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Freie Software für die Personalwirtschaft
Open Source Software for Human Resource Management
Diplomarbeit
vorbereitet von
Danyel Ceccaldi
aus Langenselbold
Geburtsdatum: 17.01.1972
Matrikelnummer: 712461
Hochschule Niederrhein
Fachbereich Wirtschaftswissenschaften
Betriebswirtschaftliches externes Studium mit Präsenzphase
Wintersemester 2009
InhaltsverzeichnisAbbildungsverzeichnis.............................................................................................4Tabellenverzeichnis..................................................................................................4 1 Einleitung............................................................................................................. 5 2 Personalwirtschaft................................................................................................ 7
2.1 Definition der Personalwirtschaft.................................................................7 2.1.1 Personalressourcen............................................................................... 8 2.1.2 Ziele der Personalwirtschaft................................................................. 8
2.2 An- und Herausforderungen......................................................................... 9 2.3 Weitere Herausforderungen........................................................................ 10 2.4 Funktionen.................................................................................................. 11
3 Software in der Personalwirtschaft.................................................................... 12 3.1 Personaldaten..............................................................................................12
3.1.1 Regulierung und Gesetze....................................................................12 3.1.2 HR-XML.............................................................................................13
3.2 Technisches Referenzmodell...................................................................... 13 3.2.1 Webbasierte Informationssysteme...................................................... 14 3.2.2 Benutzergruppen.................................................................................17 3.2.3 Endgeräte............................................................................................ 17 3.2.4 Dienste................................................................................................ 17 3.2.5 Internet Technologie........................................................................... 18
3.3 Personalinformationssysteme..................................................................... 18 3.3.1 Typische Varianten von Personalsoftware.........................................19 3.3.2 Funktionen von Personalsoftware.......................................................21 3.3.3 Eigenschaften......................................................................................23
4 Freie und offene Software.................................................................................. 25 4.1 Definition freier Software...........................................................................25 4.2 Akzeptanz freier Software in Organisationen.............................................27 4.3 Motivation.................................................................................................. 27 4.4 Ökosystem freier Software......................................................................... 28 4.5 Wirtschaftliche Modelle freier Software.................................................... 29
4.5.1 Kostenpflichtige erweiterte Version....................................................30 4.5.2 Anpassung, Implementierung, Wartung und Pflege...........................30 4.5.3 Kostenpflichtiges Abonnement...........................................................30 4.5.4 Werbung oder Datenüberlassung........................................................ 31 4.5.5 Spenden, Mitgliedergebühren sowie Partnerschaften.........................31
5 Einsatz freier Software.......................................................................................32 5.1 Strategie für Personalwirtschaft und Software........................................... 32 5.2 Einsatzprozess............................................................................................ 33
5.2.1 Planung............................................................................................... 34 5.2.2 Auswahl.............................................................................................. 35 5.2.3 Lastenheft........................................................................................... 37 5.2.4 Bereitstellung......................................................................................37 5.2.5 Implementierung.................................................................................38 5.2.6 Betrieb.................................................................................................39 5.2.7 Nutzung...............................................................................................40
5.3 Szenarien für den Einsatz freier Software.................................................. 41
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5.4 Einsatz freier Software durch Dritte...........................................................41 5.5 Risiken........................................................................................................42
6 Übersicht freier Software................................................................................... 44 6.1 Technische Software...................................................................................44 6.2 Personalsoftware.........................................................................................45
7 Freie Software am Beispiel................................................................................ 46 7.1 Freie Software finden und auswaehlen.......................................................46 7.2 Beispiel 1 – Technische Software – Alfresco............................................. 46 7.2.1 Einsatzgebiete innerhalb der Personalwirtschaft.....................................48 7.2.2 Einführung...............................................................................................49 7.3 Beispiel 2 – Personalwirtschaftliche Software........................................... 50
7.3.1 Personalwirtschaftliche Merkmale im Vergleich................................ 50 7.4 OrangeHRM............................................................................................... 52
7.4.1 Übersicht.............................................................................................52 7.4.2 Implementierung.................................................................................53 7.4.3 Nutzungsphase....................................................................................54
7.5 OpenERP.................................................................................................... 55 7.5.1 Übersicht.............................................................................................55 7.5.2 Implementierung.................................................................................59 7.5.3 Nutzungsphase....................................................................................60
7.6 Auswertung.................................................................................................60 8 Fazit und Ausblick..............................................................................................62
8.1 Gefunden.................................................................................................... 62 8.2 Gesucht....................................................................................................... 63
Literaturverzeichnis................................................................................................65
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AbbildungsverzeichnisAbbildung 1: Allgemeine technische Umgebung..................................................13Abbildung 2: Webbasiertes Informationssystem....................................................16Abbildung 3: Ebenen der Datenauswertung..........................................................23Abbildung 4: Ökosystem freier Software.............................................................. 29Abbildung 5: Ablauf des Softwareeinsatzes..........................................................33Abbildung 6: Deutschsprachige Alfresco Webseite............................................... 47Abbildung 7: Alfresco Workflow Dialog............................................................... 48Abbildung 8: OrangeHRM Webseite..................................................................... 53Abbildung 9: OpenERP Webseite.......................................................................... 55Abbildung 10: OpenERP, SaaS Kontrollzentrum..................................................56Abbildung 11: OpenERP, Systemverwalter Menü Personalfunktionen.................58
TabellenverzeichnisTabelle 1: Personalwirtschaftliche Funktionen...................................................... 21Tabelle 2: Technische Funktionen..........................................................................22Tabelle 3: Infrastrukturfunktionen......................................................................... 23Tabelle 4: Übersicht freier technischer Software................................................... 44Tabelle 5: Übersicht freier personalwirtschaftlicher Software...............................45Tabelle 6: Freie Personalsoftware im Funktionsvergleich.....................................52
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1 Einleitung
Personal ist essentiell für jede Organisation. Personalwirtschaft als be-
triebswirtschaftliche Disziplin verwaltet das mit einer Organisation verbun-
dene Personal.
Heutzutage nimmt Informationstechnologie in den meisten Fällen eine
Schlüsselrolle in der Ausübung der Personalwirtschaft ein. Freie Software1
ist ein betriebswirtschaftlicher und informationstechnologischer Ansatz, der
für eine Personalwirtschaft von Nutzen sein kann.
Diese Diplomarbeit bietet eine Übersicht über die Verwendung freier Soft-
ware für Personalmanager und Dienstleister.
Kapitel 2 – Personalwirtschaft – gibt einen strukturierten Überblick über
die verschiedenen Funktionen einer Personalwirtschaft.
Kapitel 3 – Software in der Personalwirtschaft – stellt ein allgemeines Mo-
dell dar, welches den differenzierten Softwareeinsatz in der Personalwirt-
schaft abbildet.
Kapitel 4 – Freie und offene Software – definiert den Begriff der freien und
offenen Software und geht dabei auf die Besonderheiten und typischen
Geschäftsmodelle ein.
Kapitel 5 – Einsatz freier Software – beschreibt den Einsatz freier Softwa-
re in der Personalwirtschaft und erläutert was allgemein beim Softwareein-
satz und insbesondere bei der Verwendung freier Software zu beachten
ist.
1 Freie Software wird in Kapitel 4 definiert.
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Kapitel 6 – Übersicht freier Software – gibt eine Übersicht freier Software
die während der Erstellung dieser Arbeit betrachtet wurde, und bietet
einen Leitfaden wie bei einem Softwareeinsatz freie Software eingebracht
werden kann.
Kapitel 7 – Freie Software am Beispiel – betrachtet technische und perso-
nalwirtschaftliche freie Software und deren Einsetzbarkeit im Personalbe-
reich.
Kapitel 8 – Fazit und Ausblick – fasst die vorangegangenen Kapitel zu-
sammen und bietet einen Ausblick auf künftige Entwicklungen.
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2 Personalwirtschaft
Einfach gesagt umfasst die Personalwirtschaft alle Aktivitäten innerhalb ei-
ner Organisation, die sich mit der Beschaffung, Beschäftigung und Tren-
nung von Personalressourcen beschäftigt.
Die Beschäftigung von Personal beinhaltet die Nutzung dieser Perso-
nalressourcen zum Vorteil und in Übereinstimmung der Bedürfnisse der
beschäftigenden Organisation, deren Pflege, Vergütung und Verwaltung,
Unterstützung und Entwicklung, sowie die Verwaltung von Personalange-
bot und -nachfrage.
Die Personalwirtschaft beinhaltet weiterhin die Verknüpfung der Personal-
wirtschaftsfunktion innerhalb der Gesamtorganisation, deren Abstimmung
mit der Strategie und den Zielen der Organisation, der Zusammenarbeit
mit den einzelnen Bereichen der Organisation welche Personal benötigen,
und die interne Organisation der Personalwirtschaft und der Maßnahmen
zur Erfüllung der Erwartungen.
Dabei geht es um den Faktor Mensch und gleichfalls um Kosten, kostenef-
fizienten Ressourceneinsatz, wirtschaftlich effiziente Personalarbeit und
den Wert des Mitarbeiters für die Organisation.
2.1 Definition der Personalwirtschaft
Der Begriff der Personalwirtschaft ist synonym zu den Begriffen Personal-
wesen, Personalmanagement und zum englischsprachigen Begriff Human
Resource Management, abgekürzt HRM.
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Innerhalb der Literatur finden sich verschiedene Definitionen der Personal-
wirtschaft, beispielsweise der strategische und schlüssige Ansatz zur Ver-
waltung der für eine Organisation arbeitenden Personen, die einzeln und
gemeinsam zur Erreichung der Ziele der Organisation beitragen 2.
Innerhalb dieser Arbeit ist die Personalwirtschaft definiert als der Bereich
einer Organisation der mit sämtlichen Aspekten der Verwaltung aller Per-
sonalressourcen beschäftigt ist, um die Bedürfnisse der Organisation an
Personal zu befriedigen.
Dies beinhaltet die Verwaltung der Personen, die über den gesamten Zeit-
raum ihrer Zuordnung zur Organisation als Personalressourcen zur Verfü-
gung stehen, inklusive den Phasen der Beschaffung und der Terminierung
von Personal.
2.1.1 Personalressourcen
Im Rahmen dieser Diplomarbeit wird der Begriff der Personalressource
weit gefasst. Personalressourcen beinhalten nicht nur direkt angestellte
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sondern alle natürlichen Personen, die
der Organisation auf Basis einer Vereinbarung Arbeitskraft bereitstellen.
Dies beinhaltet beispielsweise auch Zeitarbeiter und freiberufliche Mitar-
beiter.
2.1.2 Ziele der Personalwirtschaft
Das Ziel der Personalwirtschaft ist es, die Organisation bei der Erreichung
strategischer Ziele zu unterstützen, indem Personalressourcen angewor-
ben, gehalten, freigesetzt und effektiv verwaltet werden.
2 Vgl. Armstrong, M.: A Handbook of Human Resource Management Practice, 10th edition, London 2006, S. 2-4
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Wesentlich ist es dabei, ein ausgewogenes Verhältnis zwischen der Ver-
waltung der Ressourcen und der strategischen Richtung der Organisation
zu wahren 3. Diese strategische Richtung enthält typischerweise Wettbe-
werbsfaktoren.
2.2 An- und Herausforderungen
Die Personalwirtschaft muss Anforderungen entsprechen und ist täglich
verschiedenen Herausforderungen ausgesetzt. Dies wirkt sich aus auf die
Priorität des Einsatzes von Personalinformationssystemen und auf die dort
erwarteten Funktionen und Effizienzen.
