Projektmanagement Spalten E.S.Projektmanagement 1. Kurzbeschreibung Projekt (lat. proiectum) heißt: Plan, ein Vorschlag, ein größeres Vorhaben, eine der Ausführung vorausgehende

Eckhard Sültemeyer • Management- und Gesundheitsberatung • Karlsruhe

Graf-Rhena-Straße 4 * 76137 Karlsruhe * Telefon (0721) 81 75 95, Fax (0721) 981 27 271

Projektmanagement

1. Kurzbeschreibung

Projekt (lat. proiectum) heißt: Plan, einVorschlag, ein größeres Vorhaben, eine derAusführung vorausgehende Planung.

Heute steht die Bezeichnung Projekt in derRegel für einmalige, außerordentliche, d.h.außerhalb der Routine liegende Vorhaben inWirtschaft, Verwaltung, Wissenschaft,Schule, Politik und Verbänden.

Projektmäßige Vorgehensweisen sind be-kannt insbesondere aus der Raumfahrt, demBausektor dem EDV-Sektor, der Organi-sation.

Projekte sind Vorhaben,

- die in sich geschlossene Aufgabenbetreffen,

- die zeitlich begrenzt sind, d.h. festgelegteAnfangs- und Endzeitpunkte haben,

- die eine klare Zielsetzung und Aufgaben- stellung haben,

- die eine besondere Größenordnung undKomplexität und Schwierigkeit darstellen,

- die bereichsübergreifend sind, d.h. dieBeteiligung verschiedener Bereiche undStellen erfordern.

Intern können weitere Kriterien aufgestelltwerden, um Projekte von sonstigenAufgaben, Aufträgen und Organisations-formen zu unterscheiden.

Die Durchführung eines Projektes liegt beieinem Projekt-Team aus 3 bis möglichstnicht mehr als 6 vollzeitlich oder teilzeitlichabgestellten »Expert/innen« mit sich ergänz-endem Fach- oder Methodenwissen und Er-fahrungen. Es wird von einer ernannten odergewählten Projektleitung (Projektmanager-/in) geführt.

Abgesehen von situationsbezogenen Aus-nahmen erfordert die projektmäßige Vor-gehensweise einen kooperativen und moti-vierenden Führungsstil. Sich selbst steuerndeProjektgruppen sind immer noch die Aus-nahme.

Charakteristisch für ein Projekt ist also auch

- die Bildung eines Projektteams als zeitlichbegrenzte Organisations-Einheit außerhalbder üblichen Organisationsstruktur undHierarchie,

- die Auflösung der Projektteams nach Beendigung der Aufgabe,

- der Einsatz einer Projektleitung(Projektmanager/in) mit projektbezogenerKompetenz und Verantwortung,

- der Einsatz spezieller Arbeitsweisen wieGruppenarbeitstechniken

- die volle Anwendung der Funktionen deskybernetischen Management-Regelkreisessiehe Seite 9



Managen heißt:

Menschen umweltbezogen in einemdynamischen Analyse-, Entscheidungs- undKommunikationsprozess so zu führen, daßZiele durch planvolles, organisiertes undkontrolliertes Handeln erreicht werden.

Projektmanagement im weitesten Sinne

In diesem Beitrag wird Projektmanagementauf das einzelne Projekt bezogen. In derPraxis wird unter Projektmanagement aberauch das Managen, insbesondere dasKoordinieren von mehreren Projekten undderen Projektleiter verstanden.

Unter Projektorganisation oder Projektteam-Organisation wird in der Praxis auch eineOrganisationsform verstanden, die diestatische und permanente Organisationergänzen oder sogar ersetzen kann, z.B. beiForschungsunternehmen, Entwicklungsab-teilungen oder Organisationsabteilungen mithäufig sich wandelnden Aufgaben, die einenflexiblen Personaleinsatz erfordern.

Hierauf geht der Beitrag im einzelnen nichtnäher ein.

2. Ergänzende Themen und zugleichMethoden der Projektarbeit sind:

Auftragstechnik, Entscheidungstechniken,Gruppenarbeitstechniken, Moderations-methode, Ideenfindungsmethoden,Netzplantechniken, Nutzwertanalyse,Protokollführung, Visualisierungstechnik,sowie einzelne Ideenfindungsmethoden, z.B. das bekannte Brainstorming.

3. Zweck und Nutzen des Beitrages

Das projektmäßige Vorgehen wird nach wievor stark mit der Raumfahrt, dem Bau- undEDV-Sektor oder mit großen Organisations-und Planungsprozessen und allgemeingroßen Vorhaben identifiziert.

