SynerTrade Europas Top-Anbieter für Einkaufsberatung und -technologie Prozesskostenanalyse im Beschaffungsprozess Wie qualifiziert und realisiert man Kosteneinsparungen?

SynerTradeEuropas Top-Anbieter für

Einkaufsberatung und -technologie

Prozesskostenanalyse im

Beschaffungsprozess

Wie qualifiziert und realisiert

man Kosteneinsparungen?

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Warum Prozesskostenanalyse?

Entlastung von operativen Tätigkeiten

Lieferanten-Management

maximieren

Lieferanten-Management

Operative Tätigkeiten

minimieren

Operative Tätigkeiten

StrategischerEinkauf

maximieren

StrategischerEinkauf

Umsetzung der strategischen Aufgaben


Betrachtung der Prozesskosten

Bedarf melden

Bestellung genehmigen

Lieferanten auswählen

Bestellung aufgeben

I. II. III. IV.

V.

Wareneingang buchen

Ware prüfen, kontrollieren

Rechnung prüfen

Lieferant bezahlen

VI. VII. VIII.

0

5

10

15

20

25

I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII.Pro

zeß

koste

n in

€

Quelle : KMPG


Weiteres Beispiel

• Bearbeitungszeit:

162 Minuten

• Prozesskosten

90 EUR

• Durchlaufzeit:

16 Tage


Detaillierteres Beispielse

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och

hoch

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P S D W K V

Bedarfs-träger (BT) 2,5 bei 43 aktiven BT

Zielsetzung:

40 % Prozesskosten-einsparung

Sekundär-aktivitäten

Primär-aktivitäten

Kriterien

Controlling

Einkaufs-Informations-System

Bed

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/

Personalkosten P

Sonstige Kosten S

Durchlaufzeit D

Wertschöpfung W

Kosten-Zeit-Treiber K

Verantwortliche V und Personenjahre BT,

Einkäufer Einkaufs-leiter, KR GB-Leiter

Ein-käufer 2,5

Einkauf Lager 0,5

BTBT, Lager-MA

BT BT 0,25

ZRP 1,5

Buch-haltung 1,5alle externen Belege

0,25

Ist-Personenjahre insgesamt: 9

1,2,3,4

2,3,4, 5 4,5 4


Prozesskosten vs. Wertschöpfung

Wertschöpfungsbeitragniedrig hoch

Proz

essk

oste

n

niedrig

hoch Rechnungs-

prüfung

Bestell-

prozess

Mahn-wesen

Wareneingang

buchen

Rechnungs-

Clearing

Genehmigungs-prozess

Lieferanten-Auswahl


Traditionelle Beschaffung

• Manuell, Papier-basierend

• Lange Durchlaufzeiten (Überlastung operativer Bereich)

• Zeitintensiv, komplex, fehleranfällig

Bedarfsträger Rechnungswesen Einkaufsabteilung Wareneingang Lieferant

Bedarf erfassen/Bedarfszettel

Bestellung prüfen/genehmigen

Lieferant wählen

Bestellung erfassen/aufgeben Ware liefern

Ware prüfen

Ware lagern/verbuchen/verteilen

Ware prüfen

Rechnung manuellerfassen

Rechnung/verbuchen/Zahlung

Rechnung stellen

Quelle:Schäffer H., Höll S., Schönberg T. (1999): Buy direct – Eine Intranet-basierende Geschäftsprozessoptimierung im Einkauf, in:Scheer, A. W., Nüttgens, M. (Hrsg.), Electronic Business Engineering, Heidelberg 1999, S. 505-519.

manuell


Neue Wege in der Beschaffung

• Internet- / Intranet-basierend

• Katalog-orientiert

• Weitgehend automatisiert

Bedarf vorhanden

Bestellantragformulieren

Antrag prüfen/genehmigen

Bearbeiten/Ware liefern

Ware prüfen

Rechnungverbuchen/Zahlung

eProcurement-Lösung

Multi-Lieferanten-Katalog

Such- /Vergleichs-möglichkeiten

Genehmigungs-workflow

Elektronische Rechnung

ElektronischeBestellung

Budget überzogen

Budget o.k.

Elektronischer Lieferschein

Bedarfsträger Rechnungswesen Einkaufsabteilung Wareneingang Lieferant

Automatisiert bzw. Systemunterstützt

LiefervereinbarungPreisfixierung

Evtl. Bedarfsbearbeitung


Verbesserungspotenziale

Bereitstellung elektronischer Lieferantenkataloge

Genehmigungsverfahren mit Workflowsteuerung

Elektronische Bestellung (z. B. über Web-EDI)

Integration in Warenwirtschaft / ERP-System

Einheitliche Lieferantenanbindung durch

standardisierte Schnittstellen

Automatisierung der Rechnungsprüfung


Praxisbeispiel


Business Case Arzneimittel-Hersteller

• Reduzierung der Durchlaufzeit einer Bestellung von

acht auf 1,5 Werktage

• Löschen von 250.000 Artikeln aus SAP MM

• Einsparung von SAP-Lizenzen

• Prozesskosteneinsparung ca. 2 Mio EUR p. a. (40.000

line items)

• Projektkosten: ca. 300.000 EUR

Zwei Standorte

Anbindung SAP R/3 und BPCS (SSA)


Kritische Erfolgsfaktoren

• Möglichst hohe Rahmenvertragsquote

• ERP-Integration, Vermeidung von Medienbrüchen

• eReadiness der Lieferanten

• Qualität der Kataloge

• Qualität der Katalogsuchmaschine

• Einheitliche Datenbasis (Kreditoren, Artikel, ...)

• Einheitliche Einkaufskennzahlen


Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.

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