Die Ziele und Bedürfnisse verschiedener Interessenten wie der Gesamtor-
ganisation, dem Personal, und einzelnen Bereichen der Organisation müs-
sen gegeneinander abgewogen werden. Da diese Ziele und Bedürfnisse
nicht immer in Einklang zu bringen sind, müssen akzeptable Kompromisse
entwickelt und angewendet werden.
Die Personalwirtschaft muss sicherstellen, dass ihre Arbeit effizient ausge-
führt wird, dass Ressourcenbedarf ausreichend bedient wird, und auftre-
tende Probleme gelöst werden. Dies gilt neben der Personalwirtschaft
auch für andere betriebswirtschaftliche Funktionen der Organisation.
Die Personalwirtschaft muss ihre Dienste zeitgerecht, mengengerecht,
qualitativ und kostengerecht erbringen, wobei insbesondere die Bereitstel-
lung von benötigtem Personal eine Herausforderung ist, da dies größeren
zeitlichen Vorlauf benötigen kann.
Die Personalwirtschaft muss sicherstellen, dass Anforderungen wie bei-
spielsweise gesetzliche Anforderungen berücksichtigt und umgesetzt wer-
den.
3 Vgl. Wikipedia, Human Resource Management, http://en.wikipedia.org/wiki/Human_resource_management, 23.11.2009, zitiert nach: Miller, P.: Strategic HRM: What it is and what it isn't, February 1989, in: Personnel Management, S. 46 – 51.
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2.3 Weitere Herausforderungen
Im Folgenden werden einige Beispiele weiterer Herausforderungen an die
Personalwirtschaft aufgeführt.
• Krieg um Talente – Es gibt einen Krieg um Talente, wie die interna-
tionale Unternehmensberatung McKinsey 1997 und erneut in 2008
in einer weithin akzeptierten Publikation festgestellt hat 4. Es geht
hier darum, dass der freie Markt an talentierten Personalressourcen
knapp ist, und eine Organisation attraktiv sein muss, um Talent an-
zuwerben, aber auch geschickt sein muss, es zu behalten und wei-
terzufördern.
• Entwicklung von Führungskraft – Die kontinuierliche Besetzung von
Schlüsselpositionen mit geeignetem Personal wird in der Personal-
wirtschaft als besondere Herausforderung betrachtet.
• Demografische Änderungen – Die Gesellschaft altert und die
Gleichstellung der Geschlechter sind zwei Beispiele aktueller
demografischer Herausforderungen an die Personalwirtschaft.
• Geografische Änderungen – Die Veränderungen der globalen Märk-
te beeinflussen die Verfügbarkeit und den Bedarf an Personal.
• Änderungsmanagement – Die Änderungsfähigkeit einer Organisati-
on ist häufig ein wichtiges Ziel, wozu auch Änderungen bei den Mit-
arbeitern umzusetzen sind.
• Technologische Entwicklungen – Vom breiten Einsatz der IT bis hin
zu technischen Leistungssteigerungen bei Menschen wirken sich
technologische Entwicklungen auf die Personalwirtschaft aus.
4 Vgl. Guthridge, M., Komm, A. B., Lawson, E.: Making talent a strategic priority, http://www.mckinseyquarterly.com/Organization/Talent/Making_talent_a_strategic_priority_2092, 23.11.2009
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2.4 Funktionen
Funktionen der Personalwirtschaft beinhalten
• Beschaffung, Erhalt und Freisetzung von Personal
• Bedienung von Personalbedarf durch Personalbedarfsplanung,
Personaleinsatzplanung, Nachfolgeplanung, Führungskräfteent-
wicklung
• Entlohnung und andere Leistungserbringung an das Personal
• Entwicklung und Kontrolle der Personalleistung. Dazu gehören die
Beurteilung von Personal und auch die Umsetzung von Leistungs-
management-Systemen. Zur Entwicklung gehören unter anderem
das Lernmanagement und die betriebliche Weiterbildung.
• Den Wert der Beziehung Mitarbeiter – Organisation zu fördern. Mit-
arbeitermotivation. Harmonisierung von Zielen. Optimierung des Ar-
beitsumfeldes.
• Einen Rahmen zu setzen für die Führung von Personal und ande-
ren Personalangelegenheiten.
• Wirtschaftliche Kostenbetrachtung von Personal und Personalein-
satz. Dazu gehört die Personalkostenplanung.
• Ansprechpartner zu sein für Personal und für personalabhängige
Bereiche der Organisation. Dazu gehört auch Konfliktmanagement.
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3 Software in der Personalwirtschaft
3.1 Personaldaten
Personalsoftware verarbeitet neben anderen Informationen Personalda-
ten. Diese setzen sich unter anderem aus Stammdaten, Verlaufsdaten,
Potenzialdaten, Zeitdaten und Vergütungsdaten zusammen 5.
3.1.1 Regulierung und Gesetze
Personenbezogene, Mitarbeiter-, und andere von Personalsoftware verar-
beiteten Daten sind in vielen Regionen und Ländern inklusive der Europäi-
schen Union und Deutschland rechtlich geschützt. In Deutschland sind
insbesondere das Bundesdatenschutzgesetz, das Betriebsverfassungsge-
setz, das Sozialgesetzbuch und die Gesetze und Regelungen um die
Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung zu beachten. Dies erfordert
einen besonders sensiblen Umgang der Personalsoftware mit verarbeite-
ten Daten.
Wird freie Software eingesetzt muss darauf geachtet werden, dass die
Implementierung entsprechende Anforderungen umsetzt. Dies erfordert
häufig, einen kommerziellen Anbieter miteinzubeziehen, der
entsprechende Zusicherungen und Zertifizierungen leisten kann.
5 Vgl. Drumm H. J.: Personalwirtschaft, 6. Auflage, Berlin 2008, S. 133-135
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3.1.2 HR-XML
HR-XML ist ein offenes, standardisiertes Datenformat für Personaldaten.
Es kann insbesondere für die Übermittlung von Personaldaten zwischen
Systemen und Organisationen dienen 6, beispielsweise zwischen Online-
Stellenbörsen, Personalbeschaffungsdienstleistern und Organisationen.
Freie Softwareprodukte wie OrangeHRM bieten Datenaustausch-
schnittstellen auf Basis dieser Spezifikation an.
3.2 Technisches Referenzmodell
Der Benutzer findet sich bei der Nutzung von Personalsoftware in einer
technischen Umgebung, die sich typischerweise wie in der Abbildung dar-
stellt.
6 Vgl. HR-XML, http://www.hr-xml.org/, 23.11.2009
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Abbildung 1: Allgemeine technische Umgebung
Der Benutzer kann ein Token in Besitz haben, beispielsweise einen Be-
triebsausweis, eine Stechkarte.
Mit oder ohne Nutzung eines Tokens benutzt der Benutzer ein Endgerät.
Dies kann ein Zeiterfassungsterminal sein, ein Arbeitsplatzcomputer mit
einer lokalen oder einer Webbrowseranwendung, ein mobiles Endgerät
oder anderen Endgeräten.
Endgeräte stehen heute typischerweise über ein Netzwerk mit einem
Dienst in Verbindung, manchmal Server oder System genannt.
Innerhalb von Organisationen findet man häufig mehrere Dienste, Syste-
me und Server, die über ein Netzwerk miteinander verbunden sind und
Daten austauschen.
Software findet sich dabei an mehreren Stellen, sowohl als Teil eines To-
ken, im Endgerät und in den Diensten. Wird heute von Personalsoftware
gesprochen, ist häufig von einer Software die Rede, die auf einem System
oder Server installiert ist und einen oder mehrere Dienste bereitstellt.
Schnittstellen dienen der Integration und dem Datenaustausch, um perso-
nal- und betriebswirtschaftliche Komponenten mit der gleichen Datenbasis
zu versorgen 7 und Prozesse komponentenübergreifend zu verarbeiten.
3.2.1 Webbasierte Informationssysteme
Webbasierte Informationssysteme benutzen Webbrowser als Endgerät für
den Benutzerdialog und Webserver als zentrale Komponente.
7 Vgl. Abts, D.; Mülder, W.: Grundkurs Wirtschaftsinformatik: Eine kompakte und praxisorientierte Einführung, 6. Ausgabe, Wiesbaden 2009, S. 186
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Vorteil bei webbasierten Systemen ist, dass jeder Benutzer von Arbeits-
platzcomputer innerhalb der Organisation auf das Informationssystem zu-
greifen kann, da Webbrowser heute auf nahezu allen Computern nutzbar
sind. Weiterhin können auch externe Benutzer über eine Internet Webseite
mit dem System im direkten Dialog arbeiten.
Die früheren Nachteile einer eingeschränkten Funktionalität und Leistung
bei der Gestaltung des Benutzerdialoges im Webbrowser werden zuneh-
mend durch leistungsstarke und funktionsreiche Webbrowserweiterent-
wicklungen gemindert und teilweise aufgehoben, wie beispielsweise durch
die Web 2.0 Technologie AJAX.
Die Abbildung zeigt ein beispielhaftes webbasiertes Informationssystem,
welches sowohl internen als auch externen Benutzern den direkten An-
wendungsdialog ermöglicht.
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Abbildung 2: Webbasiertes Informationssystem
3.2.2 Benutzergruppen
Wichtige Benutzergruppen personalwirtschaftlicher Software sind abhän-
gig von den enthaltenen Funktionen Bewerber, Mitarbeiter, Leitende Mitar-
beiter, Mitarbeiter des Personalbereichs, sowie Mitarbeiter eines personal-
wirtschaftlichen Shared Service Center.
3.2.3 Endgeräte
Typische Endgeräte für Benutzer von Personalinformationssystemen sind
der Arbeitsplatzcomputer, insbesondere der dort eingesetzte Webbrowser,
und Zeiterfassungsterminals. Beim Einsatz von Zeiterfassungsterminals
kommen teilweise Token zum Einsatz, beispielsweise Mitarbeiterausweis
oder Stechkarte.
3.2.4 Dienste
Wird von Personalsoftware gesprochen geht es häufig um die Software ei-
nes Informationssystems, welches einen oder mehrere Dienste zur Verfü-
gung stellt.
Die interne Struktur einer Software nennt man Softwarearchitektur. Bei be-
triebswirtschaftlicher Software und somit auch personalwirtschaftlicher
Software findet sich häufig eine mehrschichtige Architektur, bestehend aus
Präsentationsschicht, Integrationsschicht, Anwendungsverarbeitungs-
schicht und Datenhaltungsschicht 8.
8 Vgl. Strohmaier, S.: Informationssysteme im Personalmanagement, 1. Auflage, Wiesbaden 2008, S. 3ff
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Insbesondere bei der Anwendungsverarbeitung gibt es modulare Software
und Systeme, welche es ermöglichen, verschiedene personalwirtschaftli-
che Funktionen durch verschiedene Module bereitzustellen. Dies ermög-
licht es flexibel, nur gewünschte Funktionen zu verwenden, Module nach-
einander einzuführen und unabhängig voneinander zu pflegen, und nur für
benötigte Funktionalität zu bezahlen.
Verbundene Systeme stellen eine Vielzahl von miteinander verknüpften
Diensten zur Verfügung, da in der Regel die einzelnen Informationssyste-
me nicht alle benötigten Funktionen enthalten. Insbesondere bei größeren
Organisationen haben verschiedene Bereiche eigene Systeme, wobei die-
se Systeme dann miteinander gekoppelt sein können.
3.2.5 Internet Technologie
Webbasierte Software ist zunehmend verbreitet im Unternehmenseinsatz
und so auch in der Personalwirtschaft.
