sonstiges: ZE/ZA-Buchungen im Stapel, bitte beachten Sie, daß ein Steuerschlüssel erfaßt sein muß wenn ein Skontobetrag eingegeben wird, sonst wird der Skontobetrag auf das Fehlerkonto gebucht.

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Druck Firmenparameter Programm-Kurzbeschreibung In diesem Programm werden die Informationen aus folgenden Stammdateien ausgedruckt.

1. Mandanten-Stamm (siehe Seite 17 2. Umsatzsteuerschlüssel/-konten (siehe Seite 25) 3. Buchungsschlüssel (siehe Seite 26) 4. Zahlungskonditionen (siehe Seite 27)

Nach dem Einrichten Ihrer Stammdaten sollten Sie den entsprechenden Ausdruck zur Kontrolle Ihrer Eingaben vornehmen. Standardpapierformat: 12" x 375 mm

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Druck Kontenstamm Programm-Kurzbeschreibung In diesem Programm werden die Informationen aus folgenden Kontenstämmen ausgedruckt. 1 = Sachkonten-Stamm

Die Sachkonten werden abhängig von dem ausgewählten Selektionsbereich (von-bis) ausgedruckt. Sollen alle Sachkonten ausgedruckt werden, so ist keine Auswahl zu treffen.

2 = Debitoren-Stamm

Zur Selektion des Debitoren-Stammes stehen folgende zwei Möglichkeiten zur Verfügung: - nach der Konto-Nr., - nach dem Kurznamen (Match-Code) Bei beiden Möglichkeiten muß ein Selektionsbereich angegeben werden. Ebenfalls ist keine Auswahl zu treffen, wenn alle Debitoren auszudrucken sind.

3 = Kreditoren-Stamm

Die Selektion und der Ausdruck des Kreditoren-Stammes erfolgt in der gleichen Weise wie der Debitoren-Stamm.

Standardpapier-Format: 12" x 375 mm siehe auch Sachkontenstamm-Pflege auf Seite 19, Debitorenstamm-Pflege auf Seite 21, Kreditorenstann-Pflege auf Seite 23.

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Drucken Text-Schlüssel Programm-Kurzbeschreibung In diesem Programm werden die Informationen aus folgenden Textschlüssel-Stämmen ausgedruckt. 1 = Buchungsschlüssel-Stamm

Die Buchungsschlüssel und die dazu gehörenden Texte werden abhängig von dem ausgewählten Selektionsbereich (von-bis) ausgedruckt. Sollen alle Buchungsschlüssel ausgedruckt werden, so ist keine Auswahl zu treffen.

2 = BWA-Schlüssel

Ebenso kann zum Ausdrucken bestimmter BWA-Schlüssel und -Texte ein Selektionsbereich angegeben werden, ansonsten ist keine Selektion anzugeben.

3 = Bilanz-Schlüssel

Auch zum Ausdrucken von bestimmten Bilanz-Schlüssel und -Texte kann ein Selektionsbereich angegeben werden (von-bis).

Version 4, Feld Summierung wird mit ausgedruckt. Standardpapier-Format: 12" x 240 mm siehe auch Buchungstexte-Pflege auf Seite 28, BWA-Schlüssel-Pflege auf Seite 29, Bilanzschlüssel-Pflege auf Seite 33.

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Druck Mahnparameter Programm-Kurzbeschreibung In diesem Programm werden die Informationen aus dem Mahngebühren-Stamm und dem Mahntage-Stamm ausgedruckt. Alle Mahnschlüssel und die dazu gehörenden Texte werden ausgedruckt, sowie die Mahngebühren und der Prozentsatz der Verzugszinsen. Standardpapier-Format: 12" x 240 mm siehe auch Mahnstufenschlüssel-Pflege auf Seite 37, Mahnparameter-Pflege auf Seite 38.

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Druck Journal Programm-Kurzbeschreibung Mit diesem Programm wird ein vorläufiges bzw. ein endgültiges Buchungsjournal erstellt und ausgedruckt. Um ein vorläufiges Buchungsjournal zu erhalten, müssen Sie den Radiobutton "Vorläufiges Journal" markieren. Das vorläufige Buchungsjournal erhöht nicht die Journal-Nr. und kann mehrmals ausgedruckt werden. Nach einem endgültigen Journal ist eine Wiederholung dieses Journals nicht mehr möglich. (Deshalb vorher Datensicherung, falls während des Druckens der Drucker ausfallen sollte!!). In einem Buchungsjournal werden alle Buchungen in ihre Einzelbuchungen aufgelöst. Es sind außerdem nur diejenigen Buchungen enthalten, die auch beim Erfassen angenommen wurden. Die Buchungen sind nach der Beleg-Nr. sortiert. Am Ende des Journals wird eine Zeile ausgewiesen, die eine Abstimmung der vorgenommenen Buchungen ausweist (Soll / Haben). Die hinter Soll und Haben ausgewiesenen Summen müssen gleich sein. Sollte es hier zu einer Differenz kommen, darf auf keinen Fall weiter gearbeitet werden! Es muß zuerst der Grund für diese Differenz gefunden werden. Auf einer gesonderten Seite des Buchungsjournals wird eine Verdichtung der gebuchten Soll- und Habenumsätze pro Sachkonto und Periode ausgedruckt. Diese Verdichtung dient ebenfalls zur weiteren Buchungsabstimmung. Das Journal muß vor dem Periodenwechsel (siehe Seite 85) ausgedruckt werden. Es ist dem Anwender überlassen, wann er das Journal drucken will. Das Journal kann innerhalb des Periodenzeitraumes zu jeder Zeit ausgedruckt werden. Für den Monatsabschluß (Periodenwechsel) hilft Ihnen die Checkliste Monatsabschluss / Periodenwechsel (siehe Seite 107), die Sie ausgefüllt als Kontroll-Liste Ihrer Monatsabschlüsse zur Hand haben (vor Ausfüllen Kopien anfertigen). Das endgültige Buchungsjournal kann immer, wenn Buchungen angefallen sind, gedruckt werden. Bei ganz geringem Buchungsaufwand kann ein endgültiger Druck z.B. nur einmal pro Monat durchgeführt werden, Es muß jedoch vor dem Periodenwechsel laufen !! Bei einem sehr großen Buchungsaufwand kann ein wöchentlich durchgeführter endgültiger Druck das Richtige sein. Unvorteilhaft allerdings ist es, den endgültigen Journaldruck zu spät zu machen. Es häuft sich dann eine Datenmenge an, die eine Abstimmung erschwert. Die in den Journalen fortlaufend aufgeführten Nummern sind auf den dazugehörigen Kontoblättern wiederzufinden. Beispiel:

Gebucht wurde der Januar. Ende Januar wird erstmalig der endgültige Journaldruck gefahren. Das Journal hat die Nummer 1. Auf allen Kontoblättern wird auf die Journal-Nr. 1 hingewiesen. Eine Abstimmung ist also bei hohem Buchungsaufwand erschwert. Dazu kommt eine lange Verarbeitungszeit, um diese große Datenmenge zu verarbeiten bzw. auszudrucken.

Standardpapier-Format: 12" x 375 mm

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Druck Kontenblätter Programm-Kurzbeschreibung In diesem Programm kann der Kontendruck auf Kontenformulare (Muster auf Anforderung von Ihrem Softwarepartner) oder auf Tabellier-Papier ausgedruckt werden. Der Radiobutton „Endlos“ ist am Programmstart auf ein geschaltet, dies bedeutet, daß ein Endlosdrucker erwartet wird. Sollten Sie jedoch auf einem Einzelblattdrucker die Kontenblätter ausdrucken (wird z.Z. nur bedingt unterstützt), so ist dieser Radiobutton auszuschalten. Das Programm wird nun den Druck auf Einzelblätter (Formular Einzel-Kontoblatt, z.Z. in Vorbereitung) ausdrucken, wobei nun die Druckereinstellungen für Schriftart, Zeichendichte sowie Zeilen je Zoll zur Anwendung kommen. Sollten Sie über keinen Endlosdrucker verfügen, so empfehlen wir Ihnen die Druckausgabe in eine Datei zustellen, wobei hier der Radiobutton für „Druck auf Formular“ ausgeschaltet sein muß, diese Datei wird nun mit Hilfe des Programmes „Drucken aus Druckdatei“ ausgedruckt. Hier geben Sie folgende Einstellungen ein, Schriftart „New Courier“, Schriftschnitt „Standard“ und Grad „9“. Es werden nun immer zwei Kontenblattseiten auf eine DIN-A4 Seite gedruckt. Bei endgültigem Druck geben Sie ein, für welchen Zeitraum die Kontoblätter gedruckt werden sollen. Danach ist eine weitere Selektion nicht mehr möglich. (außer, ob auf Tabellierpapier oder auf Formblätter gedruckt wird.) Es werden nun der Reihe nach alle Buchungen von Sachkonten, Debitoren und Kreditoren ausgedruckt, die seit dem letzten endgültigem Druck der Kontoblätter angefallen sind. Die Kontenblattnummerierung wird fortgeschrieben. Nach Beendigung dieses Laufes wird automatisch, bei Monatskontendruck (siehe Mandantenstamm-Pflege), der Periodenwechsel (siehe Seite 85) durchgeführt, jedoch nur dann, wenn die aktuelle Periode mit der ausgewählten Periode übereinstimmt. Wurde ein bereits abgeschlossener Monat durch Buchungseingaben erneut bebucht, so werden bei Auswahl dieses Monats nur die nachträglichen Buchungen ausgedruckt. Der Blattzähler innerhalb des Kontos erhält eine zusätzliche fortlaufende Nummer, z.B. 12/ 1 (12=letzte Kontoblattnummer und 1=zusätzliche Nummer). Sollten Sie das Kennzeichen für Jahreskontendruck gesetzt haben, so werden alle bis zu diesem Druck vorhandenen Kontenbewegungen ausgedruckt, die Durchführung des Periodenwechsel ist von Ihnen zu überwachen bzw. anzustarten. Alle gespeicherten Kontenbewegungen können obwohl sie bereits ausgedruckt wurden, nochmals ausgedruckt werden. Gemäß Ihrer Selektions-Auswahl werden die Konten gedruckt, wobei dies nur mit der Auswahlfunktion „Vorläufiger Druck“, möglich ist. An Stelle der fortlaufenden Numerierung des Kontoblattes wird " ***1 " gesetzt; ein Merkmal der “Nicht endgültigen Druckausgabe“. Standardpapier-Format: 12" x 240 mm oder Kontenformulare Endlos oder Einzelblatt

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Anzeigen Kontenblätter Programm-Kurzbeschreibung In diesem Programm findet der Kontendruck auf dem Bildschirm statt. Zum Ansehen des Kontos müssen folgende Angaben gemacht werden: Kontenbereich

markieren Sie bitte Ihre Auswahl bei Sachkonten, Debitoren oder Kreditoren Konto-Nummer

Sie können die Kontonummer direkt wählen oder über den Suchhilfe-Button. Buchungs-Monat/-Jahr (voreingestellt ist die aktuelle Periode) Danach werden alle gespeicherten Buchungen dieses Kontos ab dem ausgewählten Zeitraumes angezeigt. Durch betätigen des Schiebereglers an der rechten Seite können Sie die nächste Seite oder die vorherige Seite erhalten. Es kann nicht zeilenweise sondern es wird seitenweise verschoben. Wurde der letzte Datensatz gefunden erscheint im Anzeigefeld der Texte “ENDE ENDE ENDE..“, Sie können nun nicht mehr Vorwärts/Rückwärts-Blättern.

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Druck Summen und Salden Programm-Kurzbeschreibung In diesem Programm wird die Summen- und Saldenliste erstellt und auf Tabellier-Papier ausgedruckt. Vor dem Druck müssen Sie erst die entsprechende Auswahl treffen: Kontenbereich

markieren Sie bitte Ihre Auswahl bei Sachkonten, Debitoren oder Kreditoren alle Konten drucken oder nur bewegte Konten drucken

nur bewegte bedeutet es werden nur die bebuchten Konten ausgedruckt

Periodensaldo drucken hier können Sie einen zusätzlichen Periodensaldo im Ausdruck erhalten (Soll minus Haben)

Zeitraum

geben Sie hier den gewünschten Auswahlzeitraum ein, den Sie ausdrucken wollen, voreingestellt ist die Aktuelle-Periode

Die Summen- und Saldenliste ist vor einem Periodenwechsel (siehe Seite 85) bzw. vor dem endgültigem Kontenblätter-Druck auszudrucken. Dennoch kann sie jederzeit gedruckt und wiederholt werden. Es werden nur die Salden entsprechend der ausgewählten Periode gelistet, bzw. bis zur ausgewählten Perioden kumuliert. Z.B.Auswahl-Zeitraum 10/1996

Periodenumsätze von Zeitraum 10/1996 werden angelistet Jahresverkehrzahlen von 01/1996 bis 10/1996 werden gebildet

Der Endsaldo der Summen- und Saldenliste von Sachkonten muß immer Null ergeben. Sollte sich hier ein Saldo gebildet haben, dürfen Sie auf keinen Fall weiter arbeiten. Sonstiges: Wenn die Werte in den Ausdruckfelder zu groß sind, werden die entsprechenden Zeilen 2-zeilig gedruckt. Dies kann bei den Summenzeilen leicht vorkommen, da diese maximale Werte bis 99 bzw. 999 Millionen aufnehmen können. Standardpapier 12" x 375

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Druck Betriebswirtschaftliche Auswertung Programm-Kurzbeschreibung In diesem Programm wird die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) erstellt und auf Tabellier-Papier ausgedruckt. Bei der BWA entscheidet allein das Firmeninteresse, ob ein Sachkonto in die BWA einbezogen werden soll. Die Gestaltung der BWA ist frei. Auswahl

Hier geben Sie die Versions-Nummer an die Sie auswerten möchten Zeitraum

Sie können den Zeitraum des Ausdruckes frei bestimmen, wobei das Vorjahr, lfd. Jahr oder der 1. Monat des Folgejahres ausgewählt werden kann.

Generelles BWA-Schlüssel Soll ein Sachkonto in der BWA berücksichtigt werden, dann muß ihm im Sachkontenstamm-Pflege (siehe Seite 19) ein dreistelliger BWA-Schlüssel gegeben werden. Jede Stelle entspricht einem Eingabefeld. Die Ziffer des ersten Feldes muß eine der zwei Bereiche der BWA sein; 3 = Erträge 4 = Aufwand Das zweite Feld (0-9) ordnet das Konto einer bestimmten Gruppe zu. Innerhalb dieser Gruppe wird der Saldo des Kontos an der Position angezeigt, die durch das dritte Feld des BWA-Schlüssels (1-9) festgelegt ist. Gibt man mehreren Konten denselben BWA-Schlüssel, dann wird ein Gesamtsaldo gebildet, der an der entsprechenden Position angezeigt wird. BWA-Schlüssel-Pflege (siehe Seite 29) Im Stamm "BWA-Texte" kann jedem BWA-Schlüssel ein Text zugeordnet werden, der beim Druck der BWA erscheint. Steht im dritten Feld des BWA-Schlüssels eine Null, so dient der diesem Schlüssel zugeordnete Text lediglich als Überschrift der Gruppe, die durch das zweite Feld bestimmt ist. Nicht angelegte BWA-KZ werden auch verarbeitet, erhalten aber keinen Text. Aufbau des BWA-Drucks Grundsätzlich beinhaltet die BWA für jede Position drei Informationsspalten für die Periode und drei für die Jahresverkehrszahlen. Über jeder Gruppe (festgelegt durch das zweite Feld) wird die Überschrift angezeigt (Null im letzten Feld). Jede Position erscheint mit dem zugehörigen Text in aufsteigender Reihenfolge der BWA-Schlüssels. Je BWA-KZ wird der verdichtete Saldo für die Periode und für die Kumulation Lfd.Jahr gedruckt. Es werden Prozentwerte errechnet, die sich auf den Anteil am Erlös orientieren bzw. die den Anteil an der Gruppe wiedergibt. Es ist darauf zu achten, das die % Anteile v. Erlös in der Aufwand-Aufstellung addiert nicht 100% beträgt, da ja 100% immer die Summe der Erlöse sind. z.B. Der Erlös ist größer als der Aufwand, dann wird in der Zeile "Summe Aufwand" der "% v. Erlös" nicht 100% erreichen. Im anderen Fall wird der Prozentsatz höher als 100% sein. Erträge und Aufwand Die drei Spalten zum Periodenumsatz beinhalten für jede Position sowohl bei den Erträgen als auch beim Aufwand den Saldo, den prozentuellen Anteil am Gesamtsaldo der Gruppe und den prozentuellen Anteil an der Gesamtsumme aller Erträge. Unter jeder Gruppe stehen eine Gruppensumme und die beiden darauf bezogenen oben erwähnten Prozentwerte. Entsprechendes gilt für die drei Spalten der Jahresverkehrszahlen. Unter der letzten Gruppe steht eine Zeile zur Summe aller Erträge bzw. des gesamten Aufwands. Die letzte Zeile zeigt die Differenz zwischen Erträgen und Aufwand an.

