Hans J. Lercher Wertanalyse an Informationssystemen

~ Wirtschaftswissenschaft Techno-okonomische Forschung und Praxis Herausgeber: Prof. Dr. U. Bauer, Prof. Dr. H. Biedermann, Prof. Dr. J. W. Wohinz

Ausgewahlte Arbeiten aus Forschung und Praxis bei der inter­disziplinaren Behandlung von okonomischen und technologi­schen Fragestellungen bilden den Inhalt dieser Schriftenreihe. In theoretisch fundierter Modellbildung wie in konkreter Anwen­dung werden insbesondere die Themen Wissensmanagement, Innovationsmanagement, Technologiemarketing, Prozessmana­gement und Controlling, Instandhaltung und Qualitatsmanage­ment behandelt. Die Beitrage richten sich gleichermaBen an Mitarbeiterlnnen in Wissenschaft und Praxis.

Hans J. Lercher

Wertanalyse an Informationssystemen

Mit einem Geleitwort yon Prof. Dr. Josef W. Wohinz

Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH

Die Deutsche Bibliothek - CIP-Einheitsaufnahme

Lercher, Hans J.: Wertanalyse an Informationssystemen / Hans J. Lercher. Mit einem Geleitw. von Josef W. Wohinz. - Wiesbaden : DUV, Dt. Univ.-Verl., 2000

(DUV : Wirtschaftswissenschaft) (Techno-<ikonomische Forschung und Praxis) Zugl.: Graz, Techn. Univ., Diss., 1999

ISBN 978-3-8244-0520-6 ISBN 978-3-322-99291-8 (eBook) DOI 10.1007/978-3-322-99291-8

Alle Rechte vorbehalten

© Springer Fachmedien Wiesbaden 2000 Ursprunglich erschienin bei Deutscher Universităts-Veriag GmbH, Wiesbaden, 2000

Lektorat: Ute Wrasmann / Ronald Dietrich

www.duv.de

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Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wăren und daher von jedermann benutzt werden durften.

Geleitwort

Die erfolgreiche Anwendung der Wertanalyse als "Kosten killer" wie als "Innovati­

onsansatz" ist heute in vielen Beispielen Oberzeugend nachgewiesen. 1m Obrigen

kann vermerkt werden, dass die erste wissenschaftliche Arbeit im deutschen

Sprachraum als Grundlage der Anwendung an der Technischen Universitat Graz

bereits 1966 durch Heinrich F. Orth verfasst wurde.

In der weiteren Foige entstand eine Reihe interessanter Untersuchungen, die aktu­

elle Problemstellungen aufgegriffen haben. Beispielhaft sollen hier die Energie­

Wertanalyse (EWA) sowie die Wertanalyse zur ekologisch orientierten Produktge­

staltung (OKO-WA) erwahnt werden.

In der vorliegenden Arbeit von Hans Lercher wird nun OberprOft, ob die Wertanalyse

auch fOr die Gestaltung von Informationssystemen geeignet erscheint bzw. welche

notwendigen Voraussetzungen geschaffen werden sollten, um den Wertanalyse­

Ansatz erfolgreich anwenden zu kennen.

Mit dieser Aufgabenstellung wird eine Analyse und Gestaltung von Informationssy­

stemen vorgestellt, die durchaus originaren Charakter aufweist. An den Beginn wird

eine spezifische Betrachtungsweise von Informationssystemen gestellt. Diese wur­

de mit Hilfe der Systemtheorie gefunden, wobei als wichtigste Elemente die Mitar­

beiter einer Unternehmung definiert werden. Die Art des Untersuchungsobjektes

lasst sich in der gewahlten Definition am besten als eine Mischung aus gegenstand­

lichem und nicht-gegenstandlichem Objekt beschreiben, da das Informationssystem

als ein sozio-technisches System gesehen wird. Mit dieser Betrachtungsweise wird

es meglich, die Wertanalyse an Informationssystemen anzuwenden. Hierzu sind

aber einige weitere Schritte notwendig. Die fOr die Wertanalyse so bedeutende

Funktionsanalyse sowie - damit einhergehend - der Begriff der Funktionskosten

werden entsprechend adaptiert. Dadurch wird es meglich, den Arbeitsplan der

Wertanalyse nach ONORM A 6757 entsprechend zu interpretieren und anzuwen­

den. Aufgrund der zu erwartenden Komplexitat des Untersuchungsgegenstandes

wird vor der eigentlichen Wertanalyse die DurchfOhrung einer Vorstudie vorgeschla­

gen, welche zu einer klar abgegrenzten und definierten Aufgabenstellung fOr die

eigentliche Wertanalyse fOhren soil. Dieser Schritt steht im Einklang mit Erfahrun-