Einsatzgebiete webbasierter Software über die Benutzung durch
Mitarbeiter des Personalbereichs hinaus beinhalten:
• Mitarbeiterportal (ESS – Employee Self Service)
• Managerportal (MSS – Manager Self Service)
• HR Shared Service Center
• HR Intranet Portal
• Internes und externe Bewerberportal
3.3 Personalinformationssysteme
Personalinformationssysteme sind Informationssysteme, die personalwirt-
schaftliche Funktionen abbilden und unterstützen, Personaldaten verarbei-
ten und dafür in der Regel personalwirtschaftliche Software einsetzen.
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Gelegentlich werden Personalinformationssysteme auch als „Human Re-
source Information System – HRIS 9“, „Human Capital Management –
HCM 10“, und „Human Resource Management System – HRMS 11“ be-
zeichnet.
Die Personalwirtschaft umfasst wie bereits beschrieben vielfältige Funktio-
nen und Prozesse, entsprechend gibt es unterschiedlichste Typen perso-
nalwirtschaftlicher Informationssysteme.
HCM hat seinen Schwerpunkt in den Bereichen Personalkostenplanung
und -ermittlung, Personalcontrolling und der Nutzung von Datenanalyse-
werkzeugen zu diesen Zwecken. Stellenweise wird es auch als Talentma-
nagement bezeichnet, also der Prozess, passendes, befähigtes, und moti-
viertes Personal zu beschaffen, zu integrieren, weiter zu entwickeln und zu
motivieren.
3.3.1 Typische Varianten von Personalsoftware
Personalmodule einer ERP Software
Softwareanbieter wie SAP und Oracle bieten umfassende und modulari-
sierte ERP Softwarelösungen an. Diese enthalten neben Funktionen wie
Finanzbuchhaltung auch Module, die personalwirtschaftliche Funktionen
enthalten, beispielsweise Personalverwaltung, Personalcontrolling und
ESS/MSS. Auch freie ERP Software wie Compiere folgt diesem Muster.
9 Vgl. Zoho People – HR solution on demand, http://people.zoho.com/, 23.11.200910 Vgl. SAP, SAP ERP Human Capital Management,
http://www.sap.com/germany/solutions/business-suite/erp/hcm/index.epx, 23.11.2009 Vgl. Oracle Peoplesoft, Enterprise Human Capital Management,
http://www.oracle.com/applications/peoplesoft/hcm/ent/index.html, 23.11.200911 Vgl. Wikipedia, PeopleSoft, http://en.wikipedia.org/wiki/PeopleSoft, 23.11.2009
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Personalmanagement Software
Dies ist eine klassische Variante von Personalsoftware. Eine eigenständi-
ge Personalmanagement Software dient der Kernfunktion der Personal-
verwaltung, und darauf aufbauend existieren gegebenenfalls zusätzliche
Module für andere Funktionalitäten.
Software für einzelne personalwirtschaftliche Funktionen
Für einzelne personalwirtschaftliche Funktionen gibt es spezialisierte Soft-
wareangebote, die einen einzelnen Funktionsbereich abdecken, beispiels-
weise Ideenmanagement, Vergütungsmanagement, Lernsysteme, Perso-
nalbeschaffung und Zeiterfassung. Diese Einzellösungen müssen in der
Regel in anderen Personalinformationssystemen integriert werden.
Entsprechende Software bietet meist spezielle Vorteile, um den Einsatz ei-
ner Einzellösung zu rechtfertigen, beispielsweise neueste Funktionalitäten
wie dem Ideenmanagement, Integrationsmerkmale wie Integration mit
zahlreichen Bewerberportalen bei Personalbeschaffungssoftware, speziel-
le technische Funktionen wie interaktives e-Learning bei Lernsystemen
oder Anschluss von Zeiterfassungsgeräten bei Zeitmanagement Syste-
men.
Technische Software zur Unterstützung der Personalwirtschaft
Bestimmte Funktionen der Personalwirtschaft wie die Pflege eines Intra-
netportals für den Personalbereich sind wenig personalspezifisch, sondern
eher funktionsspezifisch. Hier kann technische, nicht für einen Geschäfts-
bereich spezifische Software eingesetzt werden, beispielsweise eine web-
basiertes Inhaltsmanagementsystem.
Einige Personalmanagement Softwarepakete enthalten solche techni-
schen Funktionen, allerdings sind diese in der Regel hinter spezialisierter
technischer Software zurückgeblieben. Im Bereich der technischen Soft-
ware gibt es ein größeres Angebot an freier Software.
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3.3.2 Funktionen von Personalsoftware
Im Folgenden werden die unterschiedlichen Funktionen der Personalwirt-
schaft, wie sie von Personalsoftware bereitgestellt wird in personalwirt-
schaftliche Funktionen, technische Funktionen und Eigenschaften einge-
teilt.
Personalwirtschaftliche Funktionen
Die Literatur enthält kein konsistentes Bild von Personalfunktionen, da
diese stets im Zusammenhang einer betimmten Zielsetzung und
Sichtweise stehen, und auch in unterschiedlicher Granularität betrachtet
werden.
Grundlegende Funktionen zur Verwaltung des einzelnen Mitarbeiters
Persönliche Funktionen um das Potential des Mitarbeiters auszuschöpfen
Verwaltung und übergreifende Funktionen
Personalverwaltung vom Moment der Beschaf-fung, über die Erhaltung bis zur Terminierung des Personalverhältnisses
Vergütungsmanagement, inklu-sive Prämien, Beteiligungen, Bonussysteme, zusätzliche Leistungen
Arbeitszeitmanagement und Zeiterfassung
Personalbeschaffung Leistungsmanagement Berechtigungsmanagement
Personaleinsatzplanung, inklusive Planung von Ur-laub und sonstigen Ab-wesenheiten, Schichtpla-nung, Ressourcenpro-zess
Lernmanagement, Ausbil-dungsmanagement
Organisationsmanagement, Modelle für Fähigkeiten, Kompetenzen
Personalvergütung Ideenmanagement Digitale Personalakte
Personalassessment Stellenverwaltung
Personalentwicklung Nachfolgeplanung
Personalbedarfsplanung
Personalkostenplanung
Tabelle 1: Personalwirtschaftliche Funktionen
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Das Management von Reisen, Spesen, Einkäufen und anderen typischen
personalbezogenen Organisationsabläufen ebenso das e-Learning kön-
nen dem Personalbereich zugeordnet werden, können aber auch außer-
halb des Personalbereichs angesiedelt sein.
Lohn- und Gehalts-Abrechnung kann sowohl als Teil eines dedizierten
Personalinformationssystem als auch als Teil eines ERP, bzw. Lohnbuch-
haltungssystems umgesetzt werden.
Personalbedarfsmanagement wird teilweise auch als Teil eines gegebe-
nenfalls nicht nur Personal verwaltenden Ressourcenmanagementsys-
tems implementiert.
Technische Funktionen
Die folgende Tabelle zeigt ein Reihe technischer Funktionen. Die
Kategorisierung in Datennutzung, Web, und Schnittstellen ist indikativ,
spezifische Implementierungen können anders ausfallen.
Funktionen mit Schwerpunkt auf Datennutzung
Webbasierte Funktionen Schnittstellenfunktionen
Geschäftsprozess-Management
Selbst Service für Mitarbeiter, Führungskräfte und Bewerber
Sprach-Antwort-System
OLAP Inhaltsverwaltung Shared Service Centre
Data Mining Dokumentenmanagement Schnittstellen, beispielsweise für Leistungs- und Servicean-bieter, Personaldienstleister
Data Warehouse Web Portal, für Intranet und In-ternet
Kommunikationsmanagement, Kampagnen
Tabelle 2: Technische Funktionen
Technische Funktionen können sowohl direkt von Personalinformations-
systemen geliefert werden, als auch von technischen Informationssyste-
men.
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Infrastrukturfunktionen
Systemtechnologie Betriebssystem Verzeichnisdienste
Middleware-Funktionen Webbrowser, -server Anwendungsserver
Daten-Funktionen Datenanalyse (OLAP) Datenbank-System
Schnittstellen Nachrichtenkommunikation
(Beispiel Email Integration)
Web Service Technologie
Tabelle 3: Infrastrukturfunktionen
Infrastrukturkomponenten sind nicht spezifisch für personalwirtschaftliche
Anforderungen. Personalinformationssysteme können diese Komponenten
enthalten oder entsprechende Installationsvoraussetzungen festlegen.
3.3.3 Eigenschaften
Personalinformationssysteme sollten idealer weise relevante Ebenen der
Datenauswertung unterstützen 12:
Daneben kann auch die Unterstützung von Planungs- und Simulationsmo-
dellen nützlich sein.
Integrationsfähigkeiten sind eine wichtige Eigenschaft von Personalinfor-
mationssystemen, beispielsweise für die Integration mit ERP System, Be-
nutzerverwaltungs- und Identitätsmanagementsystemen, sowie Schnitt-
stellen zu anderen Informationssystemen innerhalb und außerhalb der Or-
ganisation.
12 Vgl. Drumm, H. J.: Personalwirtschaft, 6. Auflage, Berlin 2008, S. 131-132
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Abbildung 3: Ebenen der Datenauswertung
Eine weitere wichtige Eigenschaft von Personalinformationssystemen ist
die Unterstützung von regulatorischen Anforderungen im Bereich Daten-
schutz von Personaldaten und Systemen. Insbesondere Bundesdaten-
schutzgesetz und Betriebsverfassungsgesetz müssen bei Personalinfor-
mationssystemen in Deutschland berücksichtigt werden.
Relevante technische Eigenschaften beinhalten 13:
• Verfügbarkeit, Struktur, Kompatibilität zu den benötigten Daten
• Flexibilität gegenüber Änderungen im Anwendungsfeld
• Rasche Aktualisierbarkeit der Daten
13 Vgl. Drumm, H. J.: Personalwirtschaft, 6. Auflage, Berlin 2008, S. 136-138
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4 Freie und offene Software
Im Folgenden werden verschiedene Varianten freier Software erläutert.
Diese Arbeit bezieht sich beim Begriff der freien Software, wenn nicht an-
ders genannt, auf freie quelloffene Software.
4.1 Definition freier Software
Freie Software definiert sich anhand ihrer Verfügbarkeit und Lizenzbedin-
gungen. Zunächst gibt es verschiedene Aspekte der Freiheit von Software.
Die gemeinnützige Organisation FSF – Free Software Foundation hat sich
freier Software verschrieben und definiert die folgenden Aspekte der Frei-
heit von Software 14:
• Die Freiheit, das Programm für jeden Zweck zu benutzen.
• Die Freiheit, zu verstehen, wie das Programm funktioniert und wie
man es seinen Ansprüchen anpassen kann. Der Zugang zum
Quellcode ist dafür Voraussetzung.
• Die Freiheit, Kopien weiterzuverbreiten, so dass man seinem
Nächsten weiterhelfen kann.
• Die Freiheit, das Programm zu verbessern und die Verbesserungen
der Öffentlichkeit zur Verfügung zu stellen, damit die ganze Ge-
meinschaft davon profitieren kann. Der Zugang zum Quellcode ist
dafür Voraussetzung.
Die FSF definiert freie Software als Software, bei der der Benutzer alle ge-
nannten Freiheiten hat. Dazu gehört, dass zur Wahrnehmung dieser Frei-
heiten keine Erlaubnis notwendig ist und dass die Weitergabe der Softwa-
re effektiv kostenlos ist.
14 Free Software Foundation, Die Definition freier Software, http://www.gnu.org/philosophy/free-sw.de.html, 23.11.2009
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Da freie Software eine beliebige Benutzung zulässt, ist damit insbesonde-
re auch eine kommerzielle Nutzung zulässig.
