Lösungen fürIhren Erfolg. - LVR-InfoKom · KLIFD (Klientenverwaltungsprogramm für Integrationsfachdienste) Digitalisierte Hilfepläne Mehr Service für politische Vertreter Vernetzte

Qualität für Menschen

LANDSCHAFTSVERBAND

RHEINLANDLVR

Software, Computer und Systeme sollten für die Menschen da sein. Und nicht umgekehrt. Finden wir. Also machen wir sie so: für Kliniken, Schulen, Kommunen. Systeme für eine funktionierende Gesellschaft. Software für Menschen.

Lösungen für Ihren Erfolg.Der Jahresbericht 2006

Vorwort

Kommunikation & Technik

Die neuen Mobile Clients„Massenhaft“ SpeicherplatzVoice over IP

Spezielle Lösungen

Mehr Effizienz und TransparenzBarrierefrei und bürgerfreundlichKLIFD (Klientenverwaltungsprogramm für Integrationsfachdienste)Digitalisierte HilfepläneMehr Service für politische VertreterVernetzte Kliniken

SAP-Projekte im Überblick

SAP NetWeaver PortalSAP/HR-EinführungHR-Neuerungen beim Landesbetrieb Straßenbau NRW

PersonalbeschaffungVeranstaltungsmanagementEPOS

Projekte bei LVR InfoKom

Ein „DatenWarenhaus“ für LVR InfoKomCRM (Customer Relationship Management) ProzessmanagementVirtualisierung im Unix UmfeldNeuorganisation des IT-Supports

> 03-05

> 06-11

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Inhalt

Liebe Leserinnen, liebe Leser,

mit Stolz und Freude darf ich Ihnen mitteilen, dass LVR InfoKom auch das zweite

Jahr als Eigenbetrieb erfolgreich abgeschlossen hat. Sowohl das Jahresergebnis

als auch die vielen Projekte, die wir gemeinsam mit Ihnen – unseren Kunden –

umgesetzt haben, erfüllten unsere Erwartungen voll und ganz.

• Gemeinsam mit dem Presseamt und dem Medienzentrum Rheinland hat LVR

InfoKom die Homepage des LVR überarbeitet. Mehr als 6.000 Seiten wurden

aktualisiert und neu strukturiert. Entstanden ist ein barrierefreier und bürger-

freundlicher Internetauftritt mit Gebärdensprachvideos, Sprachausgaben und

zusätzlichen Texten in englischer, französischer, holländischer und türkischer

Sprache.

Der Kunde im Mittelpunkt

Neben der erfolgreichen Realisierung von IT-Projekten stand das Jahr 2006 auch

im Zeichen des Kunden: Unser Ziel war es, uns noch intensiver mit Ihnen – unseren

Kunden – auszutauschen und Planungs- und Realisierungsvorhaben gemeinsam,

vorausschauend und zielgerichtet anzugehen. Die Betrachtung und Optimierung

Ihrer Prozesse stand hier im Mittelpunkt.

Um unsere Aufgaben noch effizienter erledigen und unsere Dienstleistung weiter

optimieren zu können, haben wir LVR InfoKom neu strukturiert, neue Rollen ge-

schaffen und „alte“ klarer definiert:

• Seit 2006 kümmern sich fünf Kundenmanager um Ihre Bedürfnisse. Gemeinsam

mit Ihnen analysieren sie die Wünsche und Ansprüche Ihrer Anwender und

Führungskräfte, koordinieren die Entwicklung von individuellen Lösungen und

stimmen die strategischen Weichenstellungen und Budgetplanungen für alle

IT-Themen ab.

> 2-3

2006 war ein erfolgreiches Jahr

Ich möchte die Gelegenheit nutzen, Ihnen einige herausragende Projekte kurz vor-

zustellen:

• Seit dem 31. Dezember 2006 arbeiten alle Dezernate und Dienststellen des LVR

mit dem Neuen Kommunalen Finanzmanagement (NKF). Der LVR hat als eine

der ersten großen kommunalen Einrichtungen in NRW die Umstellung von der

kameralistischen auf die doppische Haushaltsführung gemeistert. Mit NKF steht

nun ein Werkzeug zur Verfügung, dass über Kosten und Leistungen für einzelne

Produkte Aufschluss gibt und damit mehr Orientierung und Steuerungsmöglich-

keiten bietet.

• 2006 hat LVR InfoKom die Einführung eines Krankenhausinformationssystems

(KIS) für alle Kliniken des LVR abgeschlossen. Nun haben zirka 6.000 Anwende-

rinnen1 und Anwender die Möglichkeit, elektronische Patientenakten zu nutzen.

Diese geben einen kompletten Überblick über Diagnose und Therapie von über

40.000 Patienten der Rheinischen Kliniken. Mit dem Projekt hat der LVR auf dem

Gebiet der Patientendokumentation eine führende Rolle im nationalen Vergleich

eingenommen.

1Im Jahresbericht werden wir zu besseren Lesbarkeit nur von Anwendern, Mitarbeitern etc.sprechen. Hiermit meinen wir natürlich auch Anwenderinnen und Mitarbeiterinnen etc.

• Außerdem wurde ein Berater-Team gebildet, das unsere Kunden qualifiziert und

produktunabhängig berät. Um die optimale Lösung für Sie zu finden, werden Pro-

zesse und Bedarfe analysiert, Pflichten- und Lastenhefte erstellt sowie Marktbe-

obachtungen und Benchmarks durchgeführt. Am Ende des Auswahlprozesses, in

den auch die Meinung qualifizierter Fachleute mit einfließt, steht eine Produkt-

empfehlung zur Veränderung der bestehenden Prozess- und/oder IT-Landschaft.

• Qualifizierte Prozessmodellierer unterstützen fortan das neue Berater-Team. Im

Rahmen des Beratungsprozesses analysieren sie die Prozesse unserer Kunden,

dokumentieren sie nach klar definierten Standards und erarbeiten Lösungen zur

Optimierung. Diese Vorarbeiten sind notwendig, denn schließlich kann auch die

beste IT-Lösung nur schwer mangelhafte Prozesse unterstützen. Auf Basis der

Vorarbeiten wird über die geeignete Auswahl und den Einsatz von IT-Werkzeu-

gen nachgedacht.

• Im Rahmen unserer Unternehmens-Umstrukturierung haben wir auch ein Ver-

änderungsmanagement geschaffen. Es hilft Ihnen, die Veränderungen, die mit

der Optimierung von Prozessen und der Einführung von IT-Lösungen einherge-

hen, besser zu managen und mögliche Widerstände rechtzeitig zu erkennen.

Außerdem werden die von der Neuerung betroffenen Mitarbeiter aktiv in den

Veränderungsprozess einbezogen. Auf diese Weise lässt sich die Akzeptanz für

das Vorhaben oft deutlich erhöhen. Transparenz, Verbindlichkeit und Partizipa-

tion stehen stets im Mittelpunkt des Veränderungsmanagements.

• Und noch ein Team haben wir geschaffen: Es besteht aus erfahrenen Projektma-

nagern und -assistenten. Sie helfen Ihnen und uns, die gemeinsamen IT-Projek-

te richtig zu planen und zielgerichtet sowie ressourcenschonend umzusetzen.

Alle Team-Mitglieder beherrschen die gängigen Projektmanagementwerkzeuge

und stehen der Projektleitung jederzeit beratend zur Seite.

• Die Entwicklung, den Support und die Pflege aller LVR InfoKom Produkte haben

wir in eine Hand gegeben – nämlich in die des Produktmanagements. Zehn

selbstständige und kompetente Produkt-Teams verantworten nun den Einsatz

von über 150 nach Gruppen gegliederten IT-Produkten – von der Produktidee bis

zur Kündigung.

• Nicht zuletzt hat LVR InfoKom eine separate Position geschaffen, bei der alle

Vertriebsaktivitäten zentral gebündelt werden: Unser neuer Vertriebsmitarbeiter

hat die Aufgabe, die im LVR entwickelten IT-Lösungen und Kompetenzen auch

weiteren Kunden anzubieten. So können Synergien genutzt werden.

Erfreulich zu hören: Die neue Organisation von LVR InfoKom stößt bei Ihnen auf

positive Resonanz. Das zeigt uns, dass wir mit den Veränderungen, die von allen

Betroffenen großen Einsatz gefordert haben, auf dem richtigen Weg sind.

Wir werden besser, damit Sie besser werden – Mitarbeiterqualifizierung

Der Schuster trägt immer die schlechtesten Schuhe. Ich persönlich halte nichts

von diesem Bild. Als Systemhaus, das für Optimierung von Geschäftsprozessen

und für Veränderung steht, kann LVR InfoKom dauerhaft nur erfolgreich sein,

wenn wir in der Lage sind, uns permanent selbst zu verändern, zu verbessern und

an neue Bedingungen anzupassen. Aus diesem Grund war 2006 für uns auch das

Thema Mitarbeiterqualifizierung von großer Bedeutung. Neben den üblichen fach-

lichen Qualifizierungsmaßnahmen haben wir große Anstrengungen unternommen,

die Methodenkompetenz unserer Mitarbeiter weiter auszubauen. Kundenorientie-

rung und Sozialkompetenz standen hier ebenso im Mittelpunkt wie Prozessmodel-

lierungsmethoden und Methoden des Veränderungsmanagements.

Im vergangenen Jahr haben wir wesentliche Bausteine für eine verbesserte Mitar-

beiterentwicklung ergänzt. So haben wir den organisatorischen Rahmen dafür

> 4-5

geschaffen, dass sich alle Mitarbeiter zielgerichtet in entsprechenden Seminaren

weiterbilden können.

Preissenkung an Sie weitergegeben

Das Jahr 2006 verlief für uns auch wirtschaftlich sehr erfolgreich: Durch konse-

quente Kostensenkungsprogramme, Zielvereinbarungen mit allen Mitarbeitern

und einer transparenten Steuerung mit Kennzahlen ist es uns gelungen, unsere

Produktpreise entweder konstant zu halten oder sogar zu senken. Die durch-

schnittliche Preissenkung über alle Produkte, die wir an unsere Kunden weiter-

reichen konnten, konnte gegenüber dem Vorjahr erneut gesteigert werden.

Ihr Feedback verbessert unseren Service

An dieser Stelle möchte ich allen Kunden für Ihre Teilnahme an unserer zweiten

Kundenbefragung danken. Sie haben uns wieder ein konstruktives Feedback gege-

ben. Ihre Anregungen nehmen wir gerne auf, denn sie bilden die Basis für unseren

Optimierungsprozess. Wir freuen uns, dass Sie unsere bereits umgesetzten Ver-

besserungsmaßnahmen positiv wahrgenommen haben.

Wie geht’s weiter?