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Beispiel: 400 = Personalkosten 401 = Gehälter DM 11.160,00 55,8% 402 = ges.soz.Aufwend. DM 2.840,00 14,2% 403 = VWL DM 3.600,00 18,0% 404 = Aushilfen DM 2.400,00 12,0% -----------Total DM 20.000,00 100,0% Diese prozentuale Vergleiche, sowohl zum Gesamterlös als auch zur BWA-Gruppe, erfolgen ebenfalls für die einzelnen Periodenumsätze und die Jahresverkehrzahlen. Zu beachten ist, daß keine Eröffnungsbilanzwerte verarbeitet werden. Standardpapier-Format: 12" x 375 mm Sonstiges:

Bitte beachten Sie, daß wenn Sie die Version 3 auswählen, die Auswertung ohne Prozent-Errechnung erstellt wird. Die Version 3 ist als Sonderversion zu betrachten, in den Jahresverkehrszahlen werden die Eröffnungsbilanzwerte eingerechnet. Im Anschluß an diese Auswertung wird automatisch eine Zusatzliste ausgedruckt, sie enthält je BWA-Schlüssel alle beteiligte Konten. Der Listaufbau ist mit der Auswertung der Version 3 identisch.

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Drucken ERG Programm-Kurzbeschreibung In diesem Programm wird die Ergebnisrechnung erstellt und ausgedruckt. Es wird ein Vergleich der Ist-Werte gegen die Vorjahres-Werte durchgeführt werden. Diese Liste wird auf Grund der Vorgaben aus dem Programm ERG-Pflege (siehe Seite 32) aufgebaut. Dem Programm ist mitzuteilen, welche Listen-Nr., welche Auswertungsart d.h. möglich sind Monat und Kumulation oder nur Kumulation und welcher Zeitraum (MM/JJJJ) zum Erstellen der ERG herangezogen werden soll. Die Listen-Nr., die Überschrift und der ausgewählte Zeitraum werden in der Kopfzeile der Liste ausgedruckt. Darüber hinaus werden Sie gefragt ob eine Prozenterrechnung durchgeführt werden soll. Wenn Sie das Feld nicht aktivieren, so werden die Prozentfelder auf der Liste nicht angedruckt. Listen-Beschreibung ERG Auswahl Kumulation für den Zeitraum 01/1996 bis 05/1996 ---------------------------------------------------------------- KUMULIERT LFDJAHR..........Wert des lfd.Jahres (lt. Zeitraum) KUMULIERT VORJAHR..........Wert des Vorjahres (lt. Zeitraum) ABWEICHUNG IN DM...... Abweichung lfd.Jahr zum Vorjahr in DM ABWEICHUNG IN %............Abweichung lfd.Jahr zum Vorjahr in % Soll der Prozentanteil an den Gruppen ermittelt werden, werden folgende Spalten zusätzlich angedruckt. GRP-% Anteil von KUMUL.-LFDJAHR an der Gruppen-Summe in Prozent GES-% Anteil von KUMUL.-LFDJAHR an der Gesamt-Summe in Prozent ERG Auswahl Monat und Kumulation für den Zeitraum 01/1996 bis 05/1996 --------------------------------------------------------------------- AKT-MONAT..................Wert des aktuellen Monat (hier 05/1996) VJ-MONAT...................Wert des Vorjahres Monat (hier 05/1995) ABWEICHUNG IN DM...... Abweichung akt.Monat zum VJ-Monat in DM ABWEICHUNG IN %............Abweichung akt Monat zum VJ-Monat in % LFD-KUMU. ..........Wert des lfd.Jahres (lt. Zeitraum) VJ-KUMU. ..........Wert des Vorjahres (lt. Zeitraum) ABWEICHUNG IN DM...... Abweichung lfd.Jahr zum Vorjahr in DM ABWEICHUNG IN %............Abweichung lfd.Jahr zum Vorjahr in % Soll der Prozentanteil an den Gruppen ermittelt werden, werden folgende Spalten zusätzlich angedruckt. GRP-% Anteil von AKT-MONAT an der Gruppen-Summe in Prozent GES-% Anteil von AKT-MONAT an der Gesamt-Summe in Prozent GRP-% Anteil von LFD-KUMU. an der Gruppen-Summe GES-% Anteil von LFD-KUMU. an der Gesamt-Summe

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Druck Erfassungsprotokoll Programm-Kurzbeschreibung In diesem Programm werden die eingegebenen Buchungen, die mit Hilfe der Programme „Dialog-Verbuchung sowie Zahlungseingang/Ausgang Verbuchen“ erfaßt wurden, als Erfassungs-Protokoll ausgedruckt. Es dient der 1. Kontrolle und Übersicht der getätigten Buchungen. Nur wenn Sie bei Mandantenstamm-Pflege (siehe Seite 17) das Feld Primanota aktiviert haben, können Sie mit diesem Programm das Protokoll ausdrucken. Es werden nur die Buchungen ausgedruckt, die von dem angemeldeten Terminal aus erfaßt wurden, d.h.: haben Sie sich mit Terminal-Nr. 1 angemeldet und gebucht und anschließend, aus welchen Gründen auch immer, wieder abgemeldet, dann wieder angemeldet, jetzt jedoch mit Terminal-Nr. 2, und wollen nun das Erfassungsprotokoll ausdrucken, so werden Sie keinen Erfolg haben. Da unter der Terminal-Nr. 2 keine Buchungen erfaßt wurde, wird auch kein Protokoll gedruckt. Alle Gedruckten Sätze werden am Ende des Programmes gelöscht. Standardpapier-Format: 12" x 375 mm

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Druck Wiederkehrende Buchungen Programm-Kurzbeschreibung Mit diesem Programm können Sie die Wiederkehrende-Buchungen (siehe Seite 46), die Sie eingegeben haben, ausdrucken. Der Ausdruck erfolgt in Reihenfolge der belegnummer und zeigt alle wichtigen Informationen. Eine Selektionsmöglichkeit ist nicht vorgesehen, da es sich hier um eine überschaubare Datenmenge handelt. Standardpapier-Format: 12" x 375 mm

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Druck Salden-Abstimmliste Programm-Kurzbeschreibung Mit diesem Programm werden die Kontenstamm-Salden mit der gesamten OP-Summe pro Konto abgeglichen. Ergibt sich daraus eine Differenz, so wird der Saldo des Kontos sowie der Saldo des OP`s mit der sich daraus ergebende Differenz angedruckt. Es handelt sich hierbei um eine Kontrolliste, um frühzeitig eventuelle Unstimmigkeiten erkennen und bereinigen zu können. Über die Selektionsmöglichkeiten gibt die Maske NrF10312 Auskunft. Standardpapier-Format: 12" x 375 mm

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Druck Umsatzsteuervoranmeldung Programm-Kurzbeschreibung In diesem Programm wird die Umsatzsteuervoranmeldung auf Tabellierpapier ausgedruckt. Bitte geben Sie den Zeitraum ein den Sie auswerten wollen. Voreingestellt ist die aktuelle Periode. Es ist möglich Zeiträume von bis einzugeben, z.B. 01/1996 bis 06/1996 Die Auswertung ist so aufgebaut, daß man die Werte zeilengerecht in das amtliche Steuerformular übertragen kann. Die Umsatzsteuervoranmeldung ist unbedingt vor einem Periodenwechsel (siehe Seite 85) bzw. vor endgültigem Druck der Kontenblätter auszudrucken. Werden nach einem Periodenwechsel Korrekturbuchungen für die USt. eingegeben, so können diese Korrekturbuchungen als USt. ausgedruckt werden, markieren Sie dazu das Feld Korrekturbuchung, wobei nun in der USt. nur die Korrekturbuchungen zeigt werden! Andere, als auf dem Umsatzsteuervoranmeldungsformular angegebene Steuersätze, werden beim Druck nicht berücksichtigt, z.B. 1,5% Altteilesteuer. Nach Druck der UST-Voranmeldung müssen die anderen Umsatzsteuern manuell in das Formular eingetragen werden. (siehe Handbuch Kapitel 11.02.1). Im Anschluß an den Ausdruck wird eine Verprobungsliste gedruckt. Diese zeigt, sortiert nach dem UST-Zeile, den Periodenwert des Sachkontos mit einer UST-Zeile, siehe auch Sachkontenstamm-Pflege auf Seite 19. Es wird bei Wechsel der UST-Zeile eine Zwischensumme ausgewiesen. Standardpapier-Format: 12" x 240 mm

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Druck Bilanz/G+V-Rechnung Programm-Kurzbeschreibung In diesem Programm wird die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung (G+V) erstellt und auf Tabellierpapier ausgedruckt. Folgende Auswahlmöglichkeiten zur Auswertung sind vorhanden: Bilanz nach Salden (JSOL - JHAB + EBIL der SUSA-Liste) Bilanz nach Jahresverkehrsz. (JSOL - JHAB der SUSA-Liste) Bilanz nach Periodenzahlen (PSOL - PHAB der SUSA-Liste) Die Werte sind auch aus den Kontoblättern zu entnehmen: 1 Saldo = (PSOL - PHAB) + (FSOL - FHAB) - (FPSO - FPHA) + EBIL 2 Saldo = (PSOL - PHAB) + (FSOL - FHAB) - (FPSO - FPHA) 3 Saldo = PSOL - PHAB 4 Saldo = FPSO - FPHA (Folgeperiode) Die Gestaltung der Bilanz und der G+V ist nicht frei, sondern unterliegt bestimmten gesetzlichen Bestimmungen. Die Struktur von Bilanzschlüsseln und -Texten entspricht weitgehend der BWA, müssen aber wie folgt beginnen: 1 für Aktiva (Bilanz) 2 für Passiva (Bilanz) 3 für Aufwand ( G + V) 4 für Ertrag ( G + V) Bilanz-Schlüssel (siehe Sachkontenstamm-Pflege auf Seite 19) Bilanz-Texte (siehe Bilanzschlüssel-Pflege auf Seite 33) möglicher Aufbau (siehe Beispiel Bilanz-Texte auf Seite 110) Im Unterschied zur BWA ist der Bilanz-Schlüssel vierstellig. Die zweite und dritte Stelle bilden ein Eingabefeld, so daß bis zu hundert Gruppen gebildet werden können (00 - 99). Aufbau des Bilanz-Druckes: Entsprechend dem ausgewähltem Zeitraum kann man die Bilanz und die G+V nach Salden, nach Jahresverkehrzahlen und nach Periodenzahlen ausdrucken lassen. Sowohl die Bilanz als auch die G+V beinhaltet für jede Position den Text und zwei Informationsspalten. Bei der Bilanz erscheinen in den beiden Spalten die Salden der aktiven bzw. passiven Bestandkonten, bei der G+V die Salden der Aufwands- bzw. Ertragskonten. Die Differenz zwischen den beiden Spalten heißt bei der Bilanz "Kapitalveränderung", bei der G+V "Gewinn". Über jeder Gruppe erscheint die zugehörige Überschrift. Im Unterschied zur BWA werden weder Gruppensummen gebildet, noch erscheint der Schlüssel vor der zugehörigen Position. Version 4 Möglichkeit einer Summenbildung je Schlüssel

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In einer Abschlußzeile werden bei der Bilanz die Summen aller Aktiva und Passiva und bei der G+V die Summen aller Aufwands- und Ertragskonten in der entsprechenden Spalte angezeigt. Beschreibung der Abkürzungen: FSOL = Jahressoll PSOL = Periode Soll PHAB = Periode Haben EBIL = Eröffnungsbilanz FHAB = Jahreshaben FPHA = Folge Periode Haben FPSO = Folge Periode Soll

Standardpapier-Format: 12" x 240 mm

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Druck UST-Id-Nr-Quartalsmeldung Programm-Kurzbeschreibung In diesem Programm werden die Debitoren durchsucht und selektiert, die eine UST-IDNR. im Stammsatz (siehe auch Debitorenstamm-Pflege auf Seite 21 und Kreditorenstamm-Pflege auf Seite 23) haben. Die selektierten Sätze werden nach der UST-ID-Nrsortiert. Es wird der Auswertungszeitraum (z.B. 01/1993 bis 03-1993) vorgegeben, Sie haben noch die Möglichkeit eine Begrenzung der UST-ID-NR (von - bis) vorzunehmen, wollen Sie ohne Begrenzung arbeiten dann geben Sie in jeweiligen Felder nichts an. Folgende Auswertungen werden ausgedruckt: - Zusammenfassende-Meldung (Verprobungsprotokoll)

in dieser Liste werden je UST-ID-NR alle Rechnungen einzeln angelistet, Listeninhalt: UST-ID-NR, Name (Debitor), Monat/Jahr, Rechnungsnummer, Buchungstext, Betrag mit Pfennige.

- Zusammenfassende-Meldung (wird nach Saarlouis geschickt)

in dieser Liste werden alle Rechnungen je UST-ID-NR verdichtet zu einer Summe angedruckt. Die Summe wird in volle DM gerundet und gedruckt.

Standardpapier-Format: 12" x 375 mm (Verprobungsprotokoll) 12" x 240 mm (Zusammenfassende Meldung)

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Druck OP-Listen Programm-Kurzbeschreibung In diesem Programm können die Offenen Posten der Debitoren bzw. Kreditoren auf Tabellierpapier ausgedruckt werden. Bitte wählen Sie: Kontenbereich

Debitoren oder Kreditoren Sortierfolge

nach Beleg-Nr oder nach Beleg-Datum Selektion Kontonummern

Zur Begrenzung der Kontonummern kann ein Kontenbereich angegeben werden (von - bis). Belegdatum-Bis

hier können Sie die OP´s bis zu einem Belegdatum auswählen. Listen-Inhalt: Konto-Nummer, Name, Anschrift, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Beleg- Nummer, Buchungsschlüssel, Mahnstufe, Buchungstext, Offener-Posten-Betrag, Saldo der offenen Posten des betreffenden Kontos, Gesamtsumme aller offenen Posten Standardpapier-Format: 12" x 375 mm

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Ansehen Offene Posten Programm-Kurzbeschreibung In diesem Programm können die Offenen Posten der Debitoren bzw. Kreditoren am Bildschirm angezeigt werden. Dazu ist der jeweilige Kontenbereich (Debitoren oder Kreditoren), sowie das Konto anzugeben. Ist Ihnen die Kontonummer nicht bekannt, so kann mit Hilfe der Suchhilfe die Kontonummer gesucht werden. Haben Sie eine Kontonummer vorgegeben dann betätigen Sie nun den Anzeige-Button, nun erscheinen alle Offenen Posten und der Gesamtsaldo, vorausgesetzt es sind überhaupt Offene Posten für diese Kontonummer vorhanden. Mit Hilfe des Scroll Bar (Schieberegler) können Sie nicht sichtbare OP`s in den Anzeigebereich des Fensters holen.

