Pegasus Mail in der Verwaltung

Pegasus Mailin der Verwaltung

Das Kompendium

Thomas RiehmReferat III A 2LMU München

L U D W I G - M A X I M I L I A N S- U N I V E R SI T Ä T M Ü N C H E N

Pegasus Mail in der Verwaltung

Thomas Riehm, Referat III A 2, LMU MünchenLudwigstr. 27/II • 80539 München

Telefon 089/2180-3563 • Fax 089/28 45 [email protected]

Pegasus Mail V. 2.53 von David Harris (David.Harris@pmail .gen.nz)Deutsche Version von Henning Stams ([email protected])

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Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis ................................................................................................iv

KAPITEL 1:EINFÜHRUNG 1

Warum Electronic Mail in der Verwaltung? .................................................................1Immer erreichbar – wann Sie wollen....................................................................................... 1Versenden von Dateien .......................................................................................................... 1

Über dieses Handbuch ..................................................................................................2

KAPITEL 2:ERSTE SCHRITTE 3

Starten von Pegasus Mail .............................................................................................3

Die Benutzeroberfläche ................................................................................................3

Erstellen einer neuen Nachricht ...................................................................................5E-Mail-Adressen..................................................................................................................... 5Einfügen einer Adresse aus einem Adreßbuch........................................................................ 6Einfügen einer kürzlich verwendeten Adresse ......................................................................... 8Der Inhalt der Nachricht ......................................................................................................... 9Verwenden von Signaturen..................................................................................................... 9Senden der Nachricht........................................................................................................... 11

Behandlung eingetroffener Nachrichten ...................................................................12Nachrichten öffnen ............................................................................................................... 13Vom System erzeugte Nachrichten....................................................................................... 15Nachrichten beantworten...................................................................................................... 15Nachrichten weiterleiten ....................................................................................................... 16Nachrichten speichern.......................................................................................................... 17Nachrichten drucken ............................................................................................................ 18Nachrichten löschen............................................................................................................. 19

KAPITEL 3:ERWEITERTE FUNKTIONEN 21

Umgang mit Ablageordnern .......................................................................................21Die Ordnerverwaltung .......................................................................................................... 21Vorgegebene Ordner............................................................................................................ 21Benutzerdefinierte Ordner..................................................................................................... 22

Ordner anlegen............................................................................................................... 22Ordner und Schubladen .................................................................................................. 23

Der Ordner „Ausgangskopien“ .............................................................................................. 23

Arbeiten mit Adreßbüchern ........................................................................................25Sortieren und Suchen von Einträgen .................................................................................... 25Eigene Adreßbücher............................................................................................................. 25

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Erstellen, Umbenennen und Löschen von Adreßbüchern..................................................25Einträge erstellen, ändern und löschen ............................................................................26

Versenden von Telefonnotizen .................................................................................. 27

Arbeiten mit Vorlagen ................................................................................................. 29Erstellen einer Vorlage..........................................................................................................30Verwenden der Vorlage.........................................................................................................30

Arbeiten mit Verteilerlisten ........................................................................................ 31Verteilerlisten erstellen..........................................................................................................31Verteilerlisten verwenden ......................................................................................................33

Automatische Behandlung von Nachrichten (Filterregeln) ...................................... 34Typen von Filterregeln ..........................................................................................................34Bestätigungen automatisch in einen Ordner verschieben.......................................................35Bestimmte Nachrichten automatisch weiterleiten...................................................................37

Automatische Urlaubsbenachrichtigungen .............................................................. 38Benachrichtigungen aktivieren...............................................................................................38Benachrichtigungen deaktivieren...........................................................................................39

KAPITEL 4:VERSENDEN VON ANL AGEN 41

Anlagen versenden ..................................................................................................... 41Anfügen einer Datei an eine Nachricht...................................................................................41Besonderheiten beim Versand von WinWord-Dokumenten....................................................43Schutz der Anlagen vor Manipulation durch den Empfänger ..................................................44

Schutz von WinWord-Dokumenten ..................................................................................45Schutz von Excel-Tabellen...............................................................................................45

Eingehende Anlagen bearbeiten ................................................................................ 46Anlagen anzeigen .................................................................................................................47Anlagen permanent speichern und bearbeiten .......................................................................47Bearbeitete Dateien weiterleiten ............................................................................................48

KAPITEL 5:SICHERHEITSASPEKTE 49

Schutz Ihrer Nachrichten ........................................................................................... 49

Gefälschte Absender .................................................................................................. 50

Einsatz von PGP für optimale Sicherheit .................................................................. 51Überblick ..............................................................................................................................52Initialisierung von PGP .........................................................................................................52

Öffentlichen Schlüssel extrahieren ...................................................................................53Eingabe des PGP-Paßwortes in Pegasus Mail .................................................................53

Digitale Unterschriften...........................................................................................................54Anfügen einer digitalen Unterschrift .................................................................................54Überprüfen einer digitalen Unterschrift .............................................................................55

Verschlüsselung von Nachrichten..........................................................................................56Ausgehende Nachrichten verschlüsseln ...........................................................................57Eingetroffene Nachrichten entschlüsseln..........................................................................57

Austauschen von öffentlichen Schlüsseln ..............................................................................58Öffentlichen Schlüssel versenden ....................................................................................59

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Öffentlichen Schlüssel empfangen .................................................................................. 60

ANHANG A:FRAGEN UND ANTWORTEN 61

Allgemeine Fragen ......................................................................................................61Fragen zum Starten von Pegasus Mail ................................................................................. 61Fragen zum Erstellen und Versenden von Nachrichten ......................................................... 62Fragen zum Empfangen von Nachrichten ............................................................................. 62

Umgang mit Anlagen ..................................................................................................63

Umgang mit Adreßbüchern ........................................................................................64

Umgang mit Ablageordnern .......................................................................................65

Verschlüsselung, digitale Unterschriften ..................................................................66

ANHANG B :STICHWORTVERZEICHNIS 71

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Abbildung sverzeichnisAbbildung 1: Der Bildschirm von Pegasus Mail ......................................................... 4Abbildung 2: Neue Nachricht verfassen ...................................................................... 5Abbildung 3: Adreßbuchauswahl ................................................................................ 7Abbildung 4: Adreßbuch „Personal“ ........................................................................... 7Abbildung 5: Kürzlich benutzte Adressen .................................................................. 8Abbildung 6: Ein Signatursatz für dienstliche Signaturen ....................................... 10Abbildung 7: Benachrichtigung wegen neuer Nachricht ......................................... 12Abbildung 8: Der Eingangsordner ............................................................................. 13Abbildung 9: Neu eingetroffene Nachricht ................................................................ 15Abbildung 10: Beantworten einer Nachricht ............................................................. 16Abbildung 11: Nachricht weiterleiten ........................................................................ 16Abbildung 12: Nachricht drucken .............................................................................. 18Abbildung 13: Ordnerverwaltung .............................................................................. 22Abbildung 14: Erstellung eines neuen Ordners ....................................................... 22Abbildung 15: Liste der vorhandenen Adreßbücher ................................................ 25Abbildung 16: Ein persönliches Adreßbuch ............................................................. 26Abbildung 17: Eintrag im persönlichen Adreßbuch definieren ............................... 27Abbildung 18: Erstellen einer Telefonnotiz ............................................................... 29Abbildung 19: Übersicht der Verteilerlisten .............................................................. 31Abbildung 20: Verteilerliste anlegen ......................................................................... 32Abbildung 21: Empfänger in Verteilerlisten aufnehmen .......................................... 32Abbildung 22: Filterregeln für neue Post vor dem Öffnen des Eingangsordners .. 36Abbildung 23: Filterregel für Sendebestätigungen .................................................. 36Abbildung 24: Filterregel zum Weiterleiten bestimmter Nachrichten ...................... 38Abbildung 25: Anfügen einer Excel-Tabelle an eine Nachricht ............................... 42Abbildung 26: Dokument aus WinWord verschicken ............................................... 44Abbildung 27: Nachricht mit Anlagen ....................................................................... 46Abbildung 28: Einstellungen für die Verschlüsselung von Nachrichten ................ 54Abbildung 29: Anfügen einer digitalen Unterschrift ................................................. 55Abbildung 30: Gültige digitale Unterschrift .............................................................. 56Abbildung 31: Nachricht verschlüsseln .................................................................... 57Abbildung 32: Eingabe des Nachrichtenschlüssels ................................................. 58

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Kapitel 1:Einführung

Never touch a running system.(alte EDV-Weisheit)

Warum Electronic Mail in der Verwaltung?

Immer erreichbar – wann Sie wollen

Wie oft ist Ihnen schon die folgende Situation passiert: Sie möchten einem Kol-legen unbedingt eine Frage stellen, aber sein Telefon ist entweder ständig besetztoder er antwortet nicht, weil er gerade außer Haus ist. Nun blieben Ihnen bisherzwei Möglichkeiten: Entweder warten Sie mit dem Telefonhörer in der Hand, bisder Kollege wieder erreichbar ist, oder Sie schicken Ihre Information oder Fragemit der Hauspost, was aber beides sehr zeitintensiv sein kann. Auch beim Faxkönnen Sie nicht sicher sein, ob es ihn tatsächlich erreicht, denn wer hat schon einFaxgerät im Zimmer?

Mit Electronic Mail haben Sie nun noch eine dritte Möglichkeit: Sie schicken IhreInformation oder Frage als Nachricht über das Verwaltungsnetz. Nach wenigenSekunden liegt sie im elektronischen Postfach des Empfängers, wo er sie bei dernächsten Gelegenheit finden wird. In der Zwischenzeit können Sie weiterarbeitenund sicher sein, daß Ihr Kollege die Nachricht zur Kenntnis nehmen (und hof-fentlich beantworten) wird, sobald er wieder an seinem Arbeitsplatz sitzt.

Aber auch als Empfänger elektronischer Post werden Sie die Vorteile gegenüberdem Telefon schätzen lernen: Kein Anruf reißt Sie mehr aus Sitzungen oder ausder Arbeit. Sie können Ihre Nachrichten bearbeiten, wenn Sie dafür Zeit haben.

Versenden von Dateien

Die nächste Arbeitserleichterung betrifft den Versand von Dokumenten: Häufigwird ein Bericht im Laufe seines „Lebens“ unzählige Male ausgedruckt, weiter-gefaxt oder per Hauspost gesendet, mit Anmerkungen versehen, kopiert, zu-rückgeschickt, überarbeitet, ausgedruckt, weitergefaxt ...

Kapitel

1

P E G A S U S M A I L I N D E R V E R W A L T U N G

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Mit Electronic Mail können Sie Ihre Dokumente als Datei versenden, d.h. Sie spa-ren sich das Ausdrucken und faxen, Ihre Mitarbeiter und/oder Vorgesetzten kön-nen Anmerkungen unmittelbar in der Datei vornehmen (Sie kennen die„Überarbeiten“-Funktion von WinWord 6.0?). Am Ende entscheiden Sie dar-über, welche Anmerkungen in die Endfassung eingehen, dann wird das Doku-ment erstmalig gedruckt (Näheres zum Versenden von Dokumenten finden Sieim Kapitel 3 auf Seite 41).

Daß dies nicht vom ersten Tag an funktionieren wird, ist klar. Aber ElectronicMail bietet Ihnen schon heute die Möglichkeiten für intelligentes Workflow-Management, die Sie nach und nach nutzen können.

Selbstverständlich kann E-Mail das Ausdrucken und Abheften von Dokumentennicht vollständig ersetzen; vieles wird nach wie vor nur in Papierform abgewik-kelt werden. Aber ein großer Teil der Anfragen und Antworten kann per E-Mailerledigt werden.

Über dieses Handbu ch

Dieses Handbuch soll Anfängern den Einstieg in die Welt der elektronischenKommunikation per E-Mail erleichtern und auch fortgeschrittenen Anwendernzum Nachschlagen bei auftretenden Problemen dienen.

Daher ist das Handbuch in drei größere Abschnitte unterteilt:

• Im ersten Abschnitt, „Erste Schritte“, wird in schrittweisen Anleitun-gen der Weg bis zum Versenden der ersten eigenen Nachricht erklärt.

• Der zweite Abschnitt mit den Kapiteln „Erweiterte Funktionen“ und„Versenden von Anlagen“ dient der Vertiefung besonderer Fragen,die das Arbeiten mit Pegasus Mail effizienter gestalten. Sie sind alsoeher für fortgeschrittene Anwender geeignet.

• Im Anhang A auf Seite 61 sind schließlich häufig auftretende Pro-bleme beim Umgang mit Pegasus Mail in Form von Fragen und Ant-

worten aufgelistet. Falls Sie also auf ein konkretes Problem stoßen,können Sie zuerst dort nachschlagen, um eine Lösung zu finden.

Falls dennoch weitergehende Probleme oder Fragen auftreten, stehen Ihnen dieMitarbeiter des Referats III A 2 gerne telefonisch und per E-Mail zur Verfügung.

Außerdem besitzt Pegasus Mail, wie fast jedes Windows-Programm, eine aus-führliche Online-Hil fe, die Sie mit der Taste „F1“ oder dem Menübefehl„Hilfe/Spezifische Hilfe“ bzw. „Hilfe/Index“ aufrufen können. Hier finden Sieumfangreiche Detailinformationen zu allen Funktionen von Pegasus Mail.

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Kapitel 2:Erste Schritte

Auch Zwerge habenklein angefangen

Dieses Kapitel soll Sie Schritt für Schritt beim Erstellen und Versenden Ihrer er-sten elektronischen Nachricht begleiten.

Starten von Pegasus Mail

Damit Sie mit Pegasus Mail überhaupt arbeiten können, muß Ihr PC vernetzt sein.Außerdem müssen Sie beim Programmstart auch am Netzwerk angemeldet sein.

Auf allen vernetzten PCs der Universitätsverwaltung ist im Programm-Managereine Programmgruppe namens "Intranet" eingerichtet sein. Öffnen Sie zuerst die-se Programmgruppe (mit einem Doppelklick auf das Gruppensymbol).

Hier finden Sie das Symbol „Pegasus Mail“ (oder auch „winpmail“): Starten Sienun das Programm, ebenfalls durch Doppelklick auf das Symbol.

Die Benutzeroberfläche

Nun haben Sie den Bildschirm aus Abbildung 1 vor sich. Wenn Sie bereits mitPegasus Mail gearbeitet haben, kann es sein, daß das Programm sich Ihre letztenBildschirmeinstellungen „gemerkt“ hat, so daß bereits Fenster (etwa Ablageord-ner oder Adreßbücher) geöffnet sind.

Wichtigstes Arbeitsinstrument in Pegasus Mail ist die Menüleiste, über die Sie alleBefehle ausführen können. Im folgenden Text werden Menübefehle immer in derForm „Menüname/Menübefehl(/Unterbefehl)“ angegeben, z.B. „Datei/ NeueNachricht schreiben“ für den Befehl „Neue Nachricht schreiben“ aus dem Menü„Datei“.

Kapitel

2


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Unter der Menüleiste finden Sie die Symbolleiste, in der die wichtigsten, am häu-figsten benötigten Befehle quasi als „Abkürzung“ enthalten sind. Wenn Sie mitdem Mauszeiger auf ein Symbol fahren, ohne eine Maustaste zu drücken, er-scheint nach einer kurzen Weile ein kleines Fenster mit dem Namen des Befehls,den Sie mit diesem Symbol erreichen können.

Unterhalb der Symbolleiste befindet sich der Arbeitsbereich, in dem Sie neue Fen-ster öffnen, etwa für Ablageordner oder zum Schreiben oder Lesen von Nach-richten. In Abbildung 1 sind bereits zwei Fenster geöffnet: Die „Ordnerverwal-tung“ und der „Eingangsordner“.

Am unteren Bildschirmrand schließlich liegt die Statusleiste, die Sie stets über denaktuellen Zustand von Pegasus Mail informiert, etwa über die Zahl der neuenNachrichten oder den Arbeitsfortschritt beim Laden sehr großer Nachrichten.

Erstellen einer neuen Nachricht

Nachdem Sie sich jetzt in der Benutzeroberfläche von Pegasus Mail erst einmalorientiert haben, können Sie gleich daran gehen, die erste Nachricht zu erstellen

und zu versenden.

Der erste Schritt zum Erstellen einer neuen Nachricht ist der Menübefehl„Datei/Neue Nachricht schreiben“. Als eiliger Benutzer können Sie auch alternativ

das Symbol „Neue Nachricht“ aus der Symbolleiste auswählen oder die Tasten-

Abbildung 1: Der Bildschirm von Pegasus Mail

K A P I T E L 2 : E R S T E S C H R I T T E

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kombination Strg+N (N wie Neu) drücken. Es erscheint das Fenster ausAbbildung 2. Hier können Sie nun Ihre Nachricht adressieren und schreiben.

E-Mail-Adressen

Damit Ihre Nachricht den Empfänger auch erreicht, muß sie – wie die Briefpost –die richtige Empfängeradresse enthalten. Dafür tragen Sie die Adresse in das Feld„An:“ ein. Innerhalb der Universitätsverwaltung wurde für die Form der Adressenfolgender Standard festgelegt:

[email protected]

Falls Sie Mail lediglich innerhalb der Verwaltung versenden (eine Verbindungzum weltweiten Internet ist erst in der Testphase), können Sie die organisatori-sche Zuweisung (@Verwaltung.Uni-Muenchen.de) auch weglassen, dader Empfänger sich innerhalb der Verwaltung befindet und daher über Vorna-me.Nachname bereits eindeutig identifiziert wird.

In unserem Beispiel tragen Sie also einfach „Martina.Kellner“ in das Feld „An:“ein.

Wenn Sie die Nachricht an einen Empfänger außerhalb der Universitätsverwaltung

(etwa an ein Institut) versenden möchten, so müssen Sie dessen vollständigeAdresse kennen, die nach dem Schema „[email protected]“ aufgebaut sein sollte. Wegen der langen Instituts- und Fakul-tätsbezeichnungen, die für die E-Mail-Adressen von den Fakultäten teilweise ab-gekürzt wurden, gibt es aber leider keine logische Regel, aus der Sie auf dieAdresse schließen können: Häufig entfällt z.B. die Institutsbezeichnung oder eswird ein Zusatz eingefügt. Sie müssen sich also von jedem Nachrichtenempfänger

Abbildung 2: Neue Nachricht verfassen


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die E-Mail-Adresse erfragen oder ihn bitten, Ihnen zuerst eine Mail zu schicken,damit Sie darauf antworten können, wobei die Adresse dann automatisch einge-tragen wird (siehe dazu das Kapitel „Nachrichten beantworten“ auf Seite 15).