In dieser Arbeit bezieht sich der Begriff der freien Software auf freie quel-
loffene Software. Dabei gibt es Aspekte der Freiheit von Software, die hier-
bei variieren können.
Es gibt weitere Formen von Software, die einzelne Aspekte der Freiheiten
von Software beinhalten. Dazu gehören:
• Freeware – Nicht quelloffen. Kann beliebig benutzt werden. Es ent-
stehen keine Kosten.
• Adware – Wie Freeware, bei der Nutzung wird die Software als
Werbeträger beziehungsweise Werbemedium benutzt.
• Shareware – Typischerweise sind Basisfunktionen, einige Tage der
Benutzung oder einige Nutzungsaktivitäten kostenlos, zur uneinge-
schränkten Nutzung muss die Software bezahlt werden.
• Giftware – Wie Freeware, der Autor bittet um Spenden, quasi eine
freiwillige Bezahlung der Software.
Neben den Nutzungsrechten für den Benutzer sind bei freier Software wei-
tere Regeln zu beachten, insbesondere Urheberrecht, Haftung, Gewähr-
leistung und Patentrecht. Dies wird in Kapitel 5.5 näher behandelt.
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4.2 Akzeptanz freier Software in Organisationen
In der heutigen Zeit scheint freie Software in Organisationen angekommen
zu sein. Organisationen erleben häufig erste positive Erfahrungen mit frei-
er Software, meistens gefolgt von einem zunehmenden Einsatz weiterer
freier Software auch in kritischen Bereichen 15. Die Zufriedenheit ist hoch,
höher als beim Einsatz lizenzierter Software. In der betrachteten Studie
entsteht der Eindruck, dass die langfristige Bindung bei traditionellen Her-
stellern zunehmend bedenklich eingestuft wird.
Kostenersparnis ist an erster Stelle der Erwartungen, gefolgt von Unab-
hängigkeit von Herstellern und weiterhin einfachere Lizenzierung, Plattfor-
munabhängigkeit und die Nutzung offener Standards.
Problematisch zeigt sich die allgemein geringe Verfügbarkeit von auf freie
Software spezialisiertem Personal, sowie die Integration mit bestehender
Software und fehlende Funktionalität. Auch Akzeptanzprobleme, Qualität
und Quantität der Dokumentation, unsichere Weiterentwicklung sowie
rechtliche Risiken werden als Problem wahrgenommen.
4.3 Motivation
Die weite Verbreitung einer Software ist eine Motivation, diese als freie
Software zu erstellen, zu pflegen und zu nutzen. Bei weiter Verbreitung
gibt es potentiell eine große Entwicklergemeinschaft und häufig wird sol-
che Software ohne Anpassung eingesetzt, was den Bedarf entsprechen-
der Leistungen mindert.
15 Vgl. Heise Open, Trendstudie Open Source, http://www.heise.de/open/artikel/Trendstudie-Open-Source-221696.html, 23.11.2009
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Software für kommerzielle Zwecke hat an sich auch eine weite Verbrei-
tung, allerdings ist die Mehrzahl der Installationen geprägt von kontinuierli-
chen Anpassungen und Individualisierung. Auch in einem solchen Umfeld
gibt es eine Motivation zum Einsatz freier Software, sobald die Bereitstel-
lung solcher Software nur noch eine geringe Wertschöpfung bietet, bezie-
hungsweise sich eine Funktionalität als Standard etabliert hat. Dies gilt
insbesondere auch für Komponenten einer Gesamtsoftware. Entspre-
chend bauen Softwarehersteller unternehmerischer Software zunehmend
freie Software in ihre Softwareprodukte ein.
Eine weitere Motivation ist es, wenn freie Software kontinuierlich zum Rei-
fegrad kommerzieller Produkte aufschließt, beispielsweise bei der Zuver-
lässigkeit, Skalierbarkeit, und der Einsetzbarkeit in Organisationen. Sobald
eine Schwelle überschritten wird, bekommt solche freie Software eine hö-
here Akzeptanz.
4.4 Ökosystem freier Software
Freie Software wird von einem Ökosystem aus Menschen und Organisa-
tionen unterstützt. Wie in der Abbildung dargestellt gibt es kommerzielle
und nicht kommerzielle Entwickler sowie Entwickler innerhalb der Organi-
sationen, die die Software nutzen. Um das ganze Spektrum der zum Soft-
wareeinsatz benötigten Leistungen abzudecken gibt es in der Regel Her-
steller, Dienstleister und Softwaredistributoren, welche die Anpassung und
Implementierung, Wartung und Pflege und andere kommerzielle Aspekte
des Softwareeinsatzes anbieten.
Seite 28 von 67
4.5 Wirtschaftliche Modelle freier Software
Der Einsatz von Software geht deutlich über das Kopieren freier Program-
me hinaus. Er erfordert eine Implementierung im konkreten Umfeld sowie
den Betrieb und die Unterstützung der Software während der Nutzungs-
dauer. Häufig sind auch individuelle Anpassungen der Software notwen-
dig.
Diese Anforderungen erfordern ein entsprechendes Angebot, typischer-
weise erbracht von Anbietern wie Software-, System-, und Beratungsun-
ternehmen, die entsprechende Leistungen nach wirtschaftlichen Aspekten
bereitstellen.
Ist die Software an sich frei und damit kostenlos für die nutzende Organi-
sation, muss ein wirtschaftlicher Ertrag für entsprechende Anbieter auf an-
derem Wege realisiert werden.
In diesem Kontext haben sich verschiedene wirtschaftliche Modelle freier
Software entwickelt, die im Folgenden vorgestellt werden.
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Abbildung 4: Ökosystem freier Software
4.5.1 Kostenpflichtige erweiterte Version
Im englischen Sprachgebrauch ist hier häufig die Rede von einer essenti-
ellen und freien „Community-Edition“ und einer erweiterten und kosten-
pflichtigen „Enterprise-Edition“. Dies wird auch Open Core Modell ge-
nannt 16.
Die Kosten werden gerechtfertigt durch wertschöpfende Erweiterungen,
beispielsweise Zertifizierung, Produktivitätswerkzeuge, regelmäßige neue
Funktionen, die noch nicht in der Community-Edition enthalten sind, An-
passungen zur Unterstützung von Sicherheit, Verfügbarkeit, Leistungsfä-
higkeit, erweiterte Dokumentation, sowie Aktualisierungen und Problembe-
hebungen.
Häufig erfordert ein Wartungsvertrag die Nutzung einer vom Anbieter kon-
trollierten Version einer Software, um eine effiziente Unterstützung leisten
zu können.
4.5.2 Anpassung, Implementierung, Wartung und Pflege
Neben Aktualisierungen und Problembehebung geht es hier insbesondere
um die Implementierung und Anpassung von Systemen, sowie allgemeine
Beratungsleistungen.
4.5.3 Kostenpflichtiges Abonnement
Ein weiteres Modell ist der Abschluss eines Abonnementvertrages, wel-
cher die Softwarebereitstellung, Aktualisierungen, Problembehebung, und
andere einfache Dienstleistungen bereitstellt, im Gegenzug einer modera-
ten und kontinuierlichen Bezahlung.
16 Vgl. Heise Open: Offener Kern, geschlossenes Herz?, http://www.heise.de/open/artikel/Offener-Kern-geschlossenes-Herz-824942.html, 23.11.2009
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Vorteil dieses Modells ist die Kontinuität der Bezahlung, welche eine gute
Planung von Ressourcen für eine entsprechend kontinuierliche Weiterent-
wicklung bietet. Die Idee ist, dass solche Modelle mit niedrigem Risiko
langfristig günstiger für alle Beteiligten sind. Red Hat bietet beispielsweise
für seine Linux Distribution und seine JBoss Integrationssoftware entspre-
chende Modelle an.
4.5.4 Werbung oder Datenüberlassung
Weniger im Bereich der betriebswirtschaftlichen Software gibt es auch
werbefinanzierte freie Software, bei der beispielsweise als Teil der Benut-
zerschnittstelle während der Anzeige Werbung einblendet, oder Software-
funktionen, die dem Anbieter die Nutzung von Benutzerdaten ermöglicht,
die der Anbieter dann kommerziell weiterverwenden kann.
Weiterhin kann das Produkt selbst als Werbeträger dienen, um beispiels-
weise den Ruf des Anbieters zu fördern und zu verbreiten.
4.5.5 Spenden, Mitgliedergebühren sowie Partnerschaften
Es gibt Projekte für freie Software die sich teilweise oder komplett durch
Spenden und Mitgliedergebühren sowie daran angelehnte Partnerschaften
finanzieren. Linux, Mozilla Firefox sind dafür Beispiele. Häufig wird dabei
eine gemeinnützige / non-profit Organisation genutzt.
Seite 31 von 67
5 Einsatz freier Software
Beim Einsatz freier Software sollten grundsätzlich die gleichen Methoden
angewendet werden wie beim Einsatz anderer Software.
5.1 Strategie für Personalwirtschaft und Software
Software ist ein wesentliches Element Softwaregestützter Personalwirt-
schaft. Der Einsatz von Software erfordert Kompetenzen von der Planung
bis hin zur Nutzung der Software, der Einsatz von Software kann die Stra-
tegie der Personalwirtschaft fördern aber auch behindern.
Daher macht es Sinn, dass für den Bereich der Personalwirtschaft eine
Softwarestrategie existiert. Diese gibt unter anderem die Richtung vor
• Die Verknüpfung der Softwarestrategie mit den Zielen der Personal-
wirtschaft und den Zielen der Organisation
• Wer die verschiedenen notwendigen Softwarekompetenzen liefern
soll, beispielsweise IT der Personalabteilung, organisationszentrale
IT-Abteilung, Beratungsunternehmen, Systemintegratoren, Be-
triebsdienstleister, Personalprozessdienstleister. An dieser Stelle ist
auch definiert, ob und inwieweit über Software hinaus auch Ge-
schäftsprozesse der Personalwirtschaft fremdbezogen werden kön-
nen und sollen
• Welche Kriterien Anbieter und Dienstleister aus strategischer Sicht
erfüllen müssen und sollen
• An welchen Stellen optimierte und an welchen Stellen universelle
Software zum Einsatz kommen soll, also beispielsweise an welchen
Stellen für die Organisation Kosten oder spezielle Funktionalität als
kritischer Erfolgsfaktor überwiegen
• Welches Gewicht Faktoren wie Änderbarkeit, Sicherheit, Verfügbar-
keit, Erlernbarkeit und Integrierbarkeit haben
Seite 32 von 67
• Wie Software die Abläufe und Daten mit anderen Systemen und
Nutzern integrieren soll
• Ob proprietäre, offene und freie Software zum Einsatz kommen soll
• Welche Bereitstellungsmodelle bevorzugt sind, wie beispielsweise
Kauf, Miete, Abonnement, sowie Firmen-, Benutzer-, und andere Li-
zenzmodelle
• Andere strategische Überlegungen
• Geographische Eigenschaften sowie Bereitstellung von Software
und Softwarediensten, beispielsweise der Einsatz in verschiedenen
Ländern
• Maßstäbe für Datenhaltung und Datenschutz sowie relevantes re-
gulatorisches und gesetzliches Umfeld
• Integration und Abstimmung mit anderen Bereichen der Organisati-
on sowie deren Informationstechnologie
5.2 Einsatzprozess
Der Einsatz freier Software unterscheidet sich im prinzipiellen Ablauf nicht
vom Einsatz anderer Software. Die wesentlichen Schritte sind Planung,
Auswahl, Bereitstellung, Implementierung, sowie danach Betrieb und Nut-
zung.