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Ausziffern Offene Posten Programm-Kurzbeschreibung Mit diesem Programm können die Offenen Posten der Debitoren bzw. Kreditoren bearbeitet werden, wenn in den Debitorenstamm-Pflege (siehe Seite 21) bzw. Kreditorenstamm-Pflege (siehe Seite 23) beim jeweiligen Debitor/Kreditor das Kennzeichen für OP-Bearbeitung gesetzt ist. Mit dieser Funktion lassen sich nicht zugeordnete Zahlungen bzw. Gutschriften zu Rechnungen zuordnen, um einen Ausgleich herbeizuführen. Dazu ist der jeweilige Kontenbereich (Debitoren oder Kreditoren), sowie das Konto anzugeben. Ist Ihnen die Kontonummer nicht bekannt, so kann mit Hilfe der Suchhilfe die Kontonummer gesucht werden. Haben Sie eine Kontonummer vorgegeben dann betätigen Sie nun den Anzeige-Button, nun erscheinen alle Offenen Posten und der Gesamtsaldo, vorausgesetzt es sind überhaupt Offene Posten für diese Kontonummer vorhanden. Mit Hilfe des Scroll Bar (Schieberegler) können Sie nicht sichtbare OP`s in den Anzeigebereich des Fenster holen. Die Zuordnung erfolgt durch Doppelklick in der entsprechenden Zeile, der Betrag dieser Position wird in das Feld Differenz addiert und die Position erhält ein Markierungsmerkmal (*). Es darf keine Differenz übrig bleiben. Der gesamte Vorgang ist so lange nicht verarbeitet, wie eine Differenz vorhanden ist. Ist das Feld Differenz auf NULL, wird der Button Ausziffern aktiviert, durch betätigen dieses Button wird nun der Aufzifferungsvorgang gestartet. Die markierten Positionen verschwinden in der Anzeige. Das Ausziffern betrifft nur die Offenen Posten. Das Buchungswesen wird davon nicht berührt. Ausgeziffert wird z.B.: 1. bei Debitor AR einerseits und ZE und GA andererseits. 2. bei Kreditor ER einerseits und ZA oder GE andererseits. 3. vor dem Mahnwesen, um zu vermeiden, daß durch nicht zugeordnete Zahlungseingängen der offene Posten durch eine höhere und nicht korrekte Mahnstufe versehen wird.

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Pflege Zahlungen Programm-Kurzbeschreibung Mit diesem Programm können die Offenen Posten der Debitoren bzw. Kreditoren bearbeitet werden, wenn in den Debitorenstamm-Pflege (siehe Seite 21) bzw. Kreditorenstamm-Pflege (siehe Seite 23) beim jeweiligen Debitor/Kreditor das Kennzeichen für OP-Bearbeitung gesetzt ist. Hiermit lassen sich Korrekturen für den autom. Zahlungsverkehr durchführen, z.B. können Zahlungen, die zwar durch den Zahlungsvorschlag ermittelt wurden, auf nicht fällig gestellt werden. Dazu ist der jeweilige Kontenbereich (Debitoren oder Kreditoren), sowie das Konto anzugeben. Ist Ihnen die Kontonummer nicht bekannt, so kann mit Hilfe der Suchhilfe die Kontonummer gesucht werden. Haben Sie eine Kontonummer vorgegeben dann betätigen Sie nun den Anzeige-Button, nun erscheinen alle Offenen Posten und der Gesamtsaldo, vorausgesetzt es sind überhaupt Offene Posten für diese Kontonummer vorhanden. Mit Hilfe des Scroll Bar (Schieberegler) können Sie nicht sichtbare OP`s in den Anzeigebereich des Fenster holen. Eine Bearbeitung einer Position wird durch einen Doppelklick ausgelöst. Sie sehen nun ein neues Fenster in dem Sie Ihre Änderungen vornehmen können. Eine schnelle Methode um einen Posten als nicht fällig zu markieren ist mit der rechten Maustaste zu erreichen, stellen Sie den Leuchtbalken auf die gewünschte Position und drücken Sie die rechte Maustaste. In der Änderungsmaske können folgende Informationen innerhalb des Offenen-Posten geändert werden:

- Fälligkeitsdatum - Steuerschlüssel - Zahlungsbedingung - möglicher Skontobetrag - Text - Zahlungskennzeichen - Bank - Zahlungsart

Mit dieser Verarbeitung können keine Beträge geändert werden. Dies kann nur durch eine Buchung in den Buchungsprogrammen geschehen.

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Pflege Mahnungen Programm-Kurzbeschreibung Mit diesem Programm können die Offenen Posten der Debitoren bzw. Kreditoren bearbeitet werden, wenn in den Debitorenstamm-Pflege (siehe Seite 21) bzw. Kreditorenstamm-Pflege (siehe Seite 23) beim jeweiligen Debitor/Kreditor das Kennzeichen für OP-Bearbeitung gesetzt ist. Mit dieser Funktion können Sie die Offenen Posten, die zur Mahnung anstehen, ändern. Gründe wären, daß bestimmte OP`s vor der eigentlichen Mahnfälligkeit gemahnt werden sollen, oder die fällige Mahnung soll unterdrückt, bzw. aufgeschoben werden. Dazu ist der jeweilige Kontenbereich (Debitoren oder Kreditoren), sowie das Konto anzugeben. Ist Ihnen die Kontonummer nicht bekannt, so kann mit Hilfe der Suchhilfe die Kontonummer gesucht werden. Haben Sie eine Kontonummer vorgegeben dann betätigen Sie nun den Anzeige-Button, nun erscheinen alle Offenen Posten und der Gesamtsaldo, vorausgesetzt es sind überhaupt Offene Posten für diese Kontonummer vorhanden. Mit Hilfe des Scroll Bar (Schiebeleisten) können Sie nicht sichtbare OP`s in den Anzeigebereich des Fenster holen. Eine Bearbeitung einer Position wird durch einen Doppelklick ausgelöst. Sie sehen nun ein neues Fenster in dem Sie Ihre Änderungen vornehmen können. Eine schnelle Methode um einen Posten aus dem Mahnungslauf herauszunehmen, ist mit der rechten Maustaste zu erreichen, stellen Sie den Leuchtbalken auf die gewünschte Position und drücken Sie die rechte Maustaste. Folgende Informationen können geändert werden:

- Fälligkeitsdatum - Mahnstufe - Text

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Druck Zahlungsvorschlagsliste Programm-Kurzbeschreibung In diesem Programm kann ein Einzugsvorschlag (Debitoren) bzw. ein Zahlungsvorschlag (Kreditoren) erstellt werden. Dazu stehen folgende Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung: Einzugsvorschlag

Die Einzugsvorschlagsliste enthält alle Offenen Posten der Debitoren, die das Kennzeichen für Bankeinzug (siehe Debitorenstamm-Pflege auf Seite 21) haben. Zum Aufruf der Liste müssen Sie ein Bezugsdatum eingeben. Eine Eingabe in das Feld "Tage" ist ohne Bedeutung. Es werden alle Posten, die bis zum Bezugsdatum ihre Skontofälligkeit erreicht bzw. überschritten haben, zum Einzug vorgeschlagen. Ausgenommen sind Debitoren, die ein Guthaben haben. Der Vorschlag erfolgt grundsätzlich mit dem Skontobetrag des jeweils gültigen Prozentsatzes der Zahlungsbedingung.

Zahlungsvorschlag

In dieser Liste sind alle Lieferantenrechnungen enthalten. Für den Aufruf der Liste sind folgende Eingaben erforderlich: Bezugsdatum

es wird das Tagesdatum vorgeschlagen , es kann überschrieben werden. Dieses Datum gibt den Termin an, an dem Posten fällig werden dürfen, um noch in den Zahlungsverkehr angenommen zu werden.

+ Tage

mit dieser Eingabe können Sie soviel Tage über den Fälligkeitstermin hinaus noch Skonto ziehen. (Bei Einzug von Lastschriften ohne Bedeutung)

Beispiel: Zahlungsrhythmus = wöchentlich (alle 7 Tage) Tagesdatum = 16.03.88 Bezugsdatum = 16.03.88 Karenztage = 7 Es werden nun alle Rechnungen, die am 16.03, ihre Zielfälligkeit erreichen oder überschritten haben, und alle die Rechnungen, die am 16.3. ihre Skontofrist um max. 7 Tage überschritten haben, als FÄLLIG mit dem be- treffenden Skontobetrag ausgewiesen. Der Zahlungsrhythmus sollte nicht größer als Bezugsdatum + Karenztage sein. Sie verschenken sonst Skonti. Lieferanten bei denen ein Guthaben besteht, werden nicht automatisch bezahlt. Über die Pflege Zahlungen (siehe Seite 70) können die Vorschläge noch geändert werden. Es ist hierbei jedoch darauf zu achten, daß der Zahlbetrag nicht negativ wird. Es erfolgt beim Zahlungslauf keine weitere Prüfung, so daß Sie dann einen negativen (ungültigen) Zahlungsträger erhalten. Jeder erneute Start der Zahlungsvorschlagsliste (siehe auch Feld Druck vor Änderungen) setzt alle Zahlungskennzeichen, die geändert wurden, wieder in die ursprüngliche Form. Wenn beim Kreditor in Feld Zahlungsart (siehe Kreditorenstamm-Pflege auf Seite 23) weder S noch U eingegeben wurde, aber eine Bankverbindung lt. Stammsatz besteht, wird eine Überweisung vorbereitet, und im betreffenden Stammsatz das Kennzeichen "U" gesetzt. Wenn beim Kreditor weder S noch U noch eine Bankverbindung angegeben wurde, wird ein Scheck vorbereitet. Um ein überschaubares Einzug- und Zahlungswesen zu erhalten, ist es notwendig diesen Lauf regelmäßig zu fahren. Wer auf die Eingabe in dem Feld "+ Tage" verzichtet, müßte dann täglich die Zahlungsvorschlagsliste

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ausdrucken, um festzustellen, wieviel Skonti zu ziehen ist, weil das System nur am letzten Tag der jeweiligen Skontofälligkeit den entsprechenden Skontobetrag auswirft. Beispiel: Eingangsrechnung über 1000,00 DM, Buchungsdatum: 1.6.89, Zahlungsbedingungen: 2% 10 Tage, 1% 20 Tage, Netto 30 Tage Die Zahlungsvorschlagsliste wird täglich bis zum 10.6.89 gedruckt. Sie zeigt Ihnen, daß diese Rechnung NICHT FÄLLIG ist. Am 11.6. wird diese Rechnung als FÄLLIG ausgewiesen, mit DM 20,00 Skonto. Ab 12.6.-20.6. wird diese Rechnung wieder als NICHT FÄLLIG ausgewiesen. Am 21.6. wird diese Rechnung wieder als FÄLLIG ausgewiesen. Diesmal mit DM 10,00 Skonto. Vom 22.6.-30.6. ist diese Rechnung NICHT FÄLLIG. Ab 31.6. wird diese Rechnung mit jedem Lauf der Zahlungsvorschlagsliste als FÄLLIG ausgewiesen. Druck vor Änderungen:

Wird dieses Feld aktiviert, so wird die Liste wie bisher ausgegeben, d.h. es wird ein neuer Vorschlag ermittelt, egal ob manuelle Änderungen durchgeführt wurden. Wird dieses Feld nicht aktiviert, so werden die durchgeführten Änderungen nicht zurückgesetzt. Diese Liste beinhaltet alle Einzelpositionen und kann für Abstimmzwecke mit den Bankeinreichungen aufbewahrt werden.

Kontonummer Von/Bis: Sie können hiermit Kontonummern abgrenzen für den Zahlungsverkehr. Nur diese Kontonummern werden auch in den Folgeprogramme bearbeitet.

Bitte beachten Sie folgenden Hinweis: Durch die Möglichkeit der Kontenselektion muß natürlich sicher gestellt sein, daß die Positionen aus vorhergehenden Vorschlägen gelöscht werden, dies versucht das Programm automatisch zu regeln. Folgende Reihenfolge sollte eingehalten werden:

1. Vorschlagsliste ob mit oder ohne Kontenselektion aber mit Aktivierung des Feldes Druck vor Änderungen , dies stellt sicher das alle OP´s eine Grundstellung erfahren, d.h. auf nicht fällig gesetzt werden. 2. Diese Vorschlagsliste kann nun bearbeitet bzw. geändert werden mit Hilfe des Programmes Pflege Zahlungen (siehe Seite 70). 3. Die veränderte Vorschlagsliste kann nun auf Wunsch mit den durchgeführten Änderungen erneut gedruckt werden, wobei bei einer Selektion unter 1. hier die gleiche Selektion durchgeführt werden muß. 4. Weiter mit Aufbereiten Zahlungsträger (siehe Seite 77) usw.

Standardpapier-Format: 12" x 375 mm

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Druck Mahnvorschläge Programm-Kurzbeschreibung Es besteht die Möglichkeit, den Druck der Mahnvorschlagsliste zu unterdrücken. Die eigentliche Funktion bleibt davon unberührt. Die Mahnvorschläge werden unter Berücksichtigung der Karenztage je Mahnstufe (siehe Mahnparameter-Pflege auf Seite 38) erstellt. Das Mahndatum ist in der Form TTMMJJ einzugeben. Voreingestellt ist das Tagesdatum, welches überschrieben werden kann. Das eingegebene Datum ist Kriterium unter anderen auch für die Mahnstufe. Die Mahnstufen werden erhöht, wenn Sie das Feld "Mahnstufe erhöhen" aktiviert haben. Sie können nun entscheiden, ob die Mahnstufe erhöht werden soll oder nicht. Wenn aber im Programm Pflege Mahnungen (siehe Seite 71) eine Änderung für das Mahnwesen vorgenommen wurde, so muß auf jeden Fall anschließend der Druck der Mahnvorschlagsliste erfolgen. Ansonsten werden die geänderten Mahnstufen nicht berücksichtigt. In so einem Fall wird ohne Mahnstufenerhöhung gearbeitet. Die Gutschriften werden als sofort fällig gedruckt. Der Druck der Mahnvorschlagliste kann mehrmals gefahren werden. Standardpapier-Format: 12" x 375 mm

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Drucken Mahnungen Programm-Kurzbeschreibung Auf den Mahnungen erscheint automatisch folgender Text:

Zahlungseingänge wurden berücksichtigt bis zum Geben Sie bei Auswahl des Mahnprogrammes das Tagesdatum d.h. die Mahnungen erhalten dieses Datum als Ausfertigungsdatum und das Datum des berücksichtigten Zahlungseinganges ein. Sie haben die Möglichkeit, zwischen zwei Sortierungen zu entscheiden.

1. Druck nach Belegnummer/Datum 2. Druck nach Datum/Belegnummer

Bevor Sie das Programm starten, muß das Programm Druck Mahnvorschläge (siehe Seite 74) und eventl. das Programm Pflege Mahnungen (siehe Seite 71) gelaufen sein. Die Auswahl der Mahntexte erfolgt aufgrund der höchsten Mahnstufe innerhalb der Offenen-Posten und dem Kennzeichen lt. Debitorenstamm (siehe Debitorenstamm-Pflege auf Seite 21). Beim Einrichten des Debitors haben Sie die für ihn höchste gültige Mahnstufe (Debitorenstamm) gesetzt. Nach jeder Mahnung wird der Text (siehe Mahnstufenschlüssel-Pflege auf Seite 37) der nächsthöheren Mahnstufe genommen, wenn die Karenztage zur nächsten Mahnfälligkeit erreicht sind. Beispiel: Karenztage zur 1. Mahnung = Mahnstufe 1 = 15 Tage zur 2. Mahnung = Mahnstufe 2 = 30 Tage. Bei einem Fälligkeitsdatum am 01.01. würde die erste Mahnung am 16.01. gedruckt. Haben Sie für den Debitor die Mahnstufe 3 gesetzt, wird in der ersten Mahnung der Text der Mahnstufe 1 genommen, bei der zweiten Mahnung der Text der Mahnstufe 2. Bei der Dritten der Text der Mahnstufe 3, bei der Vierten und weiteren wird der Text der Mahnstufe 3 genommen. Die Mahnstufe 10 ist keine Mahnung im Sinne der anderen neun möglichen Mahnstufen. Hier wird lediglich zwischen Kopf und Fußtext der Kontoauszug (siehe Druck Kontoauszüge auf Seite 76) eingebracht. Standardpapier-Format: 12" x 240 mm

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Druck Kontoauszüge Programm-Kurzbeschreibung Das Druckdatum wird in Form TTMMJJJJ eingegeben. Sie können bestimmte Kontonummern gezielt ausdrucken. Sie brauchen nur Konto-Nummer von der Sie starten und die Konto-Nummer bei der Druck beendet werden soll, einzugeben. Die hier angedruckten Kontoauszüge enthalten:

- Rechnungsdatum - Fälligkeitsdatum - Rechnungsnummer - Betrag

Diese Kontoauszüge könnten z.B. als Saldenanerkenntnis an die Kunden verschickt werden. Der Ausdruck erfolgt auf dem gleichen Formular, auf dem auch die Mahnungen gedruckt werden. Der Kopf- und die Fuß-Texte werden aus der Mahnungstext-Datei übernommen. Es ist der Text, den Sie in den Stammdaten unter Mahntexte der Mahnstufe 10 erfaßt haben. siehe auch Mahnstufenschlüssel-Pflege auf Seite 37. Standardpapier-Format: 12" x 240 mm

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Aufbereiten Zahlungsträger Programm-Kurzbeschreibung Dieses Programm muß vor dem Druck der Zahlungsträger laufen. Haben Sie z.B. mit einigen Ihrer Kunden Lastschrift-Einzug vereinbart, dann wird nun der gesamte Offene-Posten-Bestand durchgearbeitet. Die Debitoren mit dem Kennzeichen Bankeinzug werden geprüft, ob OP zum Einzug freigegeben sind. Die Freigabe erfolgt über die Einzug-Vorschlagsliste und /oder über die Pflege Zahlungen (siehe Seite 70). Der für den Debitor angelegte Zahlungsschlüssel (Debitorenstamm-Pflege siehe Seite 21) wird berücksichtigt. Skonto wird dann in jedem Fall gewährt, auch wenn Sie den Einzug nach der eigentlichen Fälligkeit vornehmen. Für den Kreditoren-Bereich gilt im groben das gleiche wie bei den Debitoren. Nur haben Sie zwei Möglichkeiten der Begleichung:

1. per Überweisung (es muß die Bankverbindung beim Kreditor gepflegt sein, siehe Kreditorenstamm-Pflege auf Seite 23) im OP ist die Zahlungsart = U 2. per Schecks, im OP ist die Zahlungsart = S.

