Klinger FiBu. · Für Aktiva, Passiva und GuV werden sämtliche potenziell mögliche Eingabefelder angeboten, wobei die Summenbildung (= blaue Betragsfel- der) automatisch vorgenommen

Programmbeschreibung

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eBT.ELEKTRONISCHER BILANZ TRANSFER.

Klin

ger

FiB

u.

Inhalt

1 ALLGEMEINES .......................................... ................................................................................................... 3

1.1 Vorteile .......................................... ............................................................................................................................. 3

1.2 Datentransfer ..................................... ........................................................................................................................ 3

1.3 Voraussetzungen ................................... ................................................................................................................... 3

1.3.1 Anmeldung bei der OeKB ................................................................................................................................. 3

1.3.2 Einstellungen im Kontenplan ............................................................................................................................. 4

2 STAMMDATEN .......................................... ................................................................................................... 5 3 AUFRUF ........................................................................................................................................................ 6

3.1 Erfassung bzw. Kontrolle der Stammdaten ........... .................................................................................................. 8

3.2 Kontrolle der Beträge und Anfügen von Vermerken ... ............................................................................................ 9 3.3 Händische Erfassung in Klinger Sterkl ............. ..................................................................................................... 12

4 ANLAGE UND ÜBERMITTLUNG DER XML-DATEI................... ................................................................ 14

4.1 Anlage der XML-Datei .............................. ............................................................................................................... 14

4.2 Vorläufige Übermittlung ........................... ............................................................................................................... 15

4.3 Bestätigung bzw. Abbruch der Übermittlung ......... ............................................................................................... 18

5 PORTAL OEKB-EBT....................................... ............................................................................................ 20

eBT – Elektronischer Bilanzdatentransfer an Banken

Klinger & Co KG – Software für das Rechnungswesen - 2 -

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1 Allgemeines Dieses Zusatzmodul unterstützt und vereinfacht durch Integration des “eBT” in unsere Programme die Zusam-menarbeit und den effizienten Datenaustausch zwischen Bank und Steuerberater bzw. selbständigem Buchhal-ter. Das von der Österreichischen Kontrollbank AG entwickelte elektronische Bilanz Transfer System bietet die Möglichkeit, Jahresabschluss-Daten elektronisch an Banken zu übertragen, wobei der Steuerberater im Gegen-zug als automatisierte Rückmeldung Bonitätsinformationen und Kennzahlen (ein Banken-einheitliches, ver-gleichbares Bilanzrating ) zu den jeweiligen Klienten und hilfreiche Branchenvergleichs-Kennzahlen erhält. Die OeKB ist als zentrale Datenabwicklungsstelle in diesen Prozess integriert.

1.1 Vorteile

• Sichere, verlässliche und einfache Art der Datenübermittlung im XML-Format • Datenstruktur aufbauend auf jener des Firmenbuches • Schnelle Verfügbarkeit und Transparenz wichtiger, aktueller Informationen • Erhebliche Zeit- und Kosteneinsparung • Wesentliche Erleichterung der Beratungstätigkeit des Steuerberaters/selbständigen Buchhalters • Praktische und einfache Anwendung des eBT direkt über Klinger FiBu (Die Zusatzmodule JAB und E-

Bilanz sind für den Einsatz des Modules EBT nicht Voraussetzung.)

1.2 Datentransfer

• Daten von Bilanz, GuV, Einnahmen-/Ausgaben-Rechnung, WP-Berichte sowie freie Anhänge wer-den im XML-Format (analog zu Firmenbuch-Bilanz bzw. E-Bilanz) über eine Webservice Schnittstelle an die OeKB übermittelt.

• Der WT definiert dabei, an welche Bank die Daten übermittelt werden. • Vor dem endgültigen Einbringen ist das Datenmaterial noch einmal als pdf, xls oder xml in Form einer Bi-

lanz abrufbar. • Die OeKB leitet die Daten nach Freigabe an die empfangsberechtigten Kreditinstitute weiter. Sie stellt

die “elektronischen Postfächer” für den Datenweg bereit - fungiert als Schnittstelle zwischen Bank und WT - hat aber selbst keine Berechtigung, die Daten einzusehen.

• Die Bonitätsanalyse-Rückmeldung der Banken erfolgt dann ebenfalls als pdf, xls oder xml. • Alle Schritte werden protokolliert , was eine genaue Nachvollziehbarkeit des kompletten elektronischen

Vorganges garantiert.

