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M a t e r i a l -w i r t s c h a f t
2. Ausgabe / 3.9.2007
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Inhalt 1 Einleitung............................................................................................................................. 9
2 Der Beschaffungsprozess im Überblick.................................................................................. 10
3 Bestellprozess .................................................................................................................... 13
3.1 Bestellanforderung..................................................................................................... 13
3.1.1 Bestellanforderung anlegen .................................................................................... 13
3.1.2 Bestellanforderung – Kopf ...................................................................................... 14
3.1.3 Bestellanforderung – Positionen .............................................................................. 14
3.1.4 Bestellanforderung – Positionsdetails....................................................................... 18
3.1.5 Belegübersicht....................................................................................................... 21
3.1.6 Persönliche Einstellungen ....................................................................................... 22
3.2 Bestellung................................................................................................................. 25
3.2.1 Bestellung anlegen ................................................................................................ 25
3.2.2 Bestellung – Kopf .................................................................................................. 25
3.2.3 Bestellung – Positionen .......................................................................................... 29
3.2.4 Bestellung – Positionsdetails ................................................................................... 32
3.2.5 Bestellung anzeigen ............................................................................................... 37
3.2.6 Bestellung ändern.................................................................................................. 38
3.3 Nachrichtenausgabe Bestellung................................................................................... 38
3.3.1 Nachrichtenbearbeitung Einkaufsbelege: Nachrichten ............................................... 41
3.3.2 Wiederholausgabe einer Nachricht .......................................................................... 43
3.3.3 Nachrichtenausgabe............................................................................................... 43
3.4 Anlage anlegen ......................................................................................................... 45
4 Wareneingang.................................................................................................................... 55
4.1 Wareneingang erfassen.............................................................................................. 56
4.2 Wareneingang stornieren ........................................................................................... 69
4.3 Rücklieferung ............................................................................................................ 71
4.4 Materialbelege anzeigen............................................................................................. 73
5 Rechnungsprüfung.............................................................................................................. 78
5.1 Rechnung erfassen .................................................................................................... 78
5.1.1 Arbeitsvorrat ......................................................................................................... 83
5.1.2 Belegkopfdaten ..................................................................................................... 84
5.2 Gutschrift erfassen..................................................................................................... 86
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5.3 nachträgliche Belastung ............................................................................................. 89
5.4 nachträgliche Entlastung ............................................................................................ 91
5.5 Rechnungsbeleg anzeigen .......................................................................................... 94
5.6 Storno Rechnungsbeleg.............................................................................................. 96
5.6.1 Rechnungsbeleg anzeigen ...................................................................................... 97
5.6.2 Storno buchen....................................................................................................... 98
5.7 Rechnung freigeben................................................................................................... 98
5.7.1 Automatische Freigabe........................................................................................... 98
5.7.2 Manuelle Freigabe.................................................................................................. 98
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Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: Beschaffungsprozess in SAP ............................................................................10
Abbildung 2: Organisationseinheiten in SAP..........................................................................10
Abbildung 3: Bestellanforderung anlegen – Einstiegsbild ......................................................14
Abbildung 4: Bestellanforderung anlegen – Positionsdetail Kontierung .................................18
Abbildung 5: Bestellanforderung anlegen – Positionsdetail Materialdaten ............................19
Abbildung 6: Bestellanforderung anlegen – Positionsdetail Mengen und Termine ................19
Abbildung 7: Bestellanforderung anlegen – Positionsdetail Bewertung .................................20
Abbildung 8: Bestellanforderung anlegen – Belegübersicht...................................................21
Abbildung 9: Bestellanforderung anlegen – Pers. Einstellungen Grundeinstellungen ...........23
Abbildung 10: Bestellanforderung anlegen – Pers. Einstellungen Vorschlagswerte ..............24
Abbildung 11: Bestellung anlegen – Kopfdaten Lieferung / Rechnung ..................................25
Abbildung 12: Bestellung anlegen – Kopfdaten Konditionen .................................................26
Abbildung 13: Bestellung anlegen – Kopfdaten Texte ...........................................................27
Abbildung 14: Bestellung anlegen – Kopfdaten Anschrift ......................................................27
Abbildung 15: Bestellung anlegen – Kopfdaten Zusatzdaten.................................................27
Abbildung 16: Bestellung anlegen – Kopfdaten OrgDaten .....................................................28
Abbildung 17: Bestellung anlegen – Kopfdaten Status ..........................................................28
Abbildung 18: Bestellung anlegen – Positionsübersicht.........................................................29
Abbildung 19: Bestellung anlegen – Positionsdetail Kontierung ............................................32
Abbildung 20: Bestellung anlegen – Positionsdetail Konditionen...........................................33
Abbildung 21: Bestellung anlegen – Positionsdetail Lieferung...............................................34
Abbildung 22: Bestellung anlegen – Positionsdetail Rechnung .............................................35
Abbildung 23: Bestellung anlegen – Rechnungsplan auswählen...........................................36
Abbildung 24: Bestellung anlegen – Positionsdetail Texte.....................................................36
Abbildung 25: Bestellung anlegen – Positionsdetail Anlieferadresse.....................................36
Abbildung 26: Bestellung anzeigen – Beleg selektieren ........................................................37
Abbildung 27: Bestellung ändern – Beleg selektieren............................................................38
Abbildung 28: Nachrichtenausgabe Bestellung – Einstiegsbild .............................................39
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Abbildung 29: Nachrichtenausgabe Bestellung......................................................................40
Abbildung 30: Nachrichtenausgabe Bestellung – Liste ..........................................................41
Abbildung 31: Nachrichtenausgabe Bestellung – Kommunikationsmittel ..............................42
Abbildung 32: Nachrichtenausgabe Bestellung – Verarbeitungsprotokoll..............................42
Abbildung 33: Wiederholung einer Nachricht – Liste .............................................................43
Abbildung 34: Wiederholung einer Nachricht – Zusatzangaben ............................................44
Abbildung 35: Anlage anlegen aus Kontierungsmaske..........................................................45
Abbildung 36: Anlage anlegen – Anforderungsbild ................................................................46
Abbildung 37: Anlage anlegen – Stammdaten Allgemein ......................................................47
Abbildung 38: Anlage anlegen – Langtexte............................................................................49
Abbildung 39: Anlage anlegen – Langtext ändern .................................................................49
Abbildung 40: Anlage anlegen – Stammdaten Zeitabhängig .................................................50
Abbildung 41: Anlage anlegen – Stammdaten Herkunft ........................................................51
Abbildung 42: Anlage anlegen – Stammdaten Versicherung .................................................52
Abbildung 43: Anlage anlegen – Stammdaten Bewertung.....................................................52
Abbildung 44: Anlage anlegen – Folgebild.............................................................................54
Abbildung 45: Wareneingang .................................................................................................56
Abbildung 46 Wareneingang – Bestellung suchen.................................................................57
Abbildung 47: Wareneingang zur Bestellung – Kopfdaten Allgemein ....................................58
Abbildung 48: Wareneingang zur Bestellung – Kopfdaten Lieferant ......................................59
Abbildung 49: Vorschlagswerte ändern..................................................................................60
Abbildung 50: Wareneingang zur Bestellung – Positionsdetail Menge ..................................61
Abbildung 51: Wareneingang zur Bestellung – Positionsdetail Material ................................62
Abbildung 52: Wareneingang zur Bestellung – Positionsdetail Bestelldaten .........................63
Abbildung 53: Wareneingang zur Bestellung – Bestellentwicklung........................................64
Abbildung 54: Protokoll anzeigen...........................................................................................65
Abbildung 55: Wareneingang zur Bestellung – Position OK ..................................................65
Abbildung 56: Wareneingang zur Bestellung – Menge verteilen............................................66
Abbildung 57: Wareneingang zur Bestellung – Positionsdetail Wo........................................67
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Abbildung 58: Wareneingang zur Bestellung – Bestandsübersicht........................................68
Abbildung 59: Wareneingang stornieren ................................................................................69
Abbildung 60: Wareneingang stornieren – Menge .................................................................70
Abbildung 61: Wareneingang stornieren gebucht ..................................................................70
Abbildung 62: Rücklieferung ..................................................................................................71
Abbildung 63: Rücklieferung – Menge ...................................................................................72
Abbildung 64: Rücklieferung – Wo .........................................................................................72
Abbildung 65: Materialbelegliste – Einstiegsbild ....................................................................73
Abbildung 66: Materialbelegliste ............................................................................................74
Abbildung 67: Materialbeleg anzeigen ...................................................................................75
Abbildung 68: Materialbeleg anzeigen – Einstieg ..................................................................75
Abbildung 69: Materialbeleg anzeigen – Kopf........................................................................76
Abbildung 70: Materialbeleg anzeigen – Übersicht ................................................................76
Abbildung 71: Materialbeleg anzeigen – Details ....................................................................77
Abbildung 72: Rechnungswesenbelege zum Materialbeleg...................................................77
Abbildung 73: Rechnungserfassung – Einstieg......................................................................78
Abbildung 74: Rechnungserfassung mit Bestellbezug ...........................................................80
Abbildung 75: Rechnungsprüfung Ampel...............................................................................80
Abbildung 76: Rechnungserfassung – Kopfdaten Zahlung ....................................................81
Abbildung 77: Rechnungserfassung – Lieferantendetails ......................................................82
Abbildung 78: Rechnungserfassung – Bestellstruktur............................................................83
Abbildung 79: Rechnungserfassung – Arbeitsvorrat ..............................................................83
Abbildung 80: Rechnungserfassung – Kopfdaten Grunddaten ..............................................84
Abbildung 81: Rechnungserfassung – Kopfdaten Zahlung ....................................................85
Abbildung 82: Rechnungserfassung – Kopfdaten Steuer ......................................................85
Abbildung 83: Rechnungserfassung – Kopfdaten Kontrakte..................................................86
Abbildung 84: Rechnungserfassung – Kopfdaten Notiz.........................................................86
Abbildung 85: Rechnungsprüfung Gutschrift..........................................................................87
Abbildung 86: Belegsimulation Gutschrift...............................................................................88
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Abbildung 87: Rechnungsprüfung Nachbelastung .................................................................89
Abbildung 88: Belegsimulation Nachbelastung ......................................................................91
Abbildung 89: Rechnungsprüfung Ampel...............................................................................91
Abbildung 90: Rechnungsprüfung Entlastung ........................................................................92
Abbildung 91: Belegsimulation Entlastung .............................................................................93
Abbildung 92: Rechnungsprüfung Ampel...............................................................................93
Abbildung 93: Rechnungsbeleg auswählen ...........................................................................94
Abbildung 94: Rechnungsbeleg anzeigen..............................................................................94
Abbildung 95: Rechnungswesenbelege zum Materialbeleg...................................................95
Abbildung 96: Buchhaltungsbeleg anzeigen ..........................................................................96
Abbildung 97: Rechnungsbeleg stornieren – Auswahl...........................................................96
Abbildung 98: Rechnungsbeleg stornieren – Beleg anzeigen................................................97
Abbildung 99: Gesperrte Rechnungen freigeben – Einstiegsmaske......................................99
Abbildung 100: Gesperrte Rechungen freigeben – Übersicht..............................................100
Abbildung 101: Gesperrte Rechungen freigeben – Übersicht: Sperrgründe........................101
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1 Einleitung
Dieses Skriptum soll Ihnen ermöglichen, alle Tätigkeiten, die ein operativer und strategischer Einkäu-
fer durchführt, mit SAP auszuführen. Es werden daher vor allem folgende Prozesse beschrieben:
• Bestellanforderung
• Anfrage, Angebot und Preisspiegel
• Bestellung
• Wareneingang
• log. Rechnungsprüfung
Neben den Prozessabläufen werden auch die Stammdaten in der Beschaffung beschrieben:
• Materialinfosätze
• Lieferantenstammdaten
• Rahmenverträge
• Preiskonditionen etc.
Dieser Kurs sowie die zugehörige Zertifizierung sind laut SAP für folgende Berufsbilder gedacht:
• Einkaufsleiter
• Sachbearbeiter im Einkauf
• Operativer Einkäufer
• Strategischer Einkäufer
Folgende Kenntnisse werden in diesem Kurs vorausgesetzt:
• Überblick der SAP-Module
• Navigation im SAP/R3
• Aufruf von Transaktionen
Dieses Skript deckt alle für das Zertifikat aus MM1 relevanten Inhalte ab.
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2 Der Beschaffungsprozess im Überblick
Eine Bestellung ist eine Aufforderung einer Einkaufsorganisation an einen Lieferanten, oder an ein
Werk, zu einem bestimmten Zeitpunkt eine bestimmte Menge an Materialien zu liefern bzw. Dienstleis-
tungen zu erbringen.
Mit Bestellungen können Sie Bedarfe extern decken, d.h. ein Lieferant erbringt z.B. eine Leistung oder
liefert einen Gegenstand. Die Folgeaktivitäten zu Bestellungen – wie Waren- und Rechnungseingänge
– werden protokolliert, so dass Sie den Beschaffungsvorgang überwachen können.
Der Beschaffungsprozess besteht aus folgenden Schritten:
Bestellanforderung (BANF) Anfrage Angebot Preisspiegel logistik
RechnungsprüfungWareneingangBestellung
Abbildung 1: Beschaffungsprozess in SAP
Zuerst sollen die Schritte BANF, Bestellung, Wareneingang und log. Rechnungsprüfung erläutert wer-
den, danach die restlichen Schritte der obigen Abbildung und die Überwachung des Einkaufsprozes-
ses.
In der nächsten Abbildung sind die relevanten SAP Organisationseinheiten dargestellt.
Mandant xxxTitel
Buchungskreis1000 ACME GmbH
Werk1000 Wien
Lagerort0001 Lagerort Wien
Einkaufsorganisation0001 Einkauf ACME GmbH
EinkäufergruppeEinkäufer x
Werk2000 Linz
Lagerort0002 Lagerort Linz
Abbildung 2: Organisationseinheiten in SAP
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• Der Mandant stellt den Konzern dar. Darunter befinden sich die Buchungskreise.
• Ein Buchungskreis ist eine bilanzierende Einheit. Darunter finden sich die Logistik-
Organisationseinheiten:
• Das Werk ist die oberste organisatorische Einheit der Logistik, die das Unternehmen aus Sicht
der Produktion, Beschaffung, Instandhaltung und Disposition gliedert. In einem Werk werden
Materialien produziert bzw. Waren und Dienstleistungen bereitgestellt.
• Dem Werk können einer oder mehrere Lagerorte zugeordnet werden, an denen Materialien
gelagert werden.
• Die Einkaufsorganisation gliedert das Unternehmen nach den Erfordernissen des Einkaufs.
Eine Einkaufsorganisation beschafft Materialien oder Dienstleistungen, sie handelt mit einem
Lieferanten Einkaufskonditionen aus. Die Form der Beschaffung wird durch die Zuordnung von
Einkaufsorganisationen zu Buchungskreisen und Werken festgelegt.
Es gibt folgende Formen des Einkaufs:
o konzernbezogen: eine Einkaufsorganisation beschafft für alle Buchungskreise eines
Mandanten
o firmenbezogen: eine Einkaufsorganisation beschafft für genau einen Buchungskreis
o werksbezogen: eine Einkaufsorganisation beschafft für ein Werk
In der Musterfirma ACME GmbH gibt es einen firmenbezogenen Einkauf.
• Die Einkäufergruppe ist der Schlüssel eines Einkäufers oder einer Gruppe von Einkäufern. Eine
Einkäufergruppe ist
o intern für die Beschaffung eines Materials oder einer Klasse von Materialien verant-
wortlich,
o nach außen in der Regel Ansprechpartner für Lieferanten.
Sie können Bestellungen für einmalige Beschaffungsvorgänge nutzen. Wenn Sie z.B. bei einem Liefe-
ranten nur einmal ein Material einkaufen möchten, dann legen Sie eine Bestellung an – wenn Sie er-
wägen, mit diesem Lieferanten eine längerfristige Lieferbeziehungen einzugehen, empfiehlt sich die
Beschaffung über Rahmenverträge, da Sie hierbei u.a. günstigere Konditionen erzielen können.
Da nicht alle zu beschaffenden Materialien oder Dienstleistungen den Aufwand der Einzelüberwachung
rechtfertigen, können Sie z.B. für den Büromaterialbedarf eines ganzen Jahres auch eine Bestellung
mit langer Laufzeit und einem Wertlimit anlegen, ähnlich der Beschaffung über Kontrakt.
In diesem Fall müssen Sie die einzelnen Materialien nicht spezifizieren, brauchen keinen Aufwand
beim Wareneingang zu leisten und können die Arbeit in der Rechnungsprüfung durch Automatismen
auf ein Minimum reduzieren.
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Die Bestellung kann für verschiedene Beschaffungsprozesse eingesetzt werden: Sie können Materia-
lien für den direkten Verbrauch oder für das Lager, Anlagen und Dienstleistungen beschaffen.
• Bestellung von Lagermaterial
Material, das auf Lager gelegt wird, wird wertmäßig auf das Bestandskonto gebucht. In der Bestellung
wird der Kontierungstyp blank verwendet. Es muss ein Material verwendet und daher eine Material-
nummer angegeben werden.