Die Zahlungsart kann geändert werden.

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Druck Zahlungsträger Programm-Kurzbeschreibung Mit diesem Programm werden die Überweisungsträger gedruckt bzw. erstellt, die mit dem Programm Aufbereiten Zahlungsträger (siehe Seite 77) bearbeitet wurden. Die entsprechende Auswahl ist vorzunehmen. Wurde DTA - Lastschriften oder DTA - Überweisungen markiert siehe weiter bei DTA-Beschreibung. Nur altes Formular: Auf dem Überweisungsträger werden bis zu vier Positionen einzeln aufgelistet. Ab fünf Positionen erfolgt der Ausdruck einer Gesamtsumme, mit dem Hinweis "Div.Rechnungen". Bei Wechsel der Bank erfolgt ein Hinweis, damit das Formular gewechselt werden kann (nur im Direktdruck-Modus). Nur neues Formular: Bei neuen Formulare können nur noch zwei Positionen auf ein Formular gedruckt werden. Bei mehr als zwei Positionen kann mit Hilfe des Programmes Drucken Überweisungsbrief (siehe Seite 81) ein Überweisungs-/Einzug-Brief erstellt werden. Es ist ratsam, einen Probedruck zu machen, damit das Formular auch richtig eingestellt ist. Der Probedruck kann beliebig oft wiederholt werden, macht jedoch nur Sinn wenn im Direktdruck-Modus gedruckt wird, siehe Drucker-Einstellung. Standardpapier-Format: Lastschrift/Gutschrift-Formular DTA-Beschreibung: Diese Auswahl kann nur getroffen werden, wenn im Mandantenstamm-Pflege (siehe Seite 17) das Feld Datenträgeraustausch aktiviert wurde. In diesem Fall werden keine sonstigen Angaben benötigt, das Programm druckt nun keine Last.-/Gutschriften, sondern erstellt eine Datei (DTAUS1.???), die nach Beendigung des Programmes mit dem Programm DTA-Daten auf Diskette (siehe Seite 83) abgezogen werden muß. Des weiteren wird ein Datenbegleitzettel ausgedruckt, der mit der Diskette an die Bank gegeben werden muß.

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Druck Scheck Programm-Kurzbeschreibung Mit diesem Programm können Schecks gedruckt werden, die mit dem Programm Aufbereiten Zahlungsträger (siehe Seite 77) aufbereitet wurden. Es kann bei der Wahl der Scheckformulare zwischen einen langen Talon oder einen kurzen Talon gewählt werden (Formularmuster bitte bei Ihren Softwarepartner abfordern). Wird mit kurzem Talon gearbeitet, so muß zusätzlich die erste Schecknummer eingegeben werden, da bei diesen Schecks die laufende Schecknummer über das Programm vergeben wird. Werden mehr OP-Positionen gezahlt als auf den Talon passen, wird der Scheck ungültig gemacht (Sterne in den Betragsfeldern) und auf dem nächsten Talon weiter gedruckt. Das letzte Scheckformular enthält dann den Gesamtbetrag. Wenn Sie im Direktdruck-Modus arbeiten können Sie die folgenden Punkte benutzen. • Eine Einrichtroutine erleichtert das Einrichten des Formulars. • Bei Wechsel der Bank erfolgt ein Stop, damit das Formular gewechselt werden kann. Standardpapier-Format: Scheckformulare je nach Wahl

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Druck Bankbegleitliste Programm-Kurzbeschreibung Dieses Programm wird nach dem Druck der Überweisungen/Lastschriften gefahren. (siehe auch Druck Zahlungsträger auf Seite 78). Die Bankbegleitliste wird getrennt nach Überweisungen und Lastschriften ausgedruckt. Sie enthält eine Aufstellung der zuvor ausgedruckten Überweisungsträger. Die Bankbegleitliste wird unterschrieben der jeweiligen Bank eingereicht. Damit entfällt das Unterschreiben der einzelnen Belege. Die Liste ist nach Bankwesen sortiert entsprechend der Forderungen der Sparkassen- und Giroverbände. Standardpapier-Format: 12" x 375 mm

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Drucken Überweisungsbrief Programm-Kurzbezeichnung Dieses Programm wird nach dem Druck der Überweisungen/Lastschriften (siehe Druck Zahlungsträger auf Seite 78) gefahren. Die Liste wird getrennt nach Überweisungen und Lastschriften ausgedruckt, bitte markieren Sie die gewünschte Auswertungsform. Durch die Umstellung der Bankformularen und der auch schon im alten Formular knapp gehaltener Raum für Verwendungszwecke wurde diese neue Liste entwickelt. Das Programm filtert alle Debitoren/Kreditoren heraus die mehr als zwei Vorgänge je Überweisung/Lastschrift haben. Auf dem Formular Überweisung/Lastsch. erscheint im Feld Verwendungszweck der Text "Div. Rech. lt. Überw.-Brief" bzw. "Div. Rech. lt. Einzug-Brief". Der hier benannte Brief kann dann per Post an den Debitor/Kreditor zugestellt werden. Sie erleichtern dadurch Ihrem Kunden/Lieferanten die Zuordnung der Belege, der Ausdruck des Briefes ist in den Positionszeilen mit der Aufteilung des Scheck-Talon identisch. Auf Wunsch kann der Brief auch alle Positionen auflisten, die im Zahlungsvorgang angesprochen wurden, wenn Sie diese Form des Ausdruckes wünschen markieren Sie bitte das Feld Alle Positionen drucken. Standardpapier-Format: 12 Zoll X 240 mm

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Druck Altersstruktur Programm-Kurzbeschreibung In diesem Programm kann eine Übersicht je Konto (Debitoren/Kreditoren) der Offenen Posten aufgeteilt nach dem Alter der Fälligkeit ausgegeben werden. Dazu stehen folgende Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung: Debitoren

Die Altersstrukturliste enthält alle Offenen Posten der Debitoren nach der Fälligkeit. Zum Aufruf der Liste müssen Sie ein Bezugsdatum eingeben, sowie eine Eingabe in das Feld Toleranz-Tage. Diese Tage werden auf das Fälligkeitsdatum der OP,s addiert. Für jeden OP wird die Fälligkeit in Tagen bis zum Bezugs- Datum errechnet und laut der errechneten Differenztage der jeweiligen Spalte in der Liste zu geordnet. Die Salden der Debitoren die zu Null addiert werden, werden nicht angedruckt, ebenso besteht die Möglichkeit den Saldo mit der Eingabe im Feld "Salden ab" zu vergleichen, ist der Saldo kleiner als die Eingabe, so werden auch diese Debitoren nicht angedruckt.

Kreditoren

Eingaben und Auswirkungen wie unter Debitoren beschrieben. Bezugs-Datum

Dies ist das Datum welches als per Datum in der Liste angedruckt wird. Des weiteren steuert dieses Datum die Errechnung der Fälligkeit in Tagen.

Toleranztage

Diese Tage werden auf das Fälligkeitsdatum der OP,s addiert. Salden ab

Hier können Sie einen Wert eingeben, dieser Wert wird gegen den errechneten Saldo verglichen, ist der Saldo kleiner als dieser erfaßte Wert, so wird dieses Konto nicht angedruckt.

Listenbezeichnung: ALTERSSTRUKTUR D R U C K - F E L D I ERLÄUTERUNG FELDINHALTE ------------------------------------------------------------------- KTO.NR I Konto-Nr. NAME / ANSCHRIFT I ------------------------------------------------------------------- NOCH NICHT FÄLLIG I Wert der OP,s die noch nicht fällig sind FÄLLIG SEIT 30 TAG. I Wert der OP,s die seit 30 Tagen fällig sind FÄLLIG SEIT 60 TAG. I Wert der OP,s die seit 60 Tagen fällig sind FÄLLIG SEIT 90 TAG. I Wert der OP,s die seit 90 Tagen fällig sind FÄLLIG SEIT 120 TAG.I Wert der OP,s die seit 120 Tag. fällig sind FÄLLIG SEIT 180 TAG.I Wert der OP,s die seit 180 Tag. fällig sind FÄLLIG SEIT 360 TAG.I Wert der OP,s die seit 360 Tag. fällig sind FÄLLIG ÜBER 360 TAG.I Wert der OP,s die über 360 Tag. fällig sind ------------------------------------------------------------------- SALDO DEBITOR I Gesamt-Wert der OP,s des Debitors -------------------------------------------------------------------

Die Auswertung nach Kreditoren unterscheidet sich darin, das die Fälligkeit in Tagen errechnet wird und nicht die Überfälligkeit der Posten. Auch wurde der Abstand der Fälligkeit in Tagen kleiner bemessen, Fällig in Fällig in Fällig in Fällig in Fällig in Fällig in 15 Tagen 30 Tagen 45 Tagen 60 Tagen 90 Tagen 120/150 Tagen

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DTA-Daten auf Diskette Programm-Kurzbeschreibung Mit diesem Programm werden die Datenträger-Austausch-Daten mit der Bank, erzeugt mit Hilfe des Programmes Druck Zahlungsträger (siehe Seite 78) auf Diskette ausgegeben. Sie werden aufgefordert den Dateinamen-Zusatz einzugeben, dieser setzt sich zusammen aus einem Buchstaben “L“ für Lastschrift oder einem “U“ für Überweisung. Gefolgt von diesem Buchstaben müssen noch die Hausbanknummer eingegeben. Diese Banknummer wird erzeugt auf Grund der Eintragung Feld Hausbank in den Stammdatenpflege-Programme oder durch Ihre Änderungen im Programm Pflege Zahlungen (siehe Seite 70). Als weitere Eingabe geben Sie bitte den Laufwerksbuchstaben an, indem Sie eine leere Diskette eingeschoben haben. Bitte achten Sie darauf das die eingelegte Diskette keine Daten enthält bzw. formatiert ist. Entnehmen Sie bitte nach Beendigung des Programmes die Diskette und reichen diese mit dem Bankbegleitzettel (erstellt im Programm Druck Zahlungsträger) Ihrer Hausbank ein. Sollten Sie für mehre Hausbanken einen Zahlungslauf gefahren haben, so achten Sie bitte auf die korrekte Zuteilung Ihrer Disketten zur richtigen Hausbank!

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Drucken aus Druckdatei Programm-Kurzbeschreibung Dieses Programm wird zum ausdrucken der Listen benötigt die durch die Selektionsanwahl, statt auf einem Drucker, in eine Druckdatei, umgeleitet wurden. Es ist Ihnen überlassen wann Sie die Dokumente ausdrucken. Die Dokumente können beliebig oft ausgedruckt werden. Es besteht auch die Möglichkeit einen laufenden Druckjob anzuhalten bzw. abzubrechen, zu diesem Zweck müssen Sie im Windows-Druckmanager die entsprechenden Eingaben vornehmen. Die Druckdateien können Sie löschen, markieren Sie das Feld , es werden alle Druckdateien gelöscht !!. Die Druckdateien erhalten alle einen Dokumenten-Kurznamen sowie die Erweiterung .Lnn , wobei nn für Terminal-Nummer steht. Es ist selbstverständlich, daß ein Sachbearbeiter mit der Terminal-Nummer 01 nur die Druckdateien mit der Erweiterung .L01 drucken kann. Wird beim erstellen einer Druckdatei festgestellt, daß bereits eine Druckdatei existiert, wird der Sachbearbeiter durch eine Meldung darauf hingewiesen, er hat die Möglichkeit diese Druckdatei zu überschreiben oder er druckt direkt aus seinem lokalen Drucker das Dokument aus. Zum anstarten des Druckvorganges genügt es die gewünschte Liste aus den angezeigten Listnamen zu markieren und den Startbutton zu betätigen. Sie werden nun noch nach dem Ausgabedrucker gefragt, wählen Sie Ihren gewünschten Drucker aus. Nun müssen Sie noch den Zeichensatz auswählen, achten Sie darauf, daß Sie bei 132-stelligen Listen den entsprechenden Zeichensatz auswählen, der Ihnen auf Ihrem Drucker auch die Liste in komprimierten Form ausdruckt.

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Periodenwechsel Programm-Kurzbeschreibung Dieses Programm wird automatisch beim Endgültigen Kontendruck aufgerufen! Es kann jedoch auch manuell angestartet werden, wenn mit Jahreskontendruck gearbeitet wird. Beachten Sie bitte die Hinweise der entsprechenden Checkliste Monatsabschluss / Periodenwechsel (siehe Seite 107). Vor diesem Lauf müssen Sie alle monatlichen Auswertungen gedruckt und eine Datensicherung gemacht haben.

- Journale Muß - Summen- und Saldenliste Muß - Betriebswirtschaftliche Auswertung Kann - Umsatzsteuervoranmeldung Kann - Bilanz-/Gewinn und Verlust-Rechnung Kann - Kontoblätter, bei Jahreskontendruck Kann - Kontoblätter, bei Monatskontendruck Automatisch

Danach auf einen anderen als vorher benutzten Diskettensatz nochmalige Datensicherung. Dieses Programm führt auch automatisch den Jahreswechsel durch, wobei im einzelnen folgendes geschieht: Es wird für das neue Jahr ein neues Geschäftsjahr eröffnet, d.h. der alte Kontenrahmen wird in das neue Jahr übernommen, sollte die Fibu schon 9 Jahre gespeichert haben, so wird das älteste Jahr gelöscht und alle anderen Jahre um Minus 1 verschoben. Die Salden der Sachkonten werden komplett gelöscht. Wenn Feld Jahreswechselkonto = "J" wird EBIL automatisch vorgetragen und den Stapel 99 gespeichert (siehe Batch-Wiederk.-/Stapel-Buchg. auf Seite 47), wenn "N" dann müssen die Salden manuell in das neue Jahr vorgetragen werden. Die Salden der Debitoren- und Kreditoren-Konten werden für das neue Jahr als Eröffnungswerte vorgetragen. Die Offenen Posten bleiben erhalten. Deshalb sofort die Salden der Forderungs- und Verbindlichkeitskonten mit ES bzw. EH buchen, wenn manuell. Die Journalnummer wird für das neue Jahr auf NULL gesetzt. Der Jahreswechsel wird am Feld "Abgr.-Monat Wirtschaftsjahr" erkannt (siehe Mandantenstamm-Pflege auf Seite 17). Steht z.B. eine "01" in diesem Feld, und der Periodenwechsel wird für die Periode "12" durchgeführt, so wird automatisch auch ein Jahreswechsel durchgeführt. Ein Periodenwechsel muß dann manuell durchgeführt werden, wenn mit Jahreskontendruck gearbeitet werden soll. Der endgültige Kontendruck dauert sehr lange. Achtung: Der Ausdruck der endgültigen Kontenblätter (siehe Druck Kontenblätter auf Seite 54) startet von sich aus den Periodenwechsel nur dann, wenn mit Monatskontendruck gearbeitet wird, da sonst die Blattzähler nicht verwaltet werden. Für das Vorjahr können Sie mehrere Abschlüsse (Periodenwechsel) durchführen.

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Reorg. Offene Posten Programm-Kurzbeschreibung Alle Posten, die mit automatischem Zahlungsverkehr (AZV) verbucht wurden, werden gelöscht. Ebenso die Offenen Posten, deren Saldo auf Null steht, und die gleiche OP-NR haben. Auch vor und nach dem Arbeiten mit Offenen Posten sollte dieses Programm gefahren werden. Sie vermeiden damit, daß bereits bezahlte und gebucht Rechnung mit dem dazugehörigen Offenen Posten in folgenden Listen aus Ausdrucken unnötigerweise aufgeführt werden: Druck OP-Listen (siehe Seite 67). Druck Zahlungsträger (siehe Seite 78). Druck Schecks (siehe Seite 79). unter Umständen werden Beträge mit DM 0,00 gedruckt und auf diesen Überweisungsträgern die schon bezahlten OP`s mit dazugehörigen ZE / ZA ausgewiesen.