Die Prinzipien und Arbeitsweisen sindjedoch sehr sinnvoll auf verschiedene Auf-gabenbereiche übertragbar.

Hierdurch werden Alleingänge von Ab-teilungen und Spezialisten vermieden, dasAusschußunwesen abgelöst, Gremien undKonferenzen entlastet und beteiligteBereiche in planmäßiger Weise kooperativund verbindlich tätig.

Bei geeigneten Aufgabenstellungen (s. oben)kann im Projekt schneller und effektivergearbeitet werden. Ein weiterer Nutzen liegtdarin, daß die Projektteammitglieder neueVerhaltensweisen sowie Methoden derGruppenarbeit, der Problemlösung sowie derPlanung kennenlernen und diese fruchtbarauf ihre sonstigen Arbeitsbereiche über-tragen können.

Für die Teammitglieder ist die Projektarbeitein gutes Kooperations- und Kommunika-tionstraining, für die Projektleitung ist es zu-gleich ein Führungstraining unter be-sonderen Bedingungen!

Der Beitrag soll deutlich machen, worauf esaufgrund praktischer Erfahrungen bei derAuftragserteilung, bei der Projektleitung,beim Projektteam und bei der Projekt-planung ankommt. Er soll dazu beitragen,die Vorteile des Projektmanagement deutlich



zu machen und die Anwendung zu er-leichtern.

4. Verfahren / Vorgehensweise

4.1 Sorgen Sie für einen eindeutigenAuftraggeber sowie für eine klare Formu-lierung des Projektauftrages

Den Projektauftrag muß der Auftraggeber(Einzelperson oder Vertreter eines Gre-miums) formulieren. Es ist zweckmäßig,hierbei bereits die Projektleitung einzu-beziehen, damit besonders die praktischenFragen und Probleme der Durchführung aberauch die Hintergründe und Zusammenhängeberücksichtigt werden können.

Es sind alle Punkte der beigefügtenCheckliste "Auftrag" zu klären.Siehe Seite 10

4.2 Was sollten Sie bei der Auswahl undBenennung einer Projektleitungbeachten?

Fähigkeiten einer Führungskraft

Die Projektleitung wird - wenn sie nicht vomProjektteam selbst gewählt wird - vomAuftraggeber ausgewählt, ernannt und be-auftragt. Von den persönlichen,methodischen und fachlichen Fähigkeitender Projektleitung hängt wesentlich der Er-folg eines Projektes ab, denn diese muß fürdas Team die bestmöglichen Arbeitsvoraus-setzungen schaffen und sicherstellen sowieauftauchende Hindernisse beseitigen.

Die Projektleitung ist die hauptsächlicheAnsprechperson des Auftraggebers für dasProjekt.

Die Projektleitung sollte bereits Führungs-kraft und methodisch erfahren sein, um diebesonderen Anforderungen des Projekt-management erfüllen zu können. Anderer-seits ist die Projektleitungsfunktion eine guteBewährungsprobe für den Führungs-nachwuchs.

Die Projektleitung sollte in der Regel für dieZeit des Projektes von allen anderen Auf-gaben freigestellt und dem Auftraggeber vollverantwortlich zugeordnet sein.Wird sie nicht freigestellt, so sind die Zu-ständigkeiten (Weisungsrechte, Zeitdisposi-tion) zwischen Auftraggeber und demdirekten Vorgesetzten der Projektleitungmöglichst klar und einvernehmlich vorher zuregeln.

Die Anforderungen an die ProjektleitungProjektleiter/Projektleiterin (PL)

Es sind insbesondere die Eigenschaften, diemeistens zu ideal beschrieben werden.Darauf wird hier verzichtet, um nicht denEindruck zu erwecken, die Projektleitungmüßte ein Universalgenie sein.

Als wesentliche Anforderungen bleibenbestehen:

- PL muß das Vertrauen des Auftraggebershaben sowie

- Identifikation mit der Zielsetzung desProjektes,

- Verantwortungsgefühl und Entschei- dungsbereitschaft,

- Organisations- und Planungserfahrung,



- Fähigkeit und Bereitschaft, Mitarbeiterkooperativ und motivierend zu führen(besonders im gemischten Team),

- gute Betriebskenntnis,

- Verhandlungsgeschick,

- Belastbarkeit,

- Sachkenntnis soweit erforderlich.