Unser Ziel ist es, den Einsatz von IT-Werkzeugen und -Lösungen permanent effi-

zienter zu gestalten. Wir wollen Ihnen langfristig die richtigen Lösungen und Kon-

zepte mit den entsprechenden Realisierungsressourcen anbieten können. Deshalb

werden wir der vorausschauenden IT-Planung künftig mehr Bedeutung zukommen

lassen. 2007 werden wir mit unseren internen Kunden die IT-Strategieentwicklung

intensivieren, um mit Ihnen mittel- und langfristige Entwicklungs- und IT-Bebau-

ungspläne erstellen zu können.

Neben der Weiterführung und Umsetzung vieler IT-Projekte werden wir uns 2007

schwerpunktmäßig um die Einführung des Business-Warehouses im LVR küm-

mern. Nach der erfolgreichen Einführung des NKF ist es nun sinnvoll, die Vielzahl

von Führungs- und Steuerungsinformationen, über die die einzelnen Bereiche des

LVR verfügen, mit einem schnellen und speziell hierfür vorgesehenen Werkzeug

zu verarbeiten und Ihnen anzubieten. Einige Projekte hierzu wurden 2006 bereits

in Angriff genommen.

Auch beim Dezernat für Soziales im LVR wird es einige Veränderungen in der

IT-Landschaft geben: Gemeinsam mit den betroffenen Mitarbeitern werden wir

sowohl die Umstellung des Fachverfahrens auf eine durchgängige Standardlösung

realisieren als auch die elektronische Akte einführen. Somit werden Bearbeitungs-

prozesse transparenter und bürgerfreundlicher.

2007 werden wir Sie außerdem zu vielen interessanten Informationsveranstaltun-

gen einladen können. Der Meinungsaustausch mit Ihnen ist uns wichtig, denn nur

gemeinsam können wir optimale Lösungen entwickeln, die Ihren Bedürfnissen und

Ansprüchen gerecht werden.

Ich möchte Ihnen an dieser Stelle nochmals für die gute und überaus konstruktive

Zusammenarbeit danken. Ich freue mich auf ein spannendes und erfolgreiches

Jahr 2007 mit Ihnen.

Ihr

Oliver Hoffmann Geschäftsführer

Wir wissen um die Herausforderungen, die mit dem Austausch und der Nutzung sensibler Daten verbunden sind. Deshalb bieten wir unseren Kunden Lösungen, die höchsten Ansprüchen an Sicherheit und Zuverlässigkeit genügen.

Sicher, schnell und zuverlässig–intelligente Hard- und Softwarelösungen

für den Informations- und Datenaustausch.

> 6-7

Mit anderen Worten:Unsere intelligenten Hard- und Softwarelösungen sorgenfür einen schnellen, sicheren und unkomplizierten Daten-und Informationsaustausch.

ENDMETHOD.>METHOD call method me-

>/dsd/sl if workarea is visible

importing

e visible = l visible.

if l visible eq ’X’.

call method me-

>/dsd/sl if workarea set visible

exporting

i visible = space.

else.

call method me-


exporting

i visible = ’X’.

endif.

Moderne Kommunikations- und Datenverar-beitungstechnik muss höchsten Anforderun-gen nach Sicherheit, Zuverlässigkeit, Kompa-tibilität und Bedienbarkeit gerecht werden.Unsere intelligenten Hard- und Software-lösungen erfüllen diese Ansprüche. So ge-

währleistet zum Beispiel ein von LVR InfoKomentwickelter Massenspeicher die manipula-tionssichere Aufbewahrung sensibler Daten.Alle Lösungen sind speziell auf die Bedürfnis-se unserer Kunden abgestimmt und teilweisesogar mit ihnen entwickelt.

Derzeit nutzen zahlreiche Kunden und Mitarbeiter des LVR diverse Geräte vom Typ

Palm als Personal Information Manager, kurz PIM. Zum Abgleich von Daten und

Terminen mit Microsoft Exchange stehen ihnen unterschiedliche Hard- und Soft-

warelösungen zur Verfügung, die jeweils an bestimmte Endgeräte wie PC oder

WBT gebunden sind. Die Handhabung der Technik wurde von den Nutzern schon

mehrfach als umständlich und unzuverlässig empfunden. LVR InfoKom hat daher

im September vergangenen Jahres das Projekt MiLKA ins Leben gerufen. MiLKA

steht für „Mobile Clients im LVR, Kliniken und Außenämtern“.

Beschreibung des Projekts

Im Rahmen des Projekts MiLKA wurde zunächst ermittelt, welche Anforderungen

die Kunden an Mobile Clients stellen. Das Ergebnis: Der Datenabgleich mit Micro-

soft Exchange soll einfach, zuverlässig und – falls realisierbar – ortsunabhängig

möglich sein. Außerdem wird eine größere Auswahl an Endgeräten mit besserer

Funktionalität gefordert sowie mehr Flexibilität für zukünftige Erweiterungen. Bis-

lang konnten die Kunden nur auf Geräte vom Typ Palm zurückgreifen und mit die-

sen lediglich ihren Terminkalender abgleichen. Der Einsatz von Handys, Pocket

PCs und Notebooks als PIM war nicht vorgesehen beziehungsweise nicht standar-

disiert.

Das Ziel des Projekts MiLKA bestand also darin, eine Netz- und Serverinfrastruk-

tur aufzubauen, die ein sicheres und zuverlässiges Synchronisieren von Mobile

Clients ermöglicht. Falls notwendig, sollen die Endgeräte standardisiert werden.

Ein weiteres Ziel: Das neue System soll die mobile Datenerfassung zum Beispiel

im Klinikbereich unterstützen.

Um eine Lösung zu entwickeln, die die Ansprüche der Kunden und des LVR

erfüllt, mussten zunächst folgende mögliche einsetzbare Technologien erprobt

werden:

• Endgeräte

• zentrales Serversystem und Softwarelösung

• drahtgebundene Übertragungswege (Docking Station am PC oder Ethernet)

• drahtlose Übertragungswege (WLAN, Bluetooth, iRDA, Mobilfunk)

• Sicherheitslösungen, unter anderen mittels Verschlüsselung (VPN-Technologien)

Die Realisierung

Um den Anforderungen der Kunden rund ums Thema Endgeräte gerecht zu wer-

den, hat man sich für den Einsatz von Pocket PCs entschieden, da sie sowohl

Handy- als auch PDA-Funktionen in sich vereinen. Dirk Erdmann von den Rheini-

Die neuen Mobile Clients – eine sichere und zuverlässige Lösung

> 8-9

schen Versorgungskassen weiß die „Two in One“-Geräte zu schätzen: „Wenn man

häufiger nicht im Büro ist, ist die Kombination aus Handy und PDA sehr hilfreich

und sinnvoll. Die Mail-Synchronisierung macht es möglich, Dinge schon von

unterwegs zu erledigen – ein enormer Gewinn! Was noch an Funktionen fehlt,

wird die Zukunft sicher bringen.“ Die sichere Verbindung zwischen Pocket PC und

Microsoft Exchange ist stets gewährleistet, da der Nutzer ausschließlich über ein

verschlüsseltes VPN (virtuelles privates Netzwerk) des LVR auf die Daten zugreift.

Nur über dieses Netz kann er sich auf Wunsch auch ins World Wide Web einwählen.

Ergebnis

Seit Februar 2007 ist die neue Netz- und Serverinfrastruktur mit bisher über 200

Endgeräten im Einsatz. Der Kunde hat nun die Wahl zwischen zwei Pocket PCs,

die als Endgeräte nutzbar sind. Weitere Endgeräte werden nach Marktlage und

Bedarf eingeführt. Damit kann der Kunde die für ihn wirtschaftlichste Alternative

aussuchen. Die Nutzung der Mobilfunknetze zum Datenabgleich hat sich als leis-

tungsfähig und wirtschaftlich erwiesen und gewährleistet zudem die Zuverlässig-

keit des Systems. Gepaart mit der Leistung der Geräte (auch ohne Netzverbin-

dung) ergibt sich für den Kunden ein hoher Nutzen.

In den vergangenen Jahren haben die Kulturaußendienststellen des LVR damit

begonnen, ihre Daten über Landschaft und Kultur im Rheinland zu digitalisieren,

zu speichern und zu archivieren. Die Datensicherung auf Bandmedien wurde

jedoch zunehmend zum Problem, denn die notwendigen Geräte waren starken

mechanischen Belastungen ausgesetzt und stießen immer häufiger an ihre Kapa-

zitätsgrenzen. Zudem wurden die Daten auf unterschiedliche Medientypen verteilt,

was die Archivierung zusätzlich erschwerte. LVR InfoKom bekam den Auftrag, ein

leistungsfähiges Archivierungssystem zu entwickeln, das außerdem die dauerhaf-

te, manipulationssichere Aufbewahrung der digitalisierten Daten ermöglicht und

unkompliziert abgerufen werden kann. Die Lösung: Einrichtung eines Massenspei-

chers in der LVR Zentrale in Köln, in der alle Daten, die in den Außendienststellen

anfallen, zentral gespeichert und zur Verfügung gestellt werden.

Beschreibung des Systems

Für jede Außenstelle hat LVR InfoKom einen leistungsfähigen Server aufgestellt.

Jeder von ihnen verfügt über ausreichend Festplattenkapazität, um all die Daten

zu lagern, die von den Mitarbeitern aktuell bearbeitet werden und deshalb noch

nicht fürs Archiv bestimmt sind. Die Informationen werden drei Mal täglich nach

Köln übertragen und dort umgehend auf Band gesichert. Selbst wenn in der

Außenstelle eingebrochen wird und alle Informationen verloren gehen, sind die

Daten sicher in Köln aufgehoben. Um eine schnelle Datenübertragung zu gewähr-

leisten, sind alle Außendienststellen mit einer Bandbreite von 2MBit/s an das LVR

Netz angebunden.

„Massenhaft“ Speicherplatz

für Landschaft und Kultur

Repl.Filesystem

fürArchiv

Aufbereitungs-script

Dateien

Index

COLDVerarbeitung

SER-Archiv

Die Informationen, die bereits komplett überarbeitet sind und im zentralen Archiv

abgelegt werden sollen, werden in den Außendienststellen qualitätsgesichert

abgelegt und anschließend ebenfalls nach Köln übertragen. Dort werden sie aber

nicht mehr lokal vorgehalten, sondern auf externen Medien archiviert. Bei diesem

Prozess wird eine Indizierung der Daten durchgeführt, damit diese später eindeu-

tig im Archiv identifiziert und wieder gefunden werden können. Entsprechende

Schnittstellen zu bereits vorhandener Katalogisierungssoftware werden von LVR

InfoKom geschaffen.

In Köln werden die Archivdaten in speziellen Jukeboxen abgelegt. Die Mitarbeiter

in den Außendienststellen haben die Möglichkeit, mit entsprechender Berech-

tigung die Daten über eine spezielle Software zunächst in Miniaturansicht zu

betrachten und zur weiteren Bearbeitung zur Außenstelle zu übertragen.

Ergebnis und Nutzen

Mit der Einrichtung des Massenspeichers hat LVR InfoKom die Möglichkeit

geschaffen, sämtliche Datenbestände der zahlreichen Kulturaußendienststellen

des LVR zentral zu bündeln, systematisch zu archivieren und für Mitarbeiter

leichter abrufbar zu machen.

