Normabschnitt

4.1 Kontext der Organisation

DIN EN ISO 9001:2015

Präsentationsinhalte

4.1 Kontext der Organisation

DIN EN ISO 9001:2015

Ausschnitt aus dem Workshop „DIN EN ISO 9001:2015 -Theorie und praxisorientierte Beispiele

- Normforderungen, Theorie

- Umsetzungsalternativen

- Umsetzungsbeispiel

Normenauszug ISO 9001:2015

„Die Organisation muss externe und interne Themen bestimmen, die für ihren Zweck und ihre strategische Ausrichtung relevant sind und sich auf ihre Fähigkeit auswirken, die beabsichtigten Ergebnisse ihres Qualitätsmanagements zu erreichen.

Die Organisation muss Informationen über diese externen und internen Themen überwachen und überprüfen.“

Themen

bestimmen

Themen überwachen

Themen überprüfen

Norm-forderung

Überblick

bestimmen

überwachen

überprüfen

Zweck

Strategische Ausrichtung

BeabsichtigteQM- Ergebnisse

Anwendungsbereich

Qualitätspolitik

Qualitätsziele

Risiken und Chancen

Interne und externe Themen

Hintergrund des Normabschnittes

Wie ist der eigene Marktanteil? Wie kann er erhöht werden?

In welchen Märkten agiert die Organisation?

Wie sind die eigenen Chancen?Welche Hürden bestehen? Wie können diese minimiert werden?

Wie ist die Wettbewerbssituation?

Welche Fähigkeiten besitzt die Organisation?

Was wird benötigt, um die Kundenansprüche zu erfüllen oder gar zu übertreffen?

Welche rechtlichen Einschränkungen bestehen?

Welche Organisationskultur ist gewünscht? Welche Maßnahmen sind dazu zu treffen?

Beispiele an Grundfragen zur Erarbeitung der Unternehmenspolitik und -ziele, sowie Chancen und Risiken

Umsetzungsalternativen

Ermittlung interner und externer Themen

• Brainstorming „Stärken-/ Schwächen- Profil“

• SWOT-Analyse

• Unternehmensanalyse (Instrument zur Situationsanalyse und Strategiefindung)

• Interne Prozess- und Systemaudits

• Ressourcenplanung

• Mitarbeiterbefragung

Interne Themen

• SWOT-Analyse

• Makro-Umweltanalyse

• Wettbewerbsanalyse mit Hilfe von

• 7S-Modell (Erlangung von Wettbewerbsvorteilen mit Hilfe der Human Resources der Organisation)

• Balanced Scorecard + SWOT-Analyse

• Stakeholderanalyse und -befragung

Externe Themen

• Brainstorming „Stärken-/ Schwächen- Profil“

• SWOT-Analyse (Stärken-Schwächen-Beziehung) unter Einbeziehung des Porter FiveForces oder festgelegter Betrachtungsfaktoren

• Interne Prozess- und Systemaudits

• Mitarbeiterbefragung (z.B. mit Hilfe von Fragebögen, Gesprächen, Workshops)

Interne Themen

• erweiterte Makro-Umweltanalyse, wie z.B. STEP-, STEEP- oder gar PESTLE-Analyse für ein integriertes Umweltsystem

• SWOT-Analyse (Chancen-Gefahren-Beziehung) unter Einbeziehung des Porter Five Forces oder festgelegter Betrachtungsfaktoren

Externe Themen

Klein- und Mittelständische Unternehmen Industrieunternehmen

Erläuterung Umsetzungsalternativen

SWOT- Analyse

Eine realistische Situationsanalyse

Die SWOT-Analyse ermöglicht als Instrument der strategischen Planung eine realistische Einschätzung der Ausgangssituation.

Durch die Gegenüberstellung der Chancen und Risiken, die sich aus der externen Umwelt ergeben, und den Stärken und Schwächen, die die Organisation hinsichtlich ihrer Ressourcen aufzeigt, werden Themen sichtbar, die bei der Umsetzung ihres Unternehmenszweckes Einfluss nehmen.

Themen, die Chancen und Risiken bergen und bei zukünftigen Entscheidungen berücksichtigt werden, beeinflussen demnach auch die Ziele und die Politik der Organisation.

Stärken

Schwächen

Chancen

RisikenSWOT-Analyse

Balanced Scorecard + SWOT-Analyse

Grund der Methodenkombination

Als Grundlage für geschäftliche Entscheidungen sollten stets objektive und bewusst gewählte Informationen dienen. Jedoch zieht die Praxis weitaus subjektivere Daten zur Entscheidungsfindung heran.

Ein Hilfsmittel stellt die Balanced Scorecard dar, welche einen objektiven Vergleich zu Wettbewerbern anhand festgelegter Merkmale ermöglicht. Dabei können alle Informationen in die Bereiche Finanzen, Kunden und Partner, Prozesse und Mitarbeiter kategorisiert werden. Eine weitere Beurteilung mit einer nachfolgenden SWOT-Analyse nach Stärke, Schwäche, Chance und Risiko führt zu einer vergleichbaren Informationsbasis.

