Management von IT-ProjektenEinführung in

Projektmanagement und ausgewählte

Schwerpunktthemen

Magisches Dreieck

Kosten

Qualität Zeit

=> welche Auswirkungen auf Planung?

Beispiel 1

● 2 Key-Account-Kunden (Kunden mit dem höchsten Umsatzvolumen) wünschen jeweils eine Sonderprogrammierung

– Aufwand je 200 Tage– Fertigstellung jeweils in 4 Monaten

– Summe Aufwand: 400 Tage– Aber: nur Ressourcen in Höhen 300 Tagen

verfügbar

● Was tun?

Beispiel 1

● Maßnahme 1: Faktor Zeit verändern

– Verhandlung mit Kunden - erfolglos– Auftrag ablehnen? Nein, Key accounts !!!!

● Kunde um jeden Preis halten!

● Maßnahme 2: Faktor Ressource

– Zusätzliche Mitarbeiter – nicht möglich– Überstunden: 20 % = 60 Tage zusätzlich

=> verfügbare Ressourcen: 360 Tage

Beispiel 1

● Maßnahme 3: Faktor Zeit

– Termin bewusst um 2 Wochen überziehen– Kunde dafür im fortgeschrittenen Stadium beim

Preis Rabatt anbieten

4 Monate ( = 8 Wochen) * 2 Projekte 300 Tage / 16 = 19 Tage zusätzlich Zeit

=> 379 Tage – fehlen 21 Tage

Beispiel 1

● Maßnahme 4: Faktor Qualität

– Senkung der Qualität um 21 Tage kostet im langfristigen Verlauf deutlich mehr; geschätzt: 51 Tage

=> Nachteil: Kosten je Projekt 215 Tage zzgl. 10 Tage Rabatt (niedrigerer Gewinn)

=> Vorteile:● Aufwand entsteht erst nach Liefertermin● Beide Projekte können durchgeführt werden● Kunden können gehalten werden

Beispiel 2

● Messedemo– Programm zur Präsentation auf einer Messe– Termin absolut unveränderbar– Qualität „relativ“ egal:

● Wird nur von eigenen Leuten bedient● Selektive Bedienung / Demonstration: nur zeigen,

was geht=> „Minesweeper für Vertriebler“

Ressourcenplanung

● Klärung der benötigten und verfügbaren Einsatzmittel und ihre Planung– Finanzmittel– Mitarbeiter– Räume

● Ziel: optimaler Einsatz aller Ressourcen

● Optimierung in alle Richtungen selten möglich

Ressourcenplanung: Vorgehen

● Aufteilung in Arbeitspakete (Vorgänge), Grundlage:

● Projektstrukturplan● Aufwandschätzung● Qualifikation und Verfügbarkeit der

Mitarbeiter● „fachliche“ oder „technische“ Pakete

– „Umsetzung des Geschäftsvorfalles Überweisung“

– „Umsetzung der Benutzeroberfläche in HTML“

Ress.planung: Vorgehen(2)

● Benötigte Ressourcen ermitteln● Aufwandsschätzung für Arbeitspaket● Terminplanung berücksichtigen● Parallele Arbeitspakete ermitteln● Konzentration auf Engpassressourcen

● Optimierung im „magischen Dreieck“– Fixer Termin: mehr Ressourcen, mehr Kosten– Fixe Ressourcen: Termin verschiebt sich ggfs.– Fixe Ressourcen und fixer Termin:

● Schwierig, aber leider Standardfall● Folge: oftmals sinkende Qualität

Mitarbeiterplanung

● Wer macht was wann?

● Wie viel Ressourcen werden insgesamt benötigt?

● Wann werden sie benötigt?● Welche Mitarbeiter stehen zur Verfügung?● wann stehen sie zur Verfügung?● wie lange stehen sie zur Verfügung?

Aber: schwieriger, als es zunächst erscheint!

