IBM ConnectDay 2012 in Leipzig_ULC-Vortrag_Social Business verstehen und nutzen

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F1Social Business verstehen und nutzen

Matthias Friedrich – ULC Business Solutions GmbH

http://www.ulc.de

Breakout-Session


Referent – Kurzvorstellung

Matthias Friedrich

Geschäftsführer ULC Business Solutions GmbH

Marketing, Vertrieb, Öffentlichkeitsarbeit, Strategie & Innovationen

Social Collaboration, Formular- & Prozessmanagement

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ULC Business Solutions GmbH – Kurzvorstellung

Leistungsportfolio:

Fachthemen: Social Collaboration, Formular-/ Prozessmanagement, Mobile Solutions, Software-Individualentwicklung

Infrastrukturthemen: IBM Notes Domino, Connections, Sametime, Quickr, Dokumentenmanagement, Datenarchivierung, Datenverschlüsselung

Fakten:

Mehr als 10 Jahre Erfahrung im Bereich IBM Software

Mehr als 20 hochqualifizierte und zertifizierte IT-Consultants

"Mit der ULC hatten wir bisher immer gute Erfahrungen. ... Außerdem haben wir mit der ULC einen Ansprechpartner in der Region!"

Lutz Heber, IT-Leiter, Kreissparkasse Bautzen



➔ IBM Premier Business Partner ➔ IBM Autorisierter Schulungsanbieter (AITP)➔ Lotus Notes Domino, Connections, Sametime, Quickr, ...

➔ Group Business Partner➔ iQ.Suite-Schulungsanbieter➔ E-Mail-Management, -Sicherheit, -Archivierung

➔ EASY Business Partner➔ Archivierung mit EASY NOTES➔ Enterprise Content Management, Dokumentenmanagement

➔ Panagenda Business Partner➔ Lotus Notes Server-, Client-, Anwendungsmanagement mit

MarvelClient, GreenLight, GroupExplorer, Notes2Web, etc.

➔ SOPHOS Business Partner – Sophos Mobile Control (MDM)➔ Mobile Device Management für alle gängigen Betriebssysteme

wie Apple iOS, Android, Windows, Symbian und BlackBerry



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Slideshare

jNotes.de


Ausgangssituation: eMail ist nicht mehr „cool“

FaxTelefon eMail Micro-blogging

Social Communication

1:1 – Kommunikationmit Medienbruch

1:1 – Kommunikation

1:n – Kommunikation

1:n – Kommunikation

n:n – Kommunikation

Anhänge werden wild verteilt per eMail -> Mehrfachspeicherung, wo ist aktuelle Version

eMail-Flut durch CC, BCC, Gruppen (Mitarbeiter@ ...), geschlossene Kommunikation, keine Nachvollziehbarkeit, keine Transparenz, keine Übersicht, Informationen gehen verloren, Personenbezug (was, wenn Mitarbeiter Unternehmen verläßt oder ausfällt).

Empfängerkreis begrenzt, Empfänger aktiv angeschrieben, "Bringschuld" des Senders, beschränkte Diskussion -> Mailthread, Kommunikation / Information nur den 1:n-Personen bekannt


Ausgangssituation: „Freie“ Tools - „frei“ verfügbar

Web:

Unternehmen:

Eigenschaften:Suchen / finden von Informationen

WikipediaTwitter

Menschen vernetzen, unbegrenzte Zusammenarbeit ermöglichen

Erfassung, Bereitstellung, Austausch und Nutzung von Wissen

Informationen veröffentlichen, teilen

Echtzeit-kommunikation

Dokumente gemeinsam nutzen, grenzenlos zugreifen


• Verbesserung der Effizienz, Transparenz, Struktur, Übersichtlichkeit• Effiziente und zielorientierte Kommunikation • Verbesserung Formular- und Prozessmanagement • Verbesserung Arbeitsgruppen- und Projektmanagement • Effizientes Wissensmanagement / Effizienter Wissenstransfer • Partizipation der Mitarbeiter und Schaffung einer offenen Unternehmenskultur • Aufbau von Expertennetzwerken• Gesteigertes Innovationspotential und Zukunftsfähigkeit • Zusammenführung vorhandener Insellösungen

Ziele für Social Collaboration Projekte


• Kommunikationsprozesse, -kultur – Tätigkeiten verändern und verlagern sich• Transparenz von Arbeit und Informationen• Arbeitsweise verändert sich, wird offener, direkter, schneller, digitaler• Team- und wissensorientierte Arbeit und Prozesse bilden sich aus• Kommunikation über Organisationsstrukturen, Projekte und Prozesse hinweg• Zusammenarbeit in Arbeitsgruppen, Projekten und Teams verstärkt sich, wird

vernetzter, transparenter

Schaffung eines neuen Social Intranet und des Social Arbeitsplatz für die Mitarbeiter

Was bewirkt Enterprise 2.0 und Social Software?


