Versand-Anwenderportrait ABACUS

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”Hach AG, guten Tag”, tönt es täglich rund1000 Mal in der Telefonzentrale des grös-sten Schweizer Versandhändlers für Werbe-und Geschenkartikel. Ein Kunde möchteeine Bestellung aufgeben. Die Mitarbeite-rin fragt nach Namen und Wohnort undtippt diese ein. Ist die Adresse bereits erfasst, wird ihr dies auf dem Bildschirmangezeigt. Damit ist die erste, für den Ver-sandhandel eminent wichtige Hürde ge-nommen. Denn niemand will Waren aneine Adresse senden, die sich bei allfälligenZahlungsproblemen als ungültig erweist.

Schnelle AuftragserfassungDer Kunde möchte den elektrischen Dop-pel-Spitzer von der Katalogseite 207, mitWerbeaufdruck, 60 Stück. Während desGesprächs erfasst die Hach-Mitarbeiterinalle Angaben zur Bestellung, erklärt demKunden die Möglichkeiten des Werbeauf-drucks und bestätigt den Preis. Das Ge-spräch dauert kaum zwei Minuten und indieser Zeit sind alle für die Auftragsabwick-lung nötigen Informationen erfasst. Aufträ-ge, die per Post oder Fax eintreffen, wer-den ebenfalls manuell eingegeben, wäh-rend die täglich 100 bis zu 300 Aufträgeaus dem E-Shop automatisch ins System”wandern”. Doch auch dort kontrolliert dieSoftware, ob es sich um reale Adressen

Artikelstamm mit vielen FinessenWas relativ einfach tönt, erfordert im Hin-tergrund äusserst komplexe Prozesse. Zen-trales Element ist der Artikelstamm. Zu je-dem Artikel sind zahlreiche Verweise undVerknüpfungen erfasst, so zum Beispiel dieSeite im aktuellen Katalog, aber auch dieSeiten, auf denen der Artikel in früherenKatalogen zu finden war. Diese Angabenerleichtern die Suche während der Auf-tragserfassung am Telefon. Der Stamm ent-hält auch die Artikelbilder, die somit fürden E-Shop wie auch fürs Erstellen neuerKataloge jederzeit verfügbar sind.

Die Preispolitik im Versandhandel erwiessich bei der Entwicklung als besondereKnacknuss. Erfasst werden müssen nichtnur Staffelpreise – unterschiedliche Preiseje nach Bestellmenge – sondern auch Ak-tionspreise oder Rabatte, die nur währendeiner bestimmten Zeit gültig sind. Für dieMitarbeiterin muss am Bildschirm jederzeitder korrekte Preis ersichtlich sein und die-ser muss für die Rechnungsstellung wieauch für die Buchhaltung korrekt verarbei-tet werden.

Eine weitere Herausforderung, die das Sys-tem aber problemlos meistert, ist die Auf-schaltung von neuen Preisen und Artikeln.Schliesslich läuft der E-Shop kontinuierlichwährend 7 x 24 Stunden. Die Anpassungenwerden im Hintergrund vorbereitet unddann zum definierten Zeitpunkt mit weni-gen Mausklicks im ganzen System onlinegeschaltet.

handelt und generiert im Negativfall eineMeldung. Während der Auftragserfassungüberprüft die Software im Hintergrund dieVerfügbarkeit des Artikels und löst, falls erim Rüstlager nicht vorhanden ist, einen in-ternen Nachschubauftrag aus dem Haupt-lager aus.

Im Kommissionierungslager werden zwei-mal täglich aus allen erfassten AufträgenRüstscheine ausgedruckt. Diese enthaltennicht nur alle bestellten Artikel, sondernzeigen auch an, welche Schachtelgrösse je-weils für die Verpackung erforderlich ist.Eine Voraussetzung für rationelles Kommis-sionieren ist, dass die Artikel in der Rei-henfolge aufgeführt sind, in der sie gela-gert werden. Am Kontrollpunkt wird dieWare nochmals gezählt. Ist alles in Ord-nung, wird der Strichcode auf dem Rüst-schein gescannt und die Rechnung, diemitgeschickt wird, ausgedruckt. Die ferti-gen Pakete werden erneut eingelesen, wo-durch das Postbordereau aufgebaut wird.Gleichzeitig werden die Versandetikettengedruckt und angebracht. Das Bordereauwird per E-Mail an die Post geschickt unddiese holt die Pakete ab. Ist einmal eineWare nicht lieferbar, generiert das Systemautomatisch einen Rückstandsauftrag.

Eine Versandhandels-Software muss komplizierte Abläufe mit zahlreichen Variablen möglichst rationellbewältigen. Sie muss schnell und einfach zu bedienen sein sowie vom Druck von Adressetiketten bis

zur Auswertung von Marketingmassnahmen Daten für verschiedenste Zwecke zur Verfügung stellen. Die Regensdorfer fidevision hat für den Werbe- und Geschenkartikelanbieter Hach eine auf ABACUSbasierende Lösung entwickelt, die Erstaunliches leistet.