Aufgaben, Kompetenzen undVerantwortung der Projektleitung

Wesentliche Aufgabe der Projektleitung istes, durch eine systematische Planung einezielorientierte Führung des Teams undwirkungsvolle Koordination der Aufgabenden angestrebten Erfolg des Projektessicherzustellen. Hierbei kommt es auf dasGeschick an, den Einsatz der Teammit-glieder entsprechend ihren Stärken zukoordinieren.

Im einzelnen:

- mit dem Auftraggeber den Auftragkonkretisieren,

- mit dem Projektteam den Projektmaß- nahmenplan erarbeiten,

- die Durchführung der Maßnahmen einleiten, koordinieren und kontrollieren,

- die Arbeitsteilung im Team feststellen,

- die Einhaltung der Termine kontrollieren,

- die Projektteamsitzungen vorbereiten, leiten und nachbereiten,

- den Auftraggeber, die Teammitglieder undandere beteiligte Stellen informieren (z.B.über Zwischenergebnisse, Projektfort-

schritt, Störungen und Abweichungen),

- Entscheidungen vorbereiten und her- beiführen,

Die Projektleitung hat damit, je nach Art undUmfang des Projektes, folgende Funktionen,die in der Auftragsbeschreibung und ggf. ineiner Stellenbeschreibung näher beschriebenwerden müssen: Planungsfunktion (Ziel-setzung, Maßnahmen, Mittel, Prioritäten),

- Entscheidungsfunktion (Entscheidungen ineigener Kompetenz, Mitentscheidungen,Erarbeitung entscheidungsreifer Vorlagen),

- Koordinationsfunktion (Abstimmung vonZielen und geplanten Maßnahmen mitbeteiligten Stellen und Mitarbeiterninnerhalb des Projektes und mit anderenProjekten (sachlich und zeitlich),

- Initiativ- und Anregungsfunktion (anregenund einleiten von Maßnahmen, Ver-besserungsideen, Vermeiden vonStörungen),

- Innovationsfunktion (ideenreicheVerwertung interner und externerAnregungen und Informationen),

- Informations- und Beratungsfunktion(Anlaufstelle für alle Informationen undBelange, die sein Projekt betreffen,Sammlung und Auswertung interner undexterner Informationen, Weitergabe an



- andere Stellen, Beratung des Auftrag-gebers, Beratung und Information desProjektteams),

- Kontrollfunktion (Durchführung undAuswertung von Kontrollen undBerichterstattung),

- Warnfunktionen (feststellen und meldenvon Planabweichungen und potentiellenProblemen),

- Umsetzungsfunktion (Realisierung imRahmen der Projektkompetenz),

4.3 Was sollten Sie bei der Auswahl undBenennung eines Projektteams beachten?

Das Projektteam setzt sich in der Regel auseiner begrenzten Zahl (3 - 6) von Mitarbeiter/innen mehrerer Bereiche und ggf. verschie-dener Ebenen zusammen. Im Projektteamsind alle Mitglieder gleichgestellt. Für dieMitgliedschaft im Projektteam sollten fach-liche, methodische sowie persönliche Ge-sichtspunkte eine Rolle spielen; letztere, weildie Teamarbeit auch besondere menschlicheAnforderungen stellt, z.B. bei der Zu-sammenarbeit Im Team und mit anderenStellen außerhalb der üblichen Routine.

Die Projektteammitglieder können - je nachArt und Dauer des Projektes - voll oderzeitweise für das Projekt abgestellt werden.

Ist nur eine zeitweise Mitarbeit möglich,funktioniert bei guter Projektkoordinationdurch die Projektleitung auch die Zu-sammenarbeit in Form von regelmäßigenTeamsitzungen und arbeitsteilig über-nommenen Aufgaben, die dann im Rahmender zeitlichen Möglichkeiten erfüllt werden.

Hierbei ist eine gute Abstimmung mit dendirekten Vorgesetzten des jeweiligen Team-mitglieds erforderlich sowie eine Entlastungder Mitglieder in ihren eigentlichen Auf-gaben.

Diese Teammitglieder sollten in ge-schlossenen Zeitblöcken für das Projekt tätigwerden, sonst kann es zu starken Ver-zögerungen und zeitlichen Koordinations-problemen kommen.

Es ist je Projekt und je Teammitglied zuentscheiden, ob eine vorübergehende völligeoder eine zeitweise Freistellung dengewünschten Nutzeffekt hat.