Künftig sollen Mediendaten auch außerhalb der Kultur des Landschaftsverbands

Rheinland über diese Schnittstellen archiviert werden.

> 10-11

Voice over IP beim LVR

In der Zentralverwaltung des LVR wurde im August 2006 ein richtungweisendes Pro-

jekt für den gesamten LVR realisiert: Etwa 100 neue Nebenstellen der Telefonanlage

im Horionhaus (in Köln), einem Gebäude der Zentralverwaltung, wurden mit neuer

Voice over IP (kurz VoIP) Technologie eingerichtet. Damit konnte der akute Notstand

in der Telefonversorgung der Sachbearbeiter im Dezernat 7 behoben werden.

Ausgangssituation

Entgegen der ursprünglichen Planung arbeiten in den Räumlichkeiten des Hori-

onhauses drei statt zwei Mitarbeiter des LVR in einem Büro – mit dem Ergebnis,

dass zahlreiche Sachbearbeiter bislang keine eigene Durchwahl besaßen. Im

Herbst vergangenen Jahres bekam LVR InfoKom daher den Auftrag, eine Lösung

für dieses Problem zu finden.


Ein Team von LVR InfoKom entwickelte mehrere Lösungsmöglichkeiten und

unterzog sie einer Wirtschaftlichkeitsberechnung. Nach Vergleich aller Kosten fiel

die Entscheidung auf VoIP. Bei dieser Technik werden die zum Telefonieren typi-

schen Informationen, also Sprache und Steuerinformationen, zum Beispiel für

den Verbindungsaufbau, über ein einheitliches, auch zur Datenübertragung nutz-

bares Netz übertragen. Die Telefone können wie ein PC an die Datendose ange-

schlossen werden. Damit entfällt die klassische Telefonverkabelung.

Im konkreten Fall des Horionhauses bedeutete dies, dass das Telefon an die bis-

her vom PC genutzte Ethernetdose und das Datenkabel des PCs an den integrier-

ten Miniswitch des Telefons angeschlossen wurde.

Nutzen von VoIP

Der Vorteil der neuen Übertragungsart besteht darin, dass das Telefon direkt am

EDV-Netz angeschlossen werden kann und so eine getrennte Verkabelung für

Telefon und EDV-Netzwerk entfällt. Eine ideale Lösung, da in den Räumen des

Horionhauses nicht genügend Anschlüsse vorhanden sind, um auf herkömmli-

chem Weg drei Telefone und drei PCs pro Büro anzuschließen. Ein weiterer

großer Vorteil sind die wesentlich geringeren Kosten für Installation, Umzüge,

Erweiterungen und Änderungen bei IP-basierten Anlagen.

LVR InfoKom und VoIP

Da die neue VoIP Technologie mittlerweile eine hohe Marktreife erreicht hat, zieht

LVR InfoKom in vielen Dienststellen einen Technologiewechsel in Betracht. Ein

reiner Technologiewechsel würde den Möglichkeiten, die sich mit VoIP bieten,

aber nicht gerecht. Deshalb werden Planung und Durchführung auf der Grund-

lage eines ganzheitlichen Konzeptes aufbauen, das die Auswirkungen auf die

Netze (LAN, WAN), die Datenkommunikation, Zusatzanwendungen (zum Beispiel

UMS) und die Kernanwendungen des LVR berücksichtigt.

Günter Sistig, IS-Koordination, Dezernat 7:>>Durch den Einsatz von VoIP-Telefonie haben nun alle SachbearbeiterInnen eineneigenen Telefon-Anschluss. So können wir Sachbearbeitungsvorgänge für unsereKunden deutlich optimieren. Die bestehende Verkabelungstechnik musste dafürnicht verändert werden.<<

>>

Wir wissen, wie Verwaltung funktioniert, wir wissen um die Entscheidungswege in kommunalen Institutionen und wir wissen aus Erfahrung, wie man in diesen Strukturen anspruchsvolle IT-Projekte erfolgreich durchführt.

Spezielle Lösungen für Kommunen und Kliniken – Projekte des Jahres 2006.

> 12-13

Mit anderen Worten:Unsere Lösungen unterstützen Sie dabei, interne Prozesse undVerwaltungsvorgänge zu optimieren. Für mehr Wirtschaftlichkeitund Transparenz.

ENDMETHOD.>

Weichen für die vernetzte Klinik gestellt undmit KLIFD Verwaltungsvorgänge für kommu-nale Fachämter deutlich erleichtert. Viele neueProjekte wurden angestoßen. Wir freuen unsdarauf, sie gemeinsam mit unseren Kundenweiterzuverfolgen.

METHOD call method me-


importing



call method me-


exporting

i visible = space.

else.

call method me-


exporting


endif.

Zeit sparen, Kosten senken, Daten vernetzenund jederzeit nutzbar machen. 2006 haben wirzahlreiche Projekte durchführen und erfolg-reich beenden können, die den Anforderungenunserer Kunden gerecht werden. So hat LVRInfoKom mit der Einführung eines KIS die

Mit der Einführung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements (NKF) am

2. Januar dieses Jahres ging beim Landschaftsverband Rheinland eine Ära zu

Ende: Auch in den letzten bislang kameral ausgerichteten Dezernaten und

Außenämtern hielt das kaufmännische Rechnungswesen Einzug. Seitdem folgen

Planung und Rechnungslegung in der Kernverwaltung im Grundsatz der gleichen

Systematik, wie in den Eigenbetrieben beziehungsweise eigenbetriebsähnlichen

Einrichtungen des LVR.

Mit der Einführung des NKF ist dem Landschaftsverband ein erster und bedeu-

tender Schritt in Richtung Gesamtabschluss beziehungsweise Konzernbilanz

gelungen. Das neue System sorgt zudem für mehr Kostentransparenz, Kosten-

vorteile und effizienteres Arbeiten beim LVR.


Mit dem Neuen Kommunalen Finanzmanagement schafft sich der LVR neue

Steuerungsmöglichkeiten, denn anstelle des bislang praktizierten Geldver-

brauchskonzepts tritt ein Ressourcenverbrauchskonzept. Das bedeutet unter

anderem: Bilanzielle Abschreibungen und Zuführungen zu Rückstellungen

müssen fortan flächendeckend berücksichtigt werden.

Mehr Effizienz und Transparenz dank NKF

Im NKF erfolgt die Gliederung des Haushalts nach Produkten beziehungsweise

Leistungen, die der LVR entweder für die Bürger oder verwaltungsintern erbringt.

Jedes Produkt wird mit den entsprechenden Finanzdaten verknüpft. So wird trans-

parent, welche laufenden Aufwendungen und Erträge im Rahmen der jeweiligen

Leistung entstehen oder entstanden sind. Auch die Steuerung findet über Produkte

und entsprechende Kennzahlen statt. Darüber hinaus ist gemäß Paragraf 4 Abs. 2

GemHVO für jede Produktgruppe ein Teilergebnisplan und ein Teilfinanzplan auf-

zustellen. Diese enthalten auch die Kennzahlen zur Messung der Zielerreichung.

Durchführung des Projekts

Zum 1. Januar 2006 wurde zunächst in den Bereichen Soziales, Kriegsopferfür-

sorge, Integration, Kultur, Gebäude- und Liegenschaftsmanagement sowie in

Teilen der Kämmerei das NKF eingeführt.

2006 ging es in zwei Phasen weiter. Zunächst wurden größtenteils Nacharbeiten

durchgeführt: Diese Nacharbeiten umfassten im Wesentlichen Entwicklungs- und

Programmierarbeiten für die Anbindung der Schnittstellen im Bereich „Soziales“

und zur Erstellung von speziellen Reports. Darüber hinaus erfolgte die Bereini-

gung der Stammdaten, insbesondere Debitoren und Kreditoren. Zum 1. April 2006

> 14-15

startete dann die so genannte 3. Welle des Projekts. Sie bestand neben den schon

vorher beteiligten und festen Instanzen des zentralen Rechnungswesens (Finanz-

buchhaltung und Kämmerei) aus folgenden sechs Teilprojekten:

• Bereich Landesdirektor

• Finanzen und Wirtschaft

• Personal, Organisation, Sicherheit

• Gesundheitsdienste

• Schulen

• Jugend

Insgesamt 163 Kollegen aus den Fachbereichen, der IT-Beratung, der Kämmerei und

der Finanzbuchhaltung nahmen in dieser Phase an der Einführung von NKF teil.

Während des gesamten Projektzeitraums wurden die Mitarbeiter des LVR im Int-

ranet und durch regelmäßige Newsletter über das neue System und den Verlauf

der Implementierung informiert.

Bis Dezember 2006 wurden die Konzeptionsphase – inklusive Stammdaten-

Modell, Grobkonzept, Verrechnungsmodell, Eingabe der Planwerte für 2007 – die

Realisierungsphase und die Produktivvorbereitung inklusive Funktionstests und

Anwenderschulungen erfolgreich abgeschlossen.

Ergebnis

Seit dem 2. Januar 2007 ist das Neue Kommunale Finanzmanagement flächen-

deckend (Zentralverwaltung + Außendienststellen Schulen, Jugend + Außenämter

der Kultur) beim LVR im Einsatz.

Der Haushalt 2007 hat nun eine neue Struktur: Es gibt 55 Produktgruppen in elf

Produktbereichen mit insgesamt 130 Produkten. Entsprechend der 55 Produkt-

gruppen werden 55 Teilergebnispläne sowie 55 Produktgruppendarstellungen mit

Zielen, Leistungsmengen und Kennzahlen aufgestellt.

Blick nach vorn

Das Ziel für 2007 steht fest: Zum 31. Dezember soll mittels NKF der erste

kaufmännische Jahresabschluss erfolgen. Die erste Konzernbilanz ist zum

31. Dezember 2010 geplant. Außerdem werden im Rahmen von Folgeprojekten

noch einige Veränderungen im neuen System vorgenommen: Die Anwendungen

in den Bereichen Kosten- und Leistungsrechnung sowie Berichtswesen sollen

optimiert werden.

Barrierefrei und bürgerfreundlich

Der Internetauftritt ist die Visitenkarte eines Unternehmens. Auch der Land-

schaftsverband Rheinland präsentiert sich im World Wide Web. Die 2002 zuletzt

überarbeitete Online-Präsenz war mittlerweile jedoch in die Jahre gekommen:

nicht nur optisch, auch inhaltlich. Zudem entsprach der Auftritt nicht mehr den

aktuellen Anforderungen nach Barrierefreiheit und Zugänglichkeit auch für

benachteiligte Nutzer. Die Lösung: ein Relaunch des auf 6.000 Seiten angewach-

senen Webauftritts.


Im November 2005 startete das Projekt BIENE – Barrierefreies und bürgerfreund-

liches Internet. Ein Gemeinschaftsprojekt von Presseamt, Medienzentrum Rhein-

land und LVR InfoKom. Das Ziel: eine barrierefreie und bürgerfreundliche Inter-

netpräsenz des LVR.