VI Geleitwort

gen aus Pilotprojekten zum Thema, welche ebenfalls angefOhrt sind. Aufbauend auf

den Ergebnissen der Vorstudie und der als Hauptstudie ausgefOhrten Wertanalyse,

werden als weitere Schritte Detailstudien sowie Realisierungs- und EinfOhrungspha­

sen vorgeschlagen, welche aber nicht mehr im Detail ausgefOhrt sind.

Die vorliegende Weiterentwicklung der Wertanalyse kann als besonders interes­

santes Beispiel techno-okonomischer Forschung und Praxis interpretiert werden. In

diesem Sinn ist der vorliegenden Arbeit eine zahlreiche Leserschaft zu wOnschen.

o.Univ.-Prof.Dipl.-lng.Dr.techn. Josef W. Wohinz

Vorwort

Die Wertanalyse (WA) ist weltweit als Rationalisierungswerkzeug und Innovations­

ansatz bekannt. Verschiedenste Weiterentwicklungen dieser Methode haben ge­

zeigt, wie die anfangs fOr die Untersuchung und Verbesserung von gegenstandli­

chen Objekten konzipierte WA auch bei nicht-gegenstandlichen oder nicht-monetare

Aufgabenstellungen eingesetzt werden kann.

In dieser Arbeit wird nun untersucht, wie die WA an Informationssystemen anzu­

wenden ist und in welcher Form dies zu geschehen hat. Mit Hilfe der Systemtheorie

wurde eine geeignete Betrachtungsweise des Informationssystems gefunden, wobei

als wichtigste Elemente die Mitarbeiter einer Unternehmung definiert wurden. Da­

durch wird das Informationssystem als ein sozio-technisches System gesehen. Die

fOr die WA so bedeutende Funktionenanalyse sowie der Begriff der Funktionskosten

werden entsprechend adaptiert. Dadurch wird eine Anwendung des WA­

Arbeitsplanes nach ONORM A 6757 moglich.

Es wird vor der eigentlichen WA die DurchfOhrung einer Vorstudie vorgeschlagen,

welche zu einer klar abgegrenzten und definierten Aufgabenstellung fOr die eigentli­

che WA fOhren soil. Aufbauend auf den Ergebnissen der Vorstudie und der als

Hauptstudie angefOhrten WA werden als weitere Schritte Detailstudien sowie die

Realisierungs- und EinfOhrungsphasen vorgeschlagen, welche aber nicht mehr de­

tailliert ausgefOhrt sind.

An dieser Stelle auch gleich noch ein Dankeschon all denen, ohne die dieses Buch

nie zustande gekommen ware. An den Anfang stelle ich einen besonderen Men­

schen - meine Frau Dagmar, die mich warend all dieser Zeit ermutigte und den so

wichtigen Halt bildete. Neben meiner Familie mochte ich aber auch noch den vielen

anderen danken, die am Zustandekommen dieser Arbeit beteiligt waren. Aile kann

ich hier nicht nennen - aber stellvertretend seien doch Prof. Wohinz (TU Graz),

Prof. Kraus (KF Uni Graz), das Team der IBL (TU Graz) sowie DI Manfred King

(techn. Vorstand der AHT) erwahnt. Herzlichen Dank fOr die Unterstotzung.