Der Kauf auf Lager wird im CO nicht gebucht. Durch die Lagerentnahme erfolgt eine Kostenbuchung
auf der empfangenden Kostenstelle, einem Innenauftrag oder einem anderen Kostenträger.
• Bestellung von Verbrauchsmaterial auf Kostenstelle
Bei diesen Bestellungen wird der zugehende Wert direkt auf Kostenstelle mit einer Kostenart gebucht.
In der Bestellung muss die Kostenstelle angegeben werden. Die Kostenart und das Aufwandskonto
kann auf Grund des Materialstamms oder der Warengruppe ermittelt werden.
In der Bestellung kann entweder ein Material mit einer Materialnummer oder ein Text inkl. Waren-
gruppe erfasst werden.
• Bestellung von Material direkt für Kostenträger (z.B. Innenauftrag)
Bestellungen können direkt auf Kostenträger (z.B. CO-Innenaufträge) kontiert werden. Der Wert der
Bestellung wird dann direkt diesem Kostenträger zugerechnet. Die Ermittlung der Kostenart erfolgt
analog den Bestellungen von Verbrauchsmaterialien.
• Bestellung von Anlagen
Bei Bestellungen von Anlagen werden 2 Varianten unterschieden:
o Bestellung von einfachen Anlagen: der Bestellwert wird direkt auf die bestehende Anlage
oder eine neue Anlage (ein Sachkonto) gebucht. In der Bestellung kann entweder eine
Materialnummer oder ein Text erfasst werden. Die Buchung des Werteflusses erfolgt erst
mit der Erfassung der Eingangsrechnung.
o Bestellungen für länger dauernde Projekte (Anlagen in Bau): Vorgehensweise analog der
Bestellung für einer einfachen Analage nur erfolgt die Buchung auf eine eigene Anlage in
Bau.
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3 Bestellprozess
3.1 Bestellanforderung
Benötigt ein Mitarbeiter des Unternehmens Materialien oder Dienstleistungen, kann dieser Bedarf
durch eine Bestellanforderung definiert werden. Eine Bestellanforderung ist daher nichts anderes, als
eine interne Aufforderung, ein bestimmtes Material oder eine bestimmte Dienstleistung in einer be-
stimmten Menge zu einem bestimmten Datum zu beschaffen.
In der SAP Terminologie wird statt Bestellanforderung meist die Abkürzung BANF benutzt. Neben der
Möglichkeit eine BANF manuell zu erzeugen, können BANFen auch automatisch über die Bedarfspla-
nung erzeugt werden.
Die BANF wird dann von der Einkaufsabteilung weiterverarbeitet. Dazu wird ein Lieferant gesucht, die
Konditionen verhandelt, der Bestbieter ermittelt und eine Bestellung durchgeführt. Die Folgeaktionen
im SAP System können daher folgende sein:
• Erstellung einer Anfrage
• Erstellung einer Bestellung oder eines Rahmenvertrag mit Bezug zur BANF
3.1.1 Bestellanforderung anlegen
Logistik → Materialwirtschaft → Einkauf→ BANF → Anlegen
Transaktionscode ME51N
Mit der Transaktion Bestellanforderung anlegen können Benutzer von einem Bild aus auf alle Informa-
tionen zugreifen.
Nach Vergrößern der drei Bereiche durch Klick auf das Symbol und aktivieren der Belegübersicht
mit dem Button ergibt sich das folgende Bild.
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ABBILDUNG 3: BESTELLANFORDERUNG ANLEGEN – EINSTIEGSBILD
Das Bild ist in vier Bereiche unterteilt:
• Kopf: Daten die sich auf die gesamt BANF beziehen, wie z.B. Kopftext.
• Positionsübersicht: Liste aller Positionen (benötigte Produkte/Dienstleistungen) der Bestell-
anforderung.
• Positionsdetails: Detaildaten der in der Positionsübersichtsliste enthaltenen Positionen (z.B.
Kostenträger).
• Belegübersicht: Dieser Bereich unterstützt die Suche nach bestehenden Einkaufsbelegen
wie anderen Bestellanforderungen, Aufträgen, Kontrakten oder Angeboten, die auch als Bezug
oder als Kopiervorlage genutzt werden können. Der Bereich kann ausgeblendet werden, um
Platz zu sparen. Dieser Bereich kann über den Button / ein
oder ausgeschaltet werden
Der Button ermöglicht es Ihnen als Benutzer, Vorschlagswerte für die Organisations-
strukturen, Belegarten, Positionstypen etc. zu definieren.
3.1.2 Bestellanforderung – Kopf
Im Belegkopf können Sie eine Kopfnotiz eingeben, die alle Positionen der BANF betrifft.
3.1.3 Bestellanforderung – Positionen
Bei den Positionen gibt es folgende wesentliche Felder:
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Positionsnummer Gibt die Nummer an, die eine Position innerhalb einer Bestellanforderung ein-
deutig identifiziert. Wird nichts eingegeben, wird diese Position automatisch
vom System befüllt.
Kontierungstyp Geben Sie den Kontierungstyp (v.a. K Kostenstelle, A Anlagen, F Innenauftrag)
ein. Der Kontierungstyp ist ein Schlüssel, der angibt, auf welche zusätzliche
Nebenkontierung (Nummer Kostenstelle, Anlagennummer, Innenauftragsnum-
mer) eine Bestellung zu kontieren ist.
Der Kontierungstyp legt den Wertefluss beim Wareneingang bzw. Rechnungs-
eingang fest. Folgende Kontierungstypen werden eingesetzt:
• blank: Bestellung für Lagerbestand
• K: Bestellung für direkten Verbrauch einer Kostenstelle (ehemals hoheitl.
Bereich)
• A: Beschaffung von Anlagen (die Anlage muss angelegt sein und wird in
der Bestellung eingegeben) Diese Kontierung entspricht der ehemaligen ao.
Dot.
• F: Beschaffung für CO-Aufträge, der CO-Auftrag wird in der Bestellung an-
gegeben. Der CO-Auftrag ist vor allem ein Innenauftrag (Projekt), ein Kun-
denauftrag oder ein Instandhaltungsauftrag.
Positionstyp Legt fest, wie die Beschaffung für eine Material- oder Dienstleistungsposition
gesteuert wird. Der Positionstyp steuert die Feldauswahl und ob ggf. zusätzliche
Datenbilder eingeblendet werden. Außerdem steuert er, ob ein Waren- oder ein
Rechnungseingang erfolgt.
Eine Position des Typs Normal erfordert im Standard Waren- und Rechnungs-
eingänge; für Positionen des Typs K (Konsignation) sind Rechnungseingänge
hingegen nicht erlaubt.
Beim Positionstyp L (Lohnbearbeitung) erhalten Sie ein Bild mit den beigestell-
ten Komponenten.
Beim Positionstyp D (Dienstleistung) erhalten Sie Bilder zur Erstellung und Glie-
derung detaillierter Leistungsverzeichnisse.
Material Pflegen Sie die Materialnummer. Jedem Material ist eine eigene Materialnum-
mer zugeordnet. Eine Materialnummer kann eine Ware bzw. Dienstleistung
sein. Wird eine Materialnummer eingeben, werden Bestell-mengeneinheit und
Warengruppe aus dem Materialstammsatz vorgeschlagen.
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Kurztext Nach Eingabe der Materialnummer und betätigen der Enter-Taste wird der Text
aus dem Materialstamm vorgeschlagen. Ist kein Materialstammsatz vorhanden,
kann auch nur über die Eingabe eines Textes eine Bestellung angelegt werden.
Hierbei ist zu beachten, dass die Bestellmengeneinheit (BME) und die Waren-
gruppe extra angegeben werden müssen und das Feld Material frei bleibt.
Bestellmenge Geben Sie die Menge ein, die Sie bestellen möchten.
BME Geben Sie hier die Bestellmengeneinheit ein (jene Einheit, in der das Material
bestellt wird). Bei Verwendung einer Materialnummer wird dieses Feld automa-
tisch gefüllt. Für Dienstleistungen wird immer die Leistungseinheit LE verwen-
det.
Datumstyp des
Lieferdatums
Gibt an, ob der Liefertermin als Tagesdatum, Wochen- oder Monatsangabe
eingegeben und angezeigt wird. Der Datumstyp T für Tag wird automatisch
ermittelt. Als weitere Datumstypen können noch Woche und Monat mit den
Kennzeichen W bzw. M ausgewählt werden.
Lieferdatum Geben Sie hier jenes Datum an, bis wann die Ware geliefert bzw. die Dienstleis-
tung erbracht werden soll.
Warengruppe Eine Warengruppe fasst mehrere Materialien oder Dienstleistungen mit densel-
ben Eigenschaften zusammen. Dieses Feld steuert auch die Kontenfindung,
dass heißt die Findung der Finanzbuchhaltungskonten und der Kostenarten
(z.B. beim Wareneingang oder –ausgang).
Geben Sie Teile der Bezeichnung oder die Nummer der Warengruppe ein, sucht
das System die zugehörige Warengruppe oder schlägt ggf. mehrere zur Aus-
wahl vor.
Beispiel
Sie haben folgende Warengruppen angelegt:
Warengruppe Bezeichnung
011 Büromaterial
112 PC-Monitore
113 PC-Festplatten
Geben Sie PC ein, dann schlägt Ihnen das System die Warengruppen 112 und
113 zur Auswahl vor, da deren Bezeichnung die Zeichenkette PC enthält.
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Werk Tragen Sie das Werk ein, zu dem die Ware/Dienstleistung geliefert werden soll.
Lagerort Geben Sie die Nummer des Lagerorts ein, an dem der Artikel angeliefert wer-
den soll bzw. verwaltet wird.
EKG (Einkäufer-
gruppe)
Geben Sie die Einkäufergruppe ein. Die Einkäufergruppe entspricht dem Schlüs-
sel eines Einkäufers oder einer Gruppe von Einkäufern, der bzw. die für be-
stimmte Einkaufstätigkeiten zuständig ist/sind.
Anforderer Gibt an, für wen das Material oder die Dienstleistung bestellt werden soll.
Bedarfsnummer Gibt die Nummer an, die zur Überwachung der Beschaffung eines Bedarfs dient.
Diese Nummer kann frei gewählt werden und z.B. auf einen nicht im System
erzeugten Bedarfsmeldungsschein hinweisen.
Die Bedarfsnummer wird aus der Bestellanforderung in die Einkaufsbelege ü-
bernommen (z.B. Anfrage oder Bestellung), die mit Bezug auf die Bestellanfor-
derung angelegt worden sind.
So können Sie über die Bedarfsnummer die Einkaufsbelege zusammenfassen,
die zu einem bestimmten Bedarf vorhanden sind.
Wunschlieferant Gibt die SAP Lieferantennummer an, vom dem der Anforderer die Lieferung
wünscht.
Fester Lieferant Nummer des Lieferanten, der als feste Bezugsquelle für diese Bestellanforde-
rung gekennzeichnet worden ist.
Rahmenvertrag Eingabe der Nummer des Rahmenvertrages, wenn man sich auf diesen bezie-
hen will.
EkOr (Einkaufsor-
ganisation)
Gibt die verantwortliche Einkaufsorganisation an.
Vertrag Gibt die Nummer des Rahmenvertrags an, auf den sich diese Bestellung oder
Bestellanforderung bezieht.
Pos. (Position) Gibt die Nummer der Rahmenvertragsposition an, auf die sich diese Bestellung
oder Bestellanforderung bezieht.
Infosatz Gibt den für dieses Material/Dienstleistung relevanten Einkaufsinfosatz an.
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Wollen Sie eine Bestellanforderung für einen Lagerartikel anlegen, muss dafür ein Materialstamm exis-
tieren. Für eine Bestellanforderung eines Verbrauchs-/Nichtlagerartikels ist ein Materialstamm nicht
zwingend erforderlich.
3.1.4 Bestellanforderung – Positionsdetails
Für die einzelne Position (Positionsdetail) sind vor allem folgende Reiter zu pflegen:
Kontierung
Die Hauptdaten können in der Positionsübersicht eingegeben werden, die Register erlauben im Positi-
onsdetail die Eingabe der übrigen Felder.
ABBILDUNG 4: BESTELLANFORDERUNG ANLEGEN – POSITIONSDETAIL KONTIERUNG
Abladestelle Gibt an, wo die Ware/Dienstleistung abzuladen ist.
Empfänger Gibt den Empfänger an, für den die Ware/Dienstleistung bestimmt ist.
Sachkonto Dieses Feld wird über das Material bzw. die Warengruppe gesteuert und ist nicht
zu pflegen.
Kostenstelle Es ist jene Kostenstelle einzugeben, auf welche kontiert werden soll. Soll die Kos-
tenstelle oder die Warengruppe geändert werden, wählen Sie zunächst einen
anderen Kontierungstyp und drücken Enter. Jetzt können Sie wieder zum richti-
gen Kontierungstyp wechseln und die fehlenden Daten eingeben.
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Anlage Nur bei Kontierungstyp A für Anlage: Schlüssel, der eine Anlage innerhalb eines
Mandanten eindeutig identifiziert. Entweder auf bestehende Anlage buchen (dann
mit F4 auswählen oder neue Anlage anlegen (siehe Anhang).
Innenauftrag Nur bei Kontierungstyp F für Auftrag: Schlüssel, der einen Innenauftrag innerhalb
eines Mandanten eindeutig identifiziert.
Jede Position auf der Bestellanforderung kann einem anderen Positions- oder Kontierungstyp zuge-
ordnet sein.
Materialdaten
Im Register Materialdaten sind die Details zum Material zu sehen und können dort geändert werden.
ABBILDUNG 5: BESTELLANFORDERUNG ANLEGEN – POSITIONSDETAIL MATERIALDATEN
Mengen und Termine
Wechseln Sie in das Register Mengen und Termine, um die Termin- und Mengendaten einzugeben
bzw. zu ergänzen.
ABBILDUNG 6: BESTELLANFORDERUNG ANLEGEN – POSITIONSDETAIL MENGEN UND TERMINE
In diesem Reiter lassen sich folgende Werte ändern:
• Menge der BANF, die bestellt werden soll
• Lieferdatum, an dem die Ware/Dienstleistung geliefert werden soll
• AnforderDatum, an dem BANF erstellt wurde
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• Freigabedatum
• Planlieferzeit
• WE-Bearbeitungszeit: gibt die Anzahl der Arbeitstage an, die nach dem Erhalt der Ware für die
Prüfung und Einlagerung des Materials benötigt werden
Außerdem ist hier die für diese BANF schon bestellte Menge ersichtlich.
Bewertung
ABBILDUNG 7: BESTELLANFORDERUNG ANLEGEN – POSITIONSDETAIL BEWERTUNG
Im Register Bewertung ist neben dem Bewertungspreis auch festzulegen, ob ein Wareneingang und
ein Rechnungseingang durchzuführen ist. Ist die Checkbox nicht angeklickt, kann kein Wareneingang
durchgeführt werden. Ist das Kennzeichen Rechnungseingang nicht gesetzt, erfolgt die Lieferung der
Waren kostenlos.
Durch Klicken auf die Symbole können Sie zu weiteren Registern navigieren und gegebenenfalls weite-
re Daten eingeben. Klicken Sie das Listfeldsymbol , erhalten Sie eine Liste mit allen verfügbaren
Registern.
Anmerkung: Die Eingabe von weiteren Daten ist nicht unbedingt erforderlich, da sämtliche Register,
ihre Datensätze aus dem Materialstamm beziehen. Wurden entsprechende Daten bereits im Material-
stammsatz gepflegt, so werden diese automatisch in die Bestellanforderung übernommen.
Nach erfolgter Eingabe klicken Sie das Symbol in der Menüleiste. Ihre Daten werden auf Richtig-
keit überprüft. Anschließend erhalten Sie in der Statuszeile die dazupassende Meldung.
Klicken Sie anschließend auf das Symbol , um Ihre Eingaben zu speichern. In der Statuszeile er-
scheint eine Meldung. Notieren Sie sich die Nummer der BANF und kehren Sie durch Klick auf das
Symbol in das SAP Easy Access Menü zurück.
Geben Sie Daten in den Belegkopf und die Materialien ev. über Matchcodesuche in die Positionsüber-
sicht ein. Nach drücken der Enter-Taste wird der Kurztext angezeigt sowie die fehlenden Einträge
aufgezeigt.
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Anhand der kleinen Ampeln im Statusfeld Ampeltechnik können Sie sofort sehen, welche Einträge in
Ordnung sind und welche noch bearbeitet werden müssen
In der Position sind noch Fehler, die behoben werden müssen
Die Position verursacht Warnungen oder Meldungen, die ev. korrigiert werden sollen
Position ist fehlerfrei
Durch Doppelklick auf die Ampel erhalten Sie die entsprechende Meldung. Mittels markieren und drü-
cken des Buttons können Sie diese sofort bearbeiten.