Nach dem Motto: „Weniger Klicks für mehr Inhalt“ wurde in Zusammenarbeit mit

den Fachbereichen der Zentralverwaltung an einer strafferen und übersichtliche-

ren Struktur des Webangebots gearbeitet. Dabei sollten vor allem eingängige und

einheitliche Begriffe für ähnliche Bereiche – zum Beispiel „Service“ und „Organi-

sation“ – gefunden werden, um den Usern die Orientierung zu erleichtern. Außer-

dem galt es, die wesentlichen Inhalte zu überarbeiten und auf den aktuellen

Stand zu bringen.

Darüber hinaus haben die Projektteilnehmer im Rahmen des Relaunches klare

Vorgaben für die Internetauftritte der LVR Einrichtungen erarbeitet, mit dem Ziel,

einen einheitlichen Auftritt des gesamten LVR Netzwerks zu schaffen und so die

Corporate Identity innerhalb des Unternehmens zu stärken. Zudem wurden ein

neues Qualitätssicherungs-Konzept und ein Betriebskonzept entwickelt, um eine

dauerhafte Qualitätssicherung des LVR Internetauftritts sicher zu stellen.

> 16-17

Ergebnis

Der neue Internetauftritt erfüllt alle Anforderungen nach Benutzerfreundlichkeit

und Barrierefreiheit. Er ist deutlich übersichtlicher und strukturierter und erleich-

tert dem User damit den Zugang zu Informationen. Der Bildschirm gliedert sich

jetzt in drei Spalten: Der rechte Bereich ermöglicht einen schnellen Zugriff auf

Informationen, die in der linken Spalte tiefer in der Navigation „versteckt“ sein

können. Der mittlere Bildschirmbereich ist zur besseren Lesbarkeit deutlich

schmaler geworden. Ein Pfad über dem Textfeld gibt an, über welchen Weg der

User zur aktuellen Seite gekommen ist. Die Fußleiste bietet unter anderem eine

Druckversion ohne Navigationsleisten.

Neu ist auch die „Service-Ecke“, in der es nicht nur ein Inhaltsverzeichnis und ein

Suchfeld gibt, sondern auch die Möglichkeit, die Schrift zu vergrößern.

Zum ersten Mal werden zentrale Inhalte aus dem LVR Internetauftritt als Filme in

Gebärdensprache, in einfacher Sprache und als Audiodatei angeboten. Der Zusatz-

service ist durch ein Icon unter dem Suchfeld gekennzeichnet. Ein komprimiertes

Webangebot ist zudem auf Englisch, Französisch, Holländisch und Türkisch über-

setzt.

Erfolgreicher Relaunch

Seit Dezember 2006 ist der komplett überarbeitete Online-Auftritt des LVR freige-

schaltet. Die neue Präsenz stößt bei den Mitarbeitern durchweg auf positive Reso-

nanz. Und auch die Reaktionen der Kunden sind erfreulich: „Mit dem neuen Internet-

auftritt des LVR ist ein informativer und bürgerfreundlicher Auftritt ans Netz

gegangen: Die Web-Seiten sind übersichtlich strukturiert, ansprechend gestaltet

und erfüllen die aktuellen Standards auch hinsichtlich Barrierefreiheit. Die neue

Internetpräsenz entspricht genau dem Motto des LVR: Qualität für Menschen“,

erklärt Rita Hirlehei, Leiterin des Presseamtes des LVR.

2007 sollen die Vorteile des neuen Designs auch für die Webauftritte der dem LVR

zugehörigen Einrichtungen und Ämter nutzbar gemacht werden.

Kommunale Fachämter verstehen sich heute als moderne Dienstleister, die ihren

Kunden optimalen Service bieten wollen. So auch die Integrationsfachdienste im

Rheinland. Um Beratungs-, Betreuungs- und Verwaltungsvorgänge möglichst effi-

zient und wirtschaftlich abwickeln zu können, bekam LVR InfoKom den Auftrag,

eine zentrale Datenbank für alle Integrationsfachdienste im Rheinland aufzubau-

en. In Zusammenarbeit mit der Bundesarbeitsgemeinschaft der Integrationsäm-

ter und Hauptfürsorgestellen (BIH) wurde vereinbart, dass die Datenbank bundes-

weit und von jedem Internetbrowser aus benutzbar sein soll.

Beschreibung und Nutzen des Programms

Das Klientenverwaltungsprogramm für Integrationsfachdienste (KLIFD) ist ein

eigenständiges Bearbeitungs- und Dokumentationsprogramm für die Arbeit mit

beschäftigten und arbeitslosen behinderten Menschen. Es dient zur Erfassung von

Klientendaten, zur Dokumentation von Beratungs- und Betreuungsvorgängen

(Einzelfalldokumentation/elektronische Akte) sowie von durchgeführten Dienst-

leistungen. Zum besseren Überblick können sämtliche Arbeitsschritte systema-

tisch und chronologisch abgebildet werden. Darüber hinaus ermöglicht KLIFD das

Erstellen von Berichten an die Auftraggeber einfach per Knopfdruck. Übersichts-

listen und statistische Auswertungen können zudem problemlos generiert werden.

Zusammengefasst bietet KLIFD folgende Vorteile:

• fachlich fundierte Fallbearbeitung und Dokumentation

• Qualitätssicherung durch Standards

• Transparenz (nach innen und außen)

• vernetztes Arbeiten

• Benutzerfreundlichkeit

• Wirtschaftlichkeit

• Zukunftssicherheit

• Nutzung durch Integrationsfachdienste und Integrationsämter mit abgestuften

Zugriffsrechten

Ergebnis

Anfang 2007 wurde das neue Klientenverwaltungsprogramm für Integrationsfach-

dienste in Betrieb genommen. Die erste Resonanz der Kunden war positiv: „KLIFD

ist für Integrationsfachdienste ein komfortables Instrument zur Dokumentation

ihrer Arbeit. Und auch das Integrationsamt wird bei seinen gesetzlichen Steue-

rungsaufgaben wesentlich unterstützt.“

KLIFD – die komfortable Datenbank für Integrationsfachdienste

> 18-19

Digitalisierte Hilfepläne

Betreutes Wohnen, psychologische Begleitung, behindertengerechte Umbaumaß-

nahmen – die Landschaftsverbände im Rheinland sind neben den stationären

auch für die ambulanten Eingliederungshilfen von behinderten oder von Behinde-

rung bedrohten Menschen zuständig. Um im Einzelfall ermitteln zu können, wel-

che Unterstützung erforderlich ist, wird ein Hilfeplan benötigt. In diesem sind

unter anderem die aktuelle Situation des Hilfesuchenden, der Anlass für die

Unterstützung, das angestrebte Ziel und anfallende Kosten vermerkt. Gemäß

Paragraf 58 SGBXII muss der Träger der Sozialhilfe einen solchen Gesamtplan

zur Durchführung der Leistungen aufstellen. In regionalen Hilfeplankonferenzen

kommen alle Beteiligten zusammen, unter anderem Hilfeanbieter, Vertreter von

Gesundheits- und Sozialamt sowie der zuständige Fallmanager des LVR, um über

die erforderlichen Hilfen für den Leistungsberechtigten zu beraten. Ziel ist immer,

stationäre Maßnahmen möglichst zu vermeiden.

Die Ausgangssituation

Bislang mussten die Fallmanager die Hilfepläne für die Teilnehmer der Hilfeplan-

konferenzen kopieren, anonymisieren und per Post versenden. Aufgrund der zahl-

reichen Hilfepläne und der vielen Teilnehmer bedeutete das einen sehr großen

Arbeitsaufwand und hohen Kosten bezüglich Porto und Papier.

Das Rheinische Sozialamt (Amt 72) hatte LVR InfoKom deshalb um technische

Unterstützung gebeten. Das Ziel: eine Softwarelösung, die das datenschutzrecht-

lich unbedenkliche Versenden von digitalisierten Hilfeplänen an die Teilnehmer

der Hilfeplankonferenzen ermöglicht.

Ergebnis und Nutzen

Bei der in Zusammenarbeit mit LVR InfoKom gefundenen Lösung legt der zustän-

dige Fallmanager die eingescannten Hilfepläne für eine terminierte Hilfeplankon-

ferenz auf einem webshare-Server in einem speziellen Verzeichnis ab. Rechtzeitig

vor der Konferenz werden die externen Teilnehmer darüber informiert, dass sie

sich die Hilfepläne herunterladen können. Für diesen Zugriff müssen sie sich mit

einer eigenen Benutzerkennung und einem Passwort legitimieren. Die über das

Internet aufgebaute Verbindung ist durch eine 128-bit SSL-Verschlüsselung

gegen unbefugte Zugriffe geschützt.

Nach erfolgreicher Erprobungsphase beim örtlichen Träger Rheinisch-Bergischer

Kreis ist für das Jahr 2007 der weitere Rollout geplant.

Susanne Engelhardt, IS-Koordination, Dezernat 7:>>Mit dieser Lösung können wir sicher sein, das alle Beteiligten jederzeit aufaktuelle Unterlagen zugreifen können. Der zeit- und kostenintensive Postversandist nicht mehr erforderlich.<<

>>

Ergebnis und Nutzen

Neben allgemeinen Verwaltungs- und Archivierungsaufgaben, die dank LVIS

deutlich erleichtert werden, bietet das zusätzliche Internetangebot folgende Vor-

teile für die Mitglieder der politischen Vertretung:

• Die Mandatsträger können selbst politisch wichtige Informationen im Internet

recherchieren.

• Ausdrucke erfolgen je nach Bedarf. Das spart Papier- und Druckkosten.

• Dank digitalem Zugang muss der Mandatsträger nicht länger wichtige Unterla-

gen in Papierform aufbewahren.

Beratungsgrundlagen, Tagesordnungen, Sitzungsprotokolle – die politischen Ver-

treter im Landschaftsverband Rheinland wollen und müssen immer über aktuelle

politische Entwicklungen zeitnah informiert sein. Um dies zu gewährleisten, hat

LVR InfoKom ein Informationsportal ins Leben gerufen: Auf den Internetseiten des

Landschaftsverbands Rheinland werden nun auch alle nichtöffentlichen Sitzungs-

unterlagen und Beratungsergebnisse der politischen Vertretung je nach Autorisie-

rung zugänglich.

Beschreibung der Technik

Das Angebot des Internetzugriffs auf nichtöffentliche Sitzungsunterlagen ist

Bestandteil des LandschaftsVersammlungsInformationsSytems (LVIS), das seit

1999 beim LVR eingesetzt wird. LVIS basiert auf der Groupware-Plattform Lotus

Notes und ist auf einem Lotus-Notes/Domino Server mit dem Betriebssystem

Windows 2000 installiert. Es erfüllt alle Anforderungen an einen modernen

Sitzungsdienst – zum Beispiel die Möglichkeit zur Volltextrecherche. Durch seinen

logischen Aufbau und die übersichtliche Gestaltung ist es zudem besonders

benutzerfreundlich. Der Zugriff auf das System erfolgt über eine SSL-Verschlüsse-

lung. Der Anwender autorisiert sich mit einer User-ID und einem Passwort.

