HR Self-Services & Prozessautomatisierungmedia.haufe-group.com/media/attachmentlibraries/rp/Personal/... · Mitarbeiter und Führungskräfte in die HR-Prozesse. Die Zielset-zung dahinter

HR Self-Services & Prozessautomatisierung

Eine Marktstudie derperbit Software GmbH

Wissenschaftliche Begleitung: Prof. Dr. Wolfgang Jäger

Hochschule RheinMain, Wiesbaden

März 2011

Inhalt

Einführung

Methodik

HR Self-Services Einsatz in Unternehmen Arten Akzeptanz NutzenpotenzialeErfolgsfaktoren

ProzessautomatisierungProzessdokumentationBekanntheitEinsatz in UnternehmenNutzenpotenzialeErfolgsfaktoren

„Nachgefasst“

Fazit & Ausblick

Teilnehmer-Statistik

Impressum

3

4

5

12

20

21

24

2

Seit fast 30 Jahren hat sich die perbit Software GmbH der IT-Unterstützung im HR-Bereich verschrieben. In diesem spannenden Um-feld entwickeln sich seit Jahren immer neue Herausforderungen für Unternehmen im All-gemeinen und für Human Resources im Be-sonderen, sei es durch die demographische Entwicklung, die Globalisierung oder auch die allgemeine Marktdynamik.

Seit einiger Zeit beobachten wir zwei Tenden-zen: Zum einen eine Tendenz zur Zentralisie-rung, im Sinne von Bündelung verschiedener Personalfunktio-nen, zum anderen eine Tendenz zur Dezentralisierung der Per-sonalarbeit und damit verbunden eine verstärkte Einbindung der Mitarbeiter und Führungskräfte in die HR-Prozesse. Die Zielset-zung dahinter scheint klar: Pro-zesse sollen effizienter und kundennäher ge-staltet werden.

HR Self Services und Prozessautomatisie-rungssysteme bieten dabei nicht nur die Mög-lichkeit, die Personalabteilung in administra-tiver Hinsicht zu entlasten, sie unterstützen darüber hinaus Führungskräfte in ihrer Füh-rungsfunktion und in strategischen Frage-stellungen.

Einführung

Der Markt für derlei IT-Lösungen ist seit eini-gen Jahren zweifelsohne vorhanden, doch bis-lang ist dieser wenig transparent. Bisherige Studien zu diesem Thema beschäftigen sich – wenn überhaupt – meist mit Großunterneh-men. Kleinere und mittelständische Unter-nehmen bleiben in der Betrachtung dagegen meist außen vor.

Ein Ziel der vorliegenden Studie ist es da-her, Markttransparenz im deutschsprachigen Raum herzustellen, insbesondere unter Ein-

beziehung des Mittelstands. Des Weiteren soll die Studie aufzei-gen, inwieweit Nutzenpotenziale und Erfolgsfaktoren von HR Self Services und Prozessautomati-sierung bei den Unternehmen bekannt sind. Nicht zuletzt ist ein Ziel dieser Studie, Unterneh-men Hilfestellung zu geben, um

sich selbst im Wettbewerbsvergleich besser einschätzen zu können. Schließlich sollen Per-sonalverantwortliche und Entscheider für die Thematik sensibilisiert werden.

Wir bedanken uns an dieser Stelle ganz herz-lich für Ihre Unterstützung und wünschen Ih-nen eine interessante Lektüre!

Herzlichst

Wolfgang WitteGeschäftsführer

Der Markt für HR Self Services und Prozessautomati-sierungssysteme

ist noch wenig transparent.

3

Methodik

Die Befragung wurde mit Hilfe eines standar-disierten Online-Fragebogens im Zeitraum vom 19. Oktober bis 12. November 2010 durch-geführt. Die Entwicklung des Fragebogens erfolgte in Kooperation der perbit Software GmbH mit Prof. Dr. Wolfgang Jäger vom Studiengang Media Management der Hochschule Rhein-Main in Wiesbaden.

Die Rekrutierung der insgesamt 420 Teilneh-mer erfolgte zum einen über den Adressen-Pool von HRNetworx, zum anderen über die XING-Gruppe „Human Resources“. Über einen Link gelangten die Teilnehmer auf den Online-Fragebogen. Da die Befragung anonym war, konnten keine Rückschlüsse auf einzelne Un-ternehmen oder Personen gezogen werden. Allerdings konnte durch die Abfrage einiger statistischer Daten ein Eindruck von der Teil-nehmerstruktur gewonnen werden. So zeigte sich etwa, dass sich gleichermaßen Mitarbei-ter und Führungskräfte aus kleinen und gro-ßen Unternehmen an der Befragung beteilig-

ten (vgl. Abb. 2). Gut die Hälfte (45 Prozent) der Teilnehmer stammten aus Unternehmen mit weniger als 500 Mitarbeitern, ein knappes Drittel (32 Prozent) hatte zwischen 500 und 5.000 und fast ein Viertel (23 Prozent) mehr als 5.000 Mitarbeiter. Auffallend ist, dass sich mehrheitlich Mitarbeiter und Führungs-kräfte aus der Dienstleistungsbranche an der Befragung beteiligt haben, gefolgt von Indus-trie und Industrie-Zulieferern (vgl. Abb. 1). Weitere statistische Daten können ab Seite 21 eingesehen werden.

Wie viele Mitarbeiter sind in Ihrem Unterneh-men beschäftigt?

Abb. 2: Mitarbeiteranzahl in den befragten Unternehmen

In welcher Branche ist Ihr Unternehmen tätig?

