GO!3 Kurzanleitung - engelvoelkers.com · Objekt steht kurz vor der Vermarktung durch E&V, es fehlen nur noch Unterlagen oder eine Unterschrift zum aktiv werden. Gebot liegt vor Objekt

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GO!3 Kurzanleitung

Inhalt

1. Navigation ................................................................................................................................................ 1 2. Iconliste .................................................................................................................................................... 3 3. Kontakte + Objekte anlegen .................................................................................................................... 5 4. Suchkriterien anlegen und Abgleich durchführen .................................................................................... 7 5. Aktivitätenbuchung ................................................................................................................................. 10 6. Internetprofile ......................................................................................................................................... 12

1. Navigation

Loggen Sie sich mit Ihrem Nutzernamen und Passwort ein. GO!3 öffnet sich in der „Übersicht“. Hier finden Sie folgende Informationen: Termine für den heutigen Tag Aufgaben für heute und morgen sowie offene Aufgaben aus der Vergangenheit (rote Schrift) Aktuelle Neuigkeiten in Ihrem Shop (News) Die letzten Abschlüsse Verkauf und Vermietung Ihrer MLP.

Das Menü dient der schnellen und einfachen Navigation. Sobald Sie einen Einfachklick auf einen der Menüpunkte ausführen, wird der Inhalt im rechten Fensterbereich angezeigt.


Das Menü befindet sich immer an der gleichen Stelle und ist von überall zu erreichen. Es besteht aus maximal 2 Ebenen. Sie können die einzelnen Menüpunkte bei Bedarf ein- und ausblenden. Klicken Sie dazu auf den Pfeil links neben dem Menüpunkt.

Sie können auch das Menü selbst ein- und ausblenden. Klicken Sie dazu auf den grauen Balken, der das Menü vom Anzeigefenster trennt. Auf kleinen Monitoren oder bei sehr breiten Listen haben Sie so eine bessere Übersicht.

Sobald Sie einen Menüpunkt anklicken, öffnet sich im rechten Fenster das gewünschte Fenster. Sie können weitere Untermenüs aufrufen.


2. Iconliste

Eine Vielzahl an Icons (Symbolen) erleichtert Ihnen die Arbeit in GO!3. Folgende Liste zeigt alle existierenden Icons und erläutert ihre Bedeutung:

Symbol Beschreibung

Neue ausgehende Zuführung

Neuer Kontakt (Schnelleingabe)

Neues Objekt (Schnelleingabe)

Ansicht aktualisieren

Neuen Datensatz erstellen

Datensatz bearbeiten

Pflichtfeld

Filter ein- / ausblenden

Druckvorschau

Drucken

Ansicht als E-Mail versenden

Listen, Labels erstellen

Brief oder Email aus einer Vorlage erstellen

Neues Exposéanschreiben

Neuer Termin

Neue Aufgabe

Neue Besichtigung

Neues Open House

Datensatz kopieren

Datensatz umspeichern (nur mit Büroleiter-Berechtigung)

Kategorien hinzufügen

Kategorien entfernen

Excel Export

Ansehen / Wiederherstellen (Dokumenten-Detailansicht)

Kalender synchronisieren


Neuer Besichtigungsbericht

Status ändern (Aufgaben)

