Prof. Umlauf, Humboldt-Univ. Berlin: Bestellarten, Erwerbungsarten, Lieferantenauswahl, Ausschreibung 1/30 Bestellarten, Erwerbungsarten, Lieferantenauswahl,

Prof. Umlauf, Humboldt-Univ. Berlin: Bestellarten, Erwerbungsarten, Lieferantenauswahl, Ausschreibung 1/30

Bestellarten, Erwerbungsarten,Lieferantenauswahl, Ausschreibung

1. Bestellarten:1. Feste Bestellung2. Subskriptionsbestellung3. Ansichtsbestellung4. Fortsetzungsbestellung5. Abonnement6. Approval plan, blanket order, Standig

Order7. Eilbestellung Haushaltsrechtliche Rahmenbedingungen


Bestellarten, Erwerbungsarten,Lieferantenauswahl, Ausschreibung

2. Erwerbungsarten:1. Kauf bei Buchpreisbindung2. Kauf ohne Ladenpreisbindung3. Tausch4. Pflichtexemplarablieferung5. Geschenk, Stiftung6. Mitschnitt7. Lizenz


Bestellarten, Erwerbungsarten,Lieferantenauswahl

3. Lieferantenauswahl:1. Lieferantenprofil2. Lieferbedingungen und Serviceleistungen3. Bibliotheksnachlass4. Kompetenz5. Preis6. Ausländische Monografien7. Kriterien für Zeitschriftenlieferanten

4. Ausschreibung5. Konsortien


1.1 Bestellarten

1. Feste Bestellung– Abnahmeverpflichtung, Normalfall

2. Subskriptionsbestellung– Bestellung vor Erscheinen aufgrund

Verlagswerbung– Preisvorteil (Subskriptionspreis bis

Erscheinen), i.d.R. 15 %3. Ansichtsbestellung

– Rückgaberecht binnen einer Frist– zunächst keine Inventarisierung– Rückgabe quittieren lassen


1.2 Bestellarten

4. Fortsetzungsbestellung– Kein Bestelldatensatz, Stücktitelaufnahme

5. Abonnenment– Bestelldatensatz, keine Stücktitelaufnahme

6. Approval plan, blanket order, Standig Order– Approval plan („Standig Order“): Lieferant

wählt aus aufgrund Profil (zur Ansicht), z.B. ekz, Casalini Libri, Harrassowitz

– Blanket order = gesamte Verlagsproduktion mit def. Ausnahmen, fest


1.3 Bestellarten

7. Eilbestellung– kürzere Lieferzeit. Normal:

• inländ. Buchhandel: 1 Tag - 1 Woche• dtsprachige Verlage: 1-4 Wochen• außerhalb d. Buchhandels: 1-8 Wochen• direkt aus EU-Ausland: einige Wochen• direkt aus USA: Wochen bis Monate

– ggf. zusätzliche Lieferkosten


1.4 Haushaltsrechtliche Rahmenbedingungen

1. Haushalt muss freigegeben sein2. Bestellende Instanz muss befugt sein3. Bestellzeitpunkt muss im Haushaltsjahr liegen4. Lieferzeitpunkt muss im Haushaltsjahr liegen5. Zahlung der Rechnung muss im Haushaltsjahr

erfolgen 3 und 4 praktisch nur mit Einschränkung

realisierbar


2.1 Erwerbungsarten

1. Kauf bei Buchpreisbindung– Preisbindungsgesetz seit 2002– dtsprachige Bücher, nach D importierte Bücher– Musiknoten, kartografische Produkte, Losebl.slgen– elektronische Substitute davon (nicht Multimedia)– bis zu 10 % Nachlass für jedermann zugängliche

kommunale, Landes-, Schüler-, konfessionelle Büchereien

– bis zu 5 % für wiss. Bibl., die jedem zugänglich sind– einheitl. Preise (ex MWSt) in A, CH, D

2. Kauf ohne Buchpreisbindung


2.2 Erwerbungsarten

3. Tausch, z.B.– Univ.-Bibliotheken: Dissertationen– Bibl. an Museen: Ausstellungskataloge

4. Pflichtexemplarablieferung– gesetzl. Verpflichtung der Verleger– DNB, die meisten Landesbibliotheken,

etliche Universitäts- u. Landesbibliotheken


2.3 Erwerbungsarten

5. Geschenk, Stiftung– Organisationen, Privatpersonen, Sekten– Man lässt sich nur schenken, was ins

Erwerbungsprofil passt. Keine Verpflichtungen!