Hans Lercher

InhaltsObersicht

Einleitung ______________________ _

1.1 Ziele der vorliegenden Arbeit _______________ ---:2

1.2 Ablaut der Untersuchung 3

1.2.1 Begriffliche Grundlagen 4

1.2.2 Das Informationssystem als Untersuchungsobjekt 4

1.2.3 Die Wertanalyse als Weg zur ProblemlOsung 4

1.2.4 Die Wertanalyse an Informationssystemen 5

1.2.5 Ausgewahlte Anwendungsbeispiele 5

1.2.6 Zusammenfassung 6

2 Begriffliche Grundlagen 7

2.1 Erlauterungen und Definitionen zum Thema Information 7

2.1.1 Signale - Zeichen - Daten - Information 7

2.1.2 Die allgemeinsprachliche Verwendung des Informationsbegriffes __ 9

2.1.3 Der Informationsbegriff in der Nachrichtentechnik 10

2.1.4 Der Informationsbegriff in der Betriebswirtschaftslehre 11

2.1.5 Information und Kommunikation 20

2.1.6 Informationsbedarf und Informationsbereitstellung _______ .25

2.1.7 Informationsangebot 26

2.1.8 Differenzierung der Information 28

2.2 Information und ihr Nutzen bzw. Wert im betrieblichen Umfeld 32

2.2.1 Der Nutzen der Information im Entscheidungsproze~ und die dabei

relevanten Einflu~faktoren _________________ 35

2.2.2 Der Nutzen der Information als Wirtschaftsgut 45

2.2.3 Der Nutzen der Information im sozialen Umfeld 48

2.2.4 Die Informationssituation in der Unternehmung 49

3 Das Informationssystem als Untersuchungsobjekt 55

3.1 System und Systemtheorie 55

3.1.1 UrsprOnge der Systemtheorie 55

3.1.2 Begriffe und Definitionen zur Systemtheorie 57

3.1.3 Eigenschaften und Beschreibungsmerkmale von Systemen 62

x InhaltsObersicht

3.1.4 Systembetrachtung _________________ 65

3.1.5 Das Modell als Systemabbildung 68

3.2 Das Informationssystem 70

3.2.1 Aufgaben des Informationssystems 70

3.2.2 Marktnahes Info- und Kommunikationssystem als Erfolgsfaktor ___ 71

3.2.3 Informationsmanagement 76

3.3 Systemische Betrachtung des Informationssystems 83

3.3.1 Technisches System (Informationssystem 1) 84

3.3.2 Versorgungssystem (Informationssystem 2) 91

3.3.3 Gesamthaftes System (Informationssystem 3) 92

3.4 Definition des Informationssystems 94

4 Die Wertanalyse als Weg zur Problemlosung 99

4.1 Vom Problem zur Losung 99

4.1.1 Problemdefinition 99

4.1.2 Systemische Betrachtung der Problemlosung 101

4.2 Das System Wertanalyse 102

4.2.1 Entstehung und Definition der Wertanalyse 102

4.2.2 Value Management 107

4.2.3 Auswahlkriterien zur Anwendung von Wertanalyse 112

4.3 Funktionenanalyse und Wert 115

4.3.1 Funktion 116

4.3.2 Gliederungskriterien von Funktionen 120

4.3.3 Der Ansatz der Funktionenanalyse 123

4.3.4 Wert 132

4.4 Der Arbeitsplan der Wertanalyse nach ONORM A 6757 136

4.4.1 Grundschritt 1: WA-Arbeit vorbereiten 137

4.4.2 Grundschritt 2: Ausgangssituation ermitteln 139

4.4.3 Grundschritt 3: Zielsystem entwickeln 142

4.4.4 Grundschritt 4: Ideen entwickeln 143

4.4.5 Grundschritt 5: Losungsvorschlage auswahlen 144

4.4.6 Grundschritt 6: Losung verwirklichen 145

4.5 Spezielle Formen der Wertanalyse 146

I nhaltsubersicht XI

5

6

4.5.1 Die Overhead-Value-Analysis (OVA) 147

4.5.2 WA an InformationsfiOssen und Kommunikationsstrukturen (KIWA) _149

4.5.3 Energie-Wertanalyse (EWA) 152

Die Wertanalyse an Informationssystemen 155

5.1 Aligemeines zu Projekten 156