Nutzen für jeden Mitarbeiter ist entscheidend – der Nutzen für das Unternehmen entsteht durch Aktivität und Kreativität der Einzelnen

Mitarbeiter stehen im Mittelpunkt, d.h. Mitarbeiter …

• … müssen prozess-, standort- und organisationsübergreifend zusammen arbeiten

• … müssen Überblick über Themen/Aktivitäten innerhalb/außerhalb der Firma haben

• … finden und vernetzen sich, müssen ständig im Kontakt zueinander stehen

• … müssen sich zu allen Themen, Aktivitäten, etc. austauschen dürfen

• … sind bekannt, bringen sich mit ihrem Wissen, Fähigkeiten, Fertigkeiten aktiv ein

• … werden war genommen, gefunden und eingebunden

• … steigern durch ihr Profil, Aktivitäten, Netzwerk den eigenen Wert für die Firma

• … stellen Fragen, sprechen Probleme offen an und diskutieren Lösungen,

• … helfen sich gegenseitig, kommentieren ihre Einträge, Profile, Beiträge, Vorschläge

• … erstellen, pflegen und bearbeiten eigene Einträge aber auch Einträge anderer

Mitarbeiter rückt wieder stärker in den Fokus


Unternehmensinterne Kommunikation und Zusammenarbeit - Bereiche:

• Innovations- und Ideenmanagement• Prozessmanagement• Vertriebskommunikation• Marketingplanung und -arbeit• Projektmanagement, Projektarbeit, Projektkommunikation, Projektvernetzung• Teamkommunikation, Teamvernetzung• Unternehmens- und Führungskommunikation• Personalführung, Zertifizierung / Qualifizierung• Forschung & Entwicklung• ...

Anwendungsbereiche für Enterprise 2.0


Unternehmensinterne Kommunikation und Zusammenarbeit - Tätigkeiten:

• News einfach als Blogs pflegen statt Newsletter & Rundschreiben• Informationen als Statuseintrag, Blog oder Forum verteilen statt Massenmails schreiben• Dokumente gemeinsam erstellen, bearbeiten, nutzen statt lokal allein zu arbeiten• Besprechungen vor- und nachbereiten mit Agenda und Meetingprotokoll• Veranstaltungen gemeinsam planen, organisieren und dokumentieren• Informationen zentral bereitstellen (z.B. für Personalthemen, Branchenthemen,

„Basiswissen“, Unterweisungen, Abkürzungsverzeichnis, Glossare u.v.m.)• Aus- und Weiterbildung unterstützen, Trainer und Schüler vernetzen, kommunizieren,

helfen• Wissen ablegen, dokumentieren, nutzen, austauschen, vernetzen• Strategien, Konzepte, Präsentationen gemeinsam ausarbeiten, diskutieren,

kommentieren

Social Business Insights Blog:

http://ibm.com/blogs/socialbusiness

Tätigkeiten im Enterprise 2.0


Funktionen und Module von Social Software am Beispiel IBM Connections 4.0

HomepageÜberblick über alle relevanten Aktivitäten im eigenen Netzwerk

BlogsIdeen sammeln, eigene Ideen darstellen und von Anderen lernen

CommunitysZusammenarbeit mit Kollegen, welche die gleiche Rolle oder Expertise teilen

DateienBereitstellen, teilen und entdecken von Dokumenten, Präsentationen und mehr

Micro-bloggingIm Netzwerk mit Statusaktualisierungenum Hilfe bitten oder Neuigkeiten mitteilen.

ProfilePersonen suchen und entdecken

WikisInhalte gemeinsam erarbeiten und pflegen

EmpfehlungenMit Social Analytics entdecken,wen und was man noch kennen sollte

AktivitätenArbeiten organisieren und das eigene Netzwerk einspannen

ForenIdeen austauschen oder Fragen stellen, um vom Wissen Anderer zu profitieren

E-Mail & KalenderE-Mails und Kalender-Einträge direkt inConnections bearbeiten

Mobile EndgeräteAuf IBM Connections zu jeder Zeit, von überall mit Smartphones und Tablet-PC zugreifen

LesezeichenSpeichern, teilen und entdecken von Lesezeichen


hier laufen alle Informationen zusammen ...

