OptimAG • Optimierung von Arbeits- und Gesundheitsschutz im Kfz Gewerbe • gefördert durch:

Zeitmanagement & Selbstorganisation1

OptimAG • Optimierung von Arbeits- und Gesundheitsschutz im Kfz Gewerbe • gefördert durch:

Herzlich willkommen …2

… zum Vortrag

Zeitmanagement&

Selbstorganisation

Im Rahmen des Projektes „OptimAG“

OptimAG • Optimierung von Arbeits- und Gesundheitsschutz im Kfz Gewerbe • gefördert durch:

Zeitmanagement & Selbstorganisation

Ihr Referent:3

Niels Remme• Gründer des Beratungs- und

Dienstleistungsunternehmens greenlama

• Europa-Betriebswirt• HR und Social Media Manager

(Quadriga Hochschule Berlin)

• 15 Jahre Berufserfahrung in diversen leitenden Positionen im Personalmanagement

OptimAG • Optimierung von Arbeits- und Gesundheitsschutz im Kfz Gewerbe • gefördert durch:

Selbstmanagement4

"Es ist nicht wenig Zeit, die wir haben, sondern viel Zeit, die wir nicht nutzen." (Sokrates)

Success is going from failure to failure without losing your enthusiasm(Winston Churchill)

OptimAG • Optimierung von Arbeits- und Gesundheitsschutz im Kfz Gewerbe • gefördert durch:

Was ist Selbstmanagement?5

• Wikipedia: „die Kompetenz, die eigene persönliche und berufliche Entwicklung weitgehend unabhängig von äußeren Einflüssen zu gestalten“

• Bestehend aus Teilkomponenten:– selbstständig sinnvolle Ziele setzen– einen Plan zur sinnvollen Umsetzung erarbeiten– Plan konsequent umsetzen – Regelmäßige Fortschritts- und Ergebniskontrollen– Maßnahmen zur Effizienzsteigerung ableiten

OptimAG • Optimierung von Arbeits- und Gesundheitsschutz im Kfz Gewerbe • gefördert durch:

Zeitmanagement

Zeitmanagement ist Unsinn. Sie können die Zeit nicht managen -nur Ihr Verhalten.(Michael Kastner (*1946), dt. Psychologe u. Hochschullehrer )

6

Bildquelle:Barbara Eckholdt / pixelio.de

OptimAG • Optimierung von Arbeits- und Gesundheitsschutz im Kfz Gewerbe • gefördert durch:

Wie verwenden wir unsere ZEIT?

In 75 Jahren unseres Lebens verbringen wir durchschnittlich mit:• Schlafen ...... 25 Jahre -> 33%• Fernsehen .... 8,3 Jahre -> 11%• Arbeiten ...... 7,5 Jahre -> 10%• Essen .......... 6 Jahre -> 8%• Warten ........ 5 Jahre -> 6,6%• Rasieren .................... 76 Tage -> 0,28%• Lippenstift auftragen .... 11 Tage -> 0,04%• Höhepunkte der Liebe (Orgasmus) .... 10 Stunden ->

0,0015%

7

Quelle: PM

OptimAG • Optimierung von Arbeits- und Gesundheitsschutz im Kfz Gewerbe • gefördert durch:

Was ist Zeitmanagement?8

• Wikipedia: „mehrere Vorgehensweisen, die dabei helfen sollen, anstehende Aufgaben und Termine innerhalb des zur Verfügung stehenden Zeitraums abzuarbeiten“

• ein Teil des Selbstmanagement• Zeit ist die einzige Ressource, die

– sich selbst unveränderbar selbst aufbraucht– bei Verschwendung nicht zurückzugewinnen

ist

OptimAG • Optimierung von Arbeits- und Gesundheitsschutz im Kfz Gewerbe • gefördert durch:

Kennen Sie Zeitdiebe?9

OptimAG • Optimierung von Arbeits- und Gesundheitsschutz im Kfz Gewerbe • gefördert durch:

Beispiele für Zeitdiebe10

• Viele Unterbrechungen/Störungen

• Unklare Verantwortlichkeiten• Doppelarbeit• Fehlende Selbstdisziplin• Falsche Zeiteinschätzung• Zu viele Routineaufgaben• Unfähigkeit, „Nein“ zu sagen• Zu lange Telefonate

• Zu viel Lesestoff als Pflichtlektüre

• Ablenkung, Lärm• zu viele/ zu lange private

Gespräche• Zu wenig Delegation• Zu viele begonnene Arbeiten• PC-Probleme• Handy• …

OptimAG • Optimierung von Arbeits- und Gesundheitsschutz im Kfz Gewerbe • gefördert durch:

Selbstmotivation11

Bildquelle: simplify.de

OptimAG • Optimierung von Arbeits- und Gesundheitsschutz im Kfz Gewerbe • gefördert durch:

Selbstmotivation1. Setzen Sie sich inspirierende Ziele und fragen Sie nach dem Sinn2. Bauen Sie Ihre Demotivatoren ab3. Unterdrücken Sie negative Gedanken4. Reden Sie sich nichts Negatives ein5. Motivieren durch Belohnungen und Feiern6. Setzen Sie sich selbst Termine7. Machen Sie Maßnahmenpläne8. Schöpfen Sie Kraft aus der Vergangenheit9. Mobilisieren Sie „externe Antreiber“10. Machen Sie es schriftlich11. Konzentrieren Sie Ihre Kräfte12. Alle Fünfe gerade sein lassen

12

OptimAG • Optimierung von Arbeits- und Gesundheitsschutz im Kfz Gewerbe • gefördert durch:

Methoden & Prinzipien• Das Direkt-Prinzip• Gut statt Perfekt• Prioritäten-Prinzip

– Eisenhower-Model– Pareto-Prinzip– Methode Birkinshaw/Cohen

• Vorbereitung, Durchführung, Nachbereitung -Die ALPEN - Methode

• Schriftlichkeits-Prinzip– Das Super Buch

13

OptimAG • Optimierung von Arbeits- und Gesundheitsschutz im Kfz Gewerbe • gefördert durch:

Prioritäten-Prinzip14

• Eisenhower-Model

• Pareto-Prinzip• Methode Birkinshaw/Cohen

Wichtig für die Funktionsweise:Unterscheiden Sie dringlich und wichtig

OptimAG • Optimierung von Arbeits- und Gesundheitsschutz im Kfz Gewerbe • gefördert durch:

Prioritäten-Prinzip

Eisenhower-Prinzip15

Das Eisenhower-Prinzip ist eine Möglichkeit, anstehende Aufgaben in Kategorien einzuteilen. Dadurch sollen die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigt und unwichtige Dinge aussortiert werden. Es wurde von US-Präsident und Alliierten-General Dwight D. Eisenhower praktiziert und gelehrt.

Alle Aufgaben werden anhand der Kriterienwichtig/nicht wichtigunddringend/nicht dringend in vier Quadranten verteilt.

Alle Aufgaben im Quadrant nicht wichtig/nicht dringend werden nicht oder nicht selber erledigt.

OptimAG • Optimierung von Arbeits- und Gesundheitsschutz im Kfz Gewerbe • gefördert durch:

Prioritäten-PrinzipEisenhower-Prinzip

16

A / 1.Sofort selbst

erledigen

B / 2.Genau terminieren und selber machen

C / 3.delegieren

D / 4.PapierkorbWic

htig

keit

Dringlichkeit

hoch

niedrig

niedrig hoch

OptimAG • Optimierung von Arbeits- und Gesundheitsschutz im Kfz Gewerbe • gefördert durch:

Schriftlichkeits-Prinzip

Das Super-Buch17

Das „Super-Buch“ ist eine einfache und effektive Methode, wie Sie nach dem Schriftlichkeits-Prinzip Ihre Aufgabe, Termine und Ideen praktisch in einem Buch sammeln und so den Überblick über Ihre Aufgabe und sonstige Informationen behalten.

Vorbereitung

• Nummerieren Sie die Seiten• Lassen Sie einen Rand

Richtig starten

• Notieren Sie alle Aufgaben• Erfassen Sie alles von Ihrem Schreibtisch

Einfaches Vorgehen

• Wann immer eine Aufgabe erledigt ist, streichen Sie den Punkt durch• Kreuzen Sie die ganze Seite durch wenn alle Aufgaben darauf erledigt sind

OptimAG • Optimierung von Arbeits- und Gesundheitsschutz im Kfz Gewerbe • gefördert durch:

Informationsverarbeitung18

Systematik bedeutet, dass Sie• wichtige Informationen von unwichtigen trennen,• Informationen nach einer klaren Ordnung ablegen, um sie schnell wieder

zu finden und nicht noch zusätzlicher Aufwand durch suchen entsteht,• Ihre Arbeitsabläufe und Ihr Zeitmanagement so gestalten, dass für Sie

keine zusätzlichen Informations-Belastungen und Störungen entstehen.Konsequenz im Umgang mit der Informationsflut bedeutet, dass Sie• selbst Frau/Herr der Situation bleiben und selbst entscheiden, wann Sie

sich den Informationen zuwenden und wann nicht,• anderen eindeutig signalisieren, wann Sie erreichbar sind und vor allem

wann nicht,• diszipliniert Arbeiten zu Ende führen, ehe Sie sich neuen Informationen

zuwenden – wann immer dies geht.

