Microsoft Digital Pharma

Die nächste Generation von Innovationen für Chemie und Pharma

Zusammenfassung des Themas / Lösungsbeschreibung

BancTec liefert Soft- und Hardwarelösungen zum Scannen, Erkennen, Archivieren, Verwalten (DMS) und Verteilen (Business ProcessManagement) von Dokumenten und Informationen. BancTec hat zahlreiche vertikale und horizontale Lösungen entwickelt.

Vertikale Pharmalösung: Verwaltung und Archivierung von Patentschriften (und Verträgen):

eFIRST „Patent“ steuert und überwacht vom ersten Entwurf der Patentschrift bis zur Patenterteilung das gesamte Verfahren per Workflow. Die einzelnen Schritte werden revisionssicher archiviert und erlauben eine Rückverfolgung aller Schritte.

Zusammenfassung des Themas / Lösungsbeschreibung

Horizontale Lösungen, die auch für den Pharmabereich von Interesse sind:

Invoice Portal: automatische Rechnungsverarbeitung:Automatisierte Erkennung, Verteilung und Genehmigungsverfahren von Eingangsrechnungen mit eFIRSTCapture von BancTec und Microsoft SharePoint Portal Server

Mailroom Lösungen: Automatisierte Erkennung, Verteilung und Verwaltung der kompletten Eingangspost mit eFIRST Mailroom von BancTec, Microsoft Office 2003 und SharePoint Portal Server

eMail Management/eMail Compliance :Verwaltung und Archivierung von eMails mit Office 2003 und eFIRST Archive von BancTec, Zugriff aus Office 2003 und SharePoint Portal Server.

Zielgruppe

Patentlösung: Patentabteilung, Abteilung CompetitiveIntelligence, Abteilung Intellectual Property, Entwick-lungsabteilungen von Pharma-unternehmen – alle Größen

Rechnungsverarbeitung:Abteilung Finanzen – ab einem Rechnungsaufkommen von ca. 200 Rechnungen am Tag

Mailroom Lösung/eMail-Management: grundsätzlich alle Abteilungen – alle Größen

Einsatzbereiche

Patentlösung: Forschungs-, Entwicklungs-und Patentabteilung

Invoice Portal: Finanzen / Buchhaltung

Mailroom Lösung, eMailCompliance: alle Abteilungen

Ansprechpartner

Patentlösung/Vertragsver-waltung: Forschung & Entwicklung, Fachabteilung, Patentabteilung

Invoice Portal: Fachabteilung, d.h. CFO, Leiter Buchhaltung, Rechnungswesenleiter o.ä.

Mailroom: Unternehmens-leitung, Org-Abteilung

eMail: IT, Customer CareCenter

Schlechte Verfügbarkeit aktueller Informationen, mangelnde Versionskontrolle

Mangelnde Effizienz in der Teamarbeit

Lange Durchlaufzeiten bei Erstellung/Freigabe von Anträgen

Keine Fristüberwachung

Value Propositions

Lösung: Einsatz von eFirst Patent mit SharePoint Portal Server für kollaboratives Arbeiten über den gesamten Prozess der Patententstehung unter Berücksichtigung spezifischer Regularien

Patent – und Vertragsverwaltung

Hohe Kosten (im Schnitt € 10,– pro Rechnung)

Fehlerhafte Buchungen

Doppelarbeit und unnötige Kopien

Rechnungen bleiben liegen

Sconti bleiben ungenutzt

Keinen Überblick über die tatsächliche Liquidität

Value Propositions

Lösung: Abbau der manuellen Tätigkeiten und Erhöhung der Automati-sierung der Prozesse über IT-gestützte Workflows und zentrale Datenhaltung, mit unternehmensweitem Zugriff über SharePointPortal-Technologie

Rechnungsportal

Ineffizienter Umgang mit der Post

Medienbrüche

Unkontrollierter Fluss von Papierdokumenten

Kein zentrales Dokumentenablagesystem

Zusammenarbeit an Dokumenten nicht möglich

Keine Prozessunterstützung und revisionssichere Archivierung

Value Propositions

Lösung: Konsequente Digitalisierung der Kommunikation, Einbindung papiergebundener Kommunikation in durchgängig elektronischen Kommunikations-Workflow, durchgängige elektronische Bearbeitung aller Geschäftsprozesse inkl. Nachvollziehbarkeit

Mailroom-Lösung

eMail Flut, überquellende Mailboxen

Verwaltung und ordentliche Speicherung fast unmöglich

Langwierige Suche nach Informationen

Trennung der Infos, die in eMails schlummern und anderen wichtigen, dazugehörenden Unternehmensinformationen

