Praktischer Einstieg in EDMS Thomas A. Badura. Inhalt EDMS @ GSI Praktischer Einstieg IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007 Grundlagen Grundlagen EDMS

Praktischer EinstiegPraktischer Einstiegin EDMSin EDMS

Thomas A. BaduraThomas A. Badura

InhaltInhalt

EDMS @ GSI Praktischer EinstiegEDMS @ GSI Praktischer Einstieg IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007

• GrundlagenGrundlagen

• EDMS im WEBEDMS im WEB

• Von ID‘s, Projekten, Dokumenten und ItemsVon ID‘s, Projekten, Dokumenten und Items

• Von Nummern und KonventionenVon Nummern und Konventionen

• Von Kontexten und VererbungVon Kontexten und Vererbung

• Von FreigabeprozedurenVon Freigabeprozeduren

• Beispiel: Dokument anlegen und löschenBeispiel: Dokument anlegen und löschen

• Beispiel: FreigabeprozedurBeispiel: Freigabeprozedur

• Beispiel: Suchen in EDMSBeispiel: Suchen in EDMS

• SchlusswortSchlusswort

Was ist das „EDMS“ ?Was ist das „EDMS“ ?

EDMS @ GSI Praktischer EinstiegEDMS @ GSI Praktischer Einstieg

EDMSEDMS - „Engineering Data Management System“ - „Engineering Data Management System“

EDMSEDMS ist ein computergestütztes Werkzeug, das ist ein computergestütztes Werkzeug, das zum Speichern, Organisieren und Verwalten aller in zum Speichern, Organisieren und Verwalten aller in den einzelnen Projektphasen ( z.B. Entwurf, den einzelnen Projektphasen ( z.B. Entwurf, Entwicklung oder Wartung ) entstehenden Daten Entwicklung oder Wartung ) entstehenden Daten verwendet wird ...verwendet wird ...

IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007IT/EE Palaver T. Badura 27. März 2007

DokumentenmanagementDokumentenmanagement


Einige Funktionen des EDMSEinige Funktionen des EDMS


• DokumentenmanagementDokumentenmanagement

• Benutzer, Gruppen und ZugriffskontrolleBenutzer, Gruppen und Zugriffskontrolle

• FreigabeprozesseFreigabeprozesse

• VersionsmanagementVersionsmanagement

• StatuskonzeptStatuskonzept

• Änderungskontrolle und AktivitätsprotokolleÄnderungskontrolle und Aktivitätsprotokolle

• Verwaltung verschiedener StrukturenVerwaltung verschiedener Strukturen

• Postfächer und VerteilerlistenPostfächer und Verteilerlisten

• Indizierung / SucheIndizierung / Suche

• ......


Das spricht für EDMS @ GSIDas spricht für EDMS @ GSI


• große Projektkomplexitätgroße Projektkomplexität

• Projektlaufzeiten von oft 25 Jahren und längerProjektlaufzeiten von oft 25 Jahren und länger

• Ortsunabhängige, internationale KooperationenOrtsunabhängige, internationale Kooperationen

• Teilnehmer verlassen das ProjektTeilnehmer verlassen das Projekt

• rechtliche Aspekte ( z. B. Aufbewahrungsfristen )rechtliche Aspekte ( z. B. Aufbewahrungsfristen )

• CERN‘s mehr als 10jährige ErfahrungCERN‘s mehr als 10jährige Erfahrung

Deshalb ist organisierte, strukturierte und Deshalb ist organisierte, strukturierte und recherchierbare Dokumentation sehr wichtig !recherchierbare Dokumentation sehr wichtig !


EDMS Service @ GSIEDMS Service @ GSI


Generelle InformationenGenerelle Informationen Der EDMS-Service wird gehostet vom CERNDer EDMS-Service wird gehostet vom CERN

Das EDMS-Team @ GSI besteht z. Z. ausDas EDMS-Team @ GSI besteht z. Z. aus

1. Thomas Badura ( IT ) und1. Thomas Badura ( IT ) und

2. Rainer Hellmich ( FAIR-SY )2. Rainer Hellmich ( FAIR-SY )

Kooperation beider TeamsKooperation beider Teams

FAIR @ EDMS in Zahlen ( Schätzung )FAIR @ EDMS in Zahlen ( Schätzung ) 1000 aktive Benutzer1000 aktive Benutzer