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Reorg. Kontenblätter (nicht aktiv) Programm-Kurzbeschreibung Alle Buchungen, die beim endgültigen Druck von Kontoblättern verarbeitet wurden, können mit diesem Programm gelöscht werden. Es besteht die Möglichkeit, ganz bestimmte Zeiträume (Perioden) zu löschen. Das Programm sollte in regelmäßigen Zeitabständen gefahren werden, damit die Plattenkapazität und die Verarbeitungsgeschwindigkeit optimal genutzt werden kann. (siehe Checkliste Monatsabschluss /Periodenwechsel auf Seite 107). Nur endgültig gedruckte Bewegungen können gelöscht werden! Wichtig: Es dürfen keine anderen Arbeiten in der Kontenblatt-Datei vorgenommen werden. Das Programm sperrt die Kontenblatt-Datei während der Reorganisation Sie können innerhalb des Löschzeitraumes noch Kontokorrent-Selektionen vornehmen (Löschen von Sachkonten, Debitoren und Kreditoren nach Wunsch).

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Import Werbas Programm-Kurzbeschreibung Mit diesem Programm werden die Daten aus der Werkstatt-Fakturierung (Datei BUCHUNG:TXT) und die Stammdaten-Änderungen bzw. Zugänge, die in der Datei STAMMDAT.TXT stehen, in die Fibu übernommen. Die Daten werden in ein fibueigenes Datenformat gebracht und anschließend automatisch über den Batcheingang verbucht. Nach erfolgreicher Verbuchung werden die Schnittstellendateien BUCHUNG.TXT und STAMMDAT.TXT gelöscht. Nach der Verbuchung können Sie den Journaldruck anstarten. Wir empfehlen Ihnen vor dem Import dieser Daten eine Datensicherung durchzuführen!

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Export OP für Werbas Programm-Kurzbeschreibung Mit diesem Programm werden die Daten für die Übernahme der Kasseneingänge in die Werkstatt-OP seriell und in ASCII-Format ausgelesen. Es werden nur die ZE-Buchungen (Zahlungseingänge) aus der Journal-Datei selektiert und in die Datei OPBW.DAT abgestellt. Diese Datei wird in Ihrer Werbas-Umgebung weiter verwendet. ACHTUNG:

Die Übernahme muß vor dem Drucken des endgültigen Journals durchgeführt werden. Nach dem endgültigem Journal sind alle Journal-Buchungen gelöscht.

SCHNITTSTELLEN-BESCHREIBUNG: ZAHLUNGSEING.-BEWEGUNGEN TEXT SIZE NK A/N KOMMENTAR Mandanten-Nummer 3 0 N Beleg-Nummer 6 0 N Konto-Nummer 6 0 N Buchungsjahr 2 0 N für Periodenzuordnung Buchungsmonat 2 0 N für Periodenzuordnung Kostenstelle 1 6 0 N Kostenstelle 2 6 0 N Buchungsbetrag 9 2 N Vorzeichen Betrag 1 A (-)=Storno Betragsart 1 A S oder H Gegenkonto 6 0 N Debitoren-Konto Belegart 2 A ZE (Zahlungseingang) Buchungsdatum 6 2 N in Form TTMMJJ Steuerschlüssel 2 0 N Steuersatz in Prozent 2 2 N z.B. 15,00 Zahlungsschlüssel 2 0 N Skontosatz in Prozent 2 2 N z.B. 3,00 Skontotage 3 0 N in Tagen Nettofälligkeit 3 0 N in Tagen Rechnungs-Nummer 6 0 N Valutatage 2 0 N in Tagen Journal-Nummer 4 0 N Buchungstext 20 A Ust-ID-Nummer 15 A Satzende-Kennzeichen 2 A Hexa 0D0A

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Export Sachkonten Programm-Kurzbeschreibung Mit diesem Programm können die Sachkontenstammsätze seriell in ASCII-Format ausgelesen werden. Alle Sachkonten werden in die Ausgabedatei SACHKTO.DAT geschrieben. Es werden folgende Felder ausgegeben: SCHNITTSTELLEN-BESCHREIBUNG: SACHKONTEN TEXT SIZE NK A/N KOMMENTAR Mandanten-Nummer 3 0 N Konto-Nummer 6 0 N Kurzbezeichnung 10 A Matchcode Kontenklasse 1 N Verdichtungs-Kz. 1 N 0=keine,1=Tages-,2=Monatsverdichtung UST-Zeile 2 0 N Zeilennr. auf Ust.-Voranmeldung UST-Schlüssel 2 0 N Zuordnung lt. Stammpflege Steuersatz in Prozent 2 2 N z.B. 15,00 Bilanzzuordnung 1 N 1=Aktiva,2=Passiva,3=Ertrag,4=Aufwand Jahreswechselkonto 1 A J=Automatischer Saldovortrag bei Jahresw Kontobezeichnung 30 A 1. Zeile Kontobezeichnung 30 A 2. Zeile Kostenstellen-Kz. 1 A M=Muss,F=Fest," "=Keine Kostenstelle Kostenstelle 1 6 0 N 1. Kostenstelle, nur bei Kst.-Kz.=F Kostenstelle 2 6 0 N 2. Kostenstelle, nur bei Kst.-Kz.=F letzte Kontobewegung 6 0 N in Form TTMMJJ Satzende-Kennzeichen 2 A Hexa 0D0A

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Export Personenkonten Programm-Kurzbeschreibung Mit diesem Programm können die Personenstammsätze seriell in ASCII-Format ausgelesen werden. Sie haben die Möglichkeit die Textfelder in der Ausgabe in Großbuchstaben auszugeben. Alle Personenkonten werden in die Ausgabedatei PERSKTO.DAT geschrieben. Es werden folgende Felder ausgegeben: SCHNITTSTELLEN-BESCHREIBUNG: PERSONENKONTEN TEXT SIZE NK A/N KOMMENTAR Kontokorrent 1 N 2=Debitoren,3=Kreditoren Mandanten-Nummer 3 0 N Konto-Nummer 6 0 N Kurzbezeichnung 10 A Matchcode Kontenklasse 1 N Sammelkonto-Kz. 1 N 0-5 belegt Sammelkonto 6 0 N Zahlungsschlüssel 2 0 N Zuordnung lt. Stammpflege Skontosatz in Prozent 2 2 N z.B. 03,00 Skontotage 3 0 N in Tagen Nettofälligkeit 3 0 N in Tagen Zahlungsart 1 A A-Z,L=Lastschrift,E=Einzug,S=Scheck Ust-ID-Nummer 15 A Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer Erlaubte Mahnstufe bis 1 N nur Debitoren, 0=Keine Mahnungen drucken Bankeinzug-Kz. 1 N 0-1=Lastschrift, 4-5=DTA(Diskette) Anrede 10 A Name 30 A Branche 30 A Strasse 30 A kann auch Postfach sein PLZ und Ort 30 A Plz und Ort zusammenhängendes Feld Telefon-Nummer 15 A Gesprächspartner 25 A Bankleitzahl 8 0 N Bankkonto 10 0 N Bankbezeichnung 30 A Länderkennzeichen 2 0 N 0=Deutschland Offene Posten Kz. 1 N 0=mit OP's, 1=ohne OP's letzte Kontobewegung 6 0 N in Form TTMMJJ Fax-Nummer 15 A Kundennr. bei DEBI/KRE 6 A Bankeinzug-Kz. 1 N 0-1=Lastschrift, 4-5=DTA(Diskette) Satzende-Kennzeichen 2 A Hexa 0D0A

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Export Eingangsrechnungen Programm-Kurzbeschreibung Mit diesem Programm können die Eingangsrechnungen seriell in ASCII-Format ausgelesen werden. Es werden alle Bewegungen mit den Buchungsschlüsseln ER und GE selektiert. Sie haben die Möglichkeit die Textfelder in der Ausgabe in Großbuchstaben auszugeben. ACHTUNG:

Die Übernahme muß vor dem Drucken des endgültigen Journals durchgeführt werden. Nach dem endgültigem Journal sind alle Journal-Buchungen gelöscht.

Alle Eingangsbuchungen werden in die Ausgabedatei RGEING.DAT geschrieben. Es werden folgende Felder ausgegeben: SCHNITTSTELLEN-BESCHREIBUNG: EINGANGSRECHNUNGEN TEXT SIZE NK A/N KOMMENTAR Mandanten-Nummer 3 0 N Beleg-Nummer 6 0 N Konto-Nummer 6 0 N Buchungsjahr 2 0 N für Periodenzuordnung Buchungsmonat 2 0 N für Periodenzuordnung Kostenstelle 1 6 0 N Kostenstelle 2 6 0 N Buchungsbetrag 9 2 N Vorzeichen Betrag 1 A (-)=Storno Betragsart 1 A S oder H Gegenkonto 6 0 N Lieferantenkonto Belegart 2 A ER=Rechnung, GE=Gutschrift Buchungsdatum 6 2 N in Form TTMMJJ Steuerschlüssel 2 0 N Steuersatz in Prozent 2 2 N z.B. 15,00 Zahlungsschlüssel 2 0 N Skontosatz in Prozent 2 2 N z.B. 3,00 Skontotage 3 0 N in Tagen Nettofälligkeit 3 0 N in Tagen Rechnungs-Nummer 6 0 N Valutatage 2 0 N in Tagen Journal-Nummer 4 0 N Buchungstext 20 A Ust-ID-Nummer 15 A Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer Satzende-Kennzeichen 2 A Hexa 0D0A

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Export Ausgangsrechnungen Programm-Kurzbeschreibung Mit diesem Programm können die Ausgangsrechnungen seriell in ASCII-Format ausgelesen werden. Es werden alle Bewegungen mit den Buchungsschlüsseln AR und GA selektiert. Sie haben die Möglichkeit die Textfelder in der Ausgabe in Großbuchstaben auszugeben. ACHTUNG:

Die Übernahme muß vor dem Drucken des endgültigen Journals durchgeführt werden. Nach dem endgültigem Journal sind alle Journal-Buchungen gelöscht.

Alle Ausgangsbuchungen werden in die Ausgabedatei RGAUSG.DAT geschrieben. Es werden folgende Felder ausgegeben: SCHNITTSTELLEN-BESCHREIBUNG: AUSGANGSRECHNUNGEN TEXT SIZE NK A/N KOMMENTAR Mandanten-Nummer 3 0 N Beleg-Nummer 6 0 N Konto-Nummer 6 0 N Buchungsjahr 2 0 N für Periodenzuordnung Buchungsmonat 2 0 N für Periodenzuordnung Kostenstelle 1 6 0 N Kostenstelle 2 6 0 N Buchungsbetrag 9 2 N Vorzeichen Betrag 1 A (-)=Storno Betragsart 1 A S oder H Gegenkonto 6 0 N Kundenkonto Belegart 2 A AR=Rechnung,GA=Gutschrift Buchungsdatum 6 2 N in Form TTMMJJ Steuerschlüssel 2 0 N Steuersatz in Prozent 2 2 N z.B. 15,00 Zahlungsschlüssel 2 0 N Skontosatz in Prozent 2 2 N z.B. 3,00 Skontotage 3 0 N in Tagen Nettofälligkeit 3 0 N in Tagen Rechnungs-Nummer 6 0 N Valutatage 2 0 N in Tagen Journal-Nummer 4 0 N Buchungstext 20 A Ust-ID-Nummer 15 A Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer Satzende-Kennzeichen 2 A Hexa 0D0A

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Export Sachbuchungen Programm-Kurzbeschreibung Mit diesem Programm können die Sachbuchungen seriell in ASCII-Format ausgelesen werden. Es werden alle Bewegungen mit den Buchungsschlüsseln S, H, KE, KA, BE, BA, ZE, ZA, EH und ES selektiert, wobei Sie die Buchungsschlüssel markieren können die selektiert werden sollen. Sie haben die Möglichkeit die Textfelder in der Ausgabe in Großbuchstaben auszugeben. ACHTUNG:

Die Übernahme muß vor dem Drucken des endgültigen Journals durchgeführt werden. Nach dem endgültigem Journal sind alle Journal-Buchungen gelöscht.

Alle selektierten Buchungen werden in die Ausgabedatei SACHBW.DAT geschrieben. Es werden folgende Felder ausgegeben: SCHNITTSTELLEN-BESCHREIBUNG: SACHKONTEN-BEWEGUNGEN TEXT SIZE NK A/N KOMMENTAR Mandanten-Nummer 3 0 N Beleg-Nummer 6 0 N Konto-Nummer 6 0 N Buchungsjahr 2 0 N für Periodenzuordnung Buchungsmonat 2 0 N für Periodenzuordnung Kostenstelle 1 6 0 N Kostenstelle 2 6 0 N Buchungsbetrag 9 2 N Vorzeichen Betrag 1 A (-)=Storno Betragsart 1 A S oder H Gegenkonto 6 0 N je Belegart Sach-/Debitoren-/Kred.-Konto Belegart 2 A siehe Legende Buchungsdatum 6 2 N in Form TTMMJJ Steuerschlüssel 2 0 N Steuersatz in Prozent 2 2 N z.B. 15,00 Zahlungsschlüssel 2 0 N bei ZE/ZA Skontosatz in Prozent 2 2 N z.B. 3,00 bei ZE/ZA Skontotage 3 0 N in Tagen bei ZE/ZA Nettofälligkeit 3 0 N in Tagen bei ZE/ZA Rechnungs-Nummer 6 0 N Valutatage 2 0 N in Tagen bei ZE/ZA Journal-Nummer 4 0 N Buchungstext 20 A Ust-ID-Nummer 15 A bei ZE/ZA Satzende-Kennzeichen 2 A Hexa 0D0A LEGENDE: Folgende Belegarten können selektiert werden: S = Sollbuchung H = Habenbuchung KE = Kasseneingangsbuchung KA = Kassenausgangsbuchung BE = Bankeingangsbuchung BA = Bankausgangsbuchung ES = Eröffnungssalden Soll EH = Eröffnungssalden Haben ZE = Zahlungseingänge ZA = Zahlungsausgänge

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Export Kostenstamm Programm-Kurzbeschreibung Mit diesem Programm können die Kostenstammsätze seriell in ASCII-Format ausgelesen werden. Sie haben die Möglichkeit die Textfelder in der Ausgabe in Großbuchstaben auszugeben. Alle Kostenkonten werden in die Ausgabedatei KOSTKTO.DAT geschrieben. Es werden folgende Felder ausgegeben: SCHNITTSTELLEN-BESCHREIBUNG: KOSTENSTELLEN-STAMM TEXT SIZE NK A/N KOMMENTAR Mandanten-Nummer 3 0 N Kostenstelle-Nummer 6 0 N Kostenkonto-Nummer 6 0 N Konto=0 Kostenstellenhauptsatz Kostenstelle-Text 20 A Kostenkonto-Text 20 A Hilfskostenstelle 6 0 N Verweis auf Kostenstelle-Nummer Hilfskostenkonto-Von 6 0 N Hilfskostenkonto-Bis 6 0 N Kostenverteilung 3 2 N 100=Hundertprozent bis Hundert Verteilung in Prozent größer Hundert Verweis auf Verteilungs- Tabelle Satzende-Kennzeichen 2 A Hexa 0D0A

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Initialisieren Mandant Programm-Kurzbeschreibung Das Initialisieren einer Firma (Mandant) bedeutet, daß alle Werte der Konten auf Null gesetzt werden. Die Konten selbst werden nicht gelöscht. Die zu initialisierenden Daten können Sie vorgeben, in dem Sie die Radiobuttons der ausgewählten Datei aktivieren. Außerdem wird im Firmenstamm (Mandantenstamm) die aktuelle Buchungsperiode für diese Firma (Mandant) abgespeichert. Die Buchungsperiode wird aus Monat und Jahr des zu diesem Zeitpunkt gültigem Tagesdatum, welches bei der Fibu-Anmeldung eingegeben wurde, entnommen. Benötigt wird dieses Programm z.B. von Benutzern, die sich durch Duplizieren einer Firma eine zweite Firma angelegt haben, um in der zweiten Firma Testbuchungen vorzunehmen (siehe Kapitel 09.02). Sollten die Testbuchungen von Erfolg sein, wird dann die gleiche Buchung in der eigentlichen Firma gebucht. Werden diese Testbuchungen nicht mehr benötigt, wird diese Firma initialisiert. In diesem Fall sind beide Firmen, es können auch mehrere sein, voneinander unabhängig.