Storagekosten explodieren

Value Propositions

Lösung: Intelligente und übergreifende Organisation bestehender Speichersysteme für effizientes Informationsmanagement und revisionssichere Langzeitarchivierung

eMail Management/eMail Compliance

Mehrwert für die Kunden

Patent – und Vertragsverwaltungverwaltung

Vollständige elektronische Verfügbarkeit der Dokumente und Informationen

Gewährleistung der Aktualität

Durchgängige, strukturierte, sichere und zentrale Ablage

Gemeinsame Ablage von Dokumenten und Vorgängen

Gemeinsame Erstellung

Höhere Produktivität der Mitarbeiter

Kürzere Durchlaufzeiten

Leichtere Einhaltung von Fristen

Mehrwert für die Kunden

Rechungsportal

Erhöhte Produktivität

Automatisierung von Anerkennungs- und Weiterleitungsprozessen

Reduzierte Suchzeiten durch zentrales Dokumentenablagesystem

Transparenz und Kontrolle

Jederzeit Statuskontrolle für Rechnungen

Bessere Liquiditätsplanung

Abbau von Papierdokumenten innerhalb des Unternehmens

Hohe Dokumentensicherheit

Kosteneinsparung

Wahrung von Scontofristen

Personaleinsparungen

Mehrwert für die Kunden

Mailroom-Lösung

Abbau von Papierdokumenten durch elektronische Verfügbarkeit

Workflow-gestützte Zustellung, Freigabe, Statusüberwachung und Abarbeitungskontrolle

Zentrales Dokumentenablagesystem

Zusammenarbeit an Dokumenten

Revisionssichere Archivierung

Hohe Frontendfunktionalität

Einfache Bedienbarkeit

Mehrwert für die Kunden

eMail Management/eMail Compliance

Einhaltung aller Vorschriften zur revisionssicheren Archivierung(GDPdU= Archivierung steuerrelevanter eMails)

Migration von Exchange Servern wird einfacher

Lösung setzt am Anfang des Lebenszyklusprozesses von eMails an:

Einfaches Finden von eMails im Geschäftszusammenhang

Teilung von Wissen

Bessere und schnellere Entscheidungen

Höhere Produktivität

Zufriedenheit der Mitarbeiter

Compliance

Rechnungsverarbeitung:Einsparungen pro Rechnung von 10-20 € auf 2-6 €. ROI ist dann Abhängig von der Anzahl der Rechnungen.

Für alle Lösungen individuell auf den Kunden zugeschnittene ROI-Berechnungen

ROI-/TCO-Berechnung

Skalierbarkeit der Lösung

Alle BancTec Lösungen skalieren im Erfassung- und Archivierungsbereich unbegrenzt. Beispiel: Größter Dokumentenpool mit 8 Mrd. Dokumenten

Beschreibung der Microsoft Plattform

Voraussetzungen für den Einsatz der Lösung

Microsoft SQL Server

Microsoft Windows 2003

Microsoft SharePoint Portal Server

Microsoft Office 2003

Microsoft Windows XP

Referenzen/Referenzinstallationen

Dynevo GmbH: Mailroomlösung

Die Dynevo ist der Mediendienstleister im Verbund der Bayer Business Services GmbH, des Kompetenzzentrums des Bayer-Konzerns für IT-basierte kaufmännische und wissenschaftliche Services.

Kurzprofil des Unternehmens

BancTec Deutschland GmbH ist seit über 30 Jahren einer der weltweit führenden Anbieter von ECM Lösungen. BancTecsPortfolio reicht von hochperformanten Scan-Applikationen bis zu komplexen Dokumentenmanagement-, Workflow und Archivierungslösungen.

BancTec beschäftigt mehr als 3.200 Mitarbeiter weltweit. Hauptsitz des Unternehmens ist Dallas, Texas. In Deutschland unterhält BancTec Niederlassungen in Langen und Bielefeld.

BancTec ist Mitglied in Microsofts Competence Center ECM –cc.ecm.

Großkonzerne aus unterschiedlichsten Branchen haben sich für BancTec als zuverlässigen strategischen Partner entschieden. Mehr als 5.000 Kunden setzen auf Lösungen von BancTec.

Ansprechpartner und weitere Informationen

Ansprechpartner

Ralf KastnerTel. +49 163 5071-604E-Mail: Ralf.Kastner@banctec.de

Wo sind weitere Informationen zu finden?

www.banctec.de