Um die Eingaben zu prüfen drücken Sie den Button , wenn keine Fehlermeldungen mehr vorhanden
sind, können Sie mit dem Button oder der Tastenkombination STRG + S die BANF abspeichern.
3.1.5 Belegübersicht
ach Ihren Wünschen gestalten. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor.
D
Sie können die Belegübersicht n
Selektionsvariante definieren: Legen Sie fest, welche Einkaufsbelege Sie sehen möchten.
ie Bestellanforderungen werden über die Selektionsmaske und den Button selektiert und ange-
zeigt.
ABBILDUNG 8: BESTELLANFORDERUNG ANLEGEN – BELEGÜBERSICHT
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Sie können automatisch einschränken auf
• Meine Bestellungen
• Gemerkte Bestellungen
• Meine Bestellanforderungen
Wenn die Selektionskriterien nicht ausreichen, können Sie auf dem Selektionsbild über Einkaufsbelege
allgemein weitere Kriterien auswählen.
Sie können die Selektionskriterien aber auch als Variante speichern und erst nachher zur Ausführung
bringen. Gehen Sie dazu so vor: Füllen Sie das Selektionsbild mit den gewünschten Werten aus. Wäh-
len Sie aus der Transaktion Springen → Varianten → als Variante sichern oder drücken Sie dann den
STRG + s Button. Speichern Sie dann die Selektion unter einem beliebigen Namen. Beim nächsten
Aufruf können Sie Ihre Selektion mit dem Button holen und mit den gespeicherten Werten durch-
führen.
Layout definieren: Legen Sie fest, welche Daten aus den selektierten Einkaufsbelegen angezeigt
werden sollen.
Wählen Sie den Button Layout ändern und definieren Sie die gewünschten Felder und gestalten
Sie so die Spalten der Anzeige.
Layout sichern: Nun können Sie Ihr Layout unter einem beliebigen Namen sichern und bei Bedarf
wieder verwenden.
Mittels Doppelklick oder können Sie nun die gefundene BANF aus der Belegübersicht übernehmen
und als Vorlage verwenden. Mittels des Buttons kann direkt eine andere BANF aufgerufen und
dargestellt werden, dazu muss aber die BANF-Belegnummer bekannt sein.
3.1.6 Persönliche Einstellungen
Für Bestellanforderungen oder Bestellungen können persönliche Einstellungen vorgenommen werden.
Diese werden dann automatisch in allen folgenden Bestellanforderungen und Bestellungen vorge-
schlagen.
Im Rahmen der persönlichen Einstellungen legen Einkäufer Grundeinstellungen und Vorschlagswerte
fest, die für Bestellanforderungen, Auftragsköpfe und Positionen gelten.
Seite 23
ABBILDUNG 9: BESTELLANFORDERUNG ANLEGEN – PERS. EINSTELLUNGEN GRUNDEINSTELLUNGEN
Als Grundeinstellungen können Sie folgendes definieren:
• Belegübersicht: Hier können Sie den Selektionszeitraum ihrer Belege einstellen und ob die Be-
legübersicht automatisch aufgebaut werden soll.
• Umfeldinformationen: Legt fest, ob für Umfeldinformationen ein neuer Modus geöffnet wird.
Wenn Sie das Kennzeichen markieren, werden z.B. die Stammdaten zu einem Material in ei-
nem eigenen Modus angezeigt.
• Nachrichtenabwicklung (Warnungen, Fehler- und Erfolgsmeldungen, Information): Sie können
beispielsweise angeben, dass während der Dateneingabe für einen Einkaufsbeleg nur Fehler-
meldungen sofort angezeigt und bearbeitet werden sollen. Alle anderen Nachrichten sollen in
einem Fehlerprotokoll abgelegt werden.
• Konvertierung: legt fest, ob der Schlüssel oder der Kurztext für die Felder Warengruppe, Werk
und Lagerort angezeigt wird. Wenn Sie das Kennzeichen nicht setzen, wird der Kurztext ange-
zeigt. Außerdem kann die intelligente Suchhilfe hier aktiviert werden.
Seite 24
• Positionsübersicht als GRID-Control: Dieser Button bewirkt, dass die Positionsübersicht als
Grid-Control angezeigt wird. Das Grid-Control führt bei langsamen Frontend-Systemen zu
schlechteren Antwortzeiten. Beim Arbeiten mit dem Grid-Control können Sie weitere Funktio-
nen, wie z.B. das Summieren, nutzen. Außerdem können Sie aus dem Feldkatalog alle änder-
baren Felder der BANF in die Positionsübersicht übernehmen. Beim Table Control werden nur
die vorgegebenen Felder angezeigt. Außerdem wird das Table Control im SAP GUI for HTML
verwendet.
Vorschlagswerte dienen dazu, den Aufwand bei der Eingabe von Bestellanforderungen und Bestellun-
gen zu reduzieren. Dies empfiehlt sich besonders bei wiederholter Eingabe derselben Daten in allen
Einkaufsbelegen (z.B. Einkaufsorganisation und Einkäufergruppe).
Auf dem Register können sie für fast alle Daten, die für eine vollständige BANF notwendig sind, eine
Voreinstellung treffen. Die Daten sind in der folgenden Abbildung ersichtlich.
ABBILDUNG 10: BESTELLANFORDERUNG ANLEGEN – PERS. EINSTELLUNGEN VORSCHLAGSWERTE
Seite 25
Bei den Vorschlagswerten können Sie für die obigen Felder Werte vorgeben. Diese Feldwerte werden
dann in den korrespondierenden Feldern des Belegs mit Ihren Werten initialisiert.
Hinweis: Dasselbe können Sie auch mit den sogenannten SET/GET Parametern in den Benutzervorga-
ben machen.
3.2 Bestellung
3.2.1 Bestellung anlegen
Logistik → Materialwirtschaft → Einkauf→ Bestellung → Anlegen → Lieferant/Lieferwerk bekannt
Transaktionscode ME21N
Wählen Sie als Bestellform die Normalbestellung und tragen Sie den Lieferanten ein. Wenn Sie einen
Teil des Namens des Lieferanten in das Feld Lieferant eingeben, erhalten Sie nach betätigen der En-
ter-Taste alle Lieferanten, die den Teil des Namens in ihrem Suchbegriff enthalten.
3.2.2 Bestellung – Kopf
Pflegen Sie nun im Bereich der Kopfdaten zumindest folgende Reiter:
• Lieferung/Rechnung
• Konditionen
• Texte
• Anschrift
• Organisationsdaten
Zusätzlich sehen Sie im Register Status den Status der Bestellung.
Lieferung/Rechnung
ABBILDUNG 11: BESTELLUNG ANLEGEN – KOPFDATEN LIEFERUNG / RECHNUNG
Seite 26
Zahlungsbedingungen Schlüssel, über den Zahlungsbedingungen in Form von Skonto-
prozentsätzen und Zahlungsfristen definiert werden. Dieser Eintrag wird
aus dem Lieferantenstamm vorgeschlagen und kann überschrieben werden.
Währung Geben Sie die gültige Währung der Bestellung ein. Dieser Eintrag wird aus
dem Lieferantenstamm vorgeschlagen,
Zahlung in Anzahl von Tagen, die zusammen mit dem Zahlungsbasisdatum die jeweili-
ge Zahlungsfrist darstellt.
Incoterms Die Incoterms legen fest, bis wohin der Lieferant die Ware transportieren
muss und regeln den Gefahrenübergang.
WE-Nachricht Legt fest, dass das System dem Einkäufer bei jedem Wareneingang zu
dieser Bestellung eine Nachricht sendet.
Konditionen
ABBILDUNG 12: BESTELLUNG ANLEGEN – KOPFDATEN KONDITIONEN
Konditionsart Die Konditionsart gibt an, ob das System bei der Preisfindung einen Preis,
Zu- oder Abschlag oder andere Preiselemente wie Frachtkosten und Steu-
ern verwenden soll. Für jedes dieser Preiselemente ist im System eine Kon-
ditionsart definiert. Die im Bestellkopf angegebenen Konditionen gelten für
alle Positionen. Die Standardpositionen sind vorhanden, es können aber
Rabatte fehlen. Zum Einfügen weiterer Konditionen stellt man den Cursor
auf eine leere Zeile und wählt in der Spalte KArt den gewünschten Eintrag
aus. Nach Betätigen der Enter-Taste gibt man die fehlenden Werte ein.
Seite 27
Texte
ABBILDUNG 13: BESTELLUNG ANLEGEN – KOPFDATEN TEXTE
In diesem Reiter können Sie verschiedene Texte hinterlegen, die dann auch in der Bestellung auf-
scheinen (ausgenommen: Kopfnotiz, Lieferantennotiz). Dies betrifft vor allem die Texte für:
• Kopftext (zentrale Texte)
• Termine
Anschrift
ABBILDUNG 14: BESTELLUNG ANLEGEN – KOPFDATEN ANSCHRIFT
Hier werden die Daten des Kreditors angezeigt.
Zusatzdaten
ABBILDUNG 15: BESTELLUNG ANLEGEN – KOPFDATEN ZUSATZDATEN
Seite 28
Submission Möglichkeit der Eingabe einer zehnstelligen Submissionsnummer. Diese
kann als Suchhilfe verwendet werden. Die Submissionsnummer ist eine
Nummer oder Bezeichnung, die der Verwaltung mehrerer Anfragen dient,
z.B. Ausschreibungen.
Umsatzsteuer-
Identifikationsnummer
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID) wird für die zusammenfas-
sende Meldung bei steuerfreien Lieferungen innerhalb der EU verwendet.
Die Prüfregeln sind für jedes EU-Land fest definiert. Der Wert wird aus den
Lieferantenstammdaten gezogen.
OrgDaten
ABBILDUNG 16: BESTELLUNG ANLEGEN – KOPFDATEN ORGDATEN
Einkaufsorganisation Geben Sie die zuständige Einkaufsorganisation ein.
Einkäufergruppe Geben Sie die Einkäufergruppe ein, in der Sie tätig sind. Die Einkäufergrup-
pe entspricht dem Schlüssel eines Einkäufers oder einer Gruppe von Ein-
käufern, der bzw. die für bestimmte Einkaufstätigkeiten zuständig ist.
Buchungskreis Geben Sie den jeweiligen Buchungskreis an. Dieser Wert wird automatisch
gezogen und muss nicht eingegeben werden.
Status
ABBILDUNG 17: BESTELLUNG ANLEGEN – KOPFDATEN STATUS
Hier sieht man den Status der Bestellung, den Lieferstatus und den Rechnungsstatus.
Seite 29
3.2.3 Bestellung – Positionen
Im Bereich der Positionsübersicht sind folgende Felder zu pflegen:
ABBILDUNG 18: BESTELLUNG ANLEGEN – POSITIONSÜBERSICHT
Positionsnummer Gibt die Nummer an, die eine Position innerhalb einer Bestellung eindeutig
identifiziert. Wenn Sie nichts eingeben wird diese Position automatisch vom
System befüllt.
Kontierungstyp Geben Sie den Kontierungstyp (v.a. K Kostenstelle, A Anlagen, F Innenauf-
trag) ein. Der Kontierungstyp gibt an, auf welche zusätzliche Nebenkontie-
rung (Nummer Kostenstelle, Anlagennummer, Innenauftrags-nummer) eine
Bestellung zu kontieren ist. Der Kontierungstyp legt den Wertefluss beim
Wareneingang bzw. Rechnungseingang fest. Folgende Kontierungstypen
werden eingesetzt:
• blank: Bestellung für Lagerbestand
• K: Bestellung für direkten Verbrauch einer Kostenstelle, ehemals ho-
heitl. Bereich.
• A: Beschaffung von Anlagen (diese muss angelegt und in der Bestel-
lung eingegeben sein), ehemals ao. Dot.
• F: Beschaffung für CO-Aufträge, der CO-Auftrag wird in der Bestellung
angegeben. Der CO-Auftrag ist vor allem ein Innenauftrag (Projekt), ein
Kundenauftrag oder ein Instandhaltungsauftrag.
Seite 30
Positionstyp Legt fest, wie die Beschaffung für eine Material- oder Dienstleistungsposition ge-
steuert wird. Der Positionstyp steuert die Feldauswahl und ob ggf. zusätzliche Da-
tenbilder eingeblendet werden. Außerdem steuert er, ob ein Waren- oder ein Rech-
nungseingang erfolgt.
Eine Position des Typs Normal erfordert im Standard Waren- und Rechnungseingän-
ge; für Positionen des Typs K (Konsignation) sind Rechnungseingänge hingegen
nicht erlaubt.
Beim Positionstyp L (Lohnbearbeitung) erhalten Sie ein Bild mit den beigestellten
Komponenten.
Beim Positionstyp D (Dienstleistung) erhalten Sie Bilder zur Erstellung und Gliede-
rung detaillierter Leistungsverzeichnisse.
Material Pflegen Sie hier die Materialnummer des gewünschten Gutes. Jedem Material ist
eine eigene Materialnummer zugeordnet und kann Ware bzw. Dienstleistung sein.
Geben Sie eine Materialnummer ein, dann werden die Bestellmengeneinheit und die
Warengruppe aus dem Materialstammsatz vorgeschlagen.
Kurztext Nach Eingabe der Materialnummer und betätigen der Enter-Taste wird der Text aus
dem Materialstamm vorgeschlagen. Ist kein Materialstammsatz vorhanden, kann
auch nur über die Eingabe eines Textes eine Bestellung angelegt werden. Hierbei ist
zu beachten, dass die Bestellmengeneinheit (BME) und die Warengruppe extra an-
gegeben werden müssen und das Feld Material frei bleibt.
Bestellmenge Geben Sie die Menge ein, die Sie bestellen möchten.
BME Geben Sie hier die Bestellmengeneinheit ein (jene Einheit, in der das Material be-
stellt wird). Bei Verwendung einer Materialnummer wird dieses Feld automatisch
gefüllt. Für Dienstleistungen wird immer die Leistungseinheit LE verwendet.
Datumstyp des Lieferda-
tums
Gibt an, ob der Liefertermin als Tagesdatum, Wochen- oder Monatsangabe eingege-
ben und angezeigt wird. Der Datumstyp T für Tag wird automatisch ermittelt. Als
weitere Datumstypen können noch Woche und Monat mit den Kennzeichen W bzw.
M ausgewählt werden.
Lieferdatum Geben Sie hier jenes Datum an, bis wann die Ware geliefert bzw. die Dienstleistung
erbracht werden soll.
Seite 31
Nettopreis Pflegen Sie hier den Nettopreis der Ware oder Dienstleistung. Existiert be-
reits ein Infosatz, dann wird der Nettopreis aus diesem Infosatz vorge-
schlagen.
Beachten Sie im Zusammenhang mit der Eingabe des Nettopreises das Feld
pro in den Spalten danach. Hier besteht die Möglichkeit anzugeben, für
welche Menge und für welche Bestellpreismengeneinheit der Nettopreis gilt.
Warengruppe Eine Warengruppe fasst mehrere Materialien oder Dienstleistungen mit
denselben Eigenschaften zusammen. Dieses Feld steuert auch die Konten-
findung, dass heißt die Findung der Finanzbuchhaltungskonten und der
Kostenarten (z.B. beim Wareneingang oder -ausgang)
Wenn Sie Teile der Bezeichnung oder die Nummer der Warengruppe einge-
ben, sucht das System die zugehörige Warengruppe oder schlägt Ihnen ggf.
mehrere zur Auswahl vor.
Beispiel
Sie haben folgende Warengruppen angelegt:
Warengruppe Bezeichnung
011 Büromaterial
112 PC-Monitore
113 PC-Festplatten
Wenn Sie PC eingeben, dann schlägt Ihnen das System die Warengruppen
112 und 113 zur Auswahl vor, da deren Bezeichnung die Zeichenkette PC
enthält.
Werk Tragen Sie das Werk ein, zu dem die Ware/Dienstleistung geliefert werden
soll.
Lagerort Geben Sie die Nummer des Lagerorts ein, an dem der Artikel angeliefert
werden soll bzw. verwaltet wird.
Bedarfsnummer Gibt die Nummer an, die zur Überwachung der Beschaffung eines Bedarfs
dient. Diese Nummer kann frei gewählt werden und z.B. auf einen nicht im
System erzeugten Bedarfsmeldungsschein hinweisen.
Seite 32
Die Bedarfsnummer wird aus der Bestellanforderung in die Einkaufsbelege
übernommen (z.B. Anfrage oder Bestellung), die mit Bezug auf die Bestell-
anforderung angelegt worden sind.
Sie können so über die Bedarfsnummer die Einkaufsbelege, die zu einem
bestimmten Bedarf vorhanden sind, zusammenfassen.
Anforderer Gibt an, für wen das Material oder die Dienstleistung bestellt werden soll.
Einkaufsinfosatz Nummer des Einkaufsinfosatzes, der alle Informationen (z.B.: Preis, Kondi-
tionen) über die Beschaffung des gewünschten Materials beim gewählten
Lieferanten enthält und als feste Bezugsquelle für diese Bestellanforderung
gekennzeichnet worden ist.