6. Mitschnitt– Rundfunksendungen– restriktives Nutzungsrecht


2.4.1 Erwerbungsarten

7. Lizenza. Erwerb des Zugriffsrechts (befristetes

Nutzungsrecht, mietähnlich) auf Datenb. Online-Zeitschriften, -Datenbanken,

-Nachschlagewerke, E-Books, i.d.R. Pakete mit mehreren 100 oder 1.000 Titeln;z.T. auch bei CD-ROMs u. DVDs

c. Vertragspartner: Informationseinrichtung/Konsortium – Verlag/Host/Aggregator



d. Dauer 1-5 Jahree. Testphase, Nutzungsstatistikenf. Empfehlungen für Lizenzverträge:

• Prinzipien zur Lizenzierung: Richtlinien und Checkliste für Bibliotheken der SuUB Göttingen

• LIBER Grundsätze für den Abschluss von Bibliothekslizenzen für elektronische Zeitschriften

• Principles for Licensing Electronic Resources (Association for Research Libraries)

• Licensing Digital Resources: How to Avoid Legal Pitfalls? (European Copyright User Platform)



g. Essentials der Empfehlungen:1. Rechtssystem u. Gerichtsbarkeit des eigenen

Landes2. Dauerhafter Zugang zu den lizenzierten

Materialien (i.d.R. missachtet)3. Keine Unkündbarkeitsklausel (keine

Bestandsgarantie, i.d.R.missachtet)4. Keine Geheimhaltungsklausel (i.d.R. missachtet)5. Eindeutige Definition der zur Nutzung

zugelassenen Site (i.d. Praxis z.T. problematisch)



6. Eindeutige Umschreibung des zugelassenen Benutzerkreises; Gastnutzer; Fernnutzer (i.d. Praxis z.T. problematisch)

7. Festlegung der Preise u. ihre jährliche Weiterentwicklung (i.d. Praxis z.T. problematisch)

8. Einschränkungen bei der Nutzung der Daten (i.d. Praxis z.T. problematisch)

9. Bei Konsortien: Flexibilität bei der Ausweitung bzw. Einschränkung des Teilnehmerkreises (i.d. Praxis z.T. problematisch)


3.0 Lieferantenauswahl

Empfehlungen für die Zusammenarbeit zwischen öffentlichen Bibliotheken und Buchhandel. In: BuB - 46 (1994), S. 522-529

Geschäftsverkehr zwischen wissenschaftlichen Bibliotheken und Buchhandel. In: Bibliotheksdienst 28 (1994), S. 1261 – 1274

sind Vereinbarungen zwischen Börsenverein und bibl. Verbänden

legen gegenseitige zu akzeptierende Erwartungen dar



1. Lieferantenprofil: Fächer, Publikationsarten, Herkunftsländer, Kundenstruktur

2. Lieferbedingungen und Serviceleistungen Bestellungen in gewünschter Form selbstständige Reklamationen an die

Verlage bzw. Auslieferungen übliche Lieferfristen, Information über

Lieferverzögerungen Überwachung von Fortsetzungen Lieferschein in gewünschter Form



2. Lieferbedingungen und Serviceleistungen… Rechnungsstellung in gewünschter Form angemessene Zahlungsziele Lieferung frei Haus örtliche Lieferanten:

Lieferung ins Büro auspacken, ordnen Verpackungen entsorgen ggf. Bestellzettel einlegen



2. Lieferbedingungen und Serviceleistungen… Ansichtslieferungen Rückgaberecht bei Falschlieferungen

3. Bibliotheksnachlass für ÖB 10 %, für WB 5 %4. Kompetenz

– Ansprechpartner– zusätzliche Leistungen, z.B. Titeldienste– bibliografische Kompetenz– Mitdenken– termingebundene Aufträge



5. Preis bei nicht preisgebundener Ware, Lieferkosten

6. ausländische Monografien– Kosten je nach Lieferweg, Steuern– Risiken bei Wechselkursschwankungen– Preisnachlässe je nach Umsatz– Bezahlungsmodus (ausl. Währung?)– Zahlungswege, -fristen



7. Zeitschriften, bes. bei ausländischen– Mindestumsatz– Vorauszahlungen– Preisnachlässe nach Umsatz– Beschaffungs- und Versandkosten, Steuern– Versandarten, -dauer– Kündigungsfristen– subscription renewal erforderlich?