Mehr Service für politische Vertreter

> 20-21

Gestern Akte, heute Laptop

– LVR stellt die Weichen für vernetzte Kliniken

Name des Patienten, Diagnose, geplante Therapieschritte – Informationen, die

noch vor ein paar Jahren, womöglich handschriftlich, in Krankenblättern nieder-

geschrieben wurden, werden heute zunehmend in elektronischen Patientenakten

dokumentiert. So auch in den zehn Kliniken des LVR. Herzstück und Basis der

mobilen Erfassung von Patientendaten und Befunden ist die Vernetzung sämtli-

cher am Behandlungsprozess beteiligten Berufsgruppen. Das Ziel: Ärzten, Pfle-

gern, Spezialdiensten und Verwaltung jederzeit Zugriff auf alle relevanten Patien-

teninformationen zu ermöglichen.

Ausgangssituation

Vor der Einführung des neuen Krankenhausinformationssystems (KIS) dokumentierten

alle am Behandlungsprozess beteiligten Berufsgruppen ihre erbrachten Leistungen

individuell. Eine Vernetzung von Medizin, Pflege und Verwaltung durch ein zentrales

IT-System gab es nicht. Mehrfach-Dokumentationen waren keine Seltenheit.


Bevor die Umstellung auf das KIS erfolgte, setzte sich ein Team aus Ärzten, Pfle-

gern, Verwaltungsmitarbeitern sowie Projektmitarbeitern des LVR und eines exter-

nen Beratungsunternehmens zusammen. Aus 270 Formularen wählte es diejeni-

gen aus, die künftig elektronisch umgesetzt werden sollten, um die Behandlung

eines Patienten zu dokumentieren. Heute können Freiwilligkeitserklärungen des

Patienten, Befundformulare und Verlaufsdokumente bequem am PC erstellt wer-

den. Die Formulare selbst wurden für alle Kliniken vereinheitlicht.

Für die technische Umsetzung des KIS bündelte der LVR die notwendige IT bei LVR

InfoKom. Auf 100 Servern lagern sämtliche Patienten- und Klinikdaten der zehn

Kliniken. Auch die Software zur Abrechnung und ein System zum Datenaustausch

mit den Krankenkassen sind an die zentralen Datenbanken angebunden.

Ergebnis und Nutzen

Die Einführung des Krankenhausmanagementsystems zählt zu den umfangreichs-

ten KIS-Einführungen in Deutschland. Insgesamt entstanden 2.500 vernetzte PC-

Arbeitsplätze in den neun Psychiatrien und einer Orthopädie. Die Patientendaten

sind nun zentral gespeichert und stehen allen Stationen auf Abruf zur Verfügung.

Optimierte Arbeitsabläufe per Mausklick

Ärzte und Pfleger können sich nun jederzeit per Mausklick über den aktuellen

Stand einer Behandlung informieren. Auch Auskünfte über vorherige Behandlun-

gen sind schnell und unkompliziert abrufbar. Verwaltungsmitarbeiter informieren

sich am Bildschirm über Patienten-Stammdaten und transferieren rechnungsrele-

vante Daten über eine entsprechende Datenschnittstelle in das Finanzsystem –

selbstverständlich unter Wahrung datenschutzrechtlicher Aspekte. Im Sinne einer

integrierten Versorgung wurden auch die Ambulanzen in das System eingebunden.

Damit ist eine durchgängige Dokumentation in stationären, teilstationären und

ambulanten Behandlungsbereichen möglich.

Dr. Christian Schmiegelt, Arzt an den Rheinischen Kliniken Düsseldorf:>>Das integrierte Modul zur Arztbriefschreibung bedeutet für uns einenwesentlichen Fortschritt in der durchgängigen Information und Dokumentation.Die unterschiedlichen Abteilungen können sich jetzt besser abstimmen.<<

>>

Wir wollen unseren Kunden die richtigen Konzepte und Lösungen individuell für ihre Bedürfnisse anbieten können. Um das zu erreichen, arbeiten wir intensiv mit ihnen zusammen, denn sie wissen am besten, was sie wollen.

Die Zukunft geht weiter – SAP Projekte im Überblick.

> 22-23

Mit anderen Worten:Wir unterstützen Sie dabei, Ihre IT-Landschaft den individuellenAnforderungen Ihres Unternehmens und Ihrer Kunden anzupassen.

standen unter anderem beim LandesbetriebStraßenbau NRW umfangreiche Veränderun-gen hinsichtlich der Einführung neuer SAPModule an. Und auch bei der Rheinland KulturGmbH sowie bei LVR InfoKom selbst wurdenSAP-Projekte erfolgreich durchgeführt.



importing



call method me-


exporting

i visible = space.

else.

call method me-


exporting


endif.

Bereits Mitte der 90er Jahre hat sich LVR InfoKom für den Einsatz von SAP entschieden.Seitdem wurden in allen Fachämtern und Kliniken des LVR die entsprechenden betriebs-wirtschaftlichen und logistischen Moduleschrittweise eingeführt. Im vergangenen Jahr

ENDMETHOD.>

Unternehmen, Kunden, Partner – sie alle sind Teil komplexer Geschäftsprozesse.

Um die Zusammenarbeit untereinander zu optimieren, wurde SAP NetWeaver

Portal entwickelt. Die Portallösung führt Informationen, Dienste und Anwendun-

gen aus den unterschiedlichen Systemlandschaften zusammen und stellt sie den

Beteiligten zur Verfügung. Seit 2006 unterstützt SAP NetWeaver Portal die

Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen dem LVR und seinen Kunden.


SAP NetWeaver Portal wurde für die Mitarbeiter des LVR sowie für Kunden einge-

führt, die mit mehreren unterschiedlichen Systemen beziehungsweise Anwendun-

gen arbeiten. Über einen zentralen rollen- und webbasierten Einstiegspunkt

gelangt der User zu allen für seine Arbeit wichtigen Anwendungen. Dazu braucht

er sich nur ein einziges Mal bei Windows anzumelden. Der Log-in zum Beispiel

beim Portal oder SAP ist nicht notwendig. Sämtliche Daten und Anwendungen

werden dem User zeitnah und ohne Sicherheitsrisiko vom Portal zur Verfügung

gestellt.

SAP NetWeaver Portal ist eine personalisierte Portallösung: Über das Rollenkon-

zept erhält der Nutzer eine für seine Arbeit konfigurierte Portaloberfläche, über

die er zum Beispiel auf vordefinierte Inhalte wie BW (Business Warehouse) und

ERP, Dokumente, Web-Seiten und -Anwendungen sowie Komponenten wie Out-

look zugreifen kann. Außerdem bietet das System leistungsstarke Module für

Knowledge-Management und Collaboration. Die Knowledge-Management Funk-

tion dient dazu, unter anderem Datenbanken, unstrukturierte Dokumente, interne

und externe Webseiten sowie Funktionen für die unternehmensübergreifende

Zusammenarbeit schnell und problemlos verfügbar zu machen. Die Collabora-

tion-Funktionen im Portal machen die Informationen aus den unterschiedlichen

Quellen navigierbar. Außerdem ist es möglich, Teams über virtuelle Räume und

Werkzeuge zur Zusammenarbeit in Echtzeit zu unterstützen.

Die vordefinierten Inhalte versprechen eine zügige Implementierung und geringe-

re Kosten für die Integration mit bereits vorhandenen Systemen.

SAP NetWeaver Portal beruht auf offenen Standards und Web-Services und ist

eng mit anderen Komponenten von SAP NetWeaver verknüpft, so dass es auch

heterogene IT-Landschaften mit Systemen der gängigsten Anbieter unterstützt.

Die Kompatibilität mit Java, Java 2 Plattform Enterprise Edition (J2EE) und Micro-

soft.NET ist stets gewährleistet.

Ergebnis/Nutzen

Der Einsatz von SAP NetWeaver Portal in den Dienststellen des LVR ermöglicht

eine Vereinfachung der Verwaltung, steigert die Leistungsfähigkeit der IT-Infra-

struktur und senkt gleichzeitig die Kosten. Zudem fördert es die Zusammenarbeit

und Kommunikation mit Kunden und externen Partnern.

SAP NetWeaver Portal – eine Lösung, die verbindet

> 24-25

SAP/HR-Einführung für die Rheinland Kultur GmbH

Bislang wurde die monatliche Gehaltsabrechnung für zirka 800 Lohnempfänger

und 100 Gehaltsempfänger der Rheinland Kultur GmbH mit einem Fremd-System

abgewickelt. Die Abrechnung erfolgte nicht anhand fester tariflicher Lohnbe-

standteile wie zum Beispiel Tabellenlöhne, Zulagen und Zuschläge, sondern auf

Basis der tatsächlich gearbeiteten Stunden. Die Höhe von Lohn und Gehalt ergab

sich zudem aus unregelmäßigen Lohnbestandteilen wie verschiedenen Stunden-

löhnen, Sonn- und Feiertagszuschlägen. Für die monatliche Abrechnung mussten

diese Bestandteile unter hohem manuellem Aufwand in das alte System eingege-

ben werden. Die Rheinland Kultur GmbH äußerte daher den Wunsch, das bisherige

System abzulösen. Am 21. November 2005 wurde der Beschluss gefasst, SAP/HR

für die Personalabrechnung einzuführen. Projektstart war der 1.12.2005.


LVR InfoKom bekam den Auftrag, ein Standardsystem aufzubauen. Es sollte

folgende Prozesse der Personalarbeit unterstützen:

• Personaladministration

• Personalabrechnung

• Zeitwirtschaft

• Organisationsmanagement

Darüber hinaus sollte für die Verbuchung der Personalkosten die Standardinte-

gration zwischen den SAP-Modulen Finanzbuchhaltung/Controlling und HR einge-

richtet und aktiviert werden.

Angelika Dams, Personalleitung RKG:>>Durch den Umstieg auf SAP haben wir nun die Möglichkeit, unsere Personalarbeit besser undzielgerichteter zu gestalten. Der zusätzliche Aufwand durch die Umstellung hat sich gelohnt.<<

>>

Um die Lohnabrechnung mittels SAP/HR zu ermöglichen, wurde eine Schnittstelle

zwischen dem RKG-Zeiterfassungssystem IPEV und SAP/HR realisiert. Die in IPEV

erfassten Stunden werden monatlich zu festgelegten Terminen durch auto-

matisierte Abläufe der Lohn- und Gehaltsabrechnung durch SAP/HR zugeführt.

Eine außergewöhnliche Aufgabe

Die Einführung von SAP/HR bei der Rheinland Kultur GmbH war für das Projekt-

team eine besondere Herausforderung, denn das Unternehmen ist betriebswirt-

schaftlich organisiert und gehört nicht zum Einflussbereich des öffentlichen

Dienstes. Seine Mitarbeiter sind deshalb auch nicht den bekannten Tarifstruktu-

ren des öffentlichen Dienstes, sondern unterschiedlichen privatrechtlichen Tarif-

strukturen zugeordnet. Im System mussten daher für das Projektteam mehrere

neue Strukturen abgebildet werden, zum Beispiel für das Wach- und Sicherheits-

gewerbe, für die Gebäudereinigung sowie für das Gaststätten- und Hotelgewerbe.

