MS Project - fhdo-winkels.de · l MS Project legt eine Vorgangsverknüpfung der Art "Ende-Anfang" an, wobei zunächst ein Vorgang abgeschlossen sein muss, bevor der nächste Vorgang

MSProject.ppt/HMW/17.03.00

MS Project

1

Prof. Dr. Heinz-Michael Winkels, FH-Dortmund

DV in der Produktion

MS Project

Crash KursBasis: MS Project 98

Dortmund, November 1998

Prof. Dr. Heinz-Michael Winkels, Fachbereich Wirtschaft FH DortmundEmil-Figge-Str. 44, D44227-Dortmund, TEL.: (0231)755-4966, FAX: (0231)755-4902


MS Project

2



Allgemeine Vorgehensweise 3

Grobe ProjektplanungFestlegung Projektanfang 4Eingabe von Vorgängen 6Eingabe Vorgangsdauer 8Eingabe Vorgangsverknüpfung 10Eingabe Ressourcen 12Eingabe Kosten für Ressourcen 14Anzeige kritischer Weg 16Ausdruck 19

Detaillierte Projektplanung 21Straffung Projekttermine 22Senkung Kosten 24Reduktion Ressourcenüberlastung 28

ProjektüberwachungErstellung Basisplan 34Eingabe aktueller Daten 35Anpassung des Projektplans 38

Aufgaben 39

SeiteInhalt


MS Project

3



Allgemeine Vorgehensweise: Der Microsoft Wegweiser


MS Project

4



à Festlegen des Projektanfangstermins

l Erstellung eines neuen Projektplans – Anlegen einer neuen Datei

– Bestimmung des Anfangs- oder Endtermins des Projekts

o Wenn Sie keinen bestimmten Anfangs- oder Endtermin für das Projekt eingeben, verwendet Microsoft Project automatisch das aktuelle Datum als Anfangstermin.

– Eingabe allgemeiner Projektinformationen

l Vorgehen:– Auf das Icon Neu klicken.

– Anfangs- bzw. Endtermin für das Projekt eingeben.

o Anfangstermin: im Feld Anfangstermin den gewünschten Beginn des Projekts eingeben.

o Endtermin: im Feld Berechnung vom Projektendtermin anklicken im Feld Endtermin einen Endtermin eingeben, von dem aus die Terminplanung des Projekts vorgenommen werden soll.

l Nachträgliche Änderung– Projektinformationen können jederzeit neu festgelegt werden:

o im Menü Projekt auf Projekt-Info klicken.

Grobe Projektplanung


MS Project

5



à Festlegen des Projektanfangstermins: Beispiel

l Legen Sie den Anfangstermin auf den 1.1.1999

... Grobe Projektplanung


MS Project

6



à Eingabe von Vorgängen

l Eingabe aller wichtigen Vorgänge des Projekts in der ungefähren Reihenfolge, in der diese voraussichtlich zu bearbeiten sind.

l Vorgehen:– In der Ansichtsleiste auf Balkendiagramm (Gantt) klicken.

– Im Feld Vorgangsname den Namen des Vorgangs eingeben.

– EINGABETASTE drücken.

l Regeln für Vorgänge:– Im Allgemeinen sollte ein Vorgang jedoch nicht länger als zwei Wochen beanspruchen.

– Er sollte umfangreich genug sein, um ihn als wesentliches "Arbeitspaket" definieren zu können,

– jedoch auch gleichzeitig klein genug, um sein Voranschreiten regelmäßig überwachen und Probleme frühzeitig erkennen zu können.



MS Project

7



à Eingabe von Vorgängen: Beispiell Aufbau eines NT-Netzwerkes



MS Project

8



à Eingabe der Dauer von Vorgängen

l Wenn Sie einen Vorgang eingeben, ordnet ihm Microsoft Project automatisch eine Dauer von einem Tag zu.

l Änderung der Dauer:

– Auf der Ansichtsleiste auf Balkendiagramm (Gantt) klicken .