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Duplizieren Mandant Programm-Kurzbeschreibung Mit diesem Programm können Sie eine bestehende Firma duplizieren und eine neue Firmennummer anlegen. Dies hat den Vorteil, daß Sie dadurch voreingestellte Informationen (Kontenrahmen, BWA-Texte, usw.) übernehmen können. Sie können wählen, ob Sie alle, oder nur bestimmte Stammdaten übernehmen möchten. Außerdem können Sie entscheiden, ob bereits vorhandene Werte in die neue Firmennummer übernommen werden sollen. Das Duplizieren von Firmen ist sinnvoll, wenn mehrere unabhängige Buchhaltungen vorhanden sind; oder man möchte eine zweite Firma anlegen, um dort sogenannte Testbuchungen durchzuführen.

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Löschen Mandant Programm-Kurzbeschreibung Mit diesem Programm können Sie eine bestehende Firma löschen. ACHTUNG:

Nach diesem Lauf sind alle Daten der gelöschten Firma entfernt, eine Verarbeitung für diese Firma ist dann nicht mehr möglich.

Sie können eine Firma nicht löschen, wenn Sie diese Firma gerade bearbeiten. Das heißt, daß Sie von einer anderen Firma aus (z.B. Mandant 1) den betreffenden Mandanten (z.B. Mandant 2) löschen müssen.

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Buchungen Hier werden Beispiel-Buchungen aufgeführt 1. Stornierung (ZE/ZA/KA)

Die Buchung, die zu stornieren ist, muß entsprechend wiederholt werden, nur mit umgekehrtem Vorzeichen.

2. Wechselverbuchung Um bei OP z.B. mit einem Besitzwechsel arbeiten zu können, muß man den Wechsel im Sachkonten-Stamm und im Mandantenstamm wie eine Bank anlegen. 1. Menüpunkt = Buchungswesen 2. Besitzwechsel 1290 an Debitor 1120 3. Bei Zahlung des Wechsels: Bank 1200 an Besitzwechsel 1290 Theoretisch ist es auch möglich, den Wechsel wie eine Kasse anzulegen.

3. Nachbuchen im alten Geschäftsjahr.

Gebucht wird im alten Geschäftsjahr. Die Salden und Saldenvorträge von z.B. Personenkonten, Forderungs- und Verbindlichkeitskonten werden aktualisiert, weil bei dieser Buchung zugleich im letzten Monat des vergangenen Geschäftsjahres auf die dafür entsprechenden Konten mitgebucht wurde. ( Erlös-, Einkaufs-, Forderungs-, Verbindlichkeits-, Umsatzsteuer- Konten)

4. Buchungen bei Neubeginn - Jahreswechsel.

a) Neubeginn am Anfang des Geschäftsjahres: Auf Personen- und Bestandskonten mit ES / EH buchen. Wenn mit OP und Mahnwesen gearbeitet werden soll, müssen Einzelbuchungen vorgenommen werden. Sonst reicht eine Saldenmässige Zusammenfassung je Konto. b) Buchungen nach Jahreswechsel: Damit dem Monatswechsel vom letzten Monat des Geschäftsjahres auf den ersten Monat des neuen Geschäftsjahres die Salden der Personenkonten automatisch vorgetragen werden, brauchen Sie nur die Salden der Bestandskonten manuell vortragen. (Verbindlichkeiten, Forderungen, Banken, Kassen usw.) c) Neubeginn im laufenden Geschäftsjahr: Die Salden aller Konten müssen manuell vorgetragen werden. Auch hier gilt: Einzelbuchungen, wenn mit OP`s und Mahnwesen gearbeitet wird.

5. Innergemeinschaftliche Lieferung/Erwerb (steuerfrei)

Geschäftsvorfall Nr. 1: Deutscher Unternehmer mit USt-IdNr. verkauft Ware an französischen Unternehmer mit USt-IdNr. 2/55000 (1) 1/8500 ----------------- ----------------- I I 1000,00 I I1000,00 Erfassungsablauf: BS Konto(Debitor) Gegenkonto Betrag AR 2/55000 1/8500 1000,00 (1) Konto 8500 wurde zur Pos.Nr. 41 der USt-VA 93 positioniert, Konto ohne Steuerschlüssel anlegen. Dieser Verkauf wird auch in die Zusammenfassende Meldung unter der dem Debitor 55000 zugeordneten USt-IdNr. gestellt.

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Geschäftsvorfall Nr. 2: Deutscher Unternehmer mit USt-IdNr. erwirbt Ware von französischen Unternehmer mit USt-IdNr. (1) 1/3500 3/75000 (2) 1/1536 1/1886 -------------- -------------- ------------- ------------ (3) I I (3) (4) I I (4) 100,00I I100,00 15,00I I15,00 Erfassungsablauf: BS Konto(Kreditor) Gegenkonto Betrag ER 3/75000 1/3500 100,00 S 1/1886 1/1536 15,00 (1) Konto 3500 wurde zur Pos.Nr. 92 der USt-VA 93 positioniert, Konto ohne Steuerschlüssel anlegen. (2) Konto 1536 wurde zur Pos.Nr. 61 der USt-VA 93 positioniert. (3) Buchung Lieferantenkonto 3/75000 an innergemeinschaftlichen Erwerb (1/3500) (4) Buchung Vorsteuer innergem. Erwerb (1/1886) an Erwerbsteuer (1/1536)

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Splittbuchungen 1. Buchen auf mehrere Gegenkonten (Splittbuchung) mit AT-Steuer Am Beispiel einer Eingangsrechnung. Gebucht wird wie andere ERen (Eingangsrechnungen) auch. Im ersten Durchlauf wird die Rechnungsendsumme im Betragsfeld erfaßt, sowie die sonstigen Felder wie gewohnt, nur bleibt bei diesem Vorgang das Gegenkonto frei. Das Programm erkennt durch das nicht füllen des Gegenkontos, daß hier eine Aufteilungsbuchung eröffnet wurde und aktiviert nun das Splitt- und Abbruchbutton. Durch Bestätigung des Splitt-Buttons springt der Cursor wieder in Gegenkonto. Im unteren Teil der Maske erscheint der Buchungsbetrag als Differenz. Nun werden die einzelnen Konten angesprochen. Der Steuerschlüssel ist auf 0 zu setzen, wenn die Steuer manuell gebucht werden soll. Beispiel:

Buchungssumme 223,50 Wareneingang 15% 100,-- Wareneingang 7% 100,-- Vorsteuer 22,-- AT-Steuer 1,50

Wenn die Differenz = 0 ist aktiviert sich das Buchenbutton und Sie können nun den Buchungsvorgang durch betätigen des Buchenbuttons starten. Jetzt erst erfolgt die eigentliche Buchung. Sie können während des Aufteilens noch aus dieser Buchung aussteigen, ohne daß eine Teilbuchung abgelegt wird. Die AT-Steuer kann nun auf das Zahllastkonto gebucht oder durch Bank/Kassenausgang ausgebucht werden, müßte aber in der Umsatzsteuervoranmeldung Berücksichtigung finden.

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Differenzbuchungen Differenzen auf Extra-Differenzenkonto zwecks OP-Ausgleich. Beispiel: Offener Betrag = 678.-- Buchungs Betrag = 677.50 Differenz = 0.50 DM Differenz ausbuchen Die Differenz wird auf 0.00 gesetzt. Ein Differenzkonto wird angegeben (z.B. Skontodifferenzen). Der Offene Betrag von 678.- DM ist nun ausgeglichen und das betr. Debitorenkonto ist ausgebucht. Differenz als OP weiterführen Wenn Sie die Differenz von 0.50 DM bestätigen, werden unter der gleichen OP-Nr., Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum diese 0.50 DM als Offener Posten weitergeführt. Die Mahnstufe wird nicht verändert.

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AZV AUTOMATISCHER ZAHLUNGSVERKEHR A. Vorteile

1. Zahlungsein- und -ausgänge müssen nicht per Hand gebucht werden. 2. Die offenen Posten werden automatisch ausgeglichen. 3. Vor der automatischen Verbuchung kann jeder einzelne offene Posten geändert und/oder vom automatischen Zahlungsverkehr ausgeschlossen werden. 4. Da nicht mit der Bank gebucht wird, sondern mit einem sogenannten Interimskonto (Zwischenkonto), sind auf diesem Interimskonto alle Zahlungsbewegungen ersichtlich, die "unterwegs" und noch nicht endgültig verbucht sind.

B. Voraussetzungen

1. Im Hausbanken-Stamm (siehe Seite 35) müssen alle eigenen Banken angelegt sein, mit denen beim automatischen Zahlungsverkehr gearbeitet werden soll. Jeder dieser Banken wird eine Hausbank-Nr. gegeben, die im Debitoren- und Kreditorenstamm den Kunden und Lieferanten zugeteilt werden muß, die am automatischen Zahlungsverkehr über diese Hausbank teilnehmen. Zu jeder Hausbank müssen Interimskonten angegeben werden, über die beim automatischen Zahlungsverkehr die offenen Posten ausgeglichen werden. 2. Im Debitorenstamm (siehe Seite 21) muß das Kennzeichen "Bankeinzug" auf "1" gesetzt werden, wenn der Debitor am Lastschriftverfahren teilnehmen soll. Die Hausbank-Nr. sowie die Bankverbindung des Debitors muß eingegeben werden. 3. Im Kreditoren-Stamm (siehe Seite 23) muß die Hausbank - Nr. und die Bankverbindung des Kreditors eingegeben werden. Die Zahlungsart ebenso. (U = Überweisung, S = Scheck).

C. Ablauf 1. Hauptmenüpunkt "Auswertungen" 2. Menüpunkt "Druck Einz./Zahl-Vorschlag" (siehe Seite 72 (muß) a. Liste wählen - Einzugsvorschlag (bei Debitoren - Lastschriften) - Zahlungsvorschlag (bei Kreditoren - Überweisungen - Schecks b. Bezugsdatum wählen (erste Skontofälligkeit: Ende des ersten Skontozeitraums, der über den Stamm "Zahlungskonditionen" (siehe Seite 27) für den betreffenden Debitor/Kreditor festgelegt ist.) Hier wird das Datum eingegeben, für das die Vorschlagsliste erstellt werden soll. Alle die offenen Posten werden zur Zahlung bzw. zum Einzug vorgeschlagen, deren erste Skontofälligkeit vom gewählten Bezugsdatum erreicht bzw. überschritten wird. c. + Tage Eine Eingabe ist nur bei der Bearbeitung offener Posten eines Kreditors von Bedeutung. Hier wird die Tagesanzahl zur ersten Skontofälligkeit addiert, für die weiterhin der entsprechende Skontobetrag noch gelten soll.

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3. Änderung einzelner OP (kann) Menüpunkt "Pflege Zahlungen" (siehe Seite 70). Jeder einzelne OP erscheint hier entsprechend der Vorschlagsliste und kann zu folgenden Änderungen ausgewählt werden: - das Fälligkeitsdatum - der Steuerschlüssel - der Schlüssel für die Zahlungskonditionen - der Skontobetrag - der Text - das Kennzeichen "F" für fällig (Hier muß das Leerzeichen gesetzt werden, wenn der OP aus der Fälligkeit herausgenommen werden soll, oder rechte Maustaste) - die Hausbank-Nr. bei "B" - das Zahlungskennzeichen bei "Z" (U,S oder L) Achtung: Wird nach der Änderung die Vorschlagsliste noch mal durchlaufen, so werden sämtliche Änderungen wieder aufgehoben! 4. Menüpunkt "Aufbereiten Zahlungsträger" (siehe Seite 77) (muß) (Lastschriften, Überweisungen oder Schecks auswählen) 5. - bei Überweisungen oder Lastschriften: Menüpunkt "Druck Last-/Gutschriften" (siehe Seite 78) oder DTA-Ausgabe (muß) (Lastschriften oder Überweisungen auswählen) Anzahl Probedrucke (1) = 1 Probedruck Anzahl Probedrucke (0) = kein Probedruck - bei Schecks: Menüpunkt "Druck Schecks" (siehe Seite 79) (muß) 6. - bei Überweisung oder Lastschriften: Menüpunkt "Druck Bankbegleitliste" (siehe Seite 80) (muß) (Lastschriften oder Überweisungen auswählen) - Menüpunkt "Druck Überweisungsbrief" (siehe Seite 81) (kann) (Lastschriften oder Überweisungen auswählen) 7. Hauptmenü "Buchungswesen" 8. Menüpunkt "Batch-Verbuchung (AZV/Fakt)" (siehe Seite 45) (muß) Auswahl "Verbuchen automatischer Zahlungsverkehr" Hier läuft die automatische Verbuchung! 9. tatsächliche Zahlungsbewegung Menüpunkt "Zahlungseingang/-Ausgang Buchen (siehe Seite 43) (ZE/ZA) (muß) Verbuchung zwischen Interims- und Bankkonto vornehmen.

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Checkliste für autom. Übernahme Faktura Folgender Ablauf ist einzuhalten: 1. S I C H E R U N G F I B U - D A T E I E N Die Datensicherung braucht nicht vorgenommen zu werden, wenn seit der letzten Datensicherung keine Veränderung vorgenommen wurden. 2. Ü B E R N A H M E F A K T U R - D A T E N Die Datei "DTHBBH.DAT" , die innerhalb des Ablaufs „Tagesabschluß" in MKE-Handelsystem erzeugt wird, und in der die Buchungsdaten stehen, wird in das Unterverzeichnis "FIBU2000" kopiert. Gleichzeitig wird in dem Unterverzeichnis "MKE2000", in der die MKE-Daten stehen, ein Duplikat der Buchungsdatei angelegt (DTHBBH.DUP). Nur MKE: Zusätzlich wird der aktuelle Kundenstamm aus dem Verzeichnis "MKE" in den Bereich "FIBU2000" kopiert. Danach wird im Unterverzeichnis "MKE" die Originaldatei "DTHBBH.DAT" gelöscht. Wenn die Übernahme in die FIBU nicht täglich vorgenommen wird, sammeln sich die erzeugten Buchungsdaten in der Datei "DTHBBH.DAT" solange an, bis sie in die FIBU übernommen werden. Nach der erfolgten Übernahme der Fakturadaten starten Sie bitte die FIBU. Nachdem Sie sich mit der entsprechenden Mandanten-Nr. und Passwort angemeldet haben, machen Sie weiter mit Punkt 3. 3. B U C H U N G S W E S E N 3.1 B U C H U N G S - V E R A R B E I T U N G (AZV/FAKT) 3.2 V E R B U C H E N B A T C H ( aus Fremddatei) Sind Buchungsdaten von einem Kunden vorhanden, der noch nicht im Debitorenstamm angelegt ist, dann werden die entsprechenden Buchungen auf dem Differenzenkonto für Debitoren vorgenommen. Ebenso werden Buchungen auf dem Differenzenkonto für Sackkonten verbucht, wenn das entsprechende Sachkonto in der FIBU nicht angelegt ist. Auf dem Bildschirm sehen Sie unten: Sätze gelesen ....: Insgesamt Sätze verbucht ...: in lfd. Periode Sätze verbucht ...: in Folge-Periode Sätze geschrieb...: nicht verbucht Der Erste zählt die gelesenen Sätze. Der Zweite die verbuchten Sätze der lfd. Periode. Der Dritte die verbuchten Sätze der nächsten Periode. Der Vierte zählt die Sätze, die in die übernächste oder spätere Buchungsperiode fallen, fehlerhafte Buchungen enthalten, oder auch Buchungen, die mit 0,00 DM gebucht wurden. Diese Sätze werden nicht verbucht! Hat dieser 4. Zähler Eintragungen, beachten Sie:

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========================================================== Auf jeden Fall aber zuerst weiter mit Punkt 4. ========================================================== 4. A U S W E R T U N G E N 4.1 D R U C K J O U R N A L E Hier sollte der endgültige Druck gewählt werden. 5. F I B U V E R L A S S E N Verlassen Sie die FIBU auf jeden Fall bis zum Vormenü. ACHTUNG: Falls Sie die FIBU nicht verlassen, und der 4. Zähler (Sätze geschrieben:) Eintragungen enthält, gehen diese Daten verloren! Beim Verlassen werden nämlich die nicht verbuchten Sätze wieder in die Datei "DTHBBH.DAT" zurückgeschrieben, und "warten" auf die zugehörige Buchungsperiode. Sie möchten nun in der FIBU weiter arbeiten: Wählen Sie wieder: den entsprechenden Programmeintrag für die FIBU und gehen dann in die: DIALOG-VERBUCHUNG A C H T U N G ! A C H T U N G ! A C H T U N G ! Sollte es aus irgendeinem Grunde (Stromausfall, Dateien kaputt, Falschbuchungen, etc.) notwendig sein, die Daten der Finanzbuchhaltung zu Reorganisieren, muß sichergestellt werden, daß die Integration der Daten mit MKE gewährleistet ist. Ansonsten kann es zu Doppelbuchungen führen, oder es können Buchungen fehlen. Im Zweifelsfalle rufen Sie den entsprechenden Softwarepartner an.

