PM-ZERT Anleitung zum Projekterfahrungsbericht … zum... · Die GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. ist Mitglied der IPMA International Project Management Association

Dok.-Nr. / Rev. / Datum

Z04C / 13 / 19.02.2014 Anleitung zum Projekterfahrungsbericht

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PM-ZERT ZERTIFIZIERUNGSSTELLE DER GPM

Anleitung zum Projekterfahrungsbericht (PEB) IPMA Level C

© GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V.

Z E R T I F I Z I E R U N G

PM-ZERT ist die Zertifizierungsstelle von GPM e.V.

Die GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. ist Mitglied der IPMA International Project Management Association.

PM-ZERT ist zertifiziert nach ISO 9001:2008



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INHALTSVERZEICHNIS

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Abkürzungsverzeichnis / Glossar .......................................................................................................... 3

1. Gültigkeit ..................................................................................................................................... 3

2. Zielsetzung des Projekterfahrungsberichts ............................................................................. 4

3. Mindestanforderungen an das beschriebene Projekt und die PM-Tätigkeit ........................ 4

3.1. Projekt-Parameter ....................................................................................................................... 4

3.2. Rolle/Funktion des Zertifikanten im Projekt ............................................................................ 5

3.3. Verantwortungsumfang des Zertifikanten im Projekt ............................................................. 5

4. Gliederung des Projekterfahrungsberichts ............................................................................. 5

4.1. Das Projekt in seiner Umgebung .............................................................................................. 5

4.1.1. Projektbeschreibung des gewählten Projekts ......................................................................... 5

4.1.2. Beschreibung des Projektes in seinem Umfeld ...................................................................... 6

4.1.3. Beschreibung der Projektphasen mit Erläuterungen der eigenen Rolle .............................. 6

4.2. PM-Elemente ............................................................................................................................... 6

4.2.1. Pflichtelemente ........................................................................................................................... 7

4.2.2. Wahlelemente .............................................................................................................................. 7

4.3. Lessons Learned ........................................................................................................................ 8

4.4. Anhang und Anlagen .................................................................................................................. 8

5. Umfang und Form des Projekterfahrungsberichts ................................................................. 9

6. Bewertung des Projekterfahrungsberichts .............................................................................. 10

7. Datenschutz und Vertraulichkeit ............................................................................................... 12



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Abkürzungsverzeichnis / Glossar

Begriff Beschreibung

4LC Four Level Certification – das Vierstufen-IPMA Modell für Zertifizierung von Projektfachleuten und Projektmanagern

ICB IPMA Competence Baseline

IPMA International Project Management Association

NCB National Competence Baseline, die in Deutschland in der GPM geltende Version der ICB

PEB Projekterfahrungsbericht

PM-Element Projektmanagement-Kompetenz-Elemente, welche die Kernkompetenzen eines Projektmanagers in der ICB nach dem IPMA 4LC Modell beschreiben

1. Gültigkeit

Dieses Dokument gilt ab dem 01.04.2014.

Die Version 12 ist noch bis 01.11.2014 gültig.

Der Projekterfahrungsbericht wird auf Basis der aktuellen Version dieses Dokuments bewertet.



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2. Zielsetzung des Projekterfahrungsberichts

Mit dem Erstellen eines Projekterfahrungsberichts (PEB) soll der Zertifikant

anhand eines abgeschlossenen oder zumindest weit fortgeschrittenen (Fortschrittsgrad ≥ 60%),

aktuellen Projektes mit begrenzter Komplexität, das er selbst geleitet oder in verantwortlicher Funktion maßgeblich mitgestaltet hat bzw. zur Zeit leitet oder maßgeblich mitgestaltet, seine bei der Projektarbeit eingesetzten Kenntnisse und Erfahrungen im Projektmanagement nachweisen.

Das Projekt für den PEB wählt der Zertifikant aus seiner Projekteliste (F05C) aus und kennzeichnet es in der Liste und in der Projektbeschreibung mit dem Hinweis "PEB".