5.2 Die Wertanalyse an Informationssystemen: Das WAIS-Vorgehensmodell 160

5.3 Anstol1 162

5.4 Vorstudie 163

5.4.1 Vorstudie vorbereiten 167

5.4.2 Ausgangssituation ermitteln 171

5.4.3 Zielsysteme entwickeln 174

5.4.4 Teilprojekte definieren 178

5.4.5 Entscheidung vorbereiten 181

5.5 Hauptstudie 183

5.5.1 Grundschritt 1: WA-Arbeit vorbereiten 185

5.5.2 Grundschritt 2: Ausgangssituation ermitteln 188

5.5.3 Grundschritt 3: Zielsystem entwickeln 203

5.5.4 Grundschritt 4: Ideen entwickeln 205

5.5.5 Grundschritt 5: Losungsvorschlage auswahlen 209

5.5.6 Grundschritt 6: Losung verwirklichen 211

5.5.7 Dokumentation des Wertanalyse-Projektes 212

5.5.8 Hinweise fUr den Moderator der WAIS-Sitzungen 213

5.6 Detailstudien 217

5.7 Realisierung (Systembau, SystemeinfUhrung) 218

5.8 Aufgabenverteilung in den Phasen des WAIS-Vorgehensmodells 219

5.9 Auswahlkriterien fUr den Einsatz des WAIS-Vorgehensmodells 223

5.9.1 Problembetrachtung 223

5.9.2 Verbesserungsansatz 223

5.9.3 Zeithorizont 225

5.9.4 Ergebnis 225

Ausgewahlte Anwendungsbeispiele 226

6.1 Projektarbeit bei einem internationalen Anlagenbauunternehmen 226

XII InhaltsObersicht

6.1.1 Aufgabenstellung und Vorgehensweise 226

6.1.2 Grundschritt 1: WA-Arbeit vorbereiten 229

6.1.3 Grundschritt 2: Ausgangssituation ermitteln 230

6.1.4 Grundschritt 3: Zielsystem entwickeln 236

6.1.5 Grundschritt 4: Ideen entwickeln 237

6.1.6 Grundschritt 5: LOsungsvorschlage auswahlen 238

6.1.7 Grundschritt 6: LOsungen verwirklichen 241

6.2 Gestaltung eines Informationssystems fOr ein Entwicklungsprojekt in der

Elektroindustrie 242

6.2.1 Zusammenfassung der Aufgabenstellung und der Ergebnisse ___ 242

6.2.2 Grundschritt 1: WA-Arbeit vorbereiten 243

6.2.3 Grundschritt 2: Ausgangssituation ermitteln 245

6.2.4 Grundschritt 3: Zielsystem entwickeln 270

6.2.5 Grundschritt 4: Ideen entwickeln 272

6.2.6 Grundschritt 5: LOsungsvorschlage auswahlen 275

6.2.7 Grundschritt 6: LOsung verwirklichen 275

6.2.8 Ergebnisse 276

6.3 Zusammenfassende Bemerkungen zu den angefOhrten

Anwendungsbeispielen 282

7 Zusammenfassung der Ergebnisse 283

8 Literaturverzeichnis 288

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Zusammenfassende Darstellung der Untersuchungsinhalte 6

Abbildung 2: Darstellung der unterschiedl. Begriffe Zeichen, Daten, Information 9

Abbildung 3: Dimensionen des Informationsbegriffes 12

Abbildung 4: Syntaktik, Sigmatik, Semantik und Pragmatik 13

Abbildung 5: Internes AuBenweltmodell nach WERSIG 19

Abbildung 6: Informationsbegriff nach WERSIG 20

Abbildung 7: Kommunikationsmodell 21

Abbildung 8: "Sender-Speicher-Empfl:lnger"-Schema 22

Abbildung 9: Darstellung des Informationsprozesses 24

Abbildung 10: Zusammenhang zwischen Informationsbedarf, -nachfrage und -

angebot

Abbildung 11: Formale Aspekte der Information

Abbildung 12: Inhaltliche Aspekte der Information

28

29

30

Abbildung 13: Tendenzieller Zusammenhang zwischen Intervalll:lnge und Informa-

tionsnutzen 36

Abbildung 14: Tendenzieller Zusammenhang zwischen Informationsverz6gerung

und Informationsnutzen

Abbildung 15: Tendenzieller Zusammenhang zwischen Informationsmenge und

Informationsnutzen

37

38

Abbildung 16: Benotigte und verfOgbare Reaktionszeit von Entscheidungstrl:lgern 41