Informationsflut bewältigen

OptimAG • Optimierung von Arbeits- und Gesundheitsschutz im Kfz Gewerbe • gefördert durch:

Planungssysteme

Regeln für eine bessere Zeit- u. Tagesplanung19

• Resultate statt Tätigkeiten !• Prioritäten setzen und Wichtiges von

Dringendem unterscheiden - und Delegieren

• Maximal 60% verplanen => min. 40% Pufferzeiten (für Unvorhergesehenes) reservieren

• Regelmäßig, systematisch und konsequent Aufgaben u. Aktivitäten sammeln und planen

• Realistisch & flexibel planen• Unerledigtes baldigst möglich

nachbearbeiten• Zeitvorgaben und Erledigungstermine

beachten

• Weitere Zeiten einplanen für:• „übliche” Zeitfresser;• Überarbeitungen und Überprüfungen;• störarme und freie Zeiten;• Planungs- und Kreativitätszeiten;• Routinetätigkeiten bis hin zu

unproduktiven Tätigkeiten;• Alternativen und Abwechslungen;• Abstimmung von Zeitplänen etc.

OptimAG • Optimierung von Arbeits- und Gesundheitsschutz im Kfz Gewerbe • gefördert durch:

StressWas ist Stress?

20

Begriffsdefinition nach Prof. Hans Selye:

„Stress ist das körperliche Anpassungsprogramm des Menschen an neue Situationen,

seine unspezifische und stereotype Antwort auf alle Reize, die sein persönliches Gleichgewicht stören.“

oder

Stressreaktionen sind ein notwendiger Anpassungsvorgang des

Organismus an bestimmte Veränderungen oder Anforderungen.

OptimAG • Optimierung von Arbeits- und Gesundheitsschutz im Kfz Gewerbe • gefördert durch:

Stress21

Wir unterscheiden zwischen

Positivem Stress (Eustress):• Spannkraft • Begeisterung• Leistungsbereitschaft• Notwendig und erwünscht • Aktiviert und motiviert

Negativem Stress (Distress):• Tunnelblick • Denkblockaden • Möglichkeiten werden nicht

mehr wahrgenommen• Destruktiv

Begriffsunterscheidungen Distress / EustressNach einem Konzept von Hans Selye unterscheidet man zwei Arten von Stress: negativer Stress (auch Distress, Disstress bzw. Dysstress, engl. distress) und positiver Stress (auch Eustress, eu = gut (gr.)).

OptimAG • Optimierung von Arbeits- und Gesundheitsschutz im Kfz Gewerbe • gefördert durch:

Stress22

Stress wird unterschiedlich erlebt und wahrgenommen

• Stress ist abhängig von der Person, die ihn erlebt• Stress ist ein subjektives Phänomen• Es gibt individuelle Stresssituationen

Die Dosierung muss stimmen.Zu viel davon macht krank.

OptimAG • Optimierung von Arbeits- und Gesundheitsschutz im Kfz Gewerbe • gefördert durch:

Stress

Stressbewältigung – kurzfristig23

Quelle: http://fotos.mtb-news.de/p/1319910

Sie erinnern sich noch an das HB-Männchen aus der alten Fernsehwerbung? Sind Sie sauer, wütend, zornig, gereizt? Sind Sie kurz davor, die Kontrolle zu verlieren? Bevor also alles zu spät ist und Sie wie das HB-Männchen an die Decke gehen, hier einige gute Tipps für Ihren Stress-Notfallkoffer mit Feuerlöscher und einem professionellem Gefühlsmanagement:

OptimAG • Optimierung von Arbeits- und Gesundheitsschutz im Kfz Gewerbe • gefördert durch:

Der Stress-Notfallkoffer – bevor alles zu spät ist!

1. Bewegen Sie sich

2. Atmen Sie aus

3. Trinken Sie schnell ein ganzes Glas Wasser

4. Setzen Sie bewusst positive Gedanken ein

5. Geben Sie sich laut und deutlich den Befehl „Stopp“

6. Nutzen Sie Ihre momentane Kraft für andere Tätigkeiten

7. Aufschreiben und weg damit

24

OptimAG • Optimierung von Arbeits- und Gesundheitsschutz im Kfz Gewerbe • gefördert durch:

Zum Schluss noch …Wenn du immer wieder das tust,was du immer schon getan hast,dann wirst du immer wieder das

bekommen,was du immer schon bekommen hast. Wenn du etwas anderes haben willst,

tu etwas anderes!Und wenn das, was du tust,

dich nicht weiterbringt,dann tu etwas völlig anderes –

statt mehr vom gleichen Falschen!Paul Watzlawick

25

OptimAG • Optimierung von Arbeits- und Gesundheitsschutz im Kfz Gewerbe • gefördert durch:

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

Kontaktdaten:

Niels RemmeBüro Berne Büro BremenWehrderstr. 27 Konsul-Smidt-Str. 50-5227804 Berne 28217 Bremen

Tel: +49 421 53 63 153Fax: +49 4406 921 897

Mobil: +49 171 4105865email: nremme@green-lama.de

www.green-lama.dewww.optimag.hs-bremen.de

26