... meiner Kommunikationspartner (Netzwerk, eMail)

... meiner Anwendungen (z.B. SAP, Lotus Notes, CRM)

... meiner internen Quellen (Follow File, Community, Person)

(... meiner externen Quellen (z.B. Facebook, Xing, RSS))

von hier aus kann ich sofort

... lesen, antworten, ablegen, zuordnen, etc.

... teilen mit meinem Netzwerk, meinen Communities

... bearbeiten, z.b. freigeben, genehmigen, ablehnen, etc.

... ohne, dass ich die jeweilige Quelle öffnen muß,

... ohne, dass dafür z.B. spezielle Lizenzen für die jeweilige Anwendung benötigt werden (z.B. SAP)

Beispiel Aktivitätenstrom oder Activity Stream


Anwendungsfall I: Ad-hoc-Zusammenarbeit für Arbeitsgruppen mit zentralem Infospeicher

Lösung: Arbeitsgruppen können sich selber einen elektronischen Arbeitsraum (Community) einrichten und Mitglieder zuweisen. Sie können darin sämtliche Informationen zentral ablegen/austauschen, Dokumente zur gemeinsamen Nutzung bereitstellen, neue Versionen hochladen, Aufgaben erstellen, zuweisen und mit Fristen versehen, Termine und Meilensteine festlegen. Abstimmungen können als Frage-Antwort-Diskussion im Forum erfolgen. Entstehen Informationen (Wissen) von langfristigem Wert, werden diese strukturiert im Wiki abgelegt. Alles kann kommentiert und getagt und somit jederzeit schnell gefunden werden.

Herausforderung: Neben den festen Teams und Abteilungen gibt es viele übergreifende Arbeits-/Projektgruppen zu ganz unterschiedlichen Themen. Sie sind i.d.R. zeitlich befristet, ist ihre Aufgabe erfüllt, lösen sie sich wieder auf. Für ihre Arbeit gibt es keine Möglichkeit, elektronische Arbeitsräume selber einzurichten. Dokumente liegen auf dem Server, Lokal oder in Maildatenbanken, Protokollversand, Abstimmungen erfolgen per Mail, kommen neue Mitarbeiter in die Gruppe, haben sie nur eingeschränkt Zugriff auf bisherige Ergebnisse, verlassen Mitarbeiter die Gruppe, sind ihre Informationen weg …

Anwendungsbeispiele: Relaunch Intranet / Internetseiten, Optimierung Formulare / Prozesse, Ausarbeitung Org.-anweisungen, Abstimmungen Vorlagen, Musterverträge, Richtlinien, etc.


Anwendungsfall II: Effektives Aufgaben-Management für persönliche und Gruppenaufgaben

Lösung: Im Modul Aktivitäten / Aufgaben können Mitarbeiter für sich oder für andere bzw. in Arbeitsgruppen / Projektteams Aktivitäten, Aufgaben oder einfach Notizen einstellen. Notizen können später in Aufgaben umgewandelt werden. Aufgaben enthalten einen oder mehrere Verantwortliche, Dateien und Dokumente werden angehängt, Beschreibungen eingefügt, Fristen und Fälligkeiten eingestellt, Tags vergeben, u.v.a.m. … Benachrichtigungen sorgen dafür, dass nichts vergessen wird. Aktivitäten- oder Aufgabenlisten geben einen aktuellen Überblick, für wiederkehrende Aufgaben können Vorlagen verwendet werden.

Herausforderung: In vielen Unternehmen gibt es diverse Insellösungen, mit deren Hilfe die Mitarbeiter sich persönliche Aufgaben oder Gruppenaufgaben anlegen können. Diese Insellösungen werden nur partiell genutzt, teilweise ist ihre Existenz gar nicht bekannt. Zum Teil werden Aufgaben sogar in Excellisten gepflegt bzw. einfach per Mail verteilt. Eine einheitliche Struktur und Arbeitsweise bildet sich nicht heraus, die Zuweisung von Verantwortlichkeiten, die Vergabe / Verfolgung von Fristen der Erledigung mit automatischer Erinnerung, die Zuordnung von Dokumenten zu Aufgaben, etc. sind mit den vorhandenen Lösungen nicht möglich.