Aufgaben, Kompetenz undVerantwortung des Projektteams

Das Projektteam ist gemeinsam als Gruppe -vertreten durch die Projektleitung - demAuftraggeber gegenüber für das Ergebnisverantwortlich. Die Teammitglieder führendie gemeinsam geplanten Aufgaben währendder Teamsitzungen oder arbeitsteilig durch.Der Projektleiter sollte die Teammitgliedermitverantwortlich machen für den Projekt-fortschritt und für das rechtzeitige Erkennenund Beseitigen von Hindernissen. SpezielleKompetenzen für die Mitglieder könnendurch den Auftrag oder durch die Projekt-leitung übertragen werden.

Anforderungen an dieProjektteammitglieder

Fähigkeit und Einstellung der Projektteam-mitglieder sind gleich wichtige Voraus-setzungen für die erfolgreiche Projektarbeit.



Hieraus ergeben sich die folgenden Anfor-derungen, die überhaupt an die Teamarbeitzu stellen sind:

- außer acht lassen von Dienststellung, Rang und Ressortdenken,

- Bereitschaft, Wissen und Können unein- geschränkt zur Verfügung zu stellen

- Bereitschaft zur Gruppenleistung und - verantwortung,

- Bereitschaft zur Auseinandersetzung mit Meinungen und Ansichten anderer

Durch die Teamarbeit wird in der Regel einLern- und Entwicklungsprozeß ausgelöst,der den Mitarbeitern auch bei ihrer sonstigenArbeit zugute kommt.So muß die Projektleitung (mehr Moderationals Leitung) als Training das Team zurmethodischen Arbeitsweise animieren, d.h.zur bewußten Anwendung von Planungs-techniken, Gesprächstechniken, Problem-lösungstechniken und Organisationstech-niken.

4.4 Was sollten Sie bei einerProjektplanung beachten?

Je methodischer und systematischer Projekteerfaßt und geplant werden, um so aussichts-reicher lassen sich auch komplexe, unge-wöhnliche Vorhaben in den Griff bekommenund um so weniger Reibungsverluste gibt eszwischen allen Beteiligten.Dies zeigen Erfahrungen mit kaum oderschlecht geplanten Projekten, die letztlichmit viel zeitlichem und nervlichem Aufwanddurchgeführt werden.

Für die Projektleitung wird der Projektplan,der die wesentlichen erforderlichen Maß-nahmen enthält und in eine zeitliche Rang-und Reihenfolge bringt, zum Fahrplan.Dieser erleichtert die Durchführung einerschwierigen Aufgabe wesentlich, da eineÜbersicht/Voraussicht geschaffen wird.

Planung ist auch hier keine einmalige,sondern eine fortzuführende Aufgabewährend der Dauer eines Projektes, da sichder Auftrag in Umfang und Zielsetzung ve-rändern kann. Die Planung muß ent-sprechend überprüft und auf dem laufendengehalten werden. Aus diesem Grunde mußsie so einfach und konkret wie möglichgehalten sein.

Grundlage für die Projektplanung ist dievom Auftraggeber vorgegebene Aufgaben-stellung, die sich von der jeweiligen Projekt-idee ableitet.

Die Planung soll mindestens folgendesklären:

- Was soll getan werden - mit welchemErgebnis? (Qualität/Nutzen!)

- Warum soll es getan werden? (siehe auchProjektauftrag: Anlaß, Begründung)- - Wie soll es getan werden?

- Womit soll es getan werden? Mit wievielAufwand (Zeit / Geld / Sachmittel)?

- Wer soll was tun?

- Wann (bis wann) soll was getan werden?



- Welches Probleme oder Engpässe sind zuerwarten? Was soll zur Lösung getanwerden?

- Welches Berichtswesen braucht dasProjekt? (siehe Auftrag: Berichtspflichten)

Wie kann der Austausch des Teamzwischen den Treffen organisiertwerden?(Fragen, Ideen, Erfahrungen), z.B.EXEL-Tabelle mit Fragen und Anworten

- Welche Dokumentation (Aufzeichnungund Sammlung von Unterlagen) isterforderlich?

Spezielle Fragen bei der Planung:

- Welche Aktivitäten sind kritisch für denErfolg und sind damit besonders im Augezu behalten?

- Welche Aktivitäten ziehen sich über einen längeren Zeitraum hin?

- Welche Aktivitäten fordern den meisten Aufwand oder die meisten der zur

Verfügung stehenden Mittel?