Kostenlos Handelt es sich um eine Position, für die nichts verrechnet wird, ist ein Ha-
ken in diesem Feld zu setzen (keine Eingabe eines Nettopreises möglich).
BANF und BANF-
Position
Gibt die BANF und BANF-Position an, die durch diese Bestellposition gedeckt
wird.
Rahmenvertrag Gibt die Nummer des Rahmenvertrags an, auf den sich diese Bestellung
oder Bestellanforderung bezieht.
Vertragspos. (Position) Gibt die Nummer der Rahmenvertragsposition an, auf die sich diese Bestel-
lung oder Bestellanforderung bezieht.
3.2.4 Bestellung – Positionsdetails
Im Bereich der einzelnen Position (Positionsdetail) sind zumindest folgende Reiter zu pflegen:
Kontierung
ABBILDUNG 19: BESTELLUNG ANLEGEN – POSITIONSDETAIL KONTIERUNG
Seite 33
Abladestelle Gibt an, wo die Ware/Dienstleistung abzuladen ist.
Empfänger Gibt den Empfänger an, für den die Ware/Dienstleistung bestimmt ist.
Sachkonto Dieses Feld wird über das Material bzw. die Warengruppe gesteuert und ist nicht
zu pflegen.
Kostenstelle Nur bei Kontierungstyp K. Es ist jene Kostenstelle einzugeben, auf welche kontiert
werden soll.
Soll die Kostenstelle oder die Warengruppe geändert werden, wählen Sie zu-
nächst einen anderen Kontierungstyp und betätigen die Enter-Taste. Jetzt können
Sie wieder zum richtigen Kontierungstyp wechseln und die fehlenden Daten ein-
geben.
Anlage Nur bei Kontierungstyp A für Anlage: Schlüssel, der eine Anlage innerhalb eines
Mandanten eindeutig identifiziert. Entweder auf bestehende Anlage buchen (dann
mit F4 auswählen) oder neue Anlage anlegen (siehe Anhang)
Innenauftrag Nur bei Kontierungstyp F für Auftrag: Schlüssel, der einen Innenauftrag innerhalb
eines Mandanten eindeutig identifiziert.
Jede Position auf der Bestellanforderung kann einem anderen Positions- oder Kontierungstyp zuge-
ordnet sein.
Konditionen
ABBILDUNG 20: BESTELLUNG ANLEGEN – POSITIONSDETAIL KONDITIONEN
Seite 34
Konditionsart Die Konditionsart gibt z.B. an, ob das System bei der Preisfindung einen
Preis, Zu- oder Abschlag oder andere Preiselemente wie Frachtkosten und
Steuern verwenden soll. Für jedes dieser Preiselemente ist im System eine
Konditionsart definiert. Die Standardpositionen sind vorhanden. Es können
vor allem Rabatte fehlen Um weitere Konditionen einzufügen, stellen Sie
den Cursor auf eine leere Zeile und wählen in der Spalte KArt den ge-
wünschten Eintrag aus. Nach betätigen der Enter-Taste müssen Sie noch
die fehlenden Werte eingeben.
Lieferung
ABBILDUNG 21: BESTELLUNG ANLEGEN – POSITIONSDETAIL LIEFERUNG
Tol.Überlieferung Wert in Prozent, bezogen auf die Bestellmenge, bis zu dem eine Überliefe-
rung für die Position akzeptiert wird.
Tol.Unterlieferung Wert in Prozent (bezogen auf die Bestellmenge), bis zu dem eine Unterlie-
ferung für die Position akzeptiert wird.
Mahnung Anzahl von Tagen, die den Zeitabstand angibt, in dem der Lieferant ge-
mahnt bzw. erinnert werden soll. Eine negative Anzahl von Tagen bedeutet,
dass der Lieferant n Tage vor einem Termin (z.B. Liefertermin oder Ende
der Angebotsfrist) eine Mahnung bzw. Erinnerung erhalten soll.
Incoterms Die Incoterms legen bestimmte international anerkannte Regeln fest, an die
sich der Verkäufer und der Käufer halten müssen, damit der Versand der
Ware erfolgreich abgeschlossen werden kann.
Wenn Waren über einen Verschiffungshafen versendet werden, könnte die
entsprechende Incoterms-Klausel FOB (Frei an Bord) lauten. Nähere Anga-
ben dazu (z.B. die Bezeichnung des Verschiffungshafens) können Sie im
zweiten Incoterms-Feld machen: z.B. FOB Wien.
Seite 35
Planlieferzeit Anzahl von Kalendertagen, die benötigt werden, um das Material oder die
Leistung durch Fremdbeschaffung zu beziehen.
Wareneingang Legt fest, ob mit der Bestellposition ein Wareneingang verbunden ist. Sollte
nicht angehakt sein, wenn kein Wareneingang durchgeführt werden soll.
WE-unbewertet Gibt an, dass der Wareneingang zu dieser Position unbewertet sein soll. Der
Standardwert ist nein.
Endlieferung Gibt an, dass die Position als erledigt gilt. Der Standardwert ist nein.
Rechnung
ABBILDUNG 22: BESTELLUNG ANLEGEN – POSITIONSDETAIL RECHNUNG
RechnEingang Legt fest, ob mit der Bestellposition ein Rechnungseingang verbunden ist.
Wenn das Kennzeichen nicht gesetzt ist, erfolgt die Lieferung der Waren
kostenlos. Wird in der Positionsübersicht das Häkchen bei Kostenlos ge-
setzt, scheint es hier auch nicht mehr auf. Der Standardwert ist Ja.
Endrechnung Kennzeichen, das angibt, dass die abschließende Lieferantenrechnung für
diese Position bereits eingegangen ist bzw. dass keine weitere Rechnung
mehr erwartet wird. Um nach einer bereits erfolgten Teilzahlung das Rest-
Obligo abzubauen, ist in einem ersten Schritt die Freigabe der Bestellung
zurückzunehmen und danach beim ändern der Bestellung das Häkchen bei
Endrechnung zu setzen. Dieses Zeichen wird automatisch gesetzt wenn bei
der Rechnungsprüfung das Endrechnungskennzeichen gesetzt wird.
We-bez.RP Kennzeichen, das festlegt, dass für eine Bestell- bzw. Rechnungsposition
eine wareneingangsbezogene Rechnungsprüfung vorgesehen ist.
Steuerkennzeichen Das Umsatzsteuerkennzeichen steht stellvertretend für eine Steuerkatego-
rie, die bei der Steuermeldung an die Finanzbehörde berücksichtigt werden
muss. Das Steuerkennzeichen muss angegeben werden.
ACHTUNG: Es werden vor allem V0 (0% abziehbare Vorsteuer), V1 (10%
abziehbare Vorsteuer), V2 (20% abziehbare Vorsteuer) für österreichische
Lieferanten verwendet.
Seite 36
Wollen Sie einen Rechnungsplan (z.B. Teilzahlungen) anlegen, setzen Sie am Reiter Lieferung das
Kennzeichen WE-unbewertet oder auf keinen Wareneingang.
Wählen Sie im Fenster Rechnungsplan angeben die entsprechende Rechnungsplanart aus.
ABBILDUNG 23: BESTELLUNG ANLEGEN – RECHNUNGSPLAN AUSWÄHLEN
Über die Enter-Taste gelangt man zum Rechnungsplan. Hier müssen die entsprechenden Termine,
jeweilige Terminbezeichnung, Rechnungswert und die entsprechende Fakturierungsregel ausgewählt
werden. Beachten Sie beim Rechnungswert, dass dieser Wert für die CO-Obligos ausschlaggebend ist.
Texte
ABBILDUNG 24: BESTELLUNG ANLEGEN – POSITIONSDETAIL TEXTE
Wie auch im Kopfbereich, können auf Positionsebene Texte eingegeben werden, von denen einige mit
der Bestellung ausgegeben werden. Verwenden Sie bitte den Positionstext oder den Materialbestell-
text, da nicht all Texte mit ausgegeben werden.
Anlieferadresse
ABBILDUNG 25: BESTELLUNG ANLEGEN – POSITIONSDETAIL ANLIEFERADRESSE
Seite 37
Wird in der Bestellposition ein Lagerort angegeben, scheint in diesem Reiter die Anlieferadresse des
Lagerortes auf, ansonsten wird die Anlieferadresse vom Werk gezogen. Sind abweichende Anlieferad-
ressen pro Bestellposition vorhanden, werden diese pro Position angedruckt. Wollen sie eine einmalige
Anlieferadresse angeben, können sie alle Angaben händisch überschreiben.
Über den Button können Sie sich den Ausdruck der Bestellung anzeigen lassen.
Über das Menü Bestellung → Sichern oder die Tastenkombination STRG + S wird die Bestellung ge-
speichert. Über das Menü Bestellung → Sichern und Ausgeben wird die Bestellung gespeichert und
sofort ausgegeben
3.2.5 Bestellung anzeigen
Logistik → Materialwirtschaft → Einkauf→ Bestellung → Anzeigen
Transaktionscode ME23N
Beim aufrufen der Transaktion wird der zuletzt bearbeitete Beleg automatisch angezeigt.
Um einen anderen Beleg anzuzeigen, betätigen Sie den Button und geben die gewünschte Beleg-
nummer ein.
ABBILDUNG 26: BESTELLUNG ANZEIGEN – BELEG SELEKTIEREN
Bestellung Belegnummer der gesuchten Bestellung eingeben
Bestellung/Bestellanforderung Belegtyp auswählen
Um den gewünschten Beleg anzuzeigen, betätigen Sie den Button .
Über den Button können Sie sich den Ausdruck der Bestellung anzeigen lassen.
Beenden Sie diesen Arbeitsschritt und kehren Sie mit wieder in das R/3- Menü zurück.
Seite 38
3.2.6 Bestellung ändern
Logistik → Materialwirtschaft → Einkauf→ Bestellung → Ändern
Transaktionscode ME22N
Beim Aufrufen der Transaktion wird der zuletzt bearbeitete Beleg automatisch zur Änderung ange-
zeigt. Wollen Sie einen anderen Beleg ändern, betätigen sie den Button um die gewünschte Be-
legnummer einzugeben.
ABBILDUNG 27: BESTELLUNG ÄNDERN – BELEG SELEKTIEREN
Bestellung Belegnummer der gesuchten Bestellung eingeben.
Bestellung/Bestellanforderung Belegtyp auswählen
Um den gewünschten Beleg anzeigen zu lassen betätigen Sie .
Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
Sicheren Sie Ihre Eingaben mit . Das System überprüft Ihre Änderung und gibt gegebenenfalls
eine Änderungsnachricht aus (Nachrichtenfindung).
ACHTUNG: aus der Transaktion Bestellung anlegen gelangen Sie ebenfalls in die beiden obigen Trans-
aktionen, wenn Sie die Belegübersicht einblenden und dort eine Selektionsvariante auswählen .
Mit einem Doppelklick auf den Beleg gelangen Sie in die Anzeige des Belegs. Mit dem Button Anzei-
gen/Ändern können Sie in die Transaktion Beleg ändern gelangen.
3.3 Nachrichtenausgabe Bestellung
Logistik → Materialwirtschaft → Einkauf → Bestellung → Nachrichten → Nachrichten ausgeben
Transaktionscode ME9F
Diese Transaktion dient zu der Ausgabe (drucken, faxen usw.) der Bestellung, falls der Ausdruck nicht
zum Zeitpunkt der Erstellung stattgefunden hat. Voraussetzung für diese Transaktion ist (damit die
Selektionsbedingungen erfüllt sind), dass mindestens eine gepflegte Nachricht für die Bestellung vor-
Seite 39
handen ist. Die Pflege der Nachrichten erfolgt in der Bestellung während der Anlage oder Änderung,
falls diese nicht automatisch vorgeschlagen werden.
ABBILDUNG 28: NACHRICHTENAUSGABE BESTELLUNG – EINSTIEGSBILD
Einkaufsbelegdaten
Belegnummer Wählen Sie die Bestellung aus, die Sie drucken/senden wollen.
Lieferant Wollen Sie mehrere Bestellungen selektieren, lassen Sie das obere
Einkaufsorganisation
Feld leer und geben Sie hier einen oder mehrere Lieferanten ein.
Tragen Sie die Nummer Ihrer Einkaufsorganisation ein, damit nur
Einkäufergruppe
Bestellungen für Ihre Einkaufsorganisation ausgewählt werden.
Ein weiteres Selektionskriterium ist die Einkäufergruppe.
Belegdatum Eine Selektion nach dem Belegdatum ist auch möglich (Einzelwerte
oder Intervall).
Seite 40
Nachrichtendaten
Applikation Dieser Wert wird vorgeschlagen. EF steht dabei für Einkauf Bestel-
lung.
Nachrichtenart Hier können Sie Ihre Auswahl nach der in der Bestellung gepfleg-
ten Nachrichtenart selektieren.
Versandzeitpunkt Hier können Sie Ihre Auswahl nach dem in der Bestellung gepfleg-
ten Versandzeitpunkt selektieren.
Verarbeitungsstatus Wählen Sie den Verarbeitungsstatus 0 für nicht verarbeitet oder
bei einem Nachdruck 1 für erfolgreich verarbeitet aus.
Erstellungsdatum Eine weitere Selektionsmöglichkeit ist das Erstellungsdatum der
Nachricht.
Drücken Sie oder die Taste F8.
ABBILDUNG 29: NACHRICHTENAUSGABE BESTELLUNG
Seite 41
Sie können die Liste mit sortieren, mit filtern oder mit Felder ein/ausblenden.
Markieren Sie bitte die Nachricht die Sie überarbeiten bzw. drucken wollen (Ankreuzfeld). Damit Sie
die Nachricht ausgeben, betätigen Sie . Ein Spool-Auftrag wird erzeugt und die Nach-
richt wird gedruckt/gesendet. Sie können diese Nachricht aber auch nur anzeigen. Drücken Sie in
diesem Fall den Button . Um die Details für diese Nachricht zu visualisieren, drücken
Sie .
3.3.1 Nachrichtenbearbeitung Einkaufsbelege: Nachrichten
ABBILDUNG 30: NACHRICHTENAUSGABE BESTELLUNG – LISTE
In diesem Bildschirm können Sie die Ausgabe der Nachricht ändern, (falls gewünscht) drucken, sen-
den usw.
Markieren Sie hier die zu bearbeitende Nachricht. Drücken Sie auf den Button .
Seite 42
ABBILDUNG 31: NACHRICHTENAUSGABE BESTELLUNG – KOMMUNIKATIONSMITTEL
Hier kann die Anzahl der auszudruckenden Nachrichten und das Ausgabegerät geändert werden.
Normalerweise sollten diese richtig voreingestellt sein. Das Ankreuzfeld Sofort ausgeben muss mar-
kiert sein. Mit kehren Sie zurück.
Falls im Einstiegsbild die Nachrichten mit dem Verarbeitungsstatus 1 oder 2 ausgewählt sind, können
Sie durch eine erneute Markierung der gewünschten Nachricht und das Protokoll
visualisieren.
ABBILDUNG 32: NACHRICHTENAUSGABE BESTELLUNG – VERARBEITUNGSPROTOKOLL
Seite 43
3.3.2 Wiederholausgabe einer Nachricht
Es besteht auch die Möglichkeit eine bereits ausgegebene Nachricht noch einmal auszugeben (dru-
cken/senden).
In dem Einstiegsbild der Transaktion wählen Sie Verarbeitungsstatus 1 oder 2. Verwenden Sie die
anderen Selektionskriterien genau wie bei einer Erstausgabe.
3.3.3 Nachrichtenausgabe
ABBILDUNG 33: WIEDERHOLUNG EINER NACHRICHT – LISTE
Selektieren Sie die zu wiederholende Nachricht und drücken Sie . Dann markieren Sie
die gewünschte Nachrichtenart und betätigen den Button .
Seite 44
Die Zeile mit der gelben Statusampel ist die neue Nachricht (erzeugt durch kopieren der grünen Nach-
richt).
Wollen Sie die neue Nachricht zu einem späteren Zeitpunkt ausgeben, sichern Sie Ihren Eintrag mit
und verlassen die Nachrichtenbearbeitung. Diese Nachricht wird bei einem Neuaufruf der Trans-
aktion angezeigt, wenn Sie den Verarbeitungsstatus 0 auswählen.
Wollen Sie diese Nachricht gleich ausdrucken, markieren Sie diese Zeile und drücken Sie den Button
.
ABBILDUNG 34: WIEDERHOLUNG EINER NACHRICHT – ZUSATZANGABEN
Wählen Sie den Versandzeitpunkt 4 sofort versenden (beim Sichern der Anwendung). Kehren Sie mit
einen Schritt zurück (Bild: Nachrichtenbearbeitung Einkaufsbelege: Nachrichten) und sichern Sie
mit Ihren Eintrag. Nach dem Sichern wird automatisch ein Spool-Auftrag generiert und Ihre Nach-
richt wird ausgegeben.
Mit oder beenden Sie diesen Arbeitsschritt.
Seite 45
3.4 Anlage anlegen
Das Anlegen bzw. Erfassen der Stammdaten (Anlagennummer, Bezeichnung, ... ) eines Anlagenge-
genstandes ist Voraussetzung für die anschließende Erfassung (z. B. Bestellung) von Werten.