Abb. 1: Branchenzuordnung der befragten Unternehmen

4

22% 23%

8%

13%11%

23%

0%

5%

10%

15%

20%

25%

< 100 100 bis 499 500 bis 999 1.000 bis 2.499

2.500 bis 5.000

> 5.000

29,8%

13,1%

8,5%

5,8%

5,1%

3,9%

3,9%

2,9%

2,4%

2,4%

2,2%

1,9%

1,7%

1,7%

1,7%

1,2%

11,9%

Dienstleister

Industrie und Industrie-Zulieferer

Bankwirtschaft

Handel

Chemie, Pharma

Energie, Versorgung

Öffentlicher Dienst

Werbe-, Druck- und Medienwirtschaft

Logistik

Versicherung

Gesundheitswesen, Kirche

Verbände, Vereine, Stiftungen

Hotel, Tourismus

Nahrungsmittel

Schule, Uni, Bildung

Baugewerbe

Sonstige

n = 409

n = 413

Etwas mehr als die Hälfte (57 Prozent) aller teilnehmenden Unternehmen haben bereits IT-gestützte HR Self Services im Einsatz. Drei Viertel davon nutzen diese schon seit mindes-tens zwei Jahren, 37 Prozent gar seit über fünf Jahren.

HR Self-Services

Abb. 4: Dauer der Nutzung von IT-gestützten HR Self-Services in Unternehmen

Einsatz in Unternehmen

Wie lange nutzen Sie bereits IT-gestützte HR Self-Services in Ihrem Unternehmen?

5

Nutzen Sie in Ihrem Unternehmen bereits IT-gestützte HR Self-Services für Mitarbeiter und Führungskräfte?

Abb. 3: Nutzung von IT-gestützten HR Self-Services

57%43%

Ja Nein

Wie zufrieden sind Sie aus Ihrer Sicht insgesamt mit den IT-gestützten HR Self- Services in Ihrem Unternehmen?

Abb. 5: Zufriedenheit mit HR Self-Services in Unternehmen

13%

68% 17%

2%

Voll und ganz Weitgehend Wenig Gar nicht

9%16%

38% 37%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

< 1 Jahr 1 bis 2 Jahre 2 bis 5 Jahre > 5 Jahre

50%

40%

30%

20%

10%

0%< 1 Jahr 1 bis 2 Jahre 2 bis 5 Jahre > 5 Jahre

Die Zufriedenheit mit den eingesetzten HR Self-Services ist insgesamt sehr groß. So sind 81 Prozent der Unternehmen zumindest weitgehend zufrieden, 17 Prozent dagegen wenig und nur zwei Prozent sind mit dem Einsatz der HR Self-Services gar nicht zufrieden.

n = 420n = 239

n = 242

Unter Berücksichtigung der Annahme, dass sich an der Befragung überwiegend solche Unternehmen beteiligten, die sich bereits in- tensiver mit dem Thema HR Self- Services auseinandergesetzt haben, erscheint der Anteil derer, die bereits Self-Services in ihrem Unter- nehmen nutzen, verhältnismäßig gering. Dies relativiert sich jedoch dadurch, dass über die Hälfte der Unternehmen (58 Prozent), die zur Zeit keine HR Self-Services im Einsatz haben, diesen zumindest für die Zukunft planen.

Knapp die Hälfte davon (47 Prozent) plant die Einführung innerhalb der nächsten drei Jahre. 42 Prozent dagegen haben nicht vor,

in nächster Zeit HR Self-Services einzuführen.

Als Hauptgrund dafür wurde die kleine Unternehmensgröße ge-nannt, gefolgt von den hohen zu erwartenden Kosten. Aber auch die nicht dazu passende Unter- nehmenskultur spricht bei einigen

Unternehmen gegen einen Einsatz von HR Self-Services.

HR Self-ServicesEinsatz

Planen Sie die Einführung von HR Self-Services in Ihrem Unternehmen und in welchem Zeitraum?

Abb. 6: Geplante Einführung von HR Self-Services in Unternehmen mit Angabe des angestrebten Zeitpunkts

58 Prozent der Unternehmen,

die zur Zeit keine HR Self-Services im Einsatz haben, planen dies für die

Zukunft.

Wo liegen die Gründe dafür, dass Sie in Ihrem Unternehmen bisher keine HR Self-Services einsetzen und die Einführung nicht geplant ist?

Abb. 7: Gründe, die gegen eine Einführung von HR Self-Services sprechen

6

13%

34%11%

42%

Ja, nächstes Jahr (2011)

Ja, innerhalb der nächsten drei Jahre (bis 2013)

Ja, aber nicht vor 2014

Nein

56%

36%

27%

24%

24%

21%

19%

10%

7%

7%

Zu kleines Unternehmen

Zu hohe Kosten

Entspricht nicht der Unternehmenskultur

Fehlende Unterstützung der Geschäfts-/Unternehmensführung

Nutzen momentan nicht ersichtlich

Zu hohe technische Anforderungen / Technische Voraussetzungen nicht vorhanden

Fehlende Akzeptanz der Führungskräfte

Zu viele Mitarbeiter ohne PC-Arbeitsplatz

Fehlende Gewährleistung der Datensicherheit

Fehlende Akzeptanz der Mitarbeiter

n = 182

n = 70

Grundsätzlich lassen sich HR Self-Services in 2 Kategorien unterscheiden: Self-Services für Mitarbeiter (Employee Self Services = ESS) und Self-Services für Führungskräfte (Manage- ment Self Services = MSS). Employee Self Ser- vices werden am häufigsten im Rahmen der Zeitwirtschaft eingesetzt, gefolgt von der Stammdatenpflege und dem Reisemanage- ment.

HR Self-ServicesArten

In welchen Bereichen werden in Ihrem Unternehmen IT-gestützte HR Self-Services genutzt? (Employee Self Services / ESS)

Abb. 8: Bereiche, in denen IT-gestützte HR Self-Services (ESS) in Unternehmen genutzt werden

Arten von HR Self-Services

ZeitwirtschaftStammdatenpflege

Reisemanagement

Weiterbildung

Stellenmarkt

Dies sind auch die drei Bereiche, die in den Pla- nungen derjenigen Unternehmen, die HR Self- Services in der nächsten Zeit einführen möchten, die größte Rolle spielen. Hinzu kommen hier noch die Themen Weiterbildung und Zielverein- barung. Auch der interne Stellenmarkt, der in engem Bezug zu einem elektronischen Bewerbermanagementsystem steht, ist bei

vielen Unternehmen im Fokus. Dagegen spielen Bescheinigungswesen, Qualifika- tionsdatenpflege und Ideen-/Wissens- management im Rahmen von ESS eine ver-gleichsweise kleinere Rolle, wenngleich der Anteil derer, die den Einsatz von ESS in die-sen Bereichen planen, höher ist als der An-teil derer, die sie bereits einsetzen.