1.3 Voraussetzungen 1.3.1 Anmeldung bei der OeKB Voraussetzung ist die Anmeldung eines Zuganges zum elektronischen Bilanz Transfer bei der Österreichi-schen Kontrollbank (www.oekb.at/bilanztransfer). Dabei werden zwei Zugangsberechtigungen vergeben:

• Admin-User Berechtigt zur Anmeldung am OeKB-Portal um weitere User anzulegen bzw. um die einzelnen Schritte der Bilanzeinreichung zu steuern und zu überwachen

• Technischer User Zugangsdaten, um über eine Webservice-Schnittstelle Daten aus dem Klinger eBT-Modul direkt auf den OeKB-Server hochzuladen, Statusabfragen durchzuführen und weitere Schritte zu veranlassen, insbe-sondere die Weiterleitung oder die Ablehnung der Bilanz



1.3.2 Einstellungen im Kontenplan Die Übermittlung der Jahresabschlüsse an die Banken basiert zwar auf den aus JAb (Firmenbuch) bzw. E-Bilanz bekannten Satzaufbauten, geht aber in einigen Bereichen weiter in die Tiefe und es werden ungeachtet der Rechtsform immer sowohl die Bilanz , als auch die Gewinn- und Verlustrechnung verlangt.

• Sollten die RLG-Kennzeichen, die die Zuordnung von Bilanz- bzw. GuV-Salden zu bestimmten Positio-nen in elektronischen Jahresabschlüssen (ins. JAb ans Firmenbuch) herstellen nur in für Kapitalgesell-schaften verwendeten Kontenplänen vorhanden sein, sind diese Einstellungen jetzt auch in den für an-dere Rechtsformen verwendeten vorzunehmen.

• Wenn bisher nur die Minimal-Einstellungen für kleine GmbHs, hier eventuell auch nur in der Bilanz, vor-genommen wurden, müssen jetzt auch die untergeordneten Gliederungen mit einbezogen werden.

• Da die Gewinn- und Verlustrechnung zwingend erforderlich ist, sind die RLG-Kennzeichen auch in den dafür verwendeten Gliederungsbeschriftungen in vollem Umfang anzubringen.

• In manchen Bereichen gehen die Vorgaben für eBT auf Kontenebene. Diese in den Bilanz- und GuV-Tabellen blau markierten Positionen können durch speziell für diesen Zweck eingeführte Konto-IDs an-gesprochen bzw. in der Bilanz- oder GuV-Tabelle händisch eingefügt werden.

Gliederung Bezeichnung Detail auf Kontenebene, Konto-ID

Aktiva A II 1 Bebaute Grundstücke und Bauten auf fremden Grund

davon Investitionen in fremde Gebäude

Aktiva B I 3 Fertige Erzeugnisse und Waren fertige Erzeugnisse

Handelswaren

Aktiva B II 4 Sonstige Forderungen davon Forderungen, Darlehen gegenüber Gesell-schaftern

Aktiva C Rechnungsabgrenzungsposten davon für aktive latente Steuern

Passiva C3 Steuerrückstellung davon Rückstellungen für passive latente Steuern

Passiva C4 Sonstige Rückstellungen davon Garantien, Gewährleistung und Produkthaf-tung

davon Jubiläumsgelder

Passiva D8 Sonstige davon Verbindlichkeiten, Darlehen gegenüber Ge-sellschaftern

davon Verbindlichkeiten gem. § 16 UmgrStG

GuV 231 2 2 Umsatzerlöse davon Exporte

GuV 231 2 4 c Übrige Erträge davon Kursgewinne

davon Schadenersatz und Versicherungsentschädi-gungen

davon Förderungen, Zuschüsse und Subventionen

davon Auflösung von Forderungswertberichtigungen

davon Auflösung Investitions- /Baukostenzuschüsse

GuV 231 2 8 b Übrige betriebliche Aufwendungen davon Leasing

davon Kursverluste

davon Einzelwertberichtigungen zu Forderungen

davon Forderungsausfälle

davon Schadensfälle

davon Verluste aus Anlagenabgängen



2 Stammdaten Unter dem Menü: Datei/Stamminfo/ Einstellungen/Internet/EBT-Zugang werden die von der OeKB angeforderten Zugangsdaten eingetragen. Aus Sicherheitsgründen wird empfohlen, das Passwort nicht in den Stammdaten zu speichern, sondern beim Verbindungsaufbau einzugeben. Achtung: Die Zugangsdaten sind für die beim Klienten eingestellte steuerliche Vertretung gültig. Sollte es

mehrere steuerliche Vertretungen geben, so sind die jeweils zutreffenden Zugangsdaten einzu-tragen.