Abbildung 5: Ablauf des Softwareeinsatzes
Nach Mülder und allgemeiner Praxis besteht der Einsatzprozess für be-
triebswirtschaftliche Informationssysteme aus den Elementen Planung,
Auswahl, Implementierung sowie danach der Betrieb und die Nutzung 17.
17 Vgl. Abts, D.; Mülder, W.: Grundkurs Wirtschaftsinformatik: Eine kompakte und praxisorientierte Einführung, 6. Ausgabe, Wiesbaden 2009, S. 316ff
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5.2.1 Planung
Bei der Planung des Softwareeinsatzes sollten strategische und operative
Aspekte berücksichtigt werden 18.
Wesentliche strategische Aspekte beinhalten:
• Gestaltung der gesamtheitlichen Informationstechnologie im Perso-
nalbereich inklusive der Informationssystem-Makroarchitektur.
• Vorgaben von Standards, Budgets, Lieferanten. Hierzu gehören
auch Vorgaben bei der Berücksichtigung und Verwendung freier
Software.
• Berücksichtigung von Trends im Bereich der Personalinformations-
systeme, und der Personalwirtschaft.
In der operationalen Planung werden der konkrete Bedarf ermittelt, sowie
Eckdaten für den weiteren Einsatzprozess wie beispielsweise Ist-Zustand,
Budget, Ressourcen, prinzipieller Zeitplan, Zweck, erwarteter Nutzen, be-
teiligte Akteure.
Wie für jeden anderen Softwareeinsatz ist auch für die Berücksichtigung
freier Software zu bedenken, wer die entsprechende Implementierung und
spätere Pflege des Systems übernehmen kann und soll.
Idealerweise entsteht während der Planung ein Lastenheft als Grundlage
eines späteren Pflichtenheftes.
In Bezug auf die Berücksichtigung freier Software sind unter Anderem fol-
gende Planungsaspekte interessant:
18 Vgl. Strohmaier: Informationssysteme im Personalmanagement, 1. Auflage, Wiesbaden 2008, S. 16
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• Anforderung an Offenheit, Änderbarkeit, und der Möglichkeit zum
Produktwechsel. Grundsätzlich zeichnet sich freie Software hier po-
sitiv aus.
• Vorgaben mit Vorzug oder Gleichstellung von freier und nicht freier
Software.
• Anforderung an regelmäßige Aktualisierungen zur Anpassung an zu
berücksichtigende externe Änderungen, beispielsweise Lohnsteuer-
gesetzgebung. Bei grundsätzlich freier Software ist hier zu beach-
ten, wie die regelmäßigen Änderungen sichergestellt werden und
welche Kosten damit verbunden sind. Der kontinuierlich erforderli-
che Aufwand bei entsprechender Qualität erfordert typischerweise
ein kommerzielles Modell, da quasi kontinuierliche Softwareent-
wickler an den Aktualisierungen arbeiten müssen.
• Quellenhinterlegung für Anpassungen. Wird die Software von ei-
nem Anbieter angepasst, sollte vorab geregelt sein, wie die Nut-
zungsrechte der Quellenanpassungen sind. Dies bezieht sich gege-
benenfalls nicht nur auf Programmquellen, sondern auch auf Test-
prozeduren und Dokumentation. Diese Fragestellung gilt sowohl für
freie wie auch für nicht freie Software.
• Berücksichtigung der Notwendigkeit, Schnittstellen oder Programm-
kopien mit dritten Parteien zu teilen. Freie Software ist hier im Vor-
teil, da jede Partei einfach und effektiv kostenfrei eine Kopie bezie-
hen kann.
5.2.2 Auswahl
Bei der Softwareauswahl wird eine Liste möglicher Lösungen ermittelt und
danach wird die Liste schrittweise reduziert, solange bis eine bevorzugte
Software beziehungsweise Lösung übrig bleibt.
Seite 35 von 67
Soll freie Software berücksichtigt werden, sind entsprechende Informati-
onsquellen zu verwenden, in denen freie Software zu finden ist, sowie An-
bieter für Implementierung und Pflege von auf freier Software aufbauen-
den Lösungen.
Im Internet finden sich Marktplätze und Verzeichnisse freier Software, im
Kapitel 7 sind einige beispielhaft aufgeführt
Je nach konkretem Auswahlverfahren kann es sein, dass Anbieter ange-
sprochen werden, Angebote abzugeben. Bei freier Software kann dies ent-
weder der Hauptentwickler der Software sein, oder Anbieter, die als Lö-
sungsanbieter auftreten und dabei auch auf freie Software zurückgreifen.
Ein durchdachtes Auswahlverfahren wie beispielsweise bei Friedl 19 be-
schrieben sorgt für einen ansatzweise fairen und objektiven Vergleich der
Lösungen in Hinblick auf die Anforderungen der eigenen Organisation.
Bei vielen Auswahlprozessen gibt es eine größere Anzahl an organisatori-
schen und technischen Anforderungen. Um freie und nicht freie Software
gleichzustellen, sollten diese Anforderungen neutral beiden Ansätzen ge-
genüber sein.
Soll freie Software berücksichtigt werden, sollte dies explizit im Lastenheft
festgelegt werden. Weiterhin sollten einige Anforderungen genannt werden
für die Verwendung freier Software:
• Erklärung des Geschäftsmodells.
• Erklärung der verwendeten Lizenz.
• Klarstellung, wer bei Urheber- und Lizenzstreitigkeiten verantwort-
lich ist, und gegebenenfalls wie dieses Risiko gehandhabt werden
kann.
19 Vgl. Friedl, S.: Migration von HR-Software und Abrechnungssystemen, 1. Auflage, Frechen 2004, S. 48-90
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• Welche Möglichkeiten für Unterstützung bei Implementierung und
Pflege bestehen.
• Welche Möglichkeiten bestehen, an der Weiterentwicklung der frei-
en Software teilzuhaben.
• Ob es die Möglichkeit gibt, dass die betriebene Lösung am Vertrag-
sende in der dann bestehenden Form als freie Software bereitge-
stellt wird.
• Klärung, ob der Anbieter Änderungen von Anbieterseite oder von
Nutzerseite als freie Software oder proprietär lizenzieren wird.
• Bei Produktmischformen wie einfache und erweiterte Versionen,
welche Teile der angebotenen Lösung basieren auf dem einen oder
dem anderen Modell.
5.2.3 Lastenheft
Eine besondere Bedeutung hat das Lastenheft. Es beschreibt die wesent-
lichen Anforderungen an die erwarteten Leistungen.
Es dient dem Anbieter dazu, ein den Anforderungen entsprechendes An-
gebot abzugeben, der eigenen Organisation, das oder die Angebote auf
Übereinstimmung mit den Anforderungen zu prüfen, und ist neben dem
Pflichtenheft 20 geeignet nach Lieferung der Leistungen die Umsetzung der
Anforderungen zu prüfen.
5.2.4 Bereitstellung
In der Bereitstellungsphase geht es um Finanzierung, Verträge, Lieferung
von Software und anderen Leistungen, Bereitstellung von Ressourcen,
und der Kontrolle über bereitgestellte Software und andere Leistungen.
Teil der vertraglichen Aktivitäten ist die Abstimmung eines Pflichtenheftes,
welches nach erfolgter Lieferung zur Abnahmeprüfung genutzt werden
kann.
20 Vgl. Abts, D.; Mülder, W.: Grundkurs Wirtschaftsinformatik: Eine kompakte und praxisorientierte Einführung, 6. Ausgabe, Wiesbaden 2009, S. 324
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Bei der Bereitstellung freier Software sollten auf jeden Fall die Quellen bei-
gefügt werden, und es sollte stets ersichtlich sein, auf welchen spezifi-
schen Quellen eine verwendete Softwareversion basiert.
Software und Quellen sollten wie alle Güter in der Organisation angemes-
sen verwaltet werden. Je nach konkreter Situation kann es bei Verwen-
dung freier Software erforderlich oder sinnvoll sein, ein Quellcodeverwal-
tungssystem zu verwenden.
5.2.5 Implementierung
Generell sollte der Softwareeinsatz in Projektform, mit Projektmanage-
ment und einem Projektplan erfolgen. Bei der Implementierung können
sich Änderungen aufgrund von Wünschen oder vorgefundenen Sachver-
halten ergeben, diese sollten angemessen behandelt werden mittels eines
Änderungsmanagements. Das Pflichtenheft dient als Leitfaden der Imple-
mentierung und die enthaltenen Pflichten sollten Anbieter und Nutzer am
Ende der Implementierung als Akzeptanzkriterium für die Abnahme ver-
wenden. Auch wenn der Inhalt des Pflichtenheftes als Abnahmekriterium
dient, kann die Ausarbeitung von ergänzenden Beschreibungen und Klar-
stellungen auch während der Implementierungsphase von Nutzen sein.
Die Implementierung unterscheidet beim Softwareeinsatz von Standard-
software typischerweise die Konfiguration, Anpassung, Erweiterung und
Änderung der Software voneinander.
Als Teil der Implementierung sollte die Softwarelösung auch getestet wer-
den. Dabei können verschiedene Tests durchgeführt werden, beispielswei-
se Systemtests, Integrationstests, Regressionstests, und Benutzer/Abnah-
metests. Dabei sind in der Regel auch Testdaten erforderlich, wobei auf-
grund von Datenschutz und anderen Rahmenbedingungen reale Daten
nicht unbedingt in Originalform für Tests verwendet werden können.
Seite 38 von 67
Während der Implementierung kann es zu Problemen, Fehlern und uner-
warteten Sachverhalten kommen. Diese sollten erfasst und strukturiert be-
handelt werden.
Am Ende der Implementierung steht die Abnahme des Systems, wobei
auch etwaige vorhandene Daten in das abzunehmende System übernom-
men werden. Dabei ergibt sich auch die spezifische Version der eingesetz-
ten Software inklusive etwaiger Änderungen
Die Implementierung freier und nicht freier Software ist ähnlich, Änderun-
gen am Code sind bei freier Software einfacher umzusetzen.
Vorteile ergeben sich bei der Implementierung durch die Transparenz und
Änderbarkeit freier Software. Fehler und Abweichungen können bis zur
Ebene der Quellen analysiert werden, und alles ist ohne Einbeziehung
Dritter änderbar.
Wird die freie Software geändert, kann je nach Lizenz, Vereinbarung und
Urheberregelungen diese Änderung in die Entwicklung des Produktes zu-
rückfließen, wodurch die spätere Pflege erleichtert, beziehungsweise
durch die Produktweiterentwicklung abgenommen wird. Dadurch wird indi-
vidueller Code auch einem größeren Testpublikum sichtbar gemacht, so
dass die Chance besteht, dass solcher Code besser getestet wird, als es
mit eigenen Mitteln möglich wäre.
5.2.6 Betrieb
Zum Betrieb der eingesetzten Software gehört das Management des ge-
botenen Service, die Wartung der Infrastruktur (Systeme, Datenspeicher,
Netzwerk, Endgeräte), die Wartung der gelieferten Software, die Wartung
der Anpassungen, die Weiterentwicklung und die Verfolgung von Proble-
men und Anforderungen.
Seite 39 von 67
Wie bei der Implementierung bietet freie Software den Vorteil an, dass
Fehler einfach analysiert und behoben werden können, dass eine Ge-
meinschaft mit anderen Nutzern besteht und der Austausch von Erfahrun-
gen bis zur Codeebene die Effizienz der eigenen Wartung fördern kann.