20000 Dokumente und Zeichnungen20000 Dokumente und Zeichnungen

500 neue Dokumente pro Monat500 neue Dokumente pro Monat

300 Downloads pro Monat300 Downloads pro Monat


Übersicht über EDMS @ CERNÜbersicht über EDMS @ CERN


EDMS WebEDMS Web MTF - TravellersMTF - Travellers

AxalantAxalantDesign dataDesign data

Drawings & DocumentsDrawings & Documents

Other DBsOther DBsParametersParameters

Production dataProduction data

D7iD7iAsset trackingAsset tracking

Work managementWork management

EDMS Common LayerEDMS Common Layer


EDMS im WebEDMS im Web


Ein Dokument im EDMS IEin Dokument im EDMS I


Ein Dokument im EDMS ist zunächst ein Container. Er kombiniert die Ein Dokument im EDMS ist zunächst ein Container. Er kombiniert die beschreibenden Daten ( META - Daten ) mit den Inhalten, den Dateien.beschreibenden Daten ( META - Daten ) mit den Inhalten, den Dateien.

DokumentDokument

Datei(en)Datei(en)

Titel, BeschreibungTitel, Beschreibung

SchlüsselworteSchlüsselworte

ErstelldatumErstelldatum

Autor(en), KontakteAutor(en), Kontakte

ZugriffsrechteZugriffsrechte

......

Ein Dokument im EDMS IIEin Dokument im EDMS II


Projekt Dokument NummerProjekt Dokument Nummer

TitelTitel StatusStatusInt. & ext. EDMS ReferenzInt. & ext. EDMS Referenz

DateienDateien

AutorenAutoren

DatumDatumDokumenttypDokumenttypAnzahl Anzahl VersionenVersionen

ErweitertErweiterte Detailse Details

Angehängte DateienAngehängte Dateien

UnterdokumenteUnterdokumente


Ein Dokument im DetailEin Dokument im Detail


Ein Projekt im DetailEin Projekt im Detail


Ein Item im DetailEin Item im Detail


Die DokumentnummerDie Dokumentnummer


Die Nummer eines Dokuments ist systemweit eindeutig und nicht veränderbar.Die Nummer eines Dokuments ist systemweit eindeutig und nicht veränderbar.

Projekt CodeProjekt Code

DokumenttypDokumenttyp

Equipment CodeEquipment Code Fortlaufende NummerFortlaufende Nummer

1.1. EDMS-ID ( interne Referenz )EDMS-ID ( interne Referenz )

2.2. Externe ReferenznummerExterne Referenznummer

3.3. DokumentnummerDokumentnummer

Abhängig vom Kontext ist die Abhängig vom Kontext ist die Dokumentnummer entweder gleich der Dokumentnummer entweder gleich der EDMS-ID, oder eine Kombination aus dem EDMS-ID, oder eine Kombination aus dem aktuellen Projekt, dem Typ, dem Attribut aktuellen Projekt, dem Typ, dem Attribut oder dem Equipment Code des Dokuments oder dem Equipment Code des Dokuments und der eindeutigen, fortlaufenden, vom und der eindeutigen, fortlaufenden, vom System vorgegebenen Nummer.System vorgegebenen Nummer.

VersionVersion

Jedes Dokument hat immer Jedes Dokument hat immer 33 systemweite ID‘s : systemweite ID‘s :

Kontexte, Projektknoten und VererbungKontexte, Projektknoten und Vererbung


??

Kontext AKontext A

Kontext BKontext B

Kontexte halten alle für ein Projekt relevanten Kontexte halten alle für ein Projekt relevanten Informationen vor. Darunter sind :Informationen vor. Darunter sind :

• BenutzergruppeBenutzergruppe

• Benutzer + RollenBenutzer + Rollen

• Benutzer mit LesezugriffBenutzer mit Lesezugriff

• Dokumententypen + Release ProzedurenDokumententypen + Release Prozeduren

• Equipment CodesEquipment Codes

• DistributionslistenDistributionslisten

• ......