– Im Feld Dauer die gewünschte Dauer des Vorgangs eingeben.

o Angabe der Dauer von Vorgängen: in Minuten, Stunden oder Wochen

– EINGABETASTE drücken.

l Nach Eingabe der Vorgangsdauer berechnet MS Project die jeweiligen Anfangs- und Endtermine.



MS Project

9



à Eingabe der Dauer von Vorgängen: Beispiel

mit Meilensteinen:



MS Project

10



à Verknüpfen von Vorgängen

l Um eine bestimmte Reihenfolge festzulegen werden voneinander abhängige Vorgänge miteinander verknüpft und eingegeben, in welcher Weise die Vorgänge zusammenhängen.

l Vorgehen:– Auf der Ansichtsleiste auf Balkendiagramm (Gantt) klicken.

– Im Feld Vorgangsname zwei oder mehr Vorgänge markieren, die miteinander verknüpft werden sollen. (SHIFT- oder Strg-Tasten nutzen)

– Auf Vorgänge verknüpfen klicken.

l Alternatives Vorgehen:– Graphische Verknüpfung durch rechte Maustaste und Ziehen der Verbindung bis auf Zielvorgang

l MS Project legt eine Vorgangsverknüpfung der Art "Ende-Anfang" an, wobei zunächst ein Vorgang abgeschlossen sein muss, bevor der nächste Vorgang beginnen kann.

– Es auch andere Verknüpfungsarten gewählt werden, wie z.B.

o „Anfang-Anfang“oder

o „Ende-Ende“

o „Anfang-Ende“.

– Doppelklick auf den Verknüpfungspfeil!



MS Project

11



à Verknüpfen von Vorgängen: Beispiel



MS Project

12



à Zuordnen von Ressourcen

l Die meisten Vorgänge erfordern eine Ressource zur Erledigung der anfallenden Arbeiten. – eine Person, – ein Ausrüstungsgegenstand, – ein Gebäude oder – ein beliebiges Element, das zur Bearbeitung eines Vorgangs erforderlich ist.

l Vorgehen:– Auf der Ansichtsleiste auf Balkendiagramm (Gantt) klicken.

– Im Feld Vorgangsname den Vorgang auswählen, dem eine Ressource zugeordnet werden soll.

– Auf Icon Ressourcen zuordnen klicken.

– Im Feld Name die Ressource wählen, die dem Vorgang zugeordnet werden soll.

o Wenn die Ressource nicht bereits in der Liste enthalten ist, den Namen der gewünschten Ressource im Feld Name eingeben.

– Auf Zuordnen klicken.

– Ein Häkchen links neben dem Feld Name deutet darauf hin, dass die Ressource dem gewählten Vorgang zugeordnet wurde.

l Anmerkung– Ressourcen kann Teilzeitarbeit oder Überstunden zugeordnet werden (Prozentsatz).– Vorgängen können mehrere Ressourcen zugewiesen werden. – Die Arbeitsstunden von Ressourcen sind im Ressourcenkalender eingetragen.



MS Project

13



à Zuordnen von Ressourcen: Beispiel



MS Project

14



à Eingabe von Kosten pro Ressource

l Eingabemöglichkeiten

– die Standardkosten,

– die Kosten für Überstunden sowie

– die Kosten pro Einsatz zusammensetzen.

l Vorgehen:

– Auf der Ansichtsleiste auf Ressource: Tabelle klicken.

– Im Menü Ansicht auf Tabelle und anschließend auf Kosten klicken.



MS Project

15



à Eingabe von Kosten pro Ressource: Beispiel

ergibt über Ansicht/ Tabelle / Kosten:



MS Project

16



à Anzeige des kritischen Weges

l Wenn der Projektterminplan gestrafft werden soll, müssen zunächst die Vorgänge ausfindig gemacht werden, die zur Verzögerung des Terminplans führen, die sogenannten Vorgänge des kritischen Weges.

l Sobald die Vorgänge des kritischen Weges ermittelt sind, kann man den Terminplan straffen, indem die Vorgänge auf dem kritischen Weg entsprechend anpasst werden.

l Vorgehen

– Auf der Ansichtsleiste auf Balkendiagramm (Gantt) klicken.