Methoden und Hilfsmittel der Projekt-planung

Der Balkenplan oder die Transplantechniksind einfache Möglichkeiten, Maßnahmenund Aktivitäten überschaubar und in ihrenAbhängigkeiten darzustellen. Sie zwingenzugleich zur Einfachheit der Planung (s.Planungsvordrucke auf Tages oder Wochen-basis). Inzwischen gibt es eine Reiheeinfacher sowie komplexer PC-gestützterProjektplanungen).

Die einfache Netzplantechnik zwingt eben-falls zu einem logischen Aufbau.

Sie ist anschaulich und aussagefähig und läßtnoch stärker die Abhängigkeiten undkritischen Punkte erkennen. Wird die Netz-plantechnik dagegen zu detailliert undkompliziert, z.B. in der Berechnung, wird sieunhandlich und stößt auf Ablehnung.

Kernstück der Planung ist die Zeitbedarfs-und Terminplanung, insbesondere wenn es

sich um termingebundene Projekte handelt.Zur Absicherung sollten immer Zwischen-termine vorgesehen werden, zu denen dieProjektleitung den Auftraggeber über denProjektfortschritt unterrichtet. Nur dannkönnen bei Abweichungen rechtzeitig Maß-nahmen eingeleitet werden. Form, Umfangund Häufigkeit der Berichte ergeben sich ausder Bedeutung und der Laufzeit des Pro-jektes. Bei häufigem Bedarf empfiehlt sichauch hier der Einsatz von Vordrucken (s.Literatur).

5. Arbeitsmittel

Planungsvordrucke, Visualisierungsmittel(Pinnwände, Moderationskoffer, Flipchart,Overhead-Projektor) sowie weitere Vor-drucke

6. Beachtenswerte Grundsätze undErfahrungen

Was sind u.a. potentielle Fehler, Störungs-und Gefahrenquellen für die Projektteam-organisation und das Projektmanagement?



Die folgenden Punkte sollen dazu anregen,die Fehler von vornherein zu vermeiden:

- nicht eindeutiger Auftraggeber,

- unzureichende Auftragsklärung

- zu späte Berufung der Projektleitung und des Projektteams,

- Vorgabe unrealistischer Ziele, Auf- gaben, Bedingungen, Termine,

- fehlende Identifikation der Beteiligten mit den Zielen und Aufgaben,

- fehlende oder unzureichende Information,Vorbereitung und Schulung der eingesetz-ten Mitarbeiter/innen,

- fehlende Abgrenzung der Aufgaben undKompetenzen zwischen Projektleitung undder Linienorganisation (Bereiche/Abteil-ungen),

- mangelhafte Information der Beteiligtenund anderer betroffener Stellen über Zieleund Zeitablauf des Projektes, ferner überdie Zuständigkeiten und Kompetenzen vonProjektleitung und Projektteam,

- fehlende Unterstützung für Projektleitungund Projektteam durch den Auftraggebersowie andere mitverantwortliche Personen,

- unklar definierte Aufgaben im Projektteamselbst, ferner Fortsetzung des Ressort-egoismus im Projektteam,

- Unklarheit, Unsicherheit und Sorge überdie Tätigkeit nach Beendigung des Pro-jektes und nach Auflösung des Teams.

- Dies gilt besonders bei länger dauerndenProjekten und insbesondere bei Vollzeit-teilnehmer/innen),

- Schwerfälligkeit der Entscheidungspro- zesse, die das Projekt betreffen.

Literatur:

J. Boy/C.Dudek/S.KuschelProjektmanagement - Grundlagen,Methoden und Techniken, ZusammenhängeMit Diskette für Vordrucke/ChecklistenGabal Verlag

Josef W.SeifertGruppenprozesse steuern - als ModeratorEnergien bündeln, Konflikte bewältigen,Zeile erreichenGabal Verlag

Josef W. SeifertVisualisieren - Präsentieren - ModerierenGabal Verlag

Geschäftsführung

Bereich A Bereich B Bereich C

Abt Abt.

Bildung eines Projektteams





7. Literatur

1. Die Praxis des ProjektmanagementsKarl-Heinz RüsbergVerlag Moderne Industrie, München, 1971

2. Kommunales ProjektmanagementHerausgeber: Bundesministerium fürForschung und Technologie DeutscherGemeindeverlag, Verlag W. KohlhammerGmbH, Köln, 1977

3. ProjektmanagementM.BrandVerlag Hans Schellenberg,Winterthur, 1974

4. Projekt-ManagementH.J.Schröder

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