Stärken

Schwächen

Chancen

Risiken

FinanzenKundenPartner

ProzesseMitarbeiter

Politische Umwelt

(Political)

Ökonomische Umwelt

(Economic)

Sozio-kulturelle Umwelt (Social)

Technologische Umwelt

(Technological)

Rechtliche Umwelt (Legal)

Ökologische Umwelt

(Ecological)

Marko-Umweltanalyse

Die Makro-Umweltanalyse verfolgt folgende Ziele:

• „über den Tellerrand schauen“

• äußere Einflüsse auf das Projekt zu erkennen

• bereits bestehende Anforderungen zu ermitteln

• Schnittstellen nach außen zu identifizieren

• Vorbereitung Stakeholder- und Risikoanalyse

STEP-, STEEP-, PESTLE-Analysen stellen Modelle der externen Makro- Umweltanalyse dar. Deren Ergebnisse, die Betrachtung der Unternehmensumwelt, können eine nachfolgende SWOT-Analyse vereinfachen.

PESTLE- Analyse(mehr Informationen

im folgenden Beispiel)

Beispiel für Klein- und

Mittelständische Unternehmen

Themenermittlung: Brainstorming „Stärken-/ Schwächen-Profil“

Interne Themen

Umsetzungshinweis

Themenermittlung: erweiterte PESTLE-Analyse mit eingebetteter SWOT-Analyse

Externe Themen

Themen

bestimmen

Themen

überwachen

Themen

überprüfen

Norm-forderung

Festlegung der Überwachung (Einbettung in bestehende Überwachungsmechanismenwie z.B. Monatsgespräch, Managementbewertung)

Bewertungsmatrix

Themenermittlung: Externe ThemenExterne Themen

Themen mit Außen-wirkung

Politische Umwelt

(Political)

Ökonomische Umwelt

(Economic)

Sozio-kulturelle Umwelt (Social)

Technologische Umwelt

(Technological)

Rechtliche Umwelt (Legal)

Ökologische Umwelt

(Ecological)

PEST- und PESTLE- Analyse (Makro-Umweltanalyse)

Bei der PEST- Analyse wird die politische (political), ökonomische (economic), sozio- kulturelle (social), technologische (technological) Umwelt betrachtet.

Bei der PESTLE- Analyse werden darüber hinaus rechtliche und ökologische Faktoren mit einbezogen.

Die PESTLE-Analyse bietet sich vorwiegend bei Unternehmen an, die neben der ISO 9001 eine Zertifizierung nach ISO 14000 anstreben. Falls keine Notwendigkeit besteht, kann der rechtliche Aspekt in Verbindung mit dem politischen Faktor betrachtet werden.

Themenermittlung: Externe ThemenExkurs: Erweiterung der PESTLE- Faktoren Externe

ThemenPolitische Umwelt

(Political)

Ökonomische Umwelt

(Economic)

Sozio-kulturelle Umwelt (Social)

Technologische Umwelt

(Technological)

Rechtliche Umwelt (Legal)

Ökologische Umwelt

(Ecological)

Wettbewerbliche Umwelt

Normforderung

Die ISO 9001:2015 fordert eine Auseinandersetzung mit der Thematik, gibt aber keine definierten Methoden zur Umsetzung vor. Demnach kann die Art und der Umfang je nach Größe der Organisation und dessen Komplexität selbst bestimmt werden.

Wettbewerbsanalyse

Eine Wettbewerbsanalyse ist aus strategischer Sicht zielführend, jedoch meist für Klein- und Mittelständische Unternehmen zu aufwändig und kostspielig. Dazu wird in diesem Umsetzungsbeispiel die Betrachtung mit Hilfe der Umweltfaktoren, den sog. Betrachtungsfaktoren, durchgeführt.

Betrachtungs-faktoren

Themenermittlung: Externe ThemenExkurs: Erweiterung der PESTLE- Faktoren Externe

ThemenPolitische Umwelt

(Political)

Ökonomische Umwelt (Economic)

Sozio-kulturelle Umwelt (Social)

Technologische Umwelt

(Technological)

Rechtliche Umwelt (Legal)

Ökologische Umwelt (Ecological)

Wettbewerbliche Umwelt

Imageorientierte Umwelt

Imageorientierte Themen

Das Image des Unternehmens wird z.B. hinsichtlich Datenschutz-thematiken, Kaufentscheidung aufgrund des Außenauftritts der Organisation immer bedeutsamer und kann als erweiterter Umweltfaktor einen Mehrwert für die Organisation darstellen.