7

77%

56%

52%

44%

41%

39%

39%

36%

23%

22%

21%

19%

8%

60%

61%

50%

40%

50%

23%

36%

45%

30%

36%

30%

29%

4%

Zeitwirtschaft

Stammdatenpflege

Reisemanagement

Interner Stellenmarkt

Weiterbildung (Seminarbuchungen etc.)

Entgeltabrechnung

Performance Management / Leistungsbeurteilung

Zielvereinbarung (Einsicht/Zustimmung)

Personalakteneinsicht (DMS)

Bescheinigungswesen

Qualifikationsdatenpflege

Ideen-/Wissensmanagement

Sonstige

Im Einsatz

Einsatz geplant

n = 182

n = 98

Auch bei den Management Self Services werden am häufigsten eher „klassische“ Funk- tionen wie Zeitwirtschaft und Reisemanage- ment abgedeckt. Daneben spielen das Bewer-ber- und das Performance Management eine große Rolle.


In welchen Bereichen werden in Ihrem Unternehmen IT-gestützte HR Self-Services genutzt? (Management Self Services / MSS)

Abb. 9: Bereiche, in denen IT-gestützte HR Self-Services (MSS) in Unternehmen genutzt werden

Bei den Unternehmen, die den Einsatz von MSS planen, ist die Leistungsbeurteilung die am häufigsten genannte Anwendung, gefolgt von Mitarbeiter-Reporting und Zielverein- barung.

Personalakteneinsicht und Talent Manage- ment stehen im Rahmen von MSS bei den Unternehmen, die eine Einführung in den nächsten Jahren planen, stärker im Fokus als bei den Unternehmen, die bereits MSS einsetzen. Gleiches gilt für den Weiterbildungs-

bereich und mit Abstrichen auch für die Per-sonaleinsatzplanung und das Vergütungs-management, wenngleich hier die Differenz zwischen „Soll“ und „Ist“ geringer ist.

8

69%

51%

46%

45%

41%

41%

37%

24%

24%

24%

21%

5%

52%

43%

48%

62%

54%

53%

47%

33%

29%

41%

38%

3%

Zeitwirtschaft

Reisemanagement

Bewerbermanagement

Performance Management / Leistungsbeurteilung

Mitarbeiter-Reporting

Zielvereinbarung


Personaleinsatzplanung

Vergütungsmanagement

Personalakteneinsicht (DMS)

Talent Management

SonstigeIm Einsatz

Einsatz geplant


n = 229

n = 101


Mit welchen Endgeräten können HR Self-Services in Ihrem Unternehmen von Mitarbeitern und Führungskräften genutzt werden?

Abb. 10: Endgeräte, mit denen HR Self-Services im Unternehmen genutzt werden können

Welche der folgenden modernen Informations- und Kommunikations-Tools nutzen Sie in Ihrem Unternehmen im Umfeld von HR Self-Services (z.B. im Intranet)?

Abb. 11: Nutzung von Informations- und Kommunikations-Tools im Umfeld von HR Self-Services im Unternehmen

Bei den Unternehmen, die bereits HR Self-Services einsetzen, können diese bei nahezu allen Unternehmen sowohl von Mitarbeitern (97 Prozent) als auch von Führungskräften (95 Prozent) vom Desktop PC aus genutzt werden. Bei knapp einem Viertel (24 Prozent) ist auch der Zugriff für Mitarbeiter über Kiosksysteme möglich. Ein gutes Drittel (34 Prozent) bietet Führungskräften an, die Self Services auch über mobile Endgeräte zu nutzen, für Mit-arbeiter ist dieses Angebot noch deutlich we-niger häufig vorhanden (12 Prozent).

Die meisten Unternehmen, die HR Self-Servi-ces im Einsatz haben, verfügen in diesem Zu-sammenhang über ein Mitarbeiterportal (79 Prozent). Auf Wikis als Kollaborations-Tool setzt immerhin ein Drittel (33 Prozent) der Unternehmen, jedes vierte Unternehmen (25 Prozent) bietet gar ein internes Beziehungs- netzwerk an, und gut jedes fünfte Unterneh-men (21 Prozent) hat Blogs im Einsatz. Weniger häufig genutzt werden dagegen RSS-Feeds, Mobile Applikationen und Podcasts. RFID-Chips spielen so gut wie gar keine Rolle.

9

79%

33%

25%

21%

13%

12%

12%

10%

1%

Mitarbeiterportal

Wikis

Beziehungsnetzwerke (interne Social Networks)

Blogs

RSS-Feeds

Mobile Applikationen

Keine der genannten

Podcasts

RFID-Chips

97%

24%

12% 8%

95%

11%

34%

9%0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Desktop PCs Kiosksysteme Mobile Endgeräte Sonstiges

Mitarbeiter

Führungskräfte97%

24%

12% 8%

95%

11%

34%

9%0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Desktop PCs Kiosksysteme Mobile Endgeräte Sonstiges

Mitarbeiter

Führungskräfte

*

* z.B. Laptop/Notebook

n = 233

n = 238

n = 233

In den Unternehmen, die HR Self-Services im Einsatz haben, ist die Akzeptanz seitens der Mitarbeiter und Führungskräfte auf einem recht hohen Niveau, wobei sie bei Führungs-kräften (Ø=1,91) noch etwas stärker ausge-prägt ist als bei Mitarbeitern (Ø=1,98). Bei den

HR Self-ServicesAkzeptanzNutzenpotenziale

Akzeptanz

Abb. 12: Akzeptanz im Unternehmen für HR Self-Services Abb. 13: Zukünftiger Stellenwert der Einbindung von Führungskräften und Mitarbeitern

Wie hoch ist die Akzeptanz für die HR Self-Services unter den Mitarbeitern und Führungskräften Ihres Unternehmens?