E-Mail senden

E-Mail weiterleiten

E-Mail beantworten

Allen antworten

E-Mail löschen

E-Mail ins GO!3 kopieren

In TMS Archiv suchen

Ins TMS Archiv scannen

Zum TMS Archiv hochladen

Kalender öffnen

Datum löschen

/ (inaktiv / aktiv) Zur nächsten Seite blättern

/ (inaktiv / aktiv) Zur vorigen Seite blättern

Zur nächsten Detailansicht blättern

Zur vorigen Detailansicht blättern

Eigene Ansichten / Foto-Manager: Ausgewählte Objekte nach rechts verschieben

Eigene Ansichten / Foto-Manager: Ausgewählte Objekte nach links verschieben

Eigene Ansichten / Foto-Manager: Ausgewählte Objekte nach oben verschieben

Eigene Ansichten / Foto-Manager: Ausgewählte Objekte nach unten verschieben

Zur Suche hinzufügen

Aus Suche entfernen

Alle aus Suche entfernen

Auswahl löschen

Datensatz bearbeiten

Details oder Dokument anzeigen

Objekt löschen


Datensatz wiederherstellen

Kartensuche, Filter: Ansicht zentrieren

Kartensuche, Filter: Gebiet löschen

Kartensuche, Filter: Gebiet umbenennen

Neue E-Mail

Pin in der Geocodierung der Objekte

Verlinkten Datensatz entfernen

3. Kontakte + Objekte anlegen

Nutzen Sie die Schnelleingabemasken für Kontakte bzw. für Objekte . Kontakte und Objekte können Sie außerdem schnell und einfach anlegen, indem Sie das Menü „Kontakte“

bzw. „Objekte“ öffnen und dort das Symbol „Neu“ klicken.

Bestehende Kontakte können sie bearbeiten, wenn Sie auf das Symbol „Datensatz bearbeiten“ klicken.

Aus einer Listenansicht können Sie Datensätze bearbeiten, wenn Sie auf das vor dem Datensatz klicken.

Bitte beachten Sie folgende Definitionen der Kontakt- und Objektstatus:

Kontaktstatus Eigentümer

Aktiv Der Kontaktstatus aktiv bedeutet, der Eigentümer ist mit einem aktiven Objekt bei E&V im System.

Abgeschlossen Eigentümer hat das Objekt durch E&V vermittelt

Inaktiv Eigentümer hat das Objekt zurückgezogen, der Vertrag ist ausgelaufen, jeder Grund weswegen E&V das Objekt nicht vermittelt hat.

Kontaktstatus Suchkunde

Aktiv Suchkunde ist aktiv auf der Suche nach einem Objekt und E&V steht im Kontakt mit ihm

Abgeschlossen Suchkunde hat durch E&V ein Objekt gefunden


Inaktiv Suchkunde sucht nicht mehr, da er ein Objekt auf anderem Weg gefunden hat oder sich die Suche aufgrund anderer Möglichkeiten erledigt hat.

Objektstatus

Aktiv Objekt ist aktiv bei E&V in der Vermarktung

Pending Objekt steht kurz vor der Vermarktung durch E&V, es fehlen nur noch Unterlagen oder eine Unterschrift zum aktiv werden.

Gebot liegt vor Objekt ist "gesperrt", da Gebot vorliegt.

Notartermin Objekt wird beurkundet und ist somit weiterhin "gesperrt".

Verkauft durch E&V

Objekt wurde durch E&V vermarktet und ist nicht mehr aktiv.

Verkauft durch andere

Objekt wurde durch anderen Makler vermarktet und ist nicht mehr aktiv.

Zurückgezogen Objekt wurde von Eigentümer/ Auftraggeber zurückgezogen und ist nicht mehr aktiv.

Ausgelaufen Vertrag zum Objekt ist ausgelaufen und Objekt ist nicht mehr aktiv.

Gekündigt Vertrag zum Objekt ist gekündigt worden und Objekt ist nicht mehr aktiv.

Straßenkartei Objekt ist bekannt, aber nicht in der Vermarktung.

Inaktiv Objekt ist generell aktiv, wird aber für eine Zeit nicht angeboten (z.B. 2.Wohnsitz und Eigentümer ist für 2 Wochen im Objekt)


4. Suchkriterien anlegen und Abgleich durchführen

Kriterien können nur für Suchkunden angelegt werden! Sie können Suchkriterien für jeden Suchkunden Ihres Büros oder Ihrer Bürogruppe erstellen. Klicken Sie in der Detailansicht eines Suchkunden auf den Reiter Suchkriterien und dann auf das Symbol Suchkriterium anlegen

Den Inhalt des Suchkriteriums geben Sie nun in das sich öffnende Fenster ein.

! Hinweis: Das Pflichtfeld Auslaufdatum kann nicht manuell geändert werden. Es ist voreingestellt auf ein halbes Jahr von heute. Jedes Mal, wenn Sie eine Aktivität mit einem Kontakt auf „erledigt“ setzen, für den Sie ein oder mehrere Suchkriterien angelegt haben, wird das Auslaufdatum Ihrer eigenen Suchkriterien verlängert – auf das Datum „heute in einem halben Jahr“.