Aufgrund der verschiedenen Tarifstrukturen mussten besondere Anforderungen

wie unterschiedliche Regelungen zu Arbeitszeiten, Arbeitsentgelt, Urlaub, Lohn-

fortzahlung, Zuschlags- und Sonderzahlungen, Kündigungsfristen und Altersvor-

sorge, um nur einige zu nennen, realisiert werden.

Ergebnis

Die Projektdauer belief sich auf gut ein Jahr und zwar von Dezember 2005 bis

Januar 2007. Die erste produktive Abrechnung wurde im Januar 2007 erfolgreich

durchgeführt.

Das Jahr 2006 war für den Landesbetrieb Straßenbau Nordrhein-Westfalen

(LS NRW) ein Jahr der Veränderungen: Die SAP HR Komponenten Personalbe-

schaffung und Veranstaltungsmanagement wurden neu eingeführt und im

Rechnungswesen erfolgte eine Umstellung im Rahmen des Projekts SAP

REORG/STRASSEN.EPOS. Ziel aller Projekte war, Prozesse in Organisation und

Verwaltung schneller und effizienter durchführen zu können.

Projekt: Personalbeschaffung

Stellen ausschreiben, Bewerbungen verwalten, Bewerber auswählen, Zu- und

Absagen erteilen. Das neue SAP HR Modul Personalbeschaffung befreit Mitarbeiter

der Personalabteilung des LS NRW weitestgehend von diesen bislang zeitrauben-

den Aufgaben. Denn das System legt automatisch bei der Erfassung der Bewer-

berdaten eine Eingangsbestätigung an. Interne Bewerber – ebenso wie Mehrfach-

bewerber und ausgeschiedene Mitarbeiter, die sich auf freie Stellen bewerben –

werden vom System automatisch erkannt und dem Sachbearbeiter zur weiteren

Bearbeitung vorgeschlagen.

Das Modul Personalbeschaffung besteht aus drei Teilkomponenten:

• Personalbedarf und Personalwerbung: Diese Komponente gibt einen Überblick

über vakante Planstellen im Unternehmen. Durch das Anlegen einer Vakanz

wird der Personalbeschaffungsprozess ausgelöst. Die zu besetzende Stelle wird

ausgeschrieben.

Von der Personalbeschaffung bis zum Veranstaltungsmanagement

– HR-Neuerungen beim Landesbetrieb Straßenbau NRW

• Verwaltung der Bewerber: Sowohl Bewerbungen auf Ausschreibungen als auch

Spontanbewerbungen werden hier erfasst und strukturiert. Über den Vergleich

mit Daten aus den Komponenten Personaladministration und Personalbeschaf-

fung kann der Mitarbeiter überprüfen, ob es sich bei dem Bewerber um einen

internen Bewerber, einen ehemaligen Mitarbeiter oder einen Mehrfachbewer-

ber handelt.

• Auswahl der Bewerber: Diese Komponente unterstützt den Auswahlprozess mit

folgenden Funktionen:

• Selektion der Bewerber

• Abbildung aller administrativen Schritte im System

• Verwaltung des Auswahlprozesses

• Erledigung der Bewerberkorrespondenz

Vakanz(Anforderungen, organisatorische

Daten)

Ausschreibung(intern/extern) Bewerbung

Bewerberpool,TalentpoolBewerberverwaltungBewerberauswahl

> 26-27

Ergebnis/Nutzen

Die SAP Komponente Personalbeschaffung wurde ergänzend zu den bereits pro-

duktiven Modulen Personaladministration und Organisationsmanagement einge-

führt. Nun ist es dem Landesbetrieb Straßenbau NRW möglich, den gesamten

Personalbeschaffungsprozess – von der Erfassung der Bewerberdaten bis zur

Besetzung vakanter Planstellen – schnell und effizient durchzuführen.

Projekt: Veranstaltungsmanagement

Das Ziel des Projekts bestand darin, die verschiedenen Fortbildungsaktivitäten im

Betriebssitz und in den Niederlassungen zu bündeln und so einen schnellen

Überblick über alle Fortbildungsaktivitäten des Landesbetriebs Straßenbau NRW

zu erhalten. Darüber hinaus sollte das neue System die Mitarbeiter in der Aus-

und Fortbildung zuverlässig und umfassend bei der Planung, Durchführung und

Verwaltung der Veranstaltungen unterstützen. Auswertungs- und Beurteilungs-

möglichkeiten sollen zudem gewährleisten, dass qualitativ hochwertige und

gleichzeitig rentable Veranstaltungen angeboten werden können.


Anfang 2006 bekam LVR InfoKom den Auftrag, anhand der geplanten Fortbil-

dungsaktivitäten für das Jahr 2006 die verschiedenen Abläufe an die SAP Prozes-

se anzupassen und eine Veranstaltungsstruktur aufzubauen, die sowohl den

Anforderungen der Fortbildungsstelle am Betriebssitz als auch denen in den Nie-

derlassungen gerecht wird. Der Anspruch der Fortbildungsstelle am Betriebssitz

bestand darin, jederzeit alle Fortbildungsaktivitäten organisieren und auf alle

Teilnehmerdaten zurückgreifen zu können. Die Fortbildungsstellen in den Nieder-

lassungen hingegen sollten ausschließlich ihre eigenen Aktivitäten organisieren

und auf die Daten der eigenen Mitarbeiter zugreifen können.

LVR InfoKom baute daraufhin auf einem Testsystem eine Veranstaltungsstruktur

auf, die folgende Prozesse umfasst:

• Veranstaltungsvorbereitung: Die Sachbearbeiter pflegen diejenigen Daten, die

zur Erstellung des Veranstaltungsangebots benötigt werden, zum Beispiel zeit-

liche Abläufe, Orte, Räume und Referenten.

• Veranstaltungsangebot: Je nach Bedarf können Einzeltermine oder mehrere

Termine auf einmal angelegt werden. Anschließend kann der Sachbearbeiter

das Veranstaltungsangebot veröffentlichen.

• Tagesgeschäft: Die Sachbearbeiter können die Mitarbeiter als Teilnehmer

buchen, ersetzen, umbuchen und stornieren. Mit der Korrespondenzfunktion ist

es zudem möglich, für jeden Vorgang eine passende Mitteilung zu erstellen.

• Wiederkehrende Arbeiten: Diese Prozesse umfassen alle Tätigkeiten, die immer

wieder anfallen, zum Beispiel Fixieren, Sperren und Entsperren, Absagen und

Nachbereiten von Veranstaltungen. Auch bei diesen Vorgängen kommt die

Korrespondenzfunktion zum Einsatz.

Nutzen des neuen Systems

Mit dem Modul Veranstaltungsmanagement gibt es nun ein zentrales System zur

Pflege und Verwaltung von Fortbildungen. Die einzelnen Fortbildungsstellen des LS

NRW können jederzeit auf alle relevanten Daten zur Planung von Fortbildungen, zur

Erstellung von Dokumenten und zur Auswertung von Veranstaltungen zurückgrei-

fen. Da das Versenden von Excel-Listen zur Abstimmung des Fortbildungsbedarfs

entfällt, wird die Kommunikation zwischen der Fortbildungsstelle im Betriebssitz

und den Fortbildungsstellen in den Niederlassungen deutlich vereinfacht.

Auf dem richtigen Weg

Die Schulungen für die Mitarbeiter der Niederlassungen haben gezeigt, dass das

Projekt auf dem richtigen Weg ist. Im Oktober vergangenen Jahres wurde das Ver-

anstaltungsangebot für 2007 auf dem Produktivsystem eingerichtet und das neue

Fortbildungsprogramm zum ersten Mal aus SAP generiert. Seit Januar 2007 wer-

den in der Fortbildungsstelle des Betriebssitzes alle Mitarbeiterfortbildungen mit

dem Veranstaltungsmanagement geplant, durchgeführt und verwaltet. Die Nieder-

lassungen werden im Laufe des Frühjahrs damit beginnen.

Projekt: SAP REORG/STRASSEN.EPOS

Im vergangenen Jahr stand beim Landesbetrieb Straßenbau NRW neben einer

Reorganisation der betriebswirtschaftlichen Prozesse und deren technischen Ein-

stellungen auch die Einführung von EPOS.NRW an. EPOS.NRW ist die Abkürzung

für „Einführung eines Produkthaushaltes zur Outputorientierten Steuerung –

Neues RechnungsWesen“ und ist vergleichbar mit dem kommunalen NKF.


EPOS dient als Pilotprojekt innerhalb des Zuständigkeitsbereichs des Verkehrs-

ministeriums NRW zur Ablösung der kameralen Bewirtschaftung hin zu einer

Bewirtschaftung nach doppischen Grundsätzen. Anschließend ist ein Rollout auf

die anderen Zuständigkeitsbereiche vorgesehen. Die Umstellung erfolgte im Rah-

men des Projekts REORG/STRASSEN.EPOS.

Die Gesamtprojektleitung wurde durch die IBM sichergestellt. Das Projekt wurde

durch Mitarbeiter der IBM und LVR InfoKom begleitet. Da LVR InfoKom als IT-

Dienstleister von Straßen.NRW nach der Produktivsetzung den Support sicher-

stellen muss, wurde LVR InfoKom zum einen damit beauftragt, die Koordination

innerhalb des Projekts zwischen Straßen.NRW, IBM und LVR InfoKom zu über-

nehmen, zum anderen sollte LVR InfoKom die aufgrund des fachlichen Konzepts

entstehenden Systemeinstellungen gemeinsam mit den Kollegen von

Straßen.NRW vornehmen und dokumentieren.

> 28-29

Durchführung des Projekts (im Teilbereich HR)

Während des Projekts stellte sich heraus, dass die Anforderungen des EPOS mit

den bis dato praktizierten Verrechnungsmethoden der Personalkostenverbuchung

nicht mehr vereinbar waren. Somit wurde LVR InfoKom zusätzlich beauftragt,

neben der Reisekostenintegration auch eine mandantenübergreifende Standard-

integration zwischen den Modulen HR und FI/CO einzurichten, so dass die Perso-

nalkosten verursachungsgerecht den entsprechenden Kostenstellen zugeordnet

werden konnten.

Um die Buchung nach den Vorgaben des Rechnungswesens durchführen zu kön-

nen, benötigte HR Kontierungsmerkmale aus dem Rechnungswesen, wie zum

Beispiel Kostenstellen, Profitcenter und Leistungsarten, die den Personalstamm-

daten zugeordnet werden müssen. Die mandanten- und gegebenenfalls system-

übergreifende Übertragung der Stammdaten erfolgte mittels der SAP-Standard-

schnittstelle ALE.