Im weiteren Verlauf der Entwicklung eines Anlagengegenstandes kann auch die Notwendigkeit der
Veränderung (z. B. Hinzufügen von Informationen, Sperren, Löschen, ... ) der Stammdaten auftreten.
Hinweis für das Anlegen von Anlagenstammsätzen im Rahmen der Beschaffung:
Folgende Daten sind einzugeben:
• Karteireiter Allgemein
o Anlagenklasse
o Name
o Standort
• Karteireiter Zeitabhängig
o Kostenstelle oder Innenauftrag (von diesen Werten wird der Budgetansatz bestimmt)
Oder direkt im Register Kontierung auf den Button drücken.
ABBILDUNG 35: ANLAGE ANLEGEN AUS KONTIERUNGSMASKE
Seite 46
ABBILDUNG 36: ANLAGE ANLEGEN – ANFORDERUNGSBILD
Anlagenklasse Die Anlage muss einer Anlagenklasse zugeordnet werden. Bei Un-
kenntnis der Anlagenklassennummer kann eine Matchcodeauswahl
getroffen werden. Wählen Sie hierfür auf dem neuen Bildschirm
eine passende Anlagenklasse im entsprechenden Buchungskreis
aus. Bitte wählen Sie genau, da diese Wahl die Abschreibungsdau-
er und die Finanzkonten bestimmt.
Buchungskreis Der richtige Buchungskreis wird automatisch gewählt.
Anzahl gleichartiger
Anlagen
Anzahl gleichartiger Anlagen, die das System beim Sichern eines
Anlagenstammsatzes anlegen soll. Die Funktion ermöglicht es,
mehrere gleichartige Anlagen im Rahmen einer Stammsatztransak-
tion anzulegen. Die gleichartigen Anlagen unterscheiden sich zu-
nächst nur durch die Anlagenhaupt- bzw.
-unternummer. Beim Sichern können Sie zusätzlich die Beschrei-
bung und die Inventarnummer jedes einzelnen Satzes bestimmen.
Beachten Sie bitte, dass diese Funktion nicht die Langtexte einer
Anlage berücksichtigt. Diese sind von der Vervielfachung ausge-
schlossen.
Seite 47
Inventarnummer Hier könnte die Inventarnummer aus dem Altsystem eingetragen
werden.
Geschäftsbereich Geben Sie hier den Schlüssel ein, der den Geschäftsbereich ein-
deutig identifiziert.
Kostenstelle Lassen Sie dieses Feld vorerst frei
Standort Wählen Sie den Standort der Anlage. Bei Geräten, die auch außer
Haus Verwendung finden, notieren Sie den üblichen Aufbewah-
rungsort.
Vorlage Eine bereits existierende Anlage kann als Vorlage herangezogen
werden. (d. h. bestimmte Daten werden von der bestehenden
Anlage übernommen)
Im folgenden Beispiel legen wir die Stammdaten für einen neuen PC an und wählen deshalb die Anla-
genklasse 62000 EDV-Anlagen.
Durch Betätigen des Buttons Weitere Daten gelangen Sie zum Register Allgemein der Anlagen-
stammdaten. ACHTUNG: Nicht die Enter-Taste betätigen!
Anlage anlegen: Register Allgemein
ABBILDUNG 37: ANLAGE ANLEGEN – STAMMDATEN ALLGEMEIN
Seite 48
Bezeichnung Die Bezeichnung der Anlage muss erfasst werden und erscheint dann
nach (oder Enter) automatisch auch im Feld Text Anlagenhauptnr.
Serialnummer Hier könnte eine eventuell vorhandene Seriennummer des Gegenstandes
eingegeben werden.
Inventarnummer Hier könnte die Inventarnummer aus dem Altsystem eingetragen werden.
Menge Die Menge ist erst bei der Zugangsbuchung einzugeben. Wird die Menge
hier schon beim Anlegen des Stammsatzes eingegeben, würde sie zu der
bei der Zugangsbuchung erfassten Menge addiert werden.
Mengeneinheit Standardeinstellung kontrollieren und gegebenenfalls ändern.
Historisch führen Setzen Sie dieses Kennzeichen, wenn das System die Anlage mit Historie
führen soll. Eine aktive Historienverwaltung hat die Auswirkung, dass die
Anlage als Anlagenkarte ausgewiesen wird und die Anlage sowie die zu-
gehörigen Werte/Bewegungen bis zur Deaktivierung nicht reorganisiert
werden können.
Anlage in Inventurliste
aufnehmen
Setzen Sie dieses Kennzeichen, wenn die Anlage bei einer Inventur der
physischen Bestandsaufnahme unterliegen soll. Das Kennzeichen bewirkt,
dass die Anlage in der Standardinventurliste der Anlagenbuchhaltung
ausgegeben wird. Anlagen ohne dieses Kennzeichen gibt dieser Report
nicht aus.
Aktivierung am Das Aktivierungsdatum ist das Wertstellungsdatum einer Anlage. Es kann
auch manuell beim Anlegen eines Anlagenstammsatzes vorgegeben wer-
den. Dies führt jedoch nicht zu einer Aktivierung der Anlage, sondern nur
zum Vorschlag dieses Datums als Bezugsdatum bei der ersten Zugangs-
buchung. Dieses Feld NICHT AUSFÜLLEN, das geschieht automatisch.
Deaktivierung am Das Deaktivierungsdatum wird beim Abgang der Anlage vom System
automatisch befüllt. Dieses Feld NICHT AUSFÜLLEN, das geschieht auto-
matisch.
Weitere Datenfelder Alle anderen Datenfelder müssen nicht versorgt werden.
Seite 49
Mit Klick auf erhält man die Möglichkeit noch zusätzliche Informationen, in Form so genannter
Langtexte, detailliert und individuell zu verschiedenen Themenbereichen des Anlagengegenstandes,
erfassen zu können:
ABBILDUNG 38: ANLAGE ANLEGEN – LANGTEXTE
Durch anklicken des Buttons für Langtext allgemein könnte man nun Detailinfos erfassen. Mit
Langtext sichern und mit in das Register Allgemein zurückkehren.
ABBILDUNG 39: ANLAGE ANLEGEN – LANGTEXT ÄNDERN
Durch (oder einfaches Klicken auf das Register) gelangt man weiter zum Register Zeitabhängig:
Seite 50
Anlage anlegen: Register Zeitabhängig
ABBILDUNG 40: ANLAGE ANLEGEN – STAMMDATEN ZEITABHÄNGIG
Hier ist die Versorgung folgender Felder notwendig:
Kostenstelle Die Anlage ist im Hinblick auf die kommende Verbuchung von Abschrei-
bungsbeträgen einer Kostenstelle oder
Innenauftrag einem Innenauftrag zuzuordnen.
Standort Hier kann der genaue Standort des Gegenstandes (Adresse) erfasst wer-
den. Die Eingabe dieses Wertes kann nur gemeinsam mit dem Feld Werk
erfolgen.
Weitere Datenfelder Die Versorgung der übrigen Datenfelder ist optional.
Seite 51
Anlage anlegen: Register Herkunft
ABBILDUNG 41: ANLAGE ANLEGEN – STAMMDATEN HERKUNFT
Die Versorgung dieser Felder ist nicht zwingend notwendig. Bestimmte Einträge (z. B. im Feld Liefe-
rant im Falle einer Zugangsbuchung oder im Bereich Interne Angaben bei einer Umbuchung) werden
vom System automatisch vorgenommen.
Seite 52
Anlage anlegen: Register Versicherung
ABBILDUNG 42: ANLAGE ANLEGEN – STAMMDATEN VERSICHERUNG
Die Versorgung dieser Felder ist optional.
Anlage anlegen: Register Bewertung
ABBILDUNG 43: ANLAGE ANLEGEN – STAMMDATEN BEWERTUNG
Seite 53
Hier finden sich die für die Errechnung der Abschreibung relevanten Parameter, die teilweise in der
Anlagenklasse hinterlegt sind und hier automatisch vorgeschlagen werden. Abänderungen dieser Vor-
schlagswerte können normalerweise vom Einkäufer nicht vorgenommen werden, da hier das HGB zum
Tragen kommt.
Bewertungsbereich Der Bewertungsbereich repräsentiert die Bewertung der Anlagen
zu einem bestimmten Zweck (z.B. Handelsbilanz, Steuerbilanz,
kalkulatorische Bewertung usw.). Wird automatisch vom System
gemäß Hinterlegung in der Anlagenklasse vorgeschlagen. Für das
Rechnungswesen der Musterfirma ist nur der Bereich Handelsrecht
vorgesehen.
Abschreibungsschlüssel Der Abschreibungsschlüssel (Bewertungsschlüssel) steuert die
Bewertung der Anlagen in den jeweiligen Bewertungsbereichen
und wird automatisch vom System gemäß Hinterlegung in der
Anlagenklasse vorgeschlagen. Ist gegebenenfalls änderbar. Der am
häufigsten gebrauchte Schlüssel ist LINR, welcher für die Abwick-
lung der normalen, gesetzlichen, linearen Abschreibung steht.
Weitere, mehr oder weniger häufig vorkommende, Abschreibungs-
schlüssel sind: 0000 = keine Abschreibung, Verwendung bei in Bau
befindlichen Anlagen und Grundstücken, GWG = Sofortabschrei-
bung geringwertiger Wirtschaftsgüter und SMAN = manuelle Son-
derabschreibung (z. B. bei Wertpapieren).
NtzDauer Geplante Nutzungsdauer in Jahren. Zeitraum (Jahre), in dem das
Wirtschaftsgut voraussichtlich genutzt und abgeschrieben werden
soll. Die Nutzungsdauer wird automatisch vom System gemäß
Hinterlegung in der Anlagenklasse vorgeschlagen und ist gegebe-
nenfalls änderbar.
Per Bei einer Anlagennutzungsdauer, die nicht exakt einer ganzen
Anzahl von Jahren entspricht, entspricht dieser Zeitraum der An-
zahl an Perioden, die die Anlage zusätzlich zu den festgelegten
Jahren genutzt werden soll. Beispielsweise würde bei einer ND von
3,5 Jahren hier der Wert 6, für die zusätzlichen 6 Perioden
(=Monate), eingetragen werden. Wird ebenfalls vom System ge-
mäß Hinterlegung in der Anlagenklasse vorgeschlagen und ist ge-
gebenenfalls änderbar.
Seite 54
N-AfA Beginn Beginndatum der Abschreibungsrechnung. Im Allgemeinen leitet
das System das AfA-Beginndatum aus dem Bezugsdatum der ers-
ten Zugangsbuchung ab. Man kann aber auch ein Kalenderdatum
für den Abschreibungsbeginn manuell im Anlagenstammsatz vor-
geben. Das System ignoriert in diesem Fall das Bezugsdatum der
zugehörigen Zugangsbuchung.
Das letzte Bild zur Erfassung der für den Anlagenstamm benötigten Daten ist nun erreicht, alle not-
wendigen Informationen sind nun enthalten. Weitere Daten (z.B. Aktivierungsdatum, Anschaffungs-
werte, ... ) werden vom System erst anlässlich bestimmter Vorgänge (z. B. Zugangsbuchung) hinzuge-
fügt. Sie könne nun mit de Button zurückgehen.
ABBILDUNG 44: ANLAGE ANLEGEN – FOLGEBILD
Im Folgebild mit (oder Enter) bestätigen. Die Daten werden mit zusammen mit der Bestel-
lung gespeichert.
Seite 55
4 Wareneingang
Bei der Erfassung eines Wareneingangs müssen Sie feststellen, auf welche Bestellung sich der Waren-
eingang bezieht. Die Nummer dieser Bestellung ist entweder am Lieferschein angeführt oder kann
über den Lieferanten gesucht werden. Der Wareneingang wird mit Bezug zu dieser Bestellung erfasst.
Ist es notwendig den Wareneingang wieder zu löschen, kann das mit dem Stornoprozess durchgeführt
werden, bei dem die im Wareneingangsprozess erfolgten mengen- und wertmäßigen Bestandserhö-
hungen umgekehrt werden. Wenn Sie eine bereits gelieferte Ware aus irgendeinem Grund an den
Lieferanten zurückschicken möchten, können Sie mit dieser Funktion die Ware zurückliefern (nicht
Storno), auch nachdem Sie den Wareneingang schon gebucht haben.
Generell wird beim Wareneingang zwischen folgenden Fällen unterschieden:
• Wareneingang vor Rechnungseingang
In der Regel wird die Rechnung erst nach dem Wareneingang eingehen. Somit ist der Wert der
Lieferung beim Wareneingang nicht bekannt. In diesem Fall orientiert sich die Wertbildung an der
Bestellung: der Wert des Wareneingangs errechnet sich aus der gelieferten Menge und dem Be-
stellnettopreis
• Rechnungseingang vor Wareneingang
Ist zu einer Bestellung bereits eine Rechnung vor dem Wareneingang gebucht worden, so ist der
Wert der Lieferung bekannt. In diesem Fall orientiert sich die Wertbildung an der Rechnung: der
Wert des Wareneingangs errechnet sich aus der gelieferten Menge und dem Rechnungspreis. Ist
eine Teilrechnung eingegangen, so wird beim Wareneingang nur die bereits berechnete Teilmen-
ge mit dem Rechnungspreis bewertet; die restliche Menge wird mit dem Bestellpreis bewertet.
Beim Storno des Wareneingangs unterscheidet man in:
• Storno bei wareneingangsbezogener Rechnungsprüfung
Bei wareneingangsbezogener Rechnungsprüfung kann das System den Storno eines Warenein-
gangs dem ursprünglichen zuordnen, somit werden in der Regel die Buchungen umgekehrt.
• Storno bei nicht wareneingangsbezogener Rechnungsprüfung
Wenn keine wareneingangsbezogene Rechnungsprüfung vorliegt und mehrere Wareneingänge mit
unterschiedlichen Bestellpreisen gebucht wurden, bucht das System den Storno des Warenein-
gangs mit dem durchschnittlichen Zugangswert der Wareneingänge, d.h. die Buchungen werden
nicht unbedingt umgekehrt.
Bei einer Rücklieferung müssen Sie auf die zugehörige Bestellung oder auf den zugehörigen Material-
beleg Bezug nehmen.
Seite 56
4.1 Wareneingang erfassen
Mit diesem Dialogschritt nehmen Sie Warenbestände auf und führen eine Wareneingangsbuchung
durch. Wenn Sie einen Wareneingang buchen, erzeugt das System einen Materialbeleg, der Nachweis
für die Bewegung ist. Parallel zum Materialbeleg erstellt das System einen Buchhaltungsbeleg, der die
für die Bewegung notwendigen Buchungszeilen auf den Konten der Buchhaltung enthält. Wenn die
Ware für das Lager angeliefert wird, erhöht das System den gesamten bewerteten Bestand und die
Bestandsart (z.B. frei verwendbaren Bestand) um die gelieferte Menge.
Logistik → Materialwirtschaft → Bestandsführung → Warenbewegung → Wareneingang → Zur Bestel-
lung → Bestellnummer bekannt
Transaktionscode MIGO
ABBILDUNG 45: WARENEINGANG
Vorgang Immer Wareneingang
Referenzbeleg Immer Bestellung
Belegnummer Nummer des Einkaufbeleges/der Bestellung (entweder wählen mit
Selektion oder Beleg suchen über die Transaktion ME21N)
Seite 57
Positionsnummer des
Einkaufsbeleges
Gibt die Nummer an, die eine Position innerhalb eines Einkaufsbe-
legs eindeutig identifiziert. Wenn man eine Positionsnummer ein-
gibt wird nur diese Position übernommen (Teillieferung)
Wenn die Bestellnummer bekannt ist, ist diese im entsprechenden Feld rechts neben dem Feld Bestel-
lung einzugeben. Ist sie nicht bekannt, kann über den Button die Bestellung gesucht werden. Alle
Bestellungen erscheinen in einer Liste. Die relevante Bestellung (Bestellposition) kann gewählt und mit
dem Button Übernehmen in die obige Liste der Wareneingangspositionen übernommen werden.
ABBILDUNG 46 WARENEINGANG – BESTELLUNG SUCHEN
Nachdem die richtige Bestellung mittels Doppelklick ausgewählt wurde, kann der Suchergebnisbereich
mittels geschlossen werden. Mit dem Button kann das letzte Suchergebnis jederzeit wieder
eingeblendet werden.
Die Transaktion, in die Sie danach gelangen, gliedert sich in drei Bereiche:
Übersichtsbaum – Diesen Bereich können Sie mit dem Button aus- und einblenden.
Der Übersichtsbaum zeigt jeweils die letzten zehn Belege für Bestellungen, Aufträge, Reservierungen,
Materialbelege und gemerkte Daten an. So haben Sie immer eine Übersicht über Ihre zuletzt ausge-
führten Aktivitäten.
Kopfdaten – Dieser Bereich zeigt allgemeine- und Lieferantendaten des Beleges an. Er kann mit dem
Button eingeblendet, bzw. mit der Funktion wieder ausgeblendet werden.