Achtung: Sollten Sie für einen Kollegen eine Aktivität erstellen, so wird das Auslaufdatum seiner Kriterien verlängert – nicht jedoch Ihrer eigenen Kriterien. Sie müssen sich somit nicht sorgen, dass Suchkriterien auslaufen, ohne dass Sie es bemerken – bei aktiver Kundenpflege verlängert sich das Auslaufdatum automatisch.


Klicken Sie anschließend auf „Speichern“

Sie sehen Ihr Suchkriterium nun in der Übersicht der Suchkriterien. Wenn Sie sofort mit einem Abgleich fortfahren möchten, können Sie dies direkt tun. Anderenfalls können Sie auch zu einem späteren Zeitpunkt nach passenden Objekten suchen.


Ein solches Matching ist auch aus einem Objekt möglich – öffnen Sie dazu den Reiter „Abgleich“

Tipp: Wenn Sie aus diesen Ansichten Aktivitäten (z.B. eine Besichtigung) verbuchen, sind Kontakt und Objekt bereits verlinkt. Dies spart Zeit und ist die einfachste Möglichkeit, Aktivitäten zu verbuchen. Nähere Informationen finden Sie im Gesamt-Handbuch im GO!3 Hilfe-Menü.


5. Aktivitätenbuchung

GO!3 bietet Ihnen eine Vielzahl an Aktivitäten, die Sie für Kontakte und Objekte verbuchen können. Diese orientieren sich an den realen Aktivitäten, die Sie im Arbeitsalltag durchführen. Bedenken Sie, dass GO!3 dazu dient, Ihnen die Arbeitsorganisation zu erleichtern und Ihre Arbeit zu dokumentieren. Dies ist insbesondere im Hinblick darauf wichtig, dass Sie gegenüber Suchkunden und Eigentümern Ihre Aktivitäten vorweisen müssen. Der Nachweis dieser Aktivitäten dient dazu, Ihren Courtageanspruch zu sichern und sollte daher nicht vernachlässigt werden! Am einfachsten buchen Sie Aktivitäten direkt aus dem Matching (entweder aus dem Menüpunkt „Suchkriterien“ eines Kontaktes oder aus dem Menüpunkt „Abgleich“ eines Objektes):

Markieren Sie den Datensatz, für den die Aktivität gebucht werden soll und klicken Sie dann auf das entsprechende Icon, um die gewünschte Aktivität zu verbuchen (in diesem Beispiel „Neuer Termin“): Hinweis: Sie können nur dann eine Aktivität verbuchen, wenn Sie sowohl das Suchkriterium als auch das Objekt verantworten („Erstellt für“) Sie können Aktivitäten auf diese Art und Weise auch direkt aus einer Kontakt- bzw. Objektliste erstellen; jedoch müssen Sie dann das Objekt bzw. Kontakt noch manuell verlinken. Ebenso können Sie Aktivitäten direkt aus einem Kontakt oder Objekt unter dem Menüpunkt „Aktivitäten“ verbuchen. Dann müssen Sie jedoch ebenfalls weitere Objekte / Kontakte manuell verlinken.


Aktivitätenarten Im Folgenden finden Sie eine kurze Erläuterung der zur Verfügung stehenden Aktivitäten, die in GO!3 im Wesentlichen als Aufgaben und Termine verbucht werden.

Aufgaben sind Aktivitäten, die generell am Arbeitsplatz stattfinden. Termine sind Aktivitäten, die außerhalb des Shops stattfinden. Termine:

Ein Termin kann ohne Verknüpfung zu einem Kontakt oder Objekt erstellt werden.

Bei einer Besichtigung müssen Sie einen Kontakt und eines oder mehrere Objekte verknüpfen.

Bei einer Sammelbesichtigung müssen Sie ein Objekt und einen oder mehrere Kontakte verknüpfen.