Welchen Stellenwert hat die Einbindung von Führungskräften und Mitarbeitern in HR-Systeme für Sie zukünftig?

Unternehmen, die noch keine HR Self-Services nutzen, hat vor allem die Einbindung von Füh-rungskräften in HR-Systeme zukünftig einen recht hohen Stellenwert (Ø=1,89), wohingegen die Einbindung von Mitarbeitern einen geringe-ren zukünftigen Stellenwert aufweist (Ø=2,29).

Abb. 14: Vorteile durch die Einführung von HR Self-Services

Nutzenpotenziale

Welche Vorteile ergeben sich aus Ihrer Sicht durch die Einführung von HR Self-Services?

TransparenzerhöhungKostensenkung Produktivitätssteigerung

EigenverantwortungDatenqualität

10

hoch eher hoch eher gering gering

1,98

1,91

1 2 3 4

MitarbeiterFührungskräfte

1,98

1,91

1 2 3 4



2,29

1,89

1 2 3 4


2,29

1,89

1 2 3 4


Zeitgewinn bei Arbeitsabläufen/Prozessen

Verbesserung der Datenqualität

Senkung der Verwaltungskosten

Entlastung des Personalbereichs

Erhöhung der Transparenz von Arbeitsabläufen

Erhöhung der Produktivität

Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit durch mehr Eigenverantwortung

Verbesserung der Zusammenarbeit

Sonstiges*

1 2 3 4 voll und ganz weitgehend weniger gar nicht

Zeitgewinn

* (z.B. standortunabhängige Bearbeitung, Reduzierung des administr. Aufwands, verbessertes Commitment)

(n = 220)

(n = 225)(n = 171)

(n = 171)

1,53

1,94

1,93

1,92

1,95

2,13

2,38

2,14

2,07

1,60

1,84

1,90

1,92

2,13

2,36

2,47

2,55

1,94

1 2 3 4

Einsatz geplantIm Einsatz

Für diejenigen Unternehmen, die HR Self- Services nutzen, gibt es bei der Einführung von Self-Services im Wesentlichen vier Erfolgs- faktoren. Dies sind die Akzeptanz der Mitar-beiter bzw. Führungskräfte, ausreichende In-formationen zur Nutzung und Handhabung, eine hohe Usability sowie die Gewährleistung der Datensicherheit.

HR Self-ServicesNutzenpotenzialeErfolgsfaktoren

Welches waren Ihrer Einschätzung nach wichtige Erfolgsfaktoren bei der Einführung von HR Self-Services in Ihrem Unternehmen?

Erfolgsfaktoren

Abb. 15: Erfolgsfaktoren bei der Einführung von HR Self-Services in Unternehmen

InformationAkzeptanz

Schulungsmaßnahmen

Unternehmenskultur

Usability

Akzeptanz der Mitarbeiter/Führungskräfte

Information der Mitarbeiter/Führungskräfte

Hohe Usability der angebotenen Services

Gewährleistung der Datensicherheit

Schulungsmaßnahmen für Mitarbeiter/ Führungskräfte

Unternehmenskultur

Sonstiges*

sehr wichtig wichtig weniger wichtig nicht wichtig

Als weniger wichtig werden im Vergleich dazu Schulungsmaßnahmen und die „richtige“ Unternehmenskultur erachtet. Auffallend ist auch hier, dass die Unternehmen, die den Ein-

Das größte Nutzenpotenzial von HR Self-Services liegt nach Ansicht aller Teilnehmer – egal ob bereits Self-Services im Unterneh-men genutzt werden oder nicht – im Zeitge-winn bei Arbeitsabläufen und Prozessen. Bei denjenigen Unternehmen, die Self-Services im Einsatz haben, folgt an zweiter Stelle die Verbesserung der Datenqualität. Bei den Un-ternehmen, die zukünftig HR Self-Services einführen wollen, steht dagegen die Entlas-tung des Personalbereichs an zweiter Stelle.

satz von Self-Services planen, den genannten Faktoren in der Tendenz eine höhere Bedeu-tung beimessen als diejenigen Unternehmen, die Self-Services bereits im Einsatz haben.

An dritter Stelle folgt bei beiden Gruppen die Senkung der Verwaltungskosten. Auffällig ist, dass die Nutzenpotenziale derjenigen Unter-nehmen, die noch keine Self-Services nutzen, fast durchweg höher eingeschätzt werden, als sie tatsächlich zu sein scheinen. Insbesondere hinsichtlich der Produktivitätssteigerung und der Verbesserung der Zusammenarbeit soll-ten Unternehmen darauf bedacht sein, keine überzogenen Erwartungen zu haben.

11

1,25

1,47

1,39

1,39

1,69

2,06

2,30

1,50

1,53

1,53

1,53

1,92

2,08

1,94

1 2 3 4

Einsatz geplant

Im Einsatz

1,25

1,47

1,39

1,39

1,69

2,06

2,30

1,50

1,53

1,53

1,53

1,92

2,08

1,94

1 2 3 4

Einsatz geplant

Im Einsatz

* (z.B. Einbindung Betriebsrat, hohe Datenqualität, Unterstützung durch Management, Transparenz)

Prozessautomatisierung

21 Prozent haben zwischen elf und 20 Prozes-sen dokumentiert, 25 Prozent zwischen fünf und zehn. Nur sieben Prozent haben weniger als fünf Prozesse schriftlich dokumentiert. Bei 37 Prozent der Teilnehmer, die schriftlich do-kumentierte Prozesse haben, werden mehr als zehn HR-Prozesse durch spezielle IT-Systeme unterstützt. Bei 32 Prozent sind es zwischen fünf und zehn, bei 31 Prozent sind es weniger als fünf HR-Prozesse, die durch spezielle IT-Systeme unterstützt werden.