Anwendungsbeispiele: Ablösung von Insellösungen wie Exceltabellen, Aufgabendatenbank, Lotus Notes Aufgaben, Aufgabenmanagement per Mail, Einheitliche Nutzung durch alle Mitarbeiter und Gruppen möglich


Anwendungsfall III: Querschnittsaufgaben – Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg

Lösung: Die Abteilung Marketing erstellt z.B. einen neuen Flyer, stellt diesen in einem Forum zur Abstimmung bereit und informiert direkt aus dem Forum alle erforderlichen Kollegen über den neuen Entwurf. Die Mitarbeiter sichten den Flyer, bilden sich ihre Meinung, lesen was andere bereits geschrieben haben und schreiben ihre Hinweise als Eintrag direkt in das Forum. Jeder kann die Beiträge kommentieren, eine offene Diskussion entsteht. Alle haben im Forum jederzeit die aktuelle Version des Dokumentes und bekommen einen Überblick über den Verlauf. Jeder, der neu hinzukommt, kann sich einen vollständigen Überblick verschaffen.

Herausforderung: Zwischen unterschied-lichen Abteilungen und Gruppen finden ständig und immer wieder diverse Abstimmungen statt. Dabei werden z.B. Werbemittel, Präsentationen, Verträge, etc. gemeinsam ausge-/überarbeitet. Erstellung und Abstimmung müssen abteilungsübergreifend erfolgen. Es werden Mails mit Anhängen an alle verschickt. Die Mails werden oft direkt beantwortet, es entsteht keine offene Diskussion, Vorschläge von anderen sind nicht bekannt, Doppelungen entstehen, es gibt kein einheitliches Feedback, keiner weiß, wo die aktuelle Version liegt, kommt man neu hinzu, hat man keinen Zugriff auf bisherige Informationen …

Anwendungsbeispiele: Abstimmungsprozesse für Werbemittel (Briefings, Flyer, Poster, Einladungen, Pressemitteilungen), Überarbeitung Webseiten, Präsentationen, Verträgen


Anwendungsfall IV: Informations- und Wissensmanagement aktuell und ganz „nebenbei“

Lösung: Die Mitarbeiter dokumentieren Ihr Wissen quasi „nebenbei“ und zentral für alle verfügbar in dem sie aktiv mit der Social Software arbeiten. Sie produzieren Inhalte (elektronisches Wissen!), in dem sie Dateien, Dokumente und Bookmarks ablegen, Einträge in Foren, Blogs oder Wikis vornehmen, Kommentare und Tags erfassen. Auf der Social Plattform liegt das Wissen zentral, clientunabhängig im Browser für alle nutzbar zur Verfügung. Über die Navigation, die Social Elemente oder die Suche ist das gesamte Wissen der Organisation dann jederzeit im Zugriff und verfügbar für eine bessere Qualität der Arbeit der Mitarbeiter.

Herausforderung: Für die elektronische Ablage von „Wissen“ sind diverse Insel-lösungen vorhanden. Es gab auch bereits Arbeitsgruppen und Projekte zu Wissens-management. Die meisten waren erfolglos, Wissen wurde wenig dokumentiert, die Vorhaben sind wieder eingeschlafen. Aber die Recherche nach, Nutzung von Informationen, Konzepten, Markt-forschungen, Ablaufbeschreibungen, Erfahrungen, Berichten, etc. hat nach wie vor sehr große Bedeutung. Es wird oft gesucht, viel Zeit investiert und wenig gefunden. Aufgrund fehlender Informationen kommt es zu falschen Entscheidungen, schlechter Qualität, etc.

Anwendungsbeispiele: Informationen / Wissen für Arbeitsvorbereitung, -organisation, -durchführung aber auch organisatorisch z.B. Richtlinien, Hinweise, Verordnungen, etc.


Anwendungsfall V: Dokumenten-Management, Formularsammlung, Regelwerk ohne teures DMS

Lösung: Mitarbeiter legen Dateien direkt aus eMails oder vom Dateisystem zentral in der Social Plattform ab. Sie vergeben Tags, Freigaberechte, Zuordnungen zu Communities, Ablage in Ordnern. Alle Mitarbeiter können über Volltext-/Detail-suche nach Dateien und deren Inhalten recherchieren. Haben sie eine Datei gefunden, sehen sie, wann und von wem sie erstellt, aktualisiert wurde, wer sie genutzt hat, ob Kollegen sie „empfehlen“ und welche Kommentare andere dazu eingetragen haben. Wollen sie die Datei mit Kollegen teilen / bearbeiten, verschicken Sie lediglich einen Link und alle arbeiten mit der gleichen Version.