Detaildaten – In diesem Bereich bearbeitet man die Detaildaten des Beleges, indem der Button
zum einblenden, bzw. der Button zum ausblenden, betätigt wird.
Seite 58
Wird die Bearbeitung einer Warenbewegung vor dem buchen abgebrochen, können Sie die bisher
eingegebenen Daten vom System merken lassen, ohne sie zu buchen. Sie brauchen bei Ihrer nächs-
ten Sitzung nicht wieder sämtliche Daten neu erfassen, sondern nur die gemerkten Daten wieder auf-
rufen.
Daten, die Sie merken möchten, übernehmen Sie mit dem Button in die Liste der gemerkten
Daten, die mit Wareneingang → Gemerkte Daten angezeigt werden. In dieser Liste wird ausgewählt,
welche Daten Sie weiterbearbeitenwollen. Die zehn zuletzt gemerkten Daten werden auch im Über-
sichtsbaum angezeigt. Von hier werden diese mit Doppelklick zur weiteren Bearbeitung ausgewählt.
Gemerkte Daten werden bei Weiterbearbeitung der Warenbewegung automatisch wieder gelöscht.
Reiter – Kopfdaten Allgemein (bitte prüfen)
ABBILDUNG 47: WARENEINGANG ZUR BESTELLUNG – KOPFDATEN ALLGEMEIN
Bewegungsart Gibt einen Schlüssel für die Art der Warenbewegung an. Jede Wa-
renbewegung ist einer Bewegungsart zugeordnet. Standard 101.
Belegdatum Das Belegdatum gibt das Ausstellungsdatum des Originalbeleges
an.
Seite 59
Buchungsdatum Datum, unter dem der Beleg in der Buchhaltung bzw. in der Kos-
tenrechnung erfasst wird. Standard: heute
Lieferschein Mögliche Wertehinterlegung einer Nummer des vom Lieferanten
ausgestellten Belegs.
Frachtbrief Mögliche Wertehinterlegung basierend auf den Frachtbriefdaten.
Kopftext Der Belegkopftext enthält Erläuterungen oder Hinweise, die für
den gesamten Beleg, also nicht nur für bestimmte Belegpositionen,
gelten.
Reiter – Kopfdaten Lieferant (reine Information)
ABBILDUNG 48: WARENEINGANG ZUR BESTELLUNG – KOPFDATEN LIEFERANT
Lieferant Gibt den Namen des Lieferanten an. Per Doppelklick verzweigt
man in den Stammsatz des Kreditors. Dieser Wert wird automa-
tisch aus der Bestellung übernommen.
Seite 60
Sie können über Einstellungen → Vorschlagswerte, persönliche Einstellungen für die Transaktion MI-
GO hinterlegen, die beim nächsten Einstieg in die Transaktion zum Tragen kommen.
ABBILDUNG 49: VORSCHLAGSWERTE ÄNDERN
Lagerort Lagerortbezeichnung. Standard: leer
Werk Bezeichnung des Werkes
Bewegungsart Schlüssel für die Warenbewegung, Standard: 101
OK in Zukunft vorschlagen Gibt an, ob in der Positionsübersicht das Kennzeichen OK (Position wird in
den Beleg übernommen) immer als Vorschlagswert gesetzt sein soll
Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit und die Daten des Referenzbeleges werden übernommen.
Seite 61
Reiter – Detaildaten Menge (Muss Eingabe)
ABBILDUNG 50: WARENEINGANG ZUR BESTELLUNG – POSITIONSDETAIL MENGE
Menge in ErfassungsME Gibt die zu bewegende Menge in der Erfassungsmengeneinheit an,
wird mit Referenzbelegbezug vorgegeben.
Menge in Lieferschein Geben Sie die tatsächlich gelieferte Erfassungsmenge und Erfas-
sungseinheit ein (Teillieferungen möglich).
Die weiteren Reiter enthalten keine Mussfelder oder dienen zur Information.
Seite 62
Reiter – Detaildaten Material (Optional)
ABBILDUNG 51: WARENEINGANG ZUR BESTELLUNG – POSITIONSDETAIL MATERIAL
Material Materialbezeichnung wird bei Referenzbelegbezug vorgegeben. Bei Dop-
pelklick verzweigen Sie in den Materialstammsatz.
EAN in BestellME Leer. Das System schlägt, falls vorhanden, den EAN/UPC-Code der Be-
stellposition vor.
EAN Kontrolle Leer. Zusätzlich zum EAN/UPC-Code zur Bestellmengeneinheit können Sie
zu Kontrollzwecken einen weiteren EAN/UPC-Code zu einer anderen Men-
geneinheit erfassen.
Seite 63
Reiter – Detaildaten Bestelldaten (optional)
ABBILDUNG 52: WARENEINGANG ZUR BESTELLUNG – POSITIONSDETAIL BESTELLDATEN
Bestellung Gibt die Nummer der Bestellung an. Per Doppelklick verzweigt man
in den Anzeigemodus der Bestellung.
Endlieferkennzeichen Dieses Zeichen wird verwendet, wenn keine weitere Liefe-
rung mehr zu erwarten ist (Unterlieferung). Es gibt an, dass
die Position als erledigt gilt. Wenn dieses beim Wareneingang oder
bei der Bestellung gesetzt wird, so wird zu dieser Bestellposition
kein Wareneingang mehr erwartet.
Endlieferung Bestellpos. Ein Häkchen hier bedeutet, dass in der zugehörigen Bestellung für
diese Position das Endlieferungskennzeichen gesetzt ist.
Bei Drücken des Buttons gelangen Sie in Übersicht der Bestellentwicklung des referenzierten Be-
stellbeleges.
Seite 64
ABBILDUNG 53: WARENEINGANG ZUR BESTELLUNG – BESTELLENTWICKLUNG
In den weiteren Reitern findet man u.a. Informationen zum Material, zum Lieferanten und der Kontie-
rung, wobei über die Vorwärtsnavigation die einzelnen Datensätze eingesehen werden können.
Um eine Position buchen zu können, muss jede zu buchende Position mit dem Kenn-
zeichen Position OK markiert werden.
In der Positionsübersicht können aber auch mehrere oder alle Positionen gleichzeitig markie-
ren/entmarkieren werden. Dazu setzen Sie das Kennzeichen Position OK auf die oberste zu mar-
kierende/entmarkierende Position und wählen den Button . Das System kopiert die Ein-
stellung des Kennzeichens von der aktuellen Position in alle darunter liegenden Positionen, auch wenn
diese außerhalb des sichtbaren Bereiches der Positionsübersicht liegen.
Mit dieser Funktion des kopierens von eingegebenen Daten werden auch Ihre Eingaben in allen ande-
ren eingabebereiten Feldern kopiert, z.B. den Lagerort, die Erfassungsmenge oder die Bestandsart.
Einzelne Positionen löschen Sie mit der Funktion .
Da Sie einen Wareneingang mit Bezug auf eine Bestellung buchen, setzt das System jede ausgewählte
Bestellposition in eine Wareneingangsposition um. Dies bedeutet, dass aus einer Bestellposition genau
eine Wareneingangsposition erzeugt wird.
Seite 65
Während eine Warenbewegung bearbeitet wird und Daten eingegeben werden, gibt das System keine
Warn- oder Fehlermeldungen aus. Wenn Sie vor dem buchen wissen möchten, bei welchen Positionen
das System Warn- oder Fehlermeldungen ausgeben würde, drücken Sie zunächst den Button .
In einem Dialogfenster werden dann alle Warn- und Fehlermeldungen angezeigt. Sichern Sie den Be-
leg sofort mit der Speichertaste, erhalten Sie nur bei auftretenden Fehlermeldungen ein Dialogfenster
mit einem Fehlerprotokoll, das die aufgetretenen Warn- und Fehlermeldungen enthält. Nachdem ein
Beleg erstmalig geprüft wurde, sieht man in der Positionsübersicht eine neue Spalte , die pro
Position über einen Button mit Ampelsymbol die Prüfergebnisse anzeigt. Durch klicken auf den
Button, gelangt man zum Fehlerprotokoll für diese Position.
ABBILDUNG 54: PROTOKOLL ANZEIGEN
Der aktuelle Status der zu buchenden Warenposition wird angezeigt.
ABBILDUNG 55: WARENEINGANG ZUR BESTELLUNG – POSITION OK
Seite 66
Position OK Nur wenn dieses Kennzeichen gesetzt ist, wird diese Posi-
tion in den zu buchenden Materialbeleg übernommen.
Wenn Sie die Position vor dem buchen prüfen möchten, muss die-
ses Kennzeichen ebenfalls gesetzt sein.
Prüfen Die zu erfassenden Materialdaten werden auf Ihre Richtigkeit ü-
berprüft
Zur weiteren Verarbeitung des Beleges betätigen Sie den Button .
Ein Materialbeleg für die Bestandsaufnahme wird erstellt.
Mit gelangen Sie wieder ins R/3-Menü.
Für den Fall, dass für eine Bestellposition mehrere Wareneingangspositionen notwendig sind, z.B.
wenn das gelieferte Material in verschiedene Lagerorte eingelagert werden soll oder eine Teilmenge in
die Qualitätsprüfung gebucht werden soll, können Sie durch betätigen des Buttons die Menge tei-
len.
ABBILDUNG 56: WARENEINGANG ZUR BESTELLUNG – MENGE VERTEILEN
Seite 67
Mit dem Button stellt man fest, welche Menge bereits verteilt wurde. Sie wird im Feld Bisher
verteilt angezeigt. Wenn die gesamte Menge verteilt wurde, übernehmen Sie Ihre Eingaben mit dem
Button in die Positionsübersicht.
Reiter – Detaildaten Wo (nur bei Lagereingang)
ABBILDUNG 57: WARENEINGANG ZUR BESTELLUNG – POSITIONSDETAIL WO
Bewegungsart Gibt die Art der Warenbewegung an (Standard 101=Wareneingang für
Bestellung in das Lager)
Bestandsart Gibt an, in welchen Bestand die Menge gebucht wird (Standard frei ver-
wendbar, sonst gesperrt, Qualitätsprüfung)
Lagerort Geben Sie den Lagerort ein.
Warenempfänger Gibt den Empfänger an, der für das Material oder die Dienstleistung be-
stimmt ist (optional).
Seite 68
Abladestelle Gibt die Stelle an, an der das Material abzuladen ist (z.B. Rampe 1) Stan-
dard: leer
Text Der Positionstext gibt einen erklärenden Text zur Belegposition. Soll die-
ser auch extern verwendet werden, muss der Text mit einem * (Stern)
beginnen. Dadurch wird er dann auf allen Korrespondenzen, Mahnungen,
Zahlungsavisen etc. ausgegeben. Hier ist beispielsweise die Abteilung
einzutragen.
Das Feld + oder – zeigt die gebuchte Richtung der Warenbewegung (+ Warenzugang, – Warenab-
gang) an. Bei drücken des Buttons gelangen Sie in die Bestandsübersicht des zu buchenden Ma-
terials.
ABBILDUNG 58: WARENEINGANG ZUR BESTELLUNG – BESTANDSÜBERSICHT
Mit können die nächste Position erfassen bzw. mit der Funktion zur letzten Position zurück-
kehren.
Seite 69
4.2 Wareneingang stornieren
Mit dieser Funktion stornieren Sie Wareneingangsbuchungen. Die Durchführung erfolgt wieder mit der
Einbildtransaktion MIGO, deren Funktionalität bereits im Kapital Wareneingang erfassen, detailliert
dargestellt wurde.
Logistik → Materialwirtschaft → Bestandsführung → Warenbewegung → Warenbewegung
Transaktionscode MIGO
Wenn der Materialbeleg bekannt ist, ist dieser im entsprechenden Feld rechts neben dem Feld
einzugeben. Ist er nicht bekannt, kann der Materialbeleg über die Belegübersicht
ausgewählt oder über den Button gesucht werden:
Reiter – Kopfdaten Allgemein
ABBILDUNG 59: WARENEINGANG STORNIEREN
Ausführende Funktion Storno
Referenzbeleg Materialbeleg
Nummer des Materialbeleges Materialbelegnummer
Belegdatum Das Belegdatum gibt das Ausstellungsdatum des Originalbeleges an.
Vorschlagswert für dieses Feld ist das heutige Datum.
Seite 70
Buchungsdatum Das Buchungsdatum ist jenes Datum unter dem der Beleg in der Buch-
haltung erfasst wird. Übernehmen Sie das heutige Datum.
Kopftext Der Belegkopftext enthält Erläuterungen oder Hinweise, die für den
Beleg insgesamt, also nicht nur für bestimmte Belegpositionen, gelten.
Über Versand Leer.
Reiter – Detaildaten Menge
ABBILDUNG 60: WARENEINGANG STORNIEREN – MENGE
Menge in ErfassungsME Gesamtmenge des Wareneingangsbeleges
Zur weiteren Verarbeitung des Beleges müssen Sie den Button betätigen.
ABBILDUNG 61: WARENEINGANG STORNIEREN GEBUCHT
Seite 71
Auswirkungen
Ein Materialbeleg wird erstellt, Fortschreibungen die beim Wareneingang stattfanden, werden rück-
gängig gemacht.
Mit gelangt man wieder ins R/3-Menü.
4.3 Rücklieferung
Soll eine bereits gelieferte Ware aus irgendeinem Grund (z. B. wegen mangelhafter Qualität oder we-
gen Beschädigung) an den Lieferanten zurückgeschickt werden, wird mit dieser Funktion die Ware
zurückgeliefert, auch nachdem der Wareneingang schon gebucht wurde. Die Durchführung erfolgt
wieder mit der Einbildtransaktion MIGO, deren Funktionalität bereits im Kapitel Wareneingang erfas-
sen detailliert dargestellt wurde.
Vor Erfassung einer Rücklieferung mit Bezug auf eine Bestellung, muss zunächst festgestellt werden,
ob die Ware ins Lager, in den Verbrauch oder in den Sperrbestand gebucht wurde. Wurde die Ware
beim Wareneingang in eine bestimmte Bestandsart (z. B. Qualitätsprüfbestand) gebucht, muss diese
auch aus derselben Bestandsart zurückgeliefert werden.
Logistik → Materialwirtschaft → Bestandsführung → Warenbewegung → Warenbewegung
Transaktionscode MIGO
ABBILDUNG 62: RÜCKLIEFERUNG
Seite 72
Ausführende Funktion Rücklieferung
Referenzbeleg Materialbeleg
Nummer des Materialbeleges Materialbelegnummer
Belegdatum Das Belegdatum gibt das Ausstellungsdatum des Originalbeleges an.
Vorschlagswert für dieses Feld ist das heutige Datum.
Buchungsdatum Das Buchungsdatum ist jenes Datum, unter dem der Beleg in der
Buchhaltung erfasst wird. Übernehmen Sie das heutige Datum.
Pflege Reiter – Menge
ABBILDUNG 63: RÜCKLIEFERUNG – MENGE
Menge in Erfassungsmenge
ME
Es wird die Rücklieferungsmenge eingegeben. Das System schlägt
automatisch die gesamte Bestellmenge vor. Diese Menge kann geän-
dert werden, falls die rückzuliefernde Menge kleiner ist.
Pflege Reiter – Wo
ABBILDUNG 64: RÜCKLIEFERUNG – WO
Grund der Bewegung Gibt einen Schlüssel an, mit dem Sie einen Standardtext zur Begrün-
dung einer Warenbewegung (z.B. Rücksendegrund bei einer Rückliefe-
rung) aufrufen können.
Seite 73
Zur weiteren Verarbeitung des Beleges müssen Sie den Button betätigen.
Auswirkungen
Es wird ein Materialbeleg erstellt, Fortschreibungen die beim Wareneingang stattfanden werden rück-
gängig gemacht.
4.4 Materialbelege anzeigen
Jede Bewegung des Materials wird in einem Beleg fortgeschrieben. Die Materialbelege zu einem Mate-
rial können Sie sich über folgenden Pfad anzeigen lassen:
Logistik → Materialwirtschaft → Bestandsführung → Umfeld → Listanzeigen →Materialbeleg
Transaktionscode MB51
ABBILDUNG 65: MATERIALBELEGLISTE – EINSTIEGSBILD
Material Geben Sie das Material ein, für welches der Materialbeleg angezeigt werden
soll.
Werk Wählen Sie das Werk aus, in dem sich das Material befindet.
Lagerort Geben Sie den Lagerort ein, an dem das Material gelagert ist.
Seite 74
Bewegungsart Wählen Sie die Bewegungsart 101 (Wareneingang in den Verbrauch, 201
(Verbrauch für Kostenstelle aus dem Lager, WA) bzw. 261 (Verbrauch für
Auftrag aus dem Lager, WA) aus (optional).
Benutzername Gibt den Usernamen an.
Vorgangsart Die Vorgangsart ist ein Schlüssel zur Identifikation eines Vorganges. Wählen
Sie u.a. WE für Wareneingang, WA für Warenausgang (optional).
Führen Sie die Liste mit aus. Sie gelangen zu der Übersicht der Materialbelege.