Betrachtungs-faktoren

Themenermittlung: Externe ThemenPESTLE- Analyse: Inhalte Betrachtungsfaktoren Externe

Themen

Faktoren Beispiele: Inhalte

Politisch Zölle, Steuerpolitik, Interventionen, Subventionen, Stabilität, Entwicklung, Kriegs-und Konfliktländer, Regierungsform in agierenden Ländern, Regulierungen, Bedeutung Gewerkschaft

Ökonomisch Wirtschaftswachstum, Intern. Währungs- und Zinsentwicklung, Trends der Branche, Außenhandelswirkung, Konjunktur, Zinsen, Konsumverhalten

Sozio-kulturell Einkommensentwicklung, Demographie, Bildungsniveau, Mitarbeiterflexibilität, gesellschaftliche Haltung, Einflüsse von Ethik und Religion, Arbeitsmentalität

Technologisch Innovationen, Automatisierungsgrad, Verfahrenstechnologien, Produktlebenszyklus, Informatik

Rechtlich Wirtschaftsgesetzgebung (Patentrechte, Produkthaftungsgesetz, Arbeitsrecht)

Ökologisch Umweltbelastungen, Umwelttrends, Ressourcenverfügbarkeit und -einsparungspotential, Klimawandel

Wettbewerblich Gehaltsstruktur, Steuer, Infrastruktur, Arbeitsmentalitäten

Imageorientiert Datenschutz, Arbeitssicherheit, Erscheinungsbild

Faktor Chancen Gefahren, Auswirkungen

Politisch Staatliche Förderungen für Mitarbeiterweiterbildung, Zertifizierungen, Unternehmensausbau

Niedrige Rohstoffpreise führen zu Veränderungen der Nachfragesituation

Ökonomisch Innovative Nischenprodukte, da Märkte gesättigt; Leistungsspektrum abgrenzen und kommunizieren

Hohe Rohstoffpreise bedingen verbesserte Fertigungsprozesse

Sozio-kulturell Mitarbeitermotivation (z.B. flexible Arbeitszeitgestaltung, Beteiligung an Pensionskasse)

Bildungsniveau und persönliche Mitarbeitereinstellung: Rekrutierung von fähigkeits-und teamgeistorientierten Mitarbeitern

Technologisch Automatisierungsgrad erhöhen; Werbung in sozialen Medien; Projektarbeiten für Werbezwecke effektiver aufbereiten; Wissenstransfer in der Organisation erhöhen

Gefahr von Falschinvestitionen; Miniaturisierung: kleinere Bauteile; Informationstechnologie: Kunden haben durch Internet bessere Preistransparenz

Rechtlich Zertifizierungen; CE- Kennzeichnung Gewerbesteuer, die Einfluss auf die Standortwahl bei Erweiterung haben

Ökologisch Büroökologie; Ökomarketing: Werbung mit Klimaschutz und Umweltfreundlichkeit

Sicherstellung des betrieblichen Umweltschutzes bei Lieferanten; gebundene Emissionswerte

Wettbewerblich Infrastruktur: gute Anbindung an Autobahn; „Made in Germany“; Know How, Flexibilität

z.B. Handelsunternehmen: hohe Kapitalbindung durch Produktbevorratung, Zuverlässigkeit der Lieferanten usw.

Imageorientiert Weiterbildung der Mitarbeiter Datenschutz von kunden- und qualitätsbezogener Daten

Themenermittlung: Externe ThemenPESTLE- Analyse: Musterergebnisse Brainstorming

Themenermittlung: Interne ThemenInterne Themen

Politische Umwelt (Political)

Ökonomische Umwelt (Economic)

Sozio-kulturelle Umwelt (Social)

Technologische Umwelt

(Technological)

Rechtliche Umwelt (Legal)

Ökologische Umwelt (Ecological)

Wettbewerbliche Umwelt

Imageorientierte Umwelt

Interne Themen

sind Themen, die ausschließlich die Organisation betreffen.

Sie können sich bei der Ermittlung der externen Themen mit Hilfe der Betrachtungsfaktoren ergeben und zur Informationen weiterer Interessensgruppen dienen. Ein direkter Einfluss auf diese besteht jedoch nicht.

Auch kann eine Ermittlung in einem separaten Brainstorming mit einem anderen Personenkreis zielführend sein, um speziell organisations-bezogene Themen zu erkennen und anzugehen.

InterneThemen

Themenüberwachung und Festlegung der Überprüfung

Bewertungsmatrix

Alle Ergebnisse werden in einer Bewertungsmatrix dokumentiert. Die Darstellung in Datenbankstruktur ermöglicht eine übersichtliche Abbildung und einfache Bearbeitung aller Themen für die jährliche Managementbewertung, in der die Themen „überprüft“ werden können.

Darüber hinaus kann eine einfache Erweiterung nachfolgender Normforderungen, wie bspw. 4.2 „Verstehen der Erfordernisse und Erwartungen interessierter Parteien“ und 6.1 „Maßnahmen zum Umgang mit Chancen und Risiken“ erfolgen.

Link: Bewertungsmatrix

W²: Weinmeister Workshops

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