Eine wesentliche Voraussetzung für die Pro- zessautomatisierung ist die Prozessdokumen-tation. Was dies angeht, sind die Unternehmen recht gut aufgestellt. Drei Viertel (75 Prozent) der teilnehmenden Unternehmen haben die wichtigsten HR-Prozesse (z.B. Personaladmi-nistration, Personalbeschaffung, Personalab-rechnung) schriftlich dokumentiert. Gut die Hälfte davon (48 Prozent) haben mehr als 20 HR-Prozesse schriftlich dokumentiert.

Prozessdokumentation

Sind die wichtigsten HR-Prozesse in Ihrem Unternehmen schriftlich dokumentiert (z.B. Personaladministration, Personal- beschaffung, Personalabrechnung)?

Abb. 16: Dokumentation von HR-Prozessen

48% der Befragten haben in ihrem Unternehmen mehr als 20 dokumentierte HR-Prozesse.

50%

40%

30%

20%

10%

0%< 5 5 bis 10 11 bis 20 > 20

Wie viele schriftlich dokumentierte HR-Prozesse gibt es in Ihrem Unternehmen?

Abb. 17: Dokumentation von HR-Prozessen

Wie viele HR-Prozesse werden in Ihrem Unternehmen durch spezielle HR-IT-Systeme unterstützt?

Abb. 18: Unterstützung von HR-Prozessen durch HR-IT- Systeme

12

< 5 5 bis 10 > 10

31% 32%37%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

< 5 5 bis 10 > 10

75%

25%

Ja

Nein

7%

25%21%

48%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

< 5 5 bis 10 11 bis 20 > 20

n = 275

n = 420

n = 277

Die Funktionsweise eines HR-Prozessautoma-tisierungssystems zu kennen ist eine Sache, aber haben die Unternehmen solche Systeme auch schon im Einsatz? Die Antwort lautet: Überwiegend nein. Nur ein gutes Viertel (26 Prozent) der Teilnehmer bestätigte, dass in ihrem Unternehmen bereits ein IT-System zur

Prozess- automatisierungBekanntheitEinsatz

Bekanntheit

Einsatz in Unternehmen

Sind Ihnen Funktionsweise, Nutzen und Erfolgsfaktoren eines HR-Prozessautomatisierungs-Systems bekannt?

Fast drei Viertel der Befragten (72 Prozent) gaben an, dass ihnen die Funktionsweise, der Nutzen und die Erfolgsfaktoren eines HR-Prozessautomatisierungssystems zumindest weitgehend bekannt sind. 21 Prozent gaben zu, dass sie bislang weniger darüber wissen, und sieben Prozent scheinen sich noch gar nicht mit dem Thema auseinandergesetzt zu haben.

Abb. 19: Bekanntheit von Funktionsweise, Nutzen und Erfolgsfaktoren eines HR-Prozessautomatisierungssystems

Setzen Sie bereits IT-Systeme zur über- greifenden HR-Prozessautomatisierung inkl. Prozessmonitoring ein (z.B. Business Process Management System)?

Abb. 20: Einsatz von IT-Systemen zur HR-Prozess- automatisierung

Haben Sie für die Umsetzung der HR- Prozessautomatisierung externe Beratung in Anspruch genommen (z.B. für die Definition der einzelnen Prozessschritte/des Workflows, etc.)?

Abb. 21: Inanspruchnahme externer Beratung für die Umsetzung der HR-Prozessautomatisierung

übergreifenden HR-Prozessautomatisierung (inkl. Prozessmonitoring) im Einsatz ist. 68 Prozent davon haben für die Umsetzung (z.B. für die Definition der einzelnen Prozessschrit-te/des Workflows, etc.) externe Beratung in Anspruch genommen.

13

26%

74% Ja

Nein

68%

32%Ja

Nein

17%

55%

21%

7%

Voll und ganz Weitgehend Wenig Gar nicht

n = 420

n = 392

n = 81

Prozess- automatisierungEinsatz

Planen Sie die Einführung von IT-Systemen zur HR-Prozessautomatisierung in Ihrem Unternehmen und in welchem Zeitraum?

Abb. 22: Geplante Einführung von IT-Systemen zur HR-Prozessautomatisierung mit Angabe des angestrebten Zeitpunkts

Ziehen Sie in Erwägung, für die Umsetzung der HR-Prozessautomatisierung externe Beratung in Anspruch zu nehmen (z.B. für Analyse & Definition der einzelnen Prozess-schritte/Workflows)?

Abb. 23: Erwägung der Inanspruchnahme von externer Be-ratung für die Umsetzung der HR-Prozessautomatisierung

58 Prozent der Unternehmen, die noch kein IT-gestütztes HR-Prozessautomatisierungssys-tem im Einsatz haben, planen dies zumindest für die Zukunft, 46 Prozent sogar in 2011 bzw. innerhalb der nächsten drei Jahre. 35 Prozent der Unternehmen, die den Einsatz eines sol-

chen Systems planen, ziehen dabei in Erwä-gung, externe Beratung in Anspruch zu neh-men. 23 Prozent wollen die Umsetzung ohne externe Hilfe realisieren, 41 Prozent sind sich noch unschlüssig, ob sie Unterstützung von außen benötigen werden.

Wo liegen die Gründe, dass Sie in Ihrem Unternehmen bisher kein IT-System zur HR-Prozess- automatisierung einsetzen und die Einführung nicht geplant ist?

Abb. 24: Gründe, warum IT-Systeme zur HR-Prozessautomatisierung bisher nicht eingesetzt werden

14

18%

28%12%

42%

Ja, nächstes Jahr (2011)Ja, innerhalb der nächsten drei Jahre (bis 2013)Ja, aber nicht vor 2014Nein

35%23%

41%

Ja Nein Weiß nicht

48%

39%

24%

24%

18%

17%

13%

Zu kleines Unternehmen

Zu hohe Kosten

Fehlende Unterstützung der Geschäfts-/Unternehmensführung

Vorteile/Nutzen momentan nicht ersichtlich

Zu hohe technische Anforderungen / Technische Voraussetzungen nicht vorhanden

Keine klar definierten Prozesse

Sonstiges*

* (z.B. zum Teil bereits Prozessautomatis. vorhanden, zu heterogenes Arbeitsumfeld, Unternehmenskultur)

n = 318

n = 158

n = 109

Prozess- automatisierungEinsatzNutzenpotenziale

Von den 42 Prozent, die keine Einführung eines HR- Prozessautomatisierungs- systems planen, werden als Hauptgründe dafür die Unternehmensgröße (48 Prozent) und die ho-hen Kosten (39 Prozent) angegeben. Ein gutes Viertel (24 Prozent) sieht als Hinderungsgrund die fehlende Unterstützung der

Geschäfts-/Unternehmensfüh- rung. Ebenso viele erken-

nen derzeit keinen Nutzen in einem solchen System.