ABBILDUNG 66: MATERIALBELEGLISTE
Mittels Doppelklick auf die Materialbelegnummer verzweigen Sie direkt in den Materialbeleg.
Seite 75
ABBILDUNG 67: MATERIALBELEG ANZEIGEN
Sie können einen Materialbeleg auch über folgenden Pfad anzeigen:
Logistik → Materialwirtschaft → Bestandsführung → Materialbeleg → Anzeigen
Transaktionscode MB03
ABBILDUNG 68: MATERIALBELEG ANZEIGEN – EINSTIEG
Man gibt entweder die Materialbelegnummer ein oder sucht nach dem Materialbeleg mittels F4-Hilfe
.
Um die Kopfdaten des Materialbeleges anzusehen drückt man .
Seite 76
ABBILDUNG 69: MATERIALBELEG ANZEIGEN – KOPF
In die Positionsansicht des Beleges kommt man mit .
ABBILDUNG 70: MATERIALBELEG ANZEIGEN – ÜBERSICHT
Mit kann man in die Detailansicht der Belegposition verzweigen.
Seite 77
ABBILDUNG 71: MATERIALBELEG ANZEIGEN – DETAILS
Mit werden die Buchhaltungsbelege zum Materialbeleg angezeigt.
ABBILDUNG 72: RECHNUNGSWESENBELEGE ZUM MATERIALBELEG
Wählen Sie den gewünschten Beleg aus und lassen Sie ihn sich anzeigen. Mit gelangen Sie wie-
der zurück ins Hauptmenü.
Je mehr Module im Einsatz sind desto mehr Einträge hat die obige Liste. Im Schulungssystem ist neben
der Finanzbuchhaltung und der Kostenrechnung auch die Profit-Center-Rechnung aktiv. Daher haben Sie
im obigen Menü drei Einträge.
Seite 78
5 Rechnungsprüfung
Logistik → Materialwirtschaft → Logistik-Rechnungsprüfung → Belegerfassung → Eingangsrechnung
hinzufügen
Transaktionscode MIRO
5.1 Rechnung erfassen
Beim Erfassen einer Lieferantenrechnung müssen folgende Belegkopfdaten eingegeben werden:
• das Belegdatum
• das Buchungsdatum
• Referenzfeld (Rechnungsnummer der Lieferantenrechnung)
• den Rechnungsbruttobetrag
Liegt der Rechnungsbetrag über dem Bestellwert, muss die Bestellung geändert werden oder die Be-
stellung wird wegen Preisabweichung nach der Verbuchung zur Zahlung gesperrt.
ABBILDUNG 73: RECHNUNGSERFASSUNG – EINSTIEG
Seite 79
Vorgang Wählen Sie den Vorgang für die zu erfassende Eingangsrechnung aus:
• Rechnung
Sie haben eine Lieferantenrechnung erhalten. Der Lieferant berechnet
die Ware, die Sie bei ihm bestellt haben.
• Gutschrift
Der Lieferant hat bei der letzten Lieferung zuviel berechnet, oder es
wurde zum vereinbarten Gesamtpreis weniger geliefert als vereinbart,
oder Sie haben eine gesamte Lieferung wegen Qualitätsmängeln an
den Lieferanten zurückgesendet. Dieser Vorgang wird für eine
Gutschrift der gesamten Rechnung verwendet.
• nachträgliche Belastung
Sie haben vom Lieferanten schon eine Rechnung für die gesamt ge-
lieferte Ware bekommen. Im Nachhinein sollen z.B. noch Frachtkos-
ten berücksichtigt werden, dabei soll die Rechnungsmenge jedoch
unverändert bleiben.
• nachträgliche Entlastung
Im Nachhinein sollen z.B. die Frachtkosten gutgeschrieben werden,
dabei soll die Gutschriftsmenge jedoch unverändert bleiben.
Rechnungsdatum Gibt das Rechnungseingangsdatum des Originalbelegs an. Von diesem
Datum beginnen die Zahlungsfristen zu laufen.
Buchungsdatum Datum, unter dem der Beleg in der Buchhaltung bzw. in der Kostenrech-
nung erfasst wird.
Referenz Die Referenzbelegnummer entspricht der Rechnungsnummer des Liefe-
ranten.
Betrag Betrag der Belegposition in Belegwährung. Je nachdem ob das Steuer
rechnen Kennzeichen gesetzt ist oder nicht, wird der Netto- oder der
Bruttobetrag eingegeben. Standard: Bruttobetrag, außer EU Länder,
dort netto.
Steuerbetrag Betrag der Umsatzsteuer in der Belegwährung. Standard: automatische
Berechnung.
Steuersatz Das Umsatzsteuerkennzeichen steht stellvertretend für eine Steuerkate-
gorie, die bei der Steuermeldung an die Finanzbehörden berücksichtigt
werden muss. Inland vor allem V0 bis V2 bzw. V9. EU-Ausland E1 bis E2.
Steuer rechnen Wenn Sie Steuer rechnen markieren, berechnet das System den Steuer-
betrag auf Basis der Steuerkennzeichen der Rechnungspositionen. Stan-
dard: Zeichen setzen
Seite 80
Text Eingabe eines erklärenden Textes zur Belegposition.
Bestellbezug (Art) Ordnen Sie die Rechnung zu. Wählen Sie
• Bestellung/Lieferplan
Belegnummer des Bezugs Gibt einen alphanumerischen Schlüssel an, der einen Einkaufsbeleg ein-
deutig identifiziert.
Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit .
ABBILDUNG 74: RECHNUNGSERFASSUNG MIT BESTELLBEZUG
ABBILDUNG 75: RECHNUNGSPRÜFUNG AMPEL
Ampel – Erklärung
• rot – Saldo ist ungleich Null
• gelb – ungeprüfter Zustand (Einstiegsstatus) bzw. Rechnung wurde zur Zahlung gesperrt
• grün- Saldo ist gleich Null
Ist der Beleg in Ordnung (Ampel auf grün, richtige Konten werden gezogen), kann im Reiter Zahlung
das Basisdatum eingegeben werden.
Seite 81
Detail
ABBILDUNG 76: RECHNUNGSERFASSUNG – KOPFDATEN ZAHLUNG
Basisdatum Dieses Feld beinhaltet das Datum, auf das sich die Fristen für die Skonto-
fälligkeit und die Nettofälligkeit beziehen. Dies ist der Fall bei Belegpositi-
onen auf Kontokorrentkonten.
Bei Belegpositionen auf Sachkonten ist der Posten zu diesem Datum so-
fort fällig, da es keine Skontoangaben gibt.
Bei der Belegerfassung für Kontokorrentkonten wird das Datum ggf. vor-
geschlagen. Voraussetzung ist, dass im Stammsatz des Geschäftspartners
ein Zahlungsbedingungsschlüssel vorgegeben wurde, für den ein Vor-
schlagswert im Beleg gewünscht ist.
Das vorgeschlagene Datum kann überschrieben werden. Sind sämtliche
Skontoprozentsätze (und Tage) nicht befüllt, so ist das Zahlungsfristen-
basisdatum gleich dem Fälligkeitsdatum.
ZahlBed Schlüssel, über den Zahlungsbedingungen in Form von Skontoprozentsät-
zen und Zahlungsfristen definiert werden.
Der Schlüssel wird in Aufträgen, Bestellungen und Rechnungen verwen-
det. Die zugehörigen Zahlungsbedingungen liefern Informationen für die
Finanzdisposition, für das Mahnwesen und den Zahlungsverkehr.
Beim erfassen eines Geschäftsvorfalls kann das Feld für den Zahlungsbe-
dingungsschlüssel auf unterschiedliche Weise gefüllt werden:
- Bei den meisten Geschäftsvorfällen schlägt das System einen im
Stammsatz des Geschäftspartners hinterlegten Schlüssel vor.
- Für die Erfassung von Gutschriften in der Finanzbuchhaltung kann im
Stammsatz ein gesonderter Schlüssel hinterlegt werden. Ist kein solcher
Schlüssel vorgegeben, können Sie den für Rechnungen vorgesehenen
Seite 82
Schlüssel durch Eingabe von * aus dem Stammsatz des Geschäftspart-
ners übernehmen.
Unabhängig davon, ob aus dem Stammsatz ein Schlüssel vorgeschlagen
wird, können Sie beim erfassen einen Schlüssel eingeben.
Zahlweg Zahlweg, über den dieser Posten bezahlt werden soll.
Partnerbank Schlüssel, mit dem bereits in der Belegposition angegeben wird, welche
Bank des Geschäftspartners verwendet werden soll. Dieses Feld ist zu
befüllen, wenn der Partner mehrere Bankverbindungen besitzt und ein
automatischer Zahlungslauf benutzt werden soll.
Ist die Rechnung in Ordnung (Ampel auf grün und Zahlungsbasisdatum eingegeben), kann mit
die Rechnung gebucht werden.
Die Restlichen Reiter sind optional
Hier können u.a. die Belegart und ein abweichenden Rechnungssteller eingegeben werden. Mit dem
Button werden die Detaildaten des Lieferanten angezeigt.
ABBILDUNG 77: RECHNUNGSERFASSUNG – LIEFERANTENDETAILS
Mit dem Button kann man die Verbuchung dieses Beleges im Vorfeld anschauen.
Mit dem Button kann man die Bestellstruktur aktiveren. Diese gibt Auskunft über
schon gebuchte Belege.
Seite 83
ABBILDUNG 78: RECHNUNGSERFASSUNG – BESTELLSTRUKTUR
Für jede Gliederung in der Bestellstruktur ist fest eingestellt, dass die Knoten Lieferant, Bestellnummer
und Bestellposition aufgeklappt angezeigt werden. Die jeweiligen Unterknoten können wahlweise auf-
und zugeklappt werden, sofern sie weitere Informationen enthalten. Abhängig von der Zuordnung
zeigt das System den Inhalt der Bestellstruktur unterschiedlich gegliedert an.
Den Bereich der Bestellstruktur kann man seitlich vergrößern und folgende Daten zu den Geschäftsfäl-
len ablesen:
• gelieferte oder berechnete Menge
• Betrag in Belegwährung. Wenn Einzelposten in unterschiedlichen Belegwährungen gebucht
werden, zeigt das System den Betrag der Summe in Hauswährung an.
• Buchungsdatum
• Belegnummer
5.1.1 Arbeitsvorrat
Mit dem Button wird der Arbeitsvorrat eingeblendet.
ABBILDUNG 79: RECHNUNGSERFASSUNG – ARBEITSVORRAT
Der Arbeitsvorrat wird in den Anwendungen Eingangsrechnung hinzufügen und Eingangsrechnung
vorerfassen verwendet. Im Arbeitsvorrat werden Rechnungsbelege angezeigt, die bereits mit den
Anwendungen Eingangsrechnung hinzufügen oder Eingangsrechnung vorerfassen bearbeitet wurden,
die aber noch nicht gebucht sind. Die Belege werden unter folgenden Knoten angezeigt:
Seite 84
• gemerkte Belege
• vorerfasste Belege
• vollständige Belege
Wahlweise können im gleichen Bereich Arbeitsvorrat oder Bestellstruktur eingeblendet werden.
Um die Rechnungsbelege zu bearbeiten oder anzuzeigen, wird der gewünschten Beleg mit Doppelklick
auf die Belegnummer direkt aus dem Arbeitsvorrat aufgerufen. Die Rechnungsbelege werden i.d.R. im
Änderungsmodus aufgerufen.
Werden die Belege bereits von anderen Mitarbeitern bearbeitet, können Sie diese nur anzeigen.
Der Bereich des Arbeitsvorrats kann seitlich vergrößert werden, dann kann man ggf. folgende Daten
zu den gemerkten oder vorerfassten Belegen ablesen:
• Belegnummer Referenzbelegnummer
• Kreditor
• Betrag in Belegwährung
Funktionsumfang des Arbeitsvorrates:
• Der Arbeitsvorrat wird wahlweise ein- oder ausgeblendet. Dazu betätigt man den Button
oder .
• Man kann den Anzeigebereich des Arbeitsvorrats vergrößern oder verkleinern.
• Man kann die Spaltenbreiten ändern. Diese Änderungen können nicht gesichert werden.
• Man kann den gewünschten Beleg über Doppelklick auf die Belegnummer zur Bearbeitung
auswählen.
5.1.2 Belegkopfdaten
Folgende Registerkarten stehen zur Verfügung:
Grunddaten (Muss-Eingabe)
ABBILDUNG 80: RECHNUNGSERFASSUNG – KOPFDATEN GRUNDDATEN
Seite 85
Hier gibt man wie schon oben beschrieben u. a. das Belegdatum, das Buchungsdatum, den Rech-
nungsbruttobetrag und die Steuerinformationen ein.
Zahlung (bitte jedenfalls Basisdatum eingeben)
ABBILDUNG 81: RECHNUNGSERFASSUNG – KOPFDATEN ZAHLUNG
Hier gibt man u. a. das Zahlungsfristenbasisdatum, die Zahlungsbedingungen, den Zahlweg und die
Bankdaten ein.
Besitzt der Lieferant mehrere Bankkonten, kann hier das richtige Konto über PartnBank ausgewählt
werden. Auch kann hier eine Zahlsperre gesetzt werden.
Steuer (optional)
ABBILDUNG 82: RECHNUNGSERFASSUNG – KOPFDATEN STEUER
Hier werden u. a. Steuerbeträge und Steuerkennzeichen eingegeben, oder Steuer rechnen markiert.
Ist Steuer rechnen markiert, berechnet das System den Steuerbetrag auf Basis der Steuerkennzeichen
der Rechnungspositionen.
Seite 86
Kontakte (optional)
ABBILDUNG 83: RECHNUNGSERFASSUNG – KOPFDATEN KONTRAKTE
Hier ermittelt das System nach erfolgter Zuordnung die Bearbeiter der bisherigen Geschäftsvorfälle.
Notiz (optional)
ABBILDUNG 84: RECHNUNGSERFASSUNG – KOPFDATEN NOTIZ
Hier können Notizen erfasst werden, die bei der Weiterbearbeitung hilfreich sein können.
5.2 Gutschrift erfassen
Logistik → Materialwirtschaft → Logistik-Rechnungsprüfung → Belegerfassung → Eingangsrechnung
hinzufügen
Transaktionscode MIRO
Unter Gutschrift wird hier immer eine Gutschrift vom Lieferanten verstanden. Das buchen einer Gut-
schrift führt also immer zu einer Belastung des Kreditorenkontos.
Gutschriften beziehen sich wie Rechnungen auf bestimmte Bestellungen oder Wareneingänge. Sie
korrigieren die Bestellentwicklung, wenn eine zu große Menge berechnet wurde, z.B. wenn eine Rech-
nung zu hoch war oder eine Teilmenge zurückgeliefert wurde.
Seite 87
Mit dem buchen der Gutschrift wird in der Bestellentwicklung die gesamt berechnete Menge um die
Gutschriftsmenge vermindert.
Wenn die gesamt berechnete Menge nicht reduziert werden soll, müssen Sie die Gutschrift als Nach-
belastung buchen.
ABBILDUNG 85: RECHNUNGSPRÜFUNG GUTSCHRIFT
Vorgang Gutschrift
Der Lieferant hat Ihnen bei der letzten Lieferung zuviel berechnet, z.B.
wurde zum vereinbarten Gesamtpreis weniger geliefert als vereinbart,
oder Sie haben eine Lieferung wegen Qualitätsmängeln teilweise an den
Lieferanten zurückgesendet.
Rechnungsdatum Gibt das Ausstellungsdatum des Originalbelegs an.
Buchungsdatum Datum, unter dem der Beleg in der Buchhaltung bzw. in der Kostenrech-
nung erfasst wird.
Referenz Die Referenzbelegnummer muss die Belegnummer beim Geschäftspartner
enthalten.
Betrag Betrag der Belegposition in Belegwährung. Je nachdem ob das Steuer
rechnen – Kennzeichen gesetzt ist oder nicht, wird der Netto- oder der
Bruttobetrag eingegeben. Standard: Bruttobetrag, außer EU-Länder, dort
netto.
Seite 88
Steuerbetrag Betrag der Umsatzsteuer in der Belegwährung. Dieses Feld wird stan-
dardmäßig automatisch berechnet.
Steuersatz Das Umsatzsteuerkennzeichen steht stellvertretend für eine Steuerkate-
gorie, die bei der Steuermeldung an die Finanzbehörden berücksichtigt
werden muss. Inland V0 bis V2 bzw. V9. EU-Ausland E1 bis E2
Steuer rechnen Markieren Sie Steuer rechnen, berechnet das System den Steuerbetrag
auf Basis der Steuerkennzeichen der Rechnungspositionen.
Text Eingabe eines erklärenden Textes zur Belegposition (optional).
Re Eingangsdatum Gibt an, an welchem Datum die Gutschrift eingegangen ist.
Bestellbezug (Art) Ordnen Sie die Gutschrift zu. Wählen Sie
• Bestellung/Lieferplan
Belegnummer des Bezugs Gibt einen alphanumerischen Schlüssel an, der einen Einkaufsbeleg ein-
deutig identifiziert
Betrag Nettowert der Gutschriftmenge.