Falls Sie Ihre Nachricht an mehrere Empfänger versenden möchten, können Siegleich im Feld „An:“ alle Empfängeradressen durch Kommata getrennt angeben,also z.B. „Martina.Kellner, Thomas.Riehm“. Alternativ können Sie auch weitereEmpfänger in das Feld „Kopie an:“ eintragen. Die Nachricht wird in beiden Fäl-len allen eingetragenen Empfängern zugestellt.

Zusätzlich können Sie Nachrichten auch direkt an Dienststellen versenden, ohnedaß Sie einen Empfänger namentlich benennen (z.B. [email protected] bzw. bei Nachrichten innerhalb des Verwaltungsnetzesauch nur IIIA2). Dann wird die Nachricht an eine oder mehrere Personen aus-geliefert, die von der jeweiligen Dienststelle zum Empfänger bestimmt wurden.

Einfügen einer Adresse aus einem Adreßbuch

Allerdings können Sie sich vielleicht nicht alle Adressen so leicht merken (evtl.fällt Ihnen auch der Vorname nicht ein, oder Sie kennen nur die Dienststelle,nicht den Namen Ihres Ansprechpartners. Dafür wurden für Sie bereits fertigeAdreßbücher mit Pegasus Mail installiert, in denen alle in der Universitätsver-waltung vergebenen Adressen enthalten sind.

Zusätzlich können Sie auch eigene Adreßbücher anlegen, in die Sie ihre„Favoriten“ aufnehmen, damit Sie sich die Adressen nicht alle merken müssen. Ineigene Adreßbücher können Sie selbstverständlich auch externe Mail-Adressenmit aufnehmen (siehe dazu ausführlich das Kapitel „Arbeiten mit Adreßbüchern“auf Seite 25).

Die verschiedenen Adreßbücher können Sie mit dem Menübefehl „Adressen/Adreßbücher“, der Taste „F3“ oder dem Symbol „Adreßbücher“ anzeigen lassen.Sie sehen dann das Fenster aus Abbildung 3.

Abbildung 3: Adreßbuchauswahl


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Dort finden Sie in jedem Fall die beiden vorgegebenen Adreßbücher, „Personal“und „Dienststellen“. Das erste enthält ein automatisch erstelltes Personenregister

der Universitätsverwaltung, in dem alle Personen mit Mail-Anschluß erfaßt sind.

Im zweiten Adreßbuch, „Dienststellen“, finden Sie eine Auflistung aller Dienststel-

len der Universitätsverwaltung (Falls Ihre Dienststelle nicht aufgelistet sein sollte,informieren Sie bitte die Netzbetriebsgruppe unter [email protected], damit Ihre Dienststelle eingetragenwird ). WennSie eine Nachricht unmittelbar an eine Dienststelle senden, so wird sie dort voneiner oder mehreren zuständigen Personen empfangen (die Personen sind imAdreßbuch unten aufgelistet, wenn Sie einen Eintrag markieren). Diese Empfän-ger werden die Nachricht dann an die zuständige Person weiterleiten. Allerdingsführt dies naturgemäß zu Verzögerungen, wenn die Empfänger die Nachrichtnicht selbst bearbeiten können. Daher wird empfohlen, die Nachricht nur dann andie Dienststelle (und nicht unmittelbar an den Sachbearbeiter) zu senden, wennder Name des zuständigen Sachbearbeiters nicht bekannt ist.

Öffnen Sie nun das Adreßbuch „Personal“ entweder durch einen Doppelklick auf„Personal“ oder durch einfaches Anklicken (Markieren) und folgendem Klick auf„Öffnen“. Sie sehen dann ein Adreßbuch wie in Abbildung 4, in dem die Namender jeweiligen Personen sowie ihre Dienststelle und Telefonnummer aufgelistetsind. Sie können die Adreßbücher also nicht nur zum E-Mail-Versand, sondernauch zum Nachschlagen der Telefonnummern verwenden!

Wenn Sie nun im Adreßbuch den oder die gewünschten Empfänger markiert ha-

Abbildung 4: Adreßbuch „ Personal“


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ben (mit Strg+Mausklick können Sie eine Mehrfachauswahl treffen), wählen Siedie Schaltfläche „Einfügen“, damit die ausgewählten Adressen als Empfänger inIhre aktuelle Nachricht eingetragen werden. Alternativ können Sie die Namenauch per „Drag’n’Drop“ mit der Maus in das Feld „An:“ Ihrer neuen Nachrichtziehen. Schließlich können Sie auch auf einen Namen in einem Adreßbuch dop-

pelklicken: Dann wird eine neue Nachricht erstellt, in deren Empfängerfeld auto-matisch die ausgewählte Person eingetragen wird.

Wenn Sie alle Adressen übernommen haben, können Sie mit Klick auf dieSchaltfläche „Fertig“ das Adreßbuch schließen.

In Ihrer Nachricht erscheint jetzt aber nicht die Mail-Adresse der ausgewähltenPerson, sondern der persönliche Name, wie er im Adreßbuch gespeichert ist (z.B.„Kellner; Martina“ oder „Retter; Dr. Kurt“). Erst beim Abschicken der Nachrichtwird Pegasus Mail hierfür die Mail-Adresse aus dem Adreßbuch eintragen (also„Martina.Kellner“ bzw. „Kurt.Retter“).

Einfügen einer kürzlich verwendeten Adresse

Falls Sie Ihre Nachrichten immer wieder an diegleichen Personen schicken möchten, gibt es nocheinen komfortableren Weg zu den jeweiligenAdressen: Neben den Feldern „An:“ und „Kopiean:“ befindet sich eine Schaltfläche mit einem Fra-gezeichen. Mit einem Klick auf diese Schaltflächeöffnen Sie ein Fenster mit den zuletzt benutztenAdressen (siehe Abbildung 5). Auch hier könnenSie mit Doppelklick auf eine Adresse oder mittels„Drag’n’Drop“, d.h. Ziehen mit der Maus, dieAdresse in das Feld „An:“ bzw. „Kopie an:“ über-nehmen, so daß Sie diese nicht immer wieder aufsneue tippen müssen.

Das Fenster können Sie schließen, indem Sie aufdie Schaltfläche „Fertig“ klicken.

Der Inhalt der Nachricht

Nachdem Sie so den Empfänger Ihrer Nachricht festgelegt haben, sollten Sie alsnächstes den Betreff Ihrer Nachricht eingeben. Die Nachricht kommt zwar auchohne eine Betreff-Angabe an, aber Sie werden es selbst sehr bald zu schätzen ler-nen, wenn Nachrichten eine aussagekräftige „Betreff“-Zeile enthalten, damit Siedie Nachrichten sortieren und wiederfinden können.

Für den weiteren Inhalt Ihrer Nachricht sind Sie selbst verantwortlich. Sie kön-nen hier so viel eintragen wie Sie möchten. Wenn Sie die angefangene Nachrichtvielleicht zwischenspeichern möchten, um sie zu einem späteren Zeitpunkt zu be-

Abbildung 5: Kürzlich be-nutzte Adressen


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enden, können Sie dies über die „ Vorlagen“ -Funktion erledigen (siehe dazu„Arbeiten mit Vorlagen“ auf Seite 29).

Da Electronic Mail eine Erfindung aus den USA ist, sollten Sie aber beachten,daß viele Mailprogramme nach wie vor nicht mit deutschen Umlauten zusammen-arbeiten. Pegasus Mail kann deutsche Umlaute verarbeiten, so daß Sie im ver-waltungsinternen Verkehr keine Rücksicht nehmen müssen. Für Nachrichten anexterne Empfänger sollten Sie allerdings aufpassen, daß Sie keine Umlaute ver-wenden, sondern immer nur ae, oe, ue und ss statt ä, ö, ü, und ß schreiben, so-lange Sie nicht sicher sind, daß Ihr Empfänger auch ein „umlautfähiges“ Mailpro-gramm einsetzt.

Besonderheiten gelten noch für den Zeilenumbruch von Pegasus Mail: Das Pro-gramm führt automatisch während des Schreibens einer Nachricht einen Zei-lenumbruch durch. Das ist wichtig, da die meisten Empfänger-Programme dasnicht selbst können, so daß Nachrichten mit zu langen Zeilen faktisch unlesbarwerden. Damit der Zeilenumbruch ordnungsgemäß abläuft, sollten Sie zwei Ab-

sätze immer durch Leerzeilen trennen, damit Pegasus Mail sie beim Umbruch nichtwieder zu einem Absatz zusammenfaßt.

Verwenden von Signaturen

Um Ihre Nachricht zu signieren, können Sie (quasi statt eines Briefbogens) inPegasus Mail auch automatische Signaturen verwenden, in denen Ihr Name undIhre Dienststellenbezeichnung enthalten ist. Eine solche Signatur kann von Pega-sus Mail dann automatisch an jede Nachricht angehängt werden.

Zunächst müssen Sie hierfür eine Signatur erstellen. Gehen Sie dafür folgender-maßen vor:

1. Wählen Sie den Menübefehl „Extras/Optionen“ aus.

2. Wählen Sie die Kategorie „Signaturen“. Wie Sie sehen können, könnenSie in Pegasus Mail bis zu 10 Signatursätze definieren; in der Regelwerden Sie aber nur einen Signatursatz (für dienstliche Nachrichten)benötigen, evtl. einen zweiten für Privates.

3. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche „Bearb.“ neben dem ersten Si-gnatursatz.

4. Sie sehen dann das Fenster aus Abbildung 6. Hier können Sie eine kur-ze Bezeichnung des Signatursatzes eintragen (etwa: Dienstliche Si-gnaturen) und dann für die möglichen Empfängerkreise (lokal, d.h. in-nerhalb der Universitätsverwaltung, und Internet, d.h. außerhalb derVerwaltung) Signaturen festlegen. Die Signatur für MHS-Nachrichtenist innerhalb der Universitätsverwaltung ohne Bedeutung.


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Aus der Signatur sollte auf jeden Fall der Name und die Dienststelledes Absenders hervorgehen (vgl. dazu die Signaturen in Abbildung 6).

Diese Signaturen können Sie dann durch Klick auf die Schaltfläche „Speichern“abspeichern, und dann stehen Ihnen Ihre vordefinierten Signaturen bei allenNachrichten zur Verfügung.

Sie aktivieren einen bestimmten Signatursatz, indem Sie beim Erstellen der Nach-richt das Kontrollkästchen „Signatur“ aktivieren. Es erscheint eine Dialogbox, inder Sie nach dem gewünschten Signatursatz gefragt werden (hier finden Sie IhreKurzbezeichnung wieder). Wenn Sie „Ab jetzt als Standard“ aktivieren, wird fürjede neue Nachricht (bis Sie das auf dem gleichen Wege wieder ändern) der aus-gewählte Signatursatz verwendet.

Pegasus Mail wählt dann aus dem Signatursatz automatisch je nach Empfängerdie richtige Signatur (lokal oder Internet) aus und fügt sie unten zu Ihrer Nach-richt hinzu.

Senden der Nachricht

Wenn Sie mit dem Inhalt zufrieden sind, können Sie Ihre Nachricht versenden.Am einfachsten geht das mit einem Klick auf die Schaltfläche „Senden“ oder mitder Tastenkombination Strg+Return.

Vorher können Sie aber noch einige Optionen für den Versand einstellen:

• Mit der Option „Lesebestätigung “ veranlassen Sie das Mailprogramm

Abbildung 6: Ein Signatursatz für dienstliche Signaturen


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des Empfängers Ihrer Nachricht, eine Rückmeldung (ebenfalls perEmail) zu versenden, sobald er Ihre Nachricht öffnet. In der Regelwird dies bedeuten, daß er die Nachricht auch tatsächlich gelesen hat.Sie erhalten dann eine automatisch generierte Nachricht mit dem Be-treff „ RCPT: ...“ oder „Reading Confirmation“ (der Betreff wechselt jenach dem Mailprogramm des Empfängers).

Allerdings ist diese Option nicht besonders zuverlässig, da nur weni-ge Mailprogramme auch tatsächlich Lesebestätigungen versenden.Lediglich bei Pegasus Mail können Sie mit einiger Sicherheit davonausgehen, daß Sie tatsächlich eine Lesebestätigung erhalten.

• Mit der Option „Zustellbestätigung “ können Sie den Mail-Server IhresEmpfängers veranlassen, Ihnen (ebenfalls per E-Mail) eine Bestäti-gung zuzuschicken, sobald die Nachricht im Postfach eingetroffen ist,also für den Empfänger bereitliegt. Diese Bestätigung enthält denBetreff „Sendebestaetigung“ oder „Delivery Confirmation“ (wennder Empfänger einen englischsprachigen Mail-Server einsetzt).

Diese Option ist zwar zuverlässiger als die Lesebestätigung; trotzdemversenden leider nicht alle Mail-Server Zustellbestätigungen, so daßSie sich wieder nicht auf das Ergebnis verlassen können. Innerhalbder Universitätsverwaltung funktionieren aber beide Mechanismen.

• Mit der Option „Ausgangskopie“ können Sie sich automatisch eineKopie Ihrer Nachricht in einen Ablageordner Ihrer Wahl legen lassen.So sind Sie stets informiert, was Sie wann wem gesendet haben.Welcher Ordner die Ausgangskopien aufnimmt, können Sie über denMenüpunkt Extras/Optionen“ in der Kategorie „Allgemeine Einstel-lungen“ im Feld „Ordner für Ausgangskopien“ festlegen. Es emp-fiehlt sich ein eigener Ordner namens „Ausgangskopien“ (vgl. dazudas Kapitel „Der Ordner „Ausgangskopien“ auf Seite 23).

• Wenn Sie beim Versand der Nachricht die Option „Dringend“ aktivie-ren, wird Ihre Nachricht nicht etwa schneller zugestellt (innerhalb derUniversitätsverwaltung trifft eine Nachricht sowieso in wenigen Se-kunden bei ihrem Empfänger ein; bei Nachrichten in die „weite Welt“kann es bis zu mehreren Minuten dauern), sondern sie wird beimEmpfänger besonders gekennzeichnet (in Pegasus Mail etwa in roterFarbe dargestellt). Diese Option sollten Sie – damit sie nicht aussa-gelos wird – nur sparsam verwenden, wenn Ihr Anliegen wirklichdringend ist.

• Mit der Option „Verschlüsseln“ schließlich können Sie Ihre Nachrichtverschlüsseln, so daß nur der Empfänger, für den die Nachricht be-stimmt ist, den Inhalt der Nachricht wieder entschlüsseln kann. So


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können Sie den Inhalt der Nachricht vor unbefugtem Zugriff schüt-zen.

Lesen Sie hierzu bitte das Kapitel „Verschlüsselung von Nachrichten“auf Seite 56.

Wenn Sie die gewünschten Optionen eingestellt haben, können Sie Ihre Nach-richt durch Klick auf „Senden“ oder Strg+Return abschicken. Der Empfängerwird dann umgehend vom Eintreffen Ihrer Nachricht informiert.

Behandlung eingetroffener Nachrichten

Wenn Sie gerade am Netzwerk angemeldet sind, bemerken Sie das Eintreffenanhand einer „Netware Broadcast Message“ (vgl. Abbildung 7), die Sie auf dieneue Nachricht hinweist, sofern Sie gerade am Netzwerk angemeldet sind.

Sollten Sie nicht angemeldet sein, etwa weil Sie gerade nicht im Hause sind,werden Sie beim nächsten Anmeldevorgang informiert, daß neue Nachrichteneingetroffen sind.

Dann können Sie Pegasus Mail starten (vgl. Seite. 3), um die neuen Nachrichtenzu lesen bzw. zu bearbeiten.

Nachrichten öffnen

Neu eingetroffene Nachrichten legt Pegasus Mail zunächst im Eingangsordner ab.Diesen öffnen Sie am schnellsten mit dem Symbol „Neue Post lesen“ aus derSymbolleiste, über den Menübefehl „Datei/Eingangspost lesen“ oder mit der Ta-staturabkürzung Strg+L (L wie Lesen). Dann erscheint der Eingangsordner, indem alle neuen und die noch ungelesenen Nachrichten enthalten sind (vgl.Abbildung 8).

Abbildung 7: Benachrichtigung wegen neuer Nachricht


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Vor manchen Nachrichten sehen Sie bestimmte Symbole, die Ihnen zusätzlicheInformationen über die jeweilige Nachricht geben. So steht etwa vor der sechstenNachricht ein Quadrat, das bedeutet: Diese Nachricht hat Anlagen bzw. bestehtaus mehreren Teilen. Das Lesen solcher Nachrichten geschieht ein wenig andersals im Normalfall. Es ist daher erst unten im Kapitel „Eingehende Anlagen bear-beiten“ auf Seite 46 beschrieben.

Abbildung 8: Der Eingangsordner

Abbildung 9: Neu eingetroffene Nachricht


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Ein Kreis vor einer Nachricht (wie bei der zweiten und dritten Nachricht) bedeu-tet, daß Sie auf diese Nachricht bereits geantwortet haben; ein Haken schließlich(wie bei den ersten vier) bedeutet, daß Sie diese Nachricht bereits gelesen haben.

Eine neu eingetroffene Nachricht öffnen Sie am einfachsten mit einem Doppel-klick auf die Zeile im Eingangsordner. Alternativ können Sie die Nachricht auchmit einem einfachen Mausklick markieren und dann die Schaltfläche „Öffnen“ imEingangsordner anklicken.

Sie sehen die eingetroffene Nachricht dann in einem Fenster wie in Abbildung 9.Hier können Sie selbstverständlich die Nachricht zunächst einmal lesen.

Vom System erzeugte Nachrichten

Bestimmte Nachrichten haben einen technischen Inhalt und werden automatischvon Mail-Servern oder Mailprogrammen erzeugt. Sie stammen meist vom Ab-sender „Mailer-Daemon“ oder „Postmaster“ (die Bezeichnung wechselt vonMailserver zu Mailserver).