Abbildung 17: Tendenzieller StOckkostenverlauf der Produktionsfaktoren 47

Abbildung 18: Schnittstellenprobleme und Reaktionsfl:lhigkeit in Abhl:lngigkeit von

der UnternehmungsgroBe 51

Abbildung 19: GOter-, Geld- und Informationsstrome innerhalb der Unternehmung

und zur Umwelt 53

Abbildung 20: Das System und die Elemente

Abbildung 21: Stromungsgr6Ben zwischen den Elementen und deren

Differenzierung

Abbildung 22: Darstellung der Systemtypen

Abbildung 23: Die wirkungsorientierte Systembetrachtung

59

60

64

66

XIV Abbildungsverzeichnis

Abbildung 24: Von der wirkungs- zur strukturorientierten Systembetrachtung 67

Abbildung 25: Die Phasen der Entwicklung eines Modells 69

Abbildung 26: Strategische Wettbewerbsvorteile durch gute Informationssysteme 71

Abbildung 27: Tendenz. Kostenverlauf in Abhi:ingigkeit der IS-Leistungsfi:ihigkeit 72

Abbildung 28: Kosten des Informationsmanagements 75

Abbildung 29: Wirkungsweise des Informationsmanagements 79

Abbildung 30: Information Management - Struktur nach dem St. Galler Modell 80

Abbildung 31: Technisches Informationssystem 84

Abbildung 32: Darstellung der Kontradieff-Zyklen 88

Abbildung 33: Versorgungssystem 91

Abbildung 34: Gesamthaftes System 92

Abbildung 35: Die Komponenten eines Informationssystems nach BOHM 93

Abbildung 36: Beispielhafte Grobgliederung des Systems .. Unternehmung" 96

Abbildung 37: Exemplarische Darstellung eines Systemwechsels 97

Abbildung 38: Darstellung der Problemsituation 99

Abbildung 39: Von der 1st-Situation zur Soll-Vorstellung 101

Abbildung 40: Die ganzheitliche Betrachtung bei der Teilproblemlosung 102

Abbildung 41: Die Struktur des Value Managements 109

Abbildung 42: Auswahlkriterien fOr den Einsatz der Wertanalyse 113

Abbildung 43: Gliederungskriterien von Funktionen 119

Abbildung 44: Ansatz der Funktionenanalyse 123

Abbildung 45: Wechselwirkung zwischen dem Abstraktionsgrad eines

Funktionsbegriffes und dem kreativen Gestaltungsspielraum 124

Abbildung 46: Ikonisches und (sprach-)symbolisches Abstrahieren realer Objekte

am Beispiel Baum 125

Abbildung 47: AbstraktionsprozeB im Rahmen der Funktionenanalyse 126

Abbildung 48: Ausschnitt eines Funktionenbaumes

Abbildung 49: Aligemeiner Aufbau eines FAST-Diagramms

Abbildung 50: FAST-Diagramm fOr einen Ablauf

Abbildung 51: Arbeitsplan der Wertanalyse nach ONORM A 6757

Abbildung 52: Das EWA-Vorgehenskonzept als Kombination von Projektphasen

129

130

131

138

und Problemlosung mittels Wertanalyse 154

Abbildungsverzeichnis XV

Abbildung 53: Darstellung verschiedener Projektvorgehensmodelle 159

Abbildung 54: GegenObersteliung der Wertanalyse gemilB ONORM A 6757

sowie der Wertanalyse an Informationssystemen (WAIS) 161

Abbildung 55: Ablauf der Vorstudie 166

Abbildung 56: Grundschritt "Vorstudie vorbereiten" 167

Abbildung 57: Grundschritt "Ausgangssituation ermitteln" 171

Abbildung 58: Grundschritt "Zielsystem entwickeln" 175

Abbildung 59: Grundschritt "Teilprojekte definieren" 178

Abbildung 60: Grundschritt "Entscheidung vorbereiten" 181

Abbildung 61: Ablauf der Hauptstudie 186

Abbildung 62: Obersicht Grundschritt 1: WA-Arbeit vorbereiten 187

Abbildung 63: Obersicht Grundschritt 2: Ausgangssituation ermitteln 188