Zu Bedenken ist, dass anders als bei nicht freier Software jeder auf Pro-
bleme, beispielsweise Sicherheitsmängel hinweisen kann, und dies gege-
benenfalls einen hohen Druck zur Fehlerbehebung schafft, wohingegen
bei proprietärer Software die Möglichkeiten Dritter, solchen Druck aufzu-
bauen aufgrund der mangelnden freien Verfügbarkeit der Quellen einge-
schränkt ist.
Aufgrund der freien Verfügbarkeit kann eine höhere Testabdeckung und
damit Stabilität entstehen als bei proprietären Produkten, dies muss aber
nicht zwangsläufig der Fall sein.
5.2.7 Nutzung
Während der Nutzungsphase kann Training erforderlich sein. Freie Soft-
ware steht allgemein unter einem hohen Druck, einfach zu benutzen zu
sein, da es Nutzer geben kann, die die Software ohne kommerzielle Unter-
stützung nutzen.
Typischerweise ergeben sich während der Nutzung Änderungswünsche.
Je nach Bedarf der Organisation zu Änderungen während der Nutzungs-
phase sollte der Softwareeinsatz dies berücksichtigen, beispielsweise
durch Vereinbarungen mit einem Dienstleister zur Wartung der Software.
Weiterhin kann es auch Aktualisierungen der Software geben, mit Auswir-
kungen auf die Unterstützung der dann veralteten eingesetzten Software.
Je nach Anbieterportfolio können wahlweise freie oder proprietäre Anbieter
die zuverlässigere Vorausplanung auf geplante Aktualisierungen bieten.
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5.3 Szenarien für den Einsatz freier Software
Setzt eine Organisation freie Software ein, gibt es meistens verschiedene
Parteien, die sich Aufgaben und Verantwortung teilen. Im folgenden sind
einige typische Beispiele aufgeführt.
• Eigene IT implementiert und betreibt freie Software
• Eigene IT implementiert, Dienstleister betreibt freie Software
• Anbieter oder Dienstleister implementiert, eigene IT betreibt freie
Software
• Technologieanbieter oder Dienstleister verwendet angepasste freie
Software und betreibt diese auf einer eigenen zentralen Plattform
(ASP, SaaS)
• Freie Software ist Cloud-Computing-vorbereitet, Eigene IT imple-
mentiert angepasste freie Software in der Cloud
• Geschäftsprozessdienstleister verwendet direkt oder über Subun-
ternehmer freie Software
Auch in Fällen in denen im wesentlichen Ressourcen (Entwickler, Opera-
toren) extern beschafft werden, selbst wenn diese vom Anbieter kommen,
gilt Implementierung und Betrieb als Eigenleistung, insofern die Verant-
wortung für Implementierung beziehungsweise Betrieb bei der eigenen Or-
ganisation liegt.
5.4 Einsatz freier Software durch Dritte
Bei ausgelagerten Geschäftsprozessen, ASP und SaaS Szenarien ist es
im Wesentlichen die Sache des Dienstleisters ob freie Software zum Ein-
satz kommt. Trotzdem kann eine Softwarestrategie, welche freie Software
berücksichtigt, auch in solchen Fällen einen wichtigen Beitrag liefern.
Verwendet ein Dienstleister freie Software, und ist gegebenenfalls bereit,
dies als Vertragsbestandteil zu akzeptieren, ergeben sich Vorteile:
Seite 41 von 67
• Bei Problemsituationen kann die freie Software direkt und ohne Ein-
schränkung analysiert werden, damit können Probleme mit der
Software mit geringerem Risiko gelöst werden, und die Software im
Zweifelsfall auch als Problemursache ausgeschlossen werden
• Bei Vertragsende kann ohne Einschränkung die freie Software
selbst oder mit einem anderen Dienstleister verwendet werden,
also wird die Abhängigkeit und Bindung reduziert. Allerdings unter-
liegen Anpassungen an der Software gegebenenfalls einer eigenen
nicht freien Lizenz beispielsweise des Dienstleisters. Auch dies
kann vertraglich vereinbart werden.
• Dritte und die eigene Organisation können leicht und unkompliziert
Änderungen an der freien Software vornehmen und in Abstimmung
vom Dienstleister nutzen lassen. Ebenso lassen sich Schnittstellen
leichter nutzen, da im Zweifelsfall die freie Software selbst und
ohne Einschränkung zum Integrieren und Testen verwendet werden
kann.
• Freie offene Software hat typischerweise einen engen Bezug zu of-
fenen Standards, beispielsweise für Datenformate und Schnittstel-
len. Dies kann die Integration mit anderen Systemen und Daten
vereinfachen.
• Es besteht kein Risiko, dass der Softwareanbieter aufhört zu exis-
tieren und kein Zugriff mehr auf die Software besteht. Auch bei Ver-
trägen mit Anbietern nicht offener Software gibt es die Möglichkeit,
die Hinterlegung von Quellen und Rechten an der Software zu ver-
einbaren und in einer entsprechenden Situation an die Organisation
zu übertragen.
• In Situationen mit mehreren Organisationen und Schnittstellen mit
deren Software lassen sich Integrationsmaßnahmen einfacher
durchführen, wenn diese auf freier Software basieren.
5.5 Risiken
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Beim Einsatz freier Software ergeben sich besondere Risiken.
Software unterliegt rechtlichen Rahmenbedingungen, inklusive Urheber-
recht, Patentrecht, Gewährleistung und Haftung. Bei freier Software ergibt
sich häufig ein erhöhtes Risiko auf diesen Gebieten.
Einige dieser Risiken sind für Endbenutzer nicht bedeutend, was sich
auch daran zeigt, dass viele Organisationen bereits freie Software verwen-
den 21.
Wird im Rahmen des Einsatzes freier Software ein Dienstleister einge-
setzt, kann dieser einige der Risiken mindern oder eine Organisation kann
sich gegen Software-Risiken versichern.
Ein weiteres Risiko beim Einsatz von Software ist die weitere Entwicklung.
Freie Software bietet hier den Vorteil, dass die Quellen verfügbar sind, und
die Lizenzbedingungen das Kopieren und Ändern meist ohne bedeutende
Einschränkung erlauben. Dadurch kann bei Unzufriedenheit über die Ent-
wicklung jederzeit eine eigene Kopie der Software, englischsprachig 'fork'
genannt, erstellt werden, die daraufhin im eigenen Sinne weiterentwickelt
werden kann, mit oder ohne die Gemeinschaft freier Entwickler.
Weiterhin kann eine Organisation in der Regel mit der Entwicklergemein-
schaft zusammenarbeiten, um die weitere Entwicklung im eigenen Interes-
se zu beeinflussen. Trotz des genannten Vorteils gibt es bei jeder Softwa-
re das grundsätzliche Risiko, dass die Software von bisherigen Entwick-
lern langsam, nicht, oder in eine für die eigene Nutzung unvorteilhafte
Richtung weiterentwickelt wird. Grundsätzlich gilt dieses Risiko für jede
Software, sowohl freie als auch nicht freie Software.
21 Vgl. Gläßer, L.: Open Source Software, Erlangen 2004, S. 47
Seite 43 von 67
6 Übersicht freier Software
In diesem Kapitel werden populäre Beispiele freier Software genannt, die
im Rahmen des Softwareeinsatzes von Personalsoftware Verwendung fin-
den könnten. Dies soll einen Eindruck vermitteln, was man bei einer kon-
kreten Auswahl freier Software erwarten kann.
6.1 Technische Software
Im Folgenden werden auszugsweise einige freie technische Softwarepro-
dukte aufgeführt die technischer Natur sind, und als Standardkomponente
im Kontext eines Softwareeinsatzes Verwendung finden können.
Kategorie Produkt Anbieter LizenzWebbrowser Firefox Mozilla Foundation Mozilla Public LicenseBetriebssystem Linux Distributionsmodell;
Red Hat, Novell
Diverse; GPL, AL2,
BSDMobiles
Betriebssystem
Android Google AL2, GPLv2
Web Server Apache Web
Server
Apache Foundation AL2
Datenbank MySQL Sun Microsystems GPLv2 + FOSS
AusnahmeQuellen Java Sun Microsystems GPL, JCPAblauflogik JBoss Red Hat LGPLEntwicklungs-
umgebung
Eclipse Eclipse Foundation Eclipse Public License
Inhalts-
verwaltung
Alfresco Alfresco GPLv2 + FOSS
AusnahmeDatenanalyse Pentaho Pentaho
Corporation
Diverse; GPL, LGPL,
weitere
Tabelle 4: Übersicht freier technischer Software
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6.2 Personalsoftware
Die folgende Tabelle führt auszugsweise einige freie Softwareprodukte
auf, welche direkt personalwirtschaftliche Funktionen unterstützen, und als
Standardkomponente im Kontext eines Softwareeinsatzes Verwendung
finden können.
Produkt Anbieter +
Geschäftsmodell
Merkmale
OrangeHRM OrangeHRM, basiert in Sri Lanka
und USA, Partner, Lösungen, SaaS.
Webbasiertes Personalinformations-
system. Siehe Folgekapitel.iHRIS Capacity Project, gemeinnützig für den Einsatz in Entwicklungslän-
dern konzipiert. Personalinformati-
onssystem.Project Open PO, basiert in Spanien, Beratung,
Service und Wartung, SaaS.
Projektverwaltung. Enthält
Zeiterfassung und Abwesenheits-
verwaltung, Skill, Ressource, Spe-
sen, BenutzerverzeichnisTimeTrex Kommerzieller Anbieter aus Nord-
amerika, der die Basisversion seiner
Software frei anbietet. SaaS, Lö-
sungen, Lizenzen, Einzelhandels-
versionen.
Personalkosten, Lohn- und Gehalt,
Zeitmanagement,
Personaleinsatzplanung.
Compiere/Ad
ampiere
Compiere: USA, Partner in 25 Län-
dern, Erweiterte Version, Dienst-
leistungen, SaaS, Schwerpunkt ist
auf Geschäft mit Lösungen.
Adampiere ist ein Community Zweig
der Compiere Software.
ERP und CRM Software. In gerin-
gem Umfang personalwirtschaftliche
Funktionen. Abzweig Adampiere
enthält ein HRM Modul.
OpenERP Erweiterte Version mit Service-
vereinbarungen, Dienstleistungen,
Partner Programm, Training, SaaS.
ERP Software mit Personalfunktio-
nen: Spesen, Fähigkeitsmanage-
ment, Abwesenheiten, Zeitmanage-
ment, Personaleinsatzplanung,
ESS/MSS, Performance Manage-
ment, Mitarbeitergespräch.
Siehe Folgekapitel.
Tabelle 5: Übersicht freier personalwirtschaftlicher Software
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7 Freie Software am Beispiel
7.1 Freie Software finden und auswaehlen
Softwareverzeichnisse und Plattformen für freie Softwareprojekte wie
freshmeat 22, SourceForge 23, Capterra 24, Launchpad 25, Open Directory
Project 26, Internet Suchmaschinen wie Google und Yahoo, sowie Integrati-
onspartner mit Erfahrung im Bereich freier Software wie beispielsweise
openbig.org big-consulting GmbH, ein Partner von OpenERP, sind ein
Startpunkt für die Ermittlung eventuell geeigneter Software für den eige-
nen Softwareeinsatz.
Für diese Arbeit wurde ein technisches Softwareprodukt gewählt, um zu
zeigen, dass auch nicht personalwirtschaftliche freie Software im Perso-
nalbereich zum Einsatz kommen kann.
Weiterhin wurden zwei freie Softwareprodukte ausgewählt, die eine Reihe
spezifische Personalfunktionen bereitstellen und bereits im Einsatz sind.