18 Prozent sehen die technischen Anforde- rungen als zu hoch an, und 17 Prozent sehen die nicht klar definier-

ten Prozesse als K.O.-Kriterium.

Kleines Unter-

nehmen

Hohe Kosten Technische Anforderungen

Fehlende Unterstützung Keine klar definierten

Prozesse

Abb. 25: Vorteile der HR-Prozessautomatisierung

Nutzenpotenziale

Wo liegen bzw. könnten aus Ihrer Sicht die Hauptvorteile der HR-Prozessautomatisierung liegen?

Die größten Vorteile einer HR-Prozessauto-matisierung werden in der Verbesserung des Workflows (Ø=1,61), einer Effizienzsteigerung (Ø=1,64) und Zeitersparnis (Ø=1,75) gesehen. Es folgen die Erhöhung der Prozessqualität und eine höhere Transparenz der Arbeits- abläufe. Die Entlastung des Personalbereichs (Ø=1,91) und eine Kostensenkung (Ø= 2,01) fal-len dagegen in der Bewertung etwas ab. Das allgemeine Nutzenpotenzial einer HR-Prozessautomation wird von den Teilnehmern recht hoch eingeschätzt (vgl. Abb. 25):

86 Prozent derjenigen Teilnehmer, denen die Funktionsweise und der Nutzen nicht gänzlich unbekannt sind, sehen ein hohes oder sehr hohes Nutzenpotenzial, zwölf Prozent sind der Ansicht, dass der Nutzen eher gering ist, und zwei Prozent können überhaupt keinen Vorteil in einer Prozessautomation erkennen. Die überwiegende Mehrheit der Teilnehmer, denen die Funktionsweise eines solchen Sys-tems nicht gänzlich unbekannt ist (91 Prozent), hält die HR-Prozessautomatisierung zukünftig jedoch für wichtig oder sehr wichtig.

15

Verbesserung des Workflows

Effizienzsteigerung

Zeitersparnis

Erhöhung der Prozessqualität

Erhöhung der Transparenz von Arbeitsabläufen

Entlastung des Personalbereichs

Kostensenkung

Sonstiges*

voll und ganz weitgehend weniger gar nicht

1,61

1,64

1,75

1,81

1,84

1,91

2,01

2,37

1,00 2,00 3,00 4,00

* (z.B. Motivation der MA, Erhöhung der Arbeitsqualität, Standardisierung)

Prozess- automatisierungNutzenpotenziale

Für wie wichtig halten Sie die HR-Prozess-automatisierung zukünftig?

Abb. 27: Zukünftige Bedeutung der HR-Prozessauto- matisierung

Wie hoch schätzen Sie allgemein das Nutzen- potenzial für HR-Prozessautomatisierung ein?

Abb. 26: Nutzenpotenzial für HR-Prozessautomatisierung

Wie beurteilen Sie das Nutzenpotenzial einer Prozessautomatisierung für die folgenden HR-Prozesse?

Abb. 28: Nutzenpotenziale einer Prozessautomatisierung für HR-Prozesse

Zeitwirtschaft

Reisemanagement

Personalplanung

Performance Management/ Leistungsbeurteilung

Neueintritt

Vergütungsmanagement

Personalgewinnung

Zielvereinbarung

Personalentwicklung

Austritt

Ideenmanagement

Versetzung/Entsendung

Sonstiges*

Bezogen auf konkrete HR-Prozesse wird das größte Nutzenpotenzial einer Automa-tisierung der Zeitwirtschaft (Ø=1,57), des Reisemanagements (Ø=1,86) sowie der Per-sonalplanung und des Performance Ma-

nagements (Ø= jeweils 2,04) beigemessen. Geringer bewertet wurde dagegen das Nutzen-potenzial einer Automatisierung von Austritten (Ø=2,24), des Ideenmanagements (Ø=2,48) und der Versetzung/Entsendung (Ø=2,53).


16

19%

67%12%

2%

Sehr hoch Hoch Eher gering Gering

38%53%

7% 2%

Sehr wichtig Wichtig Weniger wichtig Nicht wichtig

1,57

1,86

2,04

2,04

2,11

2,11

2,14

2,14

2,23

2,24

2,48

2,53

2,38

1,00 2,00 3,00 4,00* (z.B. Personaladministr., Personalcontrol- ling, unternehmensinterne Kommunikation)

n = 371 n = 389

Prozess- automatisierungNutzenpotenziale

Abb. 29: Erfolgsfaktoren bei der Einführung eines HR-Prozessautomatisierungs-Systems

Welches sind bzw. wären Ihrer Einschätzung nach wichtige Erfolgsfaktoren bei der Einführung eines HR-Prozessautomatisierungs-Systems?