Herausforderung: Alle Unternehmen haben ein zentrales Ablagesystem auf einem Fileserver doch die Mitarbeiter stöhnen darüber -> es ist uneffektiv. Die Dokumente werden unvollständig und in falsche Ordner gelegt, immer wieder fehlen Berechtigungen für bestimmte Ordner. Eine Volltextsuche über Dateien und deren Inhalte gibt es nicht, man weiß nicht, ob es jeweils die aktuelle Version ist, gibt es eine neue Version, bekommt dies keiner mit. Nutzt man eine Datei, verschickt man sie per Mail, Kommentare können nicht hinterlegt werden. Ob und wie oft eine Datei von wem genutzt wurde, ist keinem bekannt …

Anwendungsbeispiele: Ablage, Bereitstellung, Pflege für Formularsammlung, Organisations- und Arbeitsanweisungen, Vorlagensammlung (z.B. Musterverträge, Geschäftspost, etc.), Ablage sämtlicher persönlicher und gruppenbezogener Dateien und Dokumente, etc.


• Mitarbeiter kommt /wechselt - schnelle Einweisung, effektive Einarbeitung• Vorschlags- und Verbesserungswesen, Ideenmanagement• Mediengalerie → Ablage Fotos / Videos interner / externer Veranstaltungen• Unternehmens- / Projekttagebuch → Erfassung wichtiger Ereignisse für

langfristige, chronologische Dokumentation• Social Intranet → Ablösung Intranet oder Aktivierung des Intranet durch

„Anreicherung“ um interaktive Funktionen• v.a.m.

… weitere Anwendungsfälle


Social Arbeitsplatz / Social Intranet – Integration in die Anwendungslandschaft - wechselseitig

Intranet Dokumente Collaboration Applikationen ERP CRM BPM

Telefonbuch

Schwarzes Brett

Speiseplan

...

Filesharing

ECM

Sharepoint

Embedded Experience

...

Mail / Kalendar / Aufgaben

Notizen

Projekte

Lotus Notes Anwendungen

Mobile Apps

Ressourcen-planung

Rechnungs-wesen

Dienstreise / Urlaub

Personaldaten

Wieder-vorlagen

Sales-Forcast

Sales-Reporting

...

Anträge

Genehmigung Ablehnung /

Bearbeitung

...



Activity Stream

Intranet Social Tools Dokumente Collaboration Applikationen ERP CRM BPM

Telefonbuch

Schwarzes Brett

Speiseplan

...

Profile / Communities

Aktivitäten

Wiki / Blog / Foren

Lesezeichen

Dateien

Filesharing

ECM

Sharepoint

Embedded Experience

...


Notizen

Projekte


Mobile Apps

Ressourcen-planung

Rechnungs-wesen


Personaldaten

Wieder-vorlagen

Sales-Forcast

Sales-Reporting

...

Anträge


Bearbeitung

...

NEUNEU!

NEU!NEU!



Activity Stream

Intranet Social Tools Dokumente Collaboration Applikationen ERP CRM BPM

Telefonbuch

Schwarzes Brett

Speiseplan

...

Profile / Communities

Aktivitäten

Wiki / Blog / Foren

Lesezeichen

Dateien

Filesharing

ECM

Sharepoint

Embedded Experience

...


Notizen

Projekte


Mobile Apps

Ressourcen-planung

Rechnungs-wesen


Personaldaten

Wieder-vorlagen

Sales-Forcast

Sales-Reporting

...

Anträge


Bearbeitung

...

NEUNEU!

NEU!NEU!

ABLÖSUNGABLÖSUNG

ODERODER

INTEGRATIONINTEGRATION


Einführungsprojekte: 5-Phasen-Model für Social Software

Information /Sensibilisierung

Analyse /Beteiligung

Planung / Im- plementierung

Roll Out /Einführung

Steuerung /Erweiterung


• Selbstevaluierung der eigenen Organisation, Strukturen, Verantwortlichkeiten, Abläufe, …

• Befragung der Mitarbeiter und Führungspersonen (ggf. auch externe Lieferanten, Partner, Kunden)

• Dokumentation, Wertung und Wichtung anhand einer Anforderungs- und Funktionsmatrix

ULC-Werkzeuge und Methoden für Bedarfsermittlung und Promotion gleichzeitig


Demo → Arbeiten mit IBM Connections 4.0


Matthias FriedrichHeiko Stelter

ULC Business Solutions GmbH

+49 (0) 351 56 38 100+49 (0) 351 56 38 111

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Geschäftsführer:

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Anschrift:

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