7.2 Beispiel 1 – Technische Software – Alfresco
Bei Alfresco handelt es sich um ein kombiniertes ECMS, WCMS, und
DMS, also ein webbasiertes Produkt zur Verwaltung von Inhalten und Do-
kumenten sowie den damit verbundenen Abläufen.
Die Webseite von Alfresco bietet Informationen und Dienste für Interes-
sierte, Kunden, Partner und Entwickler. Dazu gehört auch Dokumentation
und die Möglichkeit, die Software direkt zu laden und lokal zu installieren,
sowie die Möglichkeit, die Software mittels SaaS direkt zu testen.
22 Vgl. Freshmeat.net: About freshmeat.net, http://freshmeat.net/about, 23.11.200923 Vgl. Sourceforge: About, http://sourceforge.net/about, 23.11.200924 Vgl. Capterra: About Capterra, http://www.capterra.com/about_capterra, 23.11.200925 Vgl. Launchpad: Launchpad tour, https://launchpad.net/+tour/index, 23.11.200926 Vgl. Open Directory Project: Open Directory – Computers: Software,
http://www.dmoz.org/Computers/Software/, 23.11.2009
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Die folgende Abbildung zeigt beispielhaft die Funktionalität, Arbeitsabläufe
für das Inhaltsmanagement zu erstellen und zu verwenden.
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Abbildung 6: Deutschsprachige Alfresco Webseite
Alfresco ist ein langjähriges, etabliertes Produkt, welches auf einer freien,
quelloffenen Software basiert, der sogenannten Community Edition. Wei-
terhin gibt es eine Version des gleichen Produktes, für welches ein kom-
merzielles Nutzungs- und Wartungsmodell zur Verfügung steht, die soge-
nannte Enterprise Edition.
7.2.1 Einsatzgebiete innerhalb der Personalwirtschaft
• Intranet Auftritt des Personalbereichs
• Internet Auftritt des Personalbereichs
• Digitale Personalakte
• Belegwesen, beispielsweise für Reisekosten und ähnliche Positio-
nen
• Formularwesen und dokumentenbasierte Abläufe in der Personal-
wirtschaft
• Textbezogene, ablaufintensive Vorgänge, beispielsweise bei der
Entwicklung und Nutzung von Stellenbeschreibungen
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Abbildung 7: Alfresco Workflow Dialog
• Mitarbeiterprofile
• Personalisiertes Web Portal und Microsoft Sharepoint Service
7.2.2 Einführung
Das Alfresco Unternehmen selbst, sowie zahlreiche spezialisierte Partner
bieten Implementierung und Betrieb an. Die freie Softwareversion, schnell
zu kopieren und zu installieren, sowie zahlreiches Informationsmaterial
kann einen ersten Eindruck geben.
In Bezug auf Infrastruktur ist Alfresco mit gängigen, freien und nicht freien
Produkten kompatibel, inklusive einer Auswahl an Betriebssystemen, Da-
tenbanken, und Web- und Anwendungsservern. Auf der Client Seite bietet
Alfresco Integration mit Microsoft Office, Sharepoint, und gängigen Web-
browsern. Es kann von Vorteil sein, sich von Alfresco beraten zu lassen,
welcher Partner am ehesten zum konkreten Umfeld passt.
Bei Betriebssystem, Datenbank, und Anwendungsserver ist festzustellen
oder zu entscheiden, ob aufgrund der Strategie und praktischen Gegeben-
heiten bestimmte Produkte vorgegeben sind. Beispielsweise kann die IT-
Abteilung auf Verwendung eines bestimmten Datenbankproduktes beste-
hen.
Bei der Implementierung sollte unterschieden werden zwischen Installati-
on, Konfiguration, Kompatibilitätsanpassung, Erweiterung, und Änderung.
Änderungen der Software sollten selten notwendig sein. Der Umfang der
Implementierung, Migration von bisherigen Inhalten und Dokumenten ist
zu berücksichtigen.
Sollten doch Quellen geändert werden, sollten diese soweit vertretbar in
die allgemeinen Produktquellen einfließen, so dass bei späteren Aktuali-
sierungen keine erneute Integration notwendig ist, und gegebenenfalls an-
dere Entwickler die Anpassungen aufgreifen und verfeinern können.
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Während der Nutzungsphase ergeben sich häufig Wünsche nach zusätzli-
chen Funktionen. Eine Beteiligung an Foren und Benutzergruppen kann
hier von Vorteil sein, und Produktaktualisierungen können gewünschte
Funktionen enthalten.
7.3 Beispiel 2 – Personalwirtschaftliche Software
Im Folgenden werden zwei aktuelle Beispiele freier personalwirtschaftli-
cher Software vorgestellt. Es wird betrachtet, wie sich diese beiden Pro-
dukte im Softwareeinsatz allgemein darstellen.
OpenERP ist eine freie ERP Software, welche auch verschiedene perso-
nalwirtschaftliche Funktionen abbildet und in deutscher Lokalisierung ver-
fügbar ist. Zum Zeitpunkt der Erstellung der Diplomarbeit war die aktuelle
Version 5.0.2.
OrangeHRM ist eine freie auf die Personalwirtschaft spezialisierte Softwa-
re. Es existiert eine Anpassung an die deutsche Sprache, jedoch keine
weitergehende Anpassung für den deutschsprachigen Raum. Zum Zeit-
punkt der Erstellung der Diplomarbeit war die aktuelle Version 2.5.
Beide Produkte werden durch eine Community unterstützt, so dass einfa-
che und unverbindliche Hilfestellung bei der Implementierung und wäh-
rend der Nutzungsphase durch diese genutzt und an diese bereitgestellt
werden kann.
7.3.1 Personalwirtschaftliche Merkmale im Vergleich
In der folgenden Tabelle sind personalwirtschaftlich relevante Merkmale
der OrangeHRM und OpenERP Softwareprodukte aufgefuehrt und vergli-
chen.
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Merkmal OrangeHRM OpenERPAnpassung an deutsche personal-wirtschaftliche Gegebenheiten
Produkt ist anpassbar, bietet jedoch keine integrierte Anpassung an.für Benutzerschnittstelle gibt es das Konzept von Sprachmodulen.
Deutschsprachige Benutzerschnittstelle.Deutsche Dienstleistungspartner.
Personal-verwaltung
Ja.Statische Personaldaten: Qualifikationen, Fähigkeiten, Sprachen, Mitgliedschaften, Nationalitäten, Ethnischer HintergrundStatische Stellendaten: Positionen, Gehaltskategorien, BeschäftigungsartenStatische Organisationsdaten: Organisationsstruktur, Standorte
Ja.
Softwaretyp Spezialisierte Personalsoftware. ERP Software mit Personalfunktionen.Mitarbeiter Selbst Service
Ja. Ansicht und Aktualisierung aller persönlichen Daten. Definierbarer Zugriffsschutz.
Ja.
Abwesenheits-verwaltung
Ja. Abwesenheitstypen, Genehmigungsprozess, Übersicht Mitarbeiter/Abwesenheiten, Feiertags- und Betriebsferiendefinition
Ja.
Personaldaten Ja. Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer, Nationalität, Ethnischer Hintergrund, Bild, Kontaktdaten, Notfall-Kontaktdaten, Pass- und Visadaten, Position, Gehaltskategorie, Gehalt, Vorgesetztenstruktur, Arbeitserfahrungen, Ausbildung, Fähigkeiten, Sprachen, Zertifizierungen, Mitgliedschaften, Angehängte Dokumente, definierbare Mitarbeiteridentifikation, weitere Datenfelder.
Ja. Personal wird gleichzeitig als Partner-Kontakt verwaltet, welches allen ERP und Personalfunktionen zur Verfügung steht. Position ist integriert mit Rechnungswesen.
Berichtsfunktion Ja. Frei definierbare Berichte. Erweiterung für Export von CSV Dateien.
Ja. Vorlagen, vordefinierte Berichte, Datenanalyse Modul.
Zeiterfassung Ja. Definitionen von Kunden und Projekten. Zeiterfassungsformular. Verwaltung der Zeiterfassung durch Mitarbeiter und Vorgesetzte.
Ja. Integration mit Rechnungswesen und Projektverwaltung. Meldefunktion für Arbeitsbeginn und -Ende mit manueller Korrekturfunktion. Vordefinierte Berichte für Zeiterfassungs-Abweichungen, wöchentliche und monatliche Zeiterfassungsberichte, Berichte für Führungskräfte. Zugriff für Mitarbeiter, Vorgesetzte, ERP/Personal Mitarbeiter. Definierbarer Genehmigungsprozess.
Sozialleistungs-verwaltung
Ja. Definition von Gesundheitsdienstleistern, Kosten, Registrierung, Berichte.
Nein.
Personal-beschaffung
Erfassung von Bewerberdaten, Bewerberauswahl, Interviewverwaltung. Vorlagenverwaltung, Prozessbeschreibung.
Nein.
Personalbedarf Personalanfordern, Genehmigung, Stellenbeschreibung
Nein.
Benutzer-verwaltung
Ja. Integriert. Erweiterung für Integration mit Unternehmensverzeichnis.
Ja. Integriert. Mitarbeiter und Benutzer sind verschieden. Nichtmitarbeiter können Benutzer sein.
Leistungs-management
Nein. Geplant. Ja. Mitarbeitergespräch.
Lern-management Nein. Geplant. Nein.Kunden-spezifische Anpassung
Ja. Kommerzielles Angebot durch Anbieter. Ja. Kommerzielles Angebot durch Dienstleistungspartner, Kundengruppenaufträge, Open-ERP-Anbieter.
Anforderungs-verwaltung
Nein. Ja. Beispielsweise Spesen. Diverse Genehmigungsprozesse implementiert.
Integration mit ERP Funktionen
Nein. Erfordert kundenspezifische Anpassung.
Ja. Integration in die ERP Funktionen der Software.
Schnittstellen Ja. Es existieren kostenpflichtige Schnittstellenerweiterungen. Ansonsten kundenspezifische Anpassung erforderlich.
Ja. Integration definierbarer technischer Funktionen in die integrierte Prozesssteuerung. Dateiaustauschsystem (FTP). Integration mit Dokumentenmanagement. Integration mit MS Excel, MS Outlook, Mozilla Thunderbird.
Kompetenz-verwaltung
Ja. Informationen über Fähigkeiten, Sprachen, Ausbildung, Zertifizierung, Mitgliedschaften als Teil der Personaldaten.
Ja.
Vertragswesen Nein. Ja. Name, Funktion, Arbeitszeit, Vertragsdauer, monatliches oder wöchentliches Gehalt.
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Merkmal OrangeHRM OpenERPSpesen Nein. Ja. Integration mit Rechnungswesen.
Vordefinierter und anpassbarer Prozess. Vordefinierte Spesentypen. Genehmigungsprozess. Zugriffskontrolle.
Web Funktionen Ja. Ein gemeinsames Webportal für alle Nutzer. Anmeldung erforderlich. Hauptrollen: Mitarbeiter Personalabteilung, Mitarbeiter, Vorgesetzter, Systemverwalter.
Ja. Gemeinsames Webportal für ERP und Personalfunktionen.
Personaleinsatz-planung
Nein. Ja. Integriert in die ERP Funktion der Projekt- und Serviceverwaltung. Integriert in die Fertigungsplanung.
Integration neuer Mitarbeiter
Nein. Beschränkt auf Eintragung neuer Mitarbeiter in der Personalverwaltung.
Ja. Prozessdefinition im Rahmen der Vertragsverwaltung.
Dokumenten-management
Nein. Dateien können angehängt werden. Ja. Dokumentenmanagement. Funktion integriert mit ERP- und Personalfunktionen. Integration mit MS Outlook, Thunderbird.