– Auf den Balkenplan-Assistent klicken.

– Den Anweisungen des Balkenplan-Assistenten folgen, um Vorgänge des kritischen Weges zu formatieren.



MS Project

17



à Anzeige des kritischen Weges (Forts.)

l Format/ Textarten


l Format/ Balkenplan-Assistent


MS Project

18



à Anzeige des kritischen Weges (Forts.): Beispiel

l mit Kalenderwechsel über Format/ Zeitskala

l ergibt:



MS Project

19



à Ausdrucken des Projektplans

l Drucken zur Überprüfung der detaillierten Ausarbeitung– Ansicht Balkendiagramm (Gantt) oder

– eine andere Ansicht in Microsoft Project

– Die einzelnen Ansichten können nach individuellen Vorstellungen angepasst und ausgedruckt werden.

l Vorgehen:– Ansicht wählen/zusammenstellen

– Auf Drucken klicken.



MS Project

20



à Ausdrucken des Projektplans: Beispiel

l Netzplandiagramm PERT

l nach manueller Verschiebung der PERT-Kästchen: – Maus auf den Rand bis Fadenkreuz erscheint, dann verschieben



MS Project

21



à Situation

l Sie haben einen ersten Projektplan erstellt, doch dieser erfüllt u.U. noch nicht die von Ihnen gestellten Anforderungen. Wenn Sie sich beispielsweise nach dem aktuellen Plan richten, dauert Ihr Projekt möglicherweise zu lange oder verursacht zu hohe Kosten. Um diese und andere Probleme zu beheben, müssen Sie eine Feinabstimmung des Projektplans vornehmen, d.h. den Projektplan detailliert ausarbeiten.

à Möglichkeiten

l Den Projektterminplan straffen

l Die Kosten senken– von Vorgängen

– von Ressourcen

l Sicherstellen, dass die Ressourcen die ihnen zugeordnete Arbeit in der verfügbaren Zeit erledigen können

Detaillierte Projektplanung


MS Project

22



à Straffen des Projektterminplans

l Sobald die Vorgänge des kritischen Weges ermittelt sind, können diese auf vielfältige Weise angepasst werden:

– Vorgänge anpassen, die sich am stärksten auf den Terminplan auswirken und

– am flexibelsten geändert werden können.

l Möglichkeiten

– Einen Vorgang löschen

– Die Dauer eines Vorgangs ändern, um auszudrücken, dass sich dessen Umfang reduziert hat

– Einem Vorgang mehr Ressourcen zuordnen

– Überstunden zuordnen, um die Anzahl der Vorgänge des kritischen Weges zu reduzieren

– Anordnungsbeziehungen überprüfen, um festzustellen, ob ein Vorgang früher beginnen kann.

... Detaillierte Projektplanung


MS Project

23



à Straffen des Projektterminplans: Beispiel:

l Erweiterung der Ressourcen

l Einführen von Überstunden



MS Project

24



à Senken von Kosten

l Sobald die Verteilung der Projektkosten feststeht, sollten die Möglichkeiten der Kostensenkung für die höchsten Kostenfaktoren geprüft werden.

l Im Allgemeinen lassen sich die Projektkosten wie folgt senken:

– Durch Streichung bestimmter Vorgänge aus dem Projekt, wobei sich der Umfang der einzelnen Vorgänge

reduziert, so dass sie weniger Bearbeitungszeit benötigen und kostengünstiger durchgeführt werden

können.

– Durch Verwendung von weniger oder kostengünstigeren Ressourcen.

l Möglichkeiten

– Einen Vorgang löschen

– Die Dauer eines Vorgangs ändern, um auszudrücken, dass sich dessen Umfang reduziert hat

– Eine kostenintensive Ressource aus einem Vorgang entfernen

– Einem Vorgang eine kostengünstigere Ressource zuordnen



MS Project

25



à Senken der Kosten (Forts.)

l Ansehen der Kosten pro Vorgang

– Wenn die Kosten des gesamten Projekts das eingeplante Budget übersteigen, müssen möglicherweise

die Gesamtkosten jedes einzelnen Vorgangs untersucht werden, um zu ermitteln, an welchen Stellen

Änderungen vorgenommen werden können.