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Checkliste Monatsabschluss / Periodenwechsel Für Monatsabschluß (Periodenwechsel) MONAT/JAHR _____/____ Datum:__________ Uhrzeit:__________ Bediener:____________ JA NEIN 1. Ist eine Datensicherung durchgeführt worden? .... .... (Sicherung FIBU-Stammdateien) Die Datensicherung ist wichtig und dient der eigenen Sicherheit! Ist der Datenträger entsprechend beschriftet? (z.B. 11.11.95 / Daten / Vor Monatswechsel A C H T U N G ! Für Periodenwechsel muß "endgültiger Druck" eingegeben werden! 2. Druck "Journal" endgültig? .... .... 3. Druck "Summen- u. Saldenliste" 3.1 Sachkonten: alle .... nur bewegte .... .... .... 3.2 Debitoren : .... .... .... .... 3.3 Kreditoren: .... .... .... .... Die Positionen 4, 5, 6 brauchen für den Periodenwechsel nicht durchgeführt werden; beachten Sie aber, daß nach dem endgültigen Kontendruck der Periodenwechsel automatisch erfolgt, und die Positionen 4, 5, 6 dann nicht mehr gefahren werden können! 4. Umsatzsteuervoranmeldung .... .... 5. Druck "BWA" .... .... 6. Bilanz, G+V .... .... Nach dem endgültigen Druck der Kontoblätter wird der Periodenwechsel automatisch durchgeführt. 7. Druck "Kontoblätter" endgültig? .... .... lfd. Jahr -Stammdateien) Jahr/Monat von ../.. bis ../.. Kontonummer von ........ bis ......... 8. Abschluß-Arbeiten 01 Reorg Offene-Posten: .... .... Es werden alle Posten, die mit automatischem Zahlungsverkehr verbucht wurden, gelöscht. Offene Posten werden gelöscht, wenn der Saldo des entsprechenden Kontos auf Null steht. 9. Datensicherung nach Monatswechsel .... .... Auch diese Datensicherung ist wichtig, und dient der eigenen Sicherheit! Ist der Datenträger entsprechend beschriftet?

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Checkliste integrierte Finanzbuchhaltung 1. Firmen-Stammpflege in MKE-Handel 1.1 KZ-FIBU : J = Verbindung zur Fibu 1.2 MANDANTEN-NR. : muß in MKE und FIBU übereinstimmen 1.3 KZ GESCH.-JAHR : muß in MKE und FIBU übereinstimmen 1.4 MWST-Sätze : Steuersätze und dazugehörige Konten müssen in MKE und FIBU übereinstimmen. In der FIBU muß für die volle MWST der Steuerschlüssel 3 festgelegt werden. 2. Filial-Stammpflege 2.1 Die Erlöskonten in MKE und FIBU müssen übereinstimmen. 2.2 Die Skontokennzeichen heißen in MKE "SKTO-KZ" und in der FIBU "ZS". Diese Kennzeichen und die dazugehörigen Werte (Skontosätze, Valuta- und Nettotage) müssen in MKE und FIBU übereinstimmen. In der FIBU findet die entsprechende Festlegung dieser Werte unter dem Menüpunkt (Zahlungskonditionen) statt. Bei Bedarf können hier für die Zeit nach dem Ablauf der festgelegten Skontotage nochmals Werte für die Skontoprozente und weiteren Skontotage gesetzt werden. 3. Warengruppen Vergleiche 2.1 4. Arbeits-Code Vergleiche 2.1 5. Stammdaten-Pflege Debitoren 5.1 In MKE und FIBU müssen die Nummern des Debitors übereinstimmen (BUHA-Nr). 6. Stammdaten-Pflege Kreditoren Vergleiche 5.1

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BWA-Texte (möglicher Aufbau) Listenbezeichnung: BWA-Texte (möglicher Aufbau) Schlüssel T e x t Schlüssel T e x t 300 I Warenerlöse------- I 400 I Werkstattkosten---- 301 I Orig. Ersatzteile I 401 I Miete Pacht Leas. 302 I AT Teile I 402 I Heizung Energie 303 I Kleinmaterial I 403 I Versicherungen 304 I Zubehör I I 305 I Schmierstoffe I 410 I Lohnkosten--------- I 411 I Löhne Gehälter 310 I Fahrzeugerlöse---- I 412 I Lohnnebenkosten 311 I Gebr. Fahrzeuge I 413 I Aushilfen 312 I Neufahrzeuge I I I I 420 I Instandhaltung----- 320 I Lohnerlöse-------- I 421 I Reinigung 321 I Lackierarbeiten I I 322 I Karosseriearbeiten I 430 I Sonst. Kosten------ 323 I Elektroarbeiten I 431 I Arbeitskleidung 324 I Mech.-arbeiten I 432 I Frachtkosten 325 I Sonstige Arbeiten I I I I 450 I Verwaltungskosten-- 330 I Zinserlöse-------- I 451 I Miete Pacht Leas. 331 I Zinserlöse I 452 I Heizung Energie 332 I Skontoerlöse I 453 I Versicherungen 333 I Sonstige Zinserl. I 454 I Vereine Verbände I I I 340 I Exporterlöse------ I 460 I Lohnkosten Verw.--- 341 I Österreich I 461 I Gehälter 342 I Belgien I 462 I Lohnnebenkosten I I 463 I Aushilfen 350 I Garantie Erlöse--- I I 351 I Gar. Lieferant A I 470 I Büromaterial------- 352 I Gar. Lieferant B I 471 I Telefon Porto I 472 I Formulare I 473 I Diverses I I I 480 I Sonst. Kosten------ I 481 I Kosten Geldverkehr I 482 I Sonstige Kosten

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Bilanz-Texte (möglicher Aufbau) Listenbezeichnung: BILANZ-Texte (möglicher Aufbau) Schlüssel T e x t Schlüssel T e x t 1000 I Finanzkonten I 1001 I Kasse 1002 I Deutsche Bank I 1003 I Interimskto Überwei 1004 I Interimskto Scheck I 1005 I Interimskto Lastsch 1006 I Postgiroamt I 1007 I Besitzwechsel 1008 I Ford. Debitoren I 1010 I Vorsteuern 1011 I 1571 Vorsteuer 7% I 1012 I 1572 VST Altteile 1013 I 1575 Vorsteuer 14% I 1014 I 1576 Vorsteuer 8% 1015 I 1578 Vorsteuer 7,6%I 1016 I 1579 Vorsteuer 11,4 1020 I Diff. Sachkonten I 1021 I 9990 Diff. Sachkto. 1030 I Wareneingänge I 1031 I 3000 R/H/Betr.stff 1032 I 3300 Wareneing. 7% I 1033 I 3400 Wareneing. 14% 1034 I 3500 Wareneing.1,4%I 1035 I 3800 Wareneing. 8% 2000 I Verbindl. Kredit. I 2001 I 1600 Verb. Kredit. 2010 I Umsatzsteuern I 2011 I 1771 UST 7% 2012 I 1772 UST Altteile I 2013 I 1775 UST 14% 2014 I 1776 UST 8% I 3010 I Erlöse o.GA/INT/L/S 3011 I 8000 Erl. ET 14% I 3012 I 8010 Erl. NFZ 14% 3013 I 8440 Erl. Lack-Mat.I 3014 I 8040 Erl. Kleinmat. 3015 I 8050 Erl. AT-Teile I 3016 I 8060 Erl. GFZ 14% 3017 I 8070 Erl. SchmierstI 3018 I 8080 Erl. Altteile 3019 I 8090 Erl. 8% I 3020 I Erl. ü. Garantie 3021 I 8006 ET-Erl. (GA) I 3022 I 8056 AT-Erl. (GA) 3023 I 8416 Erl. Elek (GA)I 3024 I 8426 Erl. Karos (GA 3025 I 8436 Erl. Lack (GA)I 3026 I 8446 Erl. Lackmat 3027 I 8456 Erl. Mech (GA)I 3030 I Erlöse Intern 3031 I 8008 ET-Erl. (INT) I 3032 I 8048 Erl. Kleinmat 3033 I 8058 AT-Erl. (INT) I 3034 I 8418 Erl. Elek (INT 3035 I 8428 Erl.Karo (INT)I 3036 I 8448 Erl. Lackmat 3037 I 8438 Erl. Lackierg I 3038 I 8458 Erl. Mech (INT 4000 I G + V I 4020 I Personalkosten 4021 I Werkstatt I 4024 I Verwaltung 4025 I Ersatzteillager I 4026 I Personalnebenkosten 4040 I Energiekosten I 4041 I Strom 4042 I Heizöl I 4043 I Kraftstoff 4053 I Steuern I 4054 I Versicherungen 4061 I ET-Frachten I 4065 I EDV 4071 I Skonto I 4072 I andere Aufwendungen

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Mahnwesenbearbeitung Kurzbeschreibung Der Normalfall ist, daß alle fälligen Posten automatisch gemahnt werden, weil Sie sich an den Mahnrhythmus halten, den Sie in den Stammdaten "Mahntage, Absender" (siehe Seite 38) angegeben haben. Dafür brauchen Sie nur:

1) Druck Mahnvorschlagliste (siehe Seite 74), Mahnstufe erhöhen = "J" 2) Druck Mahnungen (siehe Seite 75).

ansteuern. Im Programm "Druck Mahnvorschlagliste" haben Sie die Möglichkeit, den Druck zu unterbinden. Sie sparen also Papier. Dennoch bleibt die Funktion, das Hochsetzen der Mahnstufe erhalten. Wenn Sie dagegen das Programm "Druck Mahnvorschlagliste" übergehen und gleich den Druck der Mahnungen vornehmen, bewirken Sie nur, daß lediglich ein Wiederholungsdruck der zuletzt gedruckten Mahnungen erfolgt. Sinnvoll ist dies nur, wenn Sie eine Kopie der gedruckten Mahnungen haben möchten. Nun kann es auch mal vorkommen, daß bestimmte Offene Posten nicht gemahnt werden sollen, oder es soll gemahnt werden, obwohl die Mahnfälligkeit noch nicht erreicht ist: 1. Druck OP-Liste (siehe Seite 67)

(zur Kontrolle der zu ändernden OP's, die zur Mahnung anstehen, auf gesetzte Mahnstufe und/oder Fälligkeit)

2. Druck Mahnvorschlagliste mit Mahnstufenerhöhung ---------------------------------------------------------------------------- --- Wenn nichts geändert werden soll, weiter bei Punkt 5 --- ---------------------------------------------------------------------------- 3. Pflege Mahnungen (siehe Seite 71), 4. Druck Mahnvorschlagliste ohne Mahnstufenerhöhung, 5. Druck Mahnungen Bei OP's, die noch nicht zur Mahnung anstehen, reicht es, die Mahnstufe auf 1 zu setzen. Das Fälligkeitsdatum kann auch noch geändert werden. Bei OP's, die schon eine Mahnstufe laut Mahnvorschlagliste haben, muß, wenn dieser Offene Posten nicht weiter gemahnt werden soll, die Mahnstufe auf 0 (Null) gesetzt werden.

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Datenträgeraustausch Kurzbeschreibung Bitte sprechen Sie zuerst mit Ihrer Bank, vereinbaren Sie ein Testlauf. Pflegen Sie Ihre Stammdaten nach den unten aufgeführten Punkten. Folgende Punkte müssen beachtet werden: 1. Stammdatenpflege Mandant (siehe Seite 17), das Feld Datenträgeraustausch muß auf J gesetzt werden. 2. Stammdatenpflege Hausbank (siehe Seite 35), hier müssen die Informationen für Datenträgerautausch eingegeben werden. Betriebssystem .......: MS-DOS Diskettenformat ......: 1,2 MB oder 1,44 MB oder 360 KB Dateiname ............: DTAUS1 3. Stammdatenpflege Debitoren (siehe Seite 21), das Feld KZ-Bankeinzug muß bei Verwendung des Datenträgeraustausches eine 4 oder 5 erhalten, 4 = normalen Einzug ohne Ermächtigung 5 = Einzug mit Ermächtigung 1 = Lastschriften drucken auf Formular (wie bisher) 0 = keine Lastschriften Das Feld Konto-Nummer ist numerisch, d.h. wenn DTA gewünscht wird muß hier die Konto-Nummer eingetragen werden, ebenso Bankleitzahl und Bankname. 4. Stammdatenpflege Kreditoren (siehe Seite 23), das Feld Konto-Nr. muß wie unter Punkt 3 beschrieben, behandelt werden. 5. Der Programmablauf ändert sich durch den DTA nicht, lediglich die Maske "Ausgabe Zahlungsträger" wurde um die Auswahl 4 und 5 erweitert, 4 = DTA-Lastschrift, 5 = DTA-Überweisung. 6. Name der DTA-Datei, die Datei wird in das aktuelle Verzeichnis mit dem Namen DTAUS1.U01 geschrieben, wobei die Erweiterung .I01 auch anders lauten kann, U steht für Überweisung und 01 steht für die Hausbank-Nummer, bei Lastschriften würde ein L ausgegeben sowie die Nummer der Hausbank, sprechen Sie bitte mit Ihrer Hausbank ob Sie Lastschriften und Überweisungen auf einem Datenträger anliefern dürfen. Die Ausgabe des Datenträgers auf Diskette wird mit dem Menüpunkt „DTA-Daten auf Diskette“ (siehe Seite 83) erreicht. 7. Es ist jetzt möglich bis zu 7 Rechnungen je Vorgang auszugeben, <<<< aber >>>> der überwiegende Teil der Banken druckt auf Ihre Kontoauszüge drei Zeilen Verwendungszweck aus. Bei mehr als sieben Rechnungen wird ein Sammler erstellt und Sie können einen Überweisungs- /Einzugs-Brief (siehe Seite 81) ausdrucken, den Sie Ihrem Kunden oder Lieferanten zusenden.

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Datensicherung Datensicherung heißt, den augenblicklichen Zustand auf Diskette, Band oder Platte festzuhalten. Die vorrangigste Arbeit, wenn mit der EDV gearbeitet wird, ist die Datensicherung. Durch Stromausfall (und sei er noch so kurz), Stromschwankungen, irrtümlich falsch eingegebenen Daten, fehlerhafte Bedienung der Hard- und/oder Software, ist es möglich, daß eine oder mehrere Dateien zerstört sind; oder auch nur einzelne Datensätze. Mit diesen zerstörten Dateien können Sie nicht mehr weiterarbeiten. Es ist auch nicht immer sofort erkennbar, ob eine Datei zerstört ist. Dann ist es notwendig, die letzte Datensicherung zurückzuspielen. Sie setzen dann Ihre Arbeit da fort, wo Sie seit der letzten Datensicherung angefangen haben. Wer also unregelmäßig oder in zu langen Intervallen eine Datensicherung macht, hat nach einer Störung, etc. unnötig ein Mehr an Arbeit. Normalerweise sollte täglich, zu gleichen Zeiten eine Datensicherung vorgenommen werden. Wer jedoch viele Daten eingibt, verändert und bearbeitet, sichert auch 2x oder mehrmals täglich. Dabei kann die Sicherung der Dateien 1x auf der Festplatte und 1x auf Diskette erfolgen. Datensicherung sollte gemacht werden:

1. Vor Verbuchen Monats-AFA 2. Vor Übernahme der AFA-Daten in die FIBU (wobei hier die FIBU gesichert werden muß) 3. Vor Übernahme von Faktura-Daten 4. Vor Übernahme Stapelbuchungen/Wiederkehrende Buchungen 5. Vor Ausdruck endgültigem Journal 6. Vor Ausdruck von Kontenblätter (Monatsausdruck/ Jahresausdruck) 7. Vor Periodenwechsel (Monat oder Jahreswechsel) 8. Immer dann wenn Sie sich unsicher fühlen bei einer Arbeit die Sie durchführen wollen 9. Täglich (wenn täglich daran gearbeitet wird)

Achten Sie darauf, daß in Verbindung mit MKE-FIBU die Datensicherungen so durchgeführt werden, daß bei eventueller Rücksicherung keine Doppelbuchungen in der FIBU entstehen, bzw. Daten verloren sind. Doppelbuchungen können entstehen, wenn die Übernahme der AFA-Daten gelaufen ist; eine Rücksicherung der Daten in FIBU notwendig war und diese Rücksicherung noch die AFA-Daten, die schon übernommen wurden, enthalten. Eine erneute Übernahme der AFA-Daten in die FIBU würde zu Doppelbuchung führen. Daten gehen verloren, wenn die AFA-Daten übernommen und verbucht wurden, eine Rücksicherung der FIBU notwendig und diese Rücksicherung nicht mehr die AFA-Daten enthält. Eine noch größere Sicherheit erhalten Sie, wenn Sie sich mehrere Sätze von Sicherungsdisketten anlegen. Bei 2 Sätzen sichern Sie mit dem gleichen Diskettensatz alle 2 Tage, z.B. Montag - Satz 1, Dienstag - Satz 2, Mittwoch - Satz 1, usw. . Sie entscheiden selbst, ob Sie mit keiner Datensicherung auskommen wollen, oder mit mehreren Sätzen von Sicherungsdisketten arbeiten wollen. Selbstverständlich gehört es sich, daß die Sicherungsdisketten genau gekennzeichnet sind. Wichtige Informationen auf der Diskette sind: Paket : BUCHHALTUNG Daten : *.BTR Datum - Uhrzeit

Programmlauf : Tagessicherung, Übernahme AFA-Daten Periodenwechsel, usw.