Herausforderung Versandhandel fidevision entwickelt massgeschneiderteLösung

handel

HACHStreuverluste reduzierenNicht jeder Katalogempfänger bestelltetwas. Die grosse Herausforderung im Ver-sandhandel lautet: Mit einer möglichst ge-ringen Katalogauflage möglichst viele Bestellungen zu generieren. Die neue Soft-ware liefert sehr genaue Auswertungendes Bestellverhaltens pro Kunde und Kata-log. Das erlaubt es, Kataloge sehr gezieltzu versenden. Retouren von nicht zustell-baren Katalogen meldet die Post elektro-nisch, so dass die Meldung direkt im Systemverarbeitet wird, damit sich die entspre-chenden Adressen inaktiv setzen lassen.Auch dank der Überprüfung der Kunden-daten bei Bestellungseingang werden”tote” Adressen regelmässig eliminiert,was ebenfalls den Streuverlust reduziert.

Gewinn zeigt sich raschWas hat die neue Lösung gebracht?Matthias Draht, Projektleiter bei Hach,zählt eine ganze Reihe von Verbesserun-gen auf: ”Dank ausgeklügelter Analyse-möglichkeiten erzeugen wir mit wenigerKatalogen mehr Bestellungen. Einfach zuerstellende Statistiken erlauben uns, Mar-ketingstrategien schnell und einfach zuüberprüfen. Weil die Aufträge viel raschererfasst sind, haben wir die Produktivität imCall-Center gesteigert. Der Nachschub ausdem Hauptlager ins Kommissionierungs-lager läuft automatisch, so dass die benö-tigten Waren dort stets verfügbar sind. Undschliesslich sparen wir in der Buchhaltung,weil das Auftragswesen mit dem Finanz-und Rechnungswesen verknüpft ist.”Matthias Draht zieht ein klares Fazit: ”Wirwürden diese Lösung wieder wählen.” •

Kommentar von Marcel Spiess,Geschäftsführer Hach ”Wir sind froh, dass wir uns für die Ge-samtlösung von ABACUS entschiedenhaben. Nach anfänglichen Schwierig-keiten wurde unsere Software immerstabiler. Dies ist vor allem auch dankunserem Partner fidevision schnell undkompetent geschehen. Heute sind wirsicher, dass wir mit der ABACUS-Lö-sung den Grundstein für eine weiterhinerfolgreiche Zukunft gelegt haben. Dievielen zusätzlichen Marketinginforma-tionen, die wir dank ABACUS tagtäg-lich gewinnen können, helfen unsdabei enorm.”

ABACUS bei HachAuftragsbearbeitung 28 BenutzerAbaShop E-Commerce 28 BenutzerFinanzbuchhaltung 4 BenutzerDebitorenbuchhaltung 16 BenutzerKreditorenbuchhaltung 6 BenutzerLohnbuchhaltung 1 BenutzerAdressverwaltung 12 BenutzerArchivierung 4 BenutzerAbaPilot 4 BenutzerAbaView Report Writer 10 Benutzer

Mit Schönem werbenDie Hach AG hat ihren Sitz im baselländi-schen Zunzgen. Sie ist Schweizer Markt-führerin für Werbe- und Geschenkartikelund beschäftigt 35 Mitarbeiter. Unterdem Motto ”mit Schönem werben” ver-treibt die HACH vom Kugelschreiber biszur Oster-Dekoration, vom T-Shirt bis zurTaschenlampe alles, was Firmen ihrenKunden schenken könnten. Auf vielenArtikeln sind Werbeaufdrucke möglich.Kataloge, die mehrmals jährlich versandtwerden, sind der Hauptvertriebskanal.Dazu betreibt das Versandhaus einen gutausgebauten E-Shop, der auf derABACUS E-Commerce-Lösung AbaShop(www.hach.ch) aufbaut. Dieser wurde inZusammenarbeit mit den beiden ABACUS-Spezialisten Next und WData realisiert.

Hach Schweiz AGHauptstrasse 7CH-4455 Zunzgen BLTelefon 061 976 91 65Fax 061 976 91 62www.hach.ch

Weitere Informationen zum beschriebenenProjekt erhalten Sie bei:

fidevision agEichwatt 5CH-8105 Regensdorf-WattTelefon 044 738 50 70Fax 044 738 50 80fidevision@fidevision.chwww.fidevision.ch

ABACUS Anwenderportrait

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ABACUS Research AGZiegeleistrasse 12CH-9301 Wittenbach-St.GallenTelefon 071 292 25 25Fax 071 292 25 00www.abacus.ch