Für Termine können Sie folgende Unterarten verwenden:

Bewertung Termin mit dem Eigentümer am Objekt

Notar Notartermin bei erfolgreichem Abschluss

Diverse

Preisreduzierung Termin mit dem Eigentümer am Objekt

Objektpräsentation Termin mit dem Eigentümer am Shop

Aufgaben:

AKK (Aktiver Käufer Kontakt)

Aktivität mit einem Suchkunden mit konkretem Resultat, z.B. wöchentliche Anrufe, Anruf nach Besichtigung, Objektpräsentation im Shop etc.

AVK (Aktiver Verkäufer Kontakt)

Aktivität mit dem Verkäufer mit Resultat, z.B. Meeting im Shop, Telefonanruf, der uns näher an den Notartermin bringt

Nachfassgespräch Aktivität, bei der das Resultat noch aussteht, z.B. Telefonanruf mit dem Suchkunden nach der Besichtigung, ohne vorliegendes Ergebnis. Wenn ein Resultat vorhanden ist, erfolgt die Umwandlung in einen AKK

Eingehender Käufer-/ Verkäuferkontakt

Suchkunde / Verkäufer ruft an Schild / Anzeige an, kommt in den Shop etc.

To Do Zu erledigende Tätigkeiten

Aktivitätenbericht Verbuchung der Zusendung eines Aktivitätenberichtes an den Kunden

Preisreduzierung Erfassung das Zeitpunktes einer Preisreduzierung

Objektgeburtstag Als Wiedervorlage für ein Objekt, z.B. Zeitpunkt des Auslaufens eines befristeten Mietvertrages, für die Planung von After-Sales-Maßnahmen.

Sonstiges


6. Internetprofile

Für die einzelnen Objekte können Internetprofile erstellt werden. Die Profile können als Exposé auf der E&V Homepage, Ihrer Subdomain sowie weiteren Immobilienportale veröffentlicht werden. Um ein Internetprofil zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor: Das Objekt aufrufen, für das ein Internetprofil erstellt werden soll. Klicken Sie auf den Reiter Internetprofile und dann auf den Button neu.

In der Eingabemaske werden einige Angaben aus den Informationen, die beim Anlegen des Objekts eingeben wurden, bereits übernommen. Füllen Sie die restlichen Felder aus oder ändern Sie, wenn gewünscht die Angaben, z.B. wenn Sie den Exposétext für das Internet anpassen möchten (in der Regel sollten die Texte im Internet kürzer sein als im Exposé.. Kontrollieren Sie auch die weiteren Angaben, der Courtagepassus wird aus den Büroeinstellungen übernommen. Sind alle Daten korrekt, scrollen Sie zum unteren Ende des Profils und wählen Sie, auf welchen Portalen das Objekt erscheinen soll.

Klicken Sie auf „Speichern und schließen“, um die Daten zu speichern und den Fotomanager zu öffnen. Es werden alle Fotos, die beim Anlegen des Objektes hochgeladen wurden, im Foto-Manager angezeigt. Sie können die Bilder, die veröffentlich werden sollen, auswählen und durch Klicken auf den Pfeil auswählen.


Durch Auswählen der Bilder und Klicken auf den Pfeil nach oben und unten können Sie die Position der Bilder im Internetprofil ändern. Das Titelbild wird immer als Hauptbild im Internet angezeigt. Die ausgewählten Bilder werden bei Veröffentlichung im Internetprofil angezeigt. Speichern Sie Ihre Auswahl durch Klicken auf „Speichern und schließen“.

Das Internetprofil wurde erstellt und wird wie von Ihnen gewünscht auf den gewählten Portalen erscheinen. Im Menü Objekte können Sie die Profile unter Wohnen Verkauf / Internetprofile VK bzw. Wohnen Vermietung / Internetprofile VM ebenfalls einsehen. Hier werden alle Internetprofile aufgelistet. Die Internetprofile können

Sie auch über durchsuchen.


Internetprofile löschen Sie können Ihre Internetprofile löschen, indem Sie das Häkchen für das Portal entfernen.

Wenn Sie es danach löschen möchten, können Sie dies durch Klicken auf tun.

! Hinweis: Sie können gelöschte Profile jedoch auch hier wieder einblenden, indem Sie in den Filtereinstellungen die Standardeinstellung „Gelöscht = Nein“ auf „Gelöscht=Ja oder Alle“ ändern und die Schaltfläche suchen bestätigen.

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