Solche Nachrichten sind zum einen die Ihnen bereits bekannten Zustell - und L ese-

bestätigung en (bei den Lesebestätigungen ist als Absender der Empfänger IhrerNachricht eingetragen), zum anderen aber auch Fehlermeldung en, falls bei derAuslieferung Ihrer Nachricht ein Fehler aufgetreten ist. Solche Fehlermeldungentragen in der Regel den Betreff „Sendefehler“ oder „Delivery failure“ und ent-halten eine mehr oder weniger detailli erte Beschreibung des Fehlers, allerdingsmeistens in englischer Sprache (sofern die Meldung nicht aus dem Verwaltungs-netz stammt). Die einzelnen Bedeutungen solcher Fehlermeldungen können Sieim Anhang B unter „Fragen zum Empfangen von Nachrichten“ auf Seite 62 er-sehen.

Nachrichten beantworten

Wenn Sie eine eingetroffene Nachricht gelesen haben, werden Sie vielleicht denWunsch verspüren, sie sogleich zu beantworten. Hierfür klicken Sie einfach – seies im Eingangsordner, sei es im Nachrichtenfenster – auf die Schaltfläche „Beant-worten“.

Dann erscheint eine Dialogbox, in der Sie nach einigen Optionen für die Antwortgefragt werden. Die einzelnen Optionen bedeuten folgendes:

• „ Original Kopie-An: Feld übernehmen“ und „ Antwort an alle ursprüng lichen

Empfänger“ : Ihre Antwort wird nicht nur an den Absender der Nach-richt gesendet, sondern an alle, die der Absender in das Feld „Kopiean:“ eingetragen hatte bzw. sogar an alle Empfänger, d.h. auch die,die im Feld „An:“ eingegeben waren. Diese Option sollten Sie alsoaktivieren, wenn Ihre Antwort für alle Adressaten der ursprünglichenNachricht wichtig ist. Andernfalls sollten Sie die Option deaktivieren,


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damit keine unnötige Belästigung durch überflüssige Nachrichtenverursacht wird.

• „ Originaltext in Antwort übernehmen“ : Wenn Sie diese Option aktivie-ren, wird der Text der eingegangenen Nachricht komplett in IhreNachricht übernommen, wo Sie dann einzelne Zeilen löschen können.Wenn die Nachricht, die Sie beantworten möchten, einige Fragenenthält, so gehört es in der E-Mail-Welt zum guten Ton, die Fragenmit zurückzuschicken, damit der Fragesteller Ihre Antworten aucheinordnen kann. Auch im übrigen empfiehlt es sich, den wesentlichenInhalt der Nachricht wieder zurückzuschicken, damit der Empfängerweiß, worauf Sie sich beziehen.

Wenn Sie den Originaltext in die Antwort übernehmen, sollten Sieauch die Option „ Originaltext auskommentieren“ aktivieren, damit derOriginaltext durch „>“-Zeichen am Anfang der Zeile gekennzeichnetwird. So kann der Empfänger leicht zwischen seinem und Ihrem Textunterscheiden (vgl. das Beispiel in Abbildung 10).

Wenn Sie die gewünschten Optionen eingestellt haben, klicken Sie auf „OK“(bzw. betätigen Sie die Return-Taste), und ein Fenster mit der Antwort-Nachricht erscheint (vgl. Abbildung 10). Das Besondere daran ist, daß PegasusMail automatisch bereits den Empfänger sowie den Betreff der Nachricht einge-tragen hat. Als Betreff wird automatisch ein „Re:“ vor den Betreff der Original-nachricht gehängt, damit der Empfänger die Nachricht einordnen kann.

Falls Sie die Option „Originaltext in Antwort übernehmen“ ausgewählt haben,übernimmt Pegasus Mail auch automatisch die Nachricht in das Fenster, wo Siedie unnötigen Zeilen löschen und dann Ihre Antworten einfügen können. Im üb-rigen können Sie hier Ihre Nachricht ohne weitere Besonderheiten schreiben und

Abbildung 10: Beantworten einer Nachricht


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in der im Kapitel „Erstellen einer neuen Nachricht“ auf Seite 5 beschriebenenForm versenden.

Nachrichten weiterleiten

Manchmal werden Sie eine Nachricht, die Sie erhalten haben, an einen Kollegenoder eine Kollegin weiterleiten möchten, sei es, weil die Nachricht irrtümlich beiIhnen angekommen ist, sei es, weil Sie möchten, daß Ihr Kollege davon Kenntnisnehmen sollte. Hierfür gibt es die Schaltfläche "Weiterleiten" sowohl im Nach-richten- als auch im Ordnerfenster.

Nach einem Klick auf "Weiterleiten" erscheint das Fenster aus Abbildung 11, indem Sie die Adresse des Empfängers eintragen können. Auch hier steht Ihnenwieder die Schaltfläche mit dem Fragezeichen zur Verfügung, mit deren Hilfe Siekürzlich verwendete Adressen eintragen können (siehe oben „Einfügen einerkürzlich verwendeten Adresse“ auf Seite 8).

Zudem können Sie die Option „Nachricht vor der Weiterleitung editieren“ aktivieren,um die Nachricht noch einmal im Editor-Fenster bearbeiten zu können. So kön-nen Sie noch Anmerkungen zu der Nachricht hinzufügen oder uninteressanteTeile löschen. Dort können Sie die Nachricht wie gewohnt bearbeiten undschließlich absenden. Dabei trägt Pegasus Mail automatisch Sie als den Absenderein, damit keine gefälschten Inhalte versandt werden können.

Schließlich können Sie, falls die weitergeleitete Nachricht Anlagen enthielt, auchangeben, daß diese mit weitergeleitet werden sollen.

Nachrichten speichern

Nachdem Sie Ihre Nachricht gelesen und eventuell sogar schon beantwortet ha-ben, werden Sie sie abspeichern wollen. Dafür bestehen in Pegasus Mail zweiMöglichkeiten:

• Die wichtigste Möglichkeit ist, die Nachricht in einen Ablageordner

abzuspeichern. Sie können in Pegasus Mail eine Reihe von Ablage-ordnern definieren, in die Sie alle Ihre Nachrichten aufteilen können.

Abbildung 11: Nachricht weiterleiten


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Mit den Symbolen „Verschieben“ und „Kopieren“ können Sie Nach-richten in diese Ordner verschieben (d.h. das Original wird gelöscht)und kopieren (d.h. das Original bleibt erhalten): Nach einem Klick aufeines der beiden Symbole erscheint eine Liste mit den verfügbarenOrdnern. Mit Doppelklick (oder einfachem Klick und „Öffnen“) kön-nen Sie dann bestimmen, in welchen Ordner die Nachricht abgelegtwerden soll.

Alternativ können Sie Nachrichten auch einfach mit der Maus aus ei-nem Ordner (z.B. dem Eingangsordner) in einen anderen Ordner beigedrückter Maustaste ziehen („Drag’n’Drop“), um sie zu verschieben.

Nähere Informationen zum Umgang mit Ablageordnern, insbesonde-re über das Anlegen eigener Ordner, finden Sie im Kapitel „Umgangmit Ablageordnern“ auf Seite 21.

• Sie können die Nachricht aber auch als einfachen Text in eine Datei

speichern (exportieren). Diese Datei können Sie mit einem Textverar-beitungsprogramm weiterbearbeiten oder in andere Dokumente ein-binden. Dazu können Sie einfach auf das Symbol „Speichern“ in derSymbolleiste klicken oder den Menübefehl „Ordner/Nachrichten ex-portieren“ auswählen. In der dann folgenden Dialogbox wählen Siedas Laufwerk, das Verzeichnis und den Dateinamen Ihrer Textdatei,und mit Klick auf „OK“ wird die Nachricht gespeichert.

Durch das Speichern in eine Datei wird die Lage der Nachricht in ei-nem Ablageordner aber nicht berührt, d.h. die Nachricht befindet sichnach wie vor im selben Ordner wie vorher.

Im übrigen müssen Sie sich um die Erhaltung Ihrer Nachrichten keine Sorgenmachen: Gelöscht werden sie nur auf Ihre ausdrückliche Anweisung. Selbst wennSie die Nachrichten also nicht in Ablageordner kopieren oder in eine Datei ex-portieren, bleiben sie zunächst im Eingangsordner und werden dann, sobald Siediesen schließen, automatisch in den „Hauptordner“ verschoben.

Nachrichten drucken

Eine empfangene Nachricht können Sie ausdrucken, indem Sie sie zuerst im Ein-gangsordner (oder einem anderen Ordner) mit einfachem Mausklick markierenund dann das Symbol „Drucken“ in der Symbolleiste oder den Menübefehl„Datei/Drucken“ auswählen. Es erscheint eine Dialogbox, in der Sie die Einstel-lungen für den Druck vornehmen können (siehe Abbildung 12).

Die wichtigsten Parameter sind hier

• Schriftarten: Da das E-Mail-Format keine Informationen über dieSchriftart enthält, müssen Sie selbst festlegen, in welcher Schriftartund -größe die Nachrichten ausgedruckt werden sollen. Klicken Sie


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hierfür auf das Symbol „Schriftart“ und wählen Sie in der folgendenDialogbox die Schriftart und -größe nach Ihrem Geschmack. Emp-fehlenswert ist z.B. Arial in einer Größe von 12pt.

• Kopfeinträge: Wie Sie wahrscheinlich bereits bemerkt haben, befindetsich am Kopf jeder Nachricht eine Reihe von Einträgen, die dazu die-nen, den Transport der Nachrichten über die Mailserver zu ermögli-chen und andere technische Informationen zu übermitteln. DieKopfeinträge können leicht eine halbe Seite in Anspruch nehmen.

Deswegen empfiehlt es sich, nur die „Wesentlichen Kopfeinträge“drucken zu lassen (Absender, Empfänger; Betreff...), und manchmalsogar von diesen nur die erste Zeile: Wenn eine Nachricht an vieleEmpfänger gerichtet ist, müssen schließlich nicht alle ausgedrucktwerden!

Durch Klick auf „OK“ wird Ihre Nachricht auf dem Standarddrucker ausge-druckt.

Nachrichten löschen

Nachrichten, die Sie nicht mehr benötigen, können Sie ganz einfach löschen, in-dem Sie die Nachricht(en) in einem Ordner markieren (mit Mausklick oder, wennSie mehrere markieren möchten, Strg+Mausklick) und dann entweder die Taste„Entf“ (Entfernen) drücken oder auf das Symbol „Löschen“ klicken.

Nach einer Sicherheitsabfrage werden die Nachrichten dann zunächst in denOrdner „Papierkorb“ verschoben. Erst beim Verlassen von Pegasus Mail werdendie Nachrichten tatsächlich gelöscht, so daß Sie bei irrtümlichen Löschaktionendie Nachrichten noch aus dem Ordner retten können.

Abbildung 12: Nachricht drucken

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Kapitel 3:Erweiterte Funktionen

Aller Anfang ist leicht,und die letzten Stufen

werden am seltensten erstiegen(J.W. von Goethe)

Umgang mit Ablageordnern

In Pegasus Mail haben Sie die Möglichkeit, Nachrichten in sog. Ablageordner ab-zulegen. So können Sie die Nachrichten jederzeit wiederfinden und zu einemspäteren Zeitpunkt beantworten oder weiterleiten.

Die Ordnerverwaltung

Das „Herzstück“ dieser Nachrichtenablage ist die sog. „Ordnerverwaltung“. Sieöffnen dieses Fenster mit dem Symbol „Ablageordner“ aus der Symbolleiste odermit dem Menübefehl „Datei/Ordnerverwaltung“.

Sie sehen dann ein Fenster wie in Abbildung 13, nur daß bei Ihnen zunächst we-niger Ordner vorhanden sind. Wie der Verzeichnisbaum Ihrer Festplatte, den Sieim Datei-Manager von Windows sehen können, sind hier die Ordner Ihrer Nach-richtenablage aufgelistet.

Die Zahlen am Zeilenende geben für jeden Ordner an, wie viele Nachrichten sichderzeit darin befinden, und wie viele davon noch ungelesen sind. Zudem sind alleOrdner, in denen sich neue Post befindet, grün dargestellt.

Vorgegebene Ordner

In Pegasus Mail sind bereits zwei Ordner vom System vorgegeben: Der „Ein-

gangsordner“, in dem sich alle neu eingetroffenen Nachrichten befinden, sowie der

Kapitel

3


20

„Hauptordner“, in den alle bereits gele-senen Nachrichten automatisch ver-schoben werden, wenn Sie den Ein-gangsordner schließen.

Den Eingangsordner können Sie leidernicht von der Ordnerverwaltung ausöffnen; er ist ein „Spezialordner“, inden Sie auch keine Nachrichten kopie-ren oder verschieben können. Sie kön-nen ihn nur mit dem Symbol „NeuePost lesen“ ansehen.

Zusätzlich zu den eben genannten Sy-stemordnern kann es vorübergehend noch einen Ordner „Papierkorb“ geben, inden die Nachrichten verschoben werden, die Sie gelöscht haben. Der Ordnerwird erst beim Verlassen von Pegasus Mail mitsamt seinem Inhalt gelöscht.

Benutzerdefinierte Ordner

Zusätzlich zu diesen vom System vorgegebenen Ordnern sollten Sie, um die Ar-beit mit Pegasus Mail so effizient wie möglich zu gestalten, eigene Ordner anlegen,in die Sie ihre Nachrichten einordnen. Hierfür öffnen Sie das Fenster„Ordnerverwaltung“ mit dem Symbol „Ablageordner“ oder dem Menübefehl„Datei/Ordnerverwaltung“ (vgl. Abbildung 13).

Ordner anlegen

Mit der Schaltfläche „Anlegen“ können Sie nun einen neuen Ablageordner anle-gen. Sie müssen dafür lediglich einen Namen für den Ordner festlegen (vgl.Abbildung 14). Das Feld für den Dateinamen können Sie hier immer freilassen; esgibt lediglich an, wo Pegasus Mail die Nachrichten intern speichert. Für Sie istimmer nur der Ordnername selbst relevant.

Welche Ordner angelegt werden sollten, kann nicht allgemein festgelegt werden.Es empfiehlt sich in der Regel, Ordner nach Sachgebieten zu gliedern. Vielleicht

Abbildung 13: Ordnerverwaltung

Abbildung 14: Erstellung eines neuen Ord-ners

K A P I T E L 3 : E R W E I T E R T E F U N K T I O N E N

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möchten Sie auch eigene Ordner für Nachrichten von bestimmten Absendernanlegen, damit Sie deren Nachrichten einfach wiederfinden können.

Mit einem Klick auf „OK“ ist der Ordner angelegt, und Sie können Nachrichtenin den Ordner verschieben oder kopieren. Sie finden Ihren Ordner wieder, indemSie die „Ordnerverwaltung“ öffnen und dort per Doppelklick den Inhalt des Ord-ners anzeigen lassen.

Ordner und Schub laden

Zusätzlich bietet Pegasus Mail Ihnen die Möglichkeit, mit Hilfe sog. „Schub laden“Ihre Ordner selbst wieder hierarchisch zu gliedern. Sie könnten also auf der ober-sten Ebene Schubladen für Ihre wichtigsten Arbeitsgebiete festlegen und dann injeder Schublade einen Ordner für „aktuelle Vorgänge“ und einen für „Ablage“anlegen (wie im Beispiel für die Kurse). So können Sie alle eingegangenen Nach-richten übersichtlich ablegen, um sie jederzeit wiederzufinden.

Eine Schub lade erstellen Sie genau wie einen Ordner, nurdaß Sie in der Dialogbox „Benennung eines Ordnersoder einer Schublade“ (Abbildung 14) rechts die Option„Schublade“ anwählen.

Die Verteilung der eingegangenen Nachrichten auf Ihre Ordner und Schubladenkann Pegasus Mail auch für Sie automatisieren. Hierzu verwenden Sie die Funk-tion „Fil terregeln“ (vgl. „Automatische Behandlung von Nachrichten(Filterregeln)“ auf Seite 34).

Der Ordner „Ausgangskopien“

Ein Ordner, der zwar vom System nicht vorgegeben ist, den Sie aber unbedingtanlegen sollten, ist der Ordner „Ausgangskopien“: In diesen Ordner können SieKopien von allen gesendeten Nachrichten ablegen lassen, damit Sie sich stetsvergewissern können, was Sie versendet haben.

1. Öffnen Sie das Fenster „Ordnerverwaltung“ mit dem Symbol „Ablage-ordner“ oder dem Menübefehl „Datei/Ordnerverwaltung“.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Anlegen“, um einen neuen Ordneranzulegen.

3. Geben Sie als vollen Namen „Ausgangskopien“ ein und aktivieren Sieden Typ „Ordner“; das Feld „Dateiname“ können Sie frei lassen. Be-stätigen Sie Ihre Eingaben mit „OK“.

4. Schließen Sie die „Ordnerverwaltung“.


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Damit haben Sie den Ordner „Ausgangskopien“ erstellt. Nun müssen Sie PegasusMail noch dazu bewegen, Kopien aller ausgehenden Nachrichten in diesen Ord-ner abzulegen:

5. Wählen Sie den Menübefehl „Extras/Optionen“.

6. In der nun erscheinenden Dialogbox finden Sie das Feld „Ordner fürAusgangskopien“ mit der Schaltfläche „Auswahl“ daneben. KlickenSie auf diese Schaltfläche, um die Auswahl der Ordner zu erhalten.

7. Wählen Sie hier den soeben angelegten Ordner „Ausgangskopien“ ausund klicken Sie auf „Öffnen“ (oder doppelklicken Sie auf den Ordner-namen).

8. Bestätigen Sie Ihre Einstellung mit „OK“ im Fenster „Allgemeine Ein-stellungen“.

Ab jetzt können Sie beim Erstellen neuer Nachrichten mit der Option „Ausgangs-kopie“ bestimmen, daß eine Kopie der ausgehenden Nachricht in den Ordner„Ausgangskopien“ abgelegt wird (vgl. das Kapitel „Senden der Nachricht“ aufSeite 11).