Im Bericht sollen typische Projektmanagementsituationen, -aufgaben, -aktivitäten und -ergebnisse, die Funktion des Kandidaten, die angewendeten Instrumente und Methoden, die gewonnene Erfahrung und die erzielten Ergebnisse, unter Bezugnahme auf die Kompetenzelemente der NCB Version 3.0 dargestellt werden.

Es soll erkennbar sein, wie der Zertifikant die tatsächliche Projektabwicklung erlebt und mitgestaltet hat.

3. Mindestanforderungen an das beschriebene Projekt und die PM-Tätigkeit

3.1. Projekt-Parameter

Das für den PEB ausgewählte Projekt muss die Anforderungen an ein begrenzt komplexes Projekt erfüllen. Der PEB muss zu allen aufgeführten Parametern nachvollziehbare Aussagen enthalten.

Projektkriterien nach DIN 69901

Projektumfang:

o Projektdauer: ≥ 6 Monate

o PM-Aufwand: ≥ 30.000 EURO

o PM-Team: ≥ 2 Personen

o Fachdisziplinen: 1

o Projektphasen: 3

PM-Anwendung (PM-Elemente gemäß NCB 3.0)

o ≥12 PM-technische Kompetenzelemente

o ≥ 5 PM-Verhaltenskompetenz-Elemente

o ≥ 4 PM Kontext-Kompetenzelemente



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3.2. Rolle/Funktion des Zertifikanten im Projekt

Der Zertifikant muss in dem beschriebenen Projekt die Funktion Projektleiter oder Teilprojektleiter ausgeübt haben (das Teilprojekt muss die im Abschnitt 3.1beschriebenen Parameter erfüllen).

3.3. Verantwortungsumfang des Zertifikanten im Projekt

Der Zertifikant muss für alle folgenden Bereiche Verantwortung getragen haben:

PM-Grundlagen / PM-Einsatz generell

PM-Verfahren / PM-Methoden / PM-Werkzeuge

Führung / Teambildung / Verhalten

Nicht ausreichend ist nur ein Verantwortungsbereich, z.B. nur für PM-Verfahren / PM-Methoden / PM-Werkzeuge.

4. Gliederung des Projekterfahrungsberichts

Die in diesem Kapitel vorgegebene Struktur ist eine verbindliche Vorgabe für den PEB.

Kapitel 1: Inhaltliche Darstellung des Projektes repräsentiert durch Steckbrief, Umfeld, Phasen und eigene Rolle. (siehe4.1)

Kapitel 2: Analytische Darstellung des Projektes. Hier soll Ihre Erfahrung anhand von 2 Fragen pro Element nachgewiesen werden. (siehe4.2)

1. Warum war das PM-Element für das behandelte Projekt von Bedeutung?

2. Was hat in Bezug auf das PM-Element im Projekt gut funktioniert, was könnte verbessert werden?

Kapitel 3: Lessons Learned anhand von 2 weiteren Fragen nachgewiesen werden (siehe4.4)

1. Kritische Reflektion der eigenen Tätigkeit im Projekt

2. Welche speziellen Themen sollen im nächsten Projekt stärker berücksichtigt werden.

4.1. Das Projekt in seiner Umgebung

Als Projektumgebung sind sowohl das Unternehmen als Trägerorganisation des Projektes als auch die Interessen der Stakeholder sowie sachliche Randbedingungen und Umwelteinflüsse anzusehen.

Entsprechend sollen in diesem Abschnitt die Angaben aus der Projektbeschreibung (F05) erläutert und zu einem allgemein verständlichen Gesamtbild des Projektes ergänzt werden.

Außerdem sollen die Inhalte der Projektphasen, Meilensteine und in Bezug dazu auch die eigene Rolle des Kandidaten mit Aufgaben und Verantwortung ausführlich beschrieben werden.

Daraus folgen die Gliederungspunkte:

4.1.1. Projektbeschreibung des gewählten Projekts

Ein auf 1 Seite dargestellter Steckbrief (Basis ist die Projekteliste (F05C)). Bei der Projektauswahl muss Abschnitt 3 Mindestanforderungen … beachtet werden.