Es müssen auf jeden Fall im linken Bereich (EBT Zugangsdaten – WT WEBSERVICE) die Daten für den tech-nischen User eingetragen werden, um über interne Funktionen direkt mit dem OeKB-Server kommunizieren zu können.

Im rechten Bereich (EBT-Zugangsdaten – WT Admin) können die für die Anmeldung am OeKB-Portal gültigen Daten gespeichert werden.



3 Aufruf Im Menü: Steuer/ERV-JAb, E-Bilanz, eBT kommen Sie nach Auswahl der jeweiligen Stammdaten zum Dialog Da-tenüberleitung in JAB und E-Bilanz, in welchem Sie den Punkt eBT auswählen.

Bestätigung der Datenüberleitung aus der Fibu Achtung: Für eBT sind Vorjahres-

werte in Tausend nicht erlaubt!



Nach der Bestätigung der Datenüberleitung aus der Fibu befindet man sich im Erfassungsformular im Register „Gliederung“. Hier sind insbesondere die gemeinsam mit dem Jahresabschluss zu übermittelnden Vermerke (Anhang, La-gebericht, Bestätigungsvermerk) zu aktivieren. Üblicherweise legen die kontoführenden Institute Wert darauf, möglichst detaillierte Unterlagen zu erhalten.



3.1 Erfassung bzw. Kontrolle der Stammdaten Im Register „allg. Angaben“ werden bereits erfasste Stammdaten (Firmenstammdaten auf dem Konto 20000, frühere Jab-Übermittlungen) angezeigt und können um bisher nicht gespeicherte Daten ergänzt werden. Zwingend erforderliche Informationen sind, sollten sie noch nicht vorhanden sein, rot umrandet. Entsprechen-de Hinweise finden sich auch in der Lasche „XML Fehler“. Speziell für die eBT-Übermittlung benötigte Daten , beispielsweise die Rechsform, Bilanzart, Bilanz-Status, … sind mit Listen hinterlegt, um die passende Auswahl treffen zu können.



3.2 Kontrolle der Beträge und Anfügen von Vermerken In den Registern „Bilanz“, „GuV“ und „AVZ“ können die aus der Finanzbuchhaltung übernommenen oder hän-disch erfassten Werte (Option ‚händische‘ Datenerfassung im Register „Gliederung“) kontrolliert werden.

Durch rot markierte Beträge wird auf Unregelmäßigkeiten bei der Summenbildung hingewiesen, pink markier-te Beträge im Anlagevermögen deuten auf Differenzen zwischen Bilanz und Anlagenverzeichnis hin. Gründe für Abweichungen können insbesondere fehlende bzw. unrichtige Zuordnungen der RLG-Gliederungen sein oder Fehleingaben bei händischer Erfassung.



Bei der Korrektur allfälliger Fehler steht Ihnen das Register „XML-Fehler“ zur Verfügung, in dem die von unse-ren Prüfroutinen festgestellten Probleme aufgelistet werden. Durch Doppelklick auf eine Meldung wird man sofort an die entsprechende Position in der Erfassungstabelle posi-tioniert.



Im Register „Vermerke“ haben Sie die Möglichkeit, die unter „Gliederung“ definierten PDF-Dokumente anzuhän-gen. Dabei besteht die Möglichkeit, die Dateien zu verlinken oder in die Datenbank einzufügen.

• PDF-Link: Die Datei wird nicht in die Datenbank eingefügt und muss zum Zeitpunkt des Erstellens der XML-Datei wie angegeben vorhanden sein.

• PDF einfügen : Die Datenbank wird durch die eingebettete Datei wesentlich größer, was entsprechend längere Lade- und Speicherzeiten zur Folge hat.



3.3 Händische Erfassung in Klinger Sterkl Im Steuererklärungsprogramm Klinger Sterkl ist es möglich, - sollten keine Bilanzdaten gespeichert sein - sämt-liche für die eBT-Übermittlung nötigen Daten zu erfassen. Mit dem Button NEU aus der Erklärungsliste wird unter dem Punkt JAB-Elektronische Übermittlung der Jah-resabschlüsse automatisch die händische Erfassung vorgeschlagen.