Prozessoptimierung

Unterstützung durch das Management

Kontroll- und Steuerungsfunktion

Integrationsfähigkeit in bestehende IT-Landschaft

Prozessberatung

Zertifizierung

Sonstiges*

Prozessdenken

Prozessoptimierung (Ø=1,50), Integrations-fähigkeit in die bestehende IT-Landschaft und Unterstützung durch das Management (Ø= jeweils 1,56) wurden als wichtigste Er-

folgsfaktoren bei der Einführung eines HR- Prozessautomatisierungssystems deklariert. Prozessberatung (Ø=2,05) und Zertifizierung (Ø=2,71) fallen in der Bewertung ab.

sehr wichtig wichtig weniger wichtig nicht wichtig

17

1,50

1,56

1,56

1,73

1,96

2,05

2,71

2,00

1,00 2,00 3,00 4,00* (z.B. Schulungen, Akzeptanz bei MA/FK,

Kommunikation/Information)

Prozess- automatisierung„Nachgefasst“

Aus der Online-Befragung ging hervor, dass die Mehrheit der Unternehmen noch kein HR-Pro-zessautomatisierungssystem im Einsatz hat. Allerdings wird der Automatisierung von HR-Prozessen mit Hilfe eines speziellen IT-Sys-tems von vielen Unternehmen zukünftig eine hohe Bedeutung beigemessen. Um diesen

18

„Nachgefasst“

Vor- und Nachteile eines HR-Prozessautomatisierungssystems bekannt?

Teilnehmer: 14 (100%)

Ja: 36% Nein: 64%

HR-Prozessautomatisierungssystem im Einsatz?

Ja: 44%

Ja: 22%

HR-Prozessautomatisierungssystem geplant?

Ja: 80%

Hat sich Einführung des HR-Prozessautomatisierungssystems

gelohnt?

Flexibilität, Anpassungsfähigkeit,

Benutzerfreundlichkeit

Welches sind die wichtigsten Anforderungen an ein HR-

Prozessautomatisierungssystem?

Die Antworten lassen sich grob wie folgt darstellen:

Kernaussagen von Unternehmen, die ein HR-Prozessautomatisierungssystem einsetzen:

• Grundsätzlich werden klare Anforderungen an ein HR-Prozessautomatisierungssystem ge-stellt: Es sollte eine hohe Nutzerfreundlichkeit aufweisen und über ein hohes Maß an Steu-erungsfähigkeit und Flexibilität verfügen, so dass individuelle Begebenheiten seitens des Unternehmens, z.B. hinsichtlich der einzelnen Prozesse, Schnittstellen und Funktionen (Be-rechtigungskonzept) berücksichtigt werden können. Darüber hinaus sollte es auf jeden Fall zur Schnittstellenminimierung beitragen und eine hohe Datensicherheit gewährleisten.

• Zur getätigten Investition konnten die meisten Unternehmen keine konkrete Angabe machen, die Einführung des Systems dauerte aber insgesamt zwischen 9 Monaten und 5 Jahren. Für die meisten Unternehmen hat sich die Investition vollständig oder zumindest teilweise gelohnt. Bei einigen wird jedoch das Potenzial des vorhandenen Systems (noch) nicht gänzlich ausge-schöpft.

• Unternehmen, die derzeit darüber nachdenken, ein HR-Prozessautomatisierungssystem ein-zuführen, wird empfohlen, das Projekt gründlich vorzubereiten. Dazu gehören die Installation eines Projektteams, eine klare Definition der Ziele und Hebel zu deren Erreichung sowie eine transparente Kommunikation an die Mitarbeiter und Führungskräfte, da von deren Akzeptanz der Erfolg eines solchen Systems maßgeblich abhängt.

Trend zu verifizieren und noch weitere Er-kenntnisse über dieses Thema zu gewinnen, wurden im Zeitraum von Dezember 2010 bis Februar 2011 insgesamt 14 vertiefende Einzel-Interviews auf Grundlage eines standardisier-ten Interview-Leitfadens geführt.

Abb. 30: Antwortstruktur der vertiefenden Einzel-Interviews (n= 14)

Prozess- automatisierung„Nachgefasst“

19

Kernaussagen von Unternehmen, die kein HR-Prozessautomatisierungssystem einsetzen:

• Von den Unternehmen, die derzeit kein HR-Prozessautomatisierungssystem einsetzen, haben die meisten noch keine Prozesskostenrechnung durchgeführt, d.h. es ist auch keine Einschät-zung darüber möglich, wie hoch die Prozesskosten sind, geschweige denn, inwieweit sich die Einführung eines Automatisierungssystems auf die Prozesskosten auswirken würde.

• Der Mehrheit sind die Vor- und Nachteile eines HR-Prozessautomatisierungssystems nicht bekannt. Gegen einen Einsatz sprechen folglich nicht ausreichend vorhandene Informatio-nen und einfache Praxisbeispiele. Bei den Unternehmen, denen Vor- und Nachteile eines HR-Prozessautomatisierungssystems bekannt sind, sprechen die zu kleine Unternehmensgröße, Ressourcenmangel und mangelndes Verständnis bei den Entscheidern gegen einen Einsatz.

• Die überwiegende Mehrzahl der Unternehmen kann sich die Einführung eines HR-Prozess-automatisierungssystems vorstellen, wenn es die unternehmenseigenen Anforderungen er-füllen würde. Zu den wichtigsten Anforderungen gehören: Integrationsfähigkeit (in bestehende Systeme), hohe Usability, Schnittstellenreduzierung, Zugriffsregelungen/Rollenkonzepte sowie eine hohe Individualität und Standardisierung.

Zunächst mal waren wir sehr erfreut über die hohe Teilnehmerzahl und die ausgewogene Verteilung bei den Unternehmensgrößen. Nur so konnten wir unserem selbst gestellten An-spruch, mehr Transparenz in den Markt der HR Self-Services und Prozessautomatisie-rung, gerecht werden.

Überrascht hat uns die hohe Anzahl der Unter-nehmen, die die HR-Prozesse bereits schrift-lich dokumentiert haben, da dies eine wichtige Vorausset-zung für die Automatisierung von HR-Prozessen ist. Eine weitere Erkenntnis der Stu-die ist, dass HR Self-Services zwar seit Jahren gut etabliert sind, der Schwerpunkt dabei aber eher noch auf administ-rativen Prozessen (Zeitwirtschaft, Travel Ma-nagement) liegt. Gleichwohl lässt sich anhand der Antworten erkennen, dass es einen Trend hin zu einer stärkeren Nutzung von Self-Servi-ces für „qualitative“ Talent Management Pro-zesse gibt.