Menge Gutschriftmenge
Bestätigen sie die Eingaben mit .
Mit dem Button Kann die Verbuchung dieses Beleges im Vorfeld angesehen werden.
ABBILDUNG 86: BELEGSIMULATION GUTSCHRIFT
Ist der Beleg in Ordnung (Ampel auf grün, richtige Konten werden gezogen, Zahlungsbasisdatum ein-
gepflegt), wird mit die Gutschrift gebucht.
Seite 89
5.3 nachträgliche Belastung
Logistik → Materialwirtschaft → Logistik-Rechnungsprüfung → Belegerfassung → Eingangsrechnung
hinzufügen
Transaktionscode MIRO
Eine Nachbelastung liegt vor, wenn ein Vorgang bereits abgerechnet wurde und nachträglich eine
weitere Rechnung eingeht.
Beim Buchen einer Rechnung als Nachbelastung ist folgendes zu beachten:
• Das System nimmt jede Nachbelastung in die Bestellentwicklung auf.
• Durch das buchen der Nachbelastung schreibt das System den Bestellvorgang nur wertmäßig,
aber nicht mengenmäßig fort. Die berechnete Menge ändert sich nicht, aber es ändert sich
der gesamt berechnete Wert.
• Es kann maximal die bereits berechnete Menge nachbelastet werden. Es ist nicht möglich, ei-
ne Nachbelastung vor einer Rechnung zu buchen. Es erfolgt keine Mengenprüfung gegenüber
der gelieferten Menge. Eine Nachbelastung wird in keinem Fall wegen Mengenabweichung ge-
sperrt.
ABBILDUNG 87: RECHNUNGSPRÜFUNG NACHBELASTUNG
Seite 90
Vorgang Hier wird der Vorgang für die Eingangsrechnung ausgewählt, die Sie er-
fassen möchten:
nachträgliche Belastung
Sie haben von ihrem Lieferanten schon eine Rechnung für die gesamt
gelieferte Ware bekommen. Im Nachhinein sollen noch Frachtkosten be-
rücksichtigt werden, dabei soll die Rechnungsmenge jedoch unverändert
bleiben.
Rechnungsdatum Gibt das Ausstellungsdatum des Originalbelegs an.
Buchungsdatum Datum, unter dem der Beleg in der Buchhaltung bzw. in der Kostenrech-
nung erfasst wird.
Referenz Die Referenzbelegnummer muss die Belegnummer beim Geschäftspartner
enthalten.
Betrag Betrag der Belegposition in Belegwährung. Je nachdem ob das Steuer
rechnen-Kennzeichen gesetzt ist oder nicht, wird der Netto- oder der
Bruttobetrag eingegeben. Standard: Bruttobetrag, außer EU-Länder, dort
netto.
Steuerbetrag Betrag der Umsatzsteuer in der Belegwährung. Dieses Feld wird stan-
dardmäßig automatisch berechnet.
Steuersatz Das Umsatzsteuerkennzeichen steht stellvertretend für eine Steuerkate-
gorie, die bei der Steuermeldung an die Finanzbehörden berücksichtigt
werden muss. Inland V0 bis V2 bzw. V9. EU-Ausland E1 bis E2.
Steuer rechnen Wenn Sie Steuer rechnen markieren, berechnet das System den Steuer-
betrag auf Basis der Steuerkennzeichen der Rechnungspositionen.
Text Eingabe eines erklärenden Textes zur Belegposition (optional).
Bestellbezug (Art) Ordnen Sie die Nachbelastung zu. Wählen Sie
• Bestellung/Lieferplan
Belegnummer des Bezugs Gibt einen alphanumerischen Schlüssel an, der einen Einkaufsbeleg ein-
deutig identifiziert
Betrag Nettowert der Nachbelastung.
Menge Menge, auf die sich die Nachbelastung bezieht
Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit .
Seite 91
Mit dem Button kann die Verbuchung dieses Beleges im Vorfeld angesehen werden.
ABBILDUNG 88: BELEGSIMULATION NACHBELASTUNG
ABBILDUNG 89: RECHNUNGSPRÜFUNG AMPEL
Ampel – Erklärung:
• rot- Saldo ist ungleich Null
• gelb – ungeprüfter Zustand (Einstiegsstatus) bzw. Rechnung wurde zur Zahlung gesperrt
• grün- Saldo ist gleich Null
Die Nachbelastung wird zur Zahlung gesperrt (gelb auf Ampel), wenn die Nachbelastung den Preis
(inklusive den Toleranzgrenzen) in der Bestellung überschreitet.
Wenn der Beleg in Ordnung ist, können Sie mit die Nachbelastung buchen.
5.4 nachträgliche Entlastung
Logistik → Materialwirtschaft → Logistik-Rechnungsprüfung → Belegerfassung → Eingangsrechnung
hinzufügen
Transaktionscode MIRO
Eine Entlastung liegt vor, wenn ein Vorgang bereits abgerechnet wurde und nachträglich eine Gut-
schrift eingeht.
Beim buchen einer Gutschrift als Entlastung ist folgendes zu beachten:
Das System nimmt jede Entlastung in die Bestellentwicklung auf.
Durch das buchen der Entlastung schreibt das System den Bestellvorgang nur wertmäßig aber nicht
mengenmäßig fort. Die berechnete Menge ändert sich nicht, aber es ändert sich der gesamt berech-
nete Wert.
Seite 92
Sie können maximal die Menge entlasten, die bereits berechnet wurde. Es ist nicht möglich, eine Ent-
lastung vor einer Rechnung zu buchen. Es erfolgt keine Mengenprüfung gegenüber der gelieferten
Menge; eine Entlastung wird in keinem Fall wegen Mengenabweichung gesperrt.
ABBILDUNG 90: RECHNUNGSPRÜFUNG ENTLASTUNG
Vorgang nachträgliche Entlastung
Sie haben von ihrem Lieferanten schon eine Gutschrift für die gesamt
gelieferte Ware bekommen. Im Nachhinein sollen Ihnen die Frachtkosten
gutgeschrieben werden, dabei soll die Gutschriftsmenge jedoch unverän-
dert bleiben.
Rechnungsdatum Gibt das Ausstellungsdatum des Originalbelegs an.
Buchungsdatum Datum, unter dem der Beleg in der Buchhaltung bzw. in der Kostenrech-
nung erfasst wird.
Referenz Die Referenzbelegnummer muss die Belegnummer beim Geschäftspartner
enthalten.
Betrag Betrag der Belegposition in Belegwährung. Je nachdem ob das Steuer
rechnen-Kennzeichen gesetzt ist oder nicht, wird der Netto- oder der
Bruttobetrag eingegeben. Standard: Bruttobetrag, außer EU-Lände,r dort
netto.
Seite 93
Steuerbetrag Betrag der Umsatzsteuer in der Belegwährung. Dieses Feld wird stan-
dardmäßig automatisch berechnet.
Steuersatz Das Umsatzsteuerkennzeichen steht stellvertretend für eine Steuerkate-
gorie, die bei der Steuermeldung an die Finanzbehörden berücksichtigt
werden muss. Inland V0 bis V2 bzw. V9. EU-Ausland E1 bis E2.
Steuer rechnen Wenn Sie Steuer rechnen markieren, berechnet das System den Steuer-
betrag auf Basis der Steuerkennzeichen der Rechnungspositionen.
Text Eingabe eines erklärenden Textes zur Belegposition (optional).
Bestellbezug (Art) Ordnen Sie die Entlastung zu. Wählen Sie
• Bestellung/Lieferplan
Belegnummer des Bezugs Gibt einen alphanumerischen Schlüssel an, der einen Einkaufsbeleg ein-
deutig identifiziert
Betrag Nettowert der Entlastung.
Menge Menge, auf die sich die Entlastung bezieht.
Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit .
Mit dem Button können Sie sich die Verbuchung dieses Beleges im Vorfeld ansehen.
ABBILDUNG 91: BELEGSIMULATION ENTLASTUNG
ABBILDUNG 92: RECHNUNGSPRÜFUNG AMPEL
Ampel – Erklärung:
• rot – Saldo ist ungleich Null
• gelb – ungeprüfter Zustand (Einstiegsstatus) bzw. Rechnung wurde zur Zahlung gesperrt
• grün- Saldo ist gleich Null
Ist der Beleg in Ordnung, können Sie mit die Nachbelastung buchen.
Seite 94
5.5 Rechnungsbeleg anzeigen
Logistik → Materialwirtschaft → Logistik-Rechnungsprüfung → Weiterverarbeitung → Rechnungsbeleg
anzeigen
Transaktionscode MIR4
ABBILDUNG 93: RECHNUNGSBELEG AUSWÄHLEN
RechnungsBelegnummer Nummer, die einen Rechnungsbeleg eindeutig identifiziert. Die
Rechnungsbelegnummer ist eindeutig pro Buchungskreis und
Geschäftsjahr.
Geschäftsjahr Geschäftsjahr des Belegs.
Mit dem Button gelangen Sie zum Beleg.
ABBILDUNG 94: RECHNUNGSBELEG ANZEIGEN
Seite 95
Mit dem Button können Sie sich die Folgebelege (Buchhaltungs-, Kostenrechnungsbeleg,
etc.) anschauen.
Sie gelangen vorerst auf folgendes Selektionsbild:
ABBILDUNG 95: RECHNUNGSWESENBELEGE ZUM MATERIALBELEG
Wählen Sie den gewünschten Beleg aus und lassen Sie ihn sich anzeigen. Mit gelangen Sie wie-
der zurück ins Hauptmenü.
Je mehr Module im Einsatz sind, desto mehr Einträge hat die obige Liste. Im Schulungssystem ist neben
der Finanzbuchhaltung und der Kostenrechnung auch die Profit-Center-Rechnung aktiv. Im obigen Menü
sind daher drei Einträge. Wurde vor der Erfassung der Rechnung ein Wareneingang gebucht, kommt es
nur zu Finanzbuchhaltunsgsbelegen.
Seite 96
ABBILDUNG 96: BUCHHALTUNGSBELEG ANZEIGEN
5.6 Storno Rechnungsbeleg
Beim stornieren eines durch die Transaktion MIRO (Logistik Rechnungsprüfung) gebuchten Rech-
nungsbelegs, werden sowohl der Materialbeleg als auch der Buchhaltungsbeleg storniert. Da der
Buchhaltungsbeleg manuell ausgeziffert werden muss (wenn die Zahlung an den Lieferanten von der
Buchhaltung schon gemacht wurde), muss dieser Vorgang immer mit der Buchhaltung abgesprochen
werden.
Logistik → Materialwirtschaft → Logistik-Rechnungsprüfung → Weiterverarbeitung → Rechnungsbeleg stornieren
Transaktionscode MR8M
Zuerst erfolgt die Auswahl des Beleges über folgende Maske:
ABBILDUNG 97: RECHNUNGSBELEG STORNIEREN – AUSWAHL
Seite 97
RechnungsBelegnummer Geben Sie die Belegnummer Ihres Rechnungsbeleges ein. Hier
ist keine Suchhilfe möglich. Falls die Nummer nicht bekannt ist,
suchen Sie den Beleg mittels Transaktion MIR6.
Geschäftsjahr Geben Sie das Geschäftsjahr des Beleges ein. Die Rechnungsbe-
legnummern sind eindeutig pro Geschäftsjahr.
Angabe zur Stornobu-
chung
Stornogrund Wählen Sie mit Hilfe der Eingabemöglichkeiten den richtigen
Eintrag. Standard: 03 (echter Storno in laufender Periode)
Buchungsdatum Geben Sie das Datum ein, mit dem der Beleg in der Buchhaltung
gebucht wird.
Falls Sie vor dem stornieren den Beleg noch anzeigen wollen drücken Sie .
5.6.1 Rechnungsbeleg anzeigen
ABBILDUNG 98: RECHNUNGSBELEG STORNIEREN – BELEG ANZEIGEN
Damit Sie im Storno-Bildschirm zurückkehren, verwenden Sie .
Seite 98
5.6.2 Storno buchen
Durch drücken von wird der Rechnungsbeleg storniert. Es wird also ein Storno-Rechnungsbeleg
erzeugt und ein Buchhaltungsbeleg (die Stornierung des Buchhaltungsbelegs erzeugt die Rechnungs-
prüfung).
WICHTIG: Die Auszifferung des Buchhaltungsbelegs muss manuell von der Finanzbuchhaltung ge-
macht werden.
5.7 Rechnung freigeben
Logistik → Materialwirtschaft → Logistik-Rechnungsprüfung → Weiterverarbeitung → Gesperrte
Rechnungen freigeben
Transaktionscode MRBR
Die Transaktion MRBR zur Rechnungsfreigabe berücksichtigt nur Rechnungen, die mit der Logistik-
Rechnungsprüfung gebucht werden.
Sie bietet zahlreiche Selektionsmöglichkeiten, um die Freigabe auf bestimmte Rechnungen einzu-
schränken. Es lassen sich gesperrte Rechnungen auflisten,
• die wegen Abweichungen gesperrt sind
• in denen manuell einen Zahlsperre gesetzt wurde
• die stochastisch gesperrt wurden
Die Rechnungsfreigabe bietet die Möglichkeit, Rechnungen automatisch oder manuell freizugeben.
5.7.1 Automatische Freigabe
Bei der automatischen Freigabe prüft das System für jeden Sperrgrund, ob er hinfällig geworden ist.
Ist das der Fall, so wird der Sperrgrund gelöscht. Werden in einer Rechnung alle Sperrgründe ge-
löscht, so wird die Rechnung freigegeben.
Der Sperrgrund Preisabweichung konnte bisher nur hinfällig werden, wenn der Bestellpreis geändert
wurde. Jetzt werden bei der Prüfung auch nachträgliche Entlastungen berücksichtigt.
Die automatische Freigabe kann im Hintergrund ausgeführt werden.
5.7.2 Manuelle Freigabe
Bei der manuellen Freigabe erhält man eine Liste der gesperrten Rechnungen. In dieser Liste sind
hinfällig gewordene Sperrgründe farbig gekennzeichnet. Der Anwender kann einzelne Sperrgründe
löschen oder Rechnungen markieren, die freigegeben werden sollen.
Seite 99
ABBILDUNG 99: GESPERRTE RECHNUNGEN FREIGEBEN – EINSTIEGSMASKE
Selektionskriterien ausfüllen:
Zum Beispiel:
Auswahl der gesperrten Rechnungen
Buchungskreis Buchungskreisnummer
Lieferant Lieferantennummer
Verarbeitung
Manuell freigeben Regelt, dass die gesperrten Rechnungen, die den im Gruppenrahmen
Auswahl der gesperrten Rechnungen eingegebenen Kriterien genügen, in
einer Liste angezeigt werden.
Automatisch freigeben Regelt, dass aus den ausgewählten Rechnungen die Sperrgründe Menge,
Preis, Termin und Qualität automatisch gelöscht werden, falls sie nicht
mehr zutreffen. Rechnungen, in denen dabei alle Sperrgründe gelöscht
werden, werden automatisch freigegeben.
Skontotage verschieben Legt fest, dass beim freigeben in den Rechnungen die Skontotage in der
Kreditorenzeile des Buchhaltungsbelegs verschoben werden.
Seite 100
Sperrverfahren
Gesperrt wegen Abwei-
chungen
Legt fest, dass in der Liste der gesperrten Rechnungen nur die angezeigt
werden, die in einzelnen Positionen wegen Abweichungen gesperrt wur-
den.
Manuelle Zahlsperre Legt fest, dass in der Liste der gesperrten Rechnungen nur solche ange-
zeigt werden, die manuell durch das Setzen einer Zahlsperre im Beleg-
kopf gesperrt wurden.
Stochastisch gesperrt Legt fest, dass in der Liste der gesperrten Rechnungen nur solche ange-
zeigt werden, die durch das stochastische Sperren gesperrt wurden.
Mit Betätigen des Buttons gelangen Sie zu folgendem Übersichtsbild der gesperrten Rechnungen,
welche den Selektionskriterien entsprechen.
ABBILDUNG 100: GESPERRTE RECHUNGEN FREIGEBEN – ÜBERSICHT
Die Darstellung dieser Liste kann sich der User nach seinen Bedürfnissen einrichten.
Im folgenden Bild sehen wir jenen Ausschnitt der Liste, welcher die Sperrgründe zu den einzelnen
Belegen zeigt.
Seite 101
ABBILDUNG 101: GESPERRTE RECHUNGEN FREIGEBEN – ÜBERSICHT: SPERRGRÜNDE
Markieren Sie den Sperrgrund, welchen Sie aufheben möchten und betätigen Sie den Button
. Sollten Sie sämtliche Sperrgründe eines Beleges aufheben wollen, dann markieren
Sie die Zeile des gewünschten Beleges und betätigen .
Mit sicheren Sie Ihre Eingaben.
Sind alle Sperrgründe eines Rechnungsbeleges aufgehoben, ist der Rechnungsbeleg zur Zahlung frei-
gegeben.
Seite 102
Persönliche Notizen zum Thema
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