Im Rahmen des Projekts hat LVR InfoKom folgende ALE-Schnittstellen eingerichtet:

• Schnittstelle zur Übertragung von Stammdaten aus dem Rechnungswesen, wie

Kostenstellen, Profitcenter und Leistungsarten

• Buchungsschnittstelle: Überleitung der Abrechnungsergebnisse nach FI/CO

(unter Beachtung der Verfügbarkeitskontrolle im Haushaltsmanagement) und

Überleitung der Planungsergebnisse aus der Personalkostenplanung nach CO

• Statistische Kennzahlen: Ermittlung der Werte aus HR und Übertragung auf

statistische Kennzahlen im CO. Die vorgegebenen Kennzahlen getrennt nach

Inaktive, Mitarbeiter in der Freistellungsphase der Altersteilzeit, Monats-Soll-

arbeitszeit, Mitarbeiter („Köpfe“) und Vollzeitkräfteäquivalent – für die Berufs-

gruppen Beamte, Beschäftigte (TVÖD und TV-L) und Auszubildende – werden

für das Rechnungswesen für die Transaktion KB31N (statistische Kennzahlen

erfassen) aufbereitet, und zwar summarisch nach Stammkostenstellen.

• Integration zwischen HR und CATS zur Übertragung von Personalministamm-

sätzen. Um im Rechnungswesen CATS nutzen zu können, müssen bestimmte

Personalstammdaten aus HR übertragen werden. Hierzu zählen unter anderem

die Infotypen 0001 (Organisatorische Zuordnung), 0007 (Sollarbeitszeit) und

0315 (Vorschlagswerte Arbeitszeitblatt).

Eine weitere Vorgabe aus dem Rechnungswesen war außerdem die Buchung von

Fehlzeiten. Die Fehlzeiten werden zunächst im HR ermittelt, und zwar pro Perso-

nalfall und getrennt nach der im IT0315 hinterlegten Stammkostenstelle. Um den

Bestimmungen des Datenschutzes Rechnung tragen zu können, werden die so

ermittelten Werte als Gesamtfehlzeit pro Kostenstelle addiert und für die Trans-

aktion KB21N (direkte Leistungsverrechnung erfassen) für CO aufbereitet.

Als Systemhaus des LVR stellen wir intelligente und zukunftsweisende Softwarelösungen bereit, die uns helfen, unseren Anspruch „Software für Menschen“ erlebbar zu machen – in Kliniken, Kommunen und Schulen.

Wir werden besser, damit Sie besser werden.Projekte bei LVR InfoKom.

> 30-31

ENDMETHOD.> Mit anderen Worten:Wir arbeiten ständig daran, unsere Leistungen für Sie zu verbessern.Denn bei LVR InfoKom steht der Kunde im Mittelpunkt.



importing



call method me-


exporting

i visible = space.

else.

call method me-


exporting


endif.

Unser Ziel ist es, Ihnen – unseren Kunden –optimalen Service und Dienstleistungen bietenzu können. Dazu investieren wir kontinuierlichin den Ausbau und die Verbesserung unserereigenen Strukturen und Leistungen. So haben

wir mit CRM ein System eingeführt, dass esunseren Kundenmanagern fortan ermöglicht,noch individueller auf Ihre speziellen Bedürf-nisse einzugehen. Doch lesen Sie selbst aufden folgenden Seiten.

Ein „DatenWarenhaus“ für LVR InfoKom

Durchführung des Projekts

Zur Vorbereitung des Projekts „BW InfoKom“ wurden in einem ersten Schritt die

für LVR InfoKom steuerungsrelevanten Informationen in einer grob strukturierten

Balanced Scorecard – einer Darstellung finanzieller, struktureller und personeller

Kennzahlen – erhoben. Dabei konnten insgesamt sieben relevante Bereiche iden-

tifiziert werden: Mitarbeiter, Finanzen, Produkte, Markt/Kunde, Wertschöpfung,

Wissen und Qualität. Im ersten Entwurf des Kennzahlen-Cockpits für LVR InfoKom

sind bereits die möglichen Detaillierungen für den Aufriss im Business Information

Warehouse dargestellt.

Das Projekt BW InfoKom wird in drei Stufen abgewickelt:

In der ersten Phase erfolgt die Konzeption des Kennzahlen-Cockpits, die Über-

nahme der betriebswirtschaftlichen und personellen SAP R/3 Daten – unter ande-

rem aus Finanzbuchhaltung und Controlling – sowie die Anbindung der ersten

externen Quellsysteme wie Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit, Calls im User-

HelpDesk und Daten des Rechenzentrums.

In der zweiten Phase werden weitere steuerungsrelevante Kennzahlen identifi-

ziert, weitere SAP R/3 Daten übernommen und zusätzliche externe Quellsysteme

angebunden.

LVR InfoKom wird seit 2005 wie ein Eigenbetrieb geführt. Die Steuerung dieses

Eigenbetriebs mit mehr als 230 Mitarbeitern ist eine besondere Herausforderung,

die mit herkömmlichen Controllingansätzen eines Verwaltungsbetriebs kaum zu

bewältigen ist. Die Lösung: Einführung eines Kennzahlensystems auf der Basis

von SAP Business Information Warehouse. Das Projekt „BW InfoKom“ wurde Mitte

2006 gestartet.


Ziel des auf eineinhalb Jahre angelegten Projekts ist es, ein Managementsystem

einzuführen, in dem die internen Daten von LVR InfoKom zentral gesammelt, auf-

bereitet und für unterschiedliche Anforderungen wie Auswertungen und Präsen-

tationen bereitgestellt werden. Das System Business Information Warehouse von

SAP bot die beste Basis für diese Aufgabe, denn in SAP/BW können Daten aus den

verschiedenen Fachthemen, unterschiedlichen Datenquellen, Fachverfahren oder

auch einfachen Exceltabellen periodisch und ohne manuellen Aufwand „einge-

füttert“ werden. Anschließend stehen sie für die verschiedenen Auswertungen

in beliebigen Kombinationen und auf unterschiedlichen Hierarchieebenen zur

Verfügung. Im Rahmen des Projekts gilt es, Daten von mehr als 100 IT-Produkten

und Informationen über die Realisierung von jährlich etwa 30 großen IT-Projekten

der Kunden zu bündeln sowie eine Übersicht über personelle und maschinelle

Kapazitäten und Ressourcen von LVR InfoKom, deren Auslastung und Kostenent-

wicklung zu schaffen.

> 32-33

Die Phase drei schließt das Projekt dann Ende 2007 mit der konzeptionellen Erarbei-

tung von Kennzahlen, vor allem im Bereich Wissen sowie der Konsolidierung, ab.

Im Laufe des Projekts sollen schrittweise erst die Geschäftsführung und Abtei-

lungsleitungen sowie das Controlling, später auch die Sachgebiets- und Projekt-

leiter auf das neue System zugreifen können.

Die Navigation im BW InfoKom

Die Einstiegsseite des Cockpits für LVR InfoKom enthält einen Überblick über die

Kennzahlenbereiche Produkte, Mitarbeiter, Qualität und Finanzen. Vor hier aus

kann der Nutzer über die Menüleiste oder entsprechende Buttons in den Grafiken

auf die nächst tiefere Ebene oder in andere Detailbereiche vordringen. Informatio-

nen, die auf unterschiedlichen Detail- beziehungsweise Hierarchieebenen vorlie-

gen, können in BW über Abfragen verbunden, ausgewertet und dargestellt werden.

Vorteile durch den Einsatz des BW

Mit BW InfoKom wird eine zentrale und dokumentierte Datenbasis für die Aus-

wertung aller für LVR InfoKom steuerungsrelevanten Daten geschaffen. Die ein-

gestellten Informationen sind durch die jeweiligen internen Fachbereiche von

LVR InfoKom qualitätsgesichert und stehen den Nutzern als Standardinformationen

für Vorträge und Besprechungen zur Verfügung. Entscheidungen bezüglich der

Steuerung des Betriebs, zum Beispiel im Bereich Kapazitätsplanung und -aus-

lastung, können auf Basis der Daten präzise und schnell getroffen werden.

Der LVR hat sich bereits Mitte der 90er Jahre für den Einsatz von SAP in seinen

Kliniken und im Bereich der Personalabrechnung entschieden. Inzwischen sind

alle Dezernate und Einrichtungen auf die betriebswirtschaftlichen und logistischen

Module von SAP umgestellt. Damit ist die Integration dieser Daten in das SAP/BW

mit relativ geringem Aufwand möglich. Auf der Basis des Pilotprojekts „BW

InfoKom“ soll das System auch in anderen Bereichen des LVR eingesetzt werden.

Umsatzerlöse LVR InfoKom 2005-2007

2005 2006 2007

31000t

30000t

29000t

28000t

27000t

26000t

25000t

Anzahl Tickets UHD

3400

3200

3000

2800

2600

2400

2200

200005.2006 06.2006 07.2006 08.2006

Ergebnisse der Umfragen in 20068

7,5

7

6,5

6

5,5

5

03.04.2006

20.06.2006

18.09.2006

Anerke

nnung

Einbe

ziehung

Unters

tütz

ung Vo

rges

tzte

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Zus.a

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Aussta

ttung

Probl

emlö

sung

Kritik

Fähig

keite

nZe

it

Aufgab

en

Erwar

tung

Arbei

tskl

ima

8,50

8,00

7,50

7,00

6,50

6,00

5,50

5,00

Bewertung unserer Kunden(Befragung 2005)

Dezernate

RVK

RK/HPH

Dritte

Gesamtdurchschnitt

7,58

8,45

7,38

8,15

7,82

Mit CRM steht der Kunde im Mittelpunkt

Mehr Service, mehr Nähe, mehr bedarfsgerechte Lösungen. Der Kunde soll mehr

in den Mittelpunkt rücken. Mit diesen Ansprüchen hat LVR InfoKom im vergange-

nen Jahr die Neuorganisation seines Unternehmens in Angriff genommen. Das

Ergebnis: Einführung eines Customer Relationship Magagement Systems, Aufbau

der Abteilung Kunden-Management und Etablierung von Kunden-Managern.


Es wurde ein Projektteam gebildet, bestehend aus Vertretern des Kundenmana-

gements, Vertriebs, Rechnungswesens, Marketings und Produktmanagements.

In zwei Workshops haben die Teilnehmer ihre Wünsche und die Anforderungen,

die sie an das künftige CRM-System stellen, zusammengetragen. Ziel war es,

eine IT-Lösung aufzubauen, mit der LVR InfoKom seinen Kunden

• zum richtigen Zeitpunkt

• das richtige Produkt

• mit dem richtigen Service

• über den richtigen Kommunikationskanal

• mit den richtigen Kommunikationsmitteln anbieten kann.

Am 1. April 2006 hat LVR InfoKom mit der Einführung von MS CRM 3.0 begonnen.

Unterstützung bekam das Unternehmen dabei von der Firma Resco aus Hamburg,

die die Implementierung übernahm.

Im ersten Quartal dieses Jahres war die Projekteinführung erfolgreich abgeschlossen.