Die Automatisierung von HR-Prozessen wird insgesamt als sehr wichtig angesehen. Aller-

Fazit & Ausblick

dings ist der Anteil der Unternehmen, die hier-für eine IT-mäßige Unterstützung in Anspruch nehmen, noch relativ gering. Erstaunlich ist jedoch, dass viele Teilnehmer der Meinung sind, dass ihnen Funktionsweise, Nutzen und Erfolgsfaktoren eines HR-Prozessautomati-sierungssystems weitgehend bekannt sind. Unserer Einschätzung nach stellt sich dies in der Realität etwas anders dar. Zwar haben die meisten eine klare Vorstellung von Prozessau-

tomatisierung, die IT-seitige Unterstützung durch ein über den Prozessen liegendes Sys-tem geht jedoch darüber hi-naus. Hier scheint doch noch ein größerer Informationsbe-darf vorhanden zu sein, wie auch aus den Vertiefungs-In-terviews hervorging.

Nichtsdestotrotz ist die Automatisierung von Prozessen für die meisten ein wichtiges The-ma. So erklärt sich auch, dass viele Unter-nehmen in den nächsten Jahren in die HR-Prozessautomatisierung investieren möchten. IT-seitig ist dies heute bereits auch ohne hohe Investitionen möglich. Auch hier besteht also noch Informationsbedarf bei der Zielgruppe.

Es ist ein Trend hin zu einer stärkeren Nut-

zung von Self-Services für „qualitative“ Talent Management Prozesse

erkennbar.

20


Wie viel Umsatz hat Ihr Unternehmen im letzten Geschäftsjahr erwirtschaftet?

Wie viele Mitarbeiter sind in Ihrem Unternehmen in der Personalabteilung beschäftigt?

Welche Position haben Sie in Ihrem Unternehmen?

Abb. 31: Umsatz der teilnehmenden Unternehmen

Abb. 32: Mitarbeiteranzahl in der Personalabteilung der teilnehmenden Unternehmen

Abb. 33: Position der Befragten

21

22%15%

6%

20%

37%

0%

10%

20%

30%

40%

< 10 Mio. 10 bis 50 Mio. 51 bis 100 Mio. 101 bis 500 Mio.

> 500 Mio.

39%

14%10%

13%

24%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

< 5 5 bis 10 11 bis 20 21 bis 50 > 50

12%

22%

15%

25%

6%

22%

Geschäftsführung/Vorstand

Personalleiter/in

Abteilungs-/Gruppenleiter im Personalbereich

Personalreferent/in

Personalsachbearbeiter/in

Andere Position

Abteilungs-/Gruppenleiter im Personalbereich

n = 244

n = 381

n = 400


Abb. 34: Zuständigkeiten in der Personalorganisation der befragten Unternehmen

Wer ist in Ihrem Unternehmen für die folgenden Funktionen der Personalorganisation zuständig?

In welcher Organisationsform erbringen Sie die folgenden HR-Funktionen?

Abb. 35: Organisationsform der HR-Funktionen in den befragten Unternehmen

22

64%

38%

80%

77%

88%

83%

15%

40%

8%

10%

7%

5%

8%

10%

3%

3%

1%

6%

14%

12%

9%

10%

4%

7%

Personaladministration (inkl. Abrechnung)

Personal-IT

Personalbeschaffung

Personalentwicklung

Personalbetreuung/-service (Mitarbeiterbetreuung)

Personalberatung (Business Partner)

Eigene Personalabteilung Interner Dienstleister Externer Dienstleister Teils, teils

64%

38%

80%

77%

88%

83%

15%

40%

8%

10%

7%

5%

8%

10%

3%

3%

1%

6%

14%

12%

9%

10%

4%

7%


Personal-IT

Personalbeschaffung

Personalentwicklung



Eigene Personalabteilung Interner Dienstleister Externer Dienstleister Teils, teils

15%

14%

19%

25%

18%

20%

46%

58%

47%

51%

48%

48%

26%

16%

13%

6%

1%

5%

13%

13%

21%

18%

22%

27%


Personal-IT

Personalbeschaffung

Personalentwicklung



Stabsfunktion Zentral Shared Service Center Dezentral


Abb. 36: Einsatz von IT-Systemen im HR-Bereich

Welche IT-Systeme setzen Sie im HR-Bereich ein?

23

43%

36%

30%

30%

27%

22%

16%

15%

13%

13%

11%

8%

6%

5%

1%

15%

SAP

Separates Zeitwirtschaftssystem

Separates Bewerbermanagementsystem

Eigenentwicklung

Separates Reisemanagementsystem

Lotus Notes

Separates Human Resource Management System (HRMS)

Separates Talent Management System

Share-Point

ADP PAISY

DATEV

Oracle / Peoplesoft

P & I

Separates Business Process Management System

s + p

Sonstiges*

n = 371

Impressum

Herausgeber:perbit Software GmbHSiemensstraße 3148341 Altenberge

Kontakt:Gabriele HampelTelefon +49 (0) 25 05 - 93 00 93Telefax +49 (0) 25 05 - 93 00 44E-Mail: [email protected]: www.perbit.de

Wissenschaftliche Begleitung:Prof. Dr. Wolfgang Jäger,Hochschule RheinMain, WiesbadenStudiengang Media Management

Redaktionelle Unterstützung:DJM Consulting GmbHLimburger Straße 5061462 Königstein i. Ts.

Kooperationspartner:HRnetworxein Netzwerk der networx Holding GmbHBrinkmannstraße 727580 Bremerhaven

Wichtige Hinweise:

Alle Texte und grafischen Gestaltungen in die-sem Bericht sind urheberrechtllich geschützt und dürfen nicht ohne Einwilligung übernom-men und verwendet werden.

Die in diesem Bericht gemachten Aussagen sind nach bestem Wissen und Gewissen erstellt. Sie erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und fortdauernde bzw. gleich-bleibende Richtigkeit.

Altenberge, März 2011

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Documents

HR Self-Services & Prozessautomatisierungmedia.haufe-group.com/media/attachmentlibraries/rp/Personal/... · Mitarbeiter und Führungskräfte in die HR-Prozesse. Die Zielset-zung dahinter