Arbeiten mit Adreßbüchern

Bereits im Kapitel „Einfügen einer Adresse aus einem Adreßbuch“ auf Seite 6haben Sie die vorgegebenen Adreßbücher „Personal“ und „Dienststellen“ ver-wendet, um Mail-Adressen von Empfängern herauszufinden und in Ihre Nach-richten einzusetzen.

Wenn Sie nun mit dem Symbol „Adreßbücher“ oder dem Menübefehl „Adres-sen/Adreßbücher“ das Fenster „Adreßbuchauswahl“ (siehe Abbildung 15) öffnen,

Abbildung 15: Liste der vorhandenen Adreßbücher


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finden Sie zunächst wieder nur die beiden System-Adreßbücher, „Dienststellen“und „Personal“. Diese sind blau dargestellt, um sie als System-Adreßbücher zukennzeichnen, d.h. Sie können hier keine Einträge verändern.

Sortieren und Suchen von Einträgen

Ein geöffnetes Adreßbuch können Sie nach den verschiedenen Spalten sortieren,indem Sie im Menü „Adreßbuch“ entweder den Befehl „Nach Index sortieren“oder „Nach Name sortieren“ auswählen.

Wenn Sie nach einem bestimmten Namen oder Namensteil suchen möchten,können Sie das mit dem Menübefehl „Bearbeiten/Suchen“ tun: Es erscheint einkleines Fenster, in dem Sie den gewünschten Namensteil (z.B. Kellner) eintragenkönnen. Mit Klick auf „OK“ wird der erste passende Eintrag markiert. Falls Sieim Suchfenster die Option „Alle Fundstellen markieren“ eingestellt haben, wer-den sogar alle Einträge, die den gewünschten Teil enthalten, markiert.

Das ist z.B. nützlich, wenn eine Nachricht an eine Nachricht an ein ganzes Referat,d.h. an jeden einzelnen Mitarbeiter versandt werden soll. Hierfür geben Sie imSuchfenster die Referatsbezeichnung in der dortigen Schreibweise (z.B. „III A2“)ein und wählen Sie „Alle Fundstellen markieren“ aus. Damit werden alle Einträ-ge, die die gewünschte Referatsbezeichnung enthalten, markiert.

Eigene Adreßbücher

Für die alltägliche Arbeit sind die vom System vorgegebenen Adreßbücher„Personal“ und „Dienststellen“ häufig nicht ausreichend, weil sie entweder zuunübersichtlich sind oder für Sie wichtige Einträge (außerhalb der Verwaltung)nicht enthalten. Daher wird im folgenden beschrieben, wie Sie sich eigeneAdreßbücher nach Ihren Bedürfnissen erstellen können.

Erstellen, Umbenennen und Lö schen von Adreßbüchern

Um nun ein eigenes Adreßbuch für Ihre persönlichen Einträge zu erstellen, gehenSie folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie das Fenster „Adreßbuchauswahl“ (Menübefehl „Adressen/Adreßbücher“ oder Taste F3).

2. Wählen Sie die Schaltfläche „Anlegen“.

3. In der dann erscheinenden Dialogbox geben Sie einen Namen für IhrAdreßbuch ein, z.B. „Persönliche Adressen“. Das Feld „Dateiname“können Sie frei lassen.

4. Klicken Sie auf „OK“, um das Adreßbuch mit dem neuen Namen an-zulegen.


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Falls Sie sich später einmal entschließen, das Adreßbuch umzubenennen, könnenSie das mit der Schaltfläche „Ändern“ im Fenster „Adreßbuchauswahl“ tun,nachdem Sie das Buch in der Liste durch einen einfachen Mausklick markiert ha-ben.

Löschen können Sie ein Adreßbuch mit der Schaltfläche „Löschen“, wobei Siedas Buch ebenfalls zuvor durch einfachen Mausklick markiert haben müssen.

Einträge erstellen, ändern und löschen

Um in ein Adreßbuch Namen aufzunehmen, müssen Sie das Adreßbuch zunächstöffnen. Das geschieht mit einem Doppelklick auf das Adreßbuch im Fenster„Adreßbuchauswahl“ oder durch Markieren des Adreßbuchs mit einfachenMausklick und anschließendem Klick auf die Schaltfläche „Öffnen“.

Sie sehen dann ein Fenster wie in Abbildung 16, wobei vorerst noch keine Ein-träge vorhanden sind. Einen neuen Eintrag erstellen Sie nun mit der Schaltfläche„Zufügen“.

Sie erhalten dann ein Eingabeformular wie in Abbildung 17, in das Sie all ge-wünschten Informationen zu einem Eintrag eingeben können. Beachten Sie hier-bei bitte, daß die Felder „Name“ und „E-Mail-Adresse“ obligatorisch sind. Ohnediese Eingaben kann Pegasus Mail den Eintrag nicht abspeichern.

In das Feld „Index“ können Sie ein Kürzel aufnehmen, der den Eintrag charakte-risiert. Der einzige Nutzen dieses Feldes liegt darin, daß Sie ein Adreßbuch nachdiesem Feld sortieren können, um so gleichartige Einträge beieinander zu sehen.

Abbildung 16: Ein persönliches Adreßbuch


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Im Beispiel von Abbildung 16 können Sie beispielsweise private („PRIV“) unddienstliche („LMU“) Einträge getrennt voneinander anzeigen lassen.

Wenn Sie alle gewünschten Informationen eingegeben haben (selbstverständlichmüssen Sie nicht alle Felder ausfüllen), speichern Sie den Eintrag durch Klick auf„OK“.

Falls Sie einen bereits bestehenden Eintrag nachträglich verändern möchten, mar-kieren Sie einfach den betreffenden Eintrag im Adreßbuch mit einem einfachenMausklick und wählen Sie die Schaltfläche „Bearbeiten“. Dann erscheint wiederdas Fenster aus Abbildung 17, in dem Sie die gewünschten Änderungen vorneh-men können.

Schließlich können Sie einen Eintrag aus einem Adreßbuch löschen, indem Sieihn markieren und die Schaltfläche „Löschen“ (oder die Taste „Entf“) betätigen.

Versenden von Telefonno tizen

Häufig werden Sie E-Mail benutzen wollen, um einen Kollegen von einem Anruf

zu benachrichtigen, den Sie für Ihn entgegengenommen haben. Für diese Telefon-notizen enthält Pegasus Mail ein eigenes Modul, mit dem Sie diese komfortabelund übersichtlich erstellen können.

Beim Erfassen eines Anrufs können Sie folgendermaßen vorgehen:

1. Wählen Sie den Menübefehl „Extras/Erweiterungen/Telefonnotiz“oder das Symbol „Telefonnotiz“ in der Symbolleiste: Das Fenster „Te-lefonnotiz“ (vgl. Abbildung 18) wird geöffnet.

2. Tragen Sie den Empfänger der Telefonnotiz in das Feld „An:“ ein.Auch hier können Sie mit einem Klick auf das Fragezeichen-Symboleine Liste der kürzlich verwendeten Adressen erhalten (vgl. Seite 8).

Abbildung 17: Eintrag im persönlichen Adreßbuch definieren


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3. Füllen Sie die Felder mit den Informationen über den Anrufer aus. Da-bei können Sie auch einzelne Felder frei lassen.

4. Falls Sie noch eine Nachricht ausrichten möchten, können Sie dieseunten im Feld „Nachricht“ eintragen.

5. Stellen Sie ein, ob Sie eine Zustell- oder Lesebestätigung erhaltenmöchten und versenden Sie die Telefonnotiz mit der Schaltfläche„Senden“.

Beim Empfänger der Telefonnotiz trifft diese als ganz „normale“ Nachricht ein,in der die Informationen, die Sie in die Notiz eingetragen haben, als Text enthal-ten sind.

Diese Funktion können Sie am effektivsten nutzen, wenn Sie die Telefonnotizausfüllen, während Sie noch mit dem Anrufer sprechen.

Arbeiten mit Vorlagen

Wenn Sie häufig gleiche oder ähnliche Nachrichten versenden müssen, werden Siesich wahrscheinlich wünschen, daß Sie eine Nachricht einmal abspeichern kön-

Abbildung 18: Erstellen einer Telefonnotiz


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nen, um dann immer wieder darauf zurückzugreifen, evtl. mit leichten Änderun-gen (Dauervorlage).

Oder Sie möchten eine angefangene Nachricht nicht gleich abschicken, sondernerst einmal zwischenspeichern und zu einem späteren Zeitpunkt beenden und ab-schicken.

Für diese Aufgaben bietet Pegasus Mail die Möglichkeit, Nachrichten als Vorlagen

abzuspeichern, damit Sie sie zu einem späteren wieder hervorholen können.

Erstellen einer Vorlage

Um eine Vorlage zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Erstellen Sie eine neue Nachricht wie üblich (vgl. „Erstellen einer neu-en Nachricht“ auf Seite 5) und füllen Sie den Inhalt so weit aus, wie dieVorlage gehen soll. Wenn es sich um eine Dauervorlage handeln soll,sollten Sie also in der Regel den Empfänger nicht eintragen. Bei derbloßen Zwischenspeicherung müssen Sie keine Besonderheiten berück-sichtigen.

2. Wählen Sie den Menübefehl „Nachricht/Speichern“ oder das Symbol„Speichern“ aus der Symbolleiste. In einer Dialogbox fordert Sie Pega-sus Mail zur Eingabe eines Vorlagennamens auf.

3. Geben Sie der Vorlage einen aussagekräftigen Namen (Sie sind nichtan die 8.3-Konventionen für Dateinamen gebunden!).

4. Wenn Sie die Nachricht nicht nur zwischenspeichern, sondern als Dau-

ervorlage möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Als Dauer-vorlage speichern“. Damit wird die Vorlage nach der späteren Ver-wendung nicht gelöscht.

5. Die angefangene Nachricht können Sie nun entweder zu Ende führenoder den Vorgang abbrechen, wenn Sie die Nachricht gerade nichtmehr brauchen.

Von nun an steht Ihnen die Vorlage für neue Nachrichten zur Verfügung.

Verwenden der Vorlage

Wenn Sie nun auf Ihre Vorlage zugreifen möchten, um eine neue Nachricht zuerstellen oder um eine zwischengespeicherte Nachricht zu beenden und abzu-schicken, wählen Sie einfach anstatt „Neue Nachricht erstellen“ den Menübefehl„Datei/Vorlage öffnen“.


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Es erscheint dann ein Fenster mit einer Liste aller Ihrer Vorlagen, aus der Sie einemit Doppelklick (oder einfachem Klick und anschließendem Klick auf „Öffnen“)auswählen können.

Sie finden sich dann im Nachrichten-Editor wieder, wo die Nachricht so weitausgefüllt ist, wie sie in der Vorlage abgespeichert war. Sobald sie die Nachrichtabschicken, wird die Vorlage gelöscht, wenn Sie sie nicht als Dauervorlage gespei-chert haben.

Arbeiten mit Verteilerlisten

Wenn Sie des öfteren Nachrichten an einen großen, gleichbleibenden Adressaten-

kreis (etwa alle Mitarbeiter eines Referats) verschicken müssen, werden Sie esbald leid sein, alle Adressen ständig von Hand einzutragen.

Daher sieht Pegasus Mail die Möglichkeit vor, Verteilerlisten anzulegen, die denAdressatenkreis enthalten, damit Sie als Empfänger einer Nachricht nur noch dieListe und nicht mehr alle Empfänger einzeln eintragen müssen.

Verteilerlisten erstellen

Um eine Verteilerliste anzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie den Menübefehl „Adressen/Verteilerlisten“ oder das Sym-bol „Verteilerlisten“ aus der Symbolleiste. Es erscheint ein Übersichts-fenster mit allen aktuell vorhandenen Verteilerlisten (vgl. Abbildung19).

2. Wählen Sie dann die Schaltfläche „Neue Liste“, um eine neue Vertei-lerliste zu erstellen.

3. In der nun erscheinenden Dialogbox (vgl. Abbildung 20) müssen Siefür die Liste einen Namen vergeben, unter dem Sie sie identifizierenkönnen. In das Dateinamen-Feld müssen Sie nichts eingeben; PegasusMail vergibt dann automatisch einen Namen für die Listendatei.

Abbildung 19: Übersicht der Verteilerlisten


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4. Mit dem Klick auf „OK“ ist die Liste angelegt. Sie sehen dann in derÜbersicht der Verteilerlisten (Abbildung 19) einen Eintrag mit demNamen Ihrer Liste und dem zugehörigen, automatisch vergebenenDateinamen (LISTxxxx.PML).

5. Nun müssen Sie die einzelnen Empfänger in Ihre Liste eintragen. Klik-ken Sie dazu im Übersichtsfenster auf die Schaltfläche „Bearbeiten“.

6. Es erscheint ein Fenster wie in Abbildung 21. Hier können Sie die ein-zelnen Einträge und Optionen der Liste festlegen:

• Der Titel der Liste ist der Name, den Sie beim Anlegen de Listevergeben haben.

• In das Feld „An:“ sollten Sie unbedingt eine aussagekräftige Kurz-bezeichnung der Liste in Anführungszeichen, gefolgt von Ihrer ei-genen Mail-Adresse in spitzen Klammern (das sind die „Größer“-und „Kleiner“-Zeichen) eintragen. Der Inhalt dieses Feldes ist fürdie Empfänger der Nachrichten sichtbar und wird als abstrakterEmpfänger angezeigt (siehe dazu Abbildung 21).

Abbildung 20: Verteilerliste anlegen

Abbildung 21: Empfänger in Verteilerlisten aufnehmen


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• Antwort an: Wenn Sie möchten, daß Antworten auf eine Nachricht,die an die Verteilerliste geschickt wurde, an eine bestimmteAdresse gelangen, dann tragen Sie diese hier ein. Wenn Sie diesesFeld freilassen, werden die Antworten an Sie persönlich gesendet.

• Lesebestätigung , Zustellbestätigung , Dringend, Signatur: Diese Felderhaben dieselbe Bedeutung wie ihre Pendants im Nachrichtenedi-tor, haben aber Vorrang vor den gleichnamigen Feldern dort.

• In das Feld „Adressen“ schließlich tragen Sie die einzelnen Emp-fänger für die Verteilerliste ein. Wenn Sie die Mail-Adressen aus-wendig wissen, können Sie sie von Hand einfügen. Ansonstenkönnen Sie auch mit der Maus eine Nachricht von einem Absen-der aus einem beliebigen Ordner in die Adressenliste ziehen, umseine Adresse dort einzufügen (Drag’n’Drop).

7. Wenn Sie alle Adressen eingetragen haben, speichern Sie die Listedurch Klick auf „Speichern“. Falls Sie später neue Einträge hinzufügenoder alte löschen möchten, öffnen Sie die Liste einfach wieder mit„Bearbeiten“ und verändern Sie die Empfängerliste.

Damit ist die Verteilerliste fertig, und Sie können in Zukunft auf sie zugreifen.

Verteilerlisten verwenden

Um eine Nachricht an eine Verteilerliste (d.h. an alle eingetragenen Empfänger)zu versenden gibt es mehrere Wege:

Am einfachsten wird das Übersichtsfenster der Verteilerlisten (Abbildung 19) mitdem Menübefehl „Adressen/Verteilerlisten“ geöffnet und dann mit einem Dop-pelklick auf eine Liste eine neue Nachricht erstellt, in der bereits der Listennameals Empfänger eingetragen ist (@LISTxxxx.PML). Alternativ können Sie auchmit der Maus eine Liste aus diesem Übersichtsfenster in ein Adreßfeld einer be-reits begonnenen Nachricht ziehen (Drag’n’Drop).

Dieses Verfahren ist aber manchmal zu umständlich. Daher empfiehlt es sich, füreine Verteilerliste immer auch einen Adreßbucheintrag (in Ihrem persönlichenAdreßbuch, vgl. „Eigene Adreßbücher“ auf Seite 25) zu erstellen, der als Nameeine sinnvolle Bezeichnung der Verteilerliste (z.B. den Titel der Liste) und als E-Mail-Adresse den Dateinamen der Verteilerliste mit einem führenden „@“ enthält,also z.B. „@LIST56F2.PML“. Den Dateinamen der Liste entnehmen Sie bittedem Übersichtsfenster der Verteilerlisten (vgl. Abbildung 19).

Danach können Sie als Empfänger einer Nachricht immer den Namen aus demAdreßbuch eingeben, und Pegasus Mail sucht dann automatisch den entspre-chenden Listendateinamen heraus und schickt die Nachricht an alle Mitgliederder Verteilerliste.


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Automatische Behandlung von Nachrichten(Filterregeln)

Wenn Sie eine Weile mit Ihren eigenen Ablageordnern gearbeitet haben, wird Ih-nen wahrscheinlich auffallen, daß Sie mit bestimmten Nachrichten immer dasgleiche tun: Sie verschieben oder kopieren alle Nachrichten, die bestimmte Krite-rien erfüllen (z.B. alle Lese- und Sendebestätigungen oder alle Nachrichten voneinem bestimmten Absender), in einen dafür vorgesehenen Ablageordner, bevoroder nachdem Sie sie gelesen haben.

Diese Tätigkeit können Sie in Pegasus Mail automatisieren, indem Sie dem Pro-gramm die Kriterien nennen, nach denen bestimmte Aktionen (z.B. Verschiebenoder Löschen von Nachrichten) ausgeführt werden sollen. Ein häufiger Anwen-dungsfall ist beispielsweise eine Filterregel, die alle eingetroffenen Sende- undLesebestätigungen automatisch in einen Ordner „Bestätigungen“ verschiebt, da-mit diese nicht immer im Eingangsordner liegen bleiben. Denn diese Bestätigun-gen wird man nur noch in Problemfällen benötigen, wenn der Empfänger meint,die Nachricht nicht empfangen zu haben.

Typen von Filterregeln

Für Filterregeln gibt es in Pegasus Mail vier Möglichkeiten:

• Filterregeln für neue Post vor dem Öffnen des Eingangsordners: DieseRegeln werden auf alle neu eingetroffenen Nachrichten angewendet,bevor Sie den Eingangsordner öffnen (Menübefehl „Extras/Filterre-geln/Filterregeln für neue Post/Bei geöffnetem Ordner“). Mit diesenRegeln sollte vorsichtig umgegangen werden, da Nachrichten unterUmständen sofort in andere Ordner verschoben werden, ohne daß sieje im Eingangsordner zu sehen waren. Dieses Verhalten wird nur inAusnahmefällen (etwa für Sende- und Lesebestätigungen) erwünschtsein.

• Filterregeln für neue Post nach dem Schließen des Eingangsordners:Diese Regeln sind die häufigste Variante. Sie bewirken eine automa-tische Nachrichtenablage in bestimmte Ordner, nachdem die Nach-richt im Eingangsordner erschienen ist und evtl. gelesen wurde(Menübefehl „Extras/Filterregeln/Filterregeln für neue Post/Bei ge-schlossenem Ordner“).

• Filterregeln für Ausgangskopien: Diese Regeln werden immer dannausgeführt, wenn eine Ausgangskopie einer Nachricht gespeichertwird. Hier können Sie also differenzierte Kriterien für Ausgangskopi-en angeben und die Kopien in verschiedene Ordner speichern (Menü-befehl „Extras/Filterregeln/Filterregeln für Ausgangskopien“).


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• Allgemeine Fil terregeln (Menübefehl „Extras/Filterregeln/AllgemeineFilterregeln“): Diese Regeln werden nicht automatisch ausgeführt(wie die beiden ersten Varianten für neue Post), sondern nur auf be-sondere Anforderung hin (mit dem Menübefehl „Extras/Fil-terregeln/Allgemeine Filterregeln auf Ordner anwenden“).

Im folgenden beschränkt sich dieses Handbuch auf die beiden ersten Typen, dieFilterregeln für neue Post. Die anderen beiden Typen werden in der Praxis sehrselten benötigt und sind zudem in der Bedienung mit den ersten weitgehendidentisch.

Als Beispiel werden hier zwei Regelkombinationen erstellt: Eine zum automati-schen Verschieben von Sende- und Lesebestätigungen in einen Ordner „Bestäti-gungen“, und eine zum automatischen Weiterleiten von Nachrichten eines be-stimmten Absenders an einen anderen Mail-Empfänger.

Bestätigungen automatisch in einen Ordner verschieben

Die Sende- und Lesebestätigungen, die Sie sich vielleicht zuschicken lassen (sieheunter „Senden der Nachricht“ auf Seite 11), werden Sie nicht immer lesenmöchten. In der Regel werden sie nur dann benötigt, wenn wirklich einmalZweifel aufkommen, ob eine Nachricht ihren Empfänger erreicht hat und wennnicht, woran der Fehler liegt.

Deswegen genügt es meistens, wenn diese Bestätigungen gar nicht erst im Ein-gangsordner auftauchen, sondern von vornherein in einen besonderen Ordner„Bestätigungen“ verschoben werden, in dem Sie bei Bedarf nachsehen können.Dafür können Sie also Filterregeln definieren, die vor dem Öffnen des Eingangsord-

ners ausgeführt werden.

Gehen Sie dafür folgendermaßen vor:

1. Erstellen Sie einen Ordner „Bestätigungen“ (vgl. „Ordner anlegen“ aufSeite 22).

2. Wählen Sie den Menübefehl „Extras/Filterregeln/Filterregeln für neuePost/Bei geöffnetem Ordner“. Es erscheint ein Fenster wie inAbbildung 23. Hier sind alle momentan definierten Regeln aufgelistet,die vor dem Öffnen des Eingangsordner ausgeführt werden. Bei Ihnenmüßte das Feld leer sein bis auf die Zeile „Ende der Liste“.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Regel zufügen“, um eine neue Regelzu erstellen. Diese erste Regel soll alle Nachrichten mit dem Betreff„Sendebestaetigung“ erfassen und in den Ordner „Bestätigungen“ ver-schieben.

4. Sie sehen jetzt ein Fenster wie in Abbildung 22. Hier können Sie nundie Kriterien für die Filterregel sowie die auszuführende Aktion ange-


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ben. Für die Sendebestätigungen (in der deutschsprachigen Version) istalso entscheidend, daß der Kopfeintrag „Betreff“ den Text„Sendebestaetigung“ enthält.

5. Als nächstes legen Sie fest, welche Aktion Pegasus Mail vornehmensoll, wenn der Suchtext gefunden wird. Wählen Sie hier „Verschieben“aus der Liste aus.

6. Es erscheint eine Dialogbox mit einer Auswahl Ihrer Ordner. WählenSie hier den gerade erstellten Ordner „Bestätigungen“ aus und klickenSie auf „Öffnen“ (oder doppelklicken Sie auf den Ordnernamen). Nunsollte die Filterregel aussehen wie in Abbildung 22.

7. Bestätigen Sie die erste Filterregel mit „OK“.

8. Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 7 je einmal für die Suchtexte„Return receipt“, „delivery confirmation“ (verschiedene englisch-sprachige Sendebestätigungen) und „RCPT“ (Lesebestätigungen).

Abbildung 22: Filterregel für Sendebestätigungen

Abbildung 23: Filterregeln für neue Post vor dem Öff-nen des Eingangsordners


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9. Ihre Filterregeln müßten nun aussehen wie in Abbildung 23. SpeichernSie diese mit der Schaltfläche „Speichern“ ab, damit sie von nun an inAktion treten.

Ab jetzt werden Sie also keine Bestätigungen mehr in Ihrem Eingangsordnerauffinden, weil diese direkt im Ordner „Bestätigungen“ abgelegt werden.

Bestimmte Nachrichten automatisch weiterleiten

Mit einer anderen Filterregel sollen alle Nachrichten eines (erfundenen) Absen-ders „Bernd Schäfer“ an einen Kollegen weitergeleitet werden, aber erst nachdem Schließen des Eingangsordners, so daß Sie die Nachrichten zuerst im Ein-gangsordner finden und dort lesen können. Die Nachricht wird aber nicht ge-löscht, sonder nur wie üblich nach dem Lesen in den „Hauptordner“ verschoben.

Diese Filterregel erstellen Sie folgendermaßen:

1. Öffnen Sie das Fenster für die Filterregeln nach dem Schließen desEingangsordners mit dem Menübefehl „Extras/Filterregeln/Filterregelnfür neue Post/Bei geschlossenem Ordner“. Das Fenster müßte ausse-hen wie in Abbildung 23, nur ohne Regeln.

2. Erstellen Sie eine neue Regel mit der Schaltfläche „Regel zufügen“.

3. Legen Sie die Kriterien für die Nachrichten fest: Hier muß die Absen-deradresse der Nachricht den Suchtext „Bernd Schäfer“ enthalten, umdie Aktion auszulösen. Vielleicht möchten Sie auch statt dessen alleNachrichten mit einem bestimmten Schlagwort im Betreff an einen zu-ständigen Kollegen weiterleiten; dafür müssen Sie als Kopfeintrag„Betreff“ auswählen und das entsprechende Schlagwort als „Suchtext“eingeben.

4. Als Aktion wählen Sie „Weiterleiten“ aus. Im dann folgenden Fenstertragen Sie die Adresse ein, an die die Nachrichten weitergeleitet wer-den sollen.

5. Nach einem Klick auf „OK“ zur Bestätigung der Adresse müßte IhreFilterregel aussehen wie in Abbildung 24. Bestätigen Sie die Regel mit„OK“ und speichern Sie dann den Regelsatz mit der Schaltfläche„Speichern“.

Von nun an werden alle Nachrichten, die die von Ihnen definierten Kriterien er-füllen (also vom Absender „Bernd Schäfer“ stammen), beim Schließen des Ein-gangsordners (spätestens beim Schließen von Pegasus Mail ) automatisch an dievon Ihnen gewählte Adresse weiterleiten.


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Automatische Urlaubsbenachrichtigungen

Pegasus Mail bietet die Möglichkeit, die Absender von Nachrichten automatischdavon zu informieren, daß Sie z.B. gerade im Urlaub sind und daher die Nach-richt in der nächsten Zeit nicht lesen werden. Mit dieser Funktion können Sie dieAbsender auch darauf hinweisen, daß sie die Nachricht in dringenden Fällen anIhren Vertreter senden können.

Benachrichtigungen aktivieren

Die Funktion für automatische Benachrichtigungen aktivieren Sie (am letztenArbeitstag vor Urlaubsbeginn) folgendermaßen:

1. Verlassen Sie Pegasus Mail.

2. Starten Sie den Windows-Editor aus der Gruppe „Zubehör“ im Pro-gramm-Manager.

3. Schreiben Sie den Text, den Sie den Absendern zukommen lassenmöchten. Dieser Text sollte die Dauer Ihres Urlaubes, der Name unddie Mail-Adresse Ihres Vertreters sowie ein Hinweis darauf enthalten,daß die Nachricht Ihnen zugestellt wurde und daher nicht nochmal ver-sendet werden muß.

4. Speichern Sie diese Datei unter dem Dateinamen „AREPLY.PM“ imVerzeichnis „h:\pmail“.

Damit ist der Versand von Benachrichtigungen aktiviert. Jede Personen, die Ih-nen von nun an eine Nachricht schreibt, wird den Inhalt der eben erstellten Dateials Antwort bekommen.

Abbildung 24: Filterregel zum Weiterleiten bestimmterNachrichten


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Die Nachricht wird Ihnen aber dennoch zugestellt. Ihr Vertreter erhält keine au-tomatische Kopie der Nachrichten, auch wenn sein Name in der Datei auftaucht.Es ist Sache des Absenders, die Nachricht in dringenden Fällen an Ihren Vertreterzu schicken.

Benachrichtigungen deaktivieren

Sobald Sie aus dem Urlaub zurück sind, sollten Sie den Versand von Urlaubsbe-nachrichtigungen unbedingt wieder deaktivieren. Andernfalls würden immerweiter Benachrichtigungen verschickt.

Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Verlassen Sie Pegasus Mail.

2. Starten Sie den Datei-Manager aus der Hauptgruppe des Programm-Managers.

3. Wechseln Sie auf das Laufwerk „h:“ und dort in das Verzeichnis„pmail“.

4. Wählen Sie die Datei „AREPLY.PM“ durch einfachen Mausklick aus.

5. Wenn Sie die Benachrichtigung nicht mehr benötigen, löschen Sie dieDatei mit dem Menübefehl „Datei/Löschen“.

Falls Sie die Benachrichtigung für den nächsten Anlaß aufheben möch-ten, ändern Sie lediglich den Dateinamen mit dem Menübefehl„Datei/Umbenennen“, z.B. auf „areply.txt“. Bei Ihrem nächstenUrlaub können Sie nun diese Datei mit dem Editor öffnen, müssendann nur noch das Datum Ihrer Rückkehr ändern und speichern dieseDatei dann wieder unter „AREPLY.PM“ ab, um die Benachrichtigun-gen wieder zu aktivieren.

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Kapitel 4:Versenden von Anlagen

Die Einführung von E-Mailwird zum papierlosen Büro führen

(EDV-Witz, um 1980)

Der Hauptvorteil der elektronischen Post liegt – neben der hohen Geschwindig-keit – darin, daß Sie auch Dateien, d.h. Dokumente aus beliebigen Anwendun-gen, die sich auf Ihrer Festplatte oder einem Netzwerklaufwerk befinden, alsAnlagen versenden können.

Der Empfänger Ihrer Nachricht kann diese Anlagen dann bei sich abspeichernund ausdrucken oder weiterbearbeiten, sofern er auch das entsprechende Pro-gramm (z.B. WinWord oder Excel) zur Verfügung hat.

Anlagen versenden

Um eine Datei als Anlage zu einer Nachricht zu versenden, müssen Sie zunächsteine Nachricht erstellen, wie Sie es gewöhnt sind, d.h. Sie geben den Empfängeran und verfassen vielleicht ein Anschreiben, in dem Sie ihn auf die Anlage hinwei-sen.

Sie sollten auch darauf hinweisen, mit welchem Programm die Anlage erstellt wur-de, damit der Empfänger weiß, wie er sie ansehen und bearbeiten kann.

Anfügen einer Datei an eine Nachricht

Wenn Sie die Nachricht fertiggestellt haben,

1. Wechseln Sie am linken Rand des Nachrichten-Editors auf das Regi-ster „Anlagen“ (siehe Abbildung 25) oder wählen Sie den Menübefehl„Nachricht/Anlagen“.

Kapitel

4


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2. In dem dann erscheinenden Fenster wählen Sie zunächst das Laufwerk

aus, in dem sich die Datei befindet, dann das Verzeichnis und schließlichden Dateinamen.

3. Fügen Sie dann den Dateinamen der Liste der aktuellen Anlagen hinzu,indem Sie entweder auf den Dateinamen doppelklicken oder dieSchaltfläche „Zufügen“ anwählen. Beachten Sie bitte, daß die versen-dete Datei gerade nicht geöffnet sein darf!

4. In der Regel wird Pegasus Mail selbständig den Dateityp ermitteln (imBeispiel: Excel-sheet, also „Excel-Arbeitsblatt“); diese Dateitypen sindinternational genormt und daher leider in englischer Sprache.

5. Auch über die Kodierung sollten Sie sich keine Gedanken machen. Eshandelt sich hierbei nicht um Verschlüsselung, sondern lediglich umdas Verfahren, in dem die Binärdaten Ihrer Datei in ein versandfähigesMailformat umgewandelt werden. Pegasus Mail wird hier das richtigeVerfahren auswählen, so daß Sie die Einstellung „Mailer decides“ bei-behalten können.

Wenn Sie möchten, können Sie nach dem gleichen Verfahren noch mehrere An-lagen hinzufügen oder auch – mit der Schaltfläche „Entfernen“ – wieder aus derListe entfernen, falls Sie sich vertan haben.

Wenn Sie mit dem Hinzufügen der Anlagen fertig sind, können Sie entweder mitdem Register „Editor“ bzw. dem Menübefehl „Nachricht/Editor“ wieder zu Ih-rem Nachrichtentext zurückkehren, um ihn weiterzubearbeiten, oder direkt mitder Schaltfläche „Senden“ die Nachricht abschicken.

Abbildung 25: Anfügen einer Excel-Tabelle an eine Nachricht

Register„Anlagen“

Register„Editor“

K A P I T E L 4 : V E R S E N D E N V O N A N L A G E N

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Besonderheiten beim Versand von WinWord-Dokumenten

Die eben beschriebene Methode zum Versenden von Anlagen funktioniert füralle Arten von Dateien, unabhängig von dem Anwendungsprogramm, mit demSie sie erstellt haben. Für WinWord, das am häufigsten verwendete Anwen-dungsprogramm, wurde eine Möglichkeit geschaffen, wie Sie Dokumente we-sentlich komfortabler direkt aus dem Programm heraus verschicken können.

Hierfür sollte bei Ihnen das Symbol „DokumentVerschicken“ in der Symbolleistedirekt neben dem Symbol „Speichern“ installiert sein. Wenn es noch fehlt, sehenSie bitte im „Fragen und Antworten“-Teil auf Seite 63 nach, wie Sie es installie-ren können.

Dieses Makro bietet zwei Versandmodi:

• Dokument als Anlage verschicken. Hiermit wird das Dokument einerneuen Nachricht als Anlage hinzugefügt. Verwenden Sie diese Opti-on, wenn der Empfänger über WinWord auf seinem Rechner verfügtund alle Formatierungen erhalten bleiben sollen.

• Dokument als Text verschicken. Hier wird das Dokument (oder einmarkierter Teil davon) in den Nachrichtentext einer E-Mail-Nachrichtübernommen. Dabei gehen alle Formatierungen aus WinWord verlo-ren. Verwenden Sie diese Option, wenn der Empfänger nicht überWinWord verfügt und Sie auf die Formatierungen, Grafiken und Ta-bellen verzichten können.

Mit dieser Option können Sie auch nur markierten Text verschicken, in-dem Sie zuerst im Dokument den gewünschten Ausschnitt markie-ren.

Um nun ein WinWord-Dokument zu verschicken, gehen Sie folgendermaßenvor:

1. Öffnen Sie das Dokument in WinWord.

2. Klicken Sie auf das Symbol „DokumentVerschicken“ in der Symbollei-ste oder wählen Sie den Menübefehl „Datei/Senden“, wenn er vorhan-den ist.

3. In die nun erscheinende Dialogbox (siehe Abbildung 26) tragen Sie denEmpfänger Ihrer Nachricht sowie den Betreff ein.

4. Wählen Sie die Versandart aus und geben Sie an, ob Sie die Nachrichtin Pegasus Mail weiterbearbeiten möchten (um etwa noch ein An-schreiben zu formulieren), oder das Dokument sofort senden möchten.


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5. Falls Sie Ihre Version von Pegasus Mail mit einem Paßwort geschützthaben (siehe unten „Schutz Ihrer Nachrichten“ auf Seite 49), tragen Siedieses bitte im kleinen „Passwort“-Feld ein.

6. Klicken Sie zum Verschicken des Dokuments auf die Schaltfläche„Senden“ oder betätigen Sie die Return-Taste.

Nun wird Pegasus Mail gestartet, eine neue Nachricht erstellt und das aktive Do-kument entweder als Anlage angefügt oder der Text in die Nachricht eingegeben.Je nach Ihrer Einstellung wird die Nachricht dann entweder gleich versandt, oderPegasus Mail bleibt im Vordergrund geöffnet, damit Sie weitere Eingaben in dieneue Nachricht machen können.

Schutz der Anlagen vor Manipulation durch den Empfänger

Wenn Sie Ihre Dateien als Anlagen versenden, so haben Sie zwar den großenVorteil, daß der Empfänger Ihrer Nachricht unmittelbar an Ihrer Datei weiterar-beiten kann. Dieser Vorteil kann aber auch zu einem Nachteil werden: Dennmanchmal soll eine Person ein Dokument nur zur Kenntnis nehmen, ohne sieverändern zu können. Wenn Sie hier als Absender von Dokumenten keine Vor-kehrungen treffen, wird der Manipulation Tür und Tor geöffnet, weil die Empfän-ger Ihrer Dokumente diese nachträglich verändern können, um Ihnen die mani-pulierte Fassung „in die Schuhe zu schieben“.

Der Dokumentschutz ist von Anwendung zu Anwendung verschieden geregelt;viele Programme bieten überhaupt keine Möglichkeit dazu.

Im folgenden soll exemplarisch der Schutz von WinWord- und Excel-Dokumen-ten beschrieben werden. Falls Sie auf Dokumente aus anderen Anwendungenschützen müssen, wenden Sie sich bitte an Ref. III A 2 für weitere Informatio-nen.

Abbildung 26: Dokument aus WinWord verschicken


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Schutz von WinWord-Dokumenten

In Microsoft Word 6.0 (WinWord) schützen Sie ein Dokument mit dem Menü-befehl „Extras/Dokument schützen“. In der erscheinenden Dialogbox können Sieaus drei Varianten auswählen:

• Überarbeitungen: Der Empfänger Ihres Dokuments darf zwar Ände-rungen vornehmen; diese werden aber durch eine andersfarbige Dar-stellung und einen Strich am Rand gekennzeichnet, so daß ersichtlichist, daß der Text nicht von Ihnen, sondern von jemand andersstammt.

• Anmerkungen: Der Empfänger darf den Text des Dokuments nichtverändern, darf aber mit dem Menübefehl „Einfügen/Anmerkung“Anmerkungen zu Ihrem Text einfügen, die mit dem Dokument ge-speichert werden.

• Formulareingabe: Alle Veränderungen des Textes sind gesperrt. FallsIhr Dokument Formularfelder enthält, dürfen diese ausgefüllt werden.Enthält Ihr Dokument keine Felder (wie die meisten Dokumente),sind überhaupt keine Änderungen möglich, d.h. der Text kann nurgelesen und ausgedruckt werden.

Jede dieser Optionen erfordert die Angabe eines Kennwortes, mit dem der ent-sprechende Schutz wieder aufgehoben werden kann.

Nach der Aktivierung eines Dokumentschutzes gilt dieser Schutz für alle Zugriffeauf das jeweilige Dokument, d.h. auch für Sie. Wenn Sie (nach dem Verschickender Nachricht) den Schutz wieder aufheben möchten, verwenden Sie den Men-übefehl „Extras/Dokumentschutz aufheben“ und geben Sie das vorher gewählteKennwort ein.

Schutz von Excel-Tabellen

In Microsoft Excel 5.0 schützen Sie Ihre Tabellen mit dem Menübefehl „Ex-tras/Dokument schützen/Blatt“. In der erscheinenden Dialogbox aktivieren Siealle Kontrollkästchen, um alle Komponenten Ihrer Tabelle zu schützen, vor allemdie „Inhalte“, d.h. die Zellinhalte. Geben Sie dann ein Schreibschutzkennwort ein,das Sie nur an solche Personen weitergeben, die berechtigt sein sollen, Änderun-gen an der Tabelle vorzunehmen. Sobald Sie die Tabelle nun gespeichert haben,können an ihr keine Veränderungen mehr (auch von Ihnen nicht!) vorgenommenwerden. Jetzt können Sie die Tabelle als Anlage einer Nachricht versenden, ohnedaß der Empfänger Veränderungen vornehmen kann.

Allerdings können Sie auch hier erst wieder mit der Tabelle arbeiten, wenn Sieden Dokumentschutz (nach dem Versenden der Nachricht) wieder aufheben, undzwar mit dem Menübefehl „Extras/Dokument schützen/Blattschutz aufheben“.


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Excel fragt Sie dann nach dem zuvor eingetragenen Kennwort, und nach dessenEingabe können Sie mit der Tabelle weiterarbeiten wie gewohnt.

Eingehende Anlagen bearbeiten

Daß eine neu eingetroffene Nachricht Anlagen enthält, erkennen Sie an dem klei-nen Quadrat, das sich im Eingangsordner vor der Nachricht befindet.

Wenn Sie eine solche Nachricht öffnen, erscheint ein besonderes Fenster wie inAbbildung 27, das in mehrere Bereiche aufgeteilt ist. Hier sind unten die einzel-nen Bestandteile der Nachricht aufgelistet:

• Hinter „ Mail message body“ verbirgt sich der eigentliche Text derNachricht, also das Anschreiben.

• „ Information abou t this message“ enthält einen kurzen (leider eng-lischsprachigen) Text, der den Inhalt der Anlage und den verwende-ten Kodierungsmechanismus beschreibt. Diesen Teil können Sie ge-trost ignorieren, da Pegasus Mail automatisch das richtige Verfahrenzur Dekodierung auswählt.

• „ File xxx, type yyy“ ist die Anlage selbst, also das angehängte Doku-ment.

Abbildung 27: Nachricht mit Anlagen


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Anlagen anzeigen

Um einen dieser Teile als Nachricht, d.h. als einfachen Text, anzusehen, markierenSie ihn in der Liste und wählen Sie die Schaltfläche „Öffnen“ oder doppelklickenSie auf ihn. Diese Methode funktioniert aber nur bei Teilen, die tatsächlich alsText versendet wurden (das Anschreiben oder einfache Textdateien als Anlage),nicht bei Dokumenten aus anderen Anwendungen wie z.B. WinWord oderExcel.

Derartige Dokumente aus anderen Anwendungen können Sie mit der Schaltflä-che „Ansicht“ anzeigen lassen. Pegasus Mail extrahiert diese Dokumente dannaus der Nachricht und speichert sie unter einem temporären Dateinamen im Ver-zeichnis c:\temp ab. Sie können die Anlage dann nur ansehen und ausdrucken.Nach dem Verlassen der jeweiligen Anwendung wird die temporäre Datei wiedergelöscht.

Anlagen permanent speichern und bearbeiten

Wenn Sie die Anlage auch weiterbearbeiten und permanent speichern möchten,müssen Sie sie unter einem neuen Dateinamen speichern. Wählen Sie hierfürentweder das Symbol „Speichern“ oder „Speichern & Bearbeiten“, je nachdem,ob Sie die Anlage nur speichern oder auch gleich mit der entsprechenden An-wendung öffnen und bearbeiten möchten. In beiden Fällen fragt Sie Pegasus Mailzuerst nach dem Dateinamen, unter dem das Dokument abgelegt werden soll.Wählen Sie hier den gewünschten Pfad und Dateinamen aus. Dann wird die zu-gehörige Anwendung gestartet und die Anlage geladen.

Warnung !

In Anlagen zu elektronischen Nachrichten können sich Computervi-

ren verbergen. Dies betrifft zum einen ausführbare Programme(Endungen .exe und .com), zum anderen aber auch Dokumenteaus Anwendungen wie Word, Excel oder Access. Öffnen Sie solcheAnlagen nur, wenn sie von einem vertrauenswürdigen Absenderstammen und der Absender telefonisch bestätigt hat, daß die Anlagevon ihm ist.

Bearbeitete Dateien weiterleiten

Nach dem Speichern befinden sich die eingegangenen Anlagen auf Ihrer Fest-platte (oder einem Netzwerklaufwerk). Die ursprüngliche Anlage der eingegan-genen Nachricht bleibt aber unverändert als Anlage einer Nachricht in PegasusMail erhalten. Wenn Sie nun die Anlage überarbeiten, schlagen sich Ihre Ände-rungen nur in Ihrer Kopie der Anlage nieder, nicht auch in der Nachricht selbst.


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Um die überarbeitete Fassung der Datei an eine andere Person weiterzuleiten(oder an den Absender zurückzuleiten), genügt es also nicht, wenn Sie die ur-sprüngliche Nachricht mit der Anlage weiterleiten. Vielmehr müssen Sie eineneue Nachricht erstellen und Ihre überarbeitete Fassung dieser Nachricht als An-lage anfügen (siehe oben auf Seite 41)

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Kapitel 5:Sicherheitsaspekte

Ein Netz ist nur so sicherwie seine Benutzer

Leider ist Electronic Mail ein Medium, das von sich aus keinerlei Sicherheitsvor-kehrungen bietet. Hierbei sind besonders zwei „wunde Punkte“ hervorzuheben:

• Der Absender einer Nachricht kann mit verhältnismäßig geringemAufwand gefälscht werden (vergleichbar mit einem maschinenge-schriebenen Brief). Wenn Sie eine Nachricht erhalten, können Sie al-so nicht absolut darauf vertrauen, daß die Nachricht von dem Absen-der stammt, der Ihnen angezeigt wird (dazu unten mehr).

• In Anlagen zu Nachrichten können sog. Makroviren versandt werden.Das sind z.B. ausführbare Programme, die sich z.B. in „harmlosen“WinWord-Dokumenten verstecken und in Aktion treten, sobald Siedas Dokument öffnen. Das gleiche kann passieren, wenn Sie ausführ-bare Programme als Anlagen erhalten.

Schutz Ihrer Nachrichten

Ein erster Schritt zum Schutz Ihrer eigenen Nachrichten vor Fremdeinwirkungist, Ihre Version von Pegasus Mail mit einem Paßwort zu schützen, so daß nurSie selbst Zugang zu Ihren Ablageordnern haben. Außerdem können Sie auf die-se Weise verhindern, daß unbefugte Personen Ihr Pegasus Mail-Programm ver-wenden, um Nachrichten unter Ihrem Absender zu versenden.

Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:


Kapitel

5


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2. In der dann erscheinenden Dialogbox wählen Sie die Kategorie „Allge-meine Einstellungen“.

3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Beim Starten nach Netware-Paß-wort fragen“.

4. Bestätigen Sie die Änderung mit „OK“.

In Zukunft wird Pegasus Mail Sie bei jedem Programmstart nach Ihrem aktuellenPaßwort fragen (das ist das gleiche Paßwort wie das, das Sie beim Anmelden amNetzwerk verwenden). Damit diese Sicherheitsmaßnahme wirkt, müssen Sie Pe-gasus Mail selbstverständlich immer beenden, wenn Sie Ihren Arbeitsplatz verlas-sen.

Gefälschte Absender

Wie bereits erwähnt, ist es relativ einfach, den Absender einer Nachricht zu fäl-schen. Dies liegt nicht etwa an dem eingesetzten Mail-Programm, sondern ist ei-ne Folge des Internet-Mailtransports. Es ist dadurch möglich, sowohl den wahrenAbsender völlig zu verschleiern als auch sogar einen ganz anderen Absender vor-zutäuschen.

Dies kann zu zwei problematischen Folgen führen:

• Nachrichten beleidigenden oder anderweitig strafbaren Inhalts werdenanonym oder gar unter einem existierenden Namen versendet. SolltenSie je eine solche Nachricht erhalten, denken Sie bitte daran, daß dieAbsenderangabe gefälscht sein könnte, bevor Sie rechtliche Schrittegegen den vermeintlichen Absender einleiten. Außerdem informierenSie bitte unverzüglich Ref. III A 2, damit eine Rückverfolgung ver-sucht werden kann.

• Unter dem „Deckmantel“ eines vertrauenswürdigen Absenders kön-nen Anlagen versendet werden, die Viren bzw. trojanische Pferde ent-halten. Das sind z.B. ausführbare Programmteile, die entweder inDokumenten (WinWord, Excel oder Access) oder in anderen Pro-grammen versteckt sind und z.B. die Festplatte Ihres Computers lö-schen oder Daten auf dem Netzwerk zerstören könnten.

Eine zentrale Inhaltskontrolle aller eingehenden Nachrichten auf diese Fälschungenwäre aus Sicherheitsgründen sicherlich wünschenswert. Derzeit ist sie aber tech-nisch nicht möglich und vor allem auch aus rechtlichen Gründen (Briefge-heimnis!) zumindest bedenklich. Daher muß sich derzeit jeder Anwender selbst

davor schützen.

Hierzu können einige Grundregeln aufgestellt werden:

K A P I T E L 5 : S I C H E R H E I T S A S P E K T E

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1. Wenn Sie eine Nachricht zweifelhaften Inhaltes bekommen, fragen Sie

zuerst beim Absender nach, ob er Ihnen diese Nachricht auch wirklichgeschickt hat (via Telefon oder Fax).

2. Öffnen Sie niemals Anlagen, von denen Sie nicht genau wissen, was sich da-hinter verbirgt! Fragen Sie auch hier lieber noch einmal beim Absendernach, ob er Ihnen diese Anlage gesendet hat. Zwar ist es theoretischdenkbar, daß die Anlage auf dem Weg der Nachricht abgefangen undmanipuliert wurde. Dies ist aber extrem schwierig und daher sehr un-wahrscheinlich.

3. Optimale Sicherheit erhalten Sie erst, wenn sowohl der Absender derNachricht als auch Sie selbst PGP einsetzen (siehe unten) und die Nach-richt mit einer digitalen Unterschrift versehen ist. Überprüfen Sie danndie digitale Unterschrift mit dem Menübefehl „Anzeige/Spezielles/Digi-tale Signatur suchen/bestätigen“. Damit kann gewährleistet werden,daß der Inhalt der Nachricht nicht manipuliert wurde und tatsächlichvom angegebenen Absender stammt.

Wegen der hohen Sensibili tät der Daten auf dem Verwaltungsnetz müssen dieo.g. Grundsätze strikt eingehalten werden, um großen Schaden zu vermeiden.

Einsatz von PGP für optimale Sicherheit

PGP (Pretty Good Privacy) ist ein Zusatzprogramm, mit dem auf zwei Wegenoptimale Sicherheit im Mailverkehr erreicht werden kann:

• Nachrichten können mit einer fälschungssicheren digitalen Unterschrift

versehen werden. Damit kann zuverlässig festgestellt werden, ob dieNachricht von dem angegebenen Absender stammt, und daß sie nichtauf dem Weg zum Empfänger unbefugt verändert wurde.

• Nachrichten können zudem in einer Weise verschlüsselt werden, daßnur noch der Empfänger (nicht einmal der Absender) sie wieder ent-schlüsseln kann. Der Algorithmus hierfür ist so sicher, daß alle der-zeit auf der Welt vorhandenen Rechner mehrere Milli onen Jahrebräuchten, um eine einzige Nachricht zu entschlüsseln.

Dieses Programm ist durch ein Zusatzmodul (geschrieben von John Navas) inPegasus Mail integriert, so daß Sie diese Funktionen direkt beim Senden undEmpfangen von Nachrichten nutzen können.

Jedoch sollten Sie die Verschlüsselungsfunktionen nur dann nutzen, wenn es sichwirklich um schützenswerte Nachrichten handelt. Die unnötige Verschlüsselungvon Nachrichten kann im Vertretungsfall zu großen Komplikationen führen,


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wenn nicht einmal der Vertreter in der Lage ist, die Nachricht wieder zu ent-schlüsseln.

Überblick

PGP verwendet eine sog. Public Key/Private Key-Methode, um die Daten so sicherwie möglich zu verschlüsseln. Deren Grundgedanke ist, daß zum Verschlüsselneiner Nachricht ein anderer Schlüssel nötig ist als zum entschlüsseln. Dabei ist derZusammenhang zwischen dem frei verfügbaren („public“) Verschlüsselungs-Schlüssel und dem streng geheimen („private“) Entschlüsselungs-Schlüssel nichtermittelbar, da der public key durch einen „Einbahn“-Algorithmus aus dem pri-vate key berechnet wird, der keinen Rückschluß zuläßt.

In jedem Fall muß derjenige, der Ihnen eine verschlüsselte Nachricht zukommenlassen möchte, im Besitz Ihres public key sein, um eine Nachricht damit ver-schlüsseln zu können. Diesen Schlüssel können Sie ihm gefahrlos in einer Mailübermitteln, da er eben nur zum Verschlüsseln, nicht zum Entschlüsseln funktio-niert.

Umgekehrt benötigen Sie den public key einer Person, um entweder diesem eineverschlüsselte Mail senden oder seine digitale Unterschrift prüfen zu können. Je-de Person, die PGP einsetzt, wird Ihnen mitteilen, wie Sie ihren public key er-halten können (häufig geschieht dies durch eine Mail mit dem Betreff „SENDPGP KEY“).

Innerhalb der Universitätsverwaltung werden alle public keys, die auf diese Arterhalten werden (sowohl die der Mitarbeiter als auch die von externen Personen)zentral gespeichert, damit möglichst viele public keys bereits vorhanden sind undnicht erst ermittelt werden müssen.

Initialisierung von PGP

Vor dem ersten Einsatz von PGP müssen Sie Ihr ganz persönliches Paar von pu-blic und private keys erstellen lassen. Wenden Sie sich hierzu bitte an die Netz-betriebsgruppe des Ref. III A 2 ([email protected]), da-mit Ihr persönliches Schlüsselpaar sicher erstellt und beglaubigt werden kann.

Öffentlichen Schlüssel extrahieren

Damit Ihnen andere Personen nun verschlüsselte Nachrichten schicken könnenund Ihre digitale Unterschrift verifizieren können, müssen Sie diesen PersonenIhren öffentlichen Schlüssel zusenden. Bitte beachten Sie, daß dieses Verfahrennur für Personen außerhalb des Verwaltungsnetzes nötig ist, deren Schlüsselnoch nicht zentral gespeichertist. Sobald Ihr Schlüsselpaar erstellt wurde, stehtIhr öffentlicher Schlüssel automatisch allen anderen Mitarbeitern der Universi-tätsverwaltung zur Verfügung. Eine versandfähige Version Ihres öffentlichenSchlüssels wurde dabei nach „h:\pmail\public.asc“ extrahiert. Diese Datei können


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Sie gefahrlos einer Person zuschicken, die eine verschlüsselte Nachricht an Sieversenden möchte, indem Sie die Datei in eine Nachricht einfügen (siehe dazuunten „Öffentlichen Schlüssel versenden“ auf Seite 59).

Eingabe des PGP-Paßwortes in Pegasus Mail

Nach diesen Schritten können Sie PGP zusammen mit Pegasus Mail verwenden.Jedoch fragt Pegasus Mail Sie beim digitalen Signieren und beim Entschlüsselnvon Nachrichten immer aufs Neue nach Ihrem PGP-Paßwort, was bei häufigemPGP-Verkehr sehr lästig werden kann. Daher können Sie Ihr Paßwort dauerhafteinspeichern. Gehen Sie hierfür folgendermaßen vor:

1. Starten Sie Pegasus Mail.

2. Wählen Sie den Menübefehl „Extras/Optionen“

3. Aktivieren Sie die Kategorie „Nachrichten-Editor“.

4. Wählen Sie im Feld „Standard-Schlüsselmethode“ den Eintrag „(JN)PGP Public Key“ aus, damit PGP als Standard-Verschlüsseler verwen-det wird.

5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Beim Start fragen“ hinter demFeld „Standard-Paßwort“, damit Pegasus Mail Sie nur noch einmalbeim Programmstart nach Ihrem geheimen PGP-Paßwort fragt. DiesesPaßwort bleibt dann bis zum Beenden von Pegasus Mail gespeichert.

6. Bei dieser Gelegenheit können Sie auch noch festlegen, daß jede Nach-richt, die Sie versenden, automatisch mit Ihrer digitalen Unterschriftversehen wird. Ihre Einstellungen sollten dann aussehen wie inAbbildung 28.

7. Bestätigen Sie diese Einstellungen mit „OK“.

Beachten Sie aber, daß Ihr PGP-Paßwort jetzt jedem zur Verfügung steht, derIhre laufende Pegasus Mail-Version bedient. Lassen Sie den PC also nie unbeauf-sichtigt, während Pegasus Mail läuft!

Abbildung 28: Einstellungen für die Verschlüsselung von Nachrichten


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Digitale Unterschriften

Eine digitale Unterschrift ist ein separater Block von Buchstaben und Ziffern amEnde einer Nachricht. Dieser Block wird aus der Nachricht erzeugt und mit demgeheimen („private“) Schlüssel des Absenders verschlüsselt. Anhand dessen öf-fentlichen Schlüssels kann nun der Empfänger feststellen, ob die Nachricht aufdem Wege zu ihm verändert wurde bzw. ob die Nachricht tatsächlich vom ein-getragenen Absender stammt.

Solange Ihre Nachricht keine Anlagen enthält, können Sie die digitale Unterschriftimmer verwenden, auch wenn der Empfänger PGP nicht einsetzt, da der Nach-richtentext unverändert lesbar bleibt und nur zusätzlich die Unterschrift angefügtwird.

Anfügen einer digitalen Unterschrift

Wenn Sie eine Nachricht erstellen, können Sie eine digitale Unterschrift anfügen,indem Sie im Nachrichten-Editor während des Erstellens der Nachricht das Kon-trollkästchen „Verschlüsselt“ aktivieren. Dies müssen Sie nur tun, wenn Sie nichtschon das automatische Signieren voreingestellt haben; dann ist das Kontroll-kästchen „Verschlüsselt“ ohnehin schon aktiviert!

Wenn Sie auf das Kontrollkästchen „Verschlüsselt“ klicken, werden Sie nach denVerschlüsselungsoptionen gefragt (siehe Abbildung 29):

1. Stellen Sie sicher, daß als Verschlüsselungsmethode „(JN) PGP PublicKey“ eingetragen ist. Diese können Sie auch automatisch eintragen las-sen (vgl. oben Nr. 4 auf Seite 53).

2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Digitale Unterschrift“.

3. Falls Sie das PGP-Paßwort nicht bereits beim Programmstart eingege-ben haben (siehe oben auf Seite 53), müssen Sie es in das Feld „Paß-wort“ eintragen.

Abbildung 29: Anfügen einer digitalen Unter-schrift


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4. Bestätigen Sie die Verschlüsselungsoptionen mit „OK“.

Nun können Sie Ihre Nachricht abschicken, und PGP wird automatisch Ihre ein-deutige digitale Unterschrift anfügen. Dies sehen Sie aber nicht in der Nachricht,da die Unterschrift erst nach dem Abschicken angefügt wird.

Warnung !

Wenn Sie eine Nachricht mit Anhängen versenden, sollten Sie ent-weder die Anhänge als Anlagen statt als Beilagen versenden (siehedazu im Kapitel „Häufig gestellte Fragen“ den Abschnitt„Verschlüsselung, digitale Unterschriften“ auf Seite 66), die ge-samte Nachricht verschlüsseln oder auf die digitale Unterschrift ver-zichten, da andernfalls der Empfänger die Anlagen eventuell nichtlesen kann.

Überprüfen einer digitalen Unterschrift

Sie erkennen eine digitale Unterschrift daran, daß am Ende ein Block von Zahlenund Buchstaben steht, der etwa so aussieht:

-----BEGIN PGP SIGNATURE-----Version: 2.6.3iCharset: latin1

QB1AwUBMut7T5Nco8XO/UH1AQE1dwMAmOSL8gvhrvzCA0VVRoqwJXyPzAp8nGfZGdqOCaaUC/qzCeJc2WZ9Da3OnWQjVIHIBH+D+LUc9dOO8Z6+L6EIFRCkzEzg9gFlT89qPzDeaNbwPUpDJ2D+LIoHFHPoWQX=pUMp-----END PGP SIGNATURE-----

Wenn Sie eine Nachricht mit einer solchen digitalen Unterschrift erhalten, könnenSie diese Unterschrift überprüfen, indem Sie den Menübefehl „Anzeige/Speziel-les/Digitale Signatur suchen/bestätigen“ auswählen. PGP wird dann gestartet undwird Ihnen melden, ob die gefundene Signatur einem bekannten öffentlichenSchlüssel entspricht oder nicht.

Abbildung 30: Gültige digitale Unterschrift


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Wenn PGP meldet, daß eine gültige Unterschrift gefunden wurde (vgl.Abbildung 30), stammt die Nachricht tatsächlich vom angegebenen Absender.Bei einer ungültigen Unterschrift wird zusätzlich angegeben, warum die Unter-schrift ungültig ist. Der häufigste Fall wird sein, daß der zugehörige öffentlicheSchlüssel nicht im „Schlüsselbund“ gespeichert ist. Die Meldung lautet dann:„WARNUNG: Ich kann den passenden öffentlichen Schlüssel nicht finden“. Indiesem Falle müssen Sie den Absender bitten, Ihnen seinen öffentlichen Schlüsselzuzusenden (siehe dazu „Öffentlichen Schlüssel empfangen“ auf Seite 60.

Falls tatsächlich die Meldung „WARNUNG: Die Unterschrift stimmt nicht mitdem Datei-Inhalt überein“ erscheinen sollte, wurde Ihre Nachricht gefälscht! In-formieren Sie dann bitte umgehend das Referat III A 2 und lassen Sie die Nach-richt unverändert, damit eine Rückverfolgung der Nachricht versucht werdenkann.

Verschlüsselung von Nachrichten

Die zweite wesentliche Funktion von PGP ist die sichere Verschlüsselung vonNachrichten:

Ausgehende Nachrichten verschlüsseln

Um eine ausgehende Nachricht zu verschlüsseln, muß sich zuerst der öffentlicheSchlüssel des Empfängers im Schlüsselbund befinden, da die Nachricht mit die-sem codiert wird. Lesen Sie im Kapitel „Öffentlichen Schlüssel empfangen“ aufSeite 60, wie Sie den öffentlichen Schlüssel einer Person ermitteln und zum öf-fentlichen Schlüsselbund hinzufügen.

Wessen öffentlicher Schlüssel zum Verschlüsseln der Nachricht verwendet wird,ermittelt Pegasus Mail automatisch anhand der Mail-Adresse des Empfängers.

Um nun eine Nachricht zu verschlüsseln, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Erstellen Sie die neue Nachricht wie gewohnt.

2. Wenn Sie mit dem Schreiben des Textes fertig sind, aktivieren Sie dasKontrollkästchen „Verschlüsselt“ (falls das Kontrollkästchen bereitsautomatisch aktiviert ist, weil Sie eine digitale Unterschrift anfügen,doppelklicken Sie auf das Kontrollkästchen).

3. Nun erscheint die Dialogbox „Verschlüsselungsoptionen“, in der Siedas Kontrollkästchen „Verschlüsselung“ aktivieren (siehe Abbildung31).

4. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit „OK“ und versenden Sie dieNachricht wie gewohnt.


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Die Nachricht wird dann von PGP verschlüsselt und kann nur noch vom Emp-fänger (nicht einmal mehr von Ihnen selbst!) entschlüsselt werden.

Eingetroffene Nachrichten entschlüsseln

Wenn Sie selbst eine verschlüsselte Nachricht erhalten, öffnen Sie sie wie ge-wohnt. Anstelle der Nachrichtenanzeige erscheint aber ein Fenster „Eingabe desNachrichtenschlüssels“, das Sie zur Eingabe Ihres PGP-Paßwortes auffordert(siehe Abbildung 32).

Geben Sie hier ihr PGP-Paßwort ein und bestätigen Sie es mit „OK“. Falls Sie IhrPGP-Paßwort permanent in Pegasus Mail gespeichert haben, können Sie auchauf die Schaltfläche mit dem Sternchen neben dem Paßwort-Feld klicken, um dasStandard-Paßwort einzutragen.

PGP wird nun versuchen, die Nachricht zu entschlüsseln und in Pegasus Mail an-zuzeigen. Sollte das Paßwort falsch gewesen sein, erscheint eine Fehlermeldung,und Pegasus Mail zeigt den verschlüsselten Text der Nachricht an.

Abbildung 31: Nachricht verschlüsseln

Abbildung 32: Eingabe des Nachrichtenschlüssels


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Austauschen von öffentlichen Schlüsseln

Damit eine Person Ihnen eine verschlüsselte Nachricht zukommen lassen kannund in der Lage ist, Ihre digitale Unterschrift zu überprüfen, benötigt Sie Ihrenöffentlichen Schlüssel. Ebenso brauchen Sie den öffentlichen Schlüssel desEmpfängers, um ihm eine verschlüsselte Nachricht zu senden oder fremde digi-tale Unterschriften zu prüfen.

Anmerkung

Innerhalb des Verwaltungsnetzes existiert nur ein „Schlüsselbund“mit öffentlichen Schlüsseln, so daß Sie die öffentlichen Schlüssel al-ler Mitarbeiter, die PGP verwenden, ohnehin haben und sich nichterst schicken lassen müssen. Das folgende Kapitel bezieht sich alsonur auf den Austausch öffentlicher Schlüssel mit externen Personen.

Öffentlichen Schlüssel versenden

Um Ihren öffentlichen Schlüssel zu versenden, müssen Sie ihn zunächst in einerversandfähigen Form generieren. Das ist bereits oben im Kapitel „ÖffentlichenSchlüssel extrahieren“ auf Seite 53 beschrieben worden, so daß sich danach einKopie Ihres öffentlichen Schlüssels in der Datei „h:\pmail\public.asc“ befindet.

Wenn nun eine externe Person nach Ihrem öffentlichen Schlüssel fragt, könnenSie ihm diese Datei folgendermaßen schicken:

1. Erstellen Sie eine neue Nachricht und tragen Sie den entsprechendenEmpfänger ein. Falls er sie per E-mail um den Schlüssel gebeten hat,können Sie auch die Nachricht beantworten.

2. Stellen Sie sicher, daß der Inhalt der Nachricht leer ist.

3. Wählen Sie den Menübefehl „Nachricht/Text importieren“, geben Siein der erscheinenden Dialogbox den Dateinamen „h:\pmail\pub-lic.asc“ ein und bestätigen Sie die Eingabe mit „OK“.

4. Der Nachrichtentext enthält nun nach einigen Zeilen mit Ihrer E-Mail-Adresse die Zeile „BEGIN PGP PUBLIC KEY BLOCK“ und danacheine lange Folge von Buchstaben und Zahlen, die Ihren öffentlichenSchlüssel darstellen.

5. Versenden Sie diese Nachricht

Dieser Vorgang wird häufig mit Hilfe von Filterregeln automatisiert (vgl. hierzu„Automatische Behandlung von Nachrichten (Filterregeln)“ auf Seite 34), die aufeinen bestimmten Betreff (in der Regel „SEND PGP KEY“) reagieren.


55

Um eine solche Filterregel zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie den Menübefehl „Extras/Filterregeln/Filterregeln für neuePost/Bei geöffnetem Ordner“, um Ihre Filterregeln für eingehendeNachrichten zu sehen.

2. Wählen Sie die Schaltfläche „Regel zufügen“

3. Aktivieren Sie den Kopfeintrag „Betreff“, tragen Sie als Suchtext„^SEND PGP KEY“ ein (das Zeichen ^ bewirkt, daß nur die Nach-richten die Regel aktivieren, die genau den angegebenen Text enthal-ten), wählen Sie die Aktion „Textdatei senden“ aus und geben Sie alsDateinamen „h:\pmail\public.asc“ ein. Bestätigen Sie die Regelmit zweimal „OK“.

4. Speichern Sie Ihre Regeln für eingehende Nachrichten durch Klick auf„Speichern“.

Nun wird auf jede Nachricht mit dem Betreff „SEND PGP KEY“ automatischIhr öffentlicher Schlüssel versendet. Wenn Sie möchten, können Sie noch eineFilterregel einfügen, die beim Schließen des Eingangsordners automatisch alleNachrichten mit diesem Betreff in einen anderen Ordner verschiebt oder löscht(siehe dazu „Automatische Behandlung von Nachrichten (Filterregeln)“ auf Seite34).

Öffentlichen Schlüssel empfangen

Wenn Sie eine Person bitten, Ihnen ihren öffentlichen Schlüssel zuzusenden, wirdbei Ihnen eine Nachricht eingehen, die ganz ähnlich aussieht wie Ihr öffentlicherSchlüssel, insbesondere den Text „BEGIN PGP PUBLIC KEY BLOCK“ ent-hält. Aus Sicherheitsgründen darf nur der PGP-Beauftragte des Ref. III A 2 die-sen Schlüssel dem öffentlichen Schlüsselbund hinzufügen. Bitte leiten Sie dieseNachricht also an Ref. III A 2 ([email protected])weiter.

57

Anhang A:Fragen und Antworten

Eine interessante Frage...Die nächste bitte!

Falls Sie Probleme mit Pegasus Mail für Windows haben, sollten Sie zuerst ein-mal in diesem Kapitel nachsehen, ob nicht schon jemand anders das gleiche Pro-blem hatte und die Lösung hier dokumentiert ist. Sollten Sie hier keine Antwortfinden, können Sie sich jederzeit an das Serviceteam des Ref. III A 2 wenden (E-Mail: [email protected], Telefon: 2180-2361).

Allgemeine Fragen

Fragen zum Starten von Pegasus Mail

��Ich kann die Gruppe „ Intranet“ und das Symbol „ Pegasus Mail“ nicht fin-den. Was mache ich falsch?

Antwort:

Entweder sind Sie noch nicht an das Verwaltungsnetz angeschlossen (das erken-nen Sie an dem roten Balken am oberen Bildschirmrand beim Login), oder IhrPC wurde nicht ordnungsgemäß installiert.

Wenden Sie sich bitte an Ref. III A 2 wegen der Installation des Programmes.Einstweilen können Sie Pegasus Mail aus dem Datei-Manager als I:\win-pmail.exe starten.

��Beim Starten von Pegasus Mail erscheint die Meldung „ Das Arbeitsver-

zeichnis ist ungü ltig“ bzw. „ Datei ... bzw. Komponente nicht gefunden...“

Antwort:

Wahrscheinlich sind Sie nicht am Netzwerk angemeldet. Beenden Sie bitte Win-dows und geben Sie „g:login↵“ ein, um sich beim Netzwerk anzumelden.

Anhang

A


58

��Beim Start von Pegasus Mail erscheint nur kurz das Fenster mit demPferd und den Programminformationen, dann kommt aber kein Anfangs-

bildschirm.Antwort:

Wahrscheinlich haben Sie kurz vorher Pegasus Mail gestartet und den Start ab-gebrochen, was das Programm „durcheinander gebracht“ hat. Verlassen Sie bitteWindows und starten Sie es erneut mit „win↵“. Versuchen Sie dann noch ein-mal, Pegasus Mail zu starten.

Fragen zum Erstellen und Versenden von Nachrichten

��Ich stelle beim Schreiben meiner Nachrichten immer schöne Schriftarten

ein. Der Empfänger sieht die Nachricht aber immer in einer ganz ande-ren Schrift. Was mache ich falsch?

Antwort:

Nichts. Electronic Mail ist ein Medium, das von sich aus keine Formatierungenwie z.B. Schriftarteinstellungen, Fettdruck, Blocksatz usw. überträgt. Die Ein-stellungen in Pegasus Mail besagen nur, wie der Absender die Nachricht sieht,werden aber nicht übertragen.

Jeder Empfänger kann selbst einstellen, in welcher Schriftart er empfangeneNachrichten anzeigen lassen möchte.

Wenn es wichtig ist, daß auch die Formatierungen übertragen werden, müssenSie ein Dokument in WinWord erstellen und dieses Dokument als Anlage ver-senden (vgl. hierzu „Besonderheiten beim Versand von WinWord-Dokumenten“auf Seite 43).

Fragen zum Empfangen von Nachrichten

��Ich erhalte Nachrichten mit dem Betreff „Return receipt“ , „ Delivery con-

firmation“ oder „RCPT: ...“. Der Inhalt der Nachrichten ist ziemlich un-verständlich. Was mache ich falsch?

Antwort:

Nichts. Diese Nachrichten sind Sende- oder Lesebestätigungen von englischspra-chigen Mailservern oder Mailprogrammen. Die Nachrichten besagen lediglich,daß Ihre Nachricht auf diesem Server angekommen ist und fehlerfrei zugestelltwerden konnte. Sie entsprechen den Sendebestätigungen, die der Mailserver derVerwaltung in deutscher Sprache verschickt.

A N H A N G A : H Ä U F I G G E S T E L L T E F R A G E N

59

Umgang mit Anlagen

��Ich möchte ein WinWord-Dokument verschicken, wie es oben im Kapitel„Besonderheiten beim Versand von WinWord-Dokumenten“ auf Seite43 beschrieben ist. Ich kann aber die dort beschriebenen Menübefehle

bzw. Symbole nicht finden.Antwort:

Bei Ihnen ist das Makro für den Versand von WinWord-Dokumenten nicht rich-tig installiert. Gehen Sie für die Installation folgendermaßen vor:

1. Starten Sie WinWord 6.0.

2. Wählen Sie den Menübefehl „Datei/Öffnen“.

3. Wechseln Sie in das Verzeichnis „I:\“.

4. Doppelklicken Sie auf den Dateinamen „install.doc“.

5. Nun läuft ein Makro ab, das die Menü- und Symbolleisten anpaßt. Be-stätigen Sie den Beginn der Aktion mit „Ja“. Bestätigen Sie auch dieÄnderungen, die das Makro an Ihren Symbol- und Menüleisten vor-nimmt.

6. Am Ende teilt Ihnen WinWord mit, daß die Installation erfolgreich ab-geschlossen wurde. Sollte statt dessen ein Fehler auftreten, notieren Siebitte die Fehlermeldung und informieren Sie Ref. III A 2.

Nach dem Schließen dieses Dokuments sind der Menübefehl „Datei/Senden“ unddas entsprechende Symbol in der Symbolleiste eingetragen.

��Ich habe eine Nachricht mit Anlagen erhalten. Pegasus Mail bietet miraber nur die Möglichkeiten „Öffnen“ und „Speichern“; die Schaltflächen„ Ansicht“ und „ Speichern & Bearb.“ sind abgeblendet, wenn ich die Anlagemarkiere.

Antwort:

Pegasus Mail hat nicht erkannt, welches Format die Anlagen haben und konntedaher keine Anwendung zuordnen, mit der die Anlagen geöffnet werden sollen.

Der einfachste Weg ist, die Anlage mit der Schaltfläche „Speichern“ auf die Fest-platte zu speichern und dann manuell das zugehörige Programm zu starten(fragen Sie notfalls den Absender der Nachricht, welches Programm er verwen-det hat).


60

Alternativ können Sie für die Zukunft Pegasus Mail „beibringen“, welches Pro-gramm es für Anlagen dieses Typs verwenden soll. Gehen Sie dafür folgender-maßen vor:

1. Merken Sie sich die Endung des Dateinamens der Anlage. Im Beispielwird von „.ppt“ ausgegangen (PowerPoint-Präsentation).


3. Wählen Sie die Kategorie „Anlagenbearbeitung“ aus.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Zufügen“, um einen neuen Anlagen-typ hinzuzufügen.

5. Tragen Sie die gemerkte Dateiendung (hier: „.ppt“) in das Feld „hierpaßt:“ ein.

6. Wenn es sich bei der Anwendung um ein sauber installiertes Windows-Programm handelt, können Sie Windows die passende Anlage findenlassen, andernfalls müssen Sie den Pfad zu dem gewünschten Pro-gramm eintragen

Jetzt kann Pegasus Mail die Anlagen automatisch mit dem eingetragenen Pro-gramm öffnen.

Umgang mit Adreßbüchern

��Die im Kapitel „Einfügen einer Adresse aus einem Adreßbuch“ aufSeite 6 beschriebenen Adreßbücher „Personal“ und „Dienststellen“kann ich nicht finden. Was ist falsch?

Antwort:

Wahrscheinlich arbeiten Sie mit der falschen Version von Pegasus Mail. Um daszu überprüfen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

1. Beenden Sie Pegasus Mail.

2. Markieren Sie das Symbol „Pegasus Mail“ im Programm-Manager, mitdem Sie das Programm starten, durch einfachen Mausklick.

3. Wählen Sie im Programm-Manager den Menübefehl „Datei/Eigen-schaften“ oder drücken Sie Alt+Eingabetaste.

4. Stellen Sie sicher, daß in der erscheinenden Dialogbox im Feld „Be-fehlszeile“ „ I:\winpmail.exe“ und im Feld „Arbeitsverzeichnis“ „ I:\“steht.


61

5. Schließen Sie die Dialogbox mit „OK“.

Sollten die Adreßbücher bei einem erneuten Start von Pegasus Mail immer nochnicht zu sehen sein, wenden Sie sich bitte an das Ref. III A 2.

��Meine Dienststelle taucht nicht im Adreßbuch „ Dienststellen“ auf. War-um?

Antwort:

Das Adreßbuch „Dienststellen“ wird – anders als das Adreßbuch „Personal“ –von Hand erstellt. Deswegen kann es vorkommen, daß manche Dienststellennoch keine Gruppenadresse haben oder noch nicht im Adreßbuch „Dienststellen“enthalten sind.

Bitte informieren Sie das Serviceteam, damit Ihre Dienststelle eingetragen wird.

Umgang mit Ablageordnern

��Wie kann ich verhindern, daß Nachrichten automatisch in den „ Hauptord-

ner“ verschoben werden, wenn ich sie gelesen habe?Antwort:

Sie können Pegasus Mail dazu zwingen, auch gelesene Nachrichten im Ein-gangsordner zu belassen. Wählen Sie dazu den Menübefehl „Extras/Optionen“und die Kategorie „Allgemeine Einstellungen“. In der erscheinenden Dialogboxaktivieren Sie die Option „Gelesene neue Post im Ordner belassen“. Nun werdendie Nachrichten nicht mehr automatisch in den Hauptordner verschoben, sondernSie können selbst bestimmen, welche Nachrichten in welchen Ordner verschobenoder kopiert werden sollen. Vielleicht möchten Sie diese Aufgabe auch mit Filter-regeln automatisieren (vgl. hierzu „Automatische Behandlung von Nachrichten(Filterregeln)“ auf Seite 34)

Wenn Sie sich jetzt das nächste Mal am Netzwerk anmelden, erfahren Sie nichtnur, wie viele neu eingetroffene Nachrichten Sie erhalten haben, sondern auchnoch, wie viele bereits gelesene Nachrichten sich noch im Eingangsordner befin-den.

��Seit ich die Fil terregeln geändert habe, wie es im Kapitel „Bestätigungenautomatisch in einen Ordner verschieben“ (Seite 35) beschrieben wur-de, bekomme ich weder Lese- noch Sendebestätigungen, obwohl ichbeim Nachrichtenversand die Optionen immer aktiviert habe.

Antwort:

Das war gerade der Sinn der Filterregeln. Sie finden die Bestätigungen jetzt nichtmehr im „Eingangsordner“, sondern im Ordner „Bestätigungen“, wohin sie durchdie Filterregeln automatisch verschoben werden.


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Verschlüsselung, digitale Unterschriften

��Ich habe eine PGP-verschlüsselte Nachricht empfangen. Obwohl ich dasrichtige PGP-Paßwort eingegeben habe und keine Fehlermeldung er-schienen ist, ist die Nachricht leer.

Antwort:

Vermutlich hat der Absender Ihrer Nachricht Umlaute verwendet und nicht rich-tig kodiert. Sie können die Nachricht trotzdem lesen, wenn Sie den Menübefehl„Anzeige/Kopfeinträge anzeigen“ auswählen. Sie werden dann erneut nach demPGP-Paßwort gefragt und sehen dann – neben den vollen Kopfeinträgen – diegesamte Nachricht.

Sie sollten dann aber den Absender dieser Nachricht informieren, damit er in Zu-kunft die Umlaute richtig codiert (siehe nächste Frage).

��Wie kann ich Umlaute mit PGP verschlüsseln, so daß der Empfänger sieauch lesen kann?

Antwort:

Hierfür müssen Sie 8-Bit-Mime aktivieren. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie den Menübefehl „Extras/Optionen“ und die Kategorie„Nachrichteneditor“

2. Stellen Sie sicher, daß „MIME-Format“ auf „An“ steht.

3. Wechseln Sie in die Kategorie „Weitere Einstellungen“.

4. Aktivieren Sie das Feld „8-bit-MIME-Kodierung zulassen“. DieWarnmeldung danach können Sie getrost ignorieren; auf dem Mailsy-stem des Verwaltungsnetzes funktioniert dieses Verfahren einwandfrei.

5. Verlassen Sie das Optionsfenster mit der Schaltfläche „OK“.

��Ich habe eine Nachricht mit Beilagen empfangen, die digital unterschrie-

ben, aber nicht verschlüsselt ist. Wenn ich die Beilage anzeigen lassenmöchte, sehe ich nur „Begin PGP Message“ und einen Bildschirm voller

Buchstaben und Z ahlen, nicht die erwartete Anlage.Antwort:

Der Absender Ihrer Nachricht hat leider vergessen, daß Nachrichten mit Beilagenniemals nur mit digitaler Unterschrift versendet werden sollten. Sie müssen dieAnlage nun manuell extrahieren:

1. Öffnen Sie die Nachricht im Eingangsordner, so daß Sie das Fenstermit der Beschreibung der Nachrichtenteile sehen.


63

2. Statt auf „Ansicht“ klicken Sie nun auf „Speichern“, um die signierteNachricht auf Ihre Festplatte (oder Ihr Netzlaufwerk) zu speichern. Inder erscheinenden Dialogbox wählen Sie den Dateinamen und dasVerzeichnis aus, unter dem die Datei gespeichert werden soll, undmerken Sie sich das genaue Verzeichnis (z.B. „c:\daten\winword“) undden Dateinamen (z.B. „netzwerk.doc“)

3. Minimieren Sie das Pegasus Mail-Fenster, um den Programm-Managerzu sehen.

4. Starten Sie die „MS-DOS-Eingabeaufforderung“ aus der Hauptgruppedes Programm-Managers.

5. Geben Sie folgende Befehle ein:

cd c:\daten\winword↵pgp c:netzwerk.doc -o c:netzwerk.doc↵

Dabei ersetzen Sie bitte „c:\daten\winword“ durch das Verzeichnis, indas Sie Ihre Datei gespeichert haben, und „netzwerk.doc“ durch IhrenDateinamen.

6. PGP analysiert nun zuerst die digitale Unterschrift der Anlage undfragt Sie danach, ob Sie die Datei „netzwerk.doc“ (bzw. den von Ihnengewählten Dateinamen) überschreiben möchten. Antworten Sie mit„j↵“, damit die codierte Datei mit der lesbaren Form überschriebenwird.

7. Beenden Sie die MS-DOS-Eingabeaufforderung mit „exit↵“.

8. Die Datei steht Ihnen jetzt mit der entsprechenden Anwendung (imBeispiel: WinWord) zur Verfügung.

Da dieses Verfahren recht kompliziert ist, sollten Sie den Absender der Nachrichtdarauf hinweisen, daß er bitte entweder Nachrichten mit Anlagen nicht signiertoder gleichzeitig verschlüsselt. Alternativ kann er auch Beilagen statt Anlagenversenden (siehe nächste Frage).

��Wie kann ich digital unterschriebene Beilagen versenden, wenn ich sienicht verschlüsseln möchte?

Antwort:

Technisch ist es zwar möglich, digital unterschriebene Beilagen ohne Verschlüs-selung zu versenden, aber für den Empfänger der Nachricht ist es sehr schwierig,diese Beilagen zu lesen (siehe vorherige Frage). Daher sollten Sie Ihre Beilagenunbedingt „als Anlagen“, d.h. in einer automatisch erzeugten separaten Nach-richt, verschicken.


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Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:


2. Wählen Sie die Kategorie „Weitere Einstellungen“ aus.

3. Dort findet sich eine Option „Beilagen statt Anlagen senden“. StellenSie sicher, daß diese Option deaktiviert ist.

4. Schließen Sie das Optionenfenster mit „OK“.

Ab jetzt können Sie bedenkenlos auch dann Anlagen versenden, wenn Sie IhreNachrichten digital unterschreiben, da die Anlage selbst nicht unterschriebenwird. Allerdings müssen Sie beachten, daß Anlagen dann auch nicht verschlüsseltwerden, selbst wenn Sie die Nachricht verschlüsseln möchten.

Daher sollten Sie die eben gemachten Einstellungen wieder rückgängig machen,wenn Sie auch Anlagen verschlüsselt senden möchten, d.h. die Option „Beilagenstatt Anlagen senden“ aktivieren.

65

Anhang B:Stichwortverzeichnis

(Hauptfundstellen sind jeweils kursiv gedruckt)

— A —Ablageordner siehe Ordner

Absender 9

Adreßbuch 6, 22

Adresse in Nachricht übernehmen 7

Dienststellen 7, 22, 60, 61

Eigenes Adreßbuch erstellen 6

Eintrag hinzufügen 24, 30

Eintrag löschen 25

Eintrag suchen 23

Eintrag verändern 25

Erstellen 23

Löschen 24

Personal 7, 22, 60

Persönliche Adressen 23

Sortieren 23

Umbenennen 24

Adresse siehe Mail-Adresse

Anlagen 37

An Nachricht anhängen 37

Ansicht nicht möglich 59

Anzeigen 43

Bearbeiten 42, 43

Beilagen statt Anlagen senden 64

Digitale Unterschrift 51, 62

Eingehende Anlagen lesen 13

Extrahieren 42

Risiken 40

Schutz vor Manipulation 40

Schutz vor Viren 47

Speichern 43

Verknüpfte Anwendung festlegen 60

Weiterleiten 16

WinWord Dokumente 59

WinWord-Dokumente 39

Antwort 14

Originaltext übernehmen 15

Arbeitsbereich 4

Ausgangskopie 11, 21

Ordner festlegen 22

Ausgangskopien (Ordner) 21

Automatische Antwort 35

— B —Begin PGP Message 62

Begin PGP Public Key Block 55

Beilagen 63

Benutzeroberfläche 3

Bestätigungen (Ordner) 32

Betreff 8, 14

— C —Computerviren 43

— D —Delivery Confirmation 11, 14, 58

Delivery Failure 14

Dienststellen

Adreßbuch 7, 22

Adreßbuch) 60, 61

Nachrichten an Dienststellen verschicken 6

Digitale Unterschrift 47, 50

Anfügen 50

Anlagen unterschreiben 63

Probleme bei Anlagen 62

Anhang

B


66

Überprüfen 51

Verwendung bei Anlagen 51

Dokumentschutz 40

Drag’n’Drop 8, 17, 30

Dringend 11

Drucken 17

— E —Eingangsordner 12, 19

Entschlüsselung 53, 62

Excel 37

Arbeitsblatt schützen 41

Arbeitsblatt verschicken 37

Export von Nachrichten 17

— F —Filterregeln 21, 31, 61

Allgemeine Filterregeln 32

Beispiel 32, 34, 55

Bestätigungen automatisch ablegen lassen 61

Erstellen 32

Für Ausgangskopien 31

Für neue Nachrichten 31

Für neue Post 32

Forward 16

Fragen 57

— G —Gesendete Post 11

— H —Hauptordner 17, 19, 34, 61

— I —install.doc 59

Internet 5

— K —Kopfeinträge 18

— L —Lesebestätigung 10, 12, 14, 26

Automatisch ablegen 32

Löschen von Nachrichten 18

— M —Mail-Adresse 5

Aus Adreßbuch einfügen 6

Kürzlich verwendete Adressen anzeigen 8, 16

Unbekannte Adresse ermitteln 6

Verteilerlisten 28

Makroviren 43, 45, 46

Menüleiste 3

— N —Nachricht

Absenden 10, 26

Als Vorlage Speichern 26

Ausgangskopie erstellen 11


Automatisch weiterleiten 34

Beantworten 14

Bestätigungen automatisch ablegen lassen 61

Betreff 8, 14

Dringend 11

Drucken 17

Eingetroffene Nachricht öffnen 14

Entschlüsseln 53, 62

Erstellen 4

Gelöschte Nachrichten retten 18

In Datei speichern 17

Kopien verschicken 6

Lesen 12

Löschen 18

Schriftart festlegen 58

Speichern 16

Umlaute verschlüsseln 62

Umlaute verwenden 9

Urlaubsbenachrichtigung 35

Verbleib gelesener Nachrichten 17, 61

Verschlüsseln 11, 47, 52

Versenden 16

Weiterleiten 16

Zwischengespeicherte Nachricht beenden 27

Zwischenspeichern 8, 26

— O —Öffentlicher Schlüssel

Empfangen 48, 55

Speichern 48

Versand automatisieren 55

Versenden 54

Online-Hilfe 2

Ordner 11, 16, 19

Anlegen 20, 32

Ausgangskopien 21

Benutzerdefiniert 20

Bestätigungen 32

Eingangsordner 4, 12, 19

Hauptordner 17, 19, 34, 61

Nachrichten automatisch ablegen lassen 32, 61

Papierkorb 18, 20

Schubladen 21

Ordnerverwaltung 4, 19, 21

A N H A N G B : S T I C H W O R T V E R Z E I C H N I S

67

— P —Papierkorb (Ordner) 18, 20

Paßwortschutz 40, 45

Pegasus Mail

Benutzeroberfläche 3

Paßwortschutz 40, 45

Programmstart 3

Personal

Adreßbuch 7, 22, 60

PGP 47

Arbeitsweise 48

Digitale Unterschrift 47, 50, 62

Initialisierung 48

Leere Nachricht 62

Nachricht manuell entschlüsseln 63

Öffentlichen Schlüssel entgegennehmen 48, 55

Öffentlichen Schlüssel speichern 48

Öffentlichen Schlüssel versenden 54

Paßwort speichern 49

Umlaute verschlüsseln 62

Private Key siehe Privater Schlüssel

Privater Schlüssel 48

Probleme 57

Programmstart 3

Fehlermeldungen 57

Probleme 58

Symbol fehlt 57

Public Key siehe Öffentlicher Schlüssel

— R —RCPT: ... 11, 58

Reading Confirmation 10, 11

Return receipt 58

— S —Schriftarten 17

Schubladen 21

Schutz vor Viren 46

Sendefehler 14

Service 57

Signatur 9

Inhalt 9

Starten 3

Statusleiste 4

Symbolleiste 4

— T —Telefonnotiz 25

Trojanische Pferde 45, 46

— U —Umlaute 9, 62

Unterschrift

Automatisch 9

Digitale Unterschrift 47, 50, 62

Urlaub 35

Urlaubsbenachrichtigung 35

Aktivieren 35

Deaktivieren 36

Wiederverwenden 36

— V —Verschlüsselung 11, 52, 62

Verteilerliste 28

Empfänger hinzufügen 29

Erstellen 28

Nachricht an Liste schicken 30

Viren 43

Vorlage 8, 26

Erstellen 27

Verwenden 27

— W —Weitere Informationen 2

Weiterleiten 16

WinWord 37

Dokument 59

Dokument schützen 41

Dokument verschicken 37, 39

— Z —Zeilenumbruch 9

Zustellbestätigung 11, 14, 26


Documents

Pegasus Mail in der Verwaltung