– Vorgehen

o Auf der Ansichtsleiste auf Balkendiagramm (Gantt) klicken.

o Im Menü Ansicht auf Tabelle, und anschließend auf Kosten klicken.

o Den Trennbalken nach rechts ziehen, um das Feld Gesamtkosten sehen zu können.



MS Project

26



à Senken der Kosten (Forts.)

l Ansehen der Kosten pro Ressource

– Pro Ressource:

o die Standardkosten,

o die Kosten für Überstunden sowie

o die Kosten pro Einsatz

– Vorgehen:

o Auf der Ansichtsleiste auf Ressource: Tabelle klicken.

o Im Menü Ansicht auf Tabelle und anschließend auf Kosten klicken.

– Grafische Darstellung der Ressourcengesamtkosten:

o Sie in der Ansichtsleiste auf Ressource: Grafik klicken,

o Im Menü Format auf Einzelheiten, und anschließend auf Kosten oder Kumulierte Kosten klicken.



MS Project

27



à Senken der Kosten (Forts.): Beispiel

l Durch die Überstunden haben sich die Kosten erhöht



MS Project

28



à Reduzierung von Ressourcenüberlastungen

l Geringere Ressourcenüberlastungen lassen sich u.U. nicht umgehen, z.B. – weniger als eine Stunde pro Tag,

– oder weil sie möglicherweise nicht relevant genug für eine Beseitigung sind.

l Möglichkeiten zur Beseitigung von größeren Überlastungen bzw. Kapazitätsüberschreitungen von Ressourcen

– Ressourcenüberlastungen automatisch beseitigen

– Einem Vorgang zusätzliche Ressourcen zuordnen und dabei gleichzeitig die Arbeitsstundenzahl der

überlasteten Ressource senken

– Andere Arbeitsstunden und Abwesenheitstage für eine Ressource festlegen

– Das einer Ressource zugeordnete Arbeitsvolumen reduzieren



MS Project

29



à Reduzierung von Ressourcenüberlastungen (Forts.)

l Überprüfen der Arbeitsauslastung von Ressourcen

– Infos zur Überlastung/Auslastung von Ressourcen gibt es über die Ansicht Ressource: Einsatz.

o Gesamtarbeitsstunden jeder Ressource,

o die Arbeitsstunden der einzelnen Ressourcen pro Vorgang sowie

o die Arbeitsstunden pro Zeitabschnitt

o Überlastete Ressourcen sind hervorgehoben und werden im Feld Indikatoren mit einem Symbol dargestellt.

– Vorgehen:

o Auf der Ansichtsleiste auf Ressource: Einsatz klicken.

– Anmerkung:

o Wenn im Zeitskalenbereich der Ansicht Ressource: Einsatz Nummernzeichen (##) erscheinen,

sind die Spalten der Zeitskala nicht breit genug, um die jeweiligen Informationen anzuzeigen.

o Zum Ändern der Spaltenbreite im Menü Format auf Zeitskala klicken und dann den Wert für die

Spaltenbreite im Feld Vergrößerung erhöhen.



MS Project

30






MS Project

31




l automatischer Kapazitätsableich und Erhöhung des maximalen Einsatzes pro Ressource



MS Project

32




l mit erneuter Veränderung der Ressourcenzuordnung



MS Project

33



à Reduzierung von Ressourcenüberlastungen (Forts.)l neue Ressourcenauslastung



MS Project

34



à Erstellen eines Basisplans

l Situation:– Der Anfangsprozess der Projektplanerstellung ist abgeschlossen:

o Vorgänge eingegeben,

o Abhängigkeiten festgelegt,

o Ressourcen zugeordnet und

o Terminplan genau abgestimmt haben

l Sinn und Zweck eines Basisplans

– Durch Vergleichen der Informationen des Basisplans mit dem aktualisierten Terminplan im Verlauf des Projekts können Unstimmigkeiten schnell aufgespürt und beseitigt werden.