Mitarbeiterplanung (2) Randbedingungen

● „Grundlast“: organisatorische Tätigkeiten wie E-Mail, Telefon, Spesenabrechnungen, Meetings, ... : pro Tag 1-2 Stunden

● Bei Entwicklern: Puffer für Service und Bugfixing– Abhängig von aktueller SW-Qualität (ehrlich!)– „Kundenbedarf“: Fibu hat bei z. B. Bei

Jahresabschluss höheren Serviceaufwand als zur Urlaubszeit

Mitarbeiterplanung (3) Randbedingungen

● Faustregel: 15 – 30 % der Arbeitszeit ist Grundlast

● Urlaub einplanen und abstimmen

● Feiertage berücksichtigen

Mitarbeiterplanung (4)qualitative Faktoren

● Welche Mitarbeiter werden unbedingt benötigt (spezielles Know-How)?

● Welche Arbeitspakete sind absolut kritisch => Top-Mitarbeiter bereitstellen

● Welche Arbeitspakete sind fachlich / technisch kritisch => nur ganz spezielle Mitarbeiter können diese Aufgaben übernehmen

Mitarbeiterplanung (5)qualitative Faktoren

● Ggfs. Umplanung auch in anderen Projekten => Key-Mitarbeiter verfügbar

● Projektübergreifende Planung: Mitarbeiter auch in anderen Projekten: Zielkonflikte!

– Lösung ist Führungsaufgabe!

● Teamsynergien nutzen: eingespielte Teams, die sich bewährt haben, möglichst nicht zerstückeln

Mitarbeiterplanung (6)qualitative Faktoren

● Schulungen einplanen falls nötig● oder Arbeitspakete umplanen auf andere

Mitarbeiter● unklare Anforderungen: Puffer und fachlich

qualifizierte MA für Konzeptphase einplanen● Rechnerisch: Aufwandsverteilung eines

Arbeitspakets auf mehrere MA möglich– Macht dies Sinn?– Ist es fachlich sinnvoll?

Terminplanung

● Eng verknüpft mit Ressourcenplanung● Mehrstufiger Prozess● Gründe

– Längere Dauer früherer Projektphasen => Verschiebungen

– Ausfall von Mitarbeitern– Neue Anforderungen

Terminplanung: Vorgehen

● Liste von Vorgängen erstellen (vgl. Ressourcenplanung)

● Beziehungen der Vorgänge ermitteln● Ablaufplan erstellen (Gantt, Netzplan)● Vorgegebene Termine einarbeiten● Interne Meilensteine definieren● Innerhalb eines Vorgangs die Terminplanung

verfeinern

Optimieren der Terminplanung

● optimalen Lösung ist in den seltensten Fällen möglich

● Ziel: Planung schrittweise zu verbessern, Alternativen finden

● Beschleunigung von Vorgängen– erhöhten Ressourcenbedarf – höhere Kosten

● Technologische Maßnahmen● Optimierung der Mitarbeiterressourcen

Technologische Maßnahmen

● Fremdkomponenten zukaufen statt Eigenentwicklung– Risiko: Abhängigkeit vom Fremdanbieter– Kritisch bei zentralen Progarmmteilen

● Andere Technologien möglich?● Funktionalitäten reduzieren

Maßnahmen bei Mitarbeitern

● Überstunden – Vorteil: billig und effektiv: Mitarbeiter

eingearbeitet / qualifiziert– Nachteil: langfristig Burn-Out, Unzufriedenheit

● Neue Mitarbeiter:

● Neueinstellungen – Nachteil: Kostenrisiko: Folgekosten,

Einarbeitung

Maßnahmen bei Mitarbeitern (2)

● Aus anderen Abteilungen – Vorteil: kein Kostenrisiko, Kenntnis der

Unternehmensstruktur– Nachteil: selten „freie“ Mitarbeiter in anderen

Abteilungen verfügbar, Einarbeitung

● Zeitarbeiter – Vorteil: kein Kostenrisiko– Nachteil: höhere Lohnkosten für die

Projektdauer, Einarbeitung

Externe Vergabe

● Teilaufträge extern vergeben

● Probleme:

● für Implementierung: siehe obige Probleme ● Interessant beispielsweise für

– Konzeptphase (zusätzliches Know-How von außen) oder

– Tests