Das sog. Das sog. Master-ProjektMaster-Projekt gibt vor, was den Kontexten zur gibt vor, was den Kontexten zur Verfügung steht, zum Beispiel welche Dokumenttypen genutzt Verfügung steht, zum Beispiel welche Dokumenttypen genutzt werden können.werden können.

Der Kontext regelt auch die Art und Weise, wie der Zugang Der Kontext regelt auch die Art und Weise, wie der Zugang eines Benutzers autorisiert wird.eines Benutzers autorisiert wird.

FreigabeprozedurenFreigabeprozeduren


In WorkIn WorkEngineeringEngineeringcheckcheck

UnderUnderApprovalApproval ReleasedReleased ObsoleteObsolete

CanceledCanceled

ApprovalApprovalRejectedRejected

New VersionNew Version

PEPE

ALAL

ALAL ALAL

Drei Standardprozeduren :Drei Standardprozeduren :• FAIR-OWNERFAIR-OWNER• FAIR-PEFAIR-PE• FAIR-ALFAIR-AL

Dokumenttypen sind gebunden an eine Dokumenttypen sind gebunden an eine Freigabeprozedur. ( Kontext )Freigabeprozedur. ( Kontext )

Dokumente können nur im Status „Dokumente können nur im Status „in Workin Work“ “ bearbeitet, oder gelöscht werden.bearbeitet, oder gelöscht werden.

Im Kontext müssen die Rollen des AL und des Im Kontext müssen die Rollen des AL und des PE vergeben werden.PE vergeben werden.

Dokument anlegen IDokument anlegen I


1.1. KontextKontext

2.2. TypTyp

3.3. AttributeAttribute

4.4. FreigabeFreigabe

5.5. DataData

6.6. FinishFinish

Schritte :Schritte :


Dokument anlegen IIDokument anlegen II


Dokumentfreigabe IDokumentfreigabe I


Dokumentfreigabe IIDokumentfreigabe II


Dokumentfreigabe IIIDokumentfreigabe III


Dokumentfreigabe IVDokumentfreigabe IV


Dokument löschenDokument löschen


Bevor ein Dokument gelöscht werden kann, darf es höchstens einem Projekt Bevor ein Dokument gelöscht werden kann, darf es höchstens einem Projekt angehören, keine Unterdokumente haben und selbst nirgends in Verwendung angehören, keine Unterdokumente haben und selbst nirgends in Verwendung sein !sein !


Ein Dokument lässt sich nur im Status „Ein Dokument lässt sich nur im Status „in Workin Work“ löschen !“ löschen !

Suchen mit EDMS ISuchen mit EDMS I


• Suche nach Projekten, Dokumenten oder ItemsSuche nach Projekten, Dokumenten oder Items

• Dateiinhalte werden nicht durchsucht, nur META-DatenDateiinhalte werden nicht durchsucht, nur META-Daten

• Platzhalter Platzhalter ?? und und %%

Suchen nach Dokumenten :Suchen nach Dokumenten :


Suchen mit EDMS IISuchen mit EDMS II


Suchen nach Projekten :Suchen nach Projekten :

Suchen nach Items :Suchen nach Items :


Vom EDMS abrufenVom EDMS abrufen


Die einzelnen Daten können aus dem EDMS mit Die einzelnen Daten können aus dem EDMS mit der URL-Adressierung abgerufen werden. der URL-Adressierung abgerufen werden. Beispiele :Beispiele :

https://edms.cern.ch/project/CERN-0000002485/0

https://edms.cern.ch/project/CERN-0000002485/0/TAB3

https://edms.cern.ch/file/110831/1/edms_web_buttons.pdf

https://edms.cern.ch/item/CERN-0000002515/1

https://edms.cern.ch/project/CERN-0000002485/0







https://edms.cern.ch/file/110831/1/edms_web_buttons.pdf

https://edms.cern.ch/item/CERN-0000002515/1

SchlusswortSchlusswort


Die Adresse des EDMS @ CERN :Die Adresse des EDMS @ CERN :

http://edms.cern.ch/ ... ...

Es gibt bereits eine Anlaufstelle für Fragen und Probleme :Es gibt bereits eine Anlaufstelle für Fragen und Probleme :

[email protected]

http://edms.cern.ch/

mailto:[email protected]

ENDEENDE

... Vielen Dank ...... Vielen Dank ...