– Nach Abschluss des Projekts kann der Basisplan benutzt werden, um zukünftige, ähnliche Projekte besser planen zu können.

l Vorgehen:

– Im Menü Extras auf Überwachung und anschließend auf Basisplan speichern klicken.

– Auf Gesamtes Projekt oder Ausgewählte Vorgänge klicken, um den gewünschten Teil des Terminplans zu speichern.

Projektüberwachung


MS Project

35



à Eingabe von aktuellen Daten

l Der Projektterminplan kann beliebig oft aktualisiert werden, um den Fortschritt des Projekts zu überwachen.

– Anhand der gespeicherten Informationen zum Basisplan kann der ursprüngliche Plan mit dem aktuellen Status verglichen und so der Fortschritt des Projekts ermittelt werden.

l Möglichkeiten

– Den aktuellen Anfang bzw. das aktuelle Ende eines Vorgangs aktualisieren

– Den Fortschritt eines Vorgangs in Form einer Prozentanzeige aktualisieren

– Ermitteln, ob die einzelnen Vorgänge gemäß Terminplan beginnen bzw. enden

– Ermitteln, ob sich die Kosten der einzelnen Vorgänge innerhalb oder außerhalb des eingeplanten

Budgets bewegen

... Projektüberwachung


MS Project

36



à Eingabe von aktuellen Daten: Beispiel



MS Project

37



à Eingabe von aktuellen Daten: Beispiel

l Tabelle und Balkendiagramm auf Überwachung einstellen– rechte Laufleiste

– Ansicht/ Tabelle / Überwachung



MS Project

38



à Anpassen des Projektplans

l Beim Aktualisieren des Projektplans werden möglicherweise Probleme entdeckt, die den Erfolg des Projekts gefährden.

– Wurde ein Vorgang des kritischen Weges z.B. später als geplant abgeschlossen, so ist aus dem Terminplan ersichtlich, dass voraussichtlich damit auch das Projekt verspätet abgeschlossen wird. Der Projektplan muss entsprechend angepasst werden, um auftretende Probleme zu beheben.

l Möglichkeiten

– Projektterminplan straffen

– Kosten von Vorgängen senken

– Kosten von Ressourcen senken

– Sicherstellen, dass die Ressourcen die Ihnen zugeordnete Arbeit in der verfügbaren Zeit erledigen

können

– Die Fortsetzung der verbleibenden Arbeit an einem Vorgang auf einen späteren Zeitpunkt terminieren



MS Project

39



l Benutzen Sie die Vorlage semesterfete00.mpp zum Aufbau eines Projektplanes für die Semester-Eröffnungsfeier des FB9 der FH-Do.

– Modifizieren Sie in adequater Weise die Vorgänge

– Verknüpfen Sie die Vorgänge

– Fügen Sie Ressourcen bei

– Fügen Sie Kosten hinzu

l Benutzen Sie die Vorlage bauplan00.mpp zum Aufbau eines Projektplanes für den Bau eines Lagers mit Lagertechnik.





l Benutzen Sie die Vorlage dvprojekt00.mpp zum Aufbau eines Projektplanes für die Einführung eines integrierten DV-Systems für ein Industrieunternehmen.





Aufgaben zu MS-Project


MS Project

40



l Maschinen-Reihenfolge-Planung

In dem Beispiel MaschAuftrPlan00.mpp sind für die Aufträge A, B und C die Reihenfolgen und Zeiten auf den Maschinen 1 bis 4 dargestellt.Auf einer Maschine können dabei nicht gleichzeitig 2 verschiedene Aufträge gefertigt werden.

Ermitteln Sie über MS-Project die optimale (d.h. kürzeste) Auftragsreihenfolge!

... Aufgaben zu MS-Project

Documents

MS Project - fhdo-winkels.de · l MS Project legt eine Vorgangsverknüpfung der Art "Ende-Anfang" an, wobei zunächst ein Vorgang abgeschlossen sein muss, bevor der nächste Vorgang