Abbildung 64: Beispiele fOr Umsysteme eines Informationssystems 194

Abbildung 65: Schrittweise Erarbeitung der Funktionsgliederung 195

Abbildung 66: Funktionengliederung als Mind Map 196

Abbildung 67: Obersicht Grundschritt 3: Zielsystem entwickeln 203

Abbildung 68: Obersicht Grundschritt 4: Ideen entwickeln 206

Abbildung 69: Obersicht Grundschritt 5: Losungsvorschlilge auswilhlen 209

Abbildung 70: Obersicht Grundschritt 6: Losung verwirklichen 211

Abbildung 71: Motivations-Stimmungs-Portfolio 214

Abbildung 72: Ausschnitt des Portfolioverlaufes bei einem Projekt 214

Abbildung 73: Stimmungsverlauf im Projekt 215

Abbildung 74: Phasen des Losungsweges 216

Abbildung 75: Aufgabenverteilung innerhalb des WAIS-Vorgehensmodells 221

Abbildung 76: Auswahlkriterien fOr den Einsatz des WAIS-Vorgehensmodells 224

Abbildung 77: Beispielhafte Darstellung eines Fragebogens 232

Abbildung 78: Bedeutung und relativer Zeitanteil: Unternehmung gesamt 232

Abbildung 79: Funktionsgliederung des Marketing-Informationssystems 234

Abbildung 80: PRO-IS EinfluBmatrix 235

Abbildung 81: Funktions-Personal-Matrix 236

Abbildung 82: Zielsystem 237

Abbildung 83: Morphologischer Kasten 239

XVI

Abbildung 84: Bisherige Art der AnkOndigung

Abbildung 85: Vorgeschlagene Art der AnkOndigung

Abbildungsverzeichnis

240

240

Abbildung 86: Nutzung der Medien in den Bereichen in Prozent 250

Abbildung 87: Funktionsgliederung des Informationssystems 256

Abbildung 88: Ergebnis der SWOT-Analyse 260

Abbildung 89: Funktions-Personal-Matrix 265

Abbildung 90: ABC-Analyse der Funktions-Personal-Matrix 266

Abbildung 91: Funktions-Hardware-Matrix 267

Abbildung 92: Ausschnitt der Ideen fOr zwei Funktionen 274

Abbildung 93: Vergleich der erwarteten Einsparungen (Personal-Ressourcen) 281

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Informationsarten nach CIM-OSA (Computer Integrated Manufacturing

Open System Architecture) 32

Tabelle 2: Informationsschwerpunkte in Abhangigkeit vom Empfanger 42

Tabelle 3: Vergleich von materiellen WirtschaftsgOtern und Information 48

Tabelle 4: Systembegriffe auf verschiedenen hierarchischen Ebenen 61

Tabelle 5: Entwicklung der Aufgabenstellung des Informationsmanagements 77

Tabelle 6: Die Auswirkung der Informationstechn. auf die Organisationsstruktur 90

Tabelle 7: Wertanalyse-Projekte in den Landern der EU im Jahre 1991 105

Tabelle 8: Verbale Modelle in der Funktionenanalyse 118

Tabelle 9: Beispiele fOr das Formulieren von Funktionen materieller Objekte mit

richtigem Abstraktionsgrad 127

Tabelle 10: Beispiele fOr das Formulieren von Funktionen immaterieller Objekte

mit richtigem Abstraktionsgrad 127

Tabelle 11: Ausschnitt aus einer Funktionskostenmatrix eines Ablaufes 135

Tabelle 12: Konstruktionsziele fOr Informationssysteme 177

Tabelle 13: Ausschnitt aus einer Funktions-Hardware-Matrix 198

Tabelle 14: Funktions-Personal-Matrix 200

Tabelle 15: GegenObersteliung der Merkmale von drei Ideenfindungsmethoden 208

Tabelle 16: Teilnahme einzelner Unternehmungsinstanzen im WAIS-Vorgehens-

modell 220

Tabelle 17: Erlauterung der Informationsquellen

Tabelle 18: Darstellung des Integrierten Fertigungsbereiches 1

231

262