4.1 Ausschreibung

VOL/A verpflichtet zur Ausschreibung, damit der öffentliche Auftrag auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt werden kann

Bei großen Auftragssummen EU-weit Öffentliche / beschränkte Ausschreibung Ausschreibungsverfahren bürokratisch

geregelt, u.a.:– Fristen, Anonymität– Dokumentation des Verfahrens– am Verfahren beteiligte Amtspersonen– Vertraulichkeit


4.2 Ausschreibung

Haushaltsgesetze in Verbindung mit VOL/A fordert bei der Wertung der Gebote den Vergleich des Gesamtaufwands aus– Bezugspreisen, – Dienstleistungskosten– Bearbeitungsaufwand in der Bibliothek.– (Fast) nie vorgenommen, liefe wegen Arbeits- und

Beamtenrecht ins Leere Ausnahmen von Ausschreibungspflicht

möglich (freihändige Vergabe), bes. bei Preisbindung


4.3 Ausschreibung

Ausschreibungen bei Medienbeschaffung selten:– Bei Online-Zss u. –Datenbanken nur 1

Anbieter– Zu geringe Losmengen

Ausschreibung bei Monografien:– Bezieht sich nicht auf Einzeltitel, sondern auf den

Erwerbungsetat oder Teile davon für d. Folgejahr– Profilbeschreibung, beispielhafte Titelliste (des

lfden Jahrs)– Gebot nach vorgegebener Struktur (Formular)


4.4 Ausschreibung

Gebot muss Aussagen treffen über:– Leistungsfähigkeit des Lieferanten, Referenzkunden– Bei preisgebundener Ware: höchst zulässiger

Nachlass– Bei nicht preisgebundener Ware: durchschnittlicher

Nachlass gegenüber Referenzpreis (z.B. Preis in British Books in Print)

– akzeptierte Formen der Bestellung, der Lieferscheine und Rechnungen, ggf. technische Spezifikationen für elektronischen Datenaustausch


4.5 Ausschreibung

Gebot muss Aussagen treffen über:– Bei preisgebundener Ware: höchst zulässiger

Nachlass– Bei nicht preisgebundener Ware: durchschnittlicher

Nachlass gegenüber Referenzpreis (z.B. Preis in British Books in Print)

– akzeptierte Formen der Bestellung, der Lieferscheine und Rechnungen, ggf. technische Spezifikationen fur elektronischen Datenaustausch,

– Lieferfristen, akzeptierte Zahlungsziele, Lieferbedingungen wie frei Haus, Rückgabequote, -fristen, Reklamationsfrist, Entsorgung des Verpackungsmülls…


4.6 Ausschreibung

Besonderheiten bei Zss:– Abonnementsverlängerung automatisch oder per

Renewal-Checkliste?– Abonnementbestand veränderbar?– Umgang mit Lieferverzögerungen, mit

Reklamationen der Bibliothek, mit Nichtlieferbarkeiten

– Lieferhäufigkeit; alternative Preise nach Periodizität– Bestätigung von Bestellungen und Abbestellungen– Information über alle den Einzeltitel betreffenden

Änderungen (Titel, Erscheinungsweise…)– Kündigungsrecht bei Preiserhöhung– Fristen für Abbestellungen


5.1 Konsortien

= Kundenkartell Konsortialführer (z.B. eine teilnehmende

Bibliothek, Ministerium) tritt als Vertragspartner gegenüber Lieferanten auf

Im Vertrag die Konsortialteilnehmer aufgelistet

Verträge zwischen Konsortialführer und Konsortialteilnehmern

Preisvorteil


5.2 Konsortien

Cross Access: einzelne Konsortialteilnehmer können auf E-Zeitschriften zugreifen, die sie nicht in Print halten; mind. 1 Konsortialteilnehmer muss e. Print-Abo halten

Additional Access: Zugriff auf E-Zss des Anbieters, die bei keinem Konsortialteilnehmer in Print gehalten werden

Ggf. Problem für einzelne Konsortialteilnehmer, für E-Zss im Paket anteilig zu bezahlen, die nicht benötigt werden


6.1 Vorteilsnahme, Bestechung

Vorteilsnahme im Amt: wenn ein Mitarbeiter des öffentlichen Dienstes einen persönlichen Vorteil als Gegenleistung dafür fordert, sich versprechen lässt oder annimmt, dass er eine Dienstleistung vornimmt

Nicht erforderlich: falsche oder zweifelhafte Entscheidung

Persönlicher Vorteil z.B.– Preisvorteile bei Privatkäufen– Vom Lieferanten zum Essen eingeladen– Reise bezahlt…


6.2 Vorteilsnahme, Bestechung

Bestechlichkeit: wenn nicht nur Dienstleistung vorgenommen, sondern dabei die Dienstpflichten verletzt (z.B. unvorteilhaften Lieferanten ausgewählt)

Vorteilsannahme und Bestechlichkeit nach §§ 331, 332 StGB strafbar

auch Bestechung strafbar Bereits der Versuch strafbar Annahme von Geschenken u. Belohnungen

durch innerbehördliche Verfügungen verboten (Geringfügigkeitsklausel)

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