Ergebnis

Mit dem CRM-System wurde ein zentrales System geschaffen, in dem wichtige

Kundendaten wie Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und An-

sprechpartner gespeichert sind. Diese Daten können nun mit weiteren Informati-

onen, zum Beispiel über durchgeführte Projekte und andere geplante Aktivitäten,

verknüpft werden. So haben die Kundenmanager des LVR immer einen Überblick

über den aktuellen Stand der Dinge und sind in der Lage, ihren Kunden individuell

auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene Lösungen anzubieten.

> 34-35

Prozessoptimierung durch Prozessmanagement

Prozesse sind die Lebensadern eines Unternehmens. Nur wer weiß, wie sie funk-

tionieren, wie man sie analysiert und optimiert, wird im Wettbewerb bestehen

können. Mit der Neustrukturierung von LVR InfoKom im Mai 2006 wurde der

Bereich „Beratung und Prozessmanagement“ geschaffen. Eine Hauptaufgabe der

Mitarbeiter besteht in der Modellierung und Optimierung von Geschäftsprozessen

der LVR InfoKom Kunden.

Wozu Prozessmanagement?

Prozessmanagement schafft Klarheit und Verbindlichkeit im Bezug auf Geschäfts-

prozesse und ist somit ein Qualitätsmerkmal für Unternehmen. Durch die Abbil-

dung von Arbeitsabläufen in Prozessen werden folgende Effekte erreicht:

• mehr Transparenz durch die Abbildung von Tätigkeiten und Zuständigkeiten im

Zusammenhang mit der Wertschöpfung eines Betriebes

• standardisierte und verbindliche Einigung auf einheitliche Vorgehensmodelle

• Prozessoptimierung durch die Visualisierung von Schwachpunkten. Es wird eine

Arbeitsgrundlage zur Verbesserung der aktuellen Situation geschaffen.

Die Erkenntnis, dass sich die Organisation von Arbeit hauptsächlich in Prozessen

abbildet, hat Auswirkungen auf die Erstellung und den Betrieb der zugehörigen

IT-Systeme. Denn diese sollen die Prozesse beziehungsweise Prozessteile unter-

stützen, nicht umgekehrt.

Wie funktioniert Prozessmanagement?

Der Prozessmanagement-Zyklus gliedert sich in vier Phasen:

• Strategie- und Zieldefinition

• Prozessmodellierung

• Prozessimplementierung

• Steuerung/Qualitätssicherung

Prozessmanagement

ProzessSteuerung

ProzessImplementierung

ProzessStrategie

ProzessModellierung

Je nachdem, welches Ergebnis sich aus dem letzen Schritt ergibt, wird es erfor-

derlich, den Zyklus umgehend erneut zu durchlaufen oder erst zu einem späteren

Zeitpunkt im Sinne einer erneuten Qualitätssicherung zu wiederholen. Auf diese

Weise entsteht ein kontinuierlicher Veränderungsprozess. Im Gegenzug gilt, dass

Veränderungen in den Abläufen ebenfalls in den Prozessmodellen abgebildet wer-

den, idealerweise bevor die Umsetzung in der Realität erfolgt. Geschieht dies

nicht, entwickeln sich Theorie und Praxis unweigerlich auseinander, die Prozess-

steuerung wird erschwert.

Ein Tätigkeitsschwerpunkt der Mitarbeiter des neuen Bereichs „Beratung und Pro-

zessmanagement“ liegt in der Modellierung und Optimierung von Geschäftspro-

zessen der LVR InfoKom Kunden. Dabei werden diese intensiv eingebunden, denn

es geht um ihre Arbeit und Prozesse. Das Wissen darum ist nur dort in vollem

Umfang vorhanden.

Die Prozessmodellierung wird durch das ARIS-Toolset der Firma IDS-Scheer

unterstützt. Mit diesem datenbankgestützten Werkzeug werden die Ist- und Soll-

Prozesse gemeinsam mit den Kunden entwickelt und dokumentiert. Die Modelle

dienen als Basis für die Erstellung von Realisierungskonzepten.

Projekte mit Unterstützung des Prozessmanagements

Bislang wurden mit ARIS mehr als 200 Gesamt- beziehungsweise Teilprozesse für

zahlreiche Bereiche des LVR dokumentiert. Hier einige Beispiele:

• ANLEI: Einführung eines neuen Verfahrens zur Antrags- und Leistungsbearbei-

tung für die Sozialhilfe (unter Einbeziehung der Einführung einer elektronischen

Akte und eines zentralen Geschäftspartner-Modells)

• BODEON: Erstellung einer gemeinsamen Datenbank für die Bodendenkmal- und

Denkmalpflege

• AREV: Einführung einer automatisierten Vorerfassung von Rechnungseingängen

• BO-LVR: Entwicklung eines Verfahrens zur Beschaffungsoptimierung beim LVR

• Ablösung „Imagefinder“: Auswahl einer neuen Software für eine Bilddatenbank

Markus Bauer, Leiter des Sachgebietes „Beratung und Prozessmanagement“:>>Mit der Prozessmodellierung haben wir den ersten Schritt in Richtung Gesamtdarstellung derProzesse des LVR gemacht. Doch das Ziel ist lange nicht erreicht. Hier bleibt für LVR InfoKom –und natürlich auch für unsere Kunden – noch viel zu tun.<<

>>

Weniger Kosten, mehr Flexibilität, bessere Auslastung der Hardware-Ressourcen.

Seit 2006 nutzt LVR InfoKom die Vorteile einer virtuellen Infrastrukturlösung.


In den vergangenen Jahren ist der Umfang der Serverhardware bei LVR InfoKom

enorm gestiegen. Dieser Prozess sollte nicht nur gestoppt werden; Ziel war es,

die Serverhardware zu reduzieren. Um das zu bewerkstelligen, entschied man

sich für die neue Technologie der Virtualisierung.

Nutzen der virtuellen Lösung

Der Einsatz von POWER5 Maschinen erlaubt es, auf einer Server-Plattform meh-

rere getrennte Systeme zu betreiben. Hierbei kann ein so genannter virtueller

I/O Server erstellt werden, der anderen logischen Einheiten seine I/O Ressourcen,

sprich Adapterkarten, zur Verfügung stellt. Damit ist eine gemeinsame Nutzung

von Netzwerkkarten und Karten, die den Festplattenspeichern (den Fibre Channel

Adaptern) zur Verfügung stehen, möglich.

Weitere Vorteile der Vitualisierung im Unix Umfeld:

• Ein Prozessor kann in zehn kleine Prozessoren zerteilt werden. Das ermöglicht

die dynamische Erstellung von Einheiten.

• So genannte Prozessorpools erlauben die Zusammenfassung von Prozessoren,

so dass die Auslastung der Systeme erheblich verbessert wird.

Ergebnis

Die Einführung der virtuellen Infrastruktur ermöglicht LVR InfoKom eine bedarfs-

abhängige Prozessornutzung. Somit können innerhalb kürzester Zeit (1/10 ms-

Bereich) auch für unvorhergesehene Ereignisse Kapazitäten zugeordnet werden.

Die Mischung von Anwendungen hoher und niedriger Priorität erlaubt darüber

hinaus eine optimale Auslastung der vorhandenen Hardware-Ressourcen. Ist

genügend Kapazität vorhanden, ist es bedeutend einfacher, neue Systeme zu

erstellen, ohne dass neue Hardware dazu gekauft werden muss.

Platzsparen durch Virtualisierung im Unix Umfeld

> 36-37

Dr. Christian Hermann, Leiter der Infrastruktur LVR InfoKom:>>Durch die Virtualisierung können wir schnell und flexibel auf die Wünsche unserer Kunden reagieren. Es muss nicht mehr für jedes System eine eigene Hardware angeschafftwerden. Das spart Zeit und Kosten.<<

>>

Im April 2006 bekam LVR InfoKom den Auftrag, eine Lösung zur Weiterentwick-

lung des IT-Supports beim LVR zu erarbeiten. Der Vorschlag sollte gemeinsam

mit den beteiligten IS-Koordinationen entwickelt und mit den betroffenen Dezer-

naten abgestimmt werden. Unterstützung bekam das Projekt-Team von einem

externen Moderator.


Um die Anforderungen an den neuen IT-Support exakt definieren zu können,

hat das Projekt-Team aus LVR InfoKom Mitarbeitern und IS-Koordinatoren etwa

90 Interviews und Workshops mit den künftigen Kunden durchgeführt: mit den

Nutzern in den Dezernaten, mit den Mitarbeitern in den IS-Koordinationen sowie

den Beteiligten bei LVR InfoKom.

Die Interviews machten unter anderem deutlich, dass zunächst geklärt werden

musste, welche Aufgaben jeder einzelne am IT-Support Beteiligte hat. Erst

danach konnte die Optimierung des Supports erfolgen.

Aus den Ergebnissen der Befragungen und der Workshops wurden 85 Kernthesen

ermittelt und zu insgesamt 20 Kriterien zur Qualifizierung der neuen Organisa-

tionsmodelle verdichtet.

Anschließend entwickelte das Projekt-Team verschiedene Modelle und bewertete

sie hinsichtlich der erarbeiteten Kriterien. Das letztendlich vorgeschlagene Modell

sieht vor:

• die strategische Rolle der ISKO zur Bündelung aller IT-Belange im Dezernat zu

stärken und

• den einfachen technischen Vorort-Support in einer zentral gesteuerten Einheit

zu bündeln, die aber dezentral nach Standorten aufgestellt ist, um die Nähe

zum Kunden gewährleisten zu können.

Ergebnis

Am 15. Januar 2007 wurde dem vorgeschlagenen Modell im Grundsatz zuge-

stimmt und der Auftrag zur weiteren Detaillierung erteilt. Die Umsetzung soll im

Laufe des Jahres 2007 erfolgen. Der Projektleiter und gleichzeitige IS-Koordinator

für die Dezernate 1 und 3, Karsten Delius, freut sich über diese Entscheidung:

„Dieses Projekt steht für einen modern und transparent gestalteten Verände-

rungsprozess. Betroffene werden zu Mitgestaltern, wodurch das Ergebnis hoch

akzeptanzfähig wird. Der scheinbar hohe Aufwand führt zur Klarheit für alle und

rechnet sich spätestens in der Umsetzungsphase.“

Eine moderne und transparente Veränderung

– die Neuorganisation des IT-Supports

Herausgeber

LVR InfoKom

Ottoplatz 2

50679 Köln

Gestaltung

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Druck

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Fotos

Hans-Theo Gerhards

LVR Presseamt

Kenedy-Ufer 2

50663 Köln

> 38-39

Software, Computer und Systeme sollten für die Menschen da sein. Und nicht umgekehrt. Finden wir. Also machen wir sie so: für Kliniken, Schulen, Kommunen. Systeme für eine funktionierende Gesellschaft. Software für Menschen.

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Tel.: +49 (0) 221 / 809 – 37 70 • Fax: +49 (0) 221 / 809 – 21 [email protected] • www.infokom.lvr.de

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