Grundlagen elektronischer Aktenfأ¼hrung Akte Vorgang Dokument Akte Vorgang Dokument Container fأ¼r thematisch

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  • Grundlagen elektronischer Aktenführung

    Akte – Vorgang – Dokument

    Oder: Was verbirgt sich hinter dem Begriff „Objekthierarchie“?

    Hinweis: Animationen vorhanden. Bitte im Präsentationsmodus starten (Taste „F5“)

  • 2 Elektronische Aktenführung

    Objekthierarchie

    Beispiele

    Was ist „Objekthierarchie“?

    2

    AGENDA

    1

  • Kapitel 1

    WAS IST „OBJEKTHIERARCHIE“?

  • 4 Elektronische Aktenführung

    Objekthierarchie

    WAS IST „OBJEKTHIERARCHIE“?

    Definition

    Akte

    Vorgang

    Dokument

    Container für thematisch verwandte Vorgänge.

    Zusammenstellung aller Dokumente zur

    Bearbeitung eines Geschäftsvorfalls.

    Kleinste zusammengehörige Einheit

    (z. B. Schreiben, Bericht, Tabelle).

    Unter Objekthierarchie versteht man die Einteilung von

    Schriftgut in die dreigliedrige Grundstruktur:

  • 5 Elektronische Aktenführung

    Objekthierarchie

    Und wie arbeite ich mit der

    Objekthierarchie?

  • 6 Elektronische Aktenführung

    Objekthierarchie

    BEARBEITUNG

    Es können beliebig viele Akten angelegt werden.

    Zu jeder Akte können beliebig viele Vorgänge angelegt werden.

    In jedem Vorgang werden sämtliche Dokumente zu einem

    Geschäftsvorfall abgelegt. Vorgänge können deshalb ganz

    unterschiedlich umfangreich sein.

  • 7 Elektronische Aktenführung

    Objekthierarchie

    BEARBEITUNG

    Wie wird ein Vorgang gebildet?

    Jeder Vorgang hat einen klar benennbaren Anfang und ein bestimmbares Ende:

    Anfang:

    Dokument, das einen Geschäftsvorfall

    anstößt

    Zum Beispiel: Anfrage, Antrag,

    Arbeitsauftrag, Start einer Projektphase

     Die Bearbeitung beginnt. Ein Vorgang

    wird angelegt.

    Ende:

    Dokument, das einen Geschäftsvorfall

    beendet

    Zum Beispiel: Beantwortung der Anfrage,

    Bescheid, Arbeitsergebnis, Ende einer

    Projektphase

     Die Bearbeitung ist beendet. Der

    Vorgang wird formal abgeschlossen

    (z.d.A.-Verfügung).

  • 8 Elektronische Aktenführung

    Objekthierarchie

    BEARBEITUNG

    Zeitliche Abgrenzung bei sich

    wiederholenden Ereignissen, z.B.

    • Dienstbesprechungen

    • Gremiensitzungen

    Zeitschnitt für jedes Kalenderjahr, für

    jede Besprechung / Sitzung …

    Inhaltliche Abgrenzung nach konkreter

    Aufgabe, z.B.

    • Bearbeitung eines Antrags

    • Beantwortung einer Anfrage

    • Erledigung einer Arbeitsaufgabe

    • Bearbeitung einer Projektphase

    Wie wird ein Vorgang gebildet?

    Eine detaillierte Erläuterung anhand von Beispielen folgt ab Folie 11.

  • 9 Elektronische Aktenführung

    Objekthierarchie

    BEARBEITUNG

    Die Bearbeitung erfolgt auf der

    Vorgangsebene!

  • 10 Elektronische Aktenführung

    Objekthierarchie

    VORTEILE

    Die dreigliedrige Struktur bietet:

    Große Flexibilität

    Mehr Übersichtlichkeit

    Kleinere, bessere zu handhabende Einheiten

  • Kapitel 2

    BEISPIELE

  • 12 Elektronische Aktenführung

    Objekthierarchie

    „ Sehen wir uns einige Beispiele an.