Es werden in weiterer Folge die Stammdaten, soweit vorhanden, übernommen. Für Aktiva, Passiva und GuV werden sämtliche potenziell mögliche Eingabefelder angeboten, wobei die Summenbildung (= blaue Betragsfel-der) automatisch vorgenommen wird.

Zum weiteren Ablauf siehe Kapitel 3.1 und 3.2



4 Anlage und Übermittlung der XML-Datei Die Übermittlung an das kontoführende Institut findet in einem mehrstufigen Vorgang statt:

• Anlage der XML-Datei

• Vorläufige Übermittlung an die OeKB Es ist gewährleistet, dass Mitarbeiter der OeKB nicht in die Bilanzdaten Einblick nehmen können.

• Abruf der von der automatisch von der OeKB erstellten Bilanz in Form einer PDF, XLS oder XML-Datei

• Kontrolle der OeKB-Bilanz

• Bestätigung der OeKB-Bilanz , wodurch diese an das kontoführende Institut weitergeleitet wird bzw. Abbruch, wodurch die früher an die OeKB gesendeten Bilanzdaten wieder gelöscht werden

• Nach der Bearbeitung durch das kontoführende Institut werden ein standardisiertes Bilanz-Rating und ein Branchenvergleich zur Verfügung gestellt.

4.1 Anlage der XML-Datei Nachdem die Kontrollen abgeschlossen und alle Beilagen angefügt sind, wird die XML-Datei angelegt . Es wird dabei, sofern die Einstellung vorhanden ist, das Verzeichnis für JAb bzw. E-Bilanz (Menü: Da-tei/Verzeichnis/elektronische Übermittlung/JAb/EBil Verzeichnis) vorgeschlagen. Der vorgegebene Dateiname setzt sich folgendermaßen zusammen:

• „EBT“ wird als Präfix eingetragen. • WT-Code: Die Dateien werden intern primär nach der steuerlichen Vertretung sortiert. • Jahr, für das der Jahresabschluss eingebracht wird • 9-stellige Klienten-Nummer • Klienten-Bezeichnung



4.2 Vorläufige Übermittlung Mit einem Klick auf den Button VORLÄUFIGE ÜBERMITTLUNG AN OEKB wird die angelegte XML-Datei per Webservice-Upload auf den Server der OeKB hochgeladen, und, sofern die dabei durchgeführten syntaktische Überprüfung positiv verlaufen ist, in der Bilanz Transfer-Verwaltung gespeichert.

Zur Kontrolle besteht nach dem Hochladen die Möglichkeit, sofort einen im Design der OeKB erstellten Jahres-abschluss anzufordern. Entscheidend für jede weitere Kommunikation, gegebenenfalls auch für Rückfragen bei der OeKB bzw. beim kontoführenden Institut ist die von der OeKB vergebene Transfer-ID .



Entscheidend für jede weitere Kommunikation ist die von der OeKB vergebene Transfer-ID.





4.3 Bestätigung bzw. Abbruch der Übermittlung

• ABBRECHEN verwirft die eingebrachte Übermittlung. Der Jahresab-schluss muss nach allfälligen Änderungen neu erstellt und übermittelt werden.

• BESTÄTIGEN führt dazu, dass der Jahresabschluss in der Form an das kontoführende Institut weiter geleitet wird und nach der dortigen Bear-beitung die Analyse bzw. der Branchenvergleich abgerufen werden kann.





5 Portal OeKB-eBT Durch Klick auf den Button PORTAL OeKB-ebT wird man mit den in den Stammdaten gespeicherten Anmelde-daten für den Admin-User in das eBT-Portal auf der OeKB-Homepage verlinkt. Man befindet sich im Fenster „Bilanz Transfer Verwaltung“, in dem alle bisher eingebrachten Jahresabschlüsse angezeigt werden.

Für die von der OeKB bereitgestellten Funktionen im Zusammenhang mit dem Bilanztransfer sei auf das für diese Zwecke zur Verfügung stehende Handbuch verwiesen, das unter der Internet-Adresse http://www.oekb.at/de/osn/DownloadCenter/kapitalmarkt/bilanz-transfer-system/Benutzerhandbuch-eBT.pdf abgerufen werden kann.

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Klinger FiBu. · Für Aktiva, Passiva und GuV werden sämtliche potenziell mögliche Eingabefelder angeboten, wobei die Summenbildung (= blaue Betragsfel- der) automatisch vorgenommen