Email Integration Ja. Email-Benachrichtigungen. Ja. Email-Benachrichtigungen. Integrierbar in Definition von Prozessen.
Mitarbeiter-gespraech
Nein. Ja.
Tabelle 6: Freie Personalsoftware im Funktionsvergleich
7.4 OrangeHRM
7.4.1 Übersicht
OrangeHRM ist in verschiedenen Regionen aktiv, inklusive Vereinigtes Kö-
nigreich, Spanien, Zentralamerika, und Kanada, Vereinigte Staaten von
Amerika, und Sri Lanka. Die Webseite von OrangeHRM ist ausschließlich
in englischer Sprache verfügbar.
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7.4.2 Implementierung
Es gibt ausschließlich eine freie Softwareversion, es wird nicht zwischen
kommerzieller und freier Software unterschieden. Ausnahme sind kosten-
pflichtige Erweiterungen.
Referenz kundenspezifischer Anpassungen beinhaltet eine Erweiterung
der Zugriffs- und Sicherheitsfunktionen, Erweiterung der Protokollierung
und Einsichtnahme in Änderungen, Anpassung des Erscheinungsbildes
und Erweiterung um Arbeitsschutz-Modul.
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Abbildung 8: OrangeHRM Webseite
OrangeHRM bietet folgende kommerzielle Einsatzmodelle: Kommerzielles
SaaS Angebot, lokale Installation mit Wartungsvertrag, Installation bei In-
ternetdiensteanbietern, sowie Bereitstellung durch Partnerorganisationen.
Weiterhin werden die Implementierung kundenspezifischer Anpassungen
sowie die Entwicklung von Erweiterungen angeboten.
Die technischen Anforderungen der Software basieren auf einer standardi-
sierten Infrastruktur freier Software, XAMPP, verwendbar mit Windows und
Unix Betriebssystemen inklusive Linux. XAMPP wird auch als kosteneffizi-
entes Sorglospaket von Internetdiensteanbietern angeboten. Software
kann auf einem System oder zur Leistungssteigerung auf mehrere Syste-
me verteilt installiert werden.
7.4.3 Nutzungsphase
Während der Nutzungsphase stehen kommerzielle Unterstützung von
OrangeHRM und gegebenenfalls Partnerorganisationen zur Verfügung.
Weiterhin gibt es eine 'Community', in der Fragen in Internet-Foren gestellt
werden können.
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7.5 OpenERP
7.5.1 Übersicht
OpenERP ist eine freie Software für den ERP Bereich, welche auch perso-
nalwirtschaftliche Funktionen bereitstellt. Die Software basiert auf einer
modularen Architektur, eine Basisinstallation kann im laufenden Betrieb
um Module mit spezifischen Funktionen erweitert werden.
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Abbildung 9: OpenERP Webseite
Während die Webseite von OpenERP nur in englischer Sprache verfügbar
ist, unterstützt die Software selbst zahlreiche Sprachen inklusive der
deutschen Sprache.
Die folgende Abbildung zeigt den deutschsprachige Anmeldedialog des
Kontrollzentrums. für das OpenERP SaaS Angebot. Mit dem
Kontrollzentrum wird der Mandant und die Servicenutzung konfiguriert und
verwaltet.
Die Anmeldung als regulärer OpenERP Benutzer hat ein ähnliches
Erscheinungsbild, und ist Mehrmandatenfähig, wie in der folgenden
Abbildung dargestellt.
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Abbildung 10: OpenERP, SaaS Kontrollzentrum
Die nächste Abbildung zeigt eine typische Menüstruktur für personal-
spezifische Funktionen.
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Abbildung 11: OpenERP, Systemverwalter Menü Personalfunktionen
7.5.2 Implementierung
Es gibt ausschließlich die freie Softwareversion, es wird nicht zwischen
kommerzieller und freier Software unterschieden. Ausnahme sind kom-
merzielle Module, die im Verbund mehrerer Kunden entwickelt und ge-
pflegt werden.
Für OpenERP existieren verschiedene kommerzielle Einsatzmodelle inklu-
sive SaaS Angebot (odoo.com) sowie lokale Installation mit Wartungsver-
trag. Bei der lokalen Installation muss zur Nutzung kommerzieller Dienst-
leistungen von OpenERP zunächst ein Wartungsvertrag mit einem
OpenERP Partner abgeschlossen werden, sowie ein Software-
wartungsvertrag mit OpenERP.
Anbieter zur Unterstützung bei der Implementierung ist sowohl die Anbie-
tergruppe, welche OpenERP anbietet, als auch eine Anzahl internationaler
Implementierungspartner. Dazu gehören auch in Deutschland aktive Sys-
temhäuser.
Als sonstige Implementierungsleistungen werden angeboten die Imple-
mentierung von Merkmalen im Verbund mehrerer Kunden, Training, Stun-
denkontingente für Unterstützung sowie die Zertifizierung von Erweiterun-
gen.
Die Bandbreite an Implementierungsleistungen unterscheidet primär KMU
und größere Organisationen als Kundenkreise.
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Die technischen Anforderungen basieren auf einem integrierten PostgreS-
QL Datenbanksystem. Die Software enthält eigene standardorientierte An-
passungswerkzeuge. Die lokale Installation erfordert Windows oder Linux,
x32/x64 kompatible Hardware. Die Software kann auf einem System, oder
zur Leistungssteigerung auf mehrere Systeme verteilt installiert werden.
7.5.3 Nutzungsphase
Während der Nutzungsphase wird Training angeboten, ebenso Wartungs-
verträge. Als Besonderheit lassen sich eigene Anpassungen zertifizieren,
womit diese in das allgemeine Produkt aufgenommen werden können,
und damit die zukünftige Wartung und Pflege dieser Anpassungen kos-
teneffizient bereitstellt.
7.6 Auswertung
Es gibt mittlerweile freie Software, die der Personalwirtschaft nutzen kann,
inklusive der Ressourcen, die für den Softwareeinsatz in einer Organisati-
on notwendig sind.
Technische Software erscheint mittlerweile in bestimmten Bereichen wie
Inhaltsmanagement ausgereift und relativ mächtig und sollte durchaus bei
der Auswahl von Softwarelösungen berücksichtigt werden.
Im Bereich der rein betriebswirtschaftlichen und personalwirtschaftlichen
Software ist das Angebot freier Software recht überschaubar, und es gibt
auch einige Produkte, die mittlerweile nicht mehr entwickelt werden.
OpenERP ist ein recht mächtiges Produkt mit Unterstützung für die Perso-
nalwirtschaft mit einer langjährigen Reifung, und macht einen entspre-
chend positiven Eindruck.
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Beeindruckt hat, dass bei allen betrachteten Produkten ein Ökosystem
aus Partnern, Entwicklern, und Nutzern existiert, mit kommerzieller Unter-
stützung für Implementierung und Nutzung.
Da jede Organisation eigene personalwirtschaftliche und technische Anfor-
derungen hat, sollte die Auswahl von Lösungen zum Softwareeinsatz me-
thodisch vorgenommen werden. Dabei kann freie Software heute durch-
aus berücksichtigt werden.
Die Möglichkeit, freie Software sofort zu installieren oder innerhalb von Mi-
nuten eine personalisierte Instanz eines entsprechenden SaaS Angebotes
zu erhalten, macht es einfacher, zu einem frühen Zeitpunkt eine erste Ein-
schätzung vorzunehmen.
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8 Fazit und Ausblick
8.1 Gefunden
Es gibt mittlerweile freie Software, die im Personalbereich eingesetzt wer-
den kann. Dabei ist zu beachten, dass auch bei freier Software der ge-
samtheitliche Softwareeinsatz typischerweise mit finanziellem Aufwand für
Planung, Implementierung, und Wartung verbunden ist. Freie Software ist
also nicht gleichzusetzen mit kostenlosem Softwareeinsatz.
Das Angebot an Software, die spezifische personalwirtschaftliche Funktio-
nen bereitstellt, ist eingeschränkt, einige Produkte sind nicht funktions-
mächtig, und können mit größerem Anpassungs- und Pflegeaufwand ver-
bunden sein.
Es kommt vor allem auf die individuellen funktionalen Bedürfnisse der ein-
setzenden Organisation an. Weniger kommt es auf die Skalierbarkeit und
andere technische Merkmale an, da zumindest die betrachteten Produkte
dank moderner Softwarearchitektur einfach an die erforderliche Leistungs-
fähigkeit angepasst werden können.
Bei Modellen wie OpenERP ist es für Kunden von Vorteil, dass einmalig
entwickelte Anpassungen in die weitere Produktfunktionalität einfließen,
und die weitere Wartung dann im Rahmen der allgemeinen Softwareent-
wicklung durchgeführt wird.
Es gibt freie Software, die reif für den Einsatz in Organisationen und auch
in der Personalwirtschaft ist. Dabei sind häufig allgemeine und technische
Softwareprodukte anzutreffen, und mittlerweile auch betriebswirtschaftli-
che Software inklusive Produkte mit personalwirtschaftlichen Funktionen.
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Während das Angebot an freier ERP und CRM Software mittlerweile Ach-
tungserfolge zeigt, beispielsweise sugarCRM und Compiere, ist im Verlauf
dieser Diplomarbeit lediglich OpenERP als Personalsoftware positiv aufge-
fallen, nicht zuletzt da zum einen ausgereifte Personalfunktionen bereitste-
hen, aber auch eine Auswahl an Partnern für Implementierung und War-
tung, sowie die Unterstützung des deutschsprachigen Raums.
8.2 Gesucht
Es ist zu empfehlen, auch Angebote freier Software beim Einsatz von Per-
sonalsoftware in Betracht zu ziehen. Ein Lasten-/Pflichtenheft ist dabei
ebenso erforderlich wie grundsätzliche Überlegungen zu rechtlichen
Aspekten wie Lizenzierung, Urheberrecht und Haftung, und eine Lösung
für Unterstützung bei Implementierung und Nutzung.
Die vorgefundenen Produkte konzentrieren sich darauf, prinzipielle Funk-
tionen für Benutzer bereitzustellen. Allerdings sind regulatorische An-
forderungen und notwendige kontinuierliche Anpassungen an territoriale
Notwendigkeiten, wie Meldestellen, marktbedingte Standardschnittstellen
und gesetzliche Anforderungen selten explizit adressiert.
Dies ist ein Bereich, welcher bisher einen breiteren Einsatz freier Perso-
nalsoftware einschränkt, und beim Einsatz zu hohen Anpassungsauf-
wendungen führen kann. Gesucht sind einsatzeffiziente Lösungsansätze
freier Software in Funktionsbereichen, in denen häufig und zeitnah Anpas-
sungen und Tests erforderlich sind, wie es insbesondere bei Lohn- und
Gehaltsberechnungen notwendig ist.
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Es gibt einige interessante Ansätze, beispielsweise die kundengruppenba-
sierte Entwicklung von Merkmalen bei OpenERP, Weiterentwicklung von
personalwirtschaftlichen Funktionen in der freien Adampiere ERP Softwa-
re, und die allerdings nicht explizit an deutsche Anforderungen angepasste
OrangeHRM Personalsoftware. Auch die kontinuierliche Entwicklung offe-
ner Standards wie dem Personaldatenstandard HR-XML ist ein Zeichen,
dass freie und offene Standards und Software im Wettbewerb wichtiger
werden.
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Literaturverzeichnis
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Drumm H. J.: Personalwirtschaft, 6. Auflage, Berlin 2008
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Strohmaier, S.: Informationssysteme im Personalmanagement, 1. Auflage,
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zitiert nach: Miller, P.: Strategic HRM: What it is and what it isn't, February
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