  • 13 Elektronische Aktenführung

    Objekthierarchie

    Quartalsmeldungen an XY

    Quartalsmeldung an XY

    Q2 2017

    Quartalsmeldung an XY

    Q1 2017

    Rückfrage zur

    Meldung

    Quartalsmeldung Rückfrage zur

    Meldung

    Quartalsmeldung

    BEISPIEL 1:

    Regelmäßige Berichte

    Alternativ:

    Quartalsmeldung an

    XY 2017

    Alternativ:

    Quartalsmeldung an

    XY 2018

  • 14 Elektronische Aktenführung

    Objekthierarchie

    BEISPIEL 2:

    Ministerium XY

    Beratung E-Government

    Infoveranstaltung

    Aktenführung

    Überarbeitung

    des Aktenplans

    Protokoll Aktenplan

    Stand 2018

    Einladung Präsentation

    Beratung E-Government

  • 15 Elektronische Aktenführung

    Objekthierarchie

    Externe Fortbildung 2018

    Fobi-Akademie AWO FAH Herne

    Jahres-

    programm

    2018

    Zulassung

    Workshop

    4.4.2018

    Konzeptentwurf

    Inhouse

    Schulungen

    Präsentation

    Beratungsportfolio

    BEISPIEL 3:

    Externe Fortbildungen

  • 16 Elektronische Aktenführung

    Objekthierarchie

    Förderung von Strukturprojekten

    im Kreis Altneustadt

    Projekt Neustadt Projekt Altstadt

    Förderantrag Bewilligungs-

    bescheid

    Förderantrag E-Mail Rückfrage

    an Antragssteller

    BEISPIEL 4:

    Förderung von Strukturprojekten

  • 17 Elektronische Aktenführung

    Objekthierarchie

    Dienstbesprechung

    Referat I 2018

    Dienstbesprechung

    Referat I, 28.3.2018

    Dienstbesprechung

    Referat I, 22.2.2018

    Einladung Protokoll Präsentation E-Mail mit

    Tagesordnung

    BEISPIEL 5:

    Dienstbesprechung Referat I 2018

  • 18 Elektronische Aktenführung

    Objekthierarchie

    UEFA EURO 2024

    Spielort Dortmund

    Umbau des Stadions

    in Dortmund

    Bewerbung

    Bewerbungs-

    formular

    Liste Fußball-

    stadien in NRW

    Einladung

    Richtfest

    Besprechungs-

    protokoll 2.5.2021

    BEISPIEL 6:

    UEFA EURO 2024

  • 19 Elektronische Aktenführung

    Objekthierarchie

    Bau einer neuen Bahnstrecke

    zwischen Aachen und Bonn

    Anwohnerbeteiligung Ausschreibung

    Anforderungs-

    katalog

    Liste Anbieter

    Schienenstahl

    Beteiligungs-

    konzept

    Protokoll

    Projektteam

    BEISPIEL 7:

    Bau einer neuen Bahnstrecke

  • 20 Elektronische Aktenführung

    Objekthierarchie

    Einführung von Software XY in Referat I

    Änderungen

    Anforderungen an

    Software

    Rollout

    Rollout

    Planung

    Stand

    28.03.2018

    Email Änderung

    der Rollout

    Reihenfolge

    Tabelle

    Änderungen

    Email

    Änderungs-

    vorschlag

    BEISPIEL 8: Einführung von Software XY

  • 21 Elektronische Aktenführung

    Objekthierarchie

    KONTAKT

    Weitere Informationen finden Sie auf:

    ccd@it.nrw.de

    CIO NRW (Abt. II)

    im Ministerium für

    Wirtschaft, Innovation,

    Digitalisierung und Energie

    Competence Center

    Digitalisierung

    bei IT.NRW

    programmbuero@dvn.nrw.de

    Oder unter

    folgenden

    Kontaktdaten:

    Landesarchiv

    Nordrhein-Westfalen

    egovernment@lav.nrw.de

    NRW Connect:

    https://lv.nrw-

    connect.nrw.de/confluence/dashboard.action?updatesSelectedTab=popular#all-updates

    Stand 29.03.2018

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