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Highlights FIBU Aufstellung der Restriktionen - bis zu 999 Mandanten - bis zu 999999 Sachkonten je Mandant - bis zu 999999 Debitoren / Kreditoren je Mandant - bis zu 999999 Kostenstellen/Kostenarten können angelegt werden je Mandant - es können alle Kontenbewegungen über mehrere Jahre gespeichert werden die Begrenzung liegt in der Größe des verfügbaren Plattenspeichers - bis zu 99 Zahlungskonditionen je Mandant - bis zu 10 Steuerschlüssel je Mandant - bis zu 99 Buchungsschlüssel je Mandant - bis zu 99 Buchungstexte je Mandant - bis zu 999 BWA-Textschlüssel je Mandant - bis zu 9999 Bilanz-Textschlüssel je Mandant - bis zu 99 Hausbanken je Mandant - bis zu 9 Mahntexte, für jede Mahnstufe (1-9) je Mandant - bis zu 10 Kassenkonten je Mandant - bis zu 10 Bankkonten je Mandant Was kann die FIBU ? - Verwaltung der Daten mittels eines Datenbank Record Managers - Zugriff auf alle Daten mit Hilfe eines externen Listgenerators (Optional) - Passwort geschützte Anwendung - Menü gesteuerte Anwendung - Listenausgaben können gedruckt, gespeichert oder angezeigt werden - Hilfefunktion direkt am Bildschirm - Ansehen der Kontenblätter am Bildschirm - Wiederkehrende Buchungen verarbeiten - Stapelbuchungen verarbeiten - Schnittstelle für Rechnungsdaten aus Fremdsystemen - Datenträgeraustausch der Überweisungen bzw. Lastschriften - Integriertes Mahnwesen - Integrierter Zahlungsverkehr - Integrierte Kostenrechnung (Optional) - Integrierte Anlagenbuchhaltung (Optional) - Buchen in 12 Perioden des alten Jahres sowie im laufenden Jahr - Führen einer Erfassungsliste während der Erfassung - Splittbuchungen - Ausziffern von Offene Posten - Zahlungen buchen mit Hilfe einer OP-Anzeige - im Buchungsvorgang können Konten angelegt/abgefragt werden - im Buchungsvorgang Zugriff auf alle notwendigen Informationen - Zugriff auf alle Konten über Matchcode möglich - Automatische Konten - Mehrplatz fähig - Möglichkeit der Verdichtung je Konto als Tagessumme oder Monatssumme - Vorwärts- und Rückwärts-Blättern in den Dateien

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Auswertungen - Drucken Firmenparameter - Drucken Sachk./Debit./Kredit. (Nummer./Alphabet.) - Drucken Text-Schl. (Buchg.-/BWA-/Bilanz-Texte) - Drucken Mahnparameter - Drucken Buchungsjournale - Drucken Kontoblätter - Drucken Summen- und Salden-Listen - Drucken Betriebswirtschaftliche-Auswertung - Drucken Erfassungsprotokolle - Drucken Wiederkehrende Buchungen - Drucken Stapelbuchungen - Drucken Umsatzsteuervoranmeldung - Drucken Bilanz / Gewinn und Verlust-Rechnung - Drucken Grafik - BWA Gruppensummen (Option) - Drucken UST-ID-Meldung - Drucken Offene Posten Debitoren/Kreditoren - Drucken Offene Posten nach Altersstruktur - Drucken Einzugs-/Zahlungs-Vorschläge - Drucken Lastschriften/Gutschriften - Drucken Schecks - Drucken Bankbegleitliste - Drucken Überweisungsbrief - Drucken Mahnungsvorschläge - Drucken Mahnungen - Drucken Kontoauszüge (für Kontoabstimmung) - Drucken der Druckdateien - Ausgabe einer Diskette für Bankenclearing - es kann jederzeit mit Hilfe des Listgenerators noch weitere Auswertungen definiert werden

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System-Absturz / Meldungen Sollten Sie einen Systemabsturz aus irgendwelchen Gründen haben, so gibt Ihr Fibusystem die angemeldete Terminal-Nummer nicht frei. Es werden die Dateien die zum Zeitpunkt des Absturzes geöffnet waren nicht zurückgesetzt. Dies hat zur Folge, daß Sie bei der Fibuanmeldung die Terminalnummer bei Systemabsturz nicht wieder verwenden können. Sollte es zu häufigen Abstürze kommen wird Ihnen das System einen Fehler „keine freie Terminalnummern vorhanden“ melden, Sie können das Fibusystem nicht mehr starten. Handelt es sich um eine Einplatz-Version und Sie bekommen die Fehlermeldung „Datei ist gelockt“, dann handelt es sich hier um einen Hinweis darauf das ein Systemabsturz stattgefunden hatte, der jedoch nicht bereinigt wurde. Systemabsturz bereinigen: Sie müssen (bei Mehrplatzanwendung müssen alle) die Fibu beenden, dann mit Hilfe des Dateimanagers die Datei PFICTRL.SAV nach PFICTRL.BTR kopieren. Dadurch werden alle Terminalnummer zurückgesetzt. Wenn Sie sich in einer Mehrplatz-Umgebung befinden kann es durchaus vorkommen, daß Sie eine Fehlermeldung erhalten die lautet „Datei ist gelockt“. Diese Meldung kann durch gleichzeitiges Änderungsvorhaben auf einem Datensatz kommen, z.B. wird eine Stammsatz-Änderung von zwei Arbeitsstationen durchgeführt, oder eine Mandantenstamm-Änderung wird durchgeführt und ein anderer Arbeitsplatz setzt eine Buchung ab. Sobald ein Arbeitsplatz die Programmfunktion verläßt kann auch an der anderen Station weitergearbeitet werden. Abschluß-Arbeiten

Bei Mehrplatzanwendungen wird bei den Abschluß-Arbeiten geprüft ob die Dateien nicht von anderen Stationen noch belegt sind. Damit wird vermieden, daß ein Periodenwechsel angestartet wird und ein anderer Sachbarbeiter ist noch am Buchen. Ist dies der Fall wird eine Fehlernachricht angezeigt.

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Stichwortverzeichnis

A

Anlagenbuch _________________________________18 Ansehen Offene Posten _________________________65 Anzeigen Kontenblätter_________________________53 Aufbereiten Zahlungsträger______________________74 Auslands-Kunde ______________________________22 Auslands-Lieferant ____________________________24 Ausziffern Offene Posten _______________________66 AZV________________________ 43; 83; 100; 101; 102

B

Bankclearing _________________________________18 Bankeinzug __________________________________21 Bankleitzahl____________________________21; 23; 33 Bank-Nummer ________________________________23 Batch-Verbuchung AZV/Faktura _________________43 Batch-Wiederk.-/Stapel-Buchg _____________45; 46; 82 Belegnr.-Autom_______________________________18 Belegnummern-Kreise Pflege ____________________13 Bilanz-Schlüssel ________________________20; 31; 61 Bilanzschlüssel-Pflege _________________________31 Bilanz-Texte _________________________________61 Bilanz-Texte (möglicher Aufbau) ________________107 Buchen auf mehrere Gegenkonten (Splittbuchung) ___98 Buchungen________________________________39; 96 Buchungen bei Neubeginn - Jahreswechsel _________96 Buchungsjournal ______________________________51 Buchungsschlüssel-Pflege_______________________26 Buchungsstapel _______________________________46 Buchungstexte-Pflege __________________________28 Buchungs-Vorschau ___________________________46 BWA _______________________________________55 BWA-Schlüssel _________________________20; 29; 55 BWA-Schlüssel-Pflege _________________________29 BWA-Texte (möglicher Aufbau) ________________106

C

Checkliste für autom. Übernahme Faktura _________102 Checkliste integrierte Finanzbuchhaltung__________105 COPYRIGHT - HINWEIS _______________________2

D

Datei ist gelockt______________________________113 Datenbegleitzettel _____________________________75 Datensicherung ______ 14; 15; 51; 82; 85; 102; 104; 110 Datenträgeraustausch ______________________33; 109 Daten-Wiederherstellung ____________________14; 15 Debitorenstamm-Pflege_________________________21 Dialog-Verbuchung_________________________38; 46 Differenz als OP weiterführen____________________99 Differenz ausbuchen ___________________________99 Differenzbuchungen ___________________________99 Differenzkonten_______________________________17 Direktdruck-Modus _________________________75; 76 Druck Altersstruktur ___________________________79 Druck Bankbegleitliste _________________________77 Druck Betriebswirtschaftliche Auswertung _________55

Druck Bilanz/G+V-Rechnung ___________________ 61 Druck Erfassungsprotokoll______________________ 57 Druck Firmenparameter ________________________ 47 Druck Journal ________________________________ 51 Druck Kontenblätter ___________________________ 52 Druck Kontenstamm___________________________ 48 Druck Kontoauszüge __________________________ 73 Druck Mahnparameter _________________________ 50 Druck Mahnvorschläge_________________________ 71 Druck OP-Listen______________________________ 64 Druck Salden-Abstimmliste _____________________ 59 Druck Scheck ________________________________ 76 Druck Summen und Salden _____________________ 54 Druck Umsatzsteuervoranmeldung _______________ 60 Druck UST-Id-Nr-Quartalsmeldung_______________ 63 Druck Wiederkehrende Buchungen _______________ 58 Druck Zahlungsträger_______________________ 75; 80 Druck Zahlungsvorschlagsliste __________________ 69 Druckeinstellungen____________________________ 16 Drucken aus Druckdatei ________________________ 81 Druck ERG __________________________________ 60 Drucken Mahnungen __________________________ 72 Drucken Text-Schlüssel ________________________ 49 Drucken Überweisungsbrief_____________________ 78 DTA - Überweisungen _________________________ 75 DTA - Lastschriften ___________________________ 75 DTA-Daten __________________________________ 75 DTA-Daten auf Diskette________________________ 80 Duplizieren Mandant __________________________ 94

E

Erfassungs-Protokoll __________________________ 57 Ergebnisrechnung __________________________ 32, 60 Eröffnungskonto ______________________________ 17 Export Ausgangsrechnungen ____________________ 90 Export Eingangsrechnungen_____________________ 89 Export Kostenstamm __________________________ 92 Export OP für Werbas _________________________ 86 Export Personenkonten_________________________ 88 Export Sachbuchungen_________________________ 91 Export Sachkonten ____________________________ 87 ERG-Pflege__________________________________ 32

F

Fälligkeitsdatum ______________________________ 39

G

Grundmodul der Finanzbuchhaltung _______________ 8

H

Hausbank ____________________________ 33 ;80; 100 Haus-Banknummer____________________________ 33 Hausbank-Pflege______________________________ 33 Highlights FIBU _____________________________ 111

118

Stichwortverzeichnis

I

Import Werbas________________________________85 Initialisieren Mandant __________________________93 Innergemeinschaftliche Lieferung/Erwerb __________96 INTERIMSKONTEN __________________________33

J

Jahreskonten _________________________________18 Jahreskontendruck_____________________________82 Jahreswechsel ________________________________82 Jahreswechselkonto_________________________19; 82 Journal ______________________________________51

K

Karenztage_____________________________69; 71; 72 Keine OP-Bearbeitung ______________________22; 24 Keine Verzugszinsen___________________________22 Kontenklasse _________________________________17 Kontoblätter__________________________________52 Kontoverdichtung _____________________________19 Korrekturbuchungen ___________________________60 Kostenrechnung_______________________________18 Kreditorenstamm-Pflege ________________________23

L

Löschen Mandant _____________________________95

M

Mahngebühren________________________________35 Mahnparameter-Pflege _________________________36 Mahnrhythmus____________________________36; 108 Mahnstufe erhöhen ____________________________71 Mahnstufen __________________________________35 Mahnstufenschlüssel-Pflege _____________________35 Mahntexte ___________________________________35 Mahnwesenbearbeitung________________________108 Mandantenstamm-Pflege______________ 17; 19; 22; 24 Mehrplatzanwendung _________________________113

N

Nachbuchen im alten Geschäftsjahr _______________96 Nummernkreise _______________________________13

O

OP-Spiegel___________________________________42

P

Passwort__________________________________12; 37 Passwort-Pflege_______________________________37

Periodenwechsel __________10; 18; 51; 52; 82; 104; 113 Pflege ERG__________________________________ 68 Pflege Mahnungen ____________________________ 68 Pflege Zahlungen _____________________________ 67 Pflege Zugriffserlaubnis ________________________ 12 Primanota ___________________________________ 18

R

Reorg. Kontenblätter (nicht aktiv) ________________ 84 Reorg. Offene Posten __________________________ 83

S

Sachbearbeiter ____________________________ 12; 81 Sachkontenstamm-Pflege ____________________ 19; 55 Sammelkonten Banken_________________________ 18 Sammelkonto _____________________________ 22; 24 Schecks _____________________________________ 76 Skonto-%-Satz _______________________________ 27 Skontoaufwandkonto __________________________ 25 Skontoertragkonto ____________________________ 25 Skonto-Tage _________________________________ 27 Splittbuchungen ________________________ 39; 40; 98 Stapel 99 ____________________________________ 82 Stapel-Buchungen_____________________________ 46 Stapel-Nummer_______________________________ 46 Steuerprozentsatz _____________________________ 25 Steuerschlüssel _______________________________ 26 Stornierung __________________________________ 96 Summen- und Saldenliste _______________________ 54 System-Absturz / Meldungen ___________________ 113

Ü

Überweisungsträger ___________________________ 75

U

Umsatzsteuerkonto ____________________________ 25 Umsatzsteuerschlüssel ______________________ 19; 25 Umsatzsteuerschlüssel-Pflege ___________________ 25 Umsatzsteuerzeile_____________________________ 19 UST-ID-Nr __________________________________ 63 Ust-ID-Nummer ________________________ 17; 22; 24

V

Valutatage___________________________________ 39 Verbuchen Stapel Buchungen ___________________ 45 Verbuchen Wiederkehrende Buchungen ___________ 45 Verzugszinsen________________________________ 35 vorläufige Buchungsjournal _____________________ 51 Vorsteuerkonto _______________________________ 25

W

Wechselverbuchung ___________________________ 96 Wiederkehrende Buchungen ____________________ 44 Wiederkehrende-Buchungen ____________________ 44

Stichwortverzeichnis

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Z

Zahlungsart __________________________________23 Zahlungsbedingungen ____________________22 ;24; 27 Zahlungschlüssel ______________________________39 Zahlungseingang/-Ausgang Verbuchen ____________41 Zahlungskonditions-Pflege ___________________22; 27 Zahlungsrhythmus_____________________________69 Zahlungsvorschlag_____________________________69 ZE-Buchungen________________________________86 Zugriffserlaubnis ______________________________12 Zulassungsstufen ______________________________12 Zusammenfassende-Meldung ____________________63