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4.1.2. Beschreibung des Projektes in seinem Umfeld

Hier soll das Projekt in seinem Umfeld beschrieben werden (z.B. Trägerorganisation, Märkte, Interessengruppen, Bedeutung und Zielsetzung des Projektes).

4.1.3. Beschreibung der Projektphasen mit Erläuterungen der eigenen Rolle

Beschreibung wie das Projekt strukturiert abgelaufen ist (z.B. Phasen, Meilensteine). Beschreibung der eigenen Rolle, Aufgaben und Verantwortung.

4.2. PM-Elemente

Die NCB verlangt für Level C insgesamt einen Nachweis über folgende PM-Elemente, die in der I33 mit mindestens Kompetenzstufe „können“ bewertet sind: 12 PM-Elemente des Bereichs PM-technische Kompetenzen 5 PM-Elemente des Bereichs PM-Verhaltenskompetenzen und 4 PM Elemente des Bereichs PM-Kontextelemente.

Diese PM-Elemente sind in weiteren Abschnitten unten detailliert aufgelistet.

Insgesamt muss der PEB 21 PM-Elemente umfassen, die in Pflicht- und Wahlelemente gegliedert werden.

Jedes bearbeitete PM-Element muss als Gliederungspunkt mit Angabe der ICB/ NCB PM-Elemente-Nummer ausgewiesen werden. Die Reihenfolge der PM-Elemente kann beliebig gewählt werden, die Überschrift muss jedoch die NCB/ICB-Elemente-Nummer enthalten.

Kriterien für die Ausführungen zu den einzelnen PM-Elementen sind die 2 Kernfragen, die schon in Kap. 4 genannt wurden:

1. Warum war das PM-Element für das behandelte Projekt von Bedeutung?

2. Was hat in Bezug auf das PM-Element im Projekt gut funktioniert, was könnte verbessert werden?

Zu jedem ICB-Element müssen die beiden Fragen beantwortet werden und in der Gliederung des PEB zu erkennen sein. In den Antworten zu den Kernfragen müssen selbst erfahrene Situationen geschildert werden. Die gewonnenen Erfahrungen sollen sich auf das in der Projektbeschreibung (F05C) dargestellte Projekt beziehen. Tabellarisch strukturierte, stichwortartige Ausführungen entsprechen nicht den Anforderungen.



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4.2.1. Pflichtelemente

Nachfolgend sind die im PEB geforderten 10 Pflichtelemente aufgeführt, die zum Kompetenzbereich der PM-technischen Kompetenz-Elemente gehören.

1.02 Interessierte Parteien

1.03 Projektanforderung und Projektziele

1.04 Risiko und Chancen

1.06 Projektorganisation

1.09 Projektstrukturen

1.10 Leistungsumfang und Lieferobjekte (Deliverables)

1.11 Projektphasen , (Ablauf und Termine)

1.12 Ressourcen

1.13 Kosten und Finanzmittel

1.18 Kommunikation

4.2.2. Wahlelemente

In dem Dokument „I33 Prüfungsinhalte und Schwerpunkte auf Basis der ICB“ sind je PM-Element bestimmte Anforderungen für den Level C ausgewiesen. Die Wahlelemente müssen die Anforderung „Können“ erfüllen. Um die Gesamtanforderung zu erfüllen, muss der Kandidat für seinen PEB noch 2 PM-technische Kompetenz-Elemente, 5 PM-Verhaltenskompetenz-Elemente und 4 PM-Kontextelemente

auswählen und bearbeiten. Folgende PM-Elemente stehen zur Auswahl:

PM-technische Kompetenz-Elemente

1.01 Projektmanagementerfolg

1.07 Teamarbeit

1.08 Problemlösung

1.16 Überwachung und Steuerung, Berichtswesen

1.17 Information und Dokumentation

1.19 Projektstart

1.20 Projektabschluss

PM-Verhaltenskompetenz-Elemente

2.01 Führung

2.02 Engagement und Motivation

2.03 Selbststeuerung

2.04 Durchsetzungsvermögen

2.05 Entspannung und Stressbewältigung

2.06 Offenheit

2.07 Kreativität

2.08 Ergebnisorientierung

2.09 Effizienz

2.10 Beratung



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2.12 Konflikte und Krisen

2.13 Verlässlichkeit

2.14 Wertschätzung

2.15 Ethik

PM-Kontextelemente

3.01 Projektorientierung

3.05 Stammorganisation

3.06 Geschäft

3.07 System, Produkte und Technologien

3.08 Personalmanagement

3.09 Gesundheit, Arbeits-, Betriebs- und Umweltschutz

3.10 Finanzierung

4.3. Lessons Learned

Hier soll der Zertifikant seine eigenen wesentlichen Erfahrungen aus der Projektarbeit in dem im PEB dargestellten Projekt zusammenfassend beschreiben und mit Blick auf seine gesamte Projekttätigkeit bewerten.

1. Kritische Reflektion der eigenen Tätigkeit im Projekt

2. Welche speziellen Themen sollen im nächsten Projekt stärker berücksichtigt werden?

4.4. Anhang und Anlagen

Erläuternde und ergänzende Dokumente zum Projekt wie Formulare, Pläne, Auswertungen (auszugsweise, beispielhaft) dienen dem Nachweis der im Text getroffenen Feststellungen.



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5. Umfang und Form des Projekterfahrungsberichts

Der Projekterfahrungsbericht soll 5 – 25 Textseiten umfassen bei einer Fontgröße von 11 pts.

Die erläuternden Anlagen (Formulare, Pläne usw.) sollten 10 Seiten nicht übersteigen.

Der PEB muss als eine Datei im PDF-Format mit Lesezeichen eingereicht werden.

Der Dateiname muss folgende Form haben: PEB_Name-Vorname_Version.pdf

PM-ZERT weist Projekterfahrungsberichte zurück, welche den maximalen Umfang über- oder den minimalen Umfang unterschreiten.

Das Dokument sollte die allgemein gebräuchliche Form eines Qualitätsdokuments haben wie Seiten-nummerierung, Verzeichnisse, Änderungshistorie/Version. Dies ist insbesondere wichtig bei eventuell notwendigen Auflagen/Nachlieferungen, die von den Assessoren gefordert werden können.

Am Schluss der Arbeit muss der Verfasser die folgende schriftliche Erklärung abgeben:

„Hiermit versichere ich, dass ich diesen Projekterfahrungsbericht eigenständig und inhaltlich ohne Mitwirkung Dritter angefertigt habe.“

Der PEB soll elektronisch durch Upload der PDF-Datei in einen geschützten Datenbereich abgelegt werden. Auf diese Daten können ausschließlich die Geschäftsstelle PM-ZERT und die mit der Prüfung beauftragten Assessoren zugreifen. Die Uploadadresse wird den Zertifikanten nach der Bestätigung des Eingangs der Antragsunterlagen mitgeteilt. Der Absender erhält als Nachweis der Abgabe automatisch eine E-Mail mit Angabe der Uploaddaten. Nach dem Download durch alle Berechtigten wird die Datei von der PM-ZERT Geschäftsstelle gelöscht, eine Kopie des PEB wird bei PM-ZERT elektronisch archiviert.

Der späteste Upload-Termin für den PEB ist dem Dokument Z01 zu entnehmen. Der Eingang bei PM-ZERT ist Voraussetzung für die Zulassung zum abschließenden Interview.



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6. Bewertung des Projekterfahrungsberichts

Der Projekterfahrungsbericht ist ein eigenständiger Prüfungsteil im Zertifizierungsverfahren Level C.

Bewertung:

Der Bewertung der beiden Fragen aus Abschnitt 4.2 je ICB/NCB-Element wird eine Taxonomie (siehe nachfolgende Tabelle) zugrunde gelegt, welche die inhaltlichen Anforderungen und die Güte der Ausarbeitung entsprechend dem Grad des Erfahrungstransfers berücksichtigt. Hierbei ist es wichtig, dass bei Frage 1 das „Warum …“ und nicht das „Wie …“ bewertet wird:

*Grafik-Elemente sind optional, da nicht bei jedem NCB3-Element relevant.

Bewertungs-punkte (BP)

Bedeutung der Erfahrungsbewertung

0 Nicht ausgeführt oder nicht zutreffend

1 Keine Erfahrung dargestellt

ausschließlich Theorie beschrieben

2 Erfahrungsansatz

überwiegend Theorie beschrieben

Der Anwendungsnutzen/Begründung wurde ansatzweise beschrieben

es wurde das „wie“ beschrieben und nicht auf die Frage „warum“ geantwortet

3 Ausreichend Erfahrung nachgewiesen

Theorie als Einführung in das Element beschrieben

Der Anwendungsnutzen/Begründung wurde ausreichend beschrieben

4 Befriedigende Erfahrung nachgewiesen


Der Anwendungsnutzen/Begründung wurde ausführlich beschrieben

Die Erfahrung ist durch ein Beispiel belegt

Grafik* vorhanden (jedoch nicht verständlich erläutert)

5 Gute Erfahrung nachgewiesen


Der Anwendungsnutzen/Begründung wurde überzeugend beschrieben

Die Erfahrung ist durch ein Beispiel verdeutlicht

Grafik* vorhanden (verständlich, aber nicht vollständig)

6 Sehr gute Erfahrung nachgewiesen


Der Anwendungsnutzen/Begründung wurde überzeugend beschrieben

Beschriebene Erfahrung ist durch Beispiele verständlich und nachvollziehbar dargestellt

Grafik* vorhanden (verständlich und vollständig)



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Es gelten die folgenden Bewertungsregeln:

1. Je bearbeitetem PM-Kompetenzelement werden maximal 12 BP vergeben (BP= Bewertungspunkte) jeweils für jede Kernfrage (siehe 4.2) maximal 6 BP.

Die Bewertung der 21 PM-Elemente erreicht somit maximal 252 BP

2. Beschreibung des Projektumfelds (siehe 4.1.2) maximal 12 BP bei 2-facher Gewichtung

3. Beschreibung der Projektphasen und der eigenen Rolle (siehe 4.1.3) maximal 12 BP bei 2-facher Gewichtung

4. Lessons learned (siehe 4.3) maximal 24 BP bei 2-facher Gewichtung

insgesamt erreichbar sind 300 BP

Die Ergebnispunkte werden aus der Summe der erreichten Bewertungspunkte im Verhältnis 300:120 errechnet. Der PEB ist bestanden, wenn mindestens 60 Ergebnispunkte erreicht wurden.



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7. Datenschutz und Vertraulichkeit

1. Die Zertifizierungsstelle der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. PM-ZERT, verpflichtet sich, Firmendaten und persönliche Daten, sowie die Inhalte von Projekt-, Programm und Portfoliostudienarbeiten, Projekterfahrungsberichten und Transfernachweisen, die ihr im Zusammenhang mit den Zertifizierungsverfahren zur Verfügung gestellt werden, nicht an Dritte weiterzugeben oder zu veröffentlichen.

2. Die Daten und Inhalte werden ausschließlich PM-ZERT-Funktionsträgern, insbesondere den Assessoren, zur Verwendung innerhalb ihres Funktionsbereiches mitgeteilt. PM-ZERT ist von dieser Verpflichtung befreit, sobald ein Zertifikant ausdrücklich einer Veröffentlichung oder einer Weitergabe zustimmt.

3. Sollte PM-ZERT im Rahmen der Leistungserbringung personenbezogene Daten zu verarbeiten haben, wird PM-ZERT die Belange des Datenschutzes im Rahmen der gesetzlichen und betrieblichen Regelungen wahren.



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PM-ZERT Geschäftsstelle

Am Tullnaupark 15 D-90402 Nürnberg

Tel. (0911) 43 33 69-31 Fax (0911) 43 33 69-39

E-Mail: [email protected] Internet: www.GPM-IPMA.de

mailto:[email